I. STANDARD OPERATING PROCEDURES ( SOP )

SUB BAGIAN UMUM

A. SURAT MASUK

NO KEGIATAN WAKTU

PENYELESAIAN

1 2 3

1

Yang dimaksud surat masuk adalah semua surat surat dinas

(termasuk surat permohonan perpanjangan penahanan / ijin

penggeledahan, ijin penyitaan) yang ditujukan ke Pengadilan

Negeri dan diterima melalui Bagian Umum.

Pengelolaan surat masuk

2

• Surat yang diterima di Cap tanda terima kemudian ditulis

dalam buku agenda surat masuk, diberikan nomor dan

lembar disposisi, diteliti oleh Bagian Umum untuk

diteruskan ke Ketua Pengadilan Negeri atau Wakil Ketua

Pengadilan negeri.

1 Hari

• Ketua/Wakil Ketua Pengadilan Negeri mendisposisikan surat

tersebut. 1 Hari

• Surat turun ke Panitera/Sekretaris untuk di disposisikan ke

Wakil Panitera/ Wakil Sekretaris. 1 Hari

• Surat di distribusikan sesuai disposisi Wakil sekretaris atau

Wakil panitera. 1 Hari

• Surat yang memerlukan jawaban / tanggapan, masing-

masingharus sudah dijawab / ditanggapi. 3 Hari

B. SURAT KELUAR

NO KEGIATAN WAKTU

PENYELESAIAN

1 2 3

1 Surat diagenda dalam buku agenda surat keluar, diberi nomor

sesuai kode surat dan ditanggali, kemudian 1 lembar surat

ditinggal pada Bagian Umum sebagai arsip.

1 Hari

2

Pengiriman surat dilakukan melalui pos dan dilaksanakan

setiap hari, sedangkan surat-surat yang sangat

mendesak/penting dikirim melalui kurir.

1 Hari

A. ADMINISTRASI PERLENGKAPAN

NO KEGIATAN WAKTU

PENYELESAIAN

1 2 3

1

Pencatatan aset/barang milik negara dan setiap ada kegiatan

pengadaan barang dan jasa setelah adanya

penyerahan/laporan dari KPA dan telah adanya SP2D dan

SPM dilakukan pencatatan/pengimputan kedalam Aplikasi

SIMAK BMN.

2 Hari

2 Pencatatan barang-barang persediaan ( ATK ). 2 Hari

3 Pemberian Nomor Urut Pendaftaran ( NUP ) BMN. 3 Hari

4 Pembuatan Daftar Barang Ruangan ( DBR ) diselesaikan. 3 Hari

5 Pembuatan Kartu Inventaris Barang ( KIB ). 3 Hari

6 Pembuatan Laporan Neraca ( SIMAK BMN ) ke Bagian

Keuangan. 3 Hari

7 Membuat Laporan Barang Milik Negara setiap Semester ke

Instansi terkait. 7 Hari

8 Melakukan rekonsiliasi ke KPKNL. 3 Hari

9 Melakukan Opname barang setiap Triwulan. 4 Hari

10 Pendataan Barang Inventaris yang telah rusak berat dan sudah

tidak bisa dipakai untuk diusulkan penghapusan. 10 Hari

11 Perpanjangan pajak kendaraan operasional roda 2 (dua) dan

roda 4 (empat). 2 Hari

12 Perbaikan dan perawatan kendaraan operasional roda 2 (dua)

dan roda 4 (empat) yang masih bisa diperbaiki . 4 Hari

13 Perawatan dan pemeliharaan gedung kantor secara periodik

setiap semester. 30 Hari

14 Perawatan AC dan Komputer setiap 3 ( tiga ) bulan. 20 Hari

15 Perbaikan dan perawatan meubelair yang masih bisa

diperbaiki dilaksanakan. 15 Hari

B. ADMINISTRASI PERENCANAAN

NO KEGIATAN WAKTU

PENYELESAIAN

1 2 3

1 Menghimpun kebutuhan ATK, sarana dan prasarana

penunjang kerja selama l tahun yang akan dating. 7 Hari

2 Menyusun rencana kerja tahunan yang berhubungan dengan

sarana dan prasarana. 10 Hari

3 Menyusun rencana kerja dan program kerja Bagian Umum

setiap awal tahun. 7 Hari

C. KEPERLUAN RUMAH TANGGA KANTOR

NO KEGIATAN WAKTU

PENYELESAIAN

1 2 3

1 PELAKSANAAN TUGAS

• Pelaksanaan tugas kerumahtanggaan dibedakan dalam 4

(empat) kegiatan yaitu pengelolaan perpustakaan,

perawatan / pemeliharaan sarana gedung kantor,

pengamanan dan kebersihan lingkungan kantor.

