instruksi jaksa agung republik indonesia nomor: … - sop pip.pdf... · masing untuk melaksanakan...

JAKSA AGUNG REPUBLIK INDONESIA

INSTRUKSI JAKSA AGUNG REPUBLIK INDONESIA

NOMOR: INS-001 / A / JA / 06 /2011

TENTANG

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

DI KEJAKSAAN REPUBLIK INDONESIA

JAKSA AGUNG REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka implementasi Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Jaksa Agung Republik Indonesia telah menerbitkan Peraturan Jaksa Agung Republik Indonesia Nomor: PER-032/A/JA/8/2010 tentang Pelayanan Informasi Publik di Kejaksaan Republik Indonesia, tanggal 25 Agustus 2010;

b. bahwa Kejaksaan Republik Indonesia telah menerima banyak

permohonan informasi dari publik yang harus direspon dengan cepat dan tepat sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

c. bahwa untuk mewujudkan pelaksanaan pelayanan informasi

publik yang cepat dan tepat, perlu diterbitkan Standar Operasional Prosedur Pelayanan Informasi Publik di Kejaksaan Republik Indonesia;

d. bahwa agar Standar Operasional Prosedur Pelayanan

Informasi Publik di Kejaksaan dapat segera berlaku di seluruh Indonesia, perlu diterbitkan Instruksi Jaksa Agung.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 16 Tahun 2004 tentang Kejaksaan

Republik Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 67, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4401);

2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan

Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4846);

3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan

Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038);

1

4. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071);

5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 61 Tahun

2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2010 Nomor 99, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5149);

6. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 38 Tahun

2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kejaksaan Republik Indonesia;

7. Peraturan Komisi Informasi Republik Indonesia Nomor 1

Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik (Berita Negara Republik Indonesia tahun 2010 Nomor 272, Tambahan Berita Negara Nomor 1);

8. Peraturan Jaksa Agung Republik Indonesia Nomor: PER-

032/A/JA/8/2010 tentang Pelayanan Informasi Publik di Kejaksaan Republik Indonesia;

9. Peraturan Jaksa Agung Republik Indonesia Nomor: PER-

009/A/JA/01/2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kejaksaan Republik Indonesia.

MENGINSTRUKSIKAN

Kepada : Para Pejabat Struktural di lingkungan Kejaksaan Agung, Kejaksaan Tinggi, Kejaksaan Negeri dan Cabang Kejaksaan Negeri;

Untuk : 1. Segera melakukan koordinasi dengan para pejabat struktural

dan seluruh staf yang ada pada satuan kerjanya masing-masing untuk melaksanakan tugas dan fungsinya berdasarkan Peraturan Jaksa Agung Republik Indonesia Nomor: PER-032/A/JA/8/2010 tentang Pelayanan Informasi Publik di Kejaksaan Republik Indonesia;

2. Segera menyelenggarakan pelayanan informasi publik di

Kejaksaan Republik Indonesia sesuai dengan Standar Operasional Prosedur sebagaimana terlampir dalam Instruksi ini;

2

3. Melaporkan pelaksanaan Instruksi ini kepada Wakil Jaksa Agung Republik Indonesia selaku Penanggung Jawab Pelayanan Informasi Publik di Kejaksaan Republik Indonesia secara berjenjang;

4. Instruksi ini mulai berlaku sejak ditetapkan.

Ditetapkan di : J a k a r t a Tanggal : 9 Juni 2011

JAKSA AGUNG

REPUBLIK INDONESIA

BASRIEF ARIEF

3

LAMPIRAN INSTRUKSI JAKSA AGUNG RI Nomor : INS-001/A/JA/06/2011 Tanggal: 9 Juni 2011

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

A. Penyelenggara Pelayanan Informasi Publik di Kejaksaan Republik Indonesia terdiri dari: 1. Kejaksaan Agung

a. Penanggungjawab dijabat oleh Wakil Jaksa Agung; b. Penanggungjawab Satuan Kerja dijabat oleh Jaksa Agung Muda

dan Kepala Badan; c. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dijabat oleh

Kepala Pusat Penerangan Hukum; d. Pejabat Informasi dijabat oleh Sekretaris Jaksa Agung Muda,

Sekretaris Badan, Inspektur, Direktur, Kepala Biro, dan Kepala Pusat;

e. Petugas Informasi dijabat oleh setiap pejabat eselon III; f. Petugas Meja Informasi dilaksanakan oleh staf di bawah Kepala

Pusat Penerangan Hukum.

2. Kejaksaan Tinggi a. Penanggungjawab dijabat oleh Wakil Kepala Kejaksaan Tinggi; b. Pejabat Informasi dijabat oleh Asisten dan Kepala Bagian Tata

Usaha; c. Petugas Informasi dijabat oleh setiap pejabat eselon IV; d. Petugas Meja Informasi dilaksanakan oleh staf di bawah Kepala

Seksi Penerangan Hukum.

3. Kejaksaan Negeri a. Penanggungjawab dijabat oleh Kepala Kejaksaan Negeri; b. Pejabat Informasi dijabat oleh Kepala Seksi, Kepala Sub Bagian

Pembinaan, Pemeriksa, dan Kepala Cabang Kejaksaan Negeri; c. Petugas Informasi dilaksanakan oleh staf pada satuan kerja

masing-masing Pejabat Informasi; d. Petugas Meja Informasi dilaksanakan oleh staf di bawah Kepala

Seksi Intelijen. Dalam hal Kejaksaan Negeri memiliki cabang, Petugas Meja Informasi dilaksanakan oleh staf di bawah Kepala Cabang Kejaksaan Negeri.

1


B. Penyusunan Daftar Informasi Publik di Kejaksaan Republik Indonesia mencakup kegiatan: 1. Penanggungjawab Kejaksaan Agung membuat Nota Dinas kepada

Penanggungjawab Satuan Kerja di Kejaksaan Agung untuk menyiapkan Rancangan Daftar Informasi Publik;

2. Penanggungjawab Satuan Kerja mendisposisi Nota Dinas Penanggungjawab Kejaksaan Agung, menugaskan, dan memberikan pengarahan kepada Pejabat Informasi Kejaksaan Agung, paling lama 1 (satu) hari kerja setelah menerima Nota Dinas dari Penanggungjawab Kejaksaan Agung.

