jbptunikompp gdl s1 2006 desianiika 3287 h. bab ii
DESCRIPTION
sgrTRANSCRIPT
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Rekapitulasi
Laporan rekapitulasi sangat penting artinya bagi seorang pimpinan karena
merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam
perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan.
2.1.1 Pengertian Rekapitulasi
1. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 828)
“ Rekapitulasi adalah ringkasan isi atau ikhtisar pada akhir laporan atau
akhir hitungan. “
2. Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992: 41)
Rekapitulasi adalah suatu kegiatan meringkaskan data sehingga menjadi lebih berguna bentuk, susunan, sifat atau isinya dengan bantuan tenaga tangan atau bantuan suatu peralatan dan mengikuti rangkaian langkah, rumus, atau pola tertentu.
2.1.2 Fungsi Laporan Rekapitulasi
a. Pertanggungjawaban dan pengawasan
Laporan rekapitulasi merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang
pejabat atau petugas kepada atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas
yang dibebankan kepadanya. Dari laporan itu, pihak atasan akan meneliti
tentang pelaksanaan fungsi dan tugas oleh pejabat yang bersangkutan
6
b. Penyampaian informasi
Bagi pejabat yang menerima, laporan rekapitulasi merupakan salah
satu sumber informasi yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi
dan tugas-tugasnya.
c. Bahan pengambilan keputusan
Dalam melaksanakan manajemen, pimpinan harus selalu mengambil
keputusan yang diperlukan setiap waktu. Untuk keperluan
pengambilan keputusan oleh pimpinan itu, dibutuhkan data atau
informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil.
d. Membina kerja sama
Laporan rekapitulasi dapat dijadikan sebagai salah satu alat untuk
membina kerja sama, saling pengertian, dan koordinasi yang setepat-
tepatnya antara atasan dan bawahan.
e. Pengembangan
Laporan rekapitulasi merupakan salah satu bentuk atau alat untuk
memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman.
2.2 Pengertian Data
1. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 88), “data adalah
keterangan yang benar dan nyata; keterangan atau bahan nyata yang dapat
dijadikan dasar kajian (analisis atau kesimpulan).“
7
2. Menurut Gordon B. Davis (2003 : 253) :
Data is a raw material for information, is defined as groups of nonrandom system which represent quantities, action, things, etc. Data is formed from characters. These may be alphabetic, numeric, or special symbols such as *, $ and @. Data is organized for processing purpose into data structure, file structure, and data bases.
Artinya :
Data adalah bahan mentah bagi informasi, dirumuskan sebagai kelompok
lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah-jumlah, tindakan-tindakan,
hal-hal, dan sebagainya. Data-data dibentuk dari lambang grafis. Lambang
grafis ini dapat alfabetis, numerik atau berupa lambang-lambang khusus
seperti *, $, dan @. Data-data disusun untuk mengolah tujuan-tujuan
menjadi susunan data, susunan kearsipan, dan pusat data atau landasan
data.
3. Menurut Jogiyanto Hartono (1999 : 692), “data merupakan kenyataan
yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata.“
4. Menurut Komaruddin Sastradipoera (2000 : 56), data dapat dianggap
memiliki dua arti yang berbeda, yaitu :
a. Data sebagai suatu pernyataan mengenai sesuatu yang telah terjadi tetapi belum diketahui karena belum dilaporkan. Data seperti ini mempunyai arti hipotesis.
b. Data sebagai pernyataan mengenai sesuatu yang belum terjadi atau bisa juga tidak terjadi. Data seperti itu secara kualitatif lebih merupakan “ramalan” (forecasting) atau prediksi daripada kenyataan.
8
2.3 Inventaris
Dalam setiap organisasi atau perkantoran harus memiliki inventaris atau
suatu asset kantor. Inventaris merupakan hal yang penting guna pelaksanaan
aktivitas kantor dan produktivitas kerja.
