Indonesia – WFP Common Services Gempa & Tsunami - Sulawesi Tengah

24 October 2018

Service Request Form (SRF) – Petunjuk Penggunaan

The Service Request Form (SRF) adalah dokumen standar yang harus diisi oleh organisasi manapun juga yang akan

meminta layanan dari WFP Common Services (termasuk tetapi tidak terbatas pada transportasi darat dan

penyimpanan sementara). Formulir harus diisi dengan informasi yang akurat karena sangat penting dalam melacak

dan mendokumentasikan layanan-layanan yang diberikan. Pengguna harus teliti dalam mengisi dan memeriksa

formulir SRF sebelum diserahkan/dikirim elektroniknya ke WFP Common Services.

Ketika SRF dianggap akurat dan lengkap, maka WFP-CS akan mengeluarkan Tracking Number dari SRF dan mengirimkan kepada pengguna dan data akan dilengkapi didalam sistem SRF. Once the SRF is considered accurate and complete, then WFP-CS will issue a SRF Tracking Number to the user and puts the data into a SRF tracking database.

I. PANDUAN SRF DAN PENYERAHANNYA

Berikut adalah panduan dalam menyerahkan formulir SRF:

• SRF harus dilengkapi per lokasi asal dan tujuan akhir. • Penyerahan formulir SRF dilakukan satu lembar untuk satu lokasi pengiriman atau penyimpanan. • Penyerahan formulir SRF dilakukan terpisah apabila barang dikirm dari lokasi yang berbeda-beda. • Barang bantuan yang memerlukan perlakuan penanganan atau penyimpanan tertentu, harus dibuat SRF

tersendiri. • Tambahan SRF diperlukan apabila kolom yang tersedia tidak mencukupi. Jangan mencoba untuk menambahkan

kolom baru dalam versi elektronik SRF (excel).

• Apabila barang bantuan sudah disusun dalam satu paket, pengisian barang dalam formulir harus harus mendaftarkan barang berdasarkan rincian/satuan. Jenis barang ini tidak dapat dirangkum sebagai “Paket/Kit”.

“Apabila ragu, silahkan mengirimkan permintaan Anda dalam beberapa formulir terpisah.”

Catatan penting: semua formulir SRF harus dikirim ke email dalam bentuk Excel format kepada alamat email yang disebutkan di pojok kanan atas formulir SRF. Mohon jangan disimpan/dikirim dalam bentuk file lainnya seperti .jpeg atau .pdf. Petunjuk diatas merupakan rangkuman singkat dari bagian/kolom atas SRF.

Indonesia – WFP Common Services Gempa & Tsunami - Sulawesi Tengah

II. PANDUAN UNTUK PEMBERIAN NOMOR SRF

Ketika SRF telah diterima oleh WFP-CS, pengguna layanan akan dihubungi dan akan diberikan Consignment Number atau Nomor Pengiriman dan Nomor Pelacakan terhadap permintaan tersebut. Nomor Pengiriman akan dialokasikan dari sistem Relief Item Tracking Application (RITA) bersama dengan Nomor Pengiriman.

G

Formulir SRF yang ditunjukkan disamping kiri telah mendapatkan nomor “ROM-0011” dan “Tracking code: 364388262” yang unik, sehingga pengguna dapat mengecek pengirimannya secara daring. https://rita.logcluster.org/public/track.htm

III. LAYANAN YANG DIMINTA

Apabila yang diminta adalah “LAYANAN

PENGANGKUTAN”, maka kolom inilah yang akan

digunakan. Pengguna layanan harus memastikan

untuk mengisi/menyerahkan satu SRF untuk satu

lokasi.

“TANGGAL PENGANGKUTAN” adalah tanggal

dimana barang akan siap diangkut. Pastikan kolom ini

diisi karena sangat penting dalam merencanakan

jadwal pengangkutan.

