jobsheet teknologi perkantoran & k3

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas kasih dan

karuniaNya yang melimpah, sehingga modul Menggunakan Peralatan dan Perabot Kantor ini telah

dapat diselesaikan. Penulis menyadari bahwa penyusunan panduan praktik ini tidak terlepas dari

bantuan dan kerjasama berbagai pihak. Oleh karena itu dengan kerendahan hati dan tulus ikhlas, pada

kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada:

Ketua Jurusan Pendidikan Administrasi FISE UNY, yang telah memberi kepercayaan dan pelibatan

dalam menulis panduan ini. Tidak lupa juga penulis ucapkan terima kasih kepada; rekan kerja tim

pengampu mata kuliah Teknologi Perkantoran dan K3, kepada Mas Eka Yulianta, Mas Yuliansyah, yang

telah membantu penulisan panduan praktik laboratorium teknologi perkantoran ini

Penulis menyadari bahwa penulisan modul ini masih terdapat banyak kekurangan-kekurangan,

karena adanya keterbatasan-keterbatasan penulis. Maka dari itu penulis mengharapkan masukan-

masukan, baik yang berupa kritik maupun saran demi penyempurnaan panduan praktik ini.

Yogyakarta, 24 Desember 2010

Penyusun,

Purwanto

Ideal 2240 Personal Shredder

Spesifikasi :

Lebar potongan 4 mm

Lebar Mulut Pisau 22 cm

Kemampuan potong dalam lembar 10 - 12 lembar

Daya listrik 150 watt

Kapasitas Tampung 20 liter

Dimensi ( PxLxT) 34.5 x 21.5 x 45.2 cm

Berat 6 Kg

Tingkat Keamanan 2

Mesin Penghancur Dokumen

March 8th, 2010

fuad

Mesin Penghancur Dokumen (Shredder)

Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur dokumen dibedakan menjadi dua

macam yaitu:

1. Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen berupa

kertas, seperti surat, arsip, laporan dan lain-lain.

2. Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen dalam

bentuk microfilm.

Penghancur kertas sangat berguna bagi instansi, kantor pemerintah maupun swasta. Sebagai alat pemusnah

dokument rahasia yang ramah lingkungan arti kata tidak ribet dan dokument tidak perlu di bakar sehingga

akan menimbulkan polusi udara lingkungan sekitarnya, dokument atau kertas-kertas penting yang sudah

kadaluwarsa dan tidak lagi di pakai, sehingga untuk lebih aman dan terjamin dokument-dokument tersebut

dapat dihancurkan dengan memakai mesin penghancur kertas. Model dan ukurannya kecil standar C-22S

produksi offistar, bisa dipindah-pindah dari ruangan satu ke ruangan lain sesuai keinginan.

Untuk mempermudah proses penghancuran.

Cara kerja mesin penghancur kertas ini, mengharuskan kita untuk memiliki kesabaran, hati-hati dan

telaten, karena apabila akan memasukkan kertas harus selembar demi selembar, kalau memasukkankan 2

lembar apa lagi lebih, maka otomatis mesin penghancur ini akan tiba – tiba berhenti sendiri. Sehingga

kertas yang masih dalam process penghancuran terjepit di tengah-tengah. kalau sudah begitu mesin ini

aliran listriknya harus di matikan, dan secara manual kertas yang terjepit tadi harus kita keluarkan, baru

kemudian bisa melanjutkannya lagi. mesin penghancur ini sangat berguna di kantor, walaupun kecil dan

sering ngadat, itu karena tidak sabar dalam pengerjaan.

Mesin pemotong kertas terbagi atas dua macam yaitu:

• Guillotine dipergunakan untuk memotong rata bagian tepi buku, diktat, atau memotong kertas

sampai dengan tebal 6cm sekaligus.

• Paper cutter bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk memotong lembaran kertas sampai dengan

15 lb.

Ciri-ciri pemotong kertas

• Digerakkan dengan tangan dan ada yang dengan listrik

• Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis

• Memotong kertas dengan pisau yang ditekan

Cara kerja mesin pemotong kertas

• Kertas yang diletakkan di papan kertas dengan bagian yang akan dipotong diletakkan tepat pada

alat pemotong.

• Dengan menekan pisau potong yang berada di atas kertas secukupnya maka kertas akan terpotong

tepat pada garis pertemusn mata pisau dan alat pemotong.

•

Cara pemeliharaan pemotong kertas

• Seluruh permukaan tiap bagian mesin selalu dibersihkan dengan kain halus supaya tidak kotor dan

berkarat, disimpan ditempat kering.

• Bagian per pada ujung pisau sesekali diberi pelumas

• Pisau yang tumpul diasah seperti mengasah gunting

• Jangan sampai memotong kertas yang ada bendelan berupa kawat jepret.

Salah satu Spesifikasi dari alat/mesin penghancur kertas ini mengatakan bahwa kita bisa memasukkan

tujuh (7) lembar kertas sekaligus. Namun, jangan coba-coba melakukan itu karena mesin akan menjadi

macet. Masalahnya kertas yang dimasukkan ke mesin ini sering terlipat (karena ditarik secara keras oleh

roda-roda yang menghancurkan kertas itu). Akibatnya kertas jadi lebih tebal dari yang seharusnya.

Macetlah mesin. Berdasarkan pengalaman, maksimum jumlah kertas yang dapat dimasukkan dalam satu

saat adalah tiga (3) lembar. Selain itu, ember (bin) tempat penampungan hasil potongan kertas itu ternyata

cepat penuh. Kertas yang mungkin tipis terpotong-potong sehingga menjadi lebih memenuhi tempat.

Akibatnya kertas potongan tersebut harus sering-sering diambil dari embernya.

Bisa Anda bayangkan kalau harus menghancurkan dokumen yang jumlahnya ribuan halaman. Habis

waktu. Mungkin lebih mudah kalau dokumen itu dibakar saja? Kebutuhan untuk menghacurkan dokumen-

dokumen yang tidak perlu dibaca oleh siapapun, dapat dilakukan dengan menghancurkan dokumen itu

baik dibakar, maupun ‘disobek-sobek’. Bagi kantor-kantor, mesin penghacur kertas (paper shredder)

bukan barang asing, namun yang ‘asing’ adalah harganya, karena cukup mahal. Makro menawarkan

penghancur kertas merek PROTECH (tipe PPS-600), dengan harga sekitar Rp 200.000-an. Dengan harga

yang ‘begitu murah’ dibandingkan dengan beberapa merek penghancur kertas lainnya, keputusan

membelinya pada waktu itu untuk kantor dan rumah, tidak dengan harapan akan mendapatkan produk

yang superior.

Jika mesin ini menerima pekerjaan berat (terlalu panas) secara otomatis akan mati dan setelah cukup

dingin akan dapat berfungsi kembali. Mesin ini akan overheat dan otomatis mati jika digunakan terus

menerus untuk sekitar 15-20 kali memotong kertas ukuran folio. Kelemahan mesin ini adalah hanya

mampu memotong kertas sekaligus dalam jumlah terbatas (8 lembar, 80 gram). Mesin ini dapat

digunakani untuk rumah tangga dan kantor kecil. Berikut ini dapat dijadikan salahsatu referensi dalam

Spesifikasi Teknis Minimal pada salah satu merk Mesin Penghancur Kertas.

Spesifikasi minimum sebagai berikut :

• Pisau berkualitas tinggi dari baja solingen

• Lebar mulut pisau 38 cm

• Dapat menghancurkan kertas tanpa perlu melepas paper clip dan staples

• Lebar potongan 2×15/4×40mm

• Kemampuan potongan 22-24 lembar

• Kemampuan potongan 0.1m/detik

• Daya listrik 640watt

• Kapasitas tampung 160 liter

• Dimensi : Tinggi 95.5 cm, Panjang 61.5 cm, Lebar 47 cm

• Berat 61 kg

MENGOPERASIKAN MESIN KOMUNIKASI

Tujuan Pembelajaran Mahasiswa dapat mengoperasikan intercom Mahasiswa dapat mengoperasikan pesawat telepon Mahasiswa dapat mengoperasikan facsimile seting manual, fax/tel, dan fax only Mahasiswa dapat mengoperasikan key telepon sebagai operator Mahasiswa dapat mengoperasikan key telepon untuk memindahkan dering Mahasiswa dapat mengoperasikan key telepon program bantu menjawab Mahasiswa dapat mengoperasikan key telepon program teleconference

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

JOBSHEET PROSEDUR MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR

(ALAT KOMUNIKASI PANAFONE)

NAMA ALAT FUNGSI IDENTIFIKASI

Panafone 1. Intercom adalah alat komunikasi internal yang digunakan sebagai alat berkomunikasi antar unit/bagian dalam satu organisasi/perusahaan

2. Interkom Wireless atau nirkabel.

Pemasangan yang mudah dan praktis, cukup dihubungkan ke outlet-listrik. Sistem Komunikasi panggilan 4-arah dan percakapan 1-arah (bergantian). Memiliki fungsi LOCK-Button yang berguna untuk memonitor percakapan di ruangan. Hanya bisa beroperasi pada ruangan - ruangan dengan aliran listrik 1-phase.