2 PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

• Mencatat buku baru yang diterima ke dalam buku agenda,

buku induk dan penomoran menurut klasifikasi.

1 Hari

• Membuat perencanaan dan mengusulkan pengadaan buku-

buku Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan

Daerah dan buku tentang hukum serta buku-buku yang ada

relevansinya dengan kedinasan dilaksanakan setiap akhir

tahun.

1 Hari

• Membuat catatan peminjaman dan pengembalian buku

dalam buku peminjaman. 1 Hari

• Melakukan pemeliharaan,perawatan koleksi buku-buku

setiap minggu. 1 Hari

a. Buku-Buku yang Masuk

1. Penerimaan Buku untuk Perpustakaan dicatat ke Buku

Register Induk.

2 Hari

2. Penerimaan Buku untuk Perpustakaan dicatat ke Buku

Register Induk.

10 Hari

3. Kemudian buku halaman pertama diberi nomor dan di cap

Stempel Perpustakaan dan dimasukkan Nomor Register.

4. Pemberian label pada buku, kemudian buku disusun pada

rak buku sesuai klasifikasi masing-masing.

5. Pembuatan katalog buku.

b. Peminjaman Buku

1. Buku yang dipinjam dicatat pada Register Buku

peminjaman masing-masing anggota.

1 Hari 2. . Kartu diambil dan disimpan di laci khusus.

3. Penyerahan Buku kepada peminjam dan pengembaliannya

paling lama 1 minggu.

4. Membuat Surat Teguran/Surat Peringatan kepada

Peminjam Buku yang belum mengembalikan sesuai

dengan waktu yang telah ditentukan

1 Hari

5. Pembuatan katalog buku.

3 PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN SARANA DAN

PRASARANA GEDUNG

• Memanaskan genset setiap bulan.

1 Hari

• Perawatan dan pemeliharaan gedung sesuai dengan

kebutuhan dilaksanakan oleh pihak ketiga. 20 Hari

• Perawatan dan pemeliharaan barang inventaris kantor setiap

triwulan. 5 Hari

• Menguras dan mengisi kembali hidran sesuai kebutuhan. 2 Hari

• Pengisian ulang tabung pemadam kebakaran setiap tahun. 2 Hari

4 KEAMANAN

• Menyusun uraian tugas ( Job Description ) satuan

pengamanan setiap awal bulan.

1 Hari

• Melakukan Pembinaan kepada Satuan Pengamanan setiap

bulan. 1 Hari

• Melakukan pengontrolan lingkungan kantor setiap 2 jam,

dilaksanakan oleh petugas keamanan. 1 Hari

• Melakukan koordinasi dengan aparatur keamanan terkait (

POLRES,POLSEK, KODIM) setiap diperlukan. 1 Hari

• Mengarahkan semua tamu untuk melapor ke piket. 1 Hari

• Melakukan pengontrolan semua ruangan kerja setelah jam

kerja,mematikan AC,listrik dan computer yang masih

menyala dan mengunci pintu yang belum terkunci.

1 Hari

• Menyalakan / mematikan lampu di dalam dan diluar

ruangan. 1 Hari

• Mencatat dalam buku piket bagi pegawai atau pihak luar

yang melaksanakan kegiatan dilingkungan kantor diluar

jam kerja.

1 Hari

• Menyusun jadwal piket untuk Pegawai dan Satpam setiap

akhir bulan. 1 Hari

Pengamanan Tamu

1. Tamu wajib lapor ke Petugas Piket dan mengisi buku tamu

dengan meninggalkan kartu identitas dan memakai tanda

tamu.

