DRP

PAGE 41

Bab 2Landasan Teori2.1. PendahuluanAwal berkembangannya Distribution Requirement Planning (DRP) adalah sebagai sebuah metode teknik untuk perencanaan pendistribusian perusahaan manufaktur. Metode ini dihasilkan dari pengalaman perusahaan manufaktur. DRP telah diperluas pada pendistribusian proses di dalam manufaktur. Selain itu DRP dapat mengkoordinasikan logistik antar organisasi atau antara pusat pusat distribusi yang berbeda tempat secara geografis. Bahkan Konsep dari DRP memungkinkan suatu integrasi dari proses supply chain. Konsep ini akan menyelesaikan masalah dalam menyeimbangkan penggunaan assset dan ongkos operasi yang bertujuan untuk kepuasan pelanggan. Selain itu DRP dapat meningkatkan kegiatan customer service, inventory management, purchasing, manufacturing effectiveness, dan profit maximation.DRP menggunakan teknik time phased planning seperti pada MRP dalam manufaktur, dengan menggunakan teknik yang sama time phased planning dalam distribusi dan manufaktur. Beberapa permasalahan tradisional yang ditemukan dalam distribusi dan manufaktur yaitu permasalahan pengurangan ongkos atau penghapusan dari beberapa tahap dalam manufaktur. Filosofi dari manajemen DRP adalah untuk mengatur pendistribusian yang mengalami peluasan dalam supply chain, biasanya dalam perusahaan antara manufaktur dan distribusi dipisahkan, pemisahaan ini akan berakibat pada timbulnys masalah pada perusahaan, seperti inefficiencies, cost penalties dari perbedaan proses, sistem dan bahkan pada conflicting goals.Distribusi Resource Planning(DRP) memberikan kerangka kerja untuk menerapkan centralized push system dalam manajemen distribusi inventori. Istilah DRP memiliki dua pengertian yang berbeda, yaitu: distribution requirement planning dan distribution resource planning. Distributon requirement planning berfungsi menentukan kebutuhan kebutuhan untuk mengisi kembali inventori pada branch warehouse (synonym; distribution center). Sedangkan Distribution Resource Planning merupakan perluasan dari Distribution Requirement Planning yang mencakup lebih dari sekedar sistem perencanaan dan pengendalian pengisian kembali inventori, tetapi ditambah dengan perencanaan dan pengendalian dari sumber sumber yang terkait dalam sistem seperti ; warehouse space, tenaga kerja, uang, dan fasilitas transportasi. Termasuk disini adalah keterkaitan dari replenishment system ke financial system dan penggunaan simulasi sebagai alat untuk meningkatkan performansi sistem. (Gaspersz, Vincent, 2001.).

Perluasan perhitungan dalam distribution requirement planning yang didasarkan ke dalam suatu pendekatan managerial yang lebih luas untuk distribution resource planning dan kendali disebut DRP 2. Hal ini memiliki kesamaan pada perluasan material requirement planning (MRP) ke arah sebuah proses manufacturing resource planning (MRP 2). Singkatan dan istilah baru ini muncul ketika perusahaan belajar bagaimana cara mengintegrasikan logistik produksi dan distribusi dengan bantuan yang berdasarkan pada komputer (information system), dan untuk mengintegrasikan MRP 2 dengan DRP 2 ke dalam suatu yang digabungkan sampai pada proses pengawasan dan pada logistics management information.2.2. Konsep Dasar DRP

DRP is management process that determines the needs of inventory stocking locations and ansures that supply sources will be able to meet the demand(Andrew J Martin,1995.).

DRP mengerjakan perencanaan pergerakan material ke dalam dan ke luar dari suatu jaringan distribusi. DRP membuat material yang tersedia sedemikian rupa sehingga inventori dapat ditarik melalui jaringan distribusi untuk menyediakan material secara "just in time " yang akan menjawab permintaan pelanggan.2.2.1. Time Phased PlanningTime Phased Planning adalah hal terpenting dalam DRP maupun MRP. Perencanaan kapasitas dapat digunakan dalam menentukan alat transportasi, letak gudang, maupun dalam menentukan kebutuhan sumber daya logistik. Dengan menggunakan informasi DRP, manajemen dapat membuat keseluruhan sumber daya distribusi merencanakan untuk mendukung strategi bisnis perusahaan di masa yang akan depan. Time Phase Order Point (TPOP) merupakan proses penjadwalan dari kebutuhan akan suatu produk atau persediaan berdasarkan tanggal atau periode tertentu. TPOP lebih menekankan pada manajemen aliran produk apabila kita bandingkan dengan sistem yang tradisional. Pada sistem ini terjadi suatu perubahan dari penjadwalan berdasarkan kuantitas persedian menjadi penggunaan dimensi waktu dalam mengoptimalkan penjadwalan suatu produk.

Pada sistem tradisional produk akan dipesan ketika posisi persediaan telah melewati reorder point (ROP), terlepas dari masalah apakah produk tersebut masih dibutuhkan atau tidak ataupun berapa besar jumlah produk yang perlu dipesan. Prinsip yang harus dianut adalah persediaan produk harus sesuai dengan batas yang telah ditentukan, tanpa memandang faktor lainnya seperti kebutuhan pada periode yang akan datang.

