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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
“Análisis de la estructura organizacional de CEPEDA´S
FRUIT para mejorar el control del personal”
AUTOR:
Aucancela Yautibug Michael Nestor
Esteves Flores Michael Daniel
TUTOR: Ing. Edison Espinoza A. Mgs
GUAYAQUIL, FEBRERO 2018
II
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN
TÍTULO Y SUBTÍTULO: “Análisis de la estructura organizacional de CEPEDAS FRUIT para
mejorar el control del personal”
AUTOR(ES)
(apellidos/nombres):
AUCANCELA YAUTIBUG MICHAEL NESTOR
ESTEVES FLORES MICHAEL DANIEL
REVISOR(ES)/TUTOR(ES)
(apellidos/nombres):
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil
UNIDAD/FACULTAD: Ciencias Administrativas
MAESTRÍA/ESPECIALIDAD: Ingeniería Comercial
GRADO OBTENIDO:
FECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE PÁGINAS: 75
ÁREAS TEMÁTICAS:
PALABRAS CLAVES/
KEYWORDS:
Gestión Administrativa, Organigrama, Manual de funciones.
RESUMEN/ABSTRACT (150-250 palabras): El reciente trabajo de investigación se desarrolla en la empresa
CEPEDA´S FRUITS, su problemática se centra en la administración de la organización la misma que ha
afectado su eficiencia debido a los problemas de comunicación, alta rotación del personal, tiempos inactivos,
desorientación y sobre todo generando muchas veces conflictos por el desconocimiento de los roles a
desempeñar cada empleado, Por lo cual se plantea un análisis de la estructura organizacional de CEPEDA´S
FRUIT para mejorar el control del personal.
La metodología que se implementó para la presente investigación es el método cualitativo, porque mediante la
elaboración de las encuestas y entrevista se utilizaron variables numéricas como variables de cualidades para
obtener una mayor confiabilidad de los datos obtenidos.
ADJUNTO PDF: x SI NO
CONTACTO CON AUTOR/ES: Teléfono:
2395970
0986313559
E-mail:
CONTACTO CON LA
INSTITUCIÓN:
Nombre: CEPEDA`S FRUITS S.A
Teléfono: 0991131919
E-mail:
III
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD
Habiendo sido nombrado Ing. Edison Espinoza Alcívar, Mgs, tutor del trabajo
de titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por
Aucancela Yautibug Michael Nestor con C.I # 060594230-9; Esteves Flores
Michael Daniel con C.I # 095023199-3, con mi respectiva supervisión como
requerimiento parcial para la obtención del título de Ingeniero Comercial.
Se informa que el trabajo de titulación: “Análisis de la estructura
organizacional de CEPEDAS FRUIT para mejorar el control del personal”, ha
sido orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa antiplagio
(indicar el nombre del programa antiplagio empleado) quedando el 7% de
coincidencia.
Ing. Edison Espinoza Alcívar, Mgs C.I. 0914928825
Guayaquil, 10 enero 2018
ING. MELVIN LÓPEZ FRANCO, MAE
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FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
DIRECTOR DE CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
Ciudad.-
De mis consideraciones:
Envío a Ud. el Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de
Titulación Análisis de la estructura organizacional de CEPEDAS FRUIT para
mejorar el control del personal del (los) estudiante (s) Aucancela Yautibug
Michael Nestor y Esteves Flores Michael Daniel, indicando ha (n) cumplido con
todos los parámetros establecidos en la normativa vigente:
El trabajo es el resultado de una investigación.
El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.
El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.
El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.
Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la
valoración del trabajo de titulación con la respectiva calificación.
Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para
los fines pertinentes, que el (los) estudiante (s) está (n) apto (s) para continuar
con el proceso de revisión final.
Atentamente, Ing. Edison Espinoza Alcívar, Mgs Tutor de trabajo de titulación
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LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL
USO NO COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACADÉMICOS
Yo, Aucancela Yautibug Michael Nestor con C.I # 060594230-9 y
Esteves Flores Michael Daniel con C.I # 095023199-3, certifico que los
contenidos desarrollados en este trabajo de titulación, cuyo título es “Análisis
de la estructura organizacional de CEPEDA´S FRUIT para mejorar el
control del personal” son de mi absoluta propiedad y responsabilidad Y
SEGÚN EL Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE
LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*, autorizo el uso de
una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la
presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad de
Guayaquil, para que haga uso del mismo, como fuera pertinente
_____________________________ ________________________
Aucancela Yautibug Michael Nestor Esteves Flores Michael Daniel
C.I # 0605942309 C.I # 0950231993
*CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN (Registro
Oficial n. 899 - Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros educativos.- En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento
tendrá una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.
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DEDICATORIAS
Este trabajo de titulación va dedicada principalmente a Dios, por haberme
cuidado y permitido la vida, a mis padres por el apoyo brindado a lo largo de
mis estudios, por haber sido los pilares esenciales en mi formación profesional,
por haber sido los mejores padres brindándome consejos, confianza y los
recursos necesarios para alcanzar esta meta, a mi novia Julissa Chucuri por
estar siempre apoyándome en los momentos difíciles, y a todas mis amistades
por compartir conocimientos, alegrías, tristezas y que gracias al apoyo moral de
todos logre hacer realidad este anhelado sueño..
Aucancela Yautibug Michael Nestor
El presente proyecto de titulación está dedicado para mis padres
quienes durante toda mi vida me han cuidado y guiado por el buen
camino en especial a mi padre Franklin Esteves quien por desgracia
ya no está con nosotros; también está dedicado a mis familiares
quienes siempre han estado prestos a ayudarme y me han incentivado
a culminar mis estudios.
Esteves Flores Michael Daniel
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AGRADECIMIENTOS
Agradezco a Dios por haberme guiado y cuidado en este largo
camino, también a la Universidad de Guayaquil y a la Facultad de
Ciencias Administrativas por haberme abierto sus puertas y permitirme
culminar con éxitos, éste proyecto es el resultado final del esfuerzo en
conjunto con nuestro tutor y docentes que han contribuido en nuestro
trabajo de titulación, al gerente y a todo el personal quienes conforman
CEPEDA´S FRUITS por habernos facilitado la información necesaria
para el desarrollo y culminación del proyecto.
Aucancela Yautibug Michael Nestor
Mis agradecimientos están dirigidos hacia la Universidad la cual
ha sido la cuna que me ha permitido adquirir los conocimientos para
desempeñarme como profesional, a mis profesores quienes me han
instruido y corregido a lo largo de varios años permitiendo esclarecer y
crecer como persona y también a mis compañeros los cuales me han
aguantado y apoyado durante todos estos años haciendo que el viaje
del aprendizaje pueda ser lo más entretenido y tolerable.
Esteves Flores Michael Daniel
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FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
“ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE CEPEDAS
FRUIT PARA MEJORAR EL CONTROL DEL PERSONAL”
Autor: MICHAEL NESTOR AUCANCELA YAUTIBUG
MICHAEL DANIEL ESTEVES FLORES
Tutor: ING. EDISON IGNACIO ESPINOZA ALCÍVAR, MGS
Resumen
El reciente trabajo de investigación se desarrolla en la empresa CEPEDA´S
FRUITS, su problemática se centra en la administración de la organización la
misma que ha afectado su eficiencia debido a los problemas de comunicación,
alta rotación del personal, tiempos inactivos, desorientación y sobre todo
generando muchas veces conflictos por el desconocimiento de los roles a
desempeñar cada empleado, Por lo cual se plantea un análisis de la estructura
organizacional de CEPEDA´S FRUIT para mejorar el control del personal. La
metodología que se implementó para la presente investigación es el método
cualitativo, porque mediante la elaboración de las encuestas y entrevista se
utilizaron variables de cualidades. Mismos datos que servirán para plantear las
propuestas que servirán para solucionar los problemas. Entre las opciones que
planteamos para la mejora del proceso administrativo se encuentran proponer la
elaboración de un organigrama y su respectivo manual de funciones logrando
así la eliminación de los tiempos muertos para que se incremente la
productividad y eficiencia dentro de la empresa CEPEDA´S FRUITS.
Palabras Claves: GESTIÓN ADMINISTRATIVA, ORGANIGRAMA,
MANUAL DE FUNCIONES.
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“ANALYSIS OF THE ORGANIZATIONAL STRUCTURE OF CEPEDA
FRUIT TO IMPROVE STAFF CONTROL”
Author: MICHAEL NESTOR AUCANCELA YAUTIBUG
MICHAEL DANIEL ESTEVES FLORES
Advisor: ING. EDISON IGNACIO ESPINOZA ALCÍVAR, MGS
Abstract
This present investigation focuses on the CEPEDA´S FRUITS company. Their
major issue centers on the administration of the company's organization, which
has affected their efficiency due to communication problems, high personnel
turnover rates, inactivity, confusion, and above all many conflicts arising from
uncertainty over the roles each employee plays. For this, an analysis is proposed
which will assess the organizational structure of Cepedas Fruit to improve the
management of personnel. The methodology used for this investigation is
qualitative, as the variables used for the surveys and interviews were qualitative.
These are the same data that will be used to present a proposed solution to the
company's problems. Among the options we propose for improvement of
administrative procedures we put forth devising an organization chart along with
a manual of operations to achieve an elimination of down time. This will increase
productivity and efficiency within the CEPEDA´S FRUITS company.
Keywords: ADMINISTRATIVE MANAGEMENT, ORGANIZATIONAL
CHART, FUNCTION MANUAL.