3. Pejabat Informasi Kejaksaan Agung mendisposisi Nota Dinas Penanggungjawab Kejaksaan Agung, menugaskan, dan memberikan pengarahan kepada Petugas Informasi Kejaksaan Agung, paling lama 1 (satu) hari kerja setelah menerima disposisi Nota Dinas Penanggungjawab Kejaksaan Agung dari Penanggungjawab Satuan Kerja.

4. Petugas Informasi Kejaksaan Agung menyiapkan Rancangan Daftar Informasi Publik, paling lama 5 (lima) hari kerja setelah menerima disposisi Nota Dinas Penanggungjawab Kejaksaan Agung, penugasan, dan pengarahan dari Pejabat Informasi Kejaksaan Agung.

5. Pejabat Informasi Kejaksaan Agung menerima dan mengoreksi Rancangan Daftar Informasi Publik dari Petugas Informasi Kejaksaan Agung, paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah menerima dokumen tersebut.

6. Pejabat Informasi Kejaksaan Agung menyampaikan Rancangan Daftar Informasi Publik kepada Penanggungjawab Satuan Kerja, paling lama 1 (satu) hari kerja setelah mengoreksi Rancangan Daftar Informasi Publik tersebut.

7. Penanggungjawab Satuan Kerja mengoreksi Rancangan Daftar Informasi Publik dan meminta Pejabat Informasi Kejaksaan Agung untuk menyerahkannya kepada PPID Kejaksaan Agung, paling lama 1 (satu) hari kerja setelah mengoreksi Rancangan Daftar Informasi Publik tersebut.

2


3

8. Pejabat Informasi Kejaksaan Agung menyerahkan Rancangan Daftar Informasi Publik kepada PPID Kejaksaan Agung, paling lama 1 (satu) hari kerja setelah menerima hasil koreksi terhadap Rancangan Daftar Informasi Publik dari Penanggungjawab Satuan Kerja.

9. PPID Kejaksaan Agung membuat Rancangan Daftar Informasi Publik Kejaksaan Agung berdasarkan Rancangan Daftar Informasi Publik dari Pejabat Informasi Kejaksaan Agung, untuk dimintakan penetapannya kepada Penanggungjawab Kejaksaan Agung paling lama 5 (lima) hari kerja setelah menerima dokumen tersebut.

10. Penanggungjawab Kejaksaan Agung menetapkan Daftar Informasi Publik Kejaksaan Agung untuk diserahkan kembali kepada PPID Kejaksaan Agung, paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah menerima Rancangan Daftar Informasi Publik Kejaksaan Agung dari PPID Kejaksaan Agung.

11. PPID Kejaksaan Agung mendistribusikan Daftar Informasi Publik Kejaksaan Agung kepada:

a. Pejabat Informasi Kejaksaan Agung; b. Petugas Meja Informasi Kejaksaan Agung; dan c. Penanggungjawab Kejaksaan Tinggi dan Kejaksaan Negeri

paling lama 1 (satu) hari kerja setelah menerima dokumen tersebut.

12. Penanggungjawab Kejaksaan Tinggi dan Kejaksaan Negeri menetapkan Daftar Informasi Publik berdasarkan Rancangan Daftar Informasi Publik yang dibuat oleh PPID pada satuan kerjanya masing-masing, dengan berpedoman pada Daftar Informasi Publik Kejaksaan Agung, paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah menerima dokumen tersebut.


DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN DAFTAR INFORMASI PUBLIK Pelaksana Mutu Baku

No. Aktifitas P’Jawab Kejagung

P’Jawab Satuan Kerja

PPID Kejagung

Pejabat Informasi Kejagung

Petugas Informasi Kejagung

Petugas Meja

Informasi

P’Jawab di Kejati /Kejari

Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output

1. Penanggungjawab Kejaksaan Agung membuat Nota Dinas kepada Penanggungjawab Satuan Kerja di Kejaksaan Agung untuk menyiapkan Rancangan Daftar Informasi Publik

Nota dinas hari1 kerja

Diterimanya Nota Dinas oleh Pejabat Informasi

2. Penanggungjawab Satuan Kerja mendisposisi Nota Dinas Penanggungjawab Kejaksaan Agung, menugaskan, dan memberikan pengarahan kepada Pejabat Informasi Kejaksaan Agung

Nota dinas hari1 kerja

Diterimanya Nota Dinas oleh Penanggung-jawab Satuan Kerja

3. Pejabat Informasi Kejaksaan Agung mendisposisi Nota Dinas Penanggungjawab Kejaksaan Agung, menugaskan, dan memberikan pengarahan kepada Petugas Informasi Kejaksaan Agung

Nota Dinas hari1 kerja setelah menerimaNota Dinas

Diterimanya disposisi oleh Petugas Informasi

4. Petugas Informasi Kejaksaan Agung menyiapkan Rancangan Daftar Informasi Publik

Perja No: 032/A/JA/8/ 2010

PER- 5 hari kerja setelah menerimadisposisi

Rancangan Daftar Informasi Publik

5. Pejabat Informasi Kejaksaan Agung menerima dan mengoreksi Rancangan Daftar Informasi Publik

Ranca Daftar Informasi Publik dari

ngan 3 hari kerja setelah

Koreksi terhadap Rancangan Daftar Informasi

4


Pelaksana Mutu Baku



PPID Kejagung



Petugas P’Jawab Persyaratan/ Meja Informasi

di Kejati Waktu Output Kelengkapan /Kejari dari Petugas Informasi Kejaksaan Agung

Petugas Informasi

menerima masukan

Publik

6. Pejabat Informasi Kejaksaan Agung menyampaikan Rancangan Daftar Informasi Publik kepada Penanggungjawab Satuan Kerja

Ranca Daftar Informasi Publik

ngan 1 hari kerja setelah koreksi

Diterimanya Rancangan Daftar Informasi Publik oleh Penanggung-jawab Satuan Kerja.