2.3.1 Pengertian Inventaris
1. Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 281), “inventaris adalah
daftar yang memuat barang milik kantor (sekolah, perusahaan, kapal,
dsb) yang dipakai dalam melaksanakan tugas. “
2. Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992 : 47) :
Inventaris adalah segala sesuatu hal mulai dari gedung, kendaraan, mesin-mesin kantor hingga perabot kantor dan alat bantu lainnya yang dimiliki perusahaan guna terlaksananya pekerjaan dan untuk meningkatkan produktivitas kerja.
2.3.2 Macam-macam Inventaris Kantor
1. Kendaraan
Kendaraan merupakan alat transportasi yang digunakan untuk
melakukan aktivitas kerja. Tak terbatas jenisnya, mulai dari kendaraan
roda dua hingga pesawat terbang atau helicopter.
2. Gedung
Adalah tempat yang penting untuk berlangsungnya office work dan office
management.
9
3. Tanah
Adalah merupakan asset yang dimiliki perusahaan dimana dapat
digunakan untuk membangun gedung tempat berlangsungnya aktivitas
kantor.
4. Perabot kantor
a. Meja tulis, lemari dan laci yang dapat dikunci
b. Meja mesin tik atau komputer dengan rak untuk persediaan kertas
c. Kursi yang dapat berputar dan dapat disesuaikan tinggi rendahnya
d. Tempat arsip atau filling cabinet
e. Rak buku, dan lain-lain.
5. Perlengkapan kantor
a. Buku-buku petunjuk informasi :
1). Encyclopedia (ensiklopedia) : untuk memperoleh keterangan
tentang sesuatu hal yang meliputi latar belakangnya dan uraian
dasar yang bersifat luas.
2). Yearbook (buku tahunan) : untuk mengetahui perkembangan
peristiwa-peristiwa dalam tahun-tahun yang terakhir.
3). Dictionary (kamus) : untuk mencari arti, perumusan, ejaan dan
peristilahan dari sesuatu hal.
4). Almanac (almanak) : untuk mencari fakta-fakta khusus dalam
sesuatu bidang tersendiri, termasuk angka-angka statistik.
10
5). Handbook (buku pegangan) : untuk memperoleh penjelasan yang
luas dan lengkap mengenai pokok soal dalam suatu bidang
spesialisasi.
6). Gazetteer, Atlas (kamus geografi) : untuk mencari keterangan
tentang suatu tempat.
7). Biographical dictionary (kamus riwayat hidup) : untuk mencari
keterangan tentang riwayat hidup seseorang yang sudah termasuk
tokoh.
8). Directory (daftar alamat) : untuk mencari nama alamat dari
seseorang suatu perusahaan atau organisasi-organisasi lainnya.
9). Buku tarip pos dan giro : untuk mengetahui biaya pengiriman yang
menggunakan fasilitas pos dan giro.
b. Perlengkapan lembaran
1). Jenis-jenis kertas :
Kertas HVS polos/berkepala surat 60 gram, 80 gram : untuk
pengiriman surat dan laporan.
Kertas Bond polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan
laporan.
Kertas Conqueror polos/berkepala surat : untuk pengiriman
surat dan laporan.
Kertas Concorde polos/berkepala surat : untuk pengiriman
surat dan laporan.
11
Kertas Strong Hold polos/berkepala surat : untuk pengiriman
surat dan laporan.
Kertas Union Skin polos/berkepala surat : untuk pengiriman
surat dan laporan.
Kertas Manifold Tissue (dorslag) : untuk tembusan surat.
Kertas Duplikator : untuk mencetak naskah yang akan
diperbanyak dengan mesin stensil.
Kertas Koran : untuk buram atau coret-coretan.
Kertas Fotokopi : untuk memperbanyak naskah dengan mesin
fotokopi.
Kertas Thermal Facsimile : untuk digunakan pada mesin
facsimile.
Kertas Continuous Form : untuk mencetak naskah yang diketik
dengan mesin komputer.
Kertas NCR (No Carbon Required) : untuk penggunaan tanpa
karbon yang dapat tembus ke rangkap berikutnya.
Overhead Transparency Films : lembaran yang digunakan
untuk presentasi dengan overhead projector, macam lembaran
itu terdiri dari plain paper copier, infrared transparency makers,
write-on trancparency film.