X
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Tabla de Contenidos
Introducción ............................................................................................... 1
Análisis de la situación problemática ...................................................... 1
Diseño Teórico ....................................................................................... 3
Formulación del problema. ................................................................. 3
Premisa de Investigación. ................................................................... 3
Objetivos. ............................................................................................ 3
Diseño Metodológico .............................................................................. 4
Métodos del nivel teórico utilizados. ................................................... 4
Métodos del nivel empírico utilizados. ................................................ 4
Tipo de investigación. ......................................................................... 5
Alcance de la investigación. ................................................................ 5
Población y muestra ........................................................................... 6
Significación social y pertinencia de lo que se investiga. .................... 6
Significación práctica de lo que se investiga. ...................................... 6
Breve explicación de la estructura del trabajo .................................... 7
XI
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Capítulo I.................................................................................................... 8
Marco teórico metodológico de la investigación ......................................... 8
Antecedentes del problema que se investiga. ........................................ 8
Fundamentos teóricos ............................................................................ 8
Fundamentos metodológicos. .............................................................. 14
Identificación y conceptualización de los términos básicos de la
Investigación. ................................................................................................ 15
Categorización de la Investigación ....................................................... 18
Capítulo II................................................................................................. 21
Diagnóstico del estado actual de la problemática que se investiga ......... 21
Resultados obtenidos de la observación directa .................................. 22
Resultados obtenidos de la entrevista a especialistas ......................... 23
Resultados obtenidos de las encuestas ............................................... 33
Interpretación de los resultados del diagnóstico. ........................... 37
Capítulo III................................................................................................ 40
Propuesta de solución al problema .......................................................... 40
Características esenciales de la propuesta .......................................... 40
Resultados esperados en caso de aplicación. ..................................... 41
XII
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Conclusiones ........................................................................................... 67
Recomendaciones ................................................................................... 68
Referencias .............................................................................................. 69
Apéndice .............................................................................................. 72
XIII
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Índice de tablas
Tabla 1 Simbología ANSI ......................................................................... 17
Tabla 2 Cuadro de congruencia ............................................................... 18
Tabla 3 Entrevista a Expertos .................................................................. 24
Tabla 4 Nivel Jerárquico .......................................................................... 34
Tabla 5 Tareas ......................................................................................... 35
Tabla 6 Puesto de Trabajo ....................................................................... 35
Tabla 7. Funciones, Obligaciones y Derechos ......................................... 35
Tabla 8 Retiro de Compañeros de Trabajo .............................................. 36
Tabla 9 Medio de publicación de Vacantes.............................................. 36
Tabla 10 Proceso de Contratación ........................................................... 37
Tabla 11 Sugerencias de Mejora ............................................................. 37
Tabla 12 Costo del Proyecto .................................................................... 43
Tabla 13 Cuadro Comparativo ................................................................. 43
Tabla 14 Inversión por Empleado ............................................................ 44
Tabla 15 Autores ...................................................................................... 46
Tabla 16 Cuadro de puestos por nivel ..................................................... 48
Tabla 17 Gerente general ........................................................................ 49
Tabla 18 Jefe Administrativo y de Recursos Humanos ............................ 50
Tabla 19 Jefe Financiero.......................................................................... 51
Tabla 20 Jefe de Compras ....................................................................... 52
XIV
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Tabla 21 Jefe de ventas ........................................................................... 53
Tabla 22 Jefe de Logística ....................................................................... 54
Tabla 23 Recepción ................................................................................. 55
Tabla 24 Mensajero ................................................................................. 56
Tabla 25 Asistente Contable .................................................................... 57
Tabla 26 Facturador ................................................................................. 58
Tabla 27 Asistente de Compras ............................................................... 59
Tabla 28 Vendedor .................................................................................. 60
Tabla 29 Despachador ............................................................................. 61
Tabla 30 Bodeguero ................................................................................ 62
Tabla 31 Chofer ....................................................................................... 63
XV
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Índice de figuras
Figura 1 Organigrama Propuesta ............................................................. 45
Figura 2 Propuesta Flujograma de Selección de personal....................... 66
1
Introducción
Análisis de la situación problemática
CEPEDA´S FRUITS es una empresa ubicada en el mercado de Montebello esta
organización fue fundada hace 11 años y realiza la mayor parte de sus labores en
horarios nocturnos mientras que las tareas administrativas se efectúan en el horario
matutino dedicándose la labor de esta empresa radica en la importación y distribución
de frutas a los diversos mercados de la provincia del guayas.
En estos 11 años que lleva CEPEDA´S FRUITS se han presentado varios
obstáculos en la administración de la empresa como lo son la alta rotación de
personal, problemas de comunicación entre las diferentes secciones de la
organización, atrasos del personal, tiempos de inactividad, etc. Esta serie de
inconvenientes han tenido como resultado afectaciones en la eficiencia de la empresa.
Una de las experiencias negativas que tuvo la empresa CEPEDA´S FRUITS fue
con respecto a la contratación de un contador quien manejó erróneamente las cuentas
en el momento de realizar los estados financieros, debido a su desconocimiento,
realizó varios errores mismos que al final generaron multas y documentos
inconsistentes que tuvieron que ser corregidos al momento de desvincularlo de la
empresa, esto demuestra que hay problemas en la selección del personal, para lo cual
se requiere la presencia del psicólogo organizacional.
El estudio de la eficiencia en las organizaciones es un tópico que ha sido
empleado en muchas ocasiones, de hecho varias empresas realizan estudios
especializados para determinar de qué manera pueden aumentar su eficiencia y de
hecho varios proyectos universitarios se centran en la aplicación de los conocimientos
2
adquiridos en la universidad para realizar esto como proyectos de titulación o
simplemente para presentarlos como propuestas en sus trabajos.
Con la finalidad de mejorar la eficiencia y desempeño de una organización
muchos examinan los procesos existentes en la empresa y en caso de carecer de
estos delineamientos podrían ser incapaces de someterse a un proceso de mejora
continua debido a que se necesita un registro de procedimientos. El someterse a estos
procesos de mejora continua podrá ayudar a la organización a disminuir los gastos y
disminuir tiempos en cada área que se aplique lo que podrá traducirse como ingresos.
Ramos & Peiro, (2014) iindican que una manera de incrementar la productividad
de forma efectiva se puede lograr cultivando al talento humano de la organización, lo
cual se puede alcanzar a través de capacitaciones e incentivando al personal a tomar
estudios que ayuden a la titulación u obtención de niveles superiores de educación lo
que facilitara que ellos puedan desarrollar competencias cognitivas, laborales y
sociales que le permitan ser capaces de desenvolverse en cualquier ámbito en el
futuro.
El personal de CEPEDA´S FRUITS está conformado por 32 colaboradores, de
los cuales únicamente 3 personas están encargadas de las funciones
administrativas entre ellas el Gerente General, la administradora y el contador. En
estos últimos años se siguen presentando inconvenientes en la gestión
administrativa por parte del personal administrativo debido a que carecen de los
lineamientos documentados, generando conflictos y un desorden a la hora de tomar
decisiones
En CEPEDA´S FRUITS el gran problema que encontramos es la alta rotación de
empleados que se ha presentado desde que fue fundada, Rodrigo Cepeda nos
comenta que varias personas que han sido contratadas muchas veces se desligan sin
3
haber cumplido un mes en la organización antes de abandonar su cargo sin si quiera
notificar. Otros han expresado que el trabajo es insatisfactorio y que es muy duro para
ellos.
Como se ha mencionado el desconocimiento de las personas ha sido uno de los
motivos por el cual varios de los colaboradores se han retirado de la organización por
lo cual la propuesta se enfoca en la elaboración de un organigrama de la organización,
un manual de funciones y un manual de procesos referente a la selección del personal
de esta manera se podría disminuir de manera considerable la deserción de los
trabajadores ya que de entrada pasarían por un proceso de inducción.
Diseño Teórico
Formulación del problema.
¿Cómo contribuir al mejoramiento de la estructura organizacional CEPEDA´S
FRUITS?
Premisa de Investigación.
Al mejorar los procesos de contratación disminuirán los índices de rotación del
personal y se solucionarán los problemas que se generaban a causa de esto en la
empresa CEPEDA´S FRUITS.
Objetivos.
Objetivo general.
Diseñar una estructura organizacional para mejorar el control del personal
de CEPEDA´S FRUITS.
Objetivos específicos.
Sistematización de los fundamentos teóricos y metodológicos sobre el análisis
de la estructura organizacional.
4
Analizar la situación actual de CEPEDA´S FRUITS evaluando el
funcionamiento de la estructura organizacional y el control de los colaboradores.
Diseñar una propuesta para contribuir a la mejora de la estructura
organizacional de la empresa CEPEDA´S FRUITS
Diseño Metodológico
Métodos del nivel teórico utilizados.
El método utilizado es el analítico sintético ya que mediante el cual e podrá
descomponer, simplificar y analizar cada uno de los procesos de selección del
personal; y en los cuales se ha encontrado falencias e inconvenientes que requieren
una mejora para aumentar el nivel eficiencia del personal que forma parte de la
empresa CEPEDA´S FRUITS.
Métodos del nivel empírico utilizados.
El método que se utilizará en el desarrollo del estudio son métodos como la
observación directa, la entrevista y encuesta con el propósito de obtener información
relevante del manejo de los procesos de selección de personal.
Por la cual se podrá plantear una mejora en este proceso, que permita reducir
la rotación y la inactividad de actividades causadas por el desconocimiento de
funciones del personal de la empresa CEPEDA´S FRUITS.
El método empírico es aquél que se utiliza para establecer los datos
generales conocidos como válidos, mismos que nos servirán para deducir por medio
de la demostración lógica las diversas suposiciones concernientes a nuestra
investigación para la realización de la misma se procederá a la utilización de
herramientas como: Observación directa: Es aquella que tiene contacto directo con
elementos y los fenómenos que se desea investigar brindando información veraz al
momento de realizarla.
5
Entrevista a especialistas: a través de consultas que se realizaran al gerente,
al administrador de CEPEDA´S FRUITS y experimentados en el área de Talento
Humano se podrá definir varias alternativas que pueden ser empleadas para la
solución del problema de la organización. Encuesta: este será uno de las
herramientas que nos permitirán conocer la visión general que poseen los
colaboradores de la organización.
Tipo de investigación.
El tipo de investigación que se utilizará en ese estudio será descriptivo -
analítico. La investigación descriptiva buscará profundizar más en el problema, esto
se realizará mediante el registro, análisis e interpretación de la situación actual de la
problemática, por medio de encuesta y entrevista al responsable de la selección de
personal. Según Hurtado & Toro (2005) la investigación analítica consiste en la
segmentación de un todo, descomponiéndolo en sus partes o elementos para
observar las causas, la naturaleza y los efectos (p.23). El análisis es la observación
y examen de un hecho en particular.
Alcance de la investigación.
Esta investigación abarcará el departamento que se encarga del talento
humano debido a que dicha empresa no cuenta con una estructura organizacional y
esa área será el objeto de estudio, con una muestra representativa de los
empleados que realizan sus actividades tanto operativas como profesionales en la
empresa CEPEDA´S FRUITS.
El alcance que se obtendrá mediante esta investigación estará familiarizado
con el objetivo de mejorar los últimos inconvenientes o falencias que se ha visto
reflejado en los procesos de la gestión del talento humano que se realizan en cada
periodo, en la cual se despide un empleado y recurren a reemplazarlo en la cual el
6
nuevo empleado desconoce las tareas que debe realizar lo cual genera pérdidas de
tiempo al momento de realizar las actividades correspondientes al cargo que
contribuyendo a la ineficiencia en ciertos casos.
Población y muestra
En el reciente trabajo se utilizará el total de la población de trabajadores de
CEPEDA´S FRUITS los cuales son 32 colaboradores cantidad que garantiza la
inexistencia de dificultad en el momento de procesar o analizar la información
recibida y aporta información más veraz y representativa de la situación de la
empresa. Para Hernández (2010), población o universo es un conjunto de todos los
casos que concuerdan con determinadas especificaciones. Muestra es un subgrupo
de la población del cual se recolectan los datos y debe ser representativo de esta.
El personal de CEPEDA´S FRUITS está conformado por 32 colaboradores, de
los cuales únicamente 3 personas están encargadas de las funciones
administrativas entre ellas el Gerente General, la administradora y el contador.
Significación social y pertinencia de lo que se investiga.
La investigación obtendrá un impacto social en la percepción de la atención a
los clientes de CEPEDA´S FRUITS cuando acudan a realizar sus compras, pedir
información de precios, o inquietudes en las diferentes áreas de atención.
