1 TIK-1/Suparyadi

HANDOUT

TIK-1

SK 4. MENGGUNAKAN OPERATING SYSTEM

KD 4.1. MELAKUKAN MANAJEMEN FILE

MATERI FOLDER DAN FILE

Kompetensi yang akan dicapai :

Siswa dapat menerangkan manfaat manajemen file

Siswa dapat mengoperasikan perintah-perintah dalam melakukan manajemen file

Siswa dapat mendemonstrasikan langkah-langkah manajemen file

Siswa dapat mengklasifikasikan ekstensi file

Uraian Materi :

Folder dan File

Folder digunakan untuk menyimpan program, dokumen atau subfolder. Sedangkan

File adalah sebuah nama yang digunakan untuk menyimpan sebuah data atau naskah yang

sewaktu-waktu dapat dibuka kembali. Windows memberikan kemudahan untuk proses

pembuatan berbagai type file seperti Text, Bitmap atau program aplikasi seperti Ms. Word

atau Ms. Excel.

Untuk membuat folder disini kita akan menggunakan program My Computer yang terdapat

di lembar kerja Desktop.

Icon My Documents

Prosedur membuat folder

Prosedur pertama yang dapat dilakukan untuk membuat sebuah folder, antara lain :

a. Double klik ikon My Documents di Desktop sehingga tampil jendela My Computer.

Dalam jendela My Computer terdapat nama drive, dan ikon Control Panel seperti

Gambar

2 TIK-1/Suparyadi

Isi dalam My Computer

b. Double klik Drive yang diinginkan, sehingga muncul folder-folder dan file-file

yang sudah terdapat pada drive yang dipilih.

c. Untuk membuat folder baru tinggal klik pada menu File, kemudian pilih New

sehingga akan tampil menu pulldown seperti gambar :

Menu pilihan untuk membuat folder

d. Klik menu Folder sehingga ikon folder baru terlihat, seperti gambar berikut :

Folder yang sudah dibuat

3 TIK-1/Suparyadi

e. Klik nama Folder, teks yang diketikkan akan mengganti nama folder sementara

“New Folder”. Windows memungkinkan Kita mengetikkan nama folder dan file

yang panjang dengan tujuan untuk mempermudah mengingatnya.

Prosedur Kedua :

1. klik kanan area kosong jendela folder sehingga tampil menu popup.

Klik kanan untuk membuat folder

2. klik New sehingga tampil menu popup lanjutan. Proses berikutnya sama seperti

prosedur pertama.

Properti Folder

Folder yang telah dibuat dapat memiliki beberapa properti untuk suatu tujuan

tertentu. Berikut ini adalah gambar jendela properti folder.

Folder Properties

4 TIK-1/Suparyadi

Kita dapat memilih properti pada checkbox yang disediakan, Read Only dan atau Hidden.

Read Only

Apabila folder berstatus Read Only, maka folder tersebut tidak dapat diganti namanya

dan tidak dapat dihapus seketika.

Jika folder yang berstatus read only ingin diganti namanya akan keluar pesan seperti

berikut :

Pesan untuk rename folder

atau jika ingin dihapus maka akan muncul pesan konfirmasi seperti berikut :

Pesan untuk menghapus folder

Hidden

Apabila folder beratribut hidden, maka folder tersebut sebagai suatu folder yang tidak

dapat dilihat dan tidak dapat digunakan karena disembunyikan.

Sharing Folder

Resource Sharing merupakan system pembagian resource yang ada di dalam sebuah

Jaringan. File Sharing dipakai untuk dapat mengakses suatu disk, directory, cdrom dari

komputer lain dalam satu Jaringan.

Caranya :

Di dalam properti folder terdapat tab sharing yang dapat digunakan untuk mengatur

properti sharing. Ketika masuk pada tab sharing akan keluar gambar seperti berikut :

5 TIK-1/Suparyadi

Tab Sharing

Do not share this folder

Pilihan ini digunakan untuk melepas sharing atau tidak menggunakan sharing sehingga

folder, drive atau printer tersebut tidak dapat dipakai secara bersama-sama.

Share this folder

Pilihan ini digunakan untuk menghubungkan / men-sharing folder, drive atau printer

dengan komputer yang lain sehingga dapat digunakan secara bersama-sama.

Pada bagian Share name biasanya langsung terpasang nama folder, drive atau

printer yang akan di-share.

Pada bagian Comment, ketikkan penjelasan singkat mengenai folder ini.

User Limit digunakan untuk menentukan jumlah user yang dapat

menggunakan folder ini.

o Maximum allowed

Mengijinkan semua user menggunakan folder ini

o Allow ... users

Menentukan jumlah maksimal user yang dapat menggunakan

folder ini.

Permission digunakan untuk memberikan hak-hak kepada setiap user untuk

mengakses folder ini.

6 TIK-1/Suparyadi

Share Permission

Macam-macam permision dapat dilihat pada tabel berikut:

Permission Allow Deny

Full Control User berhak penuh atas folder

tersebut

Pilihan Deny adalah tidak

mengijinkan untuk memodifikasi

atas folder tersebut seperti

menghapus, mengubah nama

folder, membuka folder tersebut

dan lain-lain

Modify User hanya berhak memodifikasi

atas folder tersebut

Read &

Execute

User hanya berhak membaca dan

mengeksekusi atas folder tersebut

List Folder

Contents

User hanya berhak menampilkan

isi folder tersebut

Read User hanya berhak membaca atas

folder tersebut

Write User hanya berhak mengganti dan

menghapus folder tersebut

Tombol Caching digunakan untuk menentukan setting penggunaan file/folder

secara offline (tidak sedang terhubung ke jaringan)

Folder yang telah di-share dapat dilihat isi file sharing tersebut dengan menggunakan

windows explorer dan browse komputer tempat share tersebut berada.

Folder yang telah di-share akan memiliki icon seperti gambar berikut :

Tampilan folder yang telah di-share

7 TIK-1/Suparyadi

HANDOUT

TIK-1

SK 5. MENGGUNAKAN PERANGKAT LUNAK PENGOLAH KATA

KD 5.3. MEMBUAT DOKUMEN PENGOLAH KATA DENGAN VARIASI

TABEL, GRAFIK, GAMBAR DAN DIAGRAM

MATERI MAIL MERGE

Kompetensi yang akan dicapai :

Siswa dapat Membuat file mail merge dalam bentuk surat

Siswa dapat memodifikasi file mail merge

Siswa dapat berinovasi dengan menggunakan fasilitas lain dalam pembuatan mail merge

Uraian Materi :

Membuat Surat Dengan Mail Merge

Membuat surat dengan mail merge adalah membuat surat secara masal , Mail Merge

digunakan untuk membuat surat panggilan , dan surat undangan dengan nama dan alamat

yang berbeda.

Bagan Prinsip Kerja Mail Merge

8 TIK-1/Suparyadi

OSIS SMA JO LALI SINAU JAKARTA

Jalan Buntu Raya No.1 Jakarta Barat

Telpon 021-3754100 Fax: 51256150 email : jolalisinau@gmail.com

No.Surat : 001/IV/OSIS/2013 Kepada yth.

Perihal : undangan lomba Ketua Osis

Lampiran : 1 berkas SMA ......................

Di Tempat

Dalam rangka ulang tahun SMA Jo lali Sinau Jakarta yang ke-49, kami atas nama

panitia lomba Debat dalam bahasa daerah mengharapkan kehadiran Ketua Osis atau

perwakilan SMA yang tersebut di atas untuk mendapatkan penjelasan tata cara dan peraturan

perlombaan, yang akan dilaksanakan pada :

Hari : .......................

Tanggal : ........................

Tempat : ........................

Waktu : ........................

Atas perhatian dan kehadiran anda tepat pada waktunya, kami ucapkan terima kasih.

Ketua panitia

Lomba debat

Chantengan

9 TIK-1/Suparyadi

A. Membuat Data Mail Merge :

1. Klik menu Tool Mailings

2. Pilih Ikon Start Mail Merge lalu

3. Pilihlah Step by Step Mail Merge Wizard

4. Pada Menu Mail Merge Step 1 pilihlah option Letters

Klik Next: Starting document

5. Pada Step 2 pililah Use the current document

Klik Next

10 TIK-1/Suparyadi

6. Pada step 3 pilihlah Menu Type a new list

Kliklah Create atau Next

7. Akan tampil menu New address list

8. Ubahlah Field-field yang ada sesuai dengan kebutuhan :

Klik button Customize Columns

11 TIK-1/Suparyadi

9. Hapus nama-nama field yang tidak dibutuhkan dan sisakan 5 field saja

Pilih/klik address line 2

Klik delete

Klik Yes

Lakukan hingga field E-mail Address

10. Gantilah nama-nama field agar sesuai dengan judul field yang kta butuhkan

Klik Title

Klik rename

Ganti Title dengan Sekolah

Klik ok

Klik First Name

Klik rename

Ganti First Name dengan Hari

Klik ok

Lakukan hal tersebut dengan ketentuan penggantian

Last name Tanggal

Company name Tempat

Address Line 1 Waktu

Klik Ok

11. Akan tampil menu

12. Klik Ok

12 TIK-1/Suparyadi

13. Isilah data field demi field, jika ingin menambah record baru klik New Entry

14. Jika telah selesai tekan/klik Ok

15. Simpan file dengan mengklik button Ok

Ketik nama pada bagian File name

Klik Ok

13 TIK-1/Suparyadi

B. Mengisi data ke master surat

1. Letakkan kursor di bagian SMA ........

2. Klik ikon

3. Pilih sekolah

4. Letakkan kursor di bagian Hari : ......

5. Klik ikon hari pada toolbar insert merge field

6. Lakukan hingga ke bagian field waktu

Perhatikan gambar di bawah ini

7. Untuk melihatr hasilnya kliklah ikon