HUKUM ORGANISASI PERUSAHAAN KONTROVERSI Latar BELAKANG DIHAPUSNYA PASAL 6 KUHD (PEMBUKUAN) VS Uu no 8 tahun 1997 DOKUMEN PERUSAHAAN

PENGQTURANNYA Kekayaaan perusahaan digunakan dan dipakai oleh perusahaan untuk mencapai tujuan, yaitu keuntungan atau laba. Kekayaan dapat dibuktikan dengna pembukuan perusahaan. Pembukuan diatur dalam pasal 6 samapi pasal dengan pasal 9 dan pasal 12 KUHD dibawah judul pembukuan.namun dengan berlakunya undang-undang nomor 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan, lembaran negara Nomor 18 tahun 1997 pada tanggal 24 Maret 1997 , maka ketentuan Pasal 6 KUHD mengenai pembukuan dinyatakan tidak berlaku lagi. Hal iniditentukan dalam Pasal 30 Undang-Undang tersebut bahwa pada saat undang-undang iini mulai berlaku, Pasal 6 KUHD dan semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan penympanan, pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan arsip yang bertentangan dengan undng-undang ini dinyatakan tidak berlaku lagi. Undang-undang nomor 8 tahun 1977 tentang dokumen perusahaan terdiri dari 6 bab yang terurai dalam 31 pasal , diundangkannya undang-undang ini berdasarkan pertimbangan ekonomis yuridis dan praktis dan konsideran berikut : (a) Menjamin penyelenggaraan perusahaan secara efektif dan efisien sebagai salah satu dasar kebijaksanaan pembangunan nasional di bidang ekkonomi yang dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi kesehjahteraan rakyat. (b) Kewajiban menyimpan buku, catatan dan neraca selama 30 tahun dan penyimpanan surat, surat kawat beserta tembusannya selama 10 tahun sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan dan kebutuhan hukum masyarakat khususnya dibidang ekonomi perdagangan (c) Penyimpanan, pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip yang selama ini berlaku menimbulkan beban ekonomis dan administrativ ysng memberatkan perusahaan (d) Pembaruan media yang memuat dokumen dan pengurangan jangka waktu penyimpnan tetap diperlukakn untuk menjamin kepastian hukum, dan melindungi para pihak dalam hubungan hukum (e) Kemajuan teknologi telah memungkinkkan catatan dokumen yang dibuat diatas kertas dialihkan kedalam media elektronik atau dibuat secara langsung dalam media elektronik. 2. JENIS DOKUMEN PERUSAHAAN Dokumen perusahaan adalh data , catatan, dan atau ketterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya baik tertulis diatas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar (Pasal 1 angka 2 UUDP). Berdasarkan definisi ini maka dapat dikenal deua jenis dokumen perusahaan, yaitu dokumen keuangan dan dokumen lainnya. a.DOKUMEN KEUANGAN

menurut ketentuan Pasal 3 UUDP, dokumen keuangan terdiri dari (a) Catatan adalah setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta halhal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan catatan tersebut berupa neraca tahunan perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal, transaksi harian Pasal 5 UUDP) (b) Bukti pembukuan yang berupa warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuann yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang, dan modal (Pasal 6 UUDP). (c) Data pendukung administrasi keuangan yaitu data administrasi yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan (Pasal 7 UUDP) Ketiga jenis keuangan ini merupakan bukti adanaya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan. Dalam penjelasan Pasal 5 UUDP yang dimaksud dengan (a) Neraca tahunan adalah bentuk catatan yang menggambarkan psosisi kekayaan, utang, dan modal pada akhir tahun buku yang merupakan pertanggungjawaban keuangan. (b) Rekening adalah bentuk catatn yang dibuat perusahaan untuk menampung transaksi yang sejenis yang digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan, dan dapat juga buku besar atau perkiraan (c) Jurnal transaksi harian adalah bentuuk catatan yang menggambarkan adanya transaksi yang dapat berupa buku harian atau catatan harian atau tulisan lainnya Dalam penjelasan Pasal 6 UUDP yang dimaksud denagn (a) Warkat adalah dokumen tertulis yang bentuk dan penggunaannya ditetapkan menurut aturan tertentu dan merupakan bukti transaksi misalnya cek, bilyet, giro, surat perintah membayarwesel nota debet dan nota kredit (b) Peraturan kekayaan utang dan modal adalah bertambah dan atau berkurangnnya jumlah dan susunan kekayaan, utang dan modal. Dalam ketentuan Pasal 7 UUDP dinyatakan bahwa data pendukung adminstratif keuangan terdiri dari data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan dan yang tifak meurpakan bagian dari bukti pembukuan. Dalam penjelasan pasal tersebut : (a) Data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan misalnya surat perintah kerja, surat kontrak rekening harian atau rekening harian (b) Data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan,misalnya rekening antar kantor, rekening harian atau rekening arian. b. Dokumen Lainnya menurut ketentuan pasal 4 UUDP dokumen lainnya terdiri data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terikat langsung dengan dokumen keuangan dalam penjelasan pasal tersebut dinyatakan bahwa yang termasuka dokumen laninya misalnya risalah rapat umum pemegang sham (RUPS) akta penndirian

perusahaan, akta otentik lainnya yang masih mengandung kepentingan hukum tertentu nomor pokok wajib pajak perlu juga dikemukankan akata otentik lainnya yang masih mengnandung kepentingan hukum tertentu bagi perusahaan adalah surat izin usaha perusahaan surat tanda perusahaan. 3. PEMBUATAN DOKUMEN PRUSAHAAN Setiap perusaahaan wajib membuat catatam sesuai dengan kebutuhan perusahaan (pasal 8 ayat 1 UUDP). Dalam penjelasan ayat tersebut dinyatakanpenggunaan kata wajib dimaksudkan untuk memberikan penekanan adanya kewajiban perusahaan membuaut catatan agars etiap saat dapat diketahui keadaan kekayaan, utang modal, hak dan kewajiban perusahaan untuk melindungi baik kepentingan perusahaan , kepentingan piihak ketiga maupn pihak pemerintah,kewajiaban tersebut bersifat keperdataan sehingga risiko timbul karena tidak dilaksanakannya kewajiban tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan yang dimaksud dengan sesuai dengan kebutuhan perusahaan adalah bahwa walaupun setiap perusahaan diwajibkan meembuat perusahaan tetapi mengenai bentuk daln kedalaman isi catan yang dibuat dilakaukan sesuai dengan sifat perusahaan. Catatn tersebuut wajib dibuat dengan menggunakan huruf llatin angka arab satauan mata uang rupiah. Dan disusun dalam bahasa indonesia (Pasal 8 ayat 2 UUDP) dalam penjelasan ayat tersebut dinyatakan bahwa catatan tersebut dibuat sesuai dengan ketentuan dalam ayat ini , misalnya harus menggunakan huruf latin dan disusun dalam bahsa indonesia dengan demikian, apabila catatan tidak dibuat dengan menggunakan huruf latin dan tidak disusun dalam bahsa indonesia, maka secara hukum perusahaan tersebut dianggap belum membuat catatan, dan kelalaian tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan. Dalam hal iini ada izin dari menetri keuangan, catatan yang dibuat oleh perusahaan dapat disusun dalam bahsa asing (Pasal 8 ayat 3 UUDP) dalam penjelasan dinyatakan bahwa pada dasarnya catatan harus disusun dalam bahsa indonesia, kecuali karena sifat perusahaan maupun untuk kepentingan tertentu sesuai dengan peraturan perundang-undangan dibidang perpajakan, dengan izin menteri keuangan catatan dapat disusun dalam bahsa asing. Catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan atau tulisan lain yang menggunkan neraca dan laba rugi, wajib ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk dilingkungan perusahaan yang bersangkutan (Pasal 9 ayat 1 UUDP). Penjelasannya menyatakan bahwa penggunaan kata wajinb dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa apabila neraca tahunan atau perhitungan laba rugi tahunan belum ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk secara hukum perushaan dianggap belum membuat neraca tehunan atau perhitungan laba rugi tahunan. Yang dimaksud dengan pimpinan perusahaan adalah seseorang yang berdasarkan anggaran dasar memimpin perusahaan yang bersangkutan dan mewakili perusahaan baik didalam maupun diluar pengadilan, sedangkan yang dimaksud dengan pejabat yang ditunjuk adalh seseorang yang diberi kewenangan oleh pimpinan perusahaan untuk mengelola dokumen perusahaan. Dalam hal peraturan perundang-undangan yang berkaitan langsung dengan kegiatan perusahaan di bidang tertentu tidak menentukan lain maka catatan yang terbentuk neraca tahunan perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba

rugi wajib dibuat pling lambat 6 bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan (Pasal 9 ayat 2 UUDP) penggunaan kata wajib dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa pembuatan cataatan tidak boleh melebihi waktu 6 bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan. Kelalaian melakukan kewajiban tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan. Catatan sebagaimana dimaksud dalam pasal 9 UUDP wajib dibuat diatas kertas (pasal 10 ayat 1 UUDP) penggunaan kata wajib dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa apabila catatan yang terbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca laba rugi, tidak dibuat diatas kertas, perusahaan dianggap belum membuat catatan. Catatan yang berbentuk rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisann yang berisi keterangan menganai hak dan kewajiban serta hal-hallain yaang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 UUDP dibuat diatas kertas atau dalam sarana lainnya (Pasal 10 ayat 2) yang dimaksud sarana lainnya adalah alat bantu untuk memproses pembuatan hukum yang sejak semula tidak dibuat diatas kertas misalnya menggunkan pita magnetik atau disket. 4. PENYIMPANAN DOKUMEN PERUSAHAAN Catatan, bukti pembuktian dan data pendukung adminitrssi keuangan wajib disimpan selama 10 tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan (pasal 11 ayat 1 UUDP) penggunaan kata wajib dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan mengania hal yang harus dilakukanperusahaan, yakin menyimpan dokumen yang dimaksud 10 tahun dengan demikian apabila sebelum jangka waktu 10 tahun dokumen yang bersangkutan dimusnahkan, maka risiko karena pemusnahan tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan namun dalam pasal 11 ayat 2 UUDP ditentukan bahwaa data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat 2 huruf b jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan . Dokumen hanya sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 UUDP janngka waktu penyimpananya ditetapkan berdasarkan nilai guna dokumen tersebut (pasal 11 ayat 3 UUDP) yang dimaksud dengan nilai guna dokumen adalah nilai dokumen perusahaan yang didasarkan pada kegunaan dokumen dalam menunjang pelaksanaan kegiatan usaha perusahaan. Berdasarkan nilai guna dokumen yang bersangkutan, maka jangka waktu penyimpanannya ditetapkan kurang dari 10 tahun atau lebih dari 10 tahun dalam pasal 11 ayat 4 UUDP ditentukan bahwa jangka waktu sebagaimana ditentuukan dalam pasal 11 ayat 2 dan 3 UUDP disusun oleh perusshaan yang bersangkutan dalam suatau jadwal retensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinanperusahaan Kewajiban penyimpanan dokumen tidak menghilangkan fungsi dokumen yang bersangkutan sebagai alat bukti sebagai kebutuhan sebagaimana ditentukan dalam ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku atau untuk kepentingan hukum lainnaya (pasal 11 ayat 5 UUDP) dalam penjelasan ayat ini dinyatakan bahwa sekalipun suatu dokumen telah melewati masa wajib simpanan dokumen tersebut tetapdapat dipergunakan sebagai alat bukit sesuai dengan ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan.

5,PENGALIHAN BENTUK DOKUMEN PERUSAHAAN Dokumen perusahaan dapat dialihkan kedalam mokro film atau media lain (Pasal 12 ayat 1 UUDP) yang dimaksud dengan mikrofilm adalah film yang memuat rekaman bahan tertulis tercetak, dan tergambar dalam ukuran yang sangat kecil sedangkan yang dimaksud denagn media lainnya adalah alat penyimpan informsi yang bukan kertas dan mempunyai tingkan keamanan dapat menjamin keaslian dokumen yang dialihkan ditransformasikan misalnya cdrom wrom selanjutnya dalam Pasal 12 ayat2 UUDP ditentukan bhwa pengalihan dokumen perusahaan kedalam mikro film atau media lainnya dapat dilakukan sejan dokumen tersedbut dibuat olehnperusahaan yang bersangkuatan . Dalam mengalihkan dokumen peruddsahaan pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskahasli dokumen yang perlu tetap disimpan karena menngandung niali tertentu demi kepentinagn perusahaan atu kopntingn nasional (Pasal 12 auat 3 UUDP) dalam penjelasannya dinyatakan suatu dokumen perusahaan mempunyaki makna kepentingan nasional apabila dokumen perusahaan tersebut memiliki nilai historis yang digunakan dalam kegiatan pemerinthn dan pembangunan serta kehidupan kebangsaan misalnya rekening atau bukti iuran untuk pembangunan monumen nasional pihak yang menentukan suatu dokumen mempunyai makna kepentinagn nasional adalh pimpinan perusahaan Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan kedalam mikrofilm atau media lainnya adalah naskah asli yang mempunyai kekuatam pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu pimpinan perusaahaan wajib