Por otro lado, mediante esta investigación se logrará un impacto positivo
dentro del área de estudio, ya que a través de la propuesta se podrán efectuar con
mayor agilidad y exactitud los procesos de selección de personal, aumentando de tal
manera la efectividad en el desempeño de sus colaboradores.
Significación práctica de lo que se investiga.
Se plantea una propuesta de mejora en el proceso de selección de personal
disminuyendo falencias o inconvenientes dentro de CEPEDA´S FRUITS, mediante
7
un flujograma de selección de personal, una estructura organizacional y manual de
funciones para corregir dichos inconvenientes, y así mantener un alto nivel de
productividad de parte de sus colaboradores.
Breve explicación de la estructura del trabajo
Cuando se trata de la realización de una investigación donde se quiere mejorar
la administración de una empresa es imperante realizar una exploración tanto
conceptual como de casos similares ya que estos representaran nuestra línea de
partida para el desarrollo de un nuevo proyecto. Para la elaboración de estos
proyectos se debe de contar con información procedente de documentos de autores
clásicos y de artículos de autores actuales.
Para proyectos de investigación que hablan de administración uno de los
autores obligatorios que se podrá encontrar es Chiavenato quien es uno de los
principales exponentes de esa área y para complementar con el tema de la
investigación se utilizara proyectos de autores actuales.
Para la elaboración de este proyecto “Análisis de la estructura organizacional
de CEPEDAS FRUIT para mejorar el control del personal” donde las palabras
focales son estructura y organización se está obligado a investigar y analizar las
definiciones de estas palabras tanto individual como en conjunto haciéndonos
entender cuáles son las carencias de la organización y cuáles son los elementos
existentes.
Otro de los elementos de apoyo que no pueden faltar en los proyectos de
investigación y deben de ser textualizados en su totalidad en los anexos son criterios
u opiniones expresadas por profesionales de la materia ya que ellos pueden aportar
información o herramientas que contribuirán en la presentación de una propuesta
que satisfaga el problema desde todas las aristas que puedan presentarse.
8
Capítulo I
Marco teórico metodológico de la investigación
Antecedentes del problema que se investiga.
CEPEDA´S FRUITS S.A es una empresa ubicada en el “Mercado de
Transferencias de Montebello” y se dedica a la distribución de frutas el comienzo de
esta empresa fue duro ya que todas las funciones fueron administradas por Rodrigo
Cepeda (compra, reparto, captación de empleados, trabajos administrativos, etc.)
por esta razón varias de las áreas de las empresa se han manejado con
conocimientos empíricos con el pasar de los años a medida de que la organización
crece se ha notado la necesidad de expertos.
En la actualidad CEPEDA´S FRUITS se ha actualizado tecnológicamente a
través de un software que le permite recopilar, analizar, controlar, corregir y notificar
de errores en el área de inventario y comercialización sin embargo la empresa aún
posee falencias en el área de recursos humanos ya que aún incumplen con la
implementación de protocolos para la contratación, control del personal y adicional a
esto es notorio que existe una debilidad en la estructura organizacional ya que
carecen de información relevante para la empresa.
Fundamentos teóricos
Una organización es la conformación de las relaciones que deben existir entre
varios elementos como las funciones, actividades, materiales, colaboradores, etc.
Los cuales buscan lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
señalados (Reyes Ponce, 2004). Y para Münch (2006) es “la creación de la
estructura necesaria para la administración optima de los recursos, a través de
determinación de jerarquías, disposición correlación y agrupación de actividades,
9
con el fin de poder efectuar y simplificar las funciones y actividades que deben
realizar los colaboradores de la organización”.
Toda organización necesita poseer una estructura organizacional definida ya
que esta determina la comunicación organizacional, y los niveles jerárquicos de los
colaboradores y de gestión, adicional es una herramienta necesaria para poder
plantear el plan para un crecimiento eficiente en el futuro. La estructura
organizacional está compuesta por factores como:
Organigrama
Manual de funciones
Sistemas que faciliten la gestión de las operaciones
Según Fincowsky (2009) el organigrama es la representación gráfica de la
estructura de una institución o la especificación de una de sus áreas, en la que se
aprecia la composición de los diferentes cargos que integran a la organización, sus
relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de
autoridad, supervisión y asesoría.
El Manual de Organización y Funciones, es un instrumento normativo que
informa las funciones específicas a cada nivel de cargo o puesto de la organización,
mismas que se elaboran en base a la estructura orgánica y funciones establecidas
en el Reglamento de la Organización. Macchiavello (2010)
Chiavenato (2009) el diseño de cargos debe incluir la descripción del
contenido de cada función, los procedimientos del trabajo y las relaciones con los
demás cargos. Diseñar un cargo significa definir cuatro condiciones básicas:
1. Contenido del cargo en el cual especifica el conjunto de actividades que
debe desempeñar.
10
2. Métodos y procesos de trabajo informa de que manera se deben de realizar
las tareas.
3. Niveles jerárquicos comunican quien es el superior inmediato y sus
subordinados.
Los diagramas de flujo son representaciones gráficas que utilizan figuras
geométricas para demostrar secuencias de un proceso, de tal manera que permite
describir la secuencia y su interacción de las diferentes fases de una actividad.
Enriquez (2012)
Adicional a todas estas herramientas para aportar a la creación de una
estructura organizacional es necesario fortalecer la administración de recursos
humanos el cual puede estar conformado por psicólogos o administradores mismos
que ayudaran en el proceso de implementación de los planes de mejora que se
proyectan para el presente y futuro de la empresa.
El departamento de recursos humanos está encargado del control de las
políticas y prácticas que se necesitan para satisfacer los aspectos concernientes al
“personal” o los recursos humanos, que ocupan un cargo en la organización entre
las diversas funciones que administran se podrá encontrar:
Realizar análisis de los puestos (determinar la naturaleza del trabajo de
cada empleado).
Planear las necesidades de personal y reclutar a los candidatos para los
puestos
Selección del personal para los puestos.
Orientar y capacitar a los nuevos empleados.
Administrar los sueldos y salarios (remunerar a los empleados).
Suministrar incentivos y prestaciones.
11
Evaluar el desempeño.
Comunicar (entrevistar, asesorar, disciplinar).
Capacitar y desarrollar a los gerentes.
Crear un compromiso en los empleados.
El manejo de los conflictos individuales y colectivos, así como las
relaciones laborales
Una de las necesidades básicas de cada organización radica en realizar un
análisis de cada uno de los diferentes puestos de trabajo de la organización esta
información generalmente puede encontrarse en el manual de funciones de toda
compañía y este documento servirá como una guía básica para distribuir funciones y
despejar las dudas de los colaboradores.
Normalmente cada organización anualmente se planteará metas las cuales
determinaran el número de vacantes o requerimientos necesarios para cumplir los
objetivos planteados. Por esta razón a través de juntas individuales y grupales con
cada jefe de área se estimará el número de recursos materiales o humanos que se
necesitan abriendo de esta manera el proceso de reclutamiento y el proceso de
selección del personal.
El reclutamiento corresponde al proceso mediante el cual la organización
convoca candidatos para abastecer su actividad de selección. Gutierrez (2010)
Wayne (2005) afirma que: El proceso de selección de personal es la actividad
mediante el cual la organización selecciona, de entre un grupo de solicitantes a las
personas más apropiadas para los puestos disponibles en la empresa.
Es vital que la organización realice el proceso de orientar y capacitar a los
nuevos empleados o también llamado como proceso de inducción al personal, ya
sea una inducción general o una específica dado que a través de esta se busca
12
como resultado la pertenencia y compromiso por parte del colaborador hacia la
organización teniendo como consecuencia una mayor productividad. Gutiérrez
(2017)
Otra de las funciones que tiene el departamento de recursos humanos radica
en administrar los sueldos y salarios de cada uno de los colaboradores, así como
manejar los incentivos que la empresa distribuye en base a la evaluación de
desempeño de los empleados. De la misma manera debe de realizar el proceso de
control ya que son encargados de gestionar las multas que se obtienen por cualquier
infracción al reglamento de la empresa.
El departamento de recursos humanos entre todas sus funciones también debe
de vigilar que la comunicación en la organización sea eficiente ya sea entre personal
de un área específica o en toda la organización ya que un mensaje tardío puede
generar pérdidas para la organización ya sea monetariamente como el gasto de
tiempo de productividad.
Por la cual también es importante la capacitación del personal para el
desarrollo de una organización.
EmprendePyme.net (2016) la capacitación esta es la clave para la
sobrevivencia y desarrollo de las empresas, porque cada vez más se requiere de
personal que conozca "lo último" en los aspectos relacionados con sus actividades
diarias. Por este motivo se debe de realizar un cronograma de capacitaciones tanto
para el personal general como para la parte administrativa en base a los avances en
el área de trabajo, tecnología y carencias que posea es personal.
Como ya se ha mencionado antes el departamento de recursos humanos es
una parte esencial para toda organización, aunque dependiendo del tamaño de la
organización puede que esta represente una pérdida de recursos humanos como
13
monetarios. Si se presenta de esa manera debe de existir una persona que posea
estos conocimientos y los administre ya que debe de dirigir el proceso de
contratación para obtener a los colaboradores que generen mayor beneficio.
Para Cruz (2013) el proceso de contratación maneja dos procesos los cuales
son el proceso de reclutamiento y selección a través del cual se elige al candidato
que cumpla con la mayor parte o con todas las exigencias que el puesto requiere
mismos que serán examinados a través de diferentes pruebas o filtros de selección
los cuales determinaran ya sea sus conocimientos, habilidades, antecedentes, etc.
Cruz (2013) los filtros de selección de personal óptimos son:
Entrevista con el reclutador: para conocer su perfil y determinar si es un
candidato potencial para ocupar la vacante.
Aplicación de pruebas psicométricas: si el candidato cumple con el perfil, el
reclutador da seguimiento al proceso con la aplicación de pruebas psicométricas.
Referencias personales y laborales: se procede a realizar la investigación de
referencias laborales y personales, con las cuales se obtendrá información
importante sobre su historial laboral, de acuerdo a estos resultados se continuará
con el proceso y es parte importante para la selección del candidato idóneo.
La importancia de este estudio con respecto a la estructura organizacional y
análisis que se ha realizado en las áreas del departamento de recursos humanos
busca generar promover una identidad en el mercado de la empresa CEPEDA´S
FRUITS así como solucionar varios problemas administrativos o con el personal que
se han presentado en la empresa.
La administración del personal es lo más importante en una organización, ya
que esta determinara el éxito que pueda llegar a obtener una empresa, debido a que
si los colaboradores tienen la motivación necesaria de parte del superior de la
14
empresa o institución, lograra efectuar un trabajo más eficaz, por lo tanto es
necesario que la empresa cuente con un manual de normas y funciones para poder
manejar el personal adecuadamente, donde se describa claramente las ocupaciones
que cada colaborador tiene que cumplir en los puestos asignados. Sepúlveda (2014)
Es el tiempo en el que no se está realizando un trabajo útil. Es muy importante,
por ejemplo, en el caso de tareas que no pueden empezarse hasta que se terminan
otras. Los recursos humanos o materiales están inactivos hasta que finalizan las
tareas precedentes. Esto supone un coste y una ineficacia del proceso productivo
Emprendedor XXI Argentina (2011).