Kertas Stensil (stencil sheet) : untuk mengetik naskah yang
akan digandakan dengan mesin stensil.
12
Kertas Karbon : untuk dipergunakan tembus ke lembaran
dibawahnya.
2). Ukuran kertas
Octavo : untuk membuat/menulis memo
Kuarto : untuk membuat/menulis surat/laporan
Folio : untuk membuat/menulis surat/laporan
Double folio : untuk membuat laporan keuangan
3). Berbentuk buku
Tip Time Planner : untuk mencatat rencana, tindakan dan
supervisi.
Buku agenda : untuk mencatat kegiatan kerja dan janji temu
pimpinan.
Buku telepon/alamat abjad
Buku tulis tebal : untuk keperluan mencatat surat masuk dan
surat keluar, dll.
Buku catatan benda-benda pos.
Buku ekspedisi intern dan ekstern : untuk keperluan tanda
terima surat yang dikirim di dalam perusahaan dan keluar
perusahaan.
Note book : untuk membuat catatan-catatan.
Signature folder : untuk meletakkan surat-surat yang akan
ditandatangani pimpinan.
Buku kuitansi
13
Buku steno (steno block) : untuk mencatat pendiktean dengan
steno.
Buku kas bon
4). Berbentuk map
Stof map : untuk dipergunakan meletakkan berkas–berkas dan
dapat dipergunakan untuk map 3 warna yang diberi tanda
“Penting”, “Untuk Diselesaikan”, dan “Edaran”.
File guides
Hanging folders
File folders
Snellhecter map
5). Berbentuk formulir
Formulir kantor
Formulir cuti/sakit/ijin
Formulir permintaan perlengkapan dan perbaikan
Formulir Nota Pengantar Disposisi (NPD)
Formulir lembar pesan tamu/telepon
Formulir telegram
Formulir telex dan fax
Formulir telegram
Formulir perjalanan dinas
Dll
14
6). Sampul-sampul surat
Amplop tebal panjang putih untuk pos biasa.
Amplop tipis panjang dengan pinggiran merah biru untuk pos
udara.
Amplop tebal persegi putih.
Amplop tipis persegi dengan pinggiran merah biru.
Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) untuk
mengirim surat/dokumen tebal menggunakan pos biasa.
Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) dengan
pinggiran merah biru untuk mengirim dokumen tebal dengan
menggunakan pos udara.
Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) berkait yang
digunakan untuk mengirim surat/dokumen tebal melalui pos
tidak ditutup lem.
Amplop berjendela (window envelope) biasanya dipakai untuk
mengirim keterangan-keterangan bank, faktur-faktur dan lain-
lain.
c. Perlengkapan Non Lembaran
1). Desk tidy untuk penyimpanan pensil dan ballpoint, paper clips,
penghapus kare, penggaris dan sebagainya.
2). Desk calendar (tanggalan meja) dan agenda untuk mencatat
janji temu.
15
3). Letter tray (baki surat) untuk meletakkan surat masuk dan surat
keluar.
4). Rotary list finders dan teledex untuk mencatat nama, alamat
dan nomor telepon sesuai abjad.
5). Name card case (kotak kartu nama) untuk meletakkan kartu
nama sesuai abjad.
6). Copy holder alat penyandang naskah/bahan ketikan.
7). Clipboards/clip holder papan dengan penjepit untuk alas
menulis.
8). Printer ribbons (pita printer), typewriter ribbons (pita mesin
tik), calculator ribbons (pita kalkulator), telex ribbons (pita
telex).
9). Date stamp (stempel tanggal), stamp pad (bantalan stempel),
stamp ink (tinta stempel), stamp racks (rak stempel).
10). Automatic pencil sharpener untuk rautan pensil.
11). Labelmakers/signmakers untuk alat pembuat label.
12). Paper cutter untuk alat pemotong kertas.
13). Cash box untuk menyimpan uang,dll.
14). Alat pembersih mesin tik.
15). Penghapus/alat koreksi terdiri dari : correcting fluid, correcting
paper, correcting tape, koreksilak dan penghapus karet.
