docx

Panduan Divisi Humas, Publikasi, dan DokumentasiPanitia Pemilihan Abang dan None Jakarta Timur 2014Panduan Divisi Humas, Publikasi, Dokumentasi

Koordinator: Gema Satria Anggota: Aryo Bhagas A. : Belinda Pritasari: Claudya Dara C.: Nadhira Afifa

Deskripsi Kerja Umum : Bertanggung jawab atas media sosial abnon timur ( twitter, website, facebook) untuk penyebaran informasi pemilihan 2014. Mendesain publikasi cetak pemilihan ( poster, flyer, x-banner) serta publikasi via teaser yang mampu menarik perhatian masyarakat terhadap Pemilihan Abang None Jakarta timur 2014. Membuat rancangan anggaran. Membuat laporan pertanggungjawaban di akhir kepanitiaan.

BIDANG HUMASPJ:Claudya Dara ChaerunnisaJob Description1. Mengkoordinasikan Informasi dari Panitia ke Sudinpar Jakarta Timur, ANT, dan Media2. Bertanggung jawab atas Citra Pemilihan Abang dan None Jakarta Timur 2014Proker1. Membuat Press Release mingguan (1 mingu 1 release) untuk update kegiatan pemilihan. Release berupa artikel tertulis yang dapat dibagikan pada media juga sudin serta sebagai konten website2. Mengikuti Rapat Koordinasi terutama ketika melibatkan pihak eksternal panitia untuk menjamin kesamaan informasi3. Menyusun database alumni/senior4. Mempersiapkan akomodasi/undangan tamu daerah

BIDANG PULIKASIPJ:Nadhira AfifaJob Description1. Membangun awareness atas acara Pemilihan Abang None Jakarta Timur 2014 seluas-luasnya pada masyarakat, khususnya calon peserta2. Bekerjasama dengan Bidang Dokumentasi dan Divisi Acara untuk mempersiapkan roadshow3. Bekerjasama dengan Divisi Sponsorship dalam urusan pengadaan Media PartnerProgram Kerja1. Mempublikasikan secara digital melalui sosial media ANT berupa twitter, facebook, instagram, dan website2. Mempersiapkan website3. Menyelenggarakan Roadshow4. Mengadakan Media Partner dengan coverage Nasional minimal 1 media, dan coverage lokal minimal 5 media tersebar di Jabodetabek dan Bandung

BIDANG DOKUMENTASI & PRODUKSI MATERI PUBLIKASIPJ: Aryo Bhagas AdwitiyaJob Description1. Mendokumentasikan seluruh kegiatan pemilihan berupa audio dan visual2. Membuat materi audio visual untuk publikasiProgram Kerja1. Pembuatan video teaser yang dapat diputar dalam kegiatan roadshow2. Pembuatan poster, spanduk, x-banner, dan media promosi lainnya secara digital dan cetak3. Pemotretan Abang None Jakarta Timur 2014 untuk buku acara (bekerja sama dengan div. Acara)4. Mengkoordinasikan pengadaan tenaga outsource (bekerja sama dgn div sponsorship) untuk dokumentasi pemotretan Abang None Jakarta Timur 2014, malam keakraban, dan malam final

BIDANG HUMAS

PROKER 1Membuat Press Release mingguan (1 mingu 1 release) untuk update kegiatan pemilihan. Release berupa artikel tertulis yang dapat dibagikan pada media juga sudin serta sebagai konten website

PenjelasanKegiatan Pemilihan Abang dan None Jakarta Timur merupakan kegiatan yang bersifat publik dan dilaksanakan serentak dengan wilayah lainnya di DKI Jakarta. Segala berita yang terkait dengan tugas maupun kegiatan Abang dan None Jakarta relatif menjadi konsumsi publik dan terdapat tendensi untuk membanding-bandingkannya dengan wilayah lain. Dengan demikian, diperlukan kekompakan informasi yang siap disebarkan kepada media maupun masyarakat luas untuk menjaga citra kegiatan ini.

