Instititut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya Heart & Mind Towards Excellence
Disusun oleh: Bagian Pengembangan dan Penerapan Teknologi Informasi
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya 2018
Dok.PPTI – Panduan Inventaris -1-
Pengenalan Aplikasi Aplikasi Permintaan Pembelian Barang Administrasi Umum (AU) dijalankan oleh
beberapa user yaitu bagian pembelian AU, pemohon, kabag pemohon, dan puket pemohon.
Panduan Penggunaan
Pada bab ini akan dijelaskan beberapa panduan penggunaan aplikasi yang meliputi
langkah-langkah penggunaan serta contoh dari tampilan-tampilan yang dihasilkan. Adapun
penjelasannya akan difokuskan pada fungsi-fungsi utama sistem sesuai dengan kebutuhan dan
tujuan yang diharapkan.
Form Login
Gambar 1. Form Login
Keterangan Gambar 1:
1. Username: textfield yang digunakan untuk menginputkan nik
2. Password: textfield dengan inputan pin masing-masing karyawan sesuai dengan nik yang
telah diinputkan sebelumnya.
3. Button Login : menyimpan data login yaitu nik dan pin karyawan. Apabila nik dan pin yang
telah diinputkan sudah benar maka user bisa mengkases halaman sesuai dengan akses
masing-masing karyawan yang telah login. Akses yang dimaksud yaitu Bagian AU,
Pemohon, Kabag Pemohon dan Puket pemohon
Gambar 2. Menu hak akses pemohon dan bagian pembelian AU
Dok.PPTI – Panduan Inventaris -2-
Gambar 3. Menu Hak Akses Pemohon
Gambar 4. Menu Hak Akses Kabag Pemohon
Gambar 5. Menu Hak Akses Puket Pemohon
Bagian AU
Form Master Barang
Tampilan form master barang dapat dilihat pada gambar 6 dan gambar 7 serta hasil uji
coba form tersebut pada tabel 1.
Gambar 6. Form Master Barang
Keterangan Gambar 6:
1. Jenis Barang yang akan dipilih
2. Kategori: select option yang berisi pilihan data kategori yang sudah diinputkan
3. Merek: select option yang berisi pilihan data merek sesuai dengan kategori yang dipilih
sebelumnya
4. Nama Barang: field text yang digunakan untuk menginputkan data nama barang baru yang
akan disimpan
5. Satuan: field text yang digunakan untuk menginputkan data satuan barang baru yang akan
disimpan
Dok.PPTI – Panduan Inventaris -3-
6. Keterangan: text area apabila ada keterangan tambahan pada barang yang akan disimpan
7. Tambah Data Kategori: Apabila data kategori yang diinginkan tidak tampil pada select
option maka dibutuhkan untuk menambahkan data kategori baru yang tampil pada gambar
berikut.
8. Tambah Data Merek: Apabila data merek yang diinginkan tidak tampil pada select option
maka dibutuhkan untuk menambahkan data merek baru yang tampil pada gambar berikut.
Dok.PPTI – Panduan Inventaris -4-
9. Simpan: Jika semua komponen sudah diinputkan, maka tekan button “simpan” sehingga
data tersebut bisa tersimpan ke sistem dan akan tampil pada list data seperti pada gambar
7.
Gambar 7. Tabel Data Master Barang
Keterangan Gambar 7:
1. Menu search digunakan untuk mencari data sesuai dengan keyword (kata kunci) yang
diinginkan oleh user.
2. Daftar master barang yang sudah disimpan pada form master barang.
3. Apabila ada data yang salah, maka user menekan icon “edit” untuk mengubah data yang
akan dikoreksi sesuai dengan kebutuhan.
Dok.PPTI – Panduan Inventaris -5-
Menu Stock Supplies
Menu stock supplies digunakan untuk menginputkan data stok (jumlah) setiap barang yang
ada. Gambar 8 adalah tampilan menu stock supplies yang diakses oleh bagian administrasi
umum (AU).
Gambar 8. Tampilan Menu Stock Supplies
Keterangan Gambar 8:
1. Nama Barang: field text yang digunakan untuk menginputkan data nama barang baru yang
akan disimpan.
2. Jumlah: textfield yang digunakan untuk menginputkan jumlah atau stok barang.
3. Satuan: field text yang digunakan untuk menginputkan data satuan barang baru yang akan
disimpan.
4. Keterangan: text area apabila ada keterangan tambahan pada barang yang akan disimpan.
5. Button “simpan” digunakan untuk menyimpan stock barang yang telah diinputkan oleh
user.