tetap menyimpan naskah asli tersebut (pasal 12 ayat 4 UUDP) penggunaan kata wajib dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekenan bahwa pimpinan perusahaan tetap harus menyimpan naskah asli apabila dokumen tersebut masih mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan atau mengandung kepentingan hukum tertentu. Kelalaian dalam melaksankan kewajiban tersebut pimnpinan perusahaan bertanggung jawab sesaui dengan peraturan perundang-undangan ynag berlaku yang dimaksud dengan masih mengandung kepentingan hukum tetrtentu adalah apabila naskah asli tersebut masih mengandung hak dan kewajiban yang masih harus dipenuhi . a. LEGALISASI DOKUMEN PERUSAHAAN Setiap pengallihian dokumen perusahaan kedalam mikrofilm atau media lannya wajib dilegalisasi (pasal 13 UUDP) penggunaan kata wajib dalam pasal ini dimaksudkan untuk membrikan penakannn bahwa setiap pengalihan dokumen perusahaan harus dilegalisasi. Apabila pengalihan dokumen perusahaan tidak dilegalisasi, maka dokumen perusahaan hasil pengalihan tersebut secara hukum tidaak dpat disajikan sebagi alat bukti yang sah. Yang dimaksud dengan legalisasi adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau ditransformasikna kedalam mikrofilm atau media lain yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan yang terkandung di dalam mikrofilm atau media lain tersebut sesuai dengan naskah aslinya. Legalisasi sebagaaimana yang dimaksud dalam pasal 13 UUDP dilakukaan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk dilingkungan perusahann yang bersangkutan denegn dibuatkan berita acara (pasal 14 ayat 1 UUDP) menurut penjelasannya berita acara dibuat ipada

saat terjadi pengalihan dokuomen kedalam mikrofilm atau media lainn tersebbut sesuai dengan naskah aslinya. Berita acara seperti yang dimaksud dalam pasal 14 ayat 1 UUDP sekurang-kurangnya memuat : (a) Keterangan tempat hari tanggal bulan dan tahun dilakukannya legalisasi (b) Keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas kedalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakkukan sesuai dengan aslinya. (c) Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan (Pasal 14 ayat 2 UUDP) Dalam penjelasab dinyatakan bahwa pada berita acara pengalihan dilampirkan daftar pertelaan atas dokumen perusahan yang dialihkan kedalam mikrofiilm aatu media lannya. b.akibat hukum legalisasi. Dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya dan atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah. Apabiila dianggap perlu dalam hal ttertentu dan untuk keperluan tertentu dapat dilakukan legalisasi terhadap hasil ccetak dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya (pasal 15 UUDP) dalam penjelasannya dinyatakan bahwa yang dimaksud dengan dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan tertentu misalnya untuk keperluan memenuhi permintaan polisi jaksa atau hakim dalam pemeriksaan perkara legalisasi dilakukan dengan cara pembubuhan tanda tangan pada hasil cetak dokumen tersebut dan pernyataan bahwa hasil cetak sesuai dengan aslinya. 6. PEMINDAHAN PENYERAHAN PEMUSNAHAN a. pemindahan dokumen perushaan pemndahan dokumen perusahaan tersebut dilakukan berdasarkan keputusan dilingkungan perusahan tersebut dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan perusahan yang pelaksanaannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan (Pasal 17 UUDPT) dalam penjelasannya dinyatakan bahwa penentuan tata cara pemindahan dokumen perusahaan diserahkan pada pimpinan perusahaan . karena yang mengetahuui kebutuhan perusahaan adalh pimpinan perusahaan yang bersangkutan dalaam tata cara tersebut dapat pula ditentukan bahwa pemindahan dokumen disertai dengan daftar pertelaan dan pembuatan berita acara yang ssekurang-kurangnya memuat: (a) Keterangan tempat hari tanggal bulan dan tahun dilakukannnya pemindahan (b) Keteerangan tentaang perushana (c) Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang memindahkan dan pejabat yang menerima ppemindahan Dalam pasal tadi disebutkan unit pengolahan dan unit kearsipan yang dimaksud dengan unit pengoalan adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua dokumen yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan sedangkan yang dimaksud dengan unit kearsipan adalh saatuaan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola dokumen perusahaan yang diselsaikan oleh unit pengelolan untuk disimppan dan dipelihara.