Instititut Bisnis dan Informatika

Stikom Surabaya Heart & Mind Towards Excellence

Disusun oleh: Bagian Pengembangan dan Penerapan Teknologi Informasi

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya 2018

Dok.PPTI – Panduan Inventaris -1-

Pengenalan Aplikasi Aplikasi Permintaan Pembelian Barang Administrasi Umum (AU) dijalankan oleh

beberapa user yaitu bagian pembelian AU, pemohon, kabag pemohon, dan puket pemohon.

Panduan Penggunaan

Pada bab ini akan dijelaskan beberapa panduan penggunaan aplikasi yang meliputi

langkah-langkah penggunaan serta contoh dari tampilan-tampilan yang dihasilkan. Adapun

penjelasannya akan difokuskan pada fungsi-fungsi utama sistem sesuai dengan kebutuhan dan

tujuan yang diharapkan.

Form Login

Gambar 1. Form Login

Keterangan Gambar 1:

1. Username: textfield yang digunakan untuk menginputkan nik

2. Password: textfield dengan inputan pin masing-masing karyawan sesuai dengan nik yang

telah diinputkan sebelumnya.

3. Button Login : menyimpan data login yaitu nik dan pin karyawan. Apabila nik dan pin yang

telah diinputkan sudah benar maka user bisa mengkases halaman sesuai dengan akses

masing-masing karyawan yang telah login. Akses yang dimaksud yaitu Bagian AU,

Pemohon, Kabag Pemohon dan Puket pemohon

Gambar 2. Menu hak akses pemohon dan bagian pembelian AU

Dok.PPTI – Panduan Inventaris -2-

Gambar 3. Menu Hak Akses Pemohon

Gambar 4. Menu Hak Akses Kabag Pemohon

Gambar 5. Menu Hak Akses Puket Pemohon

Bagian AU

Form Master Barang

Tampilan form master barang dapat dilihat pada gambar 6 dan gambar 7 serta hasil uji

coba form tersebut pada tabel 1.

Gambar 6. Form Master Barang

Keterangan Gambar 6:

1. Jenis Barang yang akan dipilih

2. Kategori: select option yang berisi pilihan data kategori yang sudah diinputkan

3. Merek: select option yang berisi pilihan data merek sesuai dengan kategori yang dipilih

sebelumnya

4. Nama Barang: field text yang digunakan untuk menginputkan data nama barang baru yang

akan disimpan

5. Satuan: field text yang digunakan untuk menginputkan data satuan barang baru yang akan

disimpan

Dok.PPTI – Panduan Inventaris -3-

6. Keterangan: text area apabila ada keterangan tambahan pada barang yang akan disimpan

7. Tambah Data Kategori: Apabila data kategori yang diinginkan tidak tampil pada select

option maka dibutuhkan untuk menambahkan data kategori baru yang tampil pada gambar

berikut.

8. Tambah Data Merek: Apabila data merek yang diinginkan tidak tampil pada select option

maka dibutuhkan untuk menambahkan data merek baru yang tampil pada gambar berikut.

Dok.PPTI – Panduan Inventaris -4-

9. Simpan: Jika semua komponen sudah diinputkan, maka tekan button “simpan” sehingga

data tersebut bisa tersimpan ke sistem dan akan tampil pada list data seperti pada gambar

7.

Gambar 7. Tabel Data Master Barang

Keterangan Gambar 7:

1. Menu search digunakan untuk mencari data sesuai dengan keyword (kata kunci) yang

diinginkan oleh user.

2. Daftar master barang yang sudah disimpan pada form master barang.

3. Apabila ada data yang salah, maka user menekan icon “edit” untuk mengubah data yang

akan dikoreksi sesuai dengan kebutuhan.

Dok.PPTI – Panduan Inventaris -5-

Menu Stock Supplies

Menu stock supplies digunakan untuk menginputkan data stok (jumlah) setiap barang yang

ada. Gambar 8 adalah tampilan menu stock supplies yang diakses oleh bagian administrasi

umum (AU).

Gambar 8. Tampilan Menu Stock Supplies

Keterangan Gambar 8:

1. Nama Barang: field text yang digunakan untuk menginputkan data nama barang baru yang

akan disimpan.

2. Jumlah: textfield yang digunakan untuk menginputkan jumlah atau stok barang.

3. Satuan: field text yang digunakan untuk menginputkan data satuan barang baru yang akan

disimpan.

4. Keterangan: text area apabila ada keterangan tambahan pada barang yang akan disimpan.

5. Button “simpan” digunakan untuk menyimpan stock barang yang telah diinputkan oleh

user.