7. Penanggungjawab Satuan Kerja mengoreksi Rancangan Daftar Informasi Publik dan meminta Pejabat Informasi Kejaksaan Agung untuk menyerahkannya kepada PPID Kejaksaan Agung



Rancangan Daftar Informasi Publik yang telah dikoreksi oleh Penanggung-jawab Satuan Kerja.

8. Pejabat Informasi Kejaksaan Agung menyerahkan Rancangan Daftar Informasi Publik kepada PPID Kejaksaan Agung



Diterimanya Rancangan Daftar Informasi Publik dari Pejabat Informasi oleh PPID Kejaksaan Agung

9. PPID Kejaksaan Agung membuat Rancangan Daftar Informasi Publik

Ranca Daftar Informasi

ngan 5 hari kerja

Rancangan Daftar Informasi

5


Pelaksana Mutu Baku



PPID Kejagung



Petugas P’Jawab Persyaratan/ Meja Informasi

di Kejati Waktu Output Kelengkapan /Kejari Kejaksaan Agung berdasarkan Rancangan Daftar Informasi Publik dari Pejabat Informasi Kejaksaan Agung

Publik Kejaksaan Agung

setelah menerima Rancangan Daftar Informasi Publik dari Pejabat Informasi

Publik Kejaksaan Agung

10. Penanggungjawab Kejaksaan Agung menetapkan Daftar Informasi Publik Kejaksaan Agung untuk diserahkan kembali kepada PPID Kejaksaan Agung.

Ranca Daftar Informasi Publik Kejaksaan Agung.

ngan 3 hari kerja setelah menerima Rancangan Daftar Informasi Publik

Ditetapkannya Rancangan Daftar Informasi Publik Kejaksaan Agung oleh Penanggung-jawab Kejaksaan Agung dan diterima oleh PPID.

11. PPID Kejaksaan Agunmendistribusikan Daftar Informasi Publik Kejaksaan Agung kepada:

g

a. Pejabat Informasi Kejaksaan Agung;

b. Petugas Meja Informasi Kejaksaan Agung; dan

Daftar Infor Publik Kejaksaan Agung

masi 1 hari kerja setelah menerima Daftar Informasi Publik Kejaksaan

Diterimanya Daftar Informasi Publik Kejaksaan Agung oleh pejabat dimaksud.

6


7

Pelaksana Mutu Baku



PPID Kejagung



Petugas Meja

Informasi

P’Jawab di Kejati /Kejari


c. Penanggungjawab Kejaksaan Tinggi dan Kejaksaan Negeri

Agung

12. Penanggungjawab Kejaksaan Tinggi dan Kejaksaan Negeri menetapkan Daftar Informasi Publik berdasarkan Rancangan Daftar Informasi Publik yang dibuat oleh PPID pada satuan kerjanya masing-masing, dengan berpedoman pada Daftar Informasi Publik Kejaksaan Agung

Daftar Infor Publik Kejaksaan Agung

masi 3 hari kerja setelah menerima Daftar Informasi Publik Kejaksaan Agung

Daftar Informasi Publik yang ditetapkan oleh Penanggung-jawab di Kejati dan Kejari setempat


8

C. Penyimpanan dan Pendokumentasian Informasi Publik di Kejaksaan Republik Indonesia mencakup kegiatan: 1. PPID mengirimkan Daftar Informasi Publik kepada seluruh Pejabat

Informasi dengan pengantar Nota Dinas, paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah Daftar Informasi Publik diterima dari Penanggungjawab;

2. Pejabat Informasi memerintahkan Petugas Informasi yang berada di bawah kendalinya untuk mengategorisasi informasi dan dokumen yang berada di unit kerjanya dengan mempedomani Daftar Informasi Publik, paling lama 2 (dua) hari kerja setelah menerima Daftar Informasi Publik dari PPID;

3. Petugas Informasi mengoordinasikan para pelaksana kegiatan yang berada di bawah kendalinya untuk menyimpan informasi dan dokumen yang berada di satuan kerjanya berdasarkan kategorisasi informasi, paling lama 2 (dua) hari kerja setelah menerima perintah dari Pejabat Informasi.

4. Pelaksana kegiatan:

4.1. mengategorisasi dan menyimpan informasi dan dokumen pada satuan kerjanya menurut sistem kearsipan yang baik dan benar, paling lama 5 (lima) hari kerja setelah setiap kegiatan dan/atau tugas selesai dilaksanakan;

4.2. melaporkan kegiatan dan/atau tugas penyimpanan dan pendokumentasian kepada Petugas Informasi yang menjadi atasannya setiap bulan, paling lama 2 (dua) hari kerja pada bulan berikutnya.


9

DIAGRAM ALIR PENYIMPANAN DAN PENDOKUMENTASIAN INFORMASI PUBLIK

Pelaksana Mutu Baku

No. Aktifitas Penanggung Jawab PPID Pejabat

Informasi Petugas

Informasi Pelaksana Kegiatan

Petugas Meja

Informasi


1. PPID mengirimkan Daftar Informasi Publik kepada seluruh Pejabat Informasi dengan pengantar Nota Dinas.

a. Nota Dinas; b. Daftar

Informasi publik

3 hari kerja setelah DIP diterima

Diterimanya DIP oleh Pejabat Informasi

2. Pejabat Informasi memerintahkan Petugas Informasi yang berada di bawah kendalinya untuk mengategorisasi informasi dan dokumen yang berada di unit kerjanya dengan mempedomani Daftar Informasi Publik .

a. Perintah; b. Daftar

Informasi Publik.

2 hari kerja setelah DIP diterima

Diterimanya DIP dari Pejabat Informasi oleh Petugas Informasi

3. Petugas Informasi mengoordinasikan para pelaksana kegiatan yang berada di bawah kendalinya untuk menyimpan informasi dan dokumen yang berada di satuan kerjanya berdasarkan kategorisasi informasi.