SOP1. Press release dibuat dalam bentuk artikel sepanjang 1 halaman A4 dengan font Times New Roman 12 dan spasi 1.15.2. Konten artikel dapat berupa:a. Kegiatan panitia. Dapat berupa roadshow, antusiasme calon pendaftar, dan persiapan lainnya.b. Kegiatan ANT yang bersifat menunjukkan nilai-nilai positif Abang None Jakartab. Kondisi calon peserta, jumlah pendaftar, dan sebagainya3. Artikel dibuat setiap minggu dan terutama press release pada konferensi pers Malam Final (10 Mei 2014)4. Artikel disebarkan kepada internal panitia, Sudin Pariwisata Jakarta Timur, dan ANT serta menjadi konten update untuk sosial media publikasi Pemilihan Abnon Jakarta Timur 2014 (Twitter, Facebook, Website)

PROKER 2Mengikuti Rapat Koordinasi terutama ketika melibatkan pihak eksternal panitia untuk menjamin kesamaan informasi

PenjelasanSebagai media penyamaan informasiSOP1. Koordinator bidang memperoleh informasi dari koor. Divisi tentang jadwal dan agenda rapat2. Koordinator bidang bersifat sebagai tandem atau pengganti koor. Divisi ketika berhalangan3. Koordinator bidang menggali informasi dari eksternal panitia sebagai bahan evaluasi atau pertimbangan panitia dalam berkegiatan. Koor. Bid. juga menjadikan konten rapat sebagai bahan informasi/press release yang layak dipublikasikan

PROKER 3 Menyusun database alumni/seniorPenjelasanKegiatan ini sering menjadi sarana bagi senior untuk berkumpul kembali. Hal ini juga dapat dimanfaatkan oleh panitia untuk membangun jejaring terutama dalam rangka mengumpulkan sumber daya yang berasal dari senior.SOP1. Database disusun dalam bentuk tabel yang memuat informasi: Nama Lengkap, Tanggal Lahir, Alamat Tetap, Nomor Telepon dan WhatsApp, serta E-Mail2. Koorbid dapat mempergunakan bantuan senior (misal ketua ikatan, atau ketua angkatan) dalam menyusun database.

PROKER 4Mempersiapkan akomodasi/undangan tamu daerahPenjelasanPada tahun 2014 ini, kegiatan pemilihan melakukan suatu inovasi berupa pengundangan tamu/duta wisata dari daerah. Untuk menjamin kelancaran kegiatan ini, perlu dilakukan persiapan akomodasi bagi mereka.SOP1. Akomodasi bagi tamu daerah berupa:a. Tempat Penginapanb. Transportasic. Makan dan Minumd. Kunjungan wisata2. Koorbid bertanggung jawab untuk survey tempat penginapan (diusahakan menyatu dengan tempat karantina peserta atau setidaknya berdekatan), mini bus untuk transportasi, serta catering.3. Koorbid bertanggung jawab untuk menentukan rute wisata bagi tamu daerah tersebut.

BIDANG PUBLIKASI

PROKER 1 Mempublikasikan secara digital melalui sosial media ANT berupa twitter, facebook, instagram, dan websitePenjelasanSaat ini sosial media menjadi media yang efektif dan efisien dalam menyebarkan informasi.SOP1. Posting pada tiap sosial media dilakukan seminggu 3x. (Twitter & Facebook 3x seminggu, Website 1x seminggu, Instagram jika ada materi yang dapat dipost)2. Materi posting menggunakan artikel yang telah dibuat oleh Bidang Humas dan atau audio visual digital yang dibuat oleh Bidang Dokumentasi3. Karakter posting harus informatif, SELALU bersifat mengajak, ramah, ceria dan sopan. Berbagai interaksi yang dilakukan oleh follower sebisa mungkin ditanggapi dengan ramah, sopan, dan tanggap dengan mengedepankan karakter duta wisata dan budaya betawi.4. Account-account:Twitter: @abnontimur Instagram: @abnontimurFacebook: humasabnontimur@yahoo.com

PROKER 2Mempersiapkan websitePenjelasanPada saat ini website abnontimur masih memiliki konten yang lama (Pemilihan tahun 2013), dan dibangun diatas kode HTML sehingga cukup rumit dalam melakukan maintenance. Mengingat pentingnya website ini dalam rangka penyebaran informasi secara komprehensif, maka website perlu dipersiapkan agar dapat digunakan dengan baik oleh panitia maupun viewer.SOP1. Persiapan website dilakukan dengan menggunakan bantuan tenaga outsource (Sementara menggunakan bantuan pengabdian masyarakat dari Himpunan Mhs Informatika ITB)2. Koorbid membuat sketsa dan kebutuhan laman dalam website dengan sebelumnya berkoordinasi dengan kebutuhan penyaluran informasi Kegiatan Kepanitiaan dan ANT.PROKER 3Menyelenggarakan RoadshowPenjelasanRoadshow merupakan salah satu kegiatan perluasan promosi yang juga berkontribusi dalam menunjukkan eksistensi Abang None Jakarta di tengah masyarakat. Kegiatan ini juga merupakan strategi jemput-bola untuk menemukan bakat-bakat calon Abang None Jakarta di antara masyarakat secara luas.SOP1. Roadshow dilakukan dengan dua tujuan: a.) Meningkatkan awareness masyarakat, b.) Menjaring calon peserta2. Peralatan yang dibutuhkan:a. Meja tetap kecil, dan meja/papan jalan, kursib. X-banner/Spandukc. 5 buah pulpend. 50 lembar foto copy formulire. busana sadariah bagi abang none yang bertugas serta senyuman hangatf. perangkat media: Laptop, Speaker Aktif, LCD TVg. Photobooth & kamera untuk dokumentasi3. Target lokasi: (berkoordinasi dengan Divisi Acara)4. bekerjasama dengan Divisi Sponsorship untuk mengurus perizinan dan kerjasama/MoU. (Diusahakan pula tempat roadshow menjadi salah satu sponsor.)