Lokasi pengiriman harus jelas disebutkan di

kolom “DARI” (Nama Kota/Daerah)”, lokasi tertentu

seperti “Fasilitas WFP-CS” atau “Alamat Pelanggan”

harus disebutkan di kolom “(Kantor/Nama Fasilitas”,

penjelasan lokasi lainnya harus disebutkan di kolom

“(Alamat Jalan)” dan/atau di kolom (Lat./Long.)”.

Lokasi penerima harus jelas disebutkan di

kolom “TUJUAN (Nama Kota)”, informasi lainnya

harus jelas disebutkan sesuai dengan penjelasan

diatas.

N.B. Jenis transportasi akan disesuaikan

berdasarkan layanan yang ditawarkan,

ketersediaan dan prioritas bantuan.

Indonesia – WFP Common Services Gempa & Tsunami - Sulawesi Tengah

Apabila layanan yang diminta adalah

“PENYIMPANAN SEMENTARA” maka kolom ini yang harus dilengkapi.

Lokasi penyimpanan barang harus secara jelas

disebutkan di kolom “Lokasi” field (Kota – Gudang

Tujuan).

“Dari” tanggal harus secara jelas disebutkan

karena akan berdampak langsung dengan rencana

ketersediaan tempat penyimpanan.

“Sampai” tanggal harus secara jelas

disebutkan karena akan berdampak pada

perencanaan ruang penyimpanan. N.B. pastikan permintaan Layanan Penyimpanan

diminta untuk jangka waktu sementara (hubungi

penanggungjawab WFP Common Services atau kirim

email ke Indonesia.Clustercargo@wfp.org untuk

rincian informasi mengenai jangka waktu

penyimpanan sementara).

Indonesia – WFP Common Services Gempa & Tsunami - Sulawesi Tengah

IV. PENGIRIMAN, PENERIMAAN DAN DATA AGEN PENGIRIM

“ORGANISASI PENGIRIM” merupakan

lembaga dan rincian kontak individu yang akan mengirimkan barang (Pemilik barang dan/atau penjaga barang sebelum diserahkan kepada layanan yang akan diberikan).

“ORGANISASI PENERIMA” merupakan lembaga penerima barang (yang akan memiliki dan/atau menjaga barang segera setelah layanan berakhir/selesai).

Kolom “CLEARING AGEN” tidak diperlukan.

Silahkan dikosongkan.

Catatan penting: pengguna layanan harus memastikan semua rincian kontak yang dapat dihubungi dilengkapi di formulir SRF dengan akurat dan sebenar-benarnya.

WFP Common Services tidak akan menjadi pengirim atau penerima.

V. PERMINTAAN TERTENTU Apabila barang membutuhkan penanganan tertentu, maka

harus dilengkapi di bagian kolom formulir ini. Empat kolom

tersebut adalah:

“Penyimpanan Suhu Dingin”, “Barang berbahaya”,

“Barang pecah belah” and “Barang yang dilarang” pilihan

yang harus dilengkapi oleh pengguna sangat sederhana

YA/TIDAK.

Kolom tersedia untuk mendukung informasi:

“Kisaran suhu dari/ke” “Nomor UN ID”

Pengguna layanan yang menggunakan kolom ini harus memberikan arahan khusus terkait Penyimpanan dan Pengangkutan.

Penyimpanan Suhu Dingin – Perhatian: layanan ini tidak ditawarkan oleh WFP-CS di Indonesia dan untuk Permintaan tertentu untuk Penyimpanan Bersuhu tertentu tidak akan diterima di Indonesia.

Barang Berbahaya – barang yang digolongkan berbahaya berdasarkan standar pengiriman Internasional,

contohnya baterai litium, barang yang mengandung produk petroleum, atau kimiawi lainnya. Barang-barang ini

akan dikaitkan dengan Nomor UN ID yang harus digunakan (dengan mengakses link ini HERE Anda dapat

mengakses website UN yang relevan sebagai panduan kode UN ID untuk daftar barang berbahaya).

Barang yang dilarang – barang yang mungkin secara local dilarang contohnya, mengirimkan barang medis yang mengandung alcohol ke negara-negara yang melarang alkohol.