Daftar Info Publik

rmasi 2 hari kerja setelah menerima perintah

Dipahaminya arahan petugas informasi oleh para pelaksana kegiatan

4. Pelaksana kegiatan: 4. mengklasifikasi dan

menyimpan informasi dan dokumen pada satuan kerjanya menurut sistem kearsipan yang baik dan

1. a. Daftar Informasi Publik

b. Sistem kearsipan

5 hari kerja setelah setiap kegiatan

Disimpannya informasi dan dokumen menurut klasifikasi


10

Pelaksana Mutu Baku


Informasi Petugas

Informasi Pelaksana Kegiatan

Petugas Meja

Informasi


benar

selesai di-laksana-kan

Daftar Informasi publik

4.2. melaporkan penyimpanan dan pendokumentasian kepada Petugas Informasi yang menjadi atasannya.

La penyimpanan informasi & dokumen

poran Setiap bulan

Adanya lapbul penyimpanan informasi & dokumen


D. Pelayanan Informasi Publik di Kejaksaan Republik Indonesia mencakup kegiatan:

D. 1. Pelayanan Berbasis Permohonan 1. Petugas Meja Informasi dalam jangka waktu paling lama 2 (dua) hari

kerja setelah menerima permohonan informasi: a. mencatat permohonan masuk dalam buku register penerimaan; b. memeriksa persyaratan permohonan informasi; c. mengklarifikasi permohonan informasi apabila persyaratan

permohonan belum lengkap; d. meregister permohonan yang sudah lengkap; e. memberikan atau mengirimkan salinan formulir permohonan

setelah persyaratan dinyatakan lengkap sebagai tanda bukti; f. memeriksa Daftar Informasi Publik dan mencari informasi atau

dokumen yang dimohonkan dalam bank data pada Meja Informasi;

g. memberikan atau mengirimkan surat pemberitahuan, apabila informasi yang dimohon tercantum dalam Daftar Informasi Publik dan informasi atau dokumen yang dimohonkan tersedia dalam bank data pada Meja Informasi;

h. memberikan atau mengirimkan informasi publik yang diminta kepada pemohon, apabila informasi yang dimohon tercantum dalam Daftar Informasi Publik dan informasi atau dokumenya tersedia dalam bank data pada Meja Informasi;

i. meneruskan permohonan informasi kepada PPID dan memberikan atau mengirimkan surat perpanjangan waktu pelayanan kepada pemohon (perpanjangan waktu paling lama 7 (tujuh) hari kerja), apabila diperkirakan pelayanan akan melebihi 10 (sepuluh) hari kerja setelah permohonan diregister, dengan alasan: 1) Informasi yang dimohon diperkirakan termasuk informasi

yang dikecualikan; 2) Informasi yang dimohon belum didokumentasikan;

dan/atau 3) Informasi yang dimohon tidak tercantum dalam Daftar

Informasi Publik, atau informasi atau dokumen yang dimohon tidak tersedia dalam bank data pada Meja Informasi.

2. PPID membuat Nota Dinas kepada Pejabat Informasi agar

menyediakan informasi atau dokumen yang dimohon, paling lama 1 (satu) hari kerja setelah menerima berkas permohonan informasi dari Petugas Meja Informasi sebagaimana angka (1) huruf i.

11


3. Pejabat Informasi dengan dibantu oleh Petugas Informasi:

a. menyediakan informasi atau dokumen yang dimohon; atau b. membuat usulan melalui keterangan tertulis apabila informasi

atau dokumen tersebut termasuk informasi yang dikecualikan/ rahasia, beserta alasannya;

untuk selanjutnya disampaikan kepada Penanggungjawab Satuan Kerja, paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah menerima Nota Dinas dari PPID.

4. PPID: a. memeriksa informasi atau dokumen yang diterima dari Pejabat

Informasi; b. melakukan uji konsekuensi dan uji kepentingan publik sebelum

memutuskan apakah informasi atau dokumen yang dimohon termasuk informasi yang dikecualikan/dirahasiakan;

c. mengeluarkan surat penolakan permohonan informasi publik, apabila informasi diputuskan sebagai informasi yang dikecualikan/ dirahasiakan;

d. membuat surat pemberitahuan dan menyiapkan informasi yang dimohon dengan dibantu oleh Petugas Meja Informasi, apabila informasi yang dimohon diputuskan untuk dibuka atau diberikan sebagian atau seluruhnya kepada pemohon informasi.

paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah menerima informasi atau dokumen dan usulan sebagaimana dimaksud pada angka (4) huruf a dan b dari Penanggungjawab Satuan Kerja melalui Pejabat Informasi.

5. Petugas Meja Informasi:

a. memberikan atau mengirimkan informasi atau dokumen yang dimohon kepada Pemohon Informasi beserta surat pemberitahuan dalam hal informasi yang dimohon diberikan sebagian atau seluruhnya;

b. memberikan atau mengirimkan surat penolakan permohonan informasi publik, apabila informasi diputuskan sebagai informasi yang dikecualikan/ dirahasiakan,

paling lama 1 (satu) hari kerja setelah menerima dokumen yang dimaksud pada angka (5) dari PPID.

D. 2. Pelayanan Berbasis Pengumuman

1. Penanggungjawab membuat Nota Dinas kepada Pejabat Informasi dengan tembusan PPID, paling lama 1 (satu) hari kerja sejak triwulan berakhir, untuk menyiapkan informasi yang disediakan dan

12


13

diumumkan secara berkala, yang berada pada setiap satuan kerjanya masing-masing untuk selanjutnya diserahkan kepada PPID;

2. Pejabat Informasi mendisposisi Nota Dinas Penanggungjawab, menugaskan, dan memberikan pengarahan kepada Petugas Informasi, paling lama 1 (satu) hari kerja setelah mendapatkan Nota Dinas dari Penanggungjawab.