Dengan metode seperti itu maka metode tradisional cendrung lebih bersifat reaksi dibandingkan dengan sistem TPOP yang lebih bersifat mengantisifasi. Dengan sistem TPOP(Time Phase Order Point) ini seorang pengambil keputusan dapat mengantisipsi perubahan yang akan terjadi dibandingkan dengan hanya bereaksi terhadap perubahan yang telah terjadi. Masalah masalah yang akan timbul terjadi dapat diselesaikan sebelum masalah tersebut benar benar terjadi. Waktu pemesanan serta banyaknya pemesanan diatur secara sangat fleksibel. Fleksibelitas meningkatkan tingkat respon terhadap fluktuasi permintaan yang akhirnya dapat membuat seorang pengambil keputusan untuk memajukan atau memundurkan jadwal pemesanan produk.

Periode peramalan DRP sendiri tergantung dari kebijakan perusahaan dan jenis produk yang dijual. Namun pada intinya perencanaan DRP membutuhkan informasi mengenai lead time mengambil produk dari tingkat diatasnya ke DC yang berada pada level dibawahnya.

Penerapan DRP sebetulnya memakai logika yang ada didalam konsep Material Requirement Planning (MRP) dalam menentukan pemesanan untuk produk yang dependent. Hanya saja kalau didalam MRP kita mengenal adanya istilah Bill Of Material (BOM) dalam DRP kita mengenal Bill Of Distribution (BOD) sebagai akibat terpisahnya DC secara geografis. Logika TPOP DRP mirip dengan yang dilakukan dalam MRP yang dapat dijelaskan pada tahap berikut ini;

1. Proses peramalan terhadap demand konsumen selama beberapa periode kedepan digunakan sebagai input utama, istilah yang digunakan seperti biasa forecasting atau gross requirement.2. Pada tiap periode peramalan total persediaan yang ada (Projected On Hand) akan ditinjau ulang untuk setiap periode sesuai dengan data demand real pada periode sebelumnya yang telah ditentukan secara pasti. Disini akan terlihat seberapa besar error hasil peramalan. Rumus untuk mencari projected on hand (POH) adalah sebagai berikut;

POH = POH periode sebelumnya + Schedule Receipt + Planned Order Receipt - Gross Requirement

3. Apabila POH yang diramalkan pada beberapa periode yang akan datang bernilai negatif atau nilainya lebih kecil atau sama dengan safety stock. Maka untuk periode tersebut harus dilakukan Planned Order Receipt sesuai dengan kebutuhan.

4. Bila Planned Order Receipt sudah dijadwalkan maka Planned Order Release pun harus dijadwalkan sesuai dengan periode waktu Planned Order Receipt dikurangi dengan waktu lead time untuk pengiriman produk (goods).

5. Planned Order Release untuk DC tersebut akan menjadi Gross Requirement untuk jenjang distribusi yang lebih lanjut.

Dengan penerapan TPOP, sistem reorder point tidak lagi digunakan, secara kontinyu TPOP akan memonitor kondisi persediaan yang ada dan menentukan apakan persediaan periode tersebut dan persediaan yang akan datang sudah mencukupi waktu perubahan tersebut hanya dapat di implementasikan sampai suatu produk dikirimkan. Dengan kemampuan seperti itu, maka TPOP dapat beradaptasi dengan fluktuasi permintaan sehingga dapat diatur seminimum mungkin.

DRP merencanakan bergeraknya material ke dalam dan ke luar dari suatu jaringan distribusi. sistem ini telah dikembangkan untuk meningkatkan tingkat kualitas penyerahan produk kepada pelanggan, dengan melakukan minimasi terhadap inventory dan menurunkan total biaya-biaya distribusi.2.2.2. Tujuan Penerapan DRP

DRP provides the information needed for distribution an manufacturing management to effectively allocate inventory and productive capacity, to increase customer service, and to reduce inventory investment.(Fogarty, 1991.).

Tujuan utama DRP tentu saja mendapatkan hasil yang sebaik mungkin dalam pendistribusian suatu produk tertentu, yang dimaksudkan dalam proses ini adalah; produk tersebut dapat sampai pada tempat, kuantitas, serta waktu yang tepat. Informasi DRP ini akan dapat digunakan sebagai input untuk menentukan :

1. Kapasitas transportasi yang dibutuhkan dalam pendistribusian produk.

2. Kapasitas peralatan (pompa & pipa) yang dibutuhkan oleh bagian manufaktur.

3. Investasi untuk persediaan yang dibutuhkan oleh setiap DC (Distribution Center).

4. Tingkat produksi minimum yang dibutuhkan oleh tiap tiap produk dari DC.

Penggunaan DRP ini untuk menjawab pertanyaan sebetulnya adalah untuk melakukan penerapan DRP 2 (Distribution Resource Planning) dimana DRP 2 ini mempunyai cakupan yang lebih luas tidak hanya melakukan perencanaan,. Perkembangan DRP 2 ini sejalan dengan perkembangan MRP 2 (Material Resource Planning) yang kemudian membentuk konsep SCM (Supply Chain Management), konsep SCM yang merupakan keterkaitan antar DRP dan MRP.