Eficiencia significa utilización correcta de los recursos (medios de producción)
disponibles. Chiavenato (2006)
Fundamentos metodológicos.
El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una
institución o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las
unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales
formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría. Fincowsky
(2009)
La estructura de una organización determina qué tan bien se tomarán las
decisiones y se responderá a los problemas, pero, además, influye en las actitudes
de los empleados frente a su trabajo. Una estructura adecuada minimiza los costos
de la empresa y maximiza su eficiencia. Hirt, & Ferrell (2010).
Según Fincowsky (2009) la Utilidad y los Criterios Fundamentales para la
preparación de un organigrama son:
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Utilidad. – Este criterio presta una imagen formal de la empresa. Además,
permite que el trabajador conozca su empresa, así como de sus relaciones de
jerarquía. Esto también constituye un elemento valioso para el análisis
organizacional y representa una fuente fiable de consulta.
Precisión. - En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades
administrativas y sus interrelaciones.
Sencillez. - Debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente. Para
ello, se recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o una nomenclatura
compleja o poco clara.
Uniformidad.- Con la finalidad de aumentar la comprensión es aconsejable que
se trabaje con un mismo diseño de tal manera que las líneas y figuras faciliten su
uso y aplicación.
Presentación.- El uso y la aplicación de un organigrama dependa de cómo está
estructurado y el formato que se maneja al momento de realizarlo; es por esto que
se deben considerar criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo.
Vigencia.- Para preservar su utilidad el organigrama debe mantenerse
actualizado. Por este motivo cuando se elabora es recomendable que en el margen
inferior derecho de la gráfica se anote el nombre de la unidad responsable de
prepararlo y la fecha de autorización y actualización.
Identificación y conceptualización de los términos básicos de la Investigación.
Especialización: Consiste en designar tareas específicas a los miembros de
una organización para que se vuelvan diestros en sus respectivos puestos.
Departamentalización: Consiste en identificar áreas específicas de trabajo o
también conocidos como departamentos, unidades, grupos o divisiones
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Departamentalización funcional: Es necesario clasificar e identificar áreas que
realicen actividades similares por ejemplo como producción, marketing, recursos
humanos, y finanzas para el desarrollo de una organización.
Diagrama de flujo: Una herramienta esencial que permite visualizar con
facilidad los procesos.
En conformidad con la normativa ANSI, ha desarrollado diferentes simbologías
para ser empleado, en procedimientos para el manejo de datos en representación de
flujos de información, la cual se han adaptado algunos símbolos para la elaboración
de los diagramas de flujo dentro del trabajo de administración de la empresa.
Barbosa (2012). Breve explicación en la tabla 1
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Tabla 1 Simbología ANSI
Símbolo Significado ¿Para qué se utiliza?
Inicio/Fin Indica el inicio y el final del diagrama de flujo
Operación/Actividad Símbolo del proceso, representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento
Documento Representa cualquier tipo de documento que entra, se utilice, se genere o salga del procedimiento.
Datos
Indica la salida y entrada de datos.
Almacenamiento/Archivo Indica el depósito permanente de un documento o información dentro de un archivo.
Decisión Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos alternativos.
Líneas de flujo Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.
Conector Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.
Conector de página Conexión o enlace con otra página diferente en la que se continua el diagrama de flujo.
Nota 1 Tomado a partir de la página web https://www.ansi.org
18
Categorización de la Investigación
Muchas veces se presentaran complicaciones al elaborar un proyecto debido al
exceso de información que se puede encontrar durante la recopilación de datos. La
existencia de tanto material de apoyo puede hacer que los investigadores omitan
información que puede ser de mucha relevancia por este motivo se debe de recurrir
a herramientas como el cuadro de congruencia misma que nos permitirá ordenar
cuáles serán los elementos que se tendrán que enfatizar al momento de investigar.
El cuadro de congruencia nos permitirá administrar de manera eficiente cuáles
serán los recursos que se necesitaran para poder dar relevancia a los temas que se
han resuelto que son las palabras claves o elementos a considerar para la
elaboración del proyecto a continuación se detallara todo el contenido del cuadro de
congruencia.
Tabla 2 Cuadro de congruencia
Técnicas Instrumento Categorías Dimensiones Ítem/unidad de análisis
Observacion Directa
Ficha de Observación Organigrama Comunicación 1. Posee Organigrama
Jerarquía 2. Esta correctamente identificada la jerarquía en el organigrama
Manual de Funciones
Describe Funciones
1. Posee Manual de Funciones.
2. Esta correctamente definida las funciones para cada cargo
Sistema de Gestión
Procesos 1.Posee un flujograma de selección de personal
2.Esta correctamente definido el flujograma de selección de personal
Entrevista cuestionario de preguntas
Organigrama Jerarquía 1. Qué tan importante es para usted la identificación de la jerarquía en el organigrama dentro de una organización
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Comunicación 2. Cree usted que es importante conocer a quien dirigirse para el desarrollo de los objetivos dentro de una organización
Distribución de Tareas
3. Cree usted que la principal causa en la duplicidad en una organización es generada por el desconocimiento de funciones
Manual de funciones
Analiza e identifica perfiles
1. Qué tan importante es tener correctamente establecidos los perfiles para la selección del personal
Describe Funciones
2. Es Importante para usted contar con un manual correctamente definida las funciones para cada cargo
Reduce tiempos Inactivos
3 Cree usted que al no contar con un manual de funciones exista falta de productividad en los departamentos
Sistemas de gestión
Procesos 1. De qué manera puede contribuir un proceso de selección de personal
Toma de decisiones(corrige errores)
2. Puede producir falencias un proceso de selección del personal mal definido
Limites 3 Cuál cree usted que sería la manera correcta para definir un proceso de selección de personal óptimo
Encuesta Cuestionario de preguntas
Organigrama Jerarquía 1. Conoces quienes están en su mismo nivel jerárquico, tu superior inmediato y tu subalterno
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Distribución de Tareas
2. Ha realizado tareas que no le competen
Manual de funciones
Analiza e identifica perfiles
1. Esta usted conforme con el puesto de trabajo que le brinda la empresa
Describe Funciones
2. Al ingresar a la empresa le indicaron todo lo concerniente a funciones obligaciones y derechos
Disminuye la falta de productividad
3. Cuál es el mayor motivo por la cual se han retirado tus compañeros
Sistemas de gestión
Procesos 1. Como ingreso a trabajar en CEPEDA´S FRUITS
Toma de decisiones(corrige errores)
2. Estaría de acuerdo en que se realicen cambios en el proceso de contratación
Mejora 3. Que cree usted que debería mejorar la empresa
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Capítulo II
Diagnóstico del estado actual de la problemática que se investiga
La estabilidad y desarrollo de una organización depende de qué manera se
está administrando todas sus funciones por este motivo para conocer cuál es la
condición en la que se encuentra el área de Recursos Humanos motivo por el que se
realizara las siguientes actividades entrevista, encuesta, observación directa con sus
respectivos instrumentos lo cual nos brindara información necesaria para el
desarrollo de la investigación.
Se realizó la entrevista a varios expertos concernientes a la administración
entre ellos se podrá encontrar un especialista en psicología el cual nos brindara su
punto de vista al trato adecuado y cómo lidiar con el talento humano.
Así también se cuenta como otra opción un administrador el cual nos dará su
punto de vista en como encaminar o direccionar un negocio de una manera óptima
brindándonos información acerca de sus experiencias y la importancia de un
organigrama sus beneficios y resultados que genera.
Y por último un auditor este nos brindará información de las falencias que se
ven a diario en las organizaciones y los factores que impidan el crecimiento del
mismo brindando así sugerencias basadas en experiencias y casos analizados de
esta manera que se obtendrá sugerencias las cuales nos permitirá sustentar esta
investigación.
En la encuesta se empleara un documento direccionado para los colaboradores
el cual se encuentra dividido en nueve preguntas esto nos permitirá conocer el punto
de vista de los trabajadores de la empresa.
22
Para finalizar se empleara una ficha de observación en la cual se enlistara los
elementos que se han percibido como inexistentes esto permitirá que se conozca
desde el punto de vista de nosotros los autores.
Resultados obtenidos de la observación directa
En las visitas realizadas a la empresa CEPEDA´S FRUITS durante todo el
proceso de investigación se ha constatado a través de la observación directa que en
la actualidad tanto su misión y visión así como otros elementos no han sido
actualizados en más de 5 años desde que fueron creados motivo por el cual
necesitan de manera urgente definir nuevas metas para la organización.
Adicional a esto se aprecia que no existe una estructura de mando ni tareas
asignadas definidas para cada miembro de la organización lo que en varias
ocasiones que estuvimos presentes pudimos observar que en momentos en que
terminaban lo que se les encargaba se quedaban sin hacer nada hasta que venga el
administrador y les asignara nuevas tareas.
Otro de los datos encontrados durante nuestra visita están relacionados con el
proceso de selección de personal mismo que se limita a solicitar a sus empleados
que recomienden o soliciten a un conocido que se acerque a las instalaciones y sin
ninguna prueba de habilidades o examen de conocimiento la persona es admitida
directamente.
Adicionalmente entre las visitas que realizamos pudimos constatar que la
empresa no posee un control óptimo del personal ya que carecen de un registro de
las personas que han laborado para la empresa, asistencias, atrasos, habilidades y
competencias individuales, etc. Motivo por el cual no pueden aportarse datos
numéricos exactos de la rotación del personal anual o datos históricos de los
trabajadores. (La ficha de observación se podrá observar en el apéndice B.)
23
Resultados obtenidos de la entrevista a especialistas
Una de las necesidades que encontramos durante el proceso de elaboración
de este proyecto fue la de conocer la opinión de expertos que garanticen que las
decisiones y propuestas que teníamos en mente fueran las correctas por tal motivo
al seleccionar que tipo de profesionales podían aportar con su experiencia tuvimos
que relacionar nuestro tema Análisis de la estructura organizacional de CEPEDA´S
FRUIT para mejorar el control del personal a tres materias que fueron
administración, administración de talento humano y auditoria.
Se realizó entrevistas a: Ing. Jean Carrera Lopez Mgs. el cual representaría a
la parte auditora debido a sus diversos conocimientos en ese campo; Ing. José Luis
Inguillay Guacho quien representa a el área de administración y por ultimo Ing.
Melissa Ochoa quien representa el área de talento humano con preguntas referentes
a organigrama, manual de funciones y sistemas de gestión,
A continuación detallamos en la respectiva tabla 3 la trayectoria de los
especialistas que participaron en el desarrollo del proyecto de Investigación.