3. Petugas Informasi mengumpulkan informasi yang disediakan dan

diumumkan secara berkala untuk selanjutnya diserahkan kepada Pejabat Informasi, paling lama 5 (lima) hari kerja setelah mendapatkan disposisi Nota Dinas, penugasan, dan pengarahan dari Pejabat Informasi.

4. Pejabat Informasi menerima dan memeriksa informasi yang

disediakan dan diumumkan secara berkala dari Petugas Informasi, untuk selanjutnya diserahkan kepada PPID dan dilaporkan kepada Penanggungjawab, paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah menerima informasi tersebut.

5. PPID memeriksa informasi yang disediakan dan diumumkan secara

berkala untuk selanjutnya diserahkan kepada Petugas Meja Informasi, paling lama 1 (satu) hari kerja setelah menerima informasi tersebut dari Pejabat Informasi.

6. Petugas Meja Informasi mengumumkan informasi yang wajib

diumumkan secara berkala dalam website maupun papan pengumuman dan menyimpannya di Meja Informasi, paling lama 1 (satu) hari kerja setelah menerima informasi tersebut dari PPID.


DIAGRAM ALIR PELAYANAN INFORMASI PUBLIK BERBASIS PERMOHONAN Pelaksana Mutu Baku

No. Aktifitas PPID Pejabat Informasi

Petugas Informasi

Petugas Meja

Informasi


1. Petugas Meja Informasi: a. mencatat permohonan masuk

dalam buku register penerimaan;

b. memeriksa persyaratan permohonan informasi;

c. mengklarifikasi permohonan informasi apabila persyaratan permohonan belum lengkap;

d. meregister permohonan yang sudah lengkap;

e. memberikan atau mengirimkan salinan formulir permohonan setelah persyaratan dinyatakan lengkap sebagai tanda bukti;

f. memeriksa Daftar Informasi Publik dan mencari informasi/dokumen yang dimohonkan dalam bank data Meja Informasi;

g. memberikan atau mengirimkan surat pemberitahuan apabila informasi yang dimohon terdapat dalam Daftar Informasi Publik dan informasi/dokumen yang

a. Formulir permohonan informasi publik

b. Register pe-nerimaan;

c. Daftar Informasi Publik;

d. Surat pemberitahuan.

2 hari kerja setelah permo-honan informasi diterima dari Pemohon Informasi

a. Diperiksanya kelengkapan permohonan;

b. Tercatatnya permohonan dalam register;

c. Dipastikannya keberadaan informasi yang dimohonkan ada pada Daftar Informasi Publik;

d. Diterimanya surat pemberi-tahuan oleh pemohon;

e. Diteruskan-nya permo-honan kepada PPID apabila diperkirakan pelayanan akan melebihi 10 (sepuluh)

14


Pelaksana Mutu Baku


Petugas Petugas Persyaratan/ Informasi Meja Waktu Output Kelengkapan Informasi

dimohonkan dalam bank data Meja Informasi;

h. memberikan atau mengirimkan informasi publik yang diminta kepada pemohon apabila informasi yang dimohon terdapat dalam Daftar Informasi Publik dan informasi/dokumenya tersedia dalam bank data Meja Informasi;

i. meneruskan permohonan informasi kepada PPID dan memberikan atau mengirimkan surat perpanjangan waktu pelayanan kepada pemohon apabila diperkirakan pelayanan akan melebihi 10 (sepuluh) hari kerja setelah permohonan diregister dengan alasan: 1) Informasi yang dimohon

diperkirakan termasuk informasi yang dikecualikan;

2) Informasi yang dimohon belum didokumentasikan; dan

3) Informasi yang dimohon tidak tercantum dalam

hari kerja

15


Pelaksana Mutu Baku



Daftar Informasi Publik atau informasi/dokumennya tidak tersedia dalam bank data Meja Informasi.

2. PPID membuat Nota Dinas kepada Pejabat Informasi agar menyediakan informasi yang dimohon.

a. Nota Dinas b. Surat/

Formulir permohonan Informasi

1 hari kerja setelah menerima surat


3. Pejabat Informasi mendisposisi Nota Dinas PPID dan memerintahkan Petugas Informasi untuk menyediakan informasi/ dokumen yang dimohon.

a. Disposisi; b. Surat/

Formulir permohonan Informasi

c. Daftar Informasi Publik.

1 hari kerja setelah menerima Nota Dinas.

Diterimanya disposisi oleh Petugas Informasi

4. Petugas informasi: a. menyediakan informasi/

dokumen yang dimohon; atau b. membuat usulan melalui

keterangan tertulis apabila informasi/dokumen tersebut termasuk informasi yang dikecualikan/rahasia, beserta alasannya,

untuk selanjutnya disampaikan

a. Daftar Informasi Publik

b. Informasi/ dokumen yang dimohonkan;

1 hari kerja setelah menerima disposisi Nota Dinas.

a. Tersedianya informasi yang dimohonkan;

b. Keterangan tertulis jika informasi dikategorikan rahasia.

16


Pelaksana Mutu Baku



kepada Pejabat Informasi. 5. Pejabat informasi memeriksa:

a. informasi/dokumen yang disiapkan oleh Petugas Informasi; atau

b. usulan yang disiapkan oleh Petugas Informasi melalui keterangan tertulis apabila informasi/dokumen yang dimohon termasuk informasi yang dikecualikan/rahasia, beserta alasannya,

untuk selanjutnya disampaikan kepada PPID.

a. Informasi/ dokumen yang dimohonkan;

b. Nota dinas

1 hari kerja setelah menerima informasi/doku-men

Diperiksanya informasi/ dokumen yang dimohonkan

6. PPID: a. memeriksa informasi/dokumen

yang diterima dari Pejabat Informasi;

b. melakukan uji konsekuensi dan uji kepentingan publik sebelum memutuskan apakah informasi/dokumen yang dimohon termasuk informasi yang dikecualikan/ dirahasiakan;

c. mengeluarkan surat penolakan permohonan informasi publik apabila informasi diputuskan

a. Informasi/ dokumen dari Pejabat Informasi;

b. Daftar Informasi Publik;

