guideline perekrutan host student...
TRANSCRIPT
GUIDELINE PEREKRUTAN HOST
STUDENT EXCHANGE PROGRAMME
2017
1
Kata Pengantar
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT yang atas limpahan rahmat dan
karunia-Nya, kami dapat menyelesaikan Guidebook Perekrutan Host Student Exchange
Programme tahun 2017. Buku ini telah dirancang sedemikian rupa untuk menjadi pedoman
atau panduan bagi LEM farmasi di Indonesia seputar Perekrutan Host Student Exchange
Programme ISMAFARSI agar LEM farmasi di Indonesia yang ingin mendaftarkan diri sebagai
host mendapatkan gambaran secara jelas dalam mekanisme perekrutan.
Dalam menyelesaikan pedoman ini, tentu kami menghadapi beberapa kendala. Maka
dari itu, kami ucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang membantu terselesainya
pedoman ini yang tidak bisa disebutkan satu per satu. Semoga amalnya di terima Allah
sebagai amal jariyah dan pedoman ini dapat bermanfaat.
Tentunya, naskah Guidebook Perekrutan Host Student Exchange Programme ini telah
dikaji secara mendalam, walaupun tidak lepas dari kekurangan. Oleh karena itu, kami sangat
mengharapkan kritik dan saran yang membangun terhadap penyempurnaan buku ini.
Semoga buku ini dapat memberi maanfaat bagi LEM farmasi di Indonesia yang
membutuhkan.
Hormat Kami,
Dwirainita Ramadhania dan Tim
Staf Ahli Pertukaran Mahasiswa
ISMAFARSI HEBAT Periode 2016-2018
2
Daftar Isi
Kata Pengantar ................................................................................................................................. 1
Daftar Isi ........................................................................................................................................... 2
Pendahuluan..................................................................................................................................... 3
HOST SEP .......................................................................................................................................... 5
1. Penjelasan ............................................................................................................................. 5
a. Waktu Pelaksanaan SEP ........................................................................................................ 5
b. Bidang SEP ............................................................................................................................. 6
c. Kegiatan SEP.......................................................................................................................... 7
d. Pembiayaan SEP .................................................................................................................... 8
2. Keuntungan Menjadi Host ..................................................................................................... 9
Persiapan menjadi Host .................................................................................................................. 10
Mekanisme Perekrutan .................................................................................................................. 11
A. Persayaratan ....................................................................................................................... 11
B. Alur Pendaftaran ................................................................................................................. 11
Panduan Pendaftaran ..................................................................................................................... 12
Timeline Perekrutan Host SEP ......................................................................................................... 17
MEDIA SOSIAL ................................................................................................................................. 18
CONTACT PERSON .......................................................................................................................... 18
3
Pendahuluan
ISMAFARSI (Ikatan Senat Mahasiswa Farmasi Seluruh Indonesia) adalah organisasi
mahasiswa yang terdiri dari lembaga-lembaga kemahasiswaan dari institusi farmasi di
Indonesia dan merupakan organisasi intra universitas yang berbasis keprofesian dan
berorientasi pada keilmuan (SK DIKTI No. 974/D5.2/T/2007 dan SK). Organisasi ini bertujuan
untuk menyatukan opini dan ajang silaturahmi mahasiswa farmasi sekaligus sebagai satu-
satunya organisasi kemahasiswaan yang merepresentasikan mahasiswa farmasi di Indonesia
(SK IAI No. 038/SKET/PP.IAI/XI/2013). Sejak pertama kali dibentuk pada tahun 1955, kini
ISMAFARSI beranggotakan 70 institusi farmasi di seluruh nusantara.