6. Button “cetak” digunakan untuk mencetak seluruh data stock setiap barang yang tersimpan
pada sistem.
7. List data stock barang yang sudah disimpan oleh user.
8. Button “edit” digunakan apabila ada perubahan jumlah data barang yang telah tersimpan
ke dalam sistem.
Dok.PPTI – Panduan Inventaris -6-
Menu Permintaan Supplies
Menu permintaan supplies digunakan oleh user untuk mengajukan permintaan supplies
barang ke administrasi umum. Tampilan dari menu permintaan supplies dapat dilihat pada
Gambar 9.
Gambar 9. Tampilan Menu Permintaan Supplies
Keterangan Gambar 9:
1. Waktu supplies yang dibutuhkan dengan kebutuhan per tahun.
2. Nama Barang: select option yang berisi data barang yang telah diinputkan oleh bagian
administrasi umum
3. Satuan dari barang yang telah dipilih dan akan tampil secara otomatis sesuai dengan barang
tersebut.
4. Keterangan atau penjelasan dari barang yang telah dipilih dan akan tampil secara otomatis
sesuai dengan barang tersebut.
5. Jumlah supplies yang dibutuhkan oleh user setiap bulannya.
6. Button “tambah” digunakan untuk menyimpan data permintaan supplies barang yang telah
dibuat.
7. List data supplies yang tersimpan ke dalam sistem sesuai dengan data supplies yang sudah
diinputkan oleh user.
Dok.PPTI – Panduan Inventaris -7-
Menu View Tanda Terima
Menu view tanda terima digunakan untuk menyetak tanda terima setiap bagian yang
ditampilkan pada gambar 10 dan apabila dicetak (icon “printer”) akan tampil dokumen pdf
seperti pada gambar 11.
Gambar 10. Menu View Tanda Terima
Gambar 11. Dokumen PDF tanda terima
Dok.PPTI – Panduan Inventaris -8-
Menu Laporan Permintaan Pembelian Barang
Menu ini digunakan oleh bagian AU untuk melihat laporan (report) permintaan pembelian
barang yang sudah tersimpan ke dalam data. Laporan tersebut dapat dilihat sesuai denga tahun
(periode) yang dibutuhkan. Tampilan dari menu laporan permintaan pembelian barang ini akan
tampil seperti Gambar 12.
Gambar 12. Tampilan Menu Laporan Permintaan Pembelian Barang
Keterangan Gambar 12:
1. Select option yang berisi pilihan tahun data yang akan ditampilkan pada tahun tersebut.
2. Button ”cetak” digunakan untuk mencetak dokumen laporan permintaan pembelian barang
yang tampil. Adapun contoh tampilan dari dokumen laporan permintaan pembelian yang
akan dicetak seperti pada gambar 13.
Gambar 13. Dokumen Laporan Permintaan Pembelian Barang yang akan Dicetak
Dok.PPTI – Panduan Inventaris -9-
3. Baris data permintaan pembelian barang keseluruhan pada tahun yang telah dipilih
sebelumnya. Data tersebut akan tampil secara langsung jika pilihan tahun telah dipilih.
Staff Pemohon
User staff pemohon merupakan beberapa karyawan setiap bagian yang sudah diberikan
hak akses oleh masing-masing kabag. Apabila karyawan tersebut tidak diberikan oleh kabag
maka tidak akan bisa menjalankan aplikasi permintaan pembelian barang. Menu-menu yang
dapat diakses oleh staff pemohon yaitu sebagai berikut.
Proker – Investasi
Menu ini digunakan oleh pemohon untuk menginputkan data investasi barang sesuai
dengan proker yang telah dibuat.
Gambar 14. Tampilan Menu Halaman Proker – Investasi
Keterangan:
1. Menu yang dipilih untuk melakukan permintaan investasi barang ke AU.
2. Select option pilihan tahun yang sudah diinputkan oleh bagian AU.
3. Select option yang berisi kategori barang sesuai dengan jenis investasi.
4. Text box berisi satuan dari kategori barang yang telah dipilih sebelumnya serta value pada
text box ini akan muncul secara otomatis sesuai dengan kategori.
5. Text area diisi dengan keterangan atau penjelasan dari permintaan investasi kategori
barang yang dipilih.
6. Inputan jumlah barang yang diminta untuk masing-masing bulan pada tahun yang dipilih.
7. Inputan anggaran permintaan barang untuk masing-masing bulan pada tahun yang dipilih.
8. Button “tambah” digunakan untuk menyimpan data permintaan investasi barang yang
sudah diinputkan oleh pemohon.