3 hari kerja setelah menerima informasi/doku-men dan usulan

a. diperiksanya informasi dari Pejabat Informasi;

b. hasil uji konsekuensi;

c. surat penolak-an jika informasi dikategorikan rahasia;

d. tersedianya surat pemberi-tahuan &

17


Pelaksana Mutu Baku



sebagai informasi yang dikecualikan/dirahasiakan;

d. membuat surat pemberitahuan dan menyiapkan informasi yang dimohon, dengan dibantu oleh Petugas Meja Informasi, apabila informasi yang dimohon diputuskan untuk dibuka atau diberikan sebagian atau seluruhnya kepada pemohon informasi.

informasi yang dimohonkan

7. Petugas Meja Informasi memberikan atau mengirimkan informasi/dokumen yang dimohon kepada Pemohon Informasi

Infor dokumen dari Pejabat Informasi

masi/ 1 hari kerja setelah menerima dokumen

Diterimanya informasi oleh pemohon informasi.

18


19

DIAGRAM ALIR PELAYANAN INFORMASI PUBLIK BERBASIS PENGUMUMAN Pelaksana Mutu Baku


Informasi Petugas

Informasi

Petugas Meja

Informasi


1. Penanggungjawab membuat Nota Dinas kepada Pejabat Informasi dengan tembusan PPID, untuk menyiapkan informasi yang disediakan dan diumumkan secara berkala, yang berada pada setiap satuan kerjanya masing-masing untuk selanjutnya diserahkan kepada PPID.

Nota Dinas 1 hari kerja


2. Pejabat Informasi mendisposisi Nota Dinas Penanggungjawab, menugaskan, dan memberikan pengarahan kepada Petugas Informasi.

- Nota Dinas; - Disposisi.

1 hari kerja

Diterimanya Nota Dinas oleh Petugas Informasi

3. Petugas Informasi mengumpulkan informasi yang disediakan dan diumumkan secara berkala untuk selanjutnya diserahkan kepada Pejabat Informasi.

- Nota Dinas - Daftar

Informasi Publik

5 hari kerja

Diserahkannya informasi yang disediakan dan diumumkan secara berkala kepada Pejabat Informasi.

4. Pejabat Informasi menerima dan memeriksa informasi yang

- Informasi yang

3 hari kerja

Diterimanya informasi yang


20

Pelaksana Mutu Baku


Informasi Petugas

Informasi

Petugas Meja

Informasi


disediakan dan diumumkan secara berkala dari Petugas Informasi, untuk selanjutnya diserahkan kepada PPID dan dilaporkan kepada Penanggungjawab.

disediakan dan diumumkan secara berkala

disediakan dan diumumkan secara berkala oleh PPID.

5. PPID memeriksa informasi yang disediakan dan diumumkan secara berkala untuk selanjutnya diserahkan kepada Petugas Meja Informasi.

- Informasi yang disediakan dan diumumkan secara berkala

1 hari kerja

Tersiapkannya informasi yang disediakan dan diumumkan secara berkala.


21

E. Pengelolaan Keberatan Atas Pelayanan Informasi Publik di Kejaksaan Republik Indonesia meliputi kegiatan: 1. Petugas Meja Informasi:

a. mencatat dalam register penerimaan setiap pengajuan keberatan; b. memeriksa dan mengklarifikasi persyaratan keberatan apabila

belum lengkap baik secara langsung maupun melalui surat pemberitahuan;

c. mencatat pengajuan keberatan dalam Register Keberatan apabila persyaratan keberatan telah lengkap;

d. memberikan atau mengirimkan tanda terima apabila persyaratan keberatan telah lengkap dan diregister;

e. meneruskan pengajuan keberatan kepada PPID, paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah diterimanya keberatan.

2. PPID melakukan telaah terhadap keberatan yang diajukan oleh

pemohon dan menyampaikannya bersama berkas pengajuan keberatan kepada Penanggungjawab paling lama 5 (lima) hari kerja setelah diterimanya berkas pengajuan keberatan dari Petugas Meja Informasi.

3. Penanggungjawab membuat surat keputusan atas pengajuan keberatan dan menyampaikannya kepada PPID, paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah diterimanya telaahan dan berkas pengajuan keberatan dari PPID.

4. PPID melaksanakan surat keputusan Penanggungjawab atas

pengajuan keberatan dan menyerahkanya kepada Petugas Meja Informasi. (Dalam jangka waktu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36 Ayat (2) huruf e Perja No: PER-032/A/JA/8/2010 tentang Pelayanan Informasi Publik di Kejaksaan RI);

5. Petugas Meja Informasi menyerahkan atau mengirimkan surat keputusan Penanggungjawab atas pengajuan keberatan dan hasilnya kepada pemohon. (Dalam jangka waktu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36 Ayat (2) huruf e Perja No: PER-032/A/JA/8/2010 tentang Pelayanan Informasi Publik di Kejaksaan RI).


DIAGRAM ALIR PENGELOLAAN KEBERATAN ATAS PELAYANAN INFORMASI PUBLIK Pelaksana Mutu Baku

No. Aktifitas Penanggung Jawab PPID

Petugas Meja

Informasi


1. Petugas Meja Informasi: a. mencatat dalam register

penerimaan setiap pengajuan keberatan;

b. memeriksa dan mengklarifikasi persyaratan keberatan apabila belum lengkap baik secara langsung maupun melalui surat pemberitahuan;

c. mencatat pengajuan keberatan dalam Register Keberatan apabila persyaratan keberatan telah lengkap;

d. memberikan atau mengirimkan tanda terima apabila persyaratan keberatan telah lengkap dan diregister;

e. meneruskan pengajuan keberatan kepada PPID

a. surat keberatan;

b. register keberatan;

c. tanda terima surat keberatan.