6. Button “cetak” digunakan untuk mencetak seluruh data stock setiap barang yang tersimpan

pada sistem.

7. List data stock barang yang sudah disimpan oleh user.

8. Button “edit” digunakan apabila ada perubahan jumlah data barang yang telah tersimpan

ke dalam sistem.

Dok.PPTI – Panduan Inventaris -6-

Menu Permintaan Supplies

Menu permintaan supplies digunakan oleh user untuk mengajukan permintaan supplies

barang ke administrasi umum. Tampilan dari menu permintaan supplies dapat dilihat pada

Gambar 9.

Gambar 9. Tampilan Menu Permintaan Supplies

Keterangan Gambar 9:

1. Waktu supplies yang dibutuhkan dengan kebutuhan per tahun.

2. Nama Barang: select option yang berisi data barang yang telah diinputkan oleh bagian

administrasi umum

3. Satuan dari barang yang telah dipilih dan akan tampil secara otomatis sesuai dengan barang

tersebut.

4. Keterangan atau penjelasan dari barang yang telah dipilih dan akan tampil secara otomatis

sesuai dengan barang tersebut.

5. Jumlah supplies yang dibutuhkan oleh user setiap bulannya.

6. Button “tambah” digunakan untuk menyimpan data permintaan supplies barang yang telah

dibuat.

7. List data supplies yang tersimpan ke dalam sistem sesuai dengan data supplies yang sudah

diinputkan oleh user.

Dok.PPTI – Panduan Inventaris -7-

Menu View Tanda Terima

Menu view tanda terima digunakan untuk menyetak tanda terima setiap bagian yang

ditampilkan pada gambar 10 dan apabila dicetak (icon “printer”) akan tampil dokumen pdf

seperti pada gambar 11.

Gambar 10. Menu View Tanda Terima

Gambar 11. Dokumen PDF tanda terima

Dok.PPTI – Panduan Inventaris -8-

Menu Laporan Permintaan Pembelian Barang

Menu ini digunakan oleh bagian AU untuk melihat laporan (report) permintaan pembelian

barang yang sudah tersimpan ke dalam data. Laporan tersebut dapat dilihat sesuai denga tahun

(periode) yang dibutuhkan. Tampilan dari menu laporan permintaan pembelian barang ini akan

tampil seperti Gambar 12.

Gambar 12. Tampilan Menu Laporan Permintaan Pembelian Barang

Keterangan Gambar 12:

1. Select option yang berisi pilihan tahun data yang akan ditampilkan pada tahun tersebut.

2. Button ”cetak” digunakan untuk mencetak dokumen laporan permintaan pembelian barang

yang tampil. Adapun contoh tampilan dari dokumen laporan permintaan pembelian yang

akan dicetak seperti pada gambar 13.

Gambar 13. Dokumen Laporan Permintaan Pembelian Barang yang akan Dicetak

Dok.PPTI – Panduan Inventaris -9-

3. Baris data permintaan pembelian barang keseluruhan pada tahun yang telah dipilih

sebelumnya. Data tersebut akan tampil secara langsung jika pilihan tahun telah dipilih.

Staff Pemohon

User staff pemohon merupakan beberapa karyawan setiap bagian yang sudah diberikan

hak akses oleh masing-masing kabag. Apabila karyawan tersebut tidak diberikan oleh kabag

maka tidak akan bisa menjalankan aplikasi permintaan pembelian barang. Menu-menu yang

dapat diakses oleh staff pemohon yaitu sebagai berikut.

Proker – Investasi

Menu ini digunakan oleh pemohon untuk menginputkan data investasi barang sesuai

dengan proker yang telah dibuat.

Gambar 14. Tampilan Menu Halaman Proker – Investasi

Keterangan:

1. Menu yang dipilih untuk melakukan permintaan investasi barang ke AU.

2. Select option pilihan tahun yang sudah diinputkan oleh bagian AU.

3. Select option yang berisi kategori barang sesuai dengan jenis investasi.

4. Text box berisi satuan dari kategori barang yang telah dipilih sebelumnya serta value pada

text box ini akan muncul secara otomatis sesuai dengan kategori.

5. Text area diisi dengan keterangan atau penjelasan dari permintaan investasi kategori

barang yang dipilih.

6. Inputan jumlah barang yang diminta untuk masing-masing bulan pada tahun yang dipilih.

7. Inputan anggaran permintaan barang untuk masing-masing bulan pada tahun yang dipilih.

8. Button “tambah” digunakan untuk menyimpan data permintaan investasi barang yang

sudah diinputkan oleh pemohon.

