Modul 6

Modul 6

Perencanaan Sumber Daya ManusiaTelah disebutkan sebelumnya bahwa langkah pertama dalam pengelolaan biaya proyek adalah membuat perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk penlgadaan sumber daya, baik berupa sumber daya manusia maupun bukan sumber daya manusia, seperti material dan peralatan. Dalam hal ini, yang dimaksud dengan perencanaan sumber daya adalah proses mengdentifikasi jenis dan jumlah sumber daya sesuai jadwal keperluan yang telah ditetapkan. Tujuan perencanaan tersebut adalah mengusahakan agar sumber daya yang dibutuhkan tersedia tepat pada waktunya, tidak boleh terlalu awal atau terlambat, karena keduanya merupakan sumber pemborosan. Modul ini akan membahas topik tersebut di atas, yakni mencakup produktivitas tenaga kerja, perkiraan tenaga kerja periode puncak, perkiraan tenaga lapangan dan engineering, serta perencanaan sumber daya non-SDM. Di samping itu, juga disajikan beberapa data dan grafik hasil penelitian G. J. Ritz, J. A. Bent, dan A. E. Kerridge yang erat relevansinya dengan perkiraan jumlah tenaga kerja proyek.

Jumlah Tenaga Kerja

Secara teoritis, keperluan rata-rata tenaga kerja dapat dihitung dari total lingkup kerja proyek yang dinyatakan dalam jam-orang atau bulan-orang dibagi dengan kurun waktu pelaksanaan..Perhitungan ini akan menghasilkan garis lurus seperti terlihat pada Gambar 6-1. Rata-rata jumlah tenaga kerja.

Gambar 6.1. Rata-rata jumlah tenaga kerjaGaris vertikal menunjukkan jumlah tenaga kerja, dan garis horisontal menunjukkan kurun waktu pelaksanaan. Jadi, misalnya total lingkup proyek sebesar 7.700 bulan-orang, dan kurun waktu penyelesaian proyek 22 bulan, maka rata-rata keperluan tenaga kerja adalah 7.700/ 22 = 350 orang.

Hitungan sederhana di atas tentu tidak sesuai dengan kenyataan yang sesungguhnya, karena akan timbul pemborosan dengan mendatangkan sekaligus 350 tenaga kerja pada awal proyek, mengingat pada saat itu belum cukup tersedia pekerjaan untuk mereka. Pekerjaan konstruksi menunggu material hasil kegiatan pembelian, sedangkan pembelian baru bisa dimulai bila paket yang disiapkan oleh ahli desain-engineering telah selesai. Selain itu, hasil guna tenaga kerja umumnya berbeda-beda. Oleh karena itu, untuk merencanakan tenaga kerja proyek yang realistis perlu diperhatikan bermacam-macam faktor, di antaranya yang terpenting adalah seperti berikut ini :1. Produktivitas tenaga kerja.2. Tenaga kerja periode puncak (peak). 3. Jumlah tenaga kerja kantor pusat.

3. Perkiraan jumlah tenaga kerja konstruksi di lapangan.4. Meratakan jumlah tenaga kerja guna mencegah gejolak (fluctuation) yang tajam.6.1. Produktivitas Tenaga Kerja

Mengingat bahwa pada umumnya proyek berlangsung dalam kondisi yang berbeda-beda, maka dalam merencanakan tenaga kerja hendaknya dilengkapi dengan analisis produktivitas dan indikasi variabel yang mempengaruhinya. Variabel atau faktor ini misalnya disebabkan oleh lokasi geografis, iklim, keterampilan, pengalaman, ataupun oleh peraturanperaturan yang berlaku. Variabel di atas banyak yang bersifat intangibles, yang sulit untuk dinyatakan dalam nilai numerik. Dihitung secara matematis boleh dikatakan tidak mungkin. Meskipun demikian, perlu adanya pegangan atau tolok ukur untuk memperkirakan produktivitas tenaga kerja bagi proyek yang hendak ditangani, yaitu untuk mengukur hasil guna atau efisiensi kerja, misalnya dengan membandingkannya terhadap suatu norma yang dipakai sebagai patokan. Pegangan di atas penting sekali bagi organisasi seperti kontraktor nasional atau internasional yang akan melaksanakan pekerjaan pembangunan fisik di lokasi atau di negara yang masih asing baginya. Dalam rangka mengajukan tender, produktivitas tenaga kerja akan besar pengaruhnya terhadap total biaya proyek, minimal pada aspek jumlah tenaga kerja dan fasilitas yang diperlukan. Salah satu pendekatan untuk mencoba mengukur hasil guna tenaga kerja adalah dengan memakai parameter indeks produktivitas. Definisi indeks produktivitas dirumuskan sebagai berikut.