Organisasi ini juga berasosiasi dengan organisasi mahasiswa farmasi internasional,
yaitu IPSF. IPSF adalah organisasi advokasi internasional terkemuka untuk mahasiswa/I
farmasi seluruh dunia, mempromosikan kesehatan masyrakat melalui penyediaan informasi,
pendidikan, jaringan, berbagai publikasi dan inisiatif profesional. Terbentuk di London pada
tahun 1949 oleh 8 negara, IPSF merupakan organisasi kemahasiswaan internasional pertama
di dunia yang sekarang telah banyak berkembang dan membawahi lebih dari 350.000
mahasiswa serta sarjana farmasi yang tersebar di 84 negara. IPSF bekerja sama dengan WHO
UNESCO dan UN ECOSOC. Saat ini kesekretriatan IPSF berlokasi di The Hague, Belanda.
ISMAFARSI resmi menjadi Full Member (FM) di IPSF pada tahun 2007 pada acara The
53rd IPSF World Congress, Taiwan. Dengan menjadi FM di IPSF, ISMAFARSI memiliki hak suara
penuh di IPSF dan aktif berpartisipasi dalam kegiatan IPSF.
Student Exchange Programme (SEP) adalah program kerja terbesar IPSF yang
menawarkan kegiatan internship (magang) profesi farmasi. SEP telah diikuti oleh lebih dari
2000 mahasiswa yang berasal dari 65 negara di seluruh dunia yang aktif dalam SEP. Program
ini memberikan kesempatan sebesar-besarnya bagi mahasiswa untuk dapat merasakan
suasana kerja bidang farmasi di negara yang berbeda.
4
Sebagai FM IPSF, Indonesia menjadi salah satu negara yang menarik mata dunia
dalam bidang kefarmasian. Tidak sedikit juga mahasiswa farmasi mancanegara yang datang
ke Indonesia untuk mengikuti SEP ini. Sebagai usaha untuk mengenalkan budaya dan
menjalin kerja sama, Lembaga Eksekutif Mahasiswa (LEM) dari berbagai universitas di
Indonesia berlomba-lomba untuk menawarkan diri sebagai host dari SEP. Terbukti, dengan
beberapa universitas dan institut di Indonesia yang sudah pernah menjadi host, yaitu:
1. Institut Teknologi Bandung (ITB)
2. Universitas Padjajaran (UNPAD)
3. Universitas Gadjah Mada (UGM)
4. Universitas Indonesia (UI)
5. Universitas Sanata Dharma (USD)
6. Universitas Airlangga (UNAIR)
7. Universitas Udayana (UNUD)
8. Universitas Hasanuddin (UNHAS)
9. Universitas Sumatera Utara (USU)
LEM dari universitas dan institut di Indonesia yang telah menjadi host telah
merasakan banyak sekali dampak positif. Namun, dalam upaya menjalin kerja sama yang
lebih luas, ISMAFARSI masih membutuhkan LEM untuk menjadi host. Oleh karena itu,
ISMAFARSI membuka perekrutan host bagi LEM di Indonesia yang bersedia untuk turut
berpartisipasi dalam menerima exchange student yang datang ke Indonesia.
5
HOST SEP
1. Penjelasan
Dengan dibukanya SEP, dibuka juga kesempatan bagi Mahasiswa/I Farmasi
internasional untuk datang ke Indonesia. Hal ini membuat kita dapat memperkenalkan
indahnya Indonesia dan kegiatan kefarmasian di negeri ini. Namun, mereka
membutuhkan akomodasi terutama tempat tinggal dan program lengkap pertukaran
mahasiswa. Di sini terletak pentingnya Host.
Host adalah institusi pengakomodir Exchange Student secara sukarela bagi SEP yang
akan dilaksanakan. Host bertanggung jawab atas exchange student yang akan datang,
terutama dalam akomodasi dan program magang atau penelitian. Oleh karena itu, host
menjadi hal yang sangat penting dalam pelaksanaan SEP.