Konsep DRP juga sebenarnya sangat dekat dengan istilah quick response(QR) dengan Continous Replenishment (CR) dari pabrik, distributor, pengecer, sampai konsumen.2.2.3. Distribution Planning Link

DRP adalah merencanakan hubungan antar pusat distribusi dan menyediakan informasi bagi manajemen sebagai langkah apa yang diperlukan untuk memastikan bahwa material di dalam jaringan distribusi pada tempat yang tepat, agar sesuai dengan business plan yang ada. Ketika business plan tidak bisa dilakukan oleh karena material tak tersedia, informasi DRP dan MRP akan mendeteksi adanya hal ini di depan, maka planner harus meninjau kembali terhadap perencanaan yang dibuat, dengan mengatur kembali terhadap waktu dan jumlah demand yang direncanakan.2.2.4. Transparent View Of DistributionAgar DRP berfungsi dengan baik, maka sistem distribusi harus dapat mengamati dengan detail bergeraknya material pada jaringan rantai persediaan. Stock keeping unit (SKU) setiap orang atau operator yang bertugas dalam distribusi akan diberi informasi tentang jumlah dan waktu material, agar operator dapat berhubungan dengan level distribusi diatasnya tentang ketepatan inventory yang ada. Oleh sebab itu dalam sistem distribusi ini harus adanya transparansi dari berbagai pihak, hal ini penting untuk kelancaran pada sistem pendistribusian yang ada.Manajemen inventori perusahaan harus menggunakan time phased planning untuk memenuhi sasaran dalam distribusi. Suatu perencanaan dalam hal ini sangatlah penting dalam menyediakan sumber daya material di masa mendatang untuk produksi. Proses perencanaan ini disebut MRP dalam pembuatan dan DRP dalam distribusi. Penggunaan time phased planning adalah syarat yang harus dipenuhi dalam hal pengisian kembali dalam DRP. DRP bertujuan untuk merencanakan material dan kebutuhan sumber sehingga mereka pada tempat dan waktu yang tepat. DRP menyediakan kesempatan yang terbaik untuk mencapai tepat pada waktunya dalam distribusi. Tanpa DRP, distribusi harus bersandar pada kesempatan yang tidak tentu atau pada permintaan yang berdasarkan pada pengalaman yang tidak ada tahapan logisnya, atau tidak bersandar pada waktu yang ada (history).2.2.5. Algoritma Dalam DRP

Input utama dalam penggunaan metode DRP ini adalah informasi yang mendetail mengenai suatu produk yang spesifik dari bagian pemasaran, dimana pemasaran mempunyai kontak langsung dengan konsumen akhir. Informasi tersebut akhirnya akan disimpan dan akan diperbaharui secara berkelanjutan disesuaikan dengan perubahan perubahan permintaan serta faktor faktor produksi dan distribusi.

Terlepas dari masalah letak lokasi DC, gudang Transit, faktor yang mempengaruhi pemasaran suatu produk lainnya. Permintaan dari konsumen akan suatu produk tertentu merupakan suatu hal yang sulit diprediksi oleh suatu perubahan. Dalam hal ini perusahaan tidak dapat memaksa konsumen untuk membeli produk mereka, melainkan sangat tergantung mengenai bagaimana keunggulan produk tersebut dibanding produk pesaingnya. Data permintaan konsumen pada masa lalu akan menentukan kapan, jumlah kuantitas, san jenis produk yang lebih banyak diproduksi. Data tersebut juga akhirnya akan menentukan berapa banyak produk yang akan dikirim ke tiap tiap DC.

Perhitungan logika kebutuhan perencanaan distribusi serupa dengan kebutuhan perencanaan material. Di dalam MRP, yang menjadi input adalah daftar kebutuhan bahan struktur produk, posisi akurat inventory, dan suatu pengendali jadwal produksi. Di dalam DRP,yang menjadi input masukan adalah struktur produk dalam jaringan distribusi, posisi inventory akurat, dan suatu jadwal permintaan yang direncanakan mingguan atau sehari-hari untuk masing-masing produk pada penempatan didalam masing-masing jaringan distribusi.

Gambar 2.1 The Base Stock System Flow Of Sales Date, Orders, And Inventory2.3. Karakteristik Dasar DRPPada gambar 2.1 merupakan contoh yang menggambarkan suatu jaringan distribusi. Pada dasarnya jaringan distribusi terbentuk akibat dipisahkan oleh perbedaan geografis, maka diperlukan suatu perencanaan bagaimana aturan pengisian kembali inventory dalam jaringan distribusi, yang tentunya akan adanya keterkaitan costs antara warehouse. Jadi pada dasarnya produk yang sampai pada customer telah melewati beberapa tahap level distribusi. Gambar 2.1 diatas menggambarkan hubungan distribusi dan resource. Sama halnya dengan bill of materials yang memiliki keterkaitan antar struktur produk tersebut. Maka dalam hal ini stock keeping unit (sku) haruslah digambarkan. Ini berarti bahwa suatu sumber utama (primary source) harus digambarkan untuk tiap-tiap tingkatan di dalam suatu jaringan distribusi item. Primary source dapat dikendalikan dengan membuat sublevelnya, atau dibuat bill dari berbagai sumber yang ada.DRP (Distribusi requirement planning) lebih tepat apabila dimasukkan kedalam bagian dari demand management, DRP sendiri merupakan suatu media yang dapat digunakan untuk mempertemukan antar konsumen, demand management, dan Master Production Scheduling (MPS), jadi dalam hal ini DRP mempunyai kemampuan untuk mengkoordinasikan aliran suatu produk mulai dari pabrik dimana produk selesai diproduksi hingga produk berada di Distribution Center (DC) sampai pada akhirnya produk tersebut sampai kepada konsumen.DRP menyediakan data yang pada akhirnya akan digunakan sebagai input dan feedback untuk melakukan penyesuaian dan pertimbangan bagi MPS yang mencerminkan adanya perubahan demand dari produk yang dipasarkan, apabila ternyata MPS tidak dapat diubah karena keterbatasan keterbatasan factor produksi, maka implikasi dari perubahan tersebut akan dievaluasi solusinya dan akan d2nformasikan kepada konsumen.