3 hari kerja setelah diterima-nya kebe-ratan

a. Diregisternya surat keberatan;

b. Diterimanya surat keberatan oleh PPID

2. PPID melakukan telaah terhadap keberatan yang diajukan oleh pemohon dan menyampaikan berkas permohonan kepada Penanggungjawab.

a. surat keberatan;

b. Perja No: PER-032/A/ JA/8/2010

5 hari kerja setelah diterima-nya berkas keberatan

Hasil telaah keberatan

22


23

Pelaksana Mutu Baku

No. Aktifitas Penanggung Jawab PPID

Petugas Meja

Informasi


3. Penanggungjawab membuat surat keputusan atas pengajuan keberatan dan menyampaikannya kepada PPID.

a. Surat keberatan

b. Hasil telaahan;

3 hari kerja setelah diterima-nya telaahan

Surat keputusan atas keberatan

4. PPID melaksanakan surat keputusan Penanggungjawab atas pengajuan keberatan dan menyerahkanya kepada Petugas Meja Informasi.


30 hari setelah surat keberatan diregister

Dilaksanakan-nya surat keputusan Penanggung Jawab

5. Petugas Meja Informasi menyerahkan atau mengirimkan surat keputusan Penanggungjawab atas pengajuan keberatan dan hasilnya kepada pemohon.


1 hari setelah diterima dari PPID

Diterimanya surat keputusan oleh Pemohon.


F. Pelaporan dan Evaluasi Pelayanan Informasi Publik Di Kejaksaan Republik Indonesia meliputi kegiatan: 1. Pelaporan Pelayanan Informasi Publik

a. Laporan Bulanan 1) Petugas Meja Informasi merekapitulasi aktifitas

pengumuman dan pelayanan permohonan Informasi Publik dan melaporkannya kepada PPID, paling lama 3 (tiga) hari kerja pada bulan berikutnya. Rekapitulasi terdiri dari: a) Kategori dan jumlah informasi publik yang disediakan

dan diumumkan; b) Pelayanan Permohonan Informasi Publik, meliputi:

(1) jumlah permohonan Informasi Publik; (2) waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap

permohonan Informasi Publik; (3) jumlah permohonan Informasi Publik yang

dikabulkan baik sebagian atau seluruhnya; dan (4) jumlah permohonan Informasi Publik yang ditolak

beserta alasannya. 2) PPID mempersiapkan laporan dalam bentuk hardcopy

maupun softcopy dengan menggabungkan laporan dari Petugas Meja Informasi pada angka (1), paling lama 5 (lima) hari kerja pada bulan berikutnya, meliputi: a) gambaran umum kebijakan pelayanan Informasi Publik; b) sarana dan prasarana pelayanan Informasi Publik yang

dimiliki beserta kondisinya; c) sumber daya manusia yang menangani pelayanan

Informasi Publik beserta kualifikasinya; d) anggaran pelayanan informasi publik serta laporan

penggunaannya; e) rincian penyelesaian sengketa Informasi Publik; dan f) laporan lain yang menjadi perhatian masyarakat.

3) PPID meneruskan laporan pelayanan informasi publik

kepada Penanggungjawab pada setiap tingkatan Kejaksaan, paling lama 6 (enam) hari kerja pada bulan berikutnya.

b. Laporan Triwulan

PPID membuat kompilasi laporan bulanan pada setiap tingkatan Kejaksaan untuk menjadi laporan triwulan sebagai bahan: 1) Penyusunan Laporan Tahunan Pelayanan Informasi Publik;

dan

24


25

2) Rapat Koordinasi dan Evaluasi Pelayanan Informasi Publik. paling lama 8 (delapan) hari kerja pada bulan berikutnya.

c. Laporan Tahunan 1) Penanggungjawab Kejaksaan Negeri menyusun dan

mengirimkan Laporan Tahunan Pelayanan Informasi Publik kepada Penanggungjawab Kejaksaan Tinggi, paling lama tanggal 15 Januari tahun berikutnya;

2) Penanggungjawab Kejaksaan Tinggi membuat kompilasi Laporan Tahunan Kejaksaan Negeri dan Laporan Tahunan Kejaksaan Tinggi, selanjutnya mengirimkannya kepada Penanggungjawab Kejaksaan Agung RI melalui PPID Kejaksaan Agung RI, paling lama tanggal 31 Januari tahun berikutnya;

3) PPID Kejaksaan Agung membuat kompilasi Laporan Tahunan Kejaksaan Tinggi dan Laporan Tahunan Kejaksaan Agung RI, untuk selanjutnya dikirim kepada Penanggungjawab Kejaksaan Agung RI, paling lama tanggal 25 Februari tahun berikutnya;

4) Penanggungjawab di Kejaksaan Agung RI menyampaikan Laporan Pelayanan Informasi Publik kepada Jaksa Agung RI dan salinannya kepada Komisi Informasi Pusat RI, paling lama tanggal 31 Maret tahun berikutnya.

2. Evaluasi Pelayanan Informasi Publik

a. Penanggungjawab setiap tingkatan Kejaksaan bersama-sama dengan PPID, Pejabat Informasi, Petugas Informasi dan Petugas Meja Informasi melaksanakan rapat koordinasi dan evaluasi membahas Laporan Triwulan Pelayanan Informasi Publik untuk menghasilkan: 1) identifikasi kendala eksternal dan internal dalam pelaksanaan

layanan informasi publik; 2) rekomendasi dan rencana tindak lanjut untuk meningkatkan

kualitas pelayanan informasi publik. paling lama 10 (sepuluh) hari kerja setelah menerima Laporan Triwulan dari PPID;

b. melampirkan hasil rapat koordinasi dan evaluasi sebagaimana huruf (a) angka (1) dan (2) di atas sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari Laporan Tahunan Pelayanan Informasi Publik sebagai bahan referensi pengambilan kebijakan.


DIAGRAM ALIR PELAPORAN DAN EVALUASI PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

Pelaksana Mutu Baku


Informasi Petugas

Informasi

Petugas Meja

Informasi

Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output Keterangan

1. Laporan Bulanan a. Petugas Meja Informasi

merekapitulasi aktifitas pengumuman dan pelayanan permohonan Informasi Publik dan melaporkannya kepada PPID.