SEP (Student Exchange Program) merupakan salah satu program yang
diselenggarakan oleh International Pharmaceutical Students’ Federation (IPSF). Dalam
program ini, IPSF memberikan kesempatan kepada seluruh mahasiswa farmasi di dunia
untuk merasakan perkembangan kefarmasian di negara lain. Diantaranya mengikuti salah
satu program magang di industri farmasi, rumah sakit, atau melaksanakan praktek
penelitian.
a. Waktu Pelaksanaan SEP
Exchanges dapat berlangsung kapan saja sepanjang tahun, tapi pada dasarnya
SEP dilaksanakan dalam 2 musim setiap tahunnya, yaitu
1. Winter Season : Oktober - Maret
2. Summer Season : Juni - September
6
b. Bidang SEP
SEP terdiri dari empat bidang, yaitu:
Farmasi Komunitas (Apotek)
Bidang ini memberi kesempatan pada exchange student untuk ikut bekerja
dalam kesehatan publik di luar negeri. Exchange student akan diberikan
tempat bekerja berupa apotek. Di sini, diharapkan exchange student bisa
mendapat pengalaman dalam pengelolaan apotek dan mengamalkan ilmu
farmasi klinisnya secara langsung kepada publik.
Farmasi Rumah Sakit
Bidang ini menawarkan pengalaman besar bagi exchange student untuk
merasakan bagaimana bekerja dan mendapatkan persepsi yang komprehensif
di rumah sakit. Bidang ini bertujuan agar exchange student dapat memahami
dan memiliki pengalaman langsung bekerja di rumah sakit, mulai dari
manajemen medikasi hingga mempraktikkan ilmu farmasi klinis kepada pasien
secara langsung.
Industri Farmasi
Bidang ini memberi kesempatan bagi exchange student untuk bekerja
langsung di perusahaan industri farmasi. Saat ini, industri farmasi sedang
berkembang pesat. Oleh karena itu, diharapkan exchange student akan
mendapat suatu ilmu yang sangat berharga mengenai farmasi industri dan
dapat menerapkan ilmu tersebut di negara asalnya.
7
Riset di Universitas
Bidang ini menawarkan pengalaman riset di universitas. Bidang ini
memberi kesempatan bagi mahasiswa yang ingin merasakan belajar dan
melakukan riset di luar negeri yang budaya dan pandangan akademisnya
berbeda dari negara asalnya. Exchange student diharapkan dapat memahami
dan mengenal hal-hal mengenai riset yang dilakukan olehnya di universitas
tersebut, dari mulai praktik pelaksanaan hingga hal yang diteliti itu sendiri.
c. Kegiatan SEP
Dalam pelaksanaannya, SEP menawarkan banyak kegiatan, yaitu:
Internship (Magang)
Kegiatan ini adalah kegiatan utama dari SEP. Exchange student akan
diberikan pengalaman kerja nyata dalam dunia kefarmasian. Bidang yang bisa
dipilih adalah komunitas, industri, rumah sakit, dan riset. Dengan berbagai
pilihan bidang tersebut, diharapkan para exchange student dapat menjalani
SEP dengan penuh antusias. Tentu, diharapkan juga exchange student
mendapat wawasan dan pengalaman berharga setelah mengikuti SEP.
Welcoming & Farewell Party
Exchange student akan disambut oleh host di negara tujuan saat datang,
begitu juga saat exchange student akan pergi setelah kegiatan SEP telah
selesai. Kegiatan ini bertujuan untuk mengapresiasi exchange student.
Diharapkan, para exchange student dapat mengikuti SEP dengan perasaan
yang senang.
8
City Tour
Tidak hanya berkutat pada dunia kefarmasian, exchange student juga akan
diajak rekreasi ke tempat-tempat wisata di kota host. Kegiatan ini bertujuan
untuk mengenalkan budaya setempat, memperlihatkan kota setempat, dan
melepas penat para exchange students.