DRP dimulai dari level pemasaran yang paling rendah yaitu konsumen, dalam prakteknya mungkin diterapkan pada distribusi center atau pusat distribusi. Keputusan keputusan yang akan menjadi output dan DRP ini tergantung pada data demand dari konsumen. Demand konsumen merupakan suatu yang sangat fluktuatif dan sangat sulit diprediksi karena sangat dipengaruhi oleh banyak faktor.Pada intinya fungsi utama DRP adalah :

1. Mengolah semua data yang diperlukan pada seluruh distribution center yang digunakan untuk mengadakan perubahan dan perencanaan untuk memenuhi permintaan konsumen hasil peramalan serta untuk melakukan perencanaan mengenai persediaan yang d2nginkan.2. Sebagai input untuk semua bagian untuk mengambil keputusan baik menyangkut keputusan mengenai berapa jumlah yang harus diproduksi oleh pabrik bagaimana persediaan yang dikehendakai untuk mengantisipasi fluktuasi demand.2.3.1. Push And Pull Distribution System

Sistem distribusi dapat dipandang menjadi dua sistem yaitu push dan pull sistem. Dalam pull system setiap distribusi center menentukan sendiri produk yang d2nginkan dalam kualitas dan kuantitas yang diminta, sedangkan push system masing masing distribusi center bertindak sebagai penerima saja, dan produk dikirim oleh Master Distribution Center (MDC).

2.3.1.1. Pull System

Pada pull system masing masing DC (Distribution Center) membuat peramalan permintaan sendiri termasuk berbagai atribut seperti: bereapa safety stock yang d2nginkan, berapa ukuran pemesanan, dan berapa persediaan yang d2nginkan, jadi dalam hal ini DC bertindak sebagai badan yang independent dan Master Distribution Center (MDC) dalam hal ini tidak mencampuri urusan DC untuk menentukan kebijaksanaan mengenai hal hal tersebut dasn setiap DC akan menentukan kebutuhan permintaaan masing masing tanpa terpengaruh oleh MDC.Seringkali DC tidak dapat membuat berapa permintaan yang mereka butuhkan baik untuk berapa minggu atau beberapa bulan ke depan lalu kemudian hal yang dilakukan adalah melakukan pemasaran dalam jumlah yang besar. Disinilah sebetulnya permasalahan pada demand yang uncertainly dan ini juga akan menyangkut bahwa MDC akan sulit memprediksi berapa unit produk yang harus disediakan untuk memenuhi DC yang ada pada level bawahnya. Dalam hal ini peranan safety stock sangat berperan penting untuk mengantisipasi ketidakpastian tersebut.2.3.1.1. Push System

Pada push system setiap DC (Distribution Center) tidak melakukan permintaan sendiri, melainkan MDC (Master Distribution Center) yang menentukan kebutuhan kebutuhan yang harus dipenuhi masing masing DC tersebut berdasarkan peramalan dan pemesanan kembali. Dalam sistem ini safety stock yang dibutuhkan oleh MDC akan lebih terkendali dan tidak perlu disediakan dalam jumlah yang besar, namun sistem akan berdampak pada kerugian yang dialami oleh DC apabila hasil peramalan MDC tidak sesuai dengan kondisi yang terjadi baik di pasar, maupun pada DC saat itu. Hal ini akan dapat menyebabkan terjadinya lost sales, ataupun justru penumpukan goods pada DC karena terlalu banyak. 2.3.2. Safety Stock Dalam DRPSafety stock (SS) digunakan untuk mengatasi adannya faktor ketidakpastian dalam permintaan produk, karena berfluktuasinya suatu permintaan jenis produk, maka semakin banyak SS yang harus disediakan, tergantung pada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan SS pada sistem distribusi, diantaranya :

1. Letak Distribusi Center

2. Jenis Produk

Selain dalam bentuk Safety Stock, ada juga yang dapat menggunakan Safety Lead Time (SLT), metode ini dapat digunakan untuk jenis jenis produk yang waktu kedatangannya relatif tidak konstan dibandingkan dengan waktu manufakturnya. Dalam suatu perencanaan sistem distrinbusi yang baik tidak hanya memperhatikan faktor ketidakpastian adanya suatu produk, namun juga lokasi dimana produk tersebut harus disediakan.2.4. Konsep Dasar Manajemen Permintaan Pada dasarnya manajemen perminaan (demand management) didefinisikan sebagai fungsi pengelolaan dari semua permintaan produk untuk menjamin bahwa penyusun jadwal induk (master scheduler) mengetahui dan menyadari semua permintaan produk itu. Manajemen permintaan akan menjaring informasi yang berkaitan dengan peramalan (forecasting), order entry, order promising, branch warehouse requirements, pesan antar pabrik (interplant orders), dan kebutuhan untuk servis parts, seperti : suku cadang untuk pemeliharaan peralatan, keperluan-keperluan untuk bagian riset dan pengembangan produk, dll. secara garis besar aktivitas-aktivitas dalam menejemen pemerintahan dapat di kategorikan ke dalam dua aktivitas utama, yaitu :