Dok.PPTI – Panduan Inventaris -10-

9. Pilihan untuk melihat semua data permintaan investasi barang atau data permintaan barang

yang belum direalisasi.

10. List data yang berisi semua permintaan data investasi barang pada tahun yang dipilih.

Proker – Supplies

Menu ini digunakan oleh pemohon untuk menginputkan data supplies barang sesuai

dengan proker yang telah dibuat.

Gambar 15. Tampilan Menu Halaman Proker - Supplies

Keterangan Gambar 15:

1. Menu yang dipilih untuk melakukan permintaan supplies barang ke AU.

2. Select option dengan pilihan data nama barang yang akan diminta serta data-datanya sudah

diinputkan oleh bagian AU.

3. Text box dengan isian satuan barang secara otomatis sesuai dengan nama barang yang telah

dipilih oleh pemohon.

4. Text area dengan isian keterangan atau deskripsi barang yang diminta oleh pemohon ke

bagian AU.

5. Jumlah barang yang diminta pada setiap bulannya per tahun yang dipilih.

6. Button “simpan” digunakan untuk menyimpan data permintaan supplies barang yang

sudah diinputkan oleh pemohon.

7. List data berisi semua data permintaan supplies barang per tahun yang dipilih.

Dok.PPTI – Panduan Inventaris -11-

Log

Menu log digunakan untuk melihat keseluruhan data log permintaan barang yang dibuat

oleh pemohon. Adapun tampilan dari menu ini dapat dilihat pada Gambar 16.

Gambar 16. Tampilan Menu Log

Keterangan Gambar 16:

1. Menu yang dipilih untuk melihat log atau history permintaan barang yang dibuat oleh

pemohon.

2. List data permintaan barang yang pernah dibuat oleh pemohon

Inbox

Gambar 17. Tampilan Menu Inbox

Keterangan Gambar 17:

1. Menu yang dipilih untuk melihat inbox barang-barang pemohon.

2. List data yang berisi seluruh data-data barang yang diminta oleh pemohon.

3. Keterangan status barang yang diminta oleh pemohon.

Dok.PPTI – Panduan Inventaris -12-

Kabag Pemohon

Pada user kabag pemohon memiliki menu yang sama dengan staf pemohon, namun ada

beberapa menu tambahan yang dimiliki kabag pemohon yaitu hak akses login dan perubahan

proker.

Hak Akses Login

Menu hak akses login digunakan oleh kabag pemohon untuk memberikan akses kepada

stafnya sehingga staf tersebut bisa menggunakan aplikasi permintaan pembelian barang.

Gambar 18 merupakan tampilan menu hak akses yang akan digunakan oleh kabag pemohon.

Gambar 18. Tampilan Menu Hak Akses Kabag Pemohon

Keterangan Gambar 18:

1. Pilihan Menu yang dipilih oleh kabag pemohon agar tampil form privilege login untuk

memberikan akses aplikasi ke karyawan yang dipilihnya.

2. NIK : select option yang berisi menu pilihan nama karyawan yang diberikan hak akses

untuk membuka aplikasi.

3. Status : select option yang berisi status pemohon karyawan yang diberikan hak akses.

4. Button untuk menyimpan data staf pemohon karyawan yang telah dipilih.

5. Daftar nama karyawan yang dipilih oleh kabag sebagai pemohon untuk mengakses

aplikasi.

Dok.PPTI – Panduan Inventaris -13-

Perubahan Proker

Menu ini digunakan oleh kabag apabila ada data perubahan proker baik penambahan

proker baru atau merubah proker yang sudah pernah diajukan. Tampilan dan penjelasan dari

menu perubahan dapat dilihat pada Gambar 19 beserta keterangannya.

Gambar 19. Tampilan Menu Perubahan Proker

Keterangan Gambar 19:

1. Select option yang berisi pilihan jenis permintaan barang yang akan diajukan ke bagian

AU dengan pilihan jenis yaitu investasi atau supplies.

2. Text box yang berisi ID Proker dimana id tersebut akan muncul secara otomatis sesuai

dengan jenis yang dipilih sebelumnya.

3. Pilihan yang dipilih salah satu untuk menentukan jenis perubahan yang akan dibuat yaitu

menambah data atau hanya merubah proker.

4. Text area yang berisi pesan dari kabag untuk diinformasikan ke bagian AU tentang

perubahan data proker yang dibuat.

5. Button “tambah” digunakan untuk menyimpan data perubahan proker sesuai dengan yang

telah diinputkan oleh kabag pemohon.

6. List data dengan is daftar perubahan proker yang telah dibuat atau diinputkan oleh kabag

pemohon.