PROKER 4 Mengadakan Media Partner dengan coverage Nasional minimal 1 media, dan coverage lokal minimal 5 media tersebar di Jabodetabek dan BandungPenjelasanMemanfaatkan luasnya jangkauan media komersial untuk turut mempublikasikan kegiatan ini kepada masyarakat luasSOP1. Bekerjasama dengan divisi sponsorship2. Mengumpulkan list media yang terdiri dari Majalah, Televisi, dan Radio3. Membuat MoU beserta kontraprestasinya bersama dengan divisi sponsorship4. Melakukan follow-up5. Mengundang media pada acara-acara penting: Seleksi, Malam Keakraban, dan Konferensi Pers Malam Final

Teknis Media Publikasi Pemilihan Abnon Timur 2014

NoUnit MediaDeskripsi

1Social Media1. Twitter Menggunakan Account Twitter @abnontimur tahun lalu Bekerjasama dengan Account Twitter/buzzer Perjanjian dengan Sponsor akan dikoordinasikan dengan Divisi sponsor Mengumpulkan fakta dan melakukan wawancara singkat dengan alumni-alumni Abang None Jakarta Timur yang dinilai telah sukses dan dikenal masyarakat Me-reply tweet yang dianggap penting Mengingatkan anggota ANT untuk follow me-retweet post dari @abnontimur untuk memperluas efek publikasi

2. Facebook Update setiap minggu Invite orang-orang (preferably yang well-known) Post hasil photoshoot per pasangan Mem-post info acara di account facebook lain Buat advertisement yang bisa di share sama orang-orang Upload poster, tag orang-orang, share

3. BBM Membuat display picture BBM ANT dalam bentuk .gif (berbagai versi supaya lebih attractive) Buat standar status BBM pendaftaran ANT Buat template BM promo Pemilihan Abang None Jakarta Timur 2014 (BM berkala dengan template yang beda-beda)

2Website Tetap menggunakan abnontimur.com Membayar domain dan mengubah format coding website Post foto finalis2 Abang None Jakarta Timur 2014 Memasukkan konten dan foto rangkaian acara pemilihan ANT Update info terbaru Membuat button untuk isi form dan upload persyaratan untuk pemilihan ANT **ni tergantung mau ada submit form via website atau engga menurut gue perlu sih biar orang lebih banyak yg daftar** Memuat form & konten untuk registrasi

3Media Partners1. Majalah Target majalah: umum Follow up berkala **Nadhira ada listnya nih bekas acara kampus** Urus perjanjian kerjasama Tentuin konten yg mau dipublikasikan

2. Radio Target: radio yang well-known, radio kampus **usahakan radio non-Jakarta juga -> mengingat banyak finalis abnon bukan dari Jakarta** Kasih proposal Siapkan MOU Follow up berkala (gue ada listnya nih bekas acara kampus) Urus perjanjian

3. Televisi Target: konten masuk suatu segmen acara besar, promo langsung di suatu acara Follow up berkala (gue ada listnya nih bekas acara kampus) Urus perjanjian Link potensial : kompas tv, jak tv, O-Channel Buat tv ad ANT

4. Public Figures Ini mau minta tolong alumni2 abnon yg skrg udah jadi artis (ex: Bekti, Dude, dll) untuk bantu promo via tweet (jadi buzzer gt namanya), terus dateng ke roadshow juga kalo bisa