1. Pelayanan Pesanan (order servis) dan

2. Peramalan (forecasting)

Pada dasarnya pelayanan pesan (order servis) merupakan suatu proses yang mencakup aktivitas-aktivitas penerimaan pesanan, pemasukan pesan (order entry), serta membuat janji pada pelanggan (order promising) berkaitan dengan produk dari perusahaan. Proses pelayanan pesan termasuk pula penerjemahan apa yang d2nginkan oleh pelanggan (customer) kedalam bentuk-bentuk yang digunakan oleh pembuat produk (manufacturer) atau pihak distributor. Pelayanan pesanan pada dasarnya bertanggung jawab untuk menanggulangi kebutuhan pelanggan dan berinteraksi dengan penyusun jadwal induk (master scheduler) guna menjamin ketersediaan produk.

Aktivitas peramalan merupakan suatu pungsi bisnis yang berusaha memperkirakan penjualan dan penggunaan produk sehingga produk-produk itu dapat dibuat dalam kuantitas yang tepat. Dengan demikian peramalan merupakan suatu dugaan terhadap permitaan yang akan datang berdasarkan pada variabel peramal, sering berdasarkan data deret waktu historis. Peramalan dapat menggunakan teknik-teknik peramalan yang bersipat pormal maupun informal. Aktivitas peramalan ini dapat dilakukan oleh departemen pemasaran dan hasil-hasil dari peramalan ini sering disebut sebagai : Ramalan penjualan (sales forecasts).

Berdasarkan uraian di atas kita mengenal dua sumber utma yang berkaitan dengan permintaan informasi produk, yaitu :

1. Ramalan terhadap produk independent demand yang bersifat tidak pasti (uncertain), dan

2. Pesnan-pesanan (order) yang bersifat pasti (certain).

Hal yang sangat penting dalam melakukan peramalan adalah tidak boleh meramalkan hasil-hasil yang dapat direncanakan atau dihitung, dalam industri manufactur dikenal adanya dua jenis permintaan yang sering disebut sebagai :

a. Dependent Demand, yaitu sebagai permintaan terhadap material part, atau produk yang terkait langsung dengan atau diturunkan dari struktur bill of material (BOM) untuk produk akhir atau untuk item tertentu.

b. Independent Demand, yaitu permintaan terhadap material, part atau produk, yang bebas atau tidak terkait langsung dengan struktur bill of material untuk produk akhir atau item tertentu.

2.4.1. Konsep Dasar Peramalan

Terdapat sembilan langkah yang harus diperhatikan untuk menjamin efektivitas dan efisiensi dari sistem peramalan dalam manajemen permintaan yaitu :

1. Menetukan tujuan dari peramalan.

2. Memilih item independent demand yang akan diramalkan.

3. Menentukan horizon waktu dari peramalan (jangka pendek, menengah, atau panjang).

4. Memilih model-model peramalan.

5. Memperoleh data yang ddibutuhkan untuk melakukan peramalan.

6. Validasi model peramalan.

7. Membuat peramalan.

8. Implementasi model peramalan.

9. Memantau keandalan hasil peramalan.2.4.1.1. Pola-pola Data Deret Waktu yang Umum Terjadi

NONSEASONALADDITIVE SEASONALMULTIPLICATIVE SEASONALITY

Constan

Level

Linear

Trend

Exponential Trand

Damped

Trend

Gambar 2.2. Pola Data Deret Waktu2.4.1.2. Pola PermintaanDalam peramalan khususnya time series, perlu diketahui dulu polanya. Pola permintaan dapat diketahui dengan membuat Scatter Diagram, yaitu pemplotan data histories selama interval waktu tertentu. Dari Scatter Diagram ini secara visual akan dapat diketehui bagaimana hubungan antara waktu dengan permintaan.

Dalam time series terdapat empat jenis pola permintaan yaitu :

1. Pola Trend

Pola trend bila data permintaan menunjukan pola kecendrungan gerakan penurunan atau kenaikan jangka panjang. Data yang kelihatannya berfluktuasi, apabila dilihat pada rentang waktuyang panjang akan dapat ditarik garis maya. Garis putus-putus tersebut itulah yang disebut garis trend. Bila data berpola trend, maka metoda peramalan yang sesuai adalah

a. Metoda Regresi Linier

b. Exponential Smoothing atau

c. Double Exponential Smoothing

Biasanya metoda regresi linier yang memberikan tingkat kesalahan yang lebih kecil.