Jumlah jam-orang yang sesungguhnya digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu

Indeks Produktivitas = -----------------------------------------------------------------------------------------Jumlah jam-orang yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan identik pada kondisi standar

Tabel 6-1 Angka indeks produktivitas tenaga kerja lapangan dari berbagai negara.

NegaraIndeks Produktifitas Tenaga KerjaJam Kerja per Minggu

Italia

Austria

Aljazair

Nigeria

Brasil

Kolombia

Florida (USA)

Taiwan1,14

1,30

1,82

2,22

1,76

2,25

1,12

1.9140

42

40

47

48

48

--

48

Adapun yang dipakai sebagai kondisi tandar adalah kondisi rata-rata di Gulf Coast USA (1962-1963) dan diberi indeks = 1,0. Hal ni berarti bahwa bila indeks produktivitas di tempat lain lebih besar dari 1,0, maka produktivitas tenaga kerja yang bersangkutan di bawah standar. Sebaliknya, bila lebih kecil dari 1,0 produktivitasnya lebih tinggi dari standar. Sebagai gambaran, Tabel 6-1 memperlihatkan angka-angka indeks atau faktor produktivitas tenaga kerja lapangan dari beberapa negara pada tahun 1978. Angka tersebut setiap waktu dikaji dan diperbaharui.

Dari Tabel 6-1, terlihat bahwa Kolombia membutuhkan jam-orang atau tenaga kerja 2,25/1,30 = 1,73 kali lebih banyak dibanding Austria untuk menangani pekerjaan yang identik. Di samping angka indeks internasional di atas, seringkali terdapat pula angka indeks atau produktivitas tenaga kerja yang diterbitkan oleh institusi atau badan yang berwenang di masing-masing area atau negara yang bersangkutan.A.Produktivitas Tenaga Kerja dan QAB

Telah diuraikan di atas bahwa untuk menyusun perkiraan biaya, ketika kontraktor proyek masih asing dengan lokasi proyek yang akan ditangani, digunakan angka produktivitas relatif terhadap angka standar Gulf Coast USA atau standar "dasar" lain yang dapat memenuhi keperluan. Namun bila implementasi fisik suatu proyek telah dimulai, maka dapat disusun angka produktivitas tenaga kerja sesungguhnya berdasarkan kenyataan di lapangan. Angka ini kemudian dipakai sebagai pegangan standar dasar untuk memantau produktivitas tenaga kerja dan pengeluaran biaya. Pendekatan ini sering dikenal sebagai Quantity Adjusting Budget (QAB ).B.Faktor-faktor yang Mempengaruhi Produktivitas

Variabel-variabel yang mempengaruhi produktivitas tenaga kerja lapangan dapat dikelompokkan menjadi:

1. kondisi fisik lapangan dan sarana bantu; 2. supervisi, perencanaan, dan koordinasi; 3. komposisi kelompok kerja;4. kerja lembur;5. ukuran besar proyek;6. kurva pengalaman (learning curve);7. pekerja langsung versus subkontraktor; dan8. kepadatan tenaga kerja.Uraian berikut akan menyajikan penjelasan lebih jauh.Kondisi Fisik Lapangan dan Sarana BantuKondisi fisik geografis lokasi proyek, tempat penampungan tenaga kerja yang terawat, serta sarana bantu berupa peralatan konstruksi, amat berpengaruh terhadap produktivitas tenaga kerja. Kondisi fisik ini dapat berupa: Iklim, Musim, atau Keadaan Cuaca Misalnya, adanya temperatur udara panas dan dingin serta hujan dan salju. Daerah tropis dengan kelembaban (humidity) udara yang tinggi dapat mempercepat rasa lelah tenaga kerja. Sebaliknya, di daerah dingin, bila musim salju tiba, produktivitas tenaga kerja lapangan akan menurun. Keadaan Fisik LapanganKondisi fisik lapangan kerja, seperti rawa-rawa, padang pasir, atau tanah berbatu keras, besar pengaruhnya terhadap produktivitas. Hal yang sama akan dialami di tempat kerja dengan keadaan khusus, seperti dekat unit yang sedang beroperasi. Hal ini dapat terjadi pada proyek perluasan instalasi yang telah ada, yang seringkali dibatasi oleh bermacam-macam peraturan keselamatan dan terbatasnya ruang gerak, baik untuk pekerja maupun peralatannya. Sarana BantuKurangnya kelengkapan sarana bantu seperti peralatan konstruksi (construction equipment and tools), akan menaikkan jam-orang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Sebagai contoh, sarana bantu penyiapan lahan adalah truk, grader, scraper compactor, dan lain-lain. Sarana bantu harus selalu diusahakan siap pakai dengan jadwal pemeliharaan yang tepat.Supervisi (Penyeliaan), Perencanaan, dan Koordinasi