Barang Pecah Belah – Merupakan barang apa saja yang membutuhkan penanganan yang sensitif atau penyimpanan yang sangat berhati-hati (contoh barang-barang elektronik atau gelas)

Indonesia – WFP Common Services Gempa & Tsunami - Sulawesi Tengah

Catatan penting: Barang-barang yang membutuhkan penyimpanan tertentu atau penanganan khusus harus

menggunakan SRF terpisah.

UN ID untuk Barang berbahaya dapat ditemukan di link berikut: http://www.unece.org/fileadmin/DAM/trans/danger/publi/unrec/English/part3.pdf

VI. DAFTAR BARANG

Kategori Barang – Pengguna harus mengidentifikasi kelompok kategori dari daftar barangnya dengan menggunakan

menu drop down. Kategori barang berkaitan dengan pengelompokkan barang-barang tersebut. Daftar lengkap untuk

kategori barang, contohnya, dapat ditemukan di bagian akhir dokumen ini. Identifikasi kategori barang dapat

memberikan informasi yang sangat penting untuk laporan WFP-CS terutama dukungannya untuk bagian/sektor.

Unit Inventaris – Merupakan jenis/tingkat paling kecil dari barang yang akan dikirim.

1. Jumlah - Jumlah barang merupakan jumlah keseluruhan dan Tipe Unit perlu untuk menjelaskan barang secara akurat.

2. Tipe – Pengguna hanya boleh menggunakan menu drop down yang tersedia, sehingga informasi barang dari

para pengguna layanan terstandarisasi. Tentunya ini dapat ditambahkan apabila diperlukan. Pilihan unit:

• Curah (kg)

• Satuan

• Liter

• Pasang

• Bagian

Deskripsi – Penjelasan barang yang akan dikirim harus secara lengkap dan akurat harus dijelaskan di kolom

“Deskripsi” dalam formulir SRF. Penjelasan barang harus dipastikan secara terperinci mungkin atau formulir SRF

Anda dapat tertunda prosesnya. WFP-CS perlu mengetahui informasi secara spesifik dan terperinci terhadap semua

barang yang akan dikirim, sehingga WFP CS dapat memastikan penanganan yang tepat. Sebagai tambahan, barang

seperti bahan bakar yang dapat mengkontaminasi barang lainnya.

Indonesia – WFP Common Services Gempa & Tsunami - Sulawesi Tengah

Catatan penting: apabila sebuah organiasi mengirim barang bantuan yang telah dikemas dalam satu paket,

daftar barang paket tersebut harus dilampirkan. Contohnya, ketika sebuah organisasi mengirim paket peralatan

dapur (panci, cangkir, dll) tetapi daftar lengkap barang dalam paket tersebut harus diberikan kepada WFP-CS.

Barang yang diterima: Bagian ini menggambarkan bagaimana unit barang yang dihitung secara satuan dikemas bersama.

1. Jumlah – Jumlah barang dari Barang yang diterima hanya dapat berupa jumlah dan jenis barang yang dapat

dijelaskan secara akurat.

2. Jenis barang – pengguna dapat memilih dari menu drop-down untuk memastikan standarisasi informasi barang dari para pengguna. Hal ini dapat mudah ditambahkan apabila diperlukan. Pilihan unit:

• Karung/Sak

• Bale/Bundel

• Kotak/Karton

• Krat/peti

• Drum/Barel

• Kit/Set

• Gulung

• Tidak ada/Curah

Berat Total/Ukuran

1. Total Kg – Harus diisi secara tepat. Pengguna hanya boleh mengisi angka di kolom ini. Pengguna harus mengisi berat dalam KG berdasarkan barang dalam baris.

2. Total m3 – Menghitung volume barang untuk ditangani oleh WFP-CS adalah salah satu bagian penting dari

pergerakan dan penyimpanan barang. WFP-CS menggunakan informasi ini untuk mengkonsolidasi dan

memastikan jumlah ruang penyimpanan sementara dan jenis armada yang akan digunakan dan dimanfaatkan

secara maksimal (perahu, tongkang, truk, or fixed wing).