Dok.PPTI – Panduan Inventaris -10-
9. Pilihan untuk melihat semua data permintaan investasi barang atau data permintaan barang
yang belum direalisasi.
10. List data yang berisi semua permintaan data investasi barang pada tahun yang dipilih.
Proker – Supplies
Menu ini digunakan oleh pemohon untuk menginputkan data supplies barang sesuai
dengan proker yang telah dibuat.
Gambar 15. Tampilan Menu Halaman Proker - Supplies
Keterangan Gambar 15:
1. Menu yang dipilih untuk melakukan permintaan supplies barang ke AU.
2. Select option dengan pilihan data nama barang yang akan diminta serta data-datanya sudah
diinputkan oleh bagian AU.
3. Text box dengan isian satuan barang secara otomatis sesuai dengan nama barang yang telah
dipilih oleh pemohon.
4. Text area dengan isian keterangan atau deskripsi barang yang diminta oleh pemohon ke
bagian AU.
5. Jumlah barang yang diminta pada setiap bulannya per tahun yang dipilih.
6. Button “simpan” digunakan untuk menyimpan data permintaan supplies barang yang
sudah diinputkan oleh pemohon.
7. List data berisi semua data permintaan supplies barang per tahun yang dipilih.
Dok.PPTI – Panduan Inventaris -11-
Log
Menu log digunakan untuk melihat keseluruhan data log permintaan barang yang dibuat
oleh pemohon. Adapun tampilan dari menu ini dapat dilihat pada Gambar 16.
Gambar 16. Tampilan Menu Log
Keterangan Gambar 16:
1. Menu yang dipilih untuk melihat log atau history permintaan barang yang dibuat oleh
pemohon.
2. List data permintaan barang yang pernah dibuat oleh pemohon
Inbox
Gambar 17. Tampilan Menu Inbox
Keterangan Gambar 17:
1. Menu yang dipilih untuk melihat inbox barang-barang pemohon.
2. List data yang berisi seluruh data-data barang yang diminta oleh pemohon.
3. Keterangan status barang yang diminta oleh pemohon.
Dok.PPTI – Panduan Inventaris -12-
Kabag Pemohon
Pada user kabag pemohon memiliki menu yang sama dengan staf pemohon, namun ada
beberapa menu tambahan yang dimiliki kabag pemohon yaitu hak akses login dan perubahan
proker.
Hak Akses Login
Menu hak akses login digunakan oleh kabag pemohon untuk memberikan akses kepada
stafnya sehingga staf tersebut bisa menggunakan aplikasi permintaan pembelian barang.
Gambar 18 merupakan tampilan menu hak akses yang akan digunakan oleh kabag pemohon.
Gambar 18. Tampilan Menu Hak Akses Kabag Pemohon
Keterangan Gambar 18:
1. Pilihan Menu yang dipilih oleh kabag pemohon agar tampil form privilege login untuk
memberikan akses aplikasi ke karyawan yang dipilihnya.
2. NIK : select option yang berisi menu pilihan nama karyawan yang diberikan hak akses
untuk membuka aplikasi.
3. Status : select option yang berisi status pemohon karyawan yang diberikan hak akses.
4. Button untuk menyimpan data staf pemohon karyawan yang telah dipilih.
5. Daftar nama karyawan yang dipilih oleh kabag sebagai pemohon untuk mengakses
aplikasi.
Dok.PPTI – Panduan Inventaris -13-
Perubahan Proker
Menu ini digunakan oleh kabag apabila ada data perubahan proker baik penambahan
proker baru atau merubah proker yang sudah pernah diajukan. Tampilan dan penjelasan dari
menu perubahan dapat dilihat pada Gambar 19 beserta keterangannya.
Gambar 19. Tampilan Menu Perubahan Proker
Keterangan Gambar 19:
1. Select option yang berisi pilihan jenis permintaan barang yang akan diajukan ke bagian
AU dengan pilihan jenis yaitu investasi atau supplies.
2. Text box yang berisi ID Proker dimana id tersebut akan muncul secara otomatis sesuai
dengan jenis yang dipilih sebelumnya.
3. Pilihan yang dipilih salah satu untuk menentukan jenis perubahan yang akan dibuat yaitu
menambah data atau hanya merubah proker.
4. Text area yang berisi pesan dari kabag untuk diinformasikan ke bagian AU tentang
perubahan data proker yang dibuat.
5. Button “tambah” digunakan untuk menyimpan data perubahan proker sesuai dengan yang
telah diinputkan oleh kabag pemohon.
6. List data dengan is daftar perubahan proker yang telah dibuat atau diinputkan oleh kabag
pemohon.