Gambar 2.3. Pola Permintaan Trend2. Pola Musimam

Bila data yang kelihatannya berfluktuasi, namun fluktuasi tersebut akan terlihat berulang dalam suatu interval waktu tertentu, maka data tersebut berpola musimam. Disebut pola musimam karena permintaan ini biasanya dipengaruhi oleh musim sehingga biasanya interval perulangan data ini adalah satu tahun. Metoda yang sesuai dengan pola musimam adalah

a. Metoda Winter (sangat sesuai)

b. Moving Average atau

c. Weight Moving Average

Gambar 2.4. Pola Permintaan Musimam3. Pola Siklikal

Pola siklikal adalah bila fluktuasi permintaan secara jangka panjang membentuk pola sinusoid atau gelombang atau siklus. Pola siklikal mirip dengan pola musimam. Pada pola musimam tidak harus membentuk pola gelombang, bentuknya dapat bervariasi, namun waktunya akan berulang setiap tahun. Pola siklikal bentuknya selalu mirip gelombang sinusoid. Untuk menentukan data berpola siklikal tidaklah mudah. Kalau pola musimam rentang waktu satu tahun dapat dijadikan pedoman, maka rentang waktu perulangan siklikal tidak tentu. Metoda yang sesuai dengan pola siklikal adalah :

a. Moving Average

b. Weight Moving Average dan

c. Eksponential Smoothing

Gambar 2.5. Pola Permintaan Siklikal

4. Pola Eratik/Random

Pola eratik adalah bila fluktuasi data permintaan dalam jangka panjang tidak dapat digambarkan oleh ketiga pola lainnya. Fluktuasi permintaaan bersifat acak atau tidak jelas. Tidak ada metoda peramalan yang direkomendasikan untuk pola ini. Hanya saja, tingkat kemampuan seorang analis peramalan sangat menentukan dalam pengambilan kesimpulan mengenai pola data.

Gambar 2.6. Pola Permintaan Eratik/Random2.4.1.3. Tipe Umum dari Data untuk Peramalan PermintaanNoDeskripsiData PublikasiData AsliData Deret Waktu

1Jangka waktuPanjangMenengahPendek

2Pengguna (User)Manajemen puncak / Fungsi pemasaranFungsi pemasaranFungsi produksi / Operasi

3Biaya untuk memperoleh data MediumTinggiRendah

4Kemudahan memperoleh dataModerateSulitMudah

5MetodePublikasiRiset pasarPermintaan historis

Tabel 2.1. Tipe Umum dari Data untuk Peramalan Permintaan2.4.1.5. Masalah dan Tindakan yang Harus Diambil Berkaitan dengan Kualitas Data NoMasalahTindakan

1

2

3

4

5Kesalahan data (data error)

Perubahan tetap dalam data

Permintaan tidak normal

Data hilang

Variasi normalIdentifikasi dan koreksi data

Mengubah model peramalan

Melakukan saringan dan penyesuaian

Memperoleh data asli atau substitusi data

Menerima data itu

Tabel 2.2. Masalah dan Tindakan yang Harus Diambil Berkaitan dengan Kualitas Data

2.4.1.6. Alasan Terjadi Galat Ramalan dan Tindakan yang Harus DiambilNoAlasan Terjadi Galat RamalanTindakan yang Harus Diambil

1Perubahan dari data pola data dasarMengubah model peramalan

2Faktor eksternal (termasuk promosi, aktivitas pesaing, cuaca, konflik internasional, dll)Identifikasi dan lakukan penyesuaian model peramalan dengan factor eksternal itu

3Variasi acak normalTerima model peramalan itu

4Kesalahan Pemasukan dataIdentifikasi dan koreksi

5Perubahandalam factor ekstrinsikIdentifikasi dan lakukan penyesuaian model peramalan dengan factor ekstrinsik itu

6Kehilangan dataMencari data asli atau substitusi data itu

7Tingkat disagregasiTerima Model peramalan itu

Tabel 2.3. Alasan Terjadi Galat Ramalan dan Tindakan yang Harus Diambil2.4.2. Model Peramalan

Dalam system peramalan, penggunaan berbagai model peramalan akan memberikan nilai ramalan yang berbeda dan derajat dari galat ramalan (forecast error) yang berbeda pula. Salah satu seni dalam melakukan peramalan adalah memilih model peramalan terbaik yang mampu mengidentifikasi dan menanggapi pola aktivitas histories dari data. Berdasarkan tingkatan awal peramalan, metoda peramalan dapat dibagi menjadi beberapa bagian.

1. Metoda top-down

2. Metoda Bottom-up

3. Metoda interprestasi permintaan

Secara umum model peramalan tersebut bisa dilakukan dengan metoda sebagai berikut :

1. Metoda Kualitatif

2. Metoda Kuantitatif

Untuk metoda Kuantitatif dikelompokan kedalam dua kelompok utama, yaitu :

a. Intrinsik = berdasarkan pada pola historis dari data itu sendiri (metoda time series)

b. Ekstrinsik = berdasarkan pada pola-pola eksternal (metoda nontime series)

Metoda Kualitatif biasanya digunakan bila tidak ada atau sedikit data masa lalu tersedia. Dalam metoda ini, pendapat para pakar dan prediksi mereka dijadikan dasar untuk menetapkan permintaan yang akan datang. Metoda Kualitatif yang banyak dikenal adalah metoda delphi dan metoda kelompok nominal (nominal group technique).

Metoda Kuantitatif. Pada metoda ini, suatu set data historis (masa lalu) digunakan untuk mengekstara polasi (meramalkan) permintaan masa depan.

Beberapa Metoda yang masuk kedalam metoda time series :

1. Metoda Free Hand (grafis)

2. Metoda Moving Average

3. Metoda Weight Moving Average

4. Metoda Exponential Smoothing

5. Metoda Regresi Linier sederhana

6. Metoda Interpolasi Gregory-Newton

7. Metoda Winter

8. dan lain-lain

Beberapa metoda yang termasuk nontime series adalah :

1. Metoda-metoda Ekonometrik

2. Metoda Analisis Input-Output

3. Metoda Regresi dengan variabel bebas bukan waktu2.4.2.1 Metoda Top-Down

Metoda top-down sering dimulai dengan hasil-hasil peramalan berbagai kondisi bisnis umum yang dibuat oleh para ekonom dalam lembaga-lembaga pemerintahan, perusahaan-perusahaan besar, atau perguruan tinggi. Sehingga peramalan ini termasuk kedalam peramalan ekonometrik.