Yang dimaksud dengan penyelia di sini adalah segala sesuatu yang berhubungan langsung dengan tugas pengelolaan para tenaga kerja, memimpin para pekerja dalam pelaksanaan tugas, termasuk menjabarkan perencanaan dan pengendalian menjadi langkahlangkah pelaksanaan jangka pendek, serta mengkoordinasikan dengan rekan atau penyelia lain yang terkait. Tugas menjabarkan perencanaan ini memerlukan pengetahuan yang mendalam mengenai lingkup pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, dan derajat keterampilan tenaga kerja yang akan melaksanakannya. Penyelia yang baik akan ikut berpartisipasi secara aktif dengan memberikan pendapat dan pengalaman dalam meletakkan dasar-dasar perencanaan pekerjaan lapangan yang disusun oleh bidang engineering, karena dengan demikian akan menghasilkan perencanaan yang realistis. Keharusan memiliki kecakapan memimpin "anak buah" bagi penyelia, bukanlah sesuatu hal yang perlu dipersoalkan lagi. Melihat lingkup tugas dan tanggung jawabnya terhadap pengaturan pekerjaan dan penggunaan tenaga kerja yang demikian, maka kualitas penyelia besar pengaruhnya terhadap produktivitas secara menyeluruh.Komposisi Kelompok Kerja

Pada kegiatan konstruksi, seorang penyelia lapangan memimpin satu kelompok kerja yang terdiri dari bermacam-macam pekerja lapangan (labor craft), seperti tukang batu, tukang besi, tukang pipa, tukang kayu, pembantu (helper), dan lain-lain. Komposisi kelompok kerja berpengaruh terhadap produktivitas tenaga kerja secara keseluruhan. Yang dimaksud dengan komposisi kelompok kerja adalah: Perbandingan jam-orang penyedia dan pekerja yang dipimpinnya; dan perbandingan jam-orang untuk disiplin kerja dalam kelompok kerja.Perbandingan jam-orang penyelia terhadap total jam-orang kelompok kerja yang dipimpinnya, menunjukkan indikasi besarnya rentang kendali (span of control) yang dimiliki. Untuk proyek pembangunan industri yan tidak terlalu kompleks dan berukuran sedang ke atas, perbandingan yang menghasilkan efisiensi kerja optimal dalam praktek, berkisar antara 1 : 10 15. Jam-orang yang berlebihan akan menaikkan biaya, sedangkan bila kurang akan menurunkan produktivitas. Di samping itu, perbandingan jam-orang masing-masing disiplin dalam kelompok juga mempengaruhi produktivitas. Tabel 6-2 menunjukkan angka-angka labor-mix yang dinyatakan dalam % (persen), jam-orang yang disarankan untuk memperoleh produktivitas yang maksimal. Dari tabel tersebut terlihat bahwa tukang pipa menduduki persentase terbanyak, yaitu 24 - 40 persen, dan pekerjaan pemipaan sering menjadi jalur kritis dari segi jadwal penyelesaian proyek.Tabel 6-2. Contoh komposisi tenaga kerja (labor mix) proyek.

Gambar 6-2 Indikasi menurunnya produktivitas karena kerja lemburKerja Lembur

Acapkali kerja lembur atau jam kerja yang panjang lebih dari 40 jam per minggu tidak dapat dihindari, misalnya untuk mengejar sasaran jadwal, meskipun hal ini akan menurunkan efisiensi kerja. Dalam memperkirakan waktu penyelesaian proyek dengan mempertimbangkan kerja lembur, perlu diperhatikan kemungkinan kenaikan total jam-orang. Grafik pada Gambar 6-2 menunjukkan indikasi penurunan produktivitas, bila jumlah jam per hari dan hari per minggu bertambah.Ukuran Besar Proyek

Penelitian menunjukkan bahwa besar proyek (dinyatakan dalam jam-orang) juga mempengaruhi produktivitas tenaga kerja lapangan. Semakin besar ukuran proyek, maka produktivitas akan semakin menurun, seperti terlihat pada Gambar 6-3. Pada gambar tersebut diambil angka dasar 1,0 juta jamorang konstruksi.Pekerja Langsung versus Subkontrak