Re pelayanan informasi publik

gister

Paling lama 3 hari kerja bulan berikut-nya.

Rekapitulasi aktifitas pelayanan informasi publik

Rincian laporan sebagaimana diatur dalam Perja No: PER-032/A/JA/8/2010 Pasal 37 Ayat (3) Huruf c.

b. PPID mempersiapkan laporan dalam bentuk hardcopy maupun softcopy dengan menggabungkan laporan dari Petugas Meja Informasi.

Re pelayanan informasi publik

gister


Laporan bulanan pelayanan informasi publik

Rincian laporan sebagaimana diatur dalam Perja No: PER-032/A/JA/8/2010 Pasal 37 Ayat (3) Huruf a, b, d, e dan f.

c. PPID meneruskan laporan pelayanan informasi publik kepada Penanggung Jawab

a) Laporan bulanan pelayanan informasi publik

b) Nota dinas


Diterimanya Laporan Bulanan oleh Penanggung Jawab

26


Pelaksana Mutu Baku


Informasi Petugas

Informasi

Petugas Meja

Informasi

Persyaratan/ Kelengkapan

Keterangan Waktu Output

2. Laporan Triwulan & Evaluasi a. PPID mengkompilasi laporan

bulanan untuk menjadi laporan triwulan sebagai bahan: 1) Penyusunan Laporan Tahunan

Pelayanan Informasi Publik; dan

2) Rapat Koordinasi dan Evaluasi Pelayanan Informasi Publik.

La bulanan pelayanan informasi publik

poran


Kompilasi laporan bulanan

b. Penanggungjawab bersama-sama dengan PPID, Pejabat Informasi, Petugas Informasi dan Petugas Meja Informasi melaksanakan rapat koordinasi dan evaluasi membahas Laporan Triwulan Pelayanan Informasi Publik.

La Triwulan

poran 10 hari kerja setelah menerima Laporan Triwulan dari PPID

a) identifikasi kendala eksternal dan internal dalam pelaksanaan layanan informasi publik;

b) rekomendasi dan rencana tindak lanjut untuk meningkatkan kualitas pelayanan informasi publik.

melampirkan hasil rapat koordinasi dan evaluasi sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari Laporan Tahunan Pelayanan Informasi Publik sebagai bahan referensi pengambilan kebijakan

27


Pelaksana Mutu Baku

No. Aktifitas Jaksa Agung RI

Penanggungjawab

Kejagung

PPID Kejagung

Penanggungjawab

Kejati

Penanggungjawab

Kejari

Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output Keterangan

3. Laporan Tahunan a. Penanggungjawab Kejaksaan

Negeri menyusun dan mengirimkan Laporan Tahunan Pelayanan Informasi Publik kepada Penanggungjawab Kejaksaan Tinggi.

a. Laporan Triwulan;

b. Nota dinas

Paling lama tanggal 15 Januari tahun berikut-nya

Diterimanya Laporan Tahunan oleh Penanggung-jawab Kejati

b. Penanggungjawab Kejaksaan Tinggi mengkompilasi Laporan Tahunan Kejaksaan Negeri dan Laporan Tahunan Kejaksaan Tinggi, selanjutnya mengirimkannya kepada Penanggungjawab Kejaksaan Agung RI melalui PPID Kejaksaan Agung RI.

a) Laporan Tahunan Kejaksaan Negeri;

b) Laporan Kejaksaan Tinggi;

c) Nota Dinas.

paling lama tanggal 31 Januari tahun berikut-nya

Laporan Tahunan Kejaksaan Tinggi & Kejaksaan Negeri

c. PPID Kejaksaan Agung mengkompilasi Laporan Tahunan Kejaksaan Tinggi dan Laporan Tahunan Kejaksaan Agung RI, selanjutnya mengirimkannya kepada Penanggungjawab Kejaksaan Agung RI

a) Laporan Tahunan Kejaksaan Tinggi;

b) Laporan Tahunan Kejaksaan Agung;

c) Nota Dinas.

paling lama tanggal 25 Februari tahun berikut-nya.

Laporan Tahunan Pelayanan Informasi Publik di Kejaksaan RI

28


Pelaksana Mutu Baku

No. Aktifitas Jaksa Agung RI

Penanggungjawab

Kejagung

PPID Kejagung

Penanggungjawab

Kejati

Penanggungjawab

Kejari

Persyaratan/ Kelengkapan

Keterangan Waktu Output

d. Penanggungjawab di Kejaksaan Agung RI menyampaikan Laporan Pelayanan Informasi Publik kepada Jaksa Agung RI dan salinannya kepada Komisi Informasi Pusat RI

La Tahunan Pelayanan Informasi Publik di Kejaksaan RI

poran paling lama tanggal 31 Maret tahun berikut-nya

Diterimanya Laporan Tahunan oleh Jaksa Agung & Komisi Informasi Pusat

29


G. FORMAT-FORMAT

G.1. FORMAT REGISTER PENERIMAAN PERMOHONAN INFORMASI STATUS (v) Metode Klarifikasi (v) No. Tanggal

terima Nama

Pemohon Informasi

Alamat Pemohon Informasi

Lengkap Tidak Lengkap Keterangan

Tanggal Pengembalian

/Klarifikasi Surat Telepon

Tanggal Dokumen Lengkap

Nomor Register

G.2. FORMAT REGISTER PENERIMAAN PERMOHONAN/PENGAJUAN KEBERATAN STATUS (v) Metode Klarifikasi (v) No. Tanggal

terima Nama

Pemohon Keberatan

Alamat Pemohon Keberatan

Nomor Per-

mohonan Informasi Lengkap Tidak

Lengkap Keterang-an

Tanggal Pengembalian

/Klarifikasi Surat Telepon

Tanggal Dokumen Lengkap

Nomor Register

30

instruksi jaksa agung republik indonesia nomor: … - sop pip.pdf... · masing untuk melaksanakan...

Documents