16). Jepitan kertas (paper clips), jepitan dokumen tebal (binder
clips).
16
17). Perforator/punch drill untuk melobangi kertas dua/tiga lubang
dan reinforcement rings atau fastonal untuk memperbaiki
sobekan kertas bekas lobang perforator atau punch drill.
18). Stapler untuk menyatukan kertas, staples untuk isi dari stapler
dan staple remover untuk melepas/mencabut staples.
19). Lem/perekat.
20). Selotape, scothtape, selotape dispenser (tempat seloptape)
21). Penggaris
22). Gunting
23). Pisau pembuka surat
24). Karet gelang
25). Paku payung
6. Mesin kantor
a. Over head projector (OHP) adalah salah satu alat penunjang yang
diperlukan dalam rangka mempresentasikan sesuatu atau memberi
penjelasan secara visual.
b. Mesin tik (typewriter). Jenis mesin tik dapat digolongkan menjadi :
1). Menurut tenaga penggeraknya
Manual
Listrik
2). Menurut panjang gandarannya :
Portable
Standard
17
3). Menurut jenis hurufnya :
Jenis huruf PICA (dalam satu inchi memuat 10
entakan)
Jenis huruf ELITE (dalam satu inchi memuat 12
entakan)
c. Mesin tik elektronik (memorywriter) adalah alat hasil
pengembangan dari mesin tik dan merupakan kebutuhan primer
dalam suatu kantor modern.
d. Mesin hitung ; dapat digolongkan ke dalam :
1). Mesin jumlah atau manual (listing)
2). Mesin hitung atau calculator
e. Mesin pengganda (mesin stensil) adalah mesin yang dapat
memperbanyak naskah asli menjadi lebih dari 2 lembar (copy).
f. Mesin photocopy adalah alat penggandaan secara praktis, karena
setiap saat diperlukan, dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
g. Mesin penghancur kertas (shredder) adalah salah satu alat yang
digunakan untuk menghancurkan berkas kertas dengan cara yang
aman.
h. Mesin penyalin dikte (transcribing machine) adalah salah satu
mesin yang digunakan untuk menyalin bahan rekaman kaset dari
pimpinan dan menghemat waktu.
i. Komputer (computer) adalah rangkaian peralatan elektronik yang
dapat melakukan pekerjaan, secara sistematis, berdasarkan instruksi
18
atau program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan
menampilkan keterangan bilamana diperlukan.
j. Teleprinter exchange (telex) adalah mesin untuk melakukan
komunikasi dimana suatu pesan atau berita dapat diterima pada saat
pesawat tidak dilayani.
k. Facsimile (telecopier) adalah alat untuk mengirim informasi, baik
berupa tulisan atau gambar dengan cepat dan mudah.
l. Pesawat telepon adalah alat komunikasi yang dapat digunakan oleh
2 (dua) orang atau lebih melalui suara.
2.4 Microsoft Excel XP
Pada saat ini, software yang paling diminati oleh masyarakat adalah
Microsoft Windows XP. Alasannya karena Microsoft Windows XP merupakan
pembaharuan sistem operasi Windows yang berbasis Windows NT (New
Technology), dimana didalamnya terdapat banyak utility eksternal yang dibuat
pihak ketiga guna melengkapi fasilitas standar sistem dan mempermudah
pemakaian sistem operasi Windows XP. Selain itu, dalam sistem operasi
Windows XP, terdapat pula utility internal yang siap pakai. Utiliy tersebut
diletakkan pada menu Start submenu All Programs, window My Computer dan
My Documents.
Salah satu program yang terdapat dalam utility internal dan merupakan
program yang paling diminati untuk menghitung serta memproyeksikan yaitu
Microsoft Excel XP. Microsoft Excel XP merupakan penyempurnaan dari
19
Microsoft Excel versi sebelumnya yaitu Excel 2000, namun penyempurnaan ini
tidak mengalami perubahan besar-besaran akan tetapi lebih dikonsentrasikan agar
program aplikasi ini lebih mudah dipakai, lebih fleksibel, lebih mudah
diintegrasikan dengan program aplikasi Microsoft Office XP lainnya, dapat
bekerja bersama pada sistem jaringan dengan lebih baik serta dapat memanfaatkan
fasilitas yang terdapat di Internet maupun Intranet.