Social Night
Acara ini disebut juga International Night atau Cultural Event. Pada acara
ini, exchange student akan dijamu oleh host dengan hidangan dan penampilan
budaya dari negara host. Acara ini bertujuan untuk me-refresh jiwa exchange
student dan memperkenalkan budaya negara yang dikunjungi dalam usaha
menumbuhkan rasa apresiasi terhadap budaya-budaya yang berbeda dari
negara asal exchange student.
d. Pembiayaan SEP ISMAFARSI akan memberikan biaya bantuan untuk pelaksanaan SEP, tetapi
biayanya disesuaikan dengan jumlah exchange student yang datang ke
Indonesia.
Host diperkenankan untuk memungut biaya untuk akomodasi,
transportasi, konsumsi dan wisata kepada exchange student tetapi tidak
diperkenankan memungut biaya untuk kegiatan magang atau penelitian.
Biaya yang dipungut harus disertai dengan rincian secara jelas dan telah
disetujui oleh SEO.
9
2. Keuntungan Menjadi Host 1. Menjalin relasi yang baik dari dalam dan luar negeri
2. Menjaga kredibilitas LEM sebagai salah satu tonggak dunia kefarmasian di
Indonesia
3. Membantu peningkatan ilmu, pemahaman dan kooperatifan bagi mahasiswa/i
farmasi dan semua civitas terkait
4. Memperluas pemahaman mahasiswa/i pada kondisi kefarmasian dan sosial di
negara yang berbeda
5. Mendapat prioritas untuk mengirimkan delegasinya dalam program SEP ke
negara lain
6. Host akan mendapatkan Sertifikat Penghargaan langsung dari IPSF, begitu pula
untuk masing-masing LEO
10
Persiapan menjadi Host 1. Memilih LEO
Local Exchange Officer (LEO) adalah orang yang merepresentasikan diri dari
LEM sebagai pengurus student exchange. Berbeda dengan Student Exchange
Officer (SEO) yang melakukan kegiatan administratif dalam skala nasional, LEO
lebih berfokus pada pencarian host dan menghubungi exchange student secara
langsung setelah dipersilahkan oleh SEO. Pemilihan LEO diserahkan pada LEM
masing-masing.
2. Membentuk Tim LEO
LEO harus membuat kepanitiaan dalam LEM untuk mengurus exchange
student. Pembentukan Tim LEO diserahkan pada LEM masing-masing.
3. Menjalin Kerja Sama
Host harus mempunyai mitra kerja yang dapat exchange student jadikan
sebagai tempat melakukan intership. Harus terdapat kejelasan mengenai
hubungan kerja sama LEM dengan pihak mitra demi terciptanya suasana SEP yang
baik.
4. Menyiapkan Administrasi
Beberapa bidang intership SEP membutuhkan data lengkap dari exchange
student. Oleh karena itu, pihak host harus menyiapkan kelengkapan berkas
administrasi dari exchange student. Misalnya apakah exchange student perlu
membawa surat pengantar dari universitasnya?
5. Menyiapkan Akomodasi
Host harus menyiapkan akomodasi tempat tinggal dengan kualitas yang
memadai. Informasi mengenai tempat tinggal juga harus jelas. Diharapkan,
akomodasi yang diberikan oleh host bisa berstandar internasional dengan biaya
seminim mungkin.