1 Hari 2. Hubungi Pejabat apakah besedia menerima atau tidak.

3.Apabila bersedia, tamu diantar langsung oleh Petugas Piket.

4. Setelah selesai, kartu identitas bisa diserahkan kembali

dengan terlebih dahulu menyerahkan tanda tamu.

5 KEBERSIHAN

• Menyusun uraian tugas (Job description) petugas kebersihan

dan penanggung jawab petugas kebersihan.

1 Hari

• Mengontrol pelaksanaan tugas sesuai dengan uraian tugas

(JobDescription), karena disamping tugas-tugas tersebut

diatas Bagian Umum juga bertugas dan bertanggung jawab

terhadap keamanan dan kenyamanan lingkungan kantor

dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas dan pelayanan

kepada masyarakat pencari keadilan.

1 Hari

• Pelaksanaan Kebersihan dilakukan rutin setiap hari kerja,

meliputi kebersihan dalam ruangan dan luar ruangan/

halaman kantor oleh petugas (cleaning service).

1 Hari

• Pelaksanaan kebersihan untuk kegiatan khusus misal :

pelantikan dll dilaksanakan pada hari tersebut sebelum dan

sesudah pelaksanaan.

1 Hari

• Pengangkutan sampah dilaksanakan oleh petugas kebersihan

seminggu tiga kali. 1 Hari

Kenyamanan :

Untuk meningkatkan pelayanan kepada publik, diperlukan tersedianya ruangan-ruangan yang

representatif, meliputi :

1. Ruang Sidang yang bersih dan sejuk.

2. Ruang Tunggu dengan kursi yang cukup.

3. Ruang Poliklinik/Kesehatan.

4. Ruang Kamar Mandi/WC yang bersih.

5. Pemeliharaan halaman/taman yang asri.

6. Penataan parkir dengan teratur dan tertib.

7. Ruang/tempat ibadah.

8. Tersedianya Kantin yang bersih.

9. Menyediakan tempat sampah yang cukup.

10. Media elektronik seperti TV dan Surat Kabar/Majalah.

D. PELAPORAN

NO KEGIATAN WAKTU

PENYELESAIAN

1 2 3

1 Menghimpun Bahan Laporan dari bagian-bagian dan

Panmud-Panmud. 3 Hari

2 Pengetikan data/Resume/Laporan. 1 Hari

E. PELAPORAN SIMAK BMN SEMESTERAN

NO KEGIATAN WAKTU

PENYELESAIAN

1 2 3

1 Pelaporan SIMAK BMN Semesteran, terlebih dahulu

Aplikasi Persediaan melakukan pengiriman ke SIMAK BMN. 3 Hari

2 Lakukan Rekonsiliasi Internal dengan Bagian Keuangan

dengan dibuatkan Berita Acara Hasil Rekonsiliasi Internal

(per bulan dan per semesteran) dengan melakukan

pengiriman data (SIMAK BMN ke SAKPA).

2 Hari

3 Lakukan Rekonsiliasi dengan KPKNL dengan melampirkan

Berita Acara Rekonsiliasi Internal dan ADK serta persyaratan

lainnya.

2 Hari

4 Pengiriman Hasil Rekonsiliasi dengan KPKNL ke Korwil

beserta ADK dan laporan BMN Semesteran beserta lampiran-

lampiran lainnya.

1 Hari

F. PENGHAPUSAN BARANG PADA PENGADILAN NEGERI

NO KEGIATAN WAKTU

PENYELESAIAN

1 2 3

1 Pembuatan SK Panitia Penghapusan Barang yang diajukan ke

Pengadilan Tinggi. 4 Hari

2 Setelah PN melengkapi Persyaratan Penghapusan BMN,

Berkas Penghapusan diteruskan kepada KPKNL setempat

untuk mendapatkan persetujuan penghapusan

BMN.

4 Hari

3 Setelah terbit surat persetujuan dari KPKNL setempat,

kemudian Pengadilan Tinggi membuat permohonan

Penghapusan Barang Kepada KBUA cq. Bagian

Perlengkapan MA-RI.

4 Hari