Untuk menghitung volume, cara mudah adalah dengan menghitung tinggi, lebar dan panjang dari setiap box kemudian dikalikan.

Volume = tinggi x lebar x panjang. Contoh, jika sebuah karton 1.2 m tinggi x 2 mlebar x 1 m panjang, total volume karton tersebut adalah: 2.4 m3

Apabila kartonnya kecil dalam sentimeter, konversi dalam satuan meter sebelum menghitung volume, dengan membagi sentimeter dengan 100. Contohnya, jika karton adalah: 100 cm = 1.00 m; 150 cm = 1.50 m; dan 200 cm = 2.00 m.

Dengan demikian, volume adalah 1.00 x 1.50 x 2.00 m = 3 m3

Dalam SRF, masukkan total volume hanya untuk kolom barang saja. Kalkulator online dapat digunakan: http://mathcentral.uregina.ca/volume_calculator Catatan penting: pengguna harus memastikan data yang akurat dan total Berat dan Volume masuk akal untuk setiap barang yang diisi.

Indonesia – WFP Common Services Gempa & Tsunami - Sulawesi Tengah

Komentar - Bagian ini menyediakan informasi yang spesifik dan/atau kebutuhan spesifik untuk penanganan atau transportasi barang bantuan atau informasi-informasi terkait logistik.

VII. PERSYARATAN LAYANAN

CONDITIONS OF SERVICES

CONDITIONS OF SERVICES All requests made with this SRF are subject to the

following terms and conditions:

CONDITNS OF SER (i) The service provider acts as an agent for the Service Users. (ii) The service provider assumes no responsibility for the transportation and storage and/or for any loss of or damage to the Goods carried. (iii) Service users are responsible for making adequate arrangements for the insurance of their Goods. (iv) This SRF is not a document of transport; it is issued for administrative convenience and is not intended to replace, substitute or supersede the transport document that may be issued in connection with any movement under the SRF. (v) All duties and taxes assessed on the cargo listed on this SRF are the responsibility of the Sending Organization and should be resolved to the satisfaction of the relevant authorities prior to the cargo being handed over by the Sending Organization or their Agent to the service provider. (vi) The information contained in this SRF will be treated digitally and may be hosted on a 3rd party server.

“SYARAT PELAYANAN” merujuk pada syarat dan ketentuan yang

disetujui Pengguna Layanan untuk menggunakan Layanan Umum

yang disediakan oleh WFP-CS.

VIII. PERNYATAAN, TANGGAL DAN TANDA TANGAN

AFFIRMATION

I hereby certify that the listed cargo is the property of a

humanitarian organisation and is for humanitarian purposes only. All required documentation will be ready and complete for the listed cargo by the "Date Ready to Load" in case of Transport Service, by the "Beginning (Date)" in the case of Storage Service, or whichever occurs first. I declare that all the information contained in this form

to be true and correct to the best of my knowledge.

Name and Position of Requester

Date (DD-MM-YY)

Dengan mengisi kolom “Nama”, “Posisi” and “Tanggal”, And

setuju dengan pernyataan yang dibeikan di kolom “PERNYATAAN”

and pernyataan di bagian “PERSYARATAN LAYANAN”.

WFP CS menerima formulir SRF dari email resmi suatu organisasi dan SRF harus diisi dan dikirim dalam format Excel file.

WFP CS akan menerima email tersebut apabila terkirim dari

alamat email resmi organisasi dan terdapat tanda tangan Pengguna

Layanan; apabila pengguna masih ingin mengirim SRF yang telah

ditanda tangan alam kolomnya, dapat menggunakan tanda tangan

elektronik ATAU kirimkan salinan kedua yang telah di scan/pindai.

Indonesia – WFP Common Services Gempa & Tsunami - Sulawesi Tengah

Formulir SRF ini dirancang menggunakan Microsoft Excel in Office 2013. Apabila terdapat masalah kompatibilitas dengan versi excel yang lebih lama, paket kompatibiltas dapat diunduh dan diinstal: Microsoft Office Support Package.