11
Mekanisme Perekrutan
A. Persayaratan 1. Host merupakan anggota penuh ISMAFARSI
2. Host harus berasal dari universitas dengan akreditasi minimal C dari Badan
Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT)
3. Host memiliki laboratorium yang baik untuk menunjang proses penelitian
(untuk program penelitian) atau mitra berupa rumah sakit, industri, atau
apotek (untuk program magang)
4. Dapat menyediakan waktu kerja kepada peserta SEP min. 60 jam kerja
5. Bersedia memfasilitasi akomodasi peserta SEP
6. Host baru hanya akan menerima maksimal 2 (dua) exchange student pada
tahun pertamanya menjadi host
B. Alur Pendaftaran 1. Mengisi formulir online di
https://www.cognitoforms.com/ISMAFARSI1/PerekrutanHostBaruSEPISMAFA
RSIIPSF
2. Mengonfirmasi pendaftaran online ke CP Farhan Nurahman id line :
nufarnyon, 08567520919 dengan format SEPHOST_(nama LEM)_(ID Line
kontak perwakilan LEM)
Contoh : SEPHOST_Universitas A_dwirai
12
Panduan Pendaftaran
1. Kunjungi halaman
https://www.cognitoforms.com/ISMAFARSI1/PerekrutanHostBaruSEPISMAFARSIIPSF
2. Petunjuk pengisian formulir online (Page 1):
Wilayah ISMAFARSI diisi sesuai dengan letak LEM, dengan memilih satu
diantara 8 wilayah ISMAFARSI
Nama Universitas diisi dengan nama universitas tempat LEM berada secara
jelas dan tanpa disingkat
Nama LEM diisi dengan jelas dan tanpa disingkat
Contact Person adalah kontak dari bagian eksternal LEM, tuliskan nama
lengkap, no ponsel yang bisa dihubungi, email resmi LEM atau email pribadi contact
person.
Alamat LEM diisi sejelas dan selengkap mungkin
13
Pertanyaan “Apakah LEM sudah pernah mengirimkan delegasi untuk SEP
ISMAFARSI-IPSF?”, disi Sudah apabila pernah mengirimkan delegasi (yang benar berangkat),
dan isi Belum jika belum pernah
Pertanyaan “Apakah pihak universitas/fakultas/jurusan sudah menyetujui pengajuan
Host?”, diisi Sudah jika LEM sudah pernah membicarakan pengajuan host terhadap pihak
universitas/fakultas/jurusan dan DIDUKUNG, isi Belum jika LEM belum pernah
membicarakan pengajuan Host dengan pihak universitas/fakultas/jurusan tetapi
memungkinkan untuk menjadi host karena persyaratan terpenuhi atau jika sudah pernah
dibicarakan tapi BELUM didukung.
Pilihlah satu diantara 4 bidang SEP yang memungkinkan untuk dilaksanakan oleh
Host. Contoh : isilah Rumah Sakit (Hospital) jika host memiliki kerjasama dengan salah satu
rumah sakit yang bisa menerima exchange student
3. Tekan tombol “Next” pada bagian bawah halaman
4. Petunjuk pengisian formulir online (Page 2) :
14
Pada halaman ini muncul detail mengenai informasi bidang SEP yang sudah
dipilih sebelumnya. Isilah nama Rumah Sakit yang dipilih untuk menjadi tempat
pelaksanaan SEP dengan jelas dan tanpa disingkat
Upload foto bagian rumah sakit yang akan menjadi tempat SEP. Misal : Bagian
Farmasi Rawat Inap. (foto boleh lebih dari 1, maksimal 5 Mb dan dalam format JPG atau
PNG)
Alamat Rumah Sakit diisi sejelas dan selengkap mungkin
Pertanyaan “Sudah pernah dibicarakan dengan pihak Rumah Sakit mengenai
kemungkinan menjadi HOST SEP ISMAFARSI-IPSF?” diisi Sudah jika sudah pernah dibicarakan
sebelumnya dan DIDUKUNG, isi Belum jika dibicarakan tetapi memungkinkan untuk menjadi
tempat pelaksanaan SEP atau jika sudah pernah dibicarakan tapi BELUM didukung.
Apabila mengisi Sudah maka akan muncul detail mengenai rencana
pelaksanaan SEP :
Field of Internship adalah rencana penempatan exchange student
ketika melaksanakan SEP di rumah sakit tersebut
Date of Internship adalah bulan pelaksanaan SEP yang telah
direncanakan oleh Host dan Rumah sakit. Catatan : perhatikan pilihan
bulan karena berpengaruh pada masuknya SEP pada musim winter atau
summer
Pertanyaa “Apakah ada biaya untuk melakukan SEP di Rumah Sakit ini?” diisi
Ya jika untuk melaksanakan program Internship di rumah sakit tersebut
exchange student PERLU membayar sendiri (tidak di biayai oleh Host) dan isi
Tidak jika TIDAK PERLU
Apabila mengisi Ya, akan muncul kolom biaya yang diperlukan, isi
dengan jelas
Pertanyaan “Apakah ada persyaratan khusus mengenai Incoming Student yang akan
melakukan SEP di Laboratorium Penelitian ini?” diisi apabila memang ada persyaratan
15
khusus apabila persyaratan lebih dari satu maka isilah pada kolom “others”, jika tidak ada
persyaratan khusus maka pertanyaan ini tidak perlu diisi.