Microsoft Excel XP ini menggunakan rumus dan fungsi, memformat
tampilan data, dapat bekerja dengan fungsi logika, menyelesaikan perhitungan
dari suatu data, menggunakan rumus aritmatika, dan fungsi penghitungan lainnya.
Microsoft Excel juga lebih banyak menggunakan mouse untuk mempermudah
pekerjaan sedangkan keyboard lebih efisien untuk mengedit atau mengetik data.
2.4.1 Pengertian Microsoft Excel XP
Microsoft Excel XP merupakan suatu program spreadsheet (lembar kerja
elektronik) dengan modus grafik atau grafhical user interface (GUI). Microsoft
Excel XP mempunyai fasilitas-fasilitas yang lengkap untuk mengolah lembar
kerja yang ditunjang dengan fasilitas grafik dan database, serta mudah untuk
digunakan.
Ahmad Iskandar Z dalam bukunya yang berjudul Komputer Aplikasi
Perkantoran (2003 : 107), mengemukakan sebagai berikut :
Microsoft Excel XP adalah salah satu program aplikasi spreadsheet canggih yang paling popular dan paling banyak digunakan untuk membantu terutama untuk proses menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mempresentasikan data.
20
2.4.2 Mengenal Microsoft Excel XP
Pada saat menjalankan Microsoft Excel XP, sebuah workbook kosong
akan dibuka. Workbook ini terdiri dari beberapa lembar kerja (worksheet)
sebagaimana terlihat di layar. Dalam keadaan standar terdapat 3 (tiga) worksheet
yaitu Sheet1, Sheet2, dan Sheet3. Tetapi kita juga dapat menyisipkan sheet baru
apabila diinginkan.
Lembar kerja Microsoft Excel terdiri dari 256 kolom, mulai dari kolom A
sampai dengan kolom IV dan 65536 baris dari baris 1 sampai dengan baris 65536.
Untuk lebih jelasnya, lihat gambar berikut ini :
baris judul baris menu toolbar toolbar standard formatting
Tab Worksheet Baris Status
21
Task pane
Row
Formula bar
column
Toolbar drawing
Sel
Baris Penggulung
Sumber : Komputer Aplikasi Perkantoran – Ahmad Iskandar Z, 2003
Gambar 2.1 Elemen Dasar Microsoft Excel XP
Keterangan :
a. Baris Judul (Title Bar) berisi nama jendela atau nama judul program
aplikasi (Window Title) dan nama dokumen yang sedang dibuka.
b. Baris Menu (Menu Bar) adalah barisan perintah berupa menu yang
terletak di bawah baris judul.
c. Toolbar digunakan agar dapat memilih dan menjalankan suatu
perintah dengan cepat dan mudah, terutama untuk perintah-perintah yang
sering digunakan. Terdiri dari 3, yaitu toolbar standard, toolbar
formating, dan toolbar drawing.
d. Task pane adalah jendela yang terdapat di sebelah kanan dokumen
yang akan membantu pada saat menyunting dokumen.
e. Formula bar adalah baris rumus yang akan menampilkan informasi
mengenai isi sel yang sedang aktif (disorot) di lembar kerja.
f. Sel (cell) adalah perpotongan antara kolom dan baris.
g. Baris (Row) terdiri dari baris 1 sampai dengan baris 65536.
h. Kolom (Column) terdiri dari kolom A sampai kolom IV.
i. Tab Worksheet terdiri dari 3 worksheet yang diberi nama Sheet1,
Sheet2, dan Sheet3 dalam keadaan standar.
j. Baris Status (Status Bar) memberikan informasi mengenai sesuatu
hal yang berhubungan dengan posisi titik sisip sekarang berada.
22
k. Baris Penggulung (Scroll Bar) digunakan untuk menggulung layar
baik baris per baris maupun layar per layar.
23