Dikenal dua cara bagi kontraktor utama dalam melaksanakan pekerjaan lapangan, yaitu dengan merekrut langsung tenaga kerja dan mernberikan kepenyeliaan (direct hire) atau menyerahkan paket kerja tertentu kepada subkontraktor. Dari segi produktivitas umumnya subkontraktor lebih tinggi 5-10 persen dibanding pekerja langsung. Hal ini disebabkan tenaga kerja subkontraktor telah terbiasa dalam pekerjaan yang lingkup dan jenisnya relatif terbatas, ditambah lagi prosedur dan kerjasama telah dikuasai dan terjalin lama antara para pekerja maupun dengan penyelia. Meskipun produktivitas lebih tinggi dan jadwal penyelesaian pekerjaan potensial dapat lebih singkat, tetapi dari segi biaya belum tentu lebih rendah dibanding memakai pekerja langsung, karena adanya biaya overhead dari perusahaan subkontraktor.Kurva Pengalaman

Bila seseorang atau sekelompok orang yang terorganisir melakukan pekerjaan yang identik berulang-ulang, maka dapat diharapkan akan terjadi suatu pengurangan jam per tenaga kerja atau biaya untuk menyelesaikan pekerjaan berikutnya, dibanding dengan yang terdahulu bagi setiap unitnya. Dengan kata lain, produktivitasnya naik. Misalnya, pekerjaan pembuatan pondasi per satuan unit kesepuluh akan memakan waktu atau biaya lebih sedikit dibanding pembuatan unit pertama. Konsep yang dikenal dengan istilah kurva pengalaman (learning curve) ini didasarkan atas asumsi bahwa seseorang atau sekelompok orang yang mengerjakan pekerjaan yang relatif sama dan berulang-ulang, akan memperoleh pengalaman dan peningkatan keterampilan, sehingga waktu atau biaya penyelesaian pekerjaan per unitnya akan semakin berkurang.1. Teori yang DigunakanPendekatan kuantitatif kurva pengalaman menyatakan bahwa bila jumlah unit yang dihasilkan berlipat dua, maka jumlah jam orang kerja atau biaya yang diperlukan untuk memproduksinya akan turun dengan angka persentase yang tetap. Jadi, biaya yang diperlukan untuk menghasilkan unit ke-2, akan berkurang sejumlah persentase tertentu, dibanding dengan biaya untuk menghasilkan unit pertama. Demikian pula persentase pengurangan yang sama akan didapat untuk produksi dari unit ke-4 dibanding unit ke-2 dan seterusnya. Bila pengurangan tetap jam orang atau biaya tersebut sebesar 10 persen, maka disebut kurva 90 persen dan untuk pengurangan tetap 20 persen, maka memiliki kurva sebesar 80 persen, dan seterusnya. Atau dapat ditulis sebagai berikut.

Jumlah unit untuk =1,2,4

70% kurva= 100, 70, 49

80% kurva= 100, 80, 64

90% kurva= 100, 90, 81

Terlihat bahwa semakin jauh atau semakin banyak unit yang diproduksi, semakin kecil pengurangannya secara incremental. Gambar 6-4a dan 6-4b menunjukkan berturut-turut grafik antara jam-orang versus kumulatif unit bila digambar pada koordinat linier dan logaritmis.2. Rumus Perhitungan

Rumus-rumus untuk menghitung jumlah jam-orang atau biaya langsung tertera pada Tabel 6-3 di bawah ini (Rumus kurva pengalaman)1. Yx = Kxn

K

2. Vx = ------------ [(X + 0,5)(1 n) (1 + N)]

X(1 + N)

Dimana :

Yx = jumlah jam-orang langsung yang diperlukan untuk memproduksi unit ke-x

Vx = angka rata-rata kumulatif jam-orang yang dperlukan untuk memproduksi x unit

K = jumlah jam-orang langsung yang diperlukan untuk memproduksi unit pertama

X = jumlah unit yang akan diproduksi

n = slope (kemiringan) dinyatakan dalam persentase (n = 0,90 untuk kurva 90%, n = 0,80 untuk kurva 80%, dan lain sebagainya

N = log n/log 2

3. Pengaruh Jenis Pekerjaan Terhadap Kemiringan Kurva

Telah diutarakan sebelumnya bahwa bila kurva pengalaman digambar dengan skala linier, akan memperlihatkan grafik lengkung yang menunjukkan pengurangan produksi unit yang satu terhadap unit sebelumnya dalam proses produksi yang berulang-ulang. Semakin banyak unit yang diproduksi, besar pengurangan akan semakin menurun. Bila digambar dalam skala logaritmis, maka akan terlihat sebagai garis lurus dengan kemiringan (slope) tertentu. Dari pengalaman ditunjukkan bahwa pekerjaan-pekerjaan yang mengikutsertakan mesin-mesin otomatis atau "kandungan" otomatisnya cukup tinggi, kurva pengalamannya akan memiliki slope yang tinggi pula. Sebaliknya, bila pekerjaan tersebut sebagian besar dikerjakan dengan tangan, maka slope-nya lebih rendah. Tabel 6-4 menunjukkan angka-angka slope dari berbagai jenis industri dan kegiatan.Tabel 6-4 Besar slope berbagai industri dan kegiatan

Jenis Industri dan KegiatanSlope

1. Kedirgantaraan (aerosoace)

2. Pembuatan kapal

3. Konstruksi

4. Pengelasan85%

80-85%

70-90%

90%

Kepadatan Tenaga Kerja

Dalam batas pagar lokasi yang nantinya akan dibangun instalasi proyek, yang juga disebut battery limits, ada korelasi antara jumlah tenaga kerja konstruksi, luas area tempat kerja, dan produktivitas. Korelasi ini dinyatakan sebagai kepadatan tenaga kerja (labor density), yaitu jumlah luas tempat kerja bagi setiap tenaga kerja. Jika kepadatan ini melewati tingkat jenuh, maka produktivitas tenaga kerja menunjukkan tanda-tanda menurun. Hal ini disebabkan karena dalam lokasi proyek tempat sejumlah buruh bekerja, selalu ada kesibukan manusia, gerakan peralatan, serta kebisingan yang menyertai. Semakin tinggi jumlah pekerja per area atau semakin sedikit luas area per pekerja, maka semakin "sibuk" kegiatan per area. Pada akhirnya akan mencapai titik di mana kelancaran pekerjaan terganggu dan mengakibatkan penurunan produktivitas. Titik ini disebut titik jenuh. Dalam perencanaan tenaga kerja, titik jenuh tersebut perlu diperhatikan agar jangan sampai terjadi, khususnya ketika ingin mengejar jadwal penyelesaian. Oleh karena itu, perlu direncanakan alokasi tenaga kerja sebanyak mungkin sehingga melampaui titik jenuh.

Angka kepadatan tenaga kerja juga dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti berikut ini.

Kompleksitas teknis (technical complexity) instalasi. Semakin kompleks instalasi yang hendak dibangun, semakin banyak material dan peralatan per kaki persegi, sehingga mengakibatkan semakin terbatasnya gerak para pekerja.

Jenis kontrak. Pada kontrak harga tidak tetap, umumnya pemilik dan kontraktor utama tidak banyak berbeda pendapat mengenai angka kepadatan tenaga kerja. Namun, pada kontrak lump-sum seringkali kontraktor utama menginginkan angka yang lebih rendah, dalam rangka mengoptimalkan produktivitas tenaga kerja.Satu hal yang perlu dicatat ialah denah instalasi proyek-proyek E-MK tidak standar, dan cara konstruksi juga berbeda-beda, misalnya memakai metode dress-up, yaitu memasang beberapa bagian instalasi di luar lokasi, sehingga interpretasi angka-angka yang dihasilkan perlu dilakukan dengan hati-hati.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMBIr. Mawardi Amin MT

PERENCANAAN PENGENDALIAN PROYEK

_1274184504.xlsSheet1

Disiplin KerjaJenis Proyek

KilangPLTNKilang GasPulp/Petrokimia

MinyakLNG/LPGKertas

Tukang Kayu8.213.38.210.98.1

Tukang Besi6.27.85.37.04.4

Tukang Pipa40.932.738.725.539.7

Tukang Batu1.12.11.02.52.4

Pembuat bejana4.22.36.01.32.9

Tukang Listrik10.29.113.820.218.8

Tenaga Pembantu12.815.312.017.613.7

Engineer operasi7.63.25.64.24.8

Lain-lain8.814.29.410.85.2

T O T A L100.0100.0100.0100.0100.0

_1274186097.xlsSheet1

Jam LemburIndeks Produktivitas

11.1

21.2

31.3

41.4

Sheet1

Jam Lembur

Indeks Produktivitas

Indeks menurunnya produktivitas kerja lembur

_1274180255.xlsSheet1

Jumlah Tenaga Kerja

400

Proyek MulaiKeperluan rata-rata tenaga kerja (350 orang)Proyek Selesai

300

200

Total lingkup proyek (7.700 bulan-orang/man-month)

100

024681012141618202224

Kurun waktu (bulan)