Berikan alasan memilih Rumah Sakit sebagai HOST SEP ISMAFARSI-IPSF secara singkat
padat dan jelas
Upload foto bagian tempat tinggal akomodasi yang direncanakan. Misal : Bagian
dalam kamar atau bagian kamar mandi. (foto boleh lebih dari 1, maksimal 5 Mb dan dalam
format JPG atau PNG)
Alamat tempat tinggal akomodasi diisi sejelas dan selengkap mungkin
Tuliskan biaya yang dibutuhkan untuk akomodasi per satu exchange student
5. Tekan tombol “Next” pada bagian bawah halaman
6. Petunjuk pengisian formulir online (Page 3) :
Pilihlah satu dari 5 pilihan tipe akomodasi yang direncanakan akan diberikan
kepada exchange student
Apabila Host memiliki rencana lain untuk tipe akomodasi, silahkan isikan
informasinya pada kolom selanjutnya
16
7. Tekan tombol “Next” pada bagian bawah halaman
8. Petunjuk pengisian formulir online (Page 4) :
Berikan alasan mengapa LEM anda harus dipilih sebagai Host SEP ISMAFARSI-IPSF? Tulis
dengan singkat, padat dan jelas
Kemukakan harapannya apabila telah terpilih menjadi Host SEP ISMAFARSI-IPSF?
9. Tekan tombol “Submit” pada bagian bawah halaman
17
Timeline Perekrutan Host SEP
25 Maret – 5 Mei : Pendaftaran
6 Mei – 20 Mei : Seleksi
Dilakukan seleksi para calon host. (catatan: perekrutan host ini
menggunakan sistem seleksi, dimana penilaian dari seluruh proses seleksi
dilaksanakan oleh Staf Ahli Pertukaran Mahasiswa ISMAFARSI dan tim).
21 Mei : Pengumuman dan Pemberian Berkas
LEM yang lolos dalam seleksi perekrutan host akan diumumkan melalui
kanal info ISMAFARSI, untuk kemudian dinyatakan sebagai Host SEP
ISMAFARSI-IPSF.
Pemberian berkas administratif oleh CP meliputi presentasi dan berkas
penjelasan SEP (digunakan untuk menjelaskan SEP kepada LEM dan Fakultas),
surat rekomendasi untuk ketua LEM dan surat rekomendasi untuk Dekan
Fakultas. Berkas administratif diberikan lambat 2x24 jam setelah
pengumuman LEM yang lolos seleksi.
Juni-Juli : Pemilihan LEO dan pembentukan tim LEO
Juli - Oktober : Training dan Persiapan
LEM yang terpilih akan diberikan training dan arahan dalam persiapan
untuk menjadi host. Training akan mencakup tentang pengarahan menjadi
LEO dan memberi informasi tentang teknis pelaksanaan SEP. Pemberian
training dan persiapan akan diberikan oleh SEO ISMAFARSI.
Desember – Februari : Pelaksanaan SEP winter
June – September : Pelaksanaan SEP summer
18
MEDIA SOSIAL
Instagram : @sepismafarsi
Facebook : SEP ISMAFARSI / Page : SEP ISMAFARSI INDONESIA
Line : @bjh2979h
Email : [email protected]
www.ismafarsi.org
www.sep.ipsf.org
CONTACT PERSON Farhan Nurahman
ID Line : nufarnyon
Whatsapp : 08567520919