2.4.2.2 Metoda Bottom-Up

Peramalan dengan metoda ini dimulai dengan perkiraan permintaan produk akhir individual, pertama, dicari inormasi daripengecer mengenai permintaan konsumen, pendapat distributor mengenai perilaku permintaan produk, dan perkiraan dari orang orang penjualan. Informasi ini selanjutnya ditambah dengan informasi mengenai pola permintaan dimasa lalu dan dianalisis untuk membuat perkiraan berapa banyak setiap produk akhir akan dijual perusahaan tahun depan atau berapa jam pelayanan yang akan diminta, berikutnya, peramal menambahkan ramalan produk-produk lainnya dan memperoleh hasil peramalan total (peramalan agregat). Umumnya perusahaan menggunakan metoda top-down dan bottom-up secara bersamaan dan berikutnya menggunakan metoda delphi untuk meyakinkan hasil ramalan tersebut.2.4.2.3 Metoda Interpretasi PermintaanDalam kenyataan, penerapan metoda-metoda peramalan (terutama metoda kuantitatif) seringkali tidak mampu menjawab permasalahan, artinya hasil peramalan tidak tepat dengan kenyataan. Hal ini bisa terjadi akibat data historis yang tak dapat begitu saja digunakan. Misalnya suatusaat ada lonjakan permintaan. Apakah lonjakan ini murni atau karena ada pemogokan di pabrik pesaing ? bila tidak ada bukti bahwa faktor-faktor ekstern yang menyebabkan, berarti data permintaan yang melonjak ini dapat digunakan untuk dianalisis guna membuat peramalan. Bila lonjakan ini disebabkan faktor eksternal, maka data harus direvisi dulu (diturunkan) sesuai mestinya, dapat dilakukan dengan melihat kecendrungan atau pola permintaan keseluruhan di masa lalu. Motoda ini sifatnya subjektif, syaratnya peramal harus memiliki keluasan wawasan dan kemampuan menganalisis secara terpadu keseluruhan penyebab naik-turunnya permintaan.

2.4.2.4 Metoda DelphiMetoda delphi pada dasarnya merupakan proses untuk mencapai konsensus (kesepakatan kelompok) pakar yang terlibat dalam peramalan. Langkah-langkah dalam metoda delphi adalah sebagai berikut :

1. seorang yang terpilih menjadi kordinator panel mengajukan kuisioner secara tertulis kepada para anggota panel. Isi pertanyaan dapat menyangkut berbagai hal yang berkaitan dengan perkiraan dimasa yang akan datang. Pertanyaan ini dimaksudkan untuk ditanggapi oleh setiap anggota panel secara tertulis pula

2. Masing-masing anggota kelompok menanggapi pertanyaan koordinator tersebut dan menyerahkan hasilnya secara tertulis. Dalam menanggapi pertanyaan koordinator, tidak diadakan komunikasi antar anggota satu dengan anggota lainnya.

3. koordinator mengedit tanggapan tertulis dari masing-masing anggota, merangkum jawaban kelompok dengan disertai penjelasan dan lain-lain informasi yang dikemukakanoleh para anggota panel. Hasil tersebut kemudian dikirim kepada para anggota panel dengan disertai pertanyaan-pertanyaan berikutnya untuk ditanggapi secara tertulis.

4. masing-masing anggota kelompok mananggapi pertanyaan koordinator. Biasanya tanggapan anggota panel ini diwarnai oleh rekapan hasil langkah 3.

5. koordinator (seperti langkah 3) mengedit, merangkum, dan seterusnya. Demikian prosesnya berulang antara tiga sampai empat kali, sehingga akhirnya koordinator menilai cukup memuaskan terhadap hasil panel yang merupakan konvergensi rasional dari kelompok.

Kunci keberhasilan Metoda Delphi pada dasarnya tergantung pada kompetensi koordinator dan kepakaran anggota panel serta variasi pengalamannya.

2.4.2.5 Metoda Kelompok Nominal

Metoda kelompok nominal melibatkan orang-orang yang berpengalaman dalam berbagai bidang. Perbedaan dengan metoda delphi terletak pada interaksi antar anggota panel. Dalam metoda ini terdapat diskusi antar anggota secara langsung dan secara tatap muka, sedang dalam metoda delphi sama sekali tidak ada interaksi lisan. Langkah-langkah metoda kelompok nominal adalah sebagai berikut :

1. Kelompok terdiri atas 7 sampai 10 orang ahli bertemu dalam suatu ruangan dan duduk dalam formasi meja bundar, sehingga masing-masing anggota panel dapat saling menatap. Seorang fasilitatir membagikan berkas mengenai masalah tertentu kepadsa anggota kelompok dengan maksud untuk ditanggapi secara tertulis oleh masing-masing anggota.

2. Masing-masing anggota menulis tanggapan secara perorangan tanpa mengadakan diskusi dengan anggota lain.fasilitator kemudian mempersilahkan masing-masing anggota secara bergantian mempresentasikan ide-ide yang ditulis tanpa diberi komentar oleh anggota lain. Fasilitator merekam ide-ide anggota panel agar semua anggota dapat membaca.

3. Fasilitator mempersilahkan kelompok untuk mendiskusikan setiap gagasan yang telah direkam. Dalam proses diskusi ini, bila terdapat kesamaan gagasan antar anggota, maka fasilitator merangkum dan merumuskannnya.

4. Setiap gagsan diolah oleh kelompok dan dirumuskan kembali, fasilitator akan mempersilahkan setiap anggota untuk membuat rangking dari gagasan-gagasan yang diterima kelompok. Rangking perorangan dibuat berdasarkan persepsi anggota mengenai prioritas dan elevansi. Rangking dibuat oleh setiap anggota secara tertulis.

5. Fasilitator mengumpulkan hasil rangking yang dibuat oleh setiap anggota dan menganalisisnya untuk mendapat hasil perhitungan rata-rata dari ranking perserta. Hasil inilah yang merupakan konsekuensi dari kelompok nominal.

Kunci keberhasilan dari metoda ini terletak pada kemampuan kelompok dalam mengidentifikasikan permasalahan dan dalam berfikir secara kreatif, serta kesediaan para anggota untuk berdiskusi serta berdialog dalam dalam membahas masa depan, wawasan para anggota sangatlah penting.

2.4.2.6 Metoda Time Series Metoda time series adalah metoda peramalan secara kuantitatif dengan menggunakan waktu sebagai dasar peramalan. Secara umum, permintaan pada masa yang akan datang dipengaruhi oleh waktu. Untuk membuat suatu peramalan diperlukan data historis (masa lalu) permintaan. Data inilah yang akan dianalisis dengan menggunakan parameter waktu sebagai dasar analisis.

Perlu dipahami bahwa tidak ada suatu metoda terbaik untuk peramalkan. Metoda yang memberikan hasil ramalan secara tepat belum tentu tepat untuk meramalkan data yang lain. Dalam peramalan time series, metoda peramalan terbaik adalah metoda yang memenuhi kriteria ketepatan ramalan. Kriteria ini berupa mean absolut deviation (MAD), mean square of error (MSE), atau mean absolut procentage of error (MAPE),

Peramalan dengan time series memiliki prosedur yang harus dilaksanakan secara utuh. Bila tidak, maka resiko-resiko berikut akan terjadi.

1. Hasil peramalan tidak valid, sehingga tidak dapat diterapkan.

2. Kesulitan memilih metoda peramalan yang akan memberikan validitas ramalan tinggi.

3. Memerlukan waktu dalam melakukan analisis dan peramalan.

Prosedur peramalannya sebagai berikut :

1. Tentukan pola data permintaan. Dilakukan dengan cara memplotkan data secara grafis dan menyimpulkan apakah data itu berpola trend, musimam, siklikal, atau eratik/random.

2. Mencoba beberapa metoda time series yang sesuai dengan pola permintaan tersebut untuk melakukan peramalan. Metoda yang dicoba semakin banyak semakin baik, pada setiap metoda, sebaiknya dilakukan pula peramalan dengan parameter yang berbeda.

3. Mengevaluasi tingkat kesalahan masing-masing metoda yang telah dicoba. Tingkat kesalahan diukur dengan kriteria MAD, MSE, MAPE, atau lainnya. Sebaiknya nilai tingkatan kesalahan (apakah MAD, MSE, MAPE) ini ditentukan dulu. Tidak ada ketentuan mengenai berapa tingkat kesalahan maksimal dalam peramalan.

4. memilih metoda peramalan terbaik antara metoda yang dicoba. Metoda terbaik adalah metoda yang memberikan tingkat kesalahan terkecil dibanding metoda lainnya dan tingkat kesalahan tersebut di bawah batas tingkat kesalahan yang telah ditetapkan.

5. melakukan peramalan dengan metoda terbaik yang telah dipilih

2.4.2.7 Metoda Free Hand

Metoda free hand adalah metoda time series yang bersifat subjektif. Langkah pertama adalah memplotkan data historis (masa lalu) permintaan dalam sebuah gerafik. Kemudian dengan mellihat pola data tersebut secara visual, manual, dan logis ditentukan titik permintaaan untuk masa yang akan datang, selanjutnya untuk satu titik (periode waktu) ke depan akan dibuat perkiraan.

Gambar 2.7. Peramalan dengan Metoda Free HandMAKALAH

DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNING

(DRP)

Oleh ;

Harry Damanhuri

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

2005

EMBED Visio.Drawing.6

EMBED Visio.Drawing.6

EMBED Visio.Drawing.6

Sumber : Production & Inventory Management,Fogary,1991

EMBED Visio.Drawing.6

EMBED Visio.Drawing.6

EMBED Visio.Drawing.6

EMBED Visio.Drawing.6

7

_1172910215.vsdNameTitle

Factory

Central Warehouse

Regional Warehouse I

Regional Warehouse II

Retail Outlet B

Retail Outlet C

Retail Outlet A

Retail Outlet E

Retail Outlet F

Retail Outlet D

_1172910722.vsdDemand Data

Inventory Flow

Order Flow

_1165448274.vsd

_1165449147.vsd

_1165446933.vsd

_1165447836.vsd

_1165446311.vsd