El cuestionario de la entrevista se lo puede observar en el apéndice C
24
Tabla 3 Entrevista a Expertos
Cod. Nombre Trayectoria profesional
JC Jean Carrera
Lopez
Auditor FILANBANCO S.A.
Asistente de Auditoría Interna Septiembre 1996 - Septiembre 2001
ZAIMELLA DEL ECUADOR CIA. LTDA. Auditor de las Zonas Costa y Austro Septiembre 2001 – Abril 2003
SERVICIO DE RENTAS INTERNAS Analista de Auditoria Tributaria – Dirección Provincial Los Ríos Junio 2003 – Diciembre 2003
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL Auditoría Financiera II Impuesto a la Renta Tributos Desde Septiembre 2009 hasta la presente fecha
JM Melissa Ochoa Directora del Departamento Talento Humano de “La Española” Desde 2014 – hasta la actualidad
JI Jose Luis
Inguillay G.
Administrador CORPORACION NOBOA (CIA SERPOAL) Asistente Administrativo Desde Mayo 2007 hasta Diciembre 2008
UNIDAD EDUCATIVA INTERCULTURAL BILINGUE FERNANDO DAQUILEMA (UEIBF)
Inspector General Desde Abril 2009 hasta Marzo 2012 Rector Desde Mayo 2015 hasta la actualidad
Pregunta 1.
JC: Bueno una jerarquía nos permite saber quién es la persona va a dar las
directrices y en función de eso el resto debería alinearse a esas directrices por eso
es importante identificar quien las va a dar eso es parte de una jerarquía
JM: El conocimiento de las jerarquías dentro de una organización es de gran
importancia no importa el tipo de actividad que realicen ya que esta servirá para
25
generar orden y mejorar el sistema de comunicación y permitirá que cada jefe de
departamento pueda fomentar sus habilidades de liderazgo.
JI: El organigrama dentro de una organización es fundamental e importante ya
que a través de la cual se da a conocer la estructura de la empresa o institución, e
identificar la jerarquía de los diferentes departamentos o áreas.
Pregunta 2.
JC: Bueno dentro de una organización debe de haber un líder, entonces es
importante saber qué objetivos necesito conseguir eso siempre va a ser importante
porque si no me indican o no esta evidenciado o no está aclarado quien es el que
lleva el norte de la organización entonces todos van a apuntar en direcciones
diferentes.
Claro se necesita saber quién es la cabeza dependiendo del tamaño de la
organización en cada grupo siempre va a haber una cabeza un líder por pequeña
que sea y a veces una organización se es la interacción multidisiplinaria de muchos
grupos pero cada uno de ellos tiene su cabeza.
JM: La comunicación dentro de una organización es uno de los factores que
amerita se le brinde la atención del caso ya que un mensaje mal informado puede
generar pérdidas por este motivo deben de estar claras las líneas de comunicación
que permita que los mensajes ya sean de los altos mandos o pequeños puestos
lleguen de la mejor manera y a la mayor brevedad de tal manera que faciliten la
toma de decisiones.
JI: Muchas veces dentro de una organización cuando no existen jefes definidos
en cada área se espera hasta que llegue el gerente para recién empezar a realizar lo
que él les encomienda cuando no debería de ser de esta manera. Debe de existir un
líder por cada bloque y este líder debe de hacer cumplir a cada uno de los
26
colaboradores de esta manera se reducirían los tiempos de inactividad y se podría
agilizar la toma de decisiones ya que estas deberán de ser tomadas por el jefe de
área siempre y cuando esta no represente alguna perdida dentro de los posibles
escenarios que puedan existir resultado de sus decisiones.
Pregunta 3.
JC: Buena la primera como lo dice si hay desconocimiento de funciones,
siempre se debe dejar claro a cada individuo cuales son las funciones que tiene que
cumplir, entonces si ese individuo tiene claro no va a cruzarse con las funciones que
esté realizando otro quien imparte las funciones por eso es importante tener una
cabeza, la cabeza sabe que esta asignando funciones a uno y no debería asignarle
las mismas funciones a otro a no ser que sea necesario pero si los dos van a hacer
exactamente lo mismo y eso origina que se crucen esfuerzos entonces allí si
tendríamos un problema puede ser que por capacidad operativa se necesiten que
dos hagan lo mismo está bien no hay problema pero eso ya depende de quién
organiza si esta persona no tiene una visión clara entonces allí si lo que puede
crear es la duplicidad de funciones.
Puede haber perdidas de mucho tipo que probablemente al final terminen
generando pérdidas económicas, pérdida de tiempo, pérdida de recursos, y
probablemente esto al final se traduce en pérdidas económicas.
JM: La duplicidad de las tareas es uno de los males que siempre han existido y
lo seguirán haciendo debido a que muchas veces los administradores consideran
que no importa el cargo deben hacer de todo y como no conocen cuales son las
tareas que verdaderamente les corresponden no reclaman y aun si las saben
tampoco lo harían.
27
Este problema no siempre se generara debido a los mandos superiores pueden
existir otros factores como su ignorancia o desconocimiento como ustedes plantean
en la pregunta, también puede producirse debido a que la empresa es pequeña y
como tiene pocos empleados deben de arreglarse entre todos para poder trabajar o
simplemente porque la organización no está bien administrada
JI: En ocasiones la duplicidad de trabajo es por falta de conocimiento de parte
de los jefes de diversos departamentos ya su desconocimientos hace que el
personal trabaje y cumplan varias funciones. También se puede manifestar que en
algunas ocasiones el jefe o líder de la institución realiza la duplicidad de trabajo por
minimizar los gastos que implica las remuneraciones, esto es incorrecto ya que al
personal se debe asignar las funciones de acuerdo a la destreza y habilidad para
obtener un resultado eficiente y eficaz.
Pregunta 4.
JC: Bueno esto es como decir necesito hacer la mejor película por lo tanto para
la mejor película que es lo que voy a necesitar, los mejores actores no, allí viene el
chiste de la situación o tal vez la paradoja, para hacer la película perfecta necesito
del actor perfecto para esa película y necesito el director perfecto para esa película
eso quiere decir que los perfiles se adaptan a lo que necesito, ejm. Si voy a hacer
zapatos no voy a contratar a un ing. Industrial que tiene maestría y PhD necesito es
un especialista en eso, y mis requerimientos y perfiles van a estar orientados a eso,
para esta actividad necesito una persona que cumpla con estos requisitos, pero no
es la persona mejor preparada, preparada para que, preparada para el puesto o
preparada en la vida entonces a veces confundimos y en muchas organizaciones
piden maestría a pero el trabajo que va a hacer cajero de banco entonces
exagerando un poco la situación pero te imaginas estoy pidiendo a alguien
28
altamente capacitado pero el puesto no lo demanda entones estoy equivocándome
en la obtención del perfil, tengo que diseñar que perfil voy a requerir
JM: Los perfiles pueden ser de gran ayuda para disminuir los tiempos
necesarios para la contratación de un nuevo colaborador aunque si lo que necesitan
es un obrero o una persona que puede ser seleccionada al azar simplemente si es
que es capaz de realizar una tarea no tendrá ningún beneficio o utilidad el poseer un
perfil determinado.
JI: La selección del personal es importante ya que ayuda al líder o encargado
de la institución a buscar el perfil adecuado para la función indicada que la vacante
necesita por el bienestar de la empresa.
Pregunta 5.
JC: Bueno históricamente está demostrado que las funciones deben de estar
definidas pero no necesariamente a veces en empresas o en negocios de éxito los
manuales han estado escritos pero si las reglas del juego han estado claras, tu eres
de esta área vas a hacer esto tu eres de esta área vas a hacer esto y eso que va a
permitir, va a permitir que cada uno dentro de su campo de acción, se maneje
libremente sin ameritar un exceso de supervisión pero cumpla con las tareas básicas
que se necesitan para que en conjunto todos consigan un mismo fin.
JM: La definición de cada perfil es una necesidad debido a que es una
herramienta que sirve para prevenir conflictos ya que delimita funciones para cada
uno de los colaboradores que aunque tenga tareas que parezcan simples y fáciles
de hacer pueden terminar por alterar y hasta desquiciar a la gente si es que todas
las tareas son para él.
JI: Un manual para la elección del personal es fundamental y útil para la
designación de la función o cargo de acuerdo al perfil, el cual permitirá que cada
29
trabajador realice sus labores de manera amena y acordó a sus habilidad y
destrezas con el objetivo en común de logrando el objetivo de la empresa.
Pregunta 6.
JC: Lo que dijimos anteriormente, trataremos de enfocarlo en el punto de vista
necesitamos un manual escrito es necesario un manual escrito o es necesario que
estén los procedimientos claros, entonces al no existir el manual no necesariamente
va a haber un problema si cada uno tiene bien claro lo que tiene que hacer pero a
medida que la organización va creciendo entonces si es necesario que este un
manual escrito eso también depende del tamaño de la organización imagínate en
una organización de cuatro personas probablemente generar eso te va tener un
mayor costo de lo que realmente va a hacer el resultado por ejemplo si tiene un
lugar donde se hacen donas tu eres el de la masa y todos los días vas a elaborar la
más y entonces el que está en caja hay que dejar en claro no va a interactuar no se
van a mezclar las funciones de caja con el de la masa por el tamaño de la
organización pero si estamos hablando de una organización más grande entonces si
vamos a necesitar establecer los rangos de acción y eso está en los manuales de
funciones.
JM: Aunque no exista un manual de funciones en una organización cada
departamento o bloque estará obligado a ser productivo aunque el nivel de
productividad pueda verse afectado.
Piensa que contratas a varios obreros para construir una casa; ellos saben que
para construirla deben escuchar al arquitecto pero el arquitecto un día falta y no dejo
instrucciones para cada uno simplemente saben que deben de trabajar levantando
un pilar y empezar a poner la pared por tal motivo ellos tardaran en ponerse de
acuerdo en quien hace que. Al final es probable que hubiesen acabado pero la
30
calidad de la obra puede ser deficientes. Ahora imagina si hubiese estado el
arquitecto las cosas serían muy diferentes.
JI: Sin un manual de función es imposible pedir una productividad eficiente y
eficaz del personal, ya que es importante seguir los procesos administrativos para
designar las funciones a los trabajares para la buena marcha de la empresa.
Pregunta 7.
JC: El proceso de selección de personal te ayuda a tener la persona adecuada
para determinado puesto entonces de esta manera consigues a alguien que se
adapte a los requerimientos del puesto y de cierto punto de vista pueda ser en teoría
eficiente y productiva porque has pedido eso perfil y esa persona se supone cumple
con esos requisitos por lo tanto esa es la persona que va a realizar las actividades
de la mejor manera.
Depende de lo que necesitemos en la organización si es una organización que
quiere tener personal que sea multicompetente no multidisciplinario entonces utiliza
la rotación inclusive como medida para evitar en el paso del tiempo el estrés o puede
ser que esta compañía necesite tener especialista entonces el especialista aquí ya
ha tenido 10 años nadie mejor que él sabe lo que tiene.
JM: Un proceso de selección de personal puede ayudar a la organización
permitiendo que esta elija a las personas más idóneas para ocupar una vacante.