Intercom tanpa handset. Alat ini memiliki tombol-tombol/bagian-bagian sebagai berikut:

1. On/Off (Power – In Use) 2. Jaringan 3. Talk 4. Call 5. Lock 6. Volume

CARA MENGGUNAKAN/BERKOMUNIKASI DENGAN INTERCOM

KOMUNIKATOR KOMUNIKAN

1. Angkat handset dengan tangan kiri

2. Tekan nomor ekstensi yang dituju

5. Mengucapkan salam balasan

Contoh:

Selamat pagi Pak Dendy … mohon dipersiapkan

perjalanan dinas Bp Direktur dengan tujuan Jakarta

selama 3 hari, flight jam 17.00 dengan pesawat

Garuda via Bandara Adi Sucipto, Bp menginap di

Hotel Grand Hyaat Jakarta

7. Akhiri dengan mengucapkan terima kasih (misalnya

terima kasih pak Dendy)

10. Letakkan handset,

3. dering pesawat

4. Angkat handset sebelum dering ketiga

a. Ucapkan salam (selamat pagi, selamat siang,

selamat sore)

b. Sebutkan identitas/nama Anda.

c. Sebutkan jasa

Contoh:

1) Selamat pagi dengan Dendy …ada yang bisa

kami bantu? Atau

2) Dengan Dendy … selamat pagi ada yang bisa

kami bantu?

6. Baik bapak…./ibu …. Segera kami siapkan

8. Membalas ucapan …….terima kasih pak…/bu…

9. Handset letakkan

EVALUASI/PENILAIAN

IDENTIFIKASI CARA KERJA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Yogyakarta, ………,………………………………………. 2010

Dosen Pengampu Praktikan,

PURWANTO, M.M., M.Pd. ………………………………………………….

NIP. NIM.

FK 1.1FK 1.1FK 1.1FK 1.1

Penelepon meletakkan handset sesudah yang

di telepon mengakhiri pembicaraan






(ALAT KOMUNIKASI INTERCOM)

NAMA ALAT

FUNGSI IDENTIFIKASI

INTERCOM Intercom adalah alat komunikasi

internal yang digunakan sebagai alat

berkomunikasi antar unit/bagian dalam

satu organisasi/perusahaan

1. Intercom tanpa handset. Alat ini memiliki tombol-

tombol/bagian-bagian sebagai berikut:

a. On/Off (Power – In Use)

b. Jaringan

c. Talk

d. Call

e. Lock

f. Volume

2. Intercom dengan handset/pesawat, alat ini

bentuknya sama dengan pesawat telepon. Bagian-

bagian alat ini adalah:

a. Body pesawat

b. Handset

c. Numerik

d. Dll tergantung jenis dan mereknya

CARA MENGGUNAKAN/BERKOMUNIKASI DENGAN INTERCOM



4. Tekan nomor ekstensi yang dituju


Contoh:

Selamat pagi Pak Dendy … mohon dipersiapkan

perjalanan dinas Bp Direktur dengan tujuan Jakarta

selama 3 hari, flight jam 17.00 dengan pesawat

Garuda via Bandara Adi Sucipto, Bp menginap di

Hotel Grand Hyaat Jakarta

7. Akhiri dengan mengucapkan terima kasih (misalnya

terima kasih pak Dendy)

10. Letakkan handset,

3. dering pesawat


d. Ucapkan salam (selamat pagi, selamat siang, selamat

sore)

e. Sebutkan identitas/nama Anda.

f. Sebutkan jasa

Contoh:

3) Selamat pagi dengan Dendy …ada yang bisa kami

bantu? Atau

4) Dengan Dendy … selamat pagi ada yang bisa kami

bantu?

6. Baik bapak…./ibu …. Segera kami siapkan

8. Membalas ucapan …….terima kasih pak…/bu…

9. Handset letakkan

EVALUASI/PENILAIAN


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Yogyakarta, ………,………………………………………. 2010


PURWANTO, M.M., M.Pd.

……………………………………………………… …………………………………………………………………………….

NIP. NIM.

FK 1.2FK 1.2FK 1.2FK 1.2

Penelepon meletakkan handset sesudah yang

di telepon mengakhiri pembicaraan

GAMBAR ALAT KOMUNIKASI INTERNAL (INTERCOM)

Soal latihan:

1. Pesawat telepon Anda berdering, ternyata Kabag Personalia Anda minta rekap laporan jumlah

kehadiran karyawan honorer bulan yang lalu.

2. Saudara diminta atasan saudara untuk menelepon bagian pengadaan isi permintaan, atasan minta agar

rencana pengadaan peralatan media pendidikan segera direalisasi paling lambat akhir minggu ini.






(ALAT KOMUNIKASI TELEPON)

NAMA ALAT

FUNGSI IDENTIFIKASI

PESAWAT TELEPON Telepon adalah alat komunikasi yang

digunakan sebagai alat berkomunikasi

antar organisasi atau antar perusahaan

Bagian-bagian pesawat telepon adalah:

1. Body pesawat

2. Handset

3. Numerik

4. Dll tergantung jenis dan mereknya

CARA MENGGUNAKAN DAN CARA BERKOMUNIKASI DENGAN TELEPON



2. Tekan nomor telepon yang dituju


Contoh:

Selamat pagi dari CV HANDAYANI, kami akan

menawarkan produk kami yang terbaru….

…………………………………………………………..........

……………………………………………………………………

……………………………………………………………………

6. Akhiri dengan mengucapkan terima kasih

9. Letakkan handset

Pesawat telepon berdering


a. Ucapkan salam (selamat pagi, selamat siang,

selamat sore)

b. Sebutkan identitas perusahaan anda.

c. Tawarkan jasa

Contoh:

• Selamat pagi PT WORO KAWURI …ada yang

bisa kami bantu? Atau

• PT WORO KAWURI selamat pagi,… ada yang

bisa kami bantu

5. Baik bapak/ibu, Kami tunggu informasinya, atau ….. .

Baik kami tunggu kedatangan bapak/ibu di perusahaan

kami ………….. dsb ……………

7. Membalas ucapan …….

8. Handset letakkan

EVALUASI/PENILAIAN

IDENTIFIKASI

CARA KERJA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Yogyakarta, ………,………………………………………. 2010


PURWANTO,M.M., M.Pd.

……………………………………………………… …………………………………………………………………………….

NIP. NIM.

FK 1.FK 1.FK 1.FK 1.3333

Penelepon meletakkan handset sesudah yang di

telepon mengakhiri pembicaraan

IDENTIFIKASI PESAWAT TELEPON

BAGIAN-BAGIAN UMUM PESAWAT TELEPON:

1. Numeric keys

2. Handset

3. Datta display

Soal latihan:

1. Penaganan penerimaan telepon

Mr. Dwiyan, Direktur CV BAYANGKARI, Jl. Mercu Buana Jakarta, melalui sekretarisnya menghubungi

perusahaan Saudara. Isi pembicaraan; CV BAYANGKARI menawarkan mebelair kantor, antara lain; meja

kerja merek olympic ukuran 1 biro lengkap dengan kursi pimpinan seharga Rp 2.650.000,00, meja staf

merek olympic ukuran 1/2 biro lengkap dengan kursinya seharga Rp 2.250.000,00, wireless Toa 4 mike,

seharga Rp 7.650.000,00. Jika memesan masing-masing lebih dari 5 unit mendapatkan discount 15%,

pembayaran di muka 50% sisanya dilunasi jika barang sudah dikirim ke gudang pemesan.

2. Melakukan pemanggilan telepon

Berdasarkan soal di atas Saudara menindaklanjuti penawaran CV BAYANGKARI, pimpinan Saudara ingin

memesan 1 unit meja kerja pimpinan, 15 unit meja kerja staf, dan 6 unit wireless, semua persyaratan

disetujui, namun pimpinan Saudara minta agar pesanan dapat di terima paling lambat akhir pekan ini,

karena pada hari Senin segera akan di tempatkan pada ruang gedung baru.

2

1

3





JOBSHEET MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR

(ALAT KOMUNIKASI FACSIMILE)

NAMA ALAT

FUNGSI IDENTIFIKASI

FACSIMILE

SETTING MANUAL

Facsimile, disingkat Fax. Dapat diartikan 1) mesin

foto coppy jarak jauh, 2) Mesin yang

mengerjakan proses scan terhadap sebuah

halaman hasil tulisan, gambar, kode-kode,

cetakan dan sebagainya, mengubahnya menjadi

sinyal yang ditransmisikan melalui

sebuah saluran telepon menuju ke sebuah mesin

penerima fax. 3) Facsimile adalah alat

komunikasi eksternal yang digunakan sebagai

alat berkomunikasi atau alat mengirimkan

informasi/dokumen antar perusahaan atau antar

organisasi yang dilengkapi dengan printout

(dokumen)

Bagian-bagian mesin fax dg kertas HVS:

1. Paper tray

2. Receiving tray

3. Document to be sent position

4. Paper guide

5. Data display

6. Numeric keys

7. Mode/switch key

8. Start/Coppy

9. Cupslock

10. Handset

11. On/Of

12. Stop key

CARA MENGGUNAKAN DAN CARA BERKOMUNIKASI DENGAN FACSIMILE


SETTING MANUAL

1. Masukkan data yang akan dikirim ke mesin fax


3. Tekan nomor fax yang dituju


Contoh:

Selamat pagi dari CV HANDAYANI, kami akan

menawarkan produk kami yang terbaru, dan bila

bapak/ibu berkenan kami akan mengirimkan brosur

dan price-list-nya kepada perusahaan bapak/ibu dst…

…………………………………………………………..........

……………………………………………………………………

……………………………………………………………………


10. Tekan start

12. Letakkan handset

SETTING MANUAL


4. Ucapkan salam (selamat pagi, selamat siang, selamat

sore), Sebutkan identitas perusahaan anda, dan

Tawarkan jasa

Contoh:

• Selamat PT WORO KAWURI …ada yang bisa kami

bantu? Atau

• PT WORO KAWURI selamat pagi ada yang bisa

kami bantu

6. Baik bapak/ibu kami tunggu

7. Membalas ucapan …….

9. Tekan start

11. Handset diletakkan

EVALUASI/PENILAIAN

SKOR IDENTIFIKASI SKOR CARA KERJA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Yogyakarta, ………,………………………………………. 2010


PURWANTO, M.M., M.Pd. …………………………………………………………………………….

NIP. 19570403 198303 1 005 NIM.

FK 1.FK 1.FK 1.FK 1.3.13.13.13.1

IDENTIFIKASI PESAWAT FACSIMILE

BAGIAN-BAGIAN MESIN UMUM FACSIMILE

1. Receiving tray

2. Sent document tray


4. Paper guide

5. Datta display

6. Numeric keys

7. Mode

8. Start/Coppy

9. Fucntion keys

10. Cupslock

11. hANDSET

Soal latihan:

Menangani Facsimile

CV MAHARDIKA UTAMA, Jl. Merdeka Barat 334 Jakarta Pusat, mengirmkan brosur dan price list produk

terbarunya kepada perusahaan Saudara. Setelah Saudara menerima brosur dan price list tersebut perusahaan

3

5

4 1

2

11 6

9

7 8

10

Tekan mode hingga monitor pada

data display tertulis MANUAL

Saudara membalas dengan menghubungi lewat pesawat facsimile, ke dua belah fihak pesawat fax-nya di seting

secara manual. Isi dan maksud Pimpinan Saudara, beliau ingin melalkukan pesanan dan meminta syarat-syarat

pembayaran dan pengiriman, jangan lupa Saudara minta potongan harga jika memesan dalam jumlah banyak.

(blangko atau data sudah di siapkan)






(ALAT KOMUNIKASIFACSIMILE)

NAMA ALAT

FUNGSI IDENTIFIKASI

FACSIMILE

SETTING FAX-ONLY

Facsimile, disingkat Fax. Dapat diartikan

1) mesin foto coppy jarak jauh, 2) Mesin

yang mengerjakan proses scan terhadap

sebuah halaman hasil tulisan, gambar,

kode-kode, cetakan dan sebagainya,

mengubahnya menjadi sinyal yang

ditransmisikan melalui sebuah saluran

telepon menuju ke sebuah mesin

penerima fax. 3) Facsimile adalah alat

komunikasi eksternal yang digunakan

sebagai alat berkomunikasi atau alat

mengirimkan informasi/dokumen antar

perusahaan atau antar organisasi yang

dilengkapi dengan printout (dokumen)

Bagian-bagian mesin fax adalah:

1. Kabel power


3. Paper guide

4. Data display

5. Start/coppy

6. Stop key

7. Mode switch

8. Function key

9. Numbering keys

10. Hand set

11. Cupslock

CARA MENGGUNAKAN DAN CARA BERKOMUNIKASI DENGAN FACSIMILE


1. Masukkan data yang akan dikirim


3. Tekan nomor fax yang dituju

4. Terdengar nada sambung masuk 1 (satu) kali TUT

5. Di-ikuti suara currrrrrrrrrrrrrrruuuuuuuuuttttt

6. Dapat dipastikan fax lawan bicara diseting FAX

ONLY

7. Langsung tekan start


Catatan

SETTING FAX-ONLY

1. Mesin berdering 1 (satu) kali

2. Diikuti dering currrrrrruuuuuuuutttt

3. Mesin bekerja

EVALUASI/PENILAIAN

SKOR IDENTIFIKASI SKOR CARA KERJA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Yogyakarta, ………,………………………………………. 2010


PURWANTO, M.M., M.Pd. …………………………………………………………………………….

NIP. 19570403 198303 NIM.

FK 1.FK 1.FK 1.FK 1.3.23.23.23.2

Pesawat fax di seting FAX ONLY, tidak ada pembicaraan ke dua

belah pihak

IDENTIFIKASI MESIN FACSIMILE

BAGIAN-BAGIAN MESIN FACSIMILE

1. Receiving tray

2. Sent document tray


4. Paper guide

5. Datta display

6. Numeric keys

7. Mode

8. Start/Coppy

9. Fucntion keys

10. Cupslock

11. hANDSET

soal latihan:

3

5

4 1

2

11 6

9

7 8

10

Tekan mode hingga monitor data

display (nomor 5) muncul

tulisan FAX ONLY

Saudara di beri tugas dari direktur melakukan survey ke daerah wisata pertanian Kebon Agung, Kabupaten

Bantul.

Kirimkan hasil survey Saudara, dimana pesawat fax ruang kerja pimpinan Saudara di seting secara auto

(otomatis)






(ALAT KOMUNIKASI SEBAGAI OPERATOR)

NAMA ALAT

FUNGSI IDENTIFIKASI

KEY TELEPHONE/

OPERATOR

Key telephone berfungsi sebagai

operator dalam suatu perusahaan yang

memiliki unit atau bagian yang banyak

dan tersebar pada lokasi yang luas

Bagian-bagian pesawat KEY TELEPHONE adalah:

1. Body pesawat

2. Handset

3. Numerik

4. Tombol transfer

5. Tombol Answer

6. Intercom

7. Co-line

8. FWD/DND, dll

CARA MENGGUNAKAN DAN CARA BERKOMUNIKASI (SEBAGAI OPERATOR)

OPERATOR/ SEBAGAI KOMUNIKAN KOMUNIKATOR

Pesawat telepon berdering 3. Angkat handset sebelum dering ketiga

4. Ucapkan salam, selamat pagi, selamat siang dst

5. Sebutkan identitas perusahaan anda

6. Tawarkan jasa

Contoh:

• Selamat pagi PT WORO KAWURI …ada yang bisa kami

bantu? Atau

• PT WORO KAWURI selamat pagi ada yang bisa kami

bantu ?

8. Baik bapak/ibu Mohon ditunggu …. ………….. dst ……………

9. Tekan TRANSF

10. Tekan nomor ekstensi yang dikehendaki

11. Berbicaralah dengan Manajer Pemasaran bahwa akan ada

telepon masuk dari perusahaan lain (CV HANDAYANI)

beliau ingin berbicara dengan direktur, lalu……manajer

yang dicari, mulai berbicaralah seperti proses penerimaan

telepon, Jika pembicaraan sudah cukup/selesai





7. Membalas dengan menyebutkan salam dan identitas

perusaan.

Contoh:

• Selamat pagi dari CV HANDAYANI, bolehkah

bapak/ibu kami ingin berbicara dengan

Bapak/Ibu Manajer Pemasaran ?……….. untuk

menindak lanjuti pembicaraan kami kemarin ?

ATAU

• Selamat pagi CV HANDAYANI, perkenankan kami

ingin berbicara dengan bapak /ibu Manajer

Pemasaran….., dsb

…………………………………………………………......

………………………………………………………………

12. Jika belum jelas, ulangi maksud pembicaraan anda

secara lebih detail

13. Proses mengakhiri pembicaraan


EVALUASI/PENILAIAN


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Yogyakarta, ………,………………………………………. 2010


PURWANTO, M.M., M.Pd. …………………………………………………………………………….

NIP. 19570403 198303 1 005 NIM.

FK 1.FK 1.FK 1.FK 1.4.14.14.14.1

PESAWAT KEY TELEPON

BAGIAN-BAGIAN POKOK KEY TELEPHONE

JARINGAN 1 JARINGAN 3

JARINGAN 4

JARINGAN 2

Soal latihan:

Saudara berkedudukan sebagai sekretaris pimpinan. Saat ini Saudara menerima telepon dari PT BIMA ADHI

KARYA, Jl. Kemang Atas 335 Jakarta. Direktur PT BIMA ADHI KARYA ingin berbicara dengan Manajer Saudara,

namun beliau sedang melakukan kunjungan kerja ke Pekan Baru Sumatera Utara sampai pertengahan minggu

HANDSET

NUMERIC

KEYS

INDIKATOR

INTERCOM

DATA

DISPLAY

INDICATOR

CO-LINE

TRANSFE

R/

PABX

depan. Tawarkan kepada Direktur PT BIMA ADHI KARYA, apakah beliau bersedia jika di hubungkan dengan

wakilnya. Selesaikan masalah ini dengan benar.






(ALAT KOMUNIKASI FUNGSI MEMINDAHKAN DERING)

NAMA ALAT FUNGSI IDENTIFIKASI

KEY TELEPHONE/

MEMINDAHKAN

DERING

Key telephone berfungsi sebagai

memindahkan dering dari BAGIAN

OPERATOR, ke unit lain dalam

lingkungan perusahaan

Bagian-bagian pesawat KEY TELEPHONE adalah:

1. Body pesawat

2. Handset

3. Numerik

4. Tombol transfer

5. Tombol Answer

6. Intercom

7. Co-line

8. FWD/DND, dll

CARA MENGGUNAKAN DAN CARA BERKOMUNIKASI

KOMUNIKATOR OPERATOR SEBAGAI KOMUNIKAN 1. Angkat handset dengan tangan kiri 2. Tekan nomor telepon yang dituju 6. Mengucapkan salam balasan

Contoh: Selamat pagi dari CV HANDAYANI, kami ingin menindak lanjuti pembicaraan kami kemarin ? dst ……………….. ………………………………………………………….......... …………………………………………………………………… ……………………………………………………………………

8. Akhiri dengan mengucapkan terima kasih dan kami tunggu pesanan bapak/ibu


PROGRAM MEMINDAHKAN DERING TELEPON Angkat handset • Tekan FWD/DND • Tekan nomor ekstensi yang kita pilih • Letakkan handset • Segeralah pindah ke nomor ekstensi pengganti • Bila ada dering masuk langsung kita tanggapi, dengan

prosedur/cara seperti biasa,yaitu: 3. Angkat handset sebelum dering ketiga sebelum

dering ketiga 4. Ucapkan salam (selamat pagi, selamat siang,

selamat sore) 5. Sebutkan identitas perusahaan anda. 6. Tawarkan jasa

Contoh: Selamat pagi PT WORO KAWURI …ada

yang bisa kami bantu? Atau PT WORO KAWURI selamat pagi ada yang

bisa kami bantu 7. Baik bapak/ibu …. Pimpinan telah menyetujui

usulan Bagian Pembelian untuk memesan produk perusahaan bapak/ibu ………….. dst ……………

9. Balas ucapan terima kasih dari lawan bicara 10. Handset letakkan Jika anda sudah kembali ke ruang kerja anda, maka aktifkan kembali pesawat telepon anda dengan cara:

Angkat handset dengan tangan kiri Tekan FWD/DND Tekan angka “0” Handset diletakkan

EVALUASI/PENILAIAN


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Yogyakarta, ………,………………………………………. 2010


PURWANTO, M.M. M.Pd.

……………………………………………………… …………………………………………………………………………….

NIP. NIM.

FK 1.FK 1.FK 1.FK 1.4.24.24.24.2

Soal latihan

Saudara sebagai sekretaris CV SINAR ABADI, pada jam istirahat meninggalkan meja kerja menuju ke kantin untuk

melakukan makan siang. Sebelum ke kantin pindahkan terlebih dahulu dering telepon yang ada di meja kerja Saudara.

Begitu saudara sedang makan di kantin ada telepon masuk ingin berbicara berdasarkan kasus berikut ini.

Mr. Dwiyan, Direktur CV BAYANGKARI, Jl. Mercu Buana Jakarta, melalui sekretarisnya menghubungi perusahaan

Saudara. Isi pembicaraan; CV BAYANGKARI menawarkan mebelair kantor, antara lain; meja kerja merek olympic

ukuran 1 biro lengkap dengan kursi pimpinan seharga Rp 2.650.000,00, meja staf merek olympic ukuran 1/2 biro

lengkap dengan kursinya seharga Rp 2.250.000,00, wireless Toa 4 mike, seharga Rp 7.650.000,00. Jika memesan

masing-masing lebih dari 5 unit mendapatkan discount 15%, pembayaran di muka 50% sisanya dilunasi jika

barang sudah dikirim ke gudang pemesan.






(ALAT KOMUNIKASI)

NAMA ALAT

FUNGSI IDENTIFIKASI

PESAWAT TELEPON

(PROGRAM BANTU

MENJAWAB)

Membantu kesibukan pimpinan.

Dapat dilakukan jika pimpinan sudah

mendelegasikan kepada kita manakala

ada dering masuk ke unit kerja kita.

Catatan: jangan sekali-sekali membantu

menjawab jika tidak ada perintah dari

pimpinan.

Bagian-bagian pesawat telepon adalah:

5. Body pesawat

6. Handset

7. Numerik

8. Dan lain-lain tergantung mesin dan mereknya

CARA MENGGUNAKAN DAN CARA BERKOMUNIKASI





Contoh:

Selamat pagi dari CV HANDAYANI, kami ingin

menindak lanjuti pembicaraan kami kemarin ? dst

……………….. …………………………………………………………..........

……………………………………………………………………

……………………………………………………………………

4. Akhiri dengan mengucapkan terima kasih kepada

operator

5. Letakkan handset



3. Tekan angka 40

4. Ucapkan salam (selamat pagi, selamat siang,

selamat sore)

5. Sebutkan identitas perusahaan anda.

6. Tawarkan jasa

Contoh:

5) Selamat pagi PT WORO KAWURI …ada yang

dapat kami bantu? Atau

6) PT WORO KAWURI selamat pagi ada yang dapat

kami bantu

7. Baik bapak/ibu kami sudah mengadakan

koordinasi pada bagian pembelian untuk

mengatur pesanan dari produk perusahaan

bapak/ibu ……… dst ……………

8. Balas ucapan terima kasih

9. Letakkan handset

EVALUASI/PENILAIAN


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Yogyakarta, ………,………………………………………. 2010


PURWANTO, M.M., M.Pd

……………………………………………………… …………………………………………………………………………….

NIP. NIM.

FK 1.FK 1.FK 1.FK 1.4.34.34.34.3

ALUR PROGRAM BANTU MENJAWAB

Soal Latihan Perusahaan (A) menelepon direktur Saudara, belau telah mendelegasikan kepada Saudara jikalau ada telepon masuk ke meja kerjanya, Saudara diperbolehkan melakukan membantu menjawab. Kasusnya adalah sebagai berikut.

Direktur CV TUNAS JAYA, Jl. Jend. Sudirman 445 Jakarta, melalui sekretarisnya menghubungi perusahaan Saudara. Isi pembicaraan; CV TUNAS JAYA menawarkan LCD Merek Ben-Q, seharga Rp 7.650.000,00, Laptop merek Accer seharga Rp 5.250.000,00, wireless Toa 4 mike, seharga Rp 8.650.000,00. Jika memesan masing-masing lebih dari 5 unit mendapatkan discount 15%, pembayaran di muka 50% sisanya dilunasi jika barang sudah dikirim ke gudang pemesan.

KOMUNIKAN

PERUSAHAAN (B)

KOMUNIKATOR PERUSAHAAN (A)

2. Pesawat inti (Key

telepon) berdering

3. Pesawat yang

diangkat

MENGOPERASIKAN MESIN LAMINATING

Tujuan pembelajaran 1. Mahasiswa dapat mengoperasikan mesin laminating ukuran

folio/kuarto 2. Mahasiswa dapat mengoperasikan mesin laminating ukuran kartu

tanda pengenal

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

JOBSHEET MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR (ALAT PELINDUNG DOKUMEN)

NAMA ALAT

FUNGSI IDENTIFIKASI

LAMINATING

Pengertian: mesin untuk melaminasi / melapisi kertas dengan plastik/film. kelebihan: kertas/dokumen yg dilaminasi,menjadi lebih awet karena terbebas dari gangguan dari air, debu udara, dan kelembapan. kelemahan: plastiknya menempel ke kertasnya, jadi kalau plastik pelapisnya rusak, otomatis akan merusak kertasnya. begitu juga kalau dalam proses laminasi terjadi kegagalan, dapat merusak dokumen aslinya. cara penggunaan: lapisi kertas/dokumen dengan plastik pelapis khusus untuk laminasi, lalu di pres dan dipanaskan. cara perawatan: hindari debu Membantu bagian dokumentasi dalam mengamankan warkat/arsip penting yang akan disimpan dalam tempat penyimpanan

Bagian-bagian mesin laminating:

1. Body 2. ON/OFF (Power) 3. Skala pengatur

panas/dingin alat 4. FWD/REV (RUN/STOP) 5. Pintu/lobang tempat

masuknya plastic laminating

CARA MENGGUNAKAN MESIN LAMINATING

1. Masukkan kabel power ke stop-kontak 2. Hidupkan mesin (ON) maka indicator power menyala warna hijau (mesin belum siap digunakan) 3. Tunggu beberapa saat sehingga tombol READY menyala (mesin sudah siap digunakan) 4. Masukkan material/dokumen yang akan delaminating ke dalam plastic laminating, kemudian 5. Masukkan dokumen terlapis plastik tadi ke dalam mesin dalam posisi tegak lurus (tidak boleh

miring) 6. Tunggu sesaat sampai keluar dari mesin 7. Peringatan. Jangan melaminating kertas berukuran tebal. 8. Jika pekerjaan sedah selesai segera matikan mesin (OFF)

EVALUASI/PENILAIAN

IDENTIFIKASI

CARA KERJA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Yogyakarta, ………,……………………. 2010


FK FK FK FK 2222

PURWANTO, M.M., M.Pd ……………………………………………………… ………………………………………………. NIP. NIM.

IDENTIFIKASI MESIN LAMINATING

Soal Latihan Ambilah bahan yang telah disediakan, berupa warkat berukuran A4, F4, dan kartu tanda pengenal, untuk di laminating

INPUT

OUTPUT

RUN/FORWADE

INDIKATOR :

0 DINGIN

1 SEDANG

2 CUKUP

3 CUKUP PANAS

4 PANAS

5 PANAS SEKALI

POWER READY

ON

/

OFF

MENGOPERASIKAN MESIN PEMOTONG KERTAS

Tujuan pembelajaran Mahasiswa dapat mengoperasikan mesin pemotong kertas






(ALAT PEMOTONG KERTAS)

NAMA ALAT

FUNGSI IDENTIFIKASI

PAPER CUTTER

Penghancur kertas sangat

berguna bagi instansi, kantor

pemerintah maupun swasta.

Sebagai alat pemusnah

dokument rahasia yang ramah

lingkungan arti kata tidak ribet

dan dokument tidak perlu di

bakar sehingga akan

menimbulkan polusi udara

lingkungan sekitarnya, dokument

atau kertas-kertas penting yang

sudah kadaluwarsa dan tidak lagi

di pakai, sehingga untuk lebih

aman dan terjamin dokument-

dokument tersebut dapat

dihancurkan dengan memakai

mesin penghancur kertas. Model

dan ukurannya kecil standar C-

22S produksi offistar, bisa

dipindah-pindah dari ruangan

satu ke ruangan lain sesuai

keinginan.

Untuk mempermudah proses

penghancuran.

Macam Paper shredder:

• Penghancur kertas (Paper shredder/

Guillotine), digunakan untuk

menghancurkan dokumen berupa kertas,

seperti surat, arsip, laporan dan lain-lain.

• Penghancur microfilm (Microfilm shredder/ Paper cutter), digunakan untuk

menghancurkan dokumen dalam bentuk

microfilm. Dan untuk memotong

lembaran kertas sampai dengan 15 lb. Paper cutter manual (Portable)

Bagian-bagian mesin pemotong kertas adalah:

1. Body

2. Mistar kertas

3. Skala ukuran kertas

4. Penahan kertas

5. Pisau pemotong

6. Handpad pisau

7. Pelindung pisau

8. Laci tempat sampan/potongan

9. Knop pembuka/penutup laci

10. Knop pengunci pembuka laci

Cara pemeliharaan:

• Seluruh permukaan tiap bagian mesin

selalu dibersihkan dengan kain halus

supaya tidak kotor dan berkarat,

disimpan ditempat kering.

• Bagian per pada ujung pisau sesekali

diberi pelumas

• Pisau yang tumpul diasah seperti

mengasah gunting

• Jangan sampai memotong kertas yang

ada bendelan berupa kawat jepret.

Spesifikasi umum:

• Pisau berkualitas tinggi dari baja

solingen


• Dapat menghancurkan kertas tanpa

FK FK FK FK 3333

perlu melepas paper clip dan staples






• Dimensi : Tinggi 95.5 cm, Panjang 61.5

cm, Lebar 47 cm

• Berat 61 kg

CARA MENGGUNAKAN MESIN PEMOTONG KERTAS

1. Buka laci tempat sisa potongan

2. Membuka pisau pemotong

3. Atur skala ukuran kertas yang dikehendaki kea rah F4, A4, A5, A6, A8 dan atau sesuaikan ukuran yang

kita inginkan

4. Masukkan kertas yang akan kita potong sesuai skala yang telah ditentukan

5. Tahan kertas yang akan dipotong dengan menekan penahan kertas menggunakan tangan kiri

6. Gerakkan pisau pemotong perlahan-lahan tetapi tidak boleh ragu-ragu

7. Ambil sisa potongan yang tidak dipakai dan masukkan ke tempat sampah

8. Jika mesin sudah selesai digunakan, ikuti langkah berikut ini:

Tutup laci dengan memutar tombol berlawanan dengan arah jarum jam

Tutup pisau pemotong

Bersihkan sisa sampah yang tertinggal

EVALUASI/PENILAIAN


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Yogyakarta, ………,……………………………………….

2010

Dosen Pengampu, Praktikan,

PURWANTO, M.M., M.pD

……………………………………………………… ………………………………………………………….

NIP. NIM.

MESIN PEMOTONG KERTAS

MATA PISAU

PENAHAN KERTAS

PENAHAN PASAK

LACI

MISTAR

KNOP PEMBUKA LACI

KNOP PENGUNCI PEMBUKA LACI

SKALA UKURAN KERTAS:

1. F4

2. F4S

3. A4

4. A42

5. A5

6. A6

7. DST

MENGOPERASIKAN MESIN PENGHANCUR DOKUMEN (PAPER SHREDDER)

Tujuan pembelajaran Mahasiswa dapat dan terampil mengoperasikan mesin penghacur dokumen






(ALAT PENGHANCUR DOKUMEN)

NAMA ALAT

FUNGSI IDENTIFIKASI

PAPER

SHREDDER

Penghancur kertas sangat

berguna bagi instansi, kantor

pemerintah maupun swasta.

Sebagai alat pemusnah

dokument rahasia yang ramah

lingkungan arti kata tidak ribet

dan dokument tidak perlu di

bakar sehingga akan

menimbulkan polusi udara

lingkungan sekitarnya, dokument

atau kertas-kertas penting yang

sudah kadaluwarsa dan tidak lagi

di pakai, sehingga untuk lebih

aman dan terjamin dokument-

dokument tersebut dapat

dihancurkan dengan memakai

mesin penghancur kertas. Model

dan ukurannya kecil standar C-

22S produksi offistar, bisa

dipindah-pindah dari ruangan

satu ke ruangan lain sesuai

keinginan.

Untuk mempermudah proses

penghancuran.

Macam Paper shredder:

• Penghancur kertas (Paper shredder/

Guillotine), digunakan untuk

menghancurkan dokumen berupa kertas,

seperti surat, arsip, laporan dan lain-lain.

• Penghancur microfilm (Microfilm shredder/ Paper cutter), digunakan untuk

menghancurkan dokumen dalam bentuk

microfilm. Dan untuk memotong

lembaran kertas sampai dengan 15 lb.

PENGHACUR DOKUMEN POTABLE

Bagian-bagian mesin dokumen adalah:

1. Body

2. Tombol ON/OFF

3. Tombol rev/pembatalan penghancuran

4. Pisau/gunting pemotong

5. Pintu/lobang penghancuran

6. Titik optik

7. Pintu box

8. Box/tempat sampah

Cara pemeliharaan:

• Seluruh permukaan tiap bagian mesin

selalu dibersihkan dengan kain halus

supaya tidak kotor dan berkarat,

disimpan ditempat kering.

• Bagian per pada ujung pisau sesekali

diberi pelumas

• Pisau yang tumpul diasah seperti

mengasah gunting

• Jangan sampai memotong kertas yang

ada bendelan berupa kawat jepret.

FK FK FK FK 4444

Spesifikasi umum:

• Pisau berkualitas tinggi dari baja

solingen


• Dapat menghancurkan kertas tanpa perlu

melepas paper clip dan staples






• Dimensi : Tinggi 95.5 cm, Panjang 61.5

cm, Lebar 47 cm erat 61 kg

CARA MENGGUNAKAN MESIN PENGHANCUR DOKUMEN

1. Masukkan kabel power ke stop kontak

2. Hidupkan mesin (ON)

3. Masukkan dokumen yang akan dihancurkan tepat melewati titik optik

Catatan:

Bebaskan dokumen yang akan dihancurkan dari logam (staples, paper clips, dsb)

Dilarang menarik kertas yang sudah dalam proses penghancuran, dan jika

Ingin dibatalkan/tidak jadi dihancurkan gunakan tombol pembatalan

EVALUASI/PENILAIAN

IDENTIFIKASI

CARA KERJA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Yogyakarta, ………,……………………………………….

2010



……………………………………………………… ………………………………………………………………….

NIP. NIM.

IDENTIFIKASI PAPER SHREDDER

INPUT

PISAU PENGHACUR

POWER

ON/OFF

MENGOPERASIKAN MESIN TIMBANGAN

Pintu (penutup bak

potongan)

Tujuan pembelajaran Mahasiswa dapat dan terampil mengoperasikan mesin timbangan






(ALAT TIMBANGAN)

NAMA ALAT

FUNGSI IDENTIFIKASI

FK FK FK FK 5555

MESIN TIMBANGAN

Mesin ini dapat digunakan untuk

menimbang berkas/surat. Tetapi mesin

ini lebih khusus digunakan untuk

menimbang barang dagangan. Seperti

buah-buahan, telur, sayur, dll

Bagian-bagian mesin timbangan adalah:

9. Customer display

10. Operator display

11. Papan penimbangan

12. Body terdiri dari:

Tombol power (ON/OFF)

Tombol kode/departemen barang

Tombol Memory mode (M)

Tombol penetral (→0←)

Tombol Terra (→T←)

Tombol penghapus (C)

Tombol penahan harga tampil selama kurang

lebih 8 detik (H)

CARA MENGGUNAKAN MESIN TIMBANGAN

1. Masukkan kabel power ke stop kontak


3. Cara menimbang :

Tanpa keranjang, langkahnya:

Masukkan barang

Tekan harga

Menimbang dengan keranjang:

Pasang keranjang kemudian tekan TERRA

Masukkan barang

Tekan harga

4. Cara memprogram harga

Tekan M 2x

Tekan harga

Tekan departemen yang dipilih

Tekan M 2x

5. Cara menghapus program

Tekan M 2x

Tekan angka 0 (nol)

Tekan departemen terpilih

Tekan M 2x

EVALUASI DAN SKOR PENILAIAN


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Yogyakarta, ………,………………………………………. 2010



……………………………………………………… …………………………………………………………………………….

NIP. NIM.

IDENTIFIKASI MESIN TIMBANGAN

CUSTOMER DISPLAY

Latihan

1. Timbanglah barang dengan keranjang 2. Timbanglah barang tanpa keranjang 3. Buatlah program harga dan masukkan ke departemaen yang telah di sediakan 4. Timbanglah barang dengan keranjang, harga dari dep 1, 3, 5, 7 5. Timbanglah barang tanpa keranjang, harga dari 2, 4, 6, 8 6. Hapuslah harga yang telah Saudara program

MENGOPERASIKAN MESIN BINDING

TRAY

OPERATOR DISPLAY

KEY BOARD

POWER

Tujuan pembelajaran Mahasiswa dapat dan terampil mengoperasikan mesin jilid manual dan mesin jilid electrik






(ALAT PENJILIDAN)

FUNGSI IDENTIFIKASI

FK FK FK FK 6.16.16.16.1

NAMA ALAT

MESIN BINDING

MANUAL


menjilid dokumen/informasi

dengan menggunakan spiral

plastik

A. MESIN JILID MANUAL

B. Bagian-bagian mesin jilid manual adalah:

1. Pisau pelubang

2. Deruji binding

3. Pengatur pisau pelubang

4. Skala pengatur pasak pinggir

5. Skala pengatur lebar/sempit pembuka

binding

6. Skala pengatur ukuran kertas (F4/A4)

7. Handle

8. Laci tempat limbah pelubangan

CARA MENGGUNAKAN MESIN PENJILIDAN MANUAL

1. Mengatur skala ketebalan pasak pinggir

2. Mengatur skala lebar sempitnya pembuka binding

3. Mengatur Skala ukuran kertas yang dikehendaki

4. Mengatur mata pisau pelubangan

5. Jika sudah pasti, langkah-langkah kerjanya adalah sbb:

a. Masukkan kertas yang akan dilubangi maksimal 5 lembar (7)

b. Tahan kertas dengan tangan kiri,

c. Tarik handle kearah badan kita

d. Pasang plastik binding pada deruji binding

e. Dorong handle ke arah depan secukupnya

f. Pasanglah kertas yang sudah terlubangi pada binding secara merata

g. Tarik handle pelan-pelan ke arah badan kita

EVALUASI/PENILAIAN IDENTIFIKASI CARA KERJA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Yogyakarta, ………,……………………………………….

2010



……………………………………………………… ………………………………………………………………….

NIP. NIM.

MESIN BINDING MANUAL

1

3

4

5

BAGIAN-BAGIAN MESIN BINDING

1. Front paper stoper

2. Punching slot

3. Metal comb holding fingers ( to hold the plastic comb for opening)

4. Metal hooks (Open plastic comb by hooking the finger ring)

5. Wire comb punching and closing handle

6. Waste bin: collects waste paper chips

7. ..

Soal latihan Ambilah bahan yang telah di sediakan, kemudian dijilid dengan menggunakan binding plastik






(ALAT PENJILIDAN)

FK FK FK FK 6.26.26.26.2

6

NAMA ALAT

FUNGSI IDENTIFIKASI

MESIN BINDER

ELEKTRIK


menjilid dokumen atau informasi

dengan menggunakan spiral

plastik maupun kawat spiral

A. MESIN JILID ELEKTRIK

B. Bagian-bagian mesin jilid manual adalah:

1. Tombol power (ON/OFF)

2. Punch (Tombol pelubangan)

3. Tempat Pisau pelubang untuk binding

plastik

4. Tempat Pisau pelubang untuk binding

kawat spiral

5. Deruji binding binding plastik

6. Skala pengatur pisau pelubang

(besar/kecil) (6-1 & 16-51)

7. Skala pengatur ukuran kertas (F4/A4)

8. Handle untuk binding plastik

9. Handle untuk binding kawat spiral

10. Penjepit kawat spiral (press)

11. Balok/logam pengepresan

12. Laci tempat limbah pelubangan

CARA MENGGUNAKAN MESIN PENJILIDAN ELEKTRIK 1. Masukkan kabel power ke stop kontak


3. Mengatur skala ketebalan pasak pinggir (5)

4. Mengatur sksla lebar sempitnya pisau binding (8)

5. Mengatur tebal sempitnya penjepit binding (Slot: for wire comb closing)

6. Jika sudah pasti, langkah-langkah kerjanya adalah sbb:

Binding plastik

a. Masukkan kertas yang akan dilubangi maksimal 5 lembar ke parit pisau plastik

b. Tekan tombol pelubang

c. Pasang plastik binding pada deruji binding

d. Tarik handle ke arah badan kita secukupnya

e. Pasanglah kertas yang sudah terlubangi pada binding secara merata

f. Dorong handle ke depan

g. Ara melepas kertas dari binding palstik:

1) Taruh binding pada fingers

2) Putar ke depan

3) Tarik handle ke arah badan kita

4) Lepas kertasnya

5) Kembalikan handle

Binding kawat

a. Masukkan kertas yang akan dilubangi maksimal 5 lembar parit pisau kawat

b. Tekan tombol pelubang

c. Pasang kawat binding pada penjepit binding

d. Atur ketebalan balok pressing

e. Pasanglah kertas yang sudah terlubangi pada binding secara merata

f. Tahan kertas tegak lurus pada lubang pressing

g. Tarik handle pelan-pelan ke arah badan kita

EVALUASI/PENILAIAN

IDENTIFIKASI

CARA KERJA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Yogyakarta, ………,……………………………………….

2010



……………………………………………………… …………………………………………………………….

NIP. NIM.

IDENTIFIKASI MESIN JILID

BAGIAN-BAGIAN MESIN BINDER ELECTRIC

1. Waste bin: collects waste paper chips

2. Paper holder: well hold document to be punching

3. Plastic comb opening lever

4. Metal hooks: open plastic comb by hooking the finger rings

5. Front paper stoper

6. Wire comb closing handle

7. Metal comb holding fingers

8. Paper edge guide: left or right 2 steps adjustable punching depth

9. Punching slot

10. Punching switch

11. Adjuster: for wire comb diameter

12. Slot: for wire comb closing

13. Press sheet: holding the wire comb

Soal latihan Ambilah bahan yang telah di sediakan, kenudian dijilid dengan menggunakan binding plastik, dan twin ring binding

ELECTRONIC CASH REGISTER

2 1

4

3

5 6 9 7 8

10

13

12

11

Tujuan pembelajaran Mahasiswa dapat dan terampil mengoperasikan mesin electronic cash register






FK FK FK FK 7.17.17.17.1

(MESIN KAS)

NAMA ALAT

FUNGSI IDENTIFIKASI


Mesin ini dapat digunakan untuk membantu, memperlancar, dan mempercepat tugas kasir

BAGIAN UMUM MESIN KAS: A. customer display/operator display B. Mode switch C. Keyboard D. Laci Monitor display terdiri dari:

• Customer display

• Operator display Mode switch terdiri dari:

• PGM

• VOID

• 0P/XZ

• Ω ON/OFF

• REG

• MGR

• X1/Z1

• X2/Z Keyboard terdiri dari:

• Kelompok numerik

• Kelompok fungsi operasi 1

• Kelompok departemen

• Kelompok fungsi operasi

CARA MENGGUNAKAN MESIN KAS

A. Langkah-langkah pokok mengoperasikan mesin kas:

1. Masukkan kabel power ke stop kontak 2. Hidupkan mesin (ON) 3. Putar anak kunci ke REG

B. Jenis-jenis operasi mesin kas: 1. Transaksi biasa, langkah-langkahnya meliputi:

a. Tekan harga b. Tekan departemen c. Tekan #/TM/ST d. Masukkan bayarannya e. Tekan TL/NS

2. Transaksi perkalian biasa a. Tekan angka pengali b. Tekan x c. Tekan harga d. Tekan departemen e. Tekan #/TM/ST f. Masukkan bayarannya g. Tekan TL/NS

3. Transansi perkalian dengan desimal a. Tekan pengali desimal b. Tekan harga

c. Tekan departemen d. Tekan #/TM/ST e. Masukkan bayarannya f. Tekan TL/NS

4. Pembatalan transaksi: a. Dengan VOID b. Dengan RF c. Dengan ESC

EVALUASI/PENILAIAN

IDENTIFIKASI

CARA KERJA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Yogyakarta, ………,……………………………………….

2010


PURWANTO., M.M., M.Pd.

……………………………………………………… ………………………………………………………………….

NIP. NIM.

Soal latihan 1, Transaksi biasa;

Nota Tunai 1

Volume Nama barang Harga satuan Departeman jumlah

1 Voltage regulator 75.000,00 5 75.000,00

1 Pita mesin ketik swallow 15.000,00 2 15.000,00

1 Pesawat telepon “Panasonic” 65.000,00 3 65.000,00

1 Twin Ring Binding 87.500,00 1 87.500,00

1 Pointer power point 125.000,00 4 125.000,00

Soal latihan 2, Transaksi perkalian biasa

Nota Tunai 2


3 Voltage regulator 75.000,00 5

7 Pita mesin ketik swallow 15.000,00 2

4 Pesawat telepon “Panasonic” 65.000,00 3

1 Twin Ring Binding 87.500,00 1

4 Pointer power point 125.000,00 4

Soal latihan 3, Transaksi perkalian desimal

Nota Tunai 3


3 1/4 kg Beras delanggu 75.000,00 5 75.000,00

7 3/4 lt Minyak goreng curang 15.000,00 2 15.000,00

4,2 kg Tepung terigu 65.000,00 3 65.000,00

2,5 kg Lada hitam 87.500,00 1 87.500,00

4,75 kg Cabe merah 125.000,00 4 125.000,00

Soal latihan 4, Pembatalan transaksi dengan VOID

Lihat nota tunai 1, batalkan pembelian barang pada departemen 4, harga yang benar adalah Rp

175.000,00

Soal latihan 5, Pembatalan transaksi dengan REFOUND (RF)

Lihat nota tunai 2, batalkan pembelian barang pada 1, harga yang benar Rp 110.000,00

Soal latihan 6, Pembatalan dengan ESC

Lihat nota tunai 3, masukan semua data pada mesin kas kemudian batalkan dengan menggunakan ESC






(MESIN KAS)

NAMA ALAT

FUNGSI IDENTIFIKASI

ELECTRONIC CASH

REGISTER

(PEMROGRAMAN)


membantu, memperlancar, dan

mempercepat tugas kasir

BAGIAN UMUM MESIN KAS:

A. Customer display/operator display

B. Mode switch

C. Keyboard

D. Laci

Monitor display terdiri dari:

• Customer display

• Operator display

Mode switch terdiri dari:

• PGM

• VOID • 0P/XZ

• Ω ON/OFF

• REG

• MGR

• X1/Z1

• X2/Z2

Keyboard terdiri dari:

• Kelompok numerik

• Kelompok fungsi operasi 1

• Kelompok departemen

• Kelompok fungsi operasi

CARA MEMPROGRAM WAKTU, TANGGAL, DAN HARGA

A. Langkah-langkah pokok

B. Masukkan kabel power ke stop kontak

C. Hidupkan mesin (ON)

D. Putar anak kunci ke REG

Jenis-jenis pemrograman:

1. Memprogram waktu/jam, langkah-langkahnya:

• Putar anak kunsi MA berlawanan dengan arah jarum jan ke PGM

• Tekan nomor kode program Pasword 2611

• Tekan • (titik)

• Tekan x (kali)

• Tekan jam (1230) (= jam 12 lebih 30 menit)

• Tekan TL/NS

• Catatan sesudah memprogram jangan lupa anak kunci dipindahkan legi ke REG

2. Memprogram tanggal, langkah-langkahnya


• Tekan nomor kode program Pasword) 2610


FK FK FK FK 7.27.27.27.2

• Tekan x (kali)

• Tekan jam (121010) = 12 Oktober 2010

• Tekan TL/NS


3. Memprogram harga, langkah-langkahnya:


• Tekan nomor kode program Pasword) 1210


• Tekan x (kali)

• Tekan nomor kode barang

• Tekan x (kali)

• Tekan harga yang kita kehendaki

• Tekan x (kali)

• Tekan #/TM/ST

• Tekan TL/NS


4. Memanggil promgam:

Posisi anak kunci pada REG

• Tekan kode barang yang diprogram

• Tekan PLU

• Tekan #/TM/ST

• Tekan bayarannya

• Tekan TL/NS

5. Membuat laporan per periode: Putar anak kunci MA ke X2/X2

• Langkahnya:


• Tekan x (kali)

• Tekan TL/NS

6. Mengunci Customer paper:

• Putar anak kunci ke OP/MA ke OP/XZ

• Tekan RCPT

7. Meng-aktifkan Customer Paper

• Putar anak kunci OP/MA ke REG

• Tekan RCPT

EVALUASI/PENILAIAN

IDENTIFIKASI

CARA KERJA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Yogyakarta, ………,……………………………………….

2010


Purwanto, m.m., m.pD

……………………………………………………… ……………………………………………………………….

NIP. NIM.

Soal latihan 1, memprogram tanggal. Gunakan kode 2610

Soal latihan 2, memprogram tanggal. Gunakan kode 2611

Soal latihan 3, memprogram harga. Gunakan kode 1210

Soal latihan 4, mengunci dan mengaktifkan customer paper


OPERATOR DISPLAY

PRINTER COVER

RECEIPT PAPER

DRAWER LOCK

DRAWER KEYBOARD

AC (POWER CORD

MODE SWITH

CUSTOMER DISPLAY

MESIN LABEL HARGA

Tujuan pembelajaran

Mahasiswa dapat dan terampil mengoperasikan mesin label harga






(LABEL HARGA)

NAMA ALAT

FUNGSI IDENTIFIKASI

Mesin label

harga

Mesin ini berfungsi untuk

mencetak label harga

1. Load cover label

2. Load label

3. Platen assembly

4. Operation lever

5. Load label key

6. Bottom cover

7. Feed out label

8. Pirce (LB 24 N

9. Goods code (LT 20 N)

LB 24 N dan LT 20 N, terdiri dari:

A. Kolom 1, terdiri dari: Spasi 1 s.d. 0 +

($, S, M, Rp)

B. Kolom 2, terdiri dari: Spasi 1 s.d. 0 +

($, S, For, Rp)

C. Kolom 3, terdiri dari: Spasi 1 s.d. 0 +

($, S, M, Rp)

D. Kolom 4, terdiri dari: Spasi 1 s.d. 0 +

($, S, for, Rp)

E. Kolom 5, terdiri dari: Spasi 1 s.d. 0 +

($, S, /, •)

F. Kolom 6, terdiri dari: Spasi 1 s.d. 0 +

($, S, /. •)

G. Kolom 7, terdiri dari: Spasi 1 s.d. 0 +

($, C, /, •)

H. Kolom 8, terdiri dari: Spasi 1 s.d. 0 +

($, C, /, •)

I. Kolom 9, terdiri dari: Spasi 1 s.d. 0 +

(EA, SET, PKG, Tx)

J. Kolom 10, terdiri dari: Spasi 1 s.d. 0 +

(EA, SET, PKG, Tx)

A. Cara memasang load label

1. Buka cover load label

2. Buka bottom cover

3. Tekan load label key

4. Petik ujung load label dan masukkan ke arah platen assembly dan ke feed out

label

5. Kembalikan bottom cover dan cover load pada fungsi menutup

Cara mengganti huruf atau angka:

FKFKFKFK 8888

Untuk mengganti huruf/angka, tarik dan putar alat pengatur, sesuaikan panah pada

kolom yang ingin diganti, setelah selesai kembalikan alat pengatur ke dalam posisinya

semula.

Cara mengatasi jika terjadi kemacetan;

Sewaktu-waktu alat pengatur huruf/angka macet (tidak bisa dikembalikan ke dalam

posisi awal), coba geser/atur bagian huruf/angka yang tidak teratur dengan

obeng/stylus pipih kecil. Lalu coba kembalikan lagi alat pengatur ke dalam posisi

awalnya.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Yogyakarta, ………,……………………………………….

2010


PURWANTO, M.M., M.P d.

……………………………………………………… ………………………………………………………………….

NIP. NIM.

ALAT PENCETAK LABEL HARGA

KOMPONEN PRICE LABELER

8. PRICE(LB24N

9. GOODs CODE(LT20N)

6. BOTTOM COVER

3. PLATEN ASSEMBLY

2. LOAD LABEL

1. LOAD COVER LABEL

4. OPERATION LEVER7. FEED OUT LABEL

5. LOAD LABEL KEY

Soal latihan price labeller Setinglah harga dan kode barang berdasarkan tabel berikut ini

No Nama barang Kode barang Harga Satuan

1 Voltage regulator 10325 75.000,00 Tx

2 Pita mesin ketik swallow 11450 55.000,00 SET

3 Pesawat telepon “Panasonic” 12550 150.000,00 SET

4 Twin Ring Binding 13255 110.000,00 PKG

5 Pointer power point 14760 650.000,00 SET

MESIN PRESENSI

Tujuan pembelajaran Mahasiswa dapat dan terampil mengoperasikan mesin presensi






(PERABOT KANTOR)

NAMA ALAT

FUNGSI IDENTIFIKASI

Finger Print Fingerprint digital menyimpan informasi customer atau

pelanggan pada data untuk memungkinkan deteksi jati diri

pelanggaran.

Sebuah sidik jari dalam arti sempit adalah kesan yang

ditinggalkan oleh gesekan punggung jari manusia. [1]

Pada

penggunaan yang lebih luas istilah, sidik jari adalah jejak-

jejak kesan dari gesekan setiap bagian dari telapak tangan .

Bagian-bagian penting finger

print

1. Monitor/diplay

2. Tempat perekaman jari

3. Menu

4. ∆ Kusor naik/Kusor

turun

5. OK

CARA MEMPROGRAM 1. Hidupkan mesin

2. Tekan menu

3. Tekan OK

4. Tekan OK

5. Tekan OK

6. Tekan OK

FK FK FK FK 9999

Welcome Check – In

12.15

03/0411 sun

Menu

→ User Manage

Options

Sys Info

User Manage

User Manage

→ Enroll User

Enroll Admin

Delete

Enroll User

→ Enroll FP

Enroll Pwd

FP & Pwd

Enroll FP

New Enroll

ESC OK

7. Tekan OK

8. Tekan OK

9. Tekan ECS 4 Kali tampilan monitor kembali ke awal, lihat contoh


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Yogyakarta, ………,……………………………………….

2010



……………………………………………………… ………………………………………………………………….

NIP. NIM.


New Enroll

User ID

ESC OK

00341

New Enroll

Place finger + + + (masukkan ibu jari)

Remove finger ….

Second finger (masukkan ibu jari ke 2)

Remove finger ….

Third finger (masukkan ibu jari ke 3)

ESC Save OK

00341 – 0

New Enroll

Cotinue

ESC OK

00342 - 0

Welcome Check – In

12.15

04/03/11 Sun





(PENATAAN RUANG SIDANG/PERTEMUAN)

NAMA ALAT

FUNGSI IDENTIFIKASI

Penataan ruang

sidang/pertemuan

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

1. Menurut George Terry “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200).

2. Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).

1. Penataan ruang kerja

pimpinan

2. Penataan ruang kerja staf

3. Penataan ruang

pertemuan

4. Penataan frontliner

PENATAAN RUANG SIDANG/PERTEMUAN

Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.

2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. 3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.

4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu.

TEKNIK UNTUK MENCAPAI PENATAAN RUANG KANTOR YANG BAIK

1. Meja-meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama. 2. Pada tata ruang yang terbuka susunan meja-meja itu dapat terdiri atas beberapa baris. 3. Diantara baris-baris meja disediakan lorong-lorong untuk keperluan lalu lintas pegawai yang biasanya berjarak 120 cm

4. Jarak antara satu meja dengan meja yang dimuka / dibelakng selebar 80 cm 5. Pengawas kantor ditempatkan dibelakang para pegawainya. LANGKAH-LANGKAH DALAM MERANCANG TATA RUANG KANTOR

FK FK FK FK 10101010

1. Hendaknya dibuat gambar denah kantor yang bersangkutan dengan skala 1 : 40 2. Mempelajari segenap pekerjaan yang termasuk dalam lingkungan kantor, hendaknya semua aktivitas perkantoran dicatat.

3. Menyusun letak meja-meja kerja untu para pegawai 4. Tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan-guntingan gambar meja dan kursi diatas gambar denah. Apabila sudah diperoleh tata ruang yang terbaik. Lekatkanlah guntingan-guntingan gambar tersebut pada gambar denah tadi.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Yogyakarta, ………,………………………………………. 2010



……………………………………………………… ………………………………………………………………….

NIP. NIM.

Beberapa Contoh Penataan Ruang Kerja:

1. Penataan Ruang Kerja Pimpinan

2. Penataan Ruang Kerja Staf 1

3. Penataan Ruang Kerja Staf 2

4. Penataan Ruang Sidang 1

5. Penataan Ruang Sindang 2

6. Penataan frontliner

jobsheet teknologi perkantoran & k3

Documents