4Roadshow Target: Car Free Day (no flyer), fakultas/kampus (UI depok, UI Salemba, Trisakti, Unpad, Mall (Cibubur Junction, Arion, Cipinang Indah, Tamini Sq), kota tua (maunya sih) pas roadshow adain photobooth ala ala abnon semenarik mungkin buat narik orang dateng dan isi form Follow up semua pihak yang berkaitan dengan target dalam roadshow Urus perizinan setiap roadshow Koordinasi banget sm anak acara Nandak massive gitu, tapi konsepnya flashmob di salah satu roadshow/CFD

5Video Post video di youtube dan website: Teaser ANT

BIDANG DOKUMENTASI& PRODUKSI MATERI PUBLIKASI

PROKER 1 Pembuatan video teaser yang dapat diputar dalam kegiatan roadshowPenjelasanMerupakan kelengkapan dalam kegiatan roadshowSOP1. Video teaser dibuat 2 buah:a. Video 1: 7 Februari 2014b. Video 2: 21 Februari 20142. Video bersifat mengajak dengan konsep menampilkan kegiatan positif Abang None Jakarta Timur beserta prestasi-prestasi yang dicapai

PROKER 2Pembuatan poster, spanduk, x-banner, dan media promosi lainnya secara digital dan cetakPenjelasanMerupakan kelengkapan dalam kegiatan-kegiatan Pemilihan Abang None Jakarta Timur 2014SOP1. Kegiatan-kegiatan Pemilihan Abang None Jakarta Timur 2014 yang dimaksud ada empat, yaitu:a. RoadshowPada kegiatan ini yang dibutuhkan adalah: 1 buah X-banner dengan menonjolkan pesan mengajak Disini Tempat Pendaftaran Abang & None Jakarta Timur 2014 1 buah spanduk dengan pesan dan fungsi yang sama 1 x 2.5m 3 buah poster (dan poster digital) berukuran A3 untuk ditempelkan di sekitar tempat roadshowb. Opening Pemilihan Abang None Jakarta Timur 2014 (Tahap Seleksi)Pada kegiatan ini yang dibutuhkan adalah: 1 buah spanduk besar dengan menonjolkan Selamat Mengikuti Kegiatan Pemilihan berukuran 2 x 3 m Poster digital untuk ditampilkan dalam InFocusc. Malam Keakraban 1 buah spanduk besar dengan tema malam keakraban dan berfungsi sebagai backdrop panggung berukuran 2 x 3 md. Malam Final 1 buah baliho mini berukuran 1,5 x 1,5 m untuk dipasang di konten acara bulanan TMII (perempatan Tamini Square) 1 buah spanduk ukuran 1 x 2,5 m untuk dipasang di dekat Gd. Sasono Langen Budoyo sebagai penanda lokasi kegiatan 1 buah backdrop untuk photo-booth pengunjung berupa spanduk dengan ukuran 2 x 3 m, menampilkan foto para peserta Abang None Jakarta Timur 2014 1 buah backdrop untuk panggung dengan ukuran 2 x 3 m (disesuaikan dengan tema/divisi acara)

PROKER 3Pemotretan Abang None Jakarta Timur 2014 untuk buku acara (bekerja sama dengan div. Acara)PenjelasanPemotretan ini diperlukan untuk memperkenalkan Abang None Jakarta Timur yang baru dalam buku acaraSOP1. bekerja sama dengan divisi acara menentukan tema dan konsep pemotretan2. melakukan perijinan dengan surat pengantar dari Sudin Pariwisata Jakarta Timur kepada tempat lokasi pemotretan3. menentukan fotografer berikut briefingnya

PROKER 4Mengkoordinasikan pengadaan tenaga outsource (bekerja sama dgn div sponsorship) untuk dokumentasi pemotretan Abang None Jakarta Timur 2014, malam keakraban, dan malam finalPenjelasanSetiap kegiatan yang dilakukan dalam kegiatan Pemilihan Abang None Jakarta Timur 2014 harus didokumentasikan dalam bentuk visual berupa foto maupun videoSOP1. Korbid mengkoordinasikan ketersediaan kamera. Kamera yang dibutuhkan dalam setiap kegiatan adalah sebagai berikut:a. Opening/Tahap Seleksi:2 buah kamera SLR dan 1 buah kamera pocketb. Pembekalan:1 buah kamera SLR dan 1 buah kamera pocketc. Malam Keakraban3 buah kamera SLR dan 2 buah Handycam/alat perekam videod. Malam Final(dengan tenaga outsource)

Dokumentasi tetep cari gak? Konsep2 dsb..Akomodasi tamu daerahKoordinasi sama media partner7