Muchas veces al contratar por solo llenar un puesto se contrata a personas que
terminan retirándose a poco tiempo porque no les gustaba el trabajo; precisamente
esto no sucedería o por lo menos disminuiría al tener un proceso de selección ya
sea porque se solicita personas que tengan experiencia previa en el puesto o debido
a que la misma institución les informa a través de una inducción que inicia desde la
entrevista de tal manera que ellos ya conozcan que es lo que se espera de ellos.
31
JI: El proceso de selección de personal es fundamental realizar dentro de las
entidades jurídicas a través de la cual se elija al personal idóneo para el cargo que
se vaya a designar, una buena elección del personal significa productividad dentro
de la empresa.
Pregunta 8.
JC: Claro porque no te va a permitir encontrar la persona adecuada.
JM: Si ya existe un proceso de selección en una organización ya sea porque lo
calcaron de una empresa amiga o lo vieron en internet y lo aplican sin realizar
modificaciones por supuesto que generara falencias esto se debe a que puede ser
que el modelo que están calcando sea uno que necesita que el aspirante se someta
a pruebas durante un tiempo mayor al estimado lo que te haría perder mano de obra
en la producción, o también otro de los casos que pueden existir es que el cargo
para el que existe la vacante no necesite pruebas de conocimiento sino más bien de
habilidades como por ejemplo personas que se encargaran de cargar mercadería, o
puestos como asistentes donde muchas veces con ser bachiller es suficiente aunque
también hay cargos como vendedores donde si bien es cierto que es bueno que
tengan estudios superiores no es indispensable ya que existen personas que tienen
muy buen desenvolvimiento para realizar ventas.
JI: Si, ya que esto impedirá seleccionar al personal idóneo para las funciones o
cargo que la institución necesite.
Pregunta 9.
JC: Primero en sentarse a pensar que es lo que necesito, como lo necesito no
es decir bueno tengo tres puestos de trabajo libre contrato a tres personas por allí,
no pues para que son esos puestos que es lo que se necesita, por ejemplo necesito
a alguien que me acomode la mercadería en la bodega, necesito a alguien que ya
32
este graduado en la universidad voy a necesitar a alguien con título no, necesito a
alguien con título técnico no, necesito a alguien que está estudiando o algún
estudiante de universidad que este cursando la universidad probablemente no
porque lo que le estoy diciendo ni siquiera está relacionado con eso, entonces no
son requisitos que voy a exigir si lo que le estoy pidiendo es que me acomoden en la
bodega los productos probablemente necesite pedir a alguien con experiencia si es
una manera de verlo que es lo que necesito para eso experiencia que haya
acomodado productos pero no necesito que tengo título ha pero necesito a alguien
que me ayude en las ventas que tipos de ventas son hacia quien me estoy dirigiendo
que es lo que necesito que haga esta persona, que tipo de habilidades y pueden ser
habilidades innatas o pueden ser habilidades que se aprenden en la academia
entonces todo eso se debe evaluar para definir cómo voy a seleccionar ese
personal para definir esos requisitos básicos con el cual voy a someter, ese perfil
que voy a necesitar para hacer mi contratación o mi convocatoria porque es lo que
ahora se opta yo pongo el perfil una persona que tenga esto y estos requisitos y si
tienes estos requisitos aplicas aquí.
JM: Para definir un proceso de selección considero que lo que debe de poseer
la organización antes que todo es un manual de funciones ya que de esta manera ya
poseemos un registro de que es lo que se espera de cada cargo y simplemente en el
caso de existir alguna vacante nos regimos al cargo en cuestión y solicitamos acorde
a lo que existe en el manual de funciones.
También de esta manera podremos definir cuantos filtros deberán de existir si
es para un cargo con poca demanda de conocimientos y es algo que pueda hacer
cualquier persona puede ser más conciso y si es para un cargo donde se necesita
tanto habilidad como conocimientos pueden prepararse varios filtros. Es decir el
33
proceso de selección no será igual en todos los cargos deberá de existir uno para
cada nivel por lo menos.
JI: En primera instancia definir la necesidad inmediata del entorno de la
empresa, especificar el perfil de la vacante, duración del contrato de trabajo la cual
puede ser definida u ocasional y el salario ya que a mayor responsabilidad mayor es
la gratificación a menor compromiso menor es su paga.
Resultados obtenidos de las encuestas
Una estructura organizacional es un tema importante para toda compañía sin
embargo la complejidad de la estructura organizacional puede variar de una a otra
debido a la cantidad de trabajadores, cargos, reglamentos, etc. Sin embargo es
necesario contar con todos los elementos de la estructura organizacional totalmente
definidos y comprendidos. Los elementos que conforman una estructura
organizacional son organigrama, manual de funciones y sistemas de gestión.
Estos elementos son de gran importancia si se espera que la empresa pueda
expandirse en un futuro ya que evitara conflictos internos, o pérdidas económicas
por este motivo se ha desarrollado una encuesta conformada por nueve preguntas.
Realizada a los colaboradores de CEPEDA´S FRUITS la cual emplea una escala
categórica de cinco alternativas que van desde la opción “siempre” hasta la opción
“Nunca” obteniendo así información que permita la sustentación de esta
Investigación.
El formulario de la encuesta realizado a los colaboradores de la empresa
CEPEDA´S FRUITS se encuentra conformado por nueve preguntas las cuales a su
vez están dirigidas para conocer el punto de vista y conocimientos de los
trabajadores sobre organigrama, manual de funciones y sistemas de gestión. Las
34
tres primeras preguntas corresponden a organigrama y nos permitirá tener un
diagnostico referente a jerarquía, la comunicación y la distribución de las tareas. Las
tres preguntas siguientes pertenecen a manual de funciones y esclarecerá si los
colaboradores conocen sobre sus perfiles de trabajo y sus respectivas funciones.
Las tres últimas preguntas perteneces a sistemas de gestión el cual se centra en el
de proceso de contratación y permitirá que proceso tomo para formar parte de la
empresa y que se puede mejorar.
EL formulario de la encuesta se podrá observar en el apéndice C
1. Conoces quienes están en su mismo nivel jerárquico, tu superior inmediato y
tu subalterno.
En la primera pregunta se observa que el 72% de los encuestados no tienen
bien clara cuál es la jerarquía de la organización ya que han calificado con el valor
más bajo a esta pregunta, como se observa en la tabla 4.
Tabla 4 Nivel Jerárquico
¿Conoces quienes están en su mismo nivel jerárquico, tu superior inmediato y tu
subalterno? Si 5 16%
Tal vez si 0 0%
No se 4 13%
casi no 0 0%
No 23 72%
Total 32 100%
2. Ha realizado tareas que no le competen
En esta segunda pregunta se observa que el 75% de los encuestados han
realizado tareas que no les competen, el 22% casi siempre y el 3% A veces, estas
son las respuestas obtenidas en esta pregunta por lo cual está claro que todos los
colaboradores realizan tareas que no le competen, como se observa en la tabla 5.
35
Tabla 5 Tareas
¿Ha realizado tareas que no le competen?
Siempre 24 75%
Casi Siempre 7 22%
A veces 1 3%
Casi Nunca 0 0%
Nunca 0 0%
Total 32 100%
3. Está usted conforme con el puesto de trabajo que le brinda la empresa
El 72% de los encuestados están totalmente conformes con el puesto de
trabajo que le brinda la empresa por otra parte un 6% está casi siempre algo
satisfecho, el 3% A veces y el 19% con la puntuación más baja a esta pregunta,
como se observa en la tabla 6.
Tabla 6 Puesto de Trabajo
¿Está usted conforme con el puesto de trabajo que le brinda la empresa?
Siempre 23 72%
Casi Siempre 2 6%
A veces 1 3%
Casi Nunca 0 0%
Nunca 6 19%
Total 32 100%
4. Al ingresar a la empresa le indicaron todo lo concerniente a funciones
obligaciones y derechos
El 100% de los encuestados ha respondido con la puntuación mínima a esta
pregunta, como se observa en la tabla 7
Tabla 7. Funciones, Obligaciones y Derechos
¿Al ingresar a la empresa le indicaron todo lo concerniente a funciones obligaciones y
derechos?
Siempre 0 0%
Casi Siempre 0 0%
A veces 0 0%
Casi Nunca 0 0%
Nunca 32 100%
Total 32 100%
36
5. Cuál es el mayor motivo por la cual se han retirado tus compañeros
El 50% de los encuestados ha respondido que el motivo más grande del retiro
de sus compañeros es debido al exceso de trabajo, el 30% se debe a que no les
gustaba el trabajo, el 34% se retiraron porque consiguieron otro trabajo y por ultimo
un 3% se ha retirado debido al horario de trabajo, como se observa en la tabla 8.
Tabla 8 Retiro de Compañeros de Trabajo
¿Cuál es el mayor motivo por la cual se han retirado tus compañeros?
No les gustaba 4 13%
Consiguieron otro trabajo 11 34%
Exceso de Trabajo 16 50%
Horario 1 3%
Pago 0 0%
Total 32 100%
6. ¿Por cuál medio se enteraron de la vacante que tenía la empresa?
El 100% de los empleados responden que el único medio para acceder a la
empresa ha sido debido principalmente a la recomendación, como se observa en la
tabla 9.
Tabla 9 Medio de publicación de Vacantes
¿Por cuál medio se enteraron de la vacante que tenía la empresa?
Recomendación 32 100%
Anuncio Periódico 0 0%
Coincidencia 0 0%
Redes Sociales 0 0%
Agencia de Empleos 0 0%
Total 32 100%
7. Estaría de acuerdo en que se realicen cambios en el proceso de
contratación.
El 100% de los encuestados ha respondido que están totalmente de acuerdo a
que se realicen cambios en el proceso de contratación, como se observa en la tabla
10.
37
Tabla 10 Proceso de Contratación
¿Estaría de acuerdo en que se realicen cambios en el proceso de contratación?
Totalmente de Acuerdo 32 100%
De acuerdo 0 0%
Casi de Acuerdo 0 0%
Desacuerdo 0 0%
Nunca de acuerdo 0 0%
Total 32 100%
8. Qué cree usted que debería mejorar la empresa
El 50% de los empleados sugieren que se debería mejorar la comunicación
dentro de la empresa, por otra parte el 44% cree que la empresa debe mejorar el
control del personal y por ultimo un 6% recomienda que mejoren los programas de
capacitaciones, como se observa en la tabla 11.
Tabla 11 Sugerencias de Mejora
¿Qué cree usted que debería mejorar la empresa?
Programa de Capacitación 2 6%
Comunicación 16 50%
Control de selección de personal 14 44%
Clima Laboral 0 0%
Condiciones de Trabajo 0 0%
Total 32 100%
Interpretación de los resultados del diagnóstico.
Los tres métodos empleados para la recolectar información e interpretar la
situación actual de la empresa han sido el método directo el cual se encuentra
apoyado con la ficha de observación, entrevista a varios expertos donde se ha
entrevistado a un administrador, auditor y un director de talento humano y por ultimo
se encuentra la encuesta la cual fue realizada por los empleados de CEPEDA´S
FRUITS.
La ficha de observación la cual fue elaborada bajo nuestra propia percepción
tanto por lo que se ha escuchado por parte de los directivos de la empresa como lo
38
que se ha distinguido durante el desarrollo del proyecto. Los resultados que
encuentran de la ficha de observación son los siguientes:
Información desactualizada (misión, visión, valores organizacionales,
etc.).
Carencia de varias de los componentes de una estructura
organizacional.
Deficiente control del personal.
A través de la entrevista a nuestros tres expertos obtuvimos varia información
relevante tanto para la realización del proyecto como para nuestra vida profesional
entre los datos obtenidos se encuentra la siguiente información:
Es importante identificar los líderes de cada área.
La comunicación dentro de la organización debe de tener rutas
establecidas y debe de llegar de la manera más impoluta.
La asignación de tareas debe de estar definida para evitar duplicidad.
Los perfiles que se solicitan para un cargo deben de ser elaborados
acorde a lo que la empresa necesita (hay que evitar pedir un perfil que
este sobre capacitado)
Los perfiles de cargos pueden acortar el tiempo necesario para la
selección de nuevos colaboradores.
Entre los beneficios de tener definidos los perfiles de cada cargo está el
evitar conflictos debido a la distribución de tareas.
Un manual de funciones resultara más complejo dependiendo del
tamaño de la organización.
El manual de función permite medir la productividad eficiente y eficaz del
personal
39
Por ultimo a través de la encuesta que realizaron los 32 colaboradores de la
empresa esta encuesta está compuesta por nueve la cual esta subdividida en
preguntas sobre organigrama, manual de funciones y sistemas de gestión de las
cuales obtuvimos la siguiente información:
Sobre las pregunta que conformaban la subdivisión sobre el
organigrama se podrá constatar a través de sus valores
porcentuales que los colaboradores de la empresa no tienen
mucho conocimiento sobre los niveles jerárquicos.
En la subdivisión sobre el manual de funciones se puede concluir
que no están debidamente asignadas las tareas correspondientes
a cada uno de los colaboradores.
La mayor parte de los trabajadores que se han retirado ha sido
debido a que han obtenido una mejor propuesta de trabajo o al
exceso de trabajo.
En cuanto al sistema de gestión el cual ha sido orientado al área
de contratación se podra decir que gran parte de los que trabajan
en la organización lo han hecho por recomendación y no pasaron
por ningún filtro que analice sus habilidades o conocimientos.
40
Capítulo III
Propuesta de solución al problema
La propuesta que realizamos en este proyecto consiste en fortalecer la casi
inexistente estructura organizacional de la empresa CEPEDA´S FRUITS, razón por
la cual a partir del concepto de que la estructura organizacional es un conjunto de
herramientas como: organigrama, manual de funciones y diagramas de diversos, se
ha decidido implementar estos elementos basados en los diversos conocimientos
adquiridos a través de las investigaciones realizadas y ante las necesidades
manifestadas dentro de la empresa, ya que se quiere disminuir y eliminar todos esos
problemas.
El diseño del organigrama y el manual de funciones responde a la necesidad
que tiene la empresa para solucionar los problemas específicos que se le han
presentado a los trabajadores por este mismo motivo para que todos conozcan las
actividades que les correspondan y las desarrollen de una manera que los recursos
y mercaderías sean utilizados y manipulados de una manera eficiente y eficaz se
busca limitar y asignara cada uno un jefe directo el cual servirá de líder para él y sus
compañeros de área.
Características esenciales de la propuesta
El organigrama, el manual de funciones y el diagrama del proceso de
contratación que se han realizado cumplen con varios principios para que su uso sea
eficiente que según Agudelo, Castañeda, & Rojas (2009) son:
Lenguaje: es necesario que los términos que se empleen utilicen un
lenguaje sencillo, preciso y racional de manera que su aplicación no
sufra ningún titubeo en el momento de querer aplicarlas.
41
Flexibilidad: la metodología que se aplicó para elaborar el documento
debe de permitir que este pueda ser modificado y/o actualizado en
cualquier momento acorde a los reglamentos de la organización.
Practicidad: debe de contar con una metodología que permita que las
modificaciones que se realicen no alteren el documento en su conjunto
como por ejemplo la extracción, intercambio y adhesión de nuevas hojas
que permitan complementar la explicación de una acción y no altere el
uso de las otras áreas mientras se realizan estos cambios.
Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios
relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación. Las
dependencias de la organización deben contar con mecanismos que
garanticen su adecuada difusión. Los manuales deben cumplir con la
función para la cual fueron creados; y se debe evaluar su aplicación,
permitiendo así posibles cambios o ajustes. Cuando se evalúe su
aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los manuales
en las dependencias de la organización según
Resultados esperados en caso de aplicación.
El organigrama permite visualizar la estructura de una organización y sirve para
que las personas puedan entender de manera práctica y concisa el orden jerárquico
con el que está compuesto una compañía. Esta es una herramienta indispensable
para toda organización y puede ser creado para empresas de diversos tamaños o
que se dediquen a diferentes actividades.
La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de
papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de
42
forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación. Una estructura
organizacional genera varios beneficios como una mejor comunicación entre los
diversos departamentos y con altos mandos, aumento de la eficacia, fortalecimiento
de las diversas áreas, desarrollo de líderes, etc.
La comunicación es uno de los factores que determinara el éxito de una
empresa si un mensaje no llega en el tiempo preciso o ha sufrido de alteraciones
puede representar una perdida para la organización. Por este motivo los mensajes
deben de tener una ruta específica que se base en el nivel jerárquico establecido en
el organigrama.
El aumento de la eficacia se producirá en la organización debido a que cada
colaborador de la organización es consciente de cuáles son sus obligaciones por lo
cual se centran en sus funciones, otra manera de mejorar la eficacia o eficiencia
será dada por la reducción de tiempo muertos ya que al existir una estructura
organizacional clara en momentos de duda se conoce quien es el jefe inmediato de
tal manera que no hay que esperar al gerente para que esclarezca las confusiones.
El fortalecimiento de las diversas áreas se generará debido a la especialización
del personal. La especialización del personal debe de ser manejada eficientemente
ya que muchas veces se puede generar el aburrimiento y estrés en los trabajadores
por lo cual cada cierto tiempo se recomienda realizar una rotación de sus actividades
o eventos de esparcimiento entre todos los empleados de la empresa para no
generar conflictos entre las diferentes áreas.
El desarrollo de líderes es una de las necesidades de cada empresa ya que
estos pueden ayudar al desarrollo de las diferentes áreas y a la empresa en general.
Estos líderes son producto de la departamentalización.
43
El proyecto que nosotros le presentamos a la empresa CEPEDA´S FRUITS no
solo le trae los beneficios descritos ya que entre los privilegios que obtienen está el
ahorro de recursos. La elaboración e implementación de este proyecto tiene un
costo calculado de $2302,00 mismo que se puede apreciar en el siguiente cuadro
donde se describe las glosas generales del proyecto.
Tabla 12 Costo del Proyecto
Valor de implementación $ 2.302,00
Costo de elaboración del proyecto $ 559,20 Costo de capacitaciones $ 742,80 Servicios profesionales $ 1.000,00
Este tipo de proyectos tiene un valor superior si es que se busca a empresas o
profesionales especializados en el análisis y estudio de las organizaciones. Como se
puede ver en el siguiente cuadro donde se hace una comparativa del valor de
nuestro proyecto con empresas y profesionales así como de las actividades que se
incluyen en el proyecto.
Tabla 13 Cuadro Comparativo
Cuadro Comparativo
Nosotros Empresa privada Profesional Independiente
Servicios
Investigación X X X
Entrevistas al personal X X X
Encuestas X X X
Planteamiento de solución X X X
Elaboración de propuesta X X X
Entrega de Proyecto X X X
Capacitaciones X X X
Certificación
X ?
Valor $ 2.302,00 $ 4.130,00 $ 3.700,00
Este es el beneficio del ahorro económico que obtienen por el hecho de
implementar el proyecto que se ha desarrollado para la empresa. Pero el beneficio
más importante que buscamos que la empresa entienda es que el ahorro de
mantener a sus colaboradores es algo que deben de considerar como necesario.
44
La implementación ya sea del organigrama y manual de funciones buscan
evitar conflictos entre los colaboradores ya que cada uno tiene completamente
definidas cuáles serán las tareas que les competen a cada uno mientras que el
diagrama del proceso de contratación de personal busca captar a la persona más
capacitada y que demuestre que tiene el perfil adecuado para el puesto requerido.
El ahorro que se obtiene al retener a sus empleados es un valor que no puede
ser calculado o predicho de ante mano ya que este depende de cuantos años o que
ocupación desempeñaba el trabajador dentro de la empresa esto corresponde a los
recursos que la empresa ha invertidos en ellos ya sean capacitaciones, tiempo y
recursos. En el siguiente cuadro se podrá observar una estimación anual que se
pierde debido al retiro de un trabajador.
Tabla 14 Inversión por Empleado
Inversión por Empleado
Actividades Valor T min Valor T max Valor U min Valor U max
Cursos de Capacitaciones G 4000 6000 125 187,5
Valor tiempo invertido (4 caps) 640 960 20 30
Cursos de Capacitaciones E 500 750 15,625 23,4375
Recursos Materiales 750 900 23,4375 28,125
Total 5890 8610 184,0625 269,0625
En el cuadro lo que puede apreciar son estimaciones obtenidas en base a la
información proporcionada por la empresa donde se podra observar que existen
valores mínimos y máximos estos están calculados en base al valor monetario
mínimo y máximo que la empresa paga por cada curso de capacitación o los rangos
estimados que tienen para los recursos que se invierten.
Estos rubros han sido calculado y promediados para obtener cual es el valor
promedio aproximado que se estaría perdiendo por cada año de manera que cada
vez que un colaborador es retirado o se retira del trabajo se estará perdiendo de
$184,63 a $269,63 por cada año que estuvo en la organización.
45
Figura 1 Organigrama Propuesta
46
La necesidad de toda empresa de tener una estructura organizacional definida
es una de las cosas más importantes si se quiere que la organización se desarrolle
correctamente para un futuro, o simplemente para mejorar las utilidades e incluso
para evitar conflictos internos entre los colaboradores. Para la elaboración de este
proyecto se ha revisado y analizado varios casos similares que tuvieron muchos
beneficios para la empresa entre ellos se encuentre:
Tabla 15 Autores
Autor Nombre del proyecto
Alejandro Castillo
Florez
Análisis de cargos y funciones de una empresa
manufacturera
Daniel Obispo
Chumpitaz y Yuri Gagarin
Gonzales
Caracterización del control interno en la gestión
de las empresas comerciales del Perú 2013
Gonzalo Suárez
Beltrán y Roberto Laguado
Giraldo
Manual de contratación pública electrónica para
América Latina Bases conceptuales, modelo legal,
indicadores, parámetros de interoperabilidad
En el trabajo elaborado por Castillo A. (2007) “Análisis de cargos y funciones
de una empresa manufacturera” permitió que la empresa en cuestión mejore las
tareas correspondientes al departamento de recursos humanos ya que no solo
permitió definir correctamente los perfiles que desea para cada cargo lo que agiliza
el proceso de contratación sino que también colaboro con determinar
responsabilidades de cada colaborador, permitió desarrollar planes de
capacitaciones más efectivos, etc.
En el trabajo elaborado por Daniel Obispo Chumpitaz y Yuri Gagarin Gonzales
Rentería pudimos entender que el no tener un adecuado control interno puede
generar pérdidas considerables para toda organización por lo cual una de las
soluciones que brindan es la elaboración del manual de funciones y manejar un
47
manual de procesos para cada área ya que de esta manera se podrá evaluar los
grados de eficiencia y eficacia de los diversos departamentos.
El estudio realizado por los miembros de la “Comisión Económica para América
Latina y el Caribe” (CEPAL) Suárez G. & Laguado R. (2007)sobre la contracción
publica este estudio si bien habla sobre los problemas jurídicos que tienen varios
países al realizar una comparativa entre los procesos de contratación de una
empresa privada con una publica nos explica que al mejorar los procesos de
contratación efectiva generan un ahorro hacia el país ya que evitan problemas
futuros.
Los trabajos mencionados anteriormente son algunas de las fuentes utilizadas
para estructurar nuestro proyecto y gracias ellos se podrá definir qué metas
esperamos que la empresa obtenga si llegan a implementar nuestro proyecto.
Entre las metas que esperamos que la empresa pueda lograr están:
Se pueda elaborar base de datos: en la actualidad uno de los grandes
inconvenientes que se ha encontrado se radica en que no existe una fuente
de información histórica que nos permita hacer comparativas entre el
desempeño que tienen los diversos sectores de la empresa.
Reducir la rotación del personal: si bien es cierto que no se cuenta con datos
fiables y certeros de cuál es la rotación anual que posee la empresa a través
de las entrevistas que se realizó tanto al personal administrativo como a los
trabajadores pudimos conocer que anualmente no menos de 4 personas son
retirado o renuncian anualmente y esto ha llegado hasta un total de 9
empleados en esta empresa que consta con 32 empleados fijos esto quiere
decir que en porcentajes la rotación puede variar entre el 12,5% al 28,13%.
48
Mejorar el proceso de contratación e inducción: la empresa no maneja ningún
perfil ni requerimientos para satisfacer una vacante lo que ha generado que
ingresen personas que se retiran en 1 semana o en algunos casos 2 días.
A continuación basado en lo ya mencionado se ha realizado la elaboración
del cuadro que se muestra en la tabla 11
Tabla 16 Cuadro de puestos por nivel Nivel Conformación Función principal
Nivel 1
Administrativo
Cod: 1
Gerente general
Es el encargado
de la toma de
decisiones, genera y
proponer políticas o
planes de acción.
Nivel 2
Ejecutivo
Cod: 2
Jefe administrativo y de
recursos humanos
Jefe de área financiero
Jefe de área de compras
Jefe de área de ventas
Jefe de área Logística
Se encargan de
dirigir las diferentes
áreas existentes en la
organización.
Nivel 3
Productivo
Cod: 3
Recepción
Mensajero
Asistente contable
Facturador
Asistente de compras
Vendedores
Despachadores
Bodeguero
Conductos
Se encargan de
ejecutar las tareas
manuales o simples de
la empresa.
49
Manual de funciones
Tabla 17 Gerente general Identificación del puesto
Código: 001
Nombre del puesto:
Gerente general
Dependencia:
Administración
Jefe inmediato:
No existe
Número de puestos que ocupa:
1
Resumen del cargo
El gerente general será la máxima autoridad de la organización y será el
encargado de la toma de decisiones y diseño de las metas organizacionales junto a
la elaboración o eliminación de normas y reglamentos internos.
Principales funciones
Administrar y dirigir a los colaboradores
Administrar la plataforma digital administrativa
Convocar reuniones estratégicas
Autorizar, legalizar contratos.
Ordenar la elaboración de auditorías internas
Autorizar y emitir información en plataformas digitales
Dialogar con los proveedores
Perfil requerido
Título de tercer nivel
Habilidades de liderazgo
Experiencia mínima de 5 años
Manejo de plataformas digitales y programas de Microsoft office
Valores éticos y morales
Conocimiento administrativo
50
Jefe Administrativo y de Recursos Humanos
Tabla 18 Jefe Administrativo y de Recursos Humanos Identificación del puesto
Código: 021
Nombre del puesto:
Jefe de área de administrativos y
de recursos humanos
Dependencia:
Gerencia
Jefe inmediato:
Gerente general
Número de puestos que ocupa: 2
Directora de recursos humanos
Administradora
Resumen del cargo
La gerente administrativa y de recursos humanos será la encargada de
elaborar y dirigir las pruebas para la contratación de nuevo personal y colaborar
directamente con el gerente general. En caso de ausentarse el gerente general
asumirá el cargo e informara de todos los sucesos que se generaron durante su
ausencia.
Principales funciones
Administrar y dirigir a los colaboradores
Administrar la plataforma digital administrativa
Ordenar la elaboración de auditorías internas
Dialogar con proveedores
Redactar contratos laborales
Seleccionar a el personal de apoyo
Perfil requerido
Título de 4to nivel
51
Habilidades de liderazgo
Experiencia mínima de 5 años
Manejo de plataformas digitales y programas de Microsoft office
Valores éticos y morales
Conocimiento administrativo
Jefe Financiero
Tabla 19 Jefe Financiero Identificación del puesto
Código: 022
Nombre del puesto:
Jefe de área de financiero
Dependencia:
Gerencia
Jefe inmediato:
Gerente general
Número de puestos que ocupa:
1
Resumen del cargo
El Gerente Financiero será el o la encargada de elaborar los presupuestos de
la empresa y administrar la parte económica de la empresa.
Principales funciones
Pago de impuestos
Elaboración de estados financieros
Elaboración de presupuestos
Informar sobre nuevas regulaciones arancelarias
Realización de trámites en el SRI
Estudio de cursos realizados en el SRI (Pago de impuestos,
Documentación, Retenciones, IVA,etc)
52
Perfil requerido
Título de 4to nivel CPA
Habilidades de liderazgo
Experiencia mínima de 5 años
Manejo de plataformas digitales y programas de Microsoft office
Valores éticos y morales
Manejo de plataformas contables
Jefe de Compras
Tabla 20 Jefe de Compras
Identificación del puesto
Código: 023
Nombre del puesto:
Jefe de área de compras
Dependencia:
Gerencia
Jefe inmediato:
Gerente general
Número de puestos que ocupa:
1
Resumen del cargo
El Gerente de compras será el encargado de entablar las negociaciones con
los proveedores de CEPEDA´S FRUITS y a su vez de supervisar e informar de las
necesidades referentes a insumos.
Principales funciones
Verificación de calidad del producto
Compra de productos para el correcto desempeño de la organización
Distribución y acopio de material de trabajo
53
Redactar informes sobre los proveedores
Sugerir e informar sobre posibles proveedores potenciales
Elaboración de proyecciones sobre productos a comprar por temporadas
Perfil requerido
Título de 3er nivel
Habilidades de liderazgo
Experiencia mínima de 5 años
Manejo de plataformas digitales y programas de Microsoft office
Valores éticos y morales
Conocimiento sobre verificación y control de calidad de las frutas
Habilidades de comunicación y formación de nexos entre él y
proveedores
Conocimientos sobre control de inventarios
Jefe de ventas
Tabla 21 Jefe de ventas Identificación del puesto
Código: 024
Nombre del puesto:
Jefe de área de ventas
Dependencia:
Gerencia
Jefe inmediato:
Gerente general
Número de puestos que ocupa:
1
Resumen del cargo
El gerente venta será el encargado de generar los ingresos necesarios para la
empresa a través de las actividades comerciales.
54
Principales funciones
Administrar y dirigir a los colaboradores
Determinar nuevos posibles mercados
Dialogar con los principales clientes
Determinar y elaborar contratos entre ambas partes
Perfil requerido
Habilidades de liderazgo
Experiencia mínima de 5 años
Manejo de plataformas digitales y programas de Microsoft office
Valores éticos y morales
Habilidad para relacionarse con las personas
Conocimientos sobre control de inventarios
Jefe de Logística
Tabla 22 Jefe de Logística Identificación del puesto
Código: 025
Nombre del puesto:
Jefe de área logística
Dependencia:
Gerencia
Jefe inmediato:
Gerente general
Número de puestos que ocupa:
1
Resumen del cargo
El jefe de logística es el encargado de planificar las rutas más beneficiosas
para que sigan los transportistas de CEPEDA´S FRUITS.
55
Principales funciones
Elaboración de rutas de transporte
Control de los vehículos a utilizar
Investigación de nuevas rutas
Elaboración de informes sobre productos transportados
Perfil requerido
Licencia profesional
Experiencia mínima de 3 años
Manejo de plataformas digitales y programas de Microsoft office
Valores éticos y morales
Conocimiento sobre control de inventario
Recepción
Tabla 23 Recepción Identificación del puesto
Código: 311
Nombre del puesto:
Recepción
Dependencia:
Oficina
Jefe inmediato:
Jefe de área administrativa y de
recursos humanos
Número de puestos que ocupa:
1
Resumen del cargo
Recepcionista es la persona que debe de tener una gran capacidad de
retentiva y de dialogo ya que es la persona que se encargara de recibir e informar a
los clientes, proveedores y compañeros de trabajo de eventos recientes o mensajes
que hayan sido emitidos por los superiores.
56
Principales funciones
Recepción de documentación varia
Contestar y emitir llamadas
Informar de cualquier suceso o mensaje que se le haya indicado
Recibir y atender a las personas
Perfil requerido
Experiencia mínima de 3 años
Manejo de plataformas digitales y programas de Microsoft office
Valores éticos y morales
Mensajero
Tabla 24 Mensajero Identificación del puesto
Código: 312
Nombre del puesto:
Mensajero
Dependencia:
Oficina
Jefe inmediato:
Jefe de área administrativa y de
recursos humanos
Número de puestos que ocupa:
1
Resumen del cargo
El mensajero es una persona de confianza la cual es el encargado de enviar y
recibir documentación dentro y fuera de la organización adicional a esto puede
cumplir funciones de entregar la documentación o cheques.
Principales funciones
Recepción y entrega de documentos
Informar actividades realizadas
57
Perfil requerido
Experiencia mínima de 3 años
Valores éticos y morales
Licencia profesional
Confidencialidad
Asistente Contable
Tabla 25 Asistente Contable Identificación del puesto
Código: 321
Nombre del puesto:
Asistente contable
Dependencia:
Oficina
Jefe inmediato:
Jefe de área de Financiero
Número de puestos que ocupa:
1
Resumen del cargo
Asistente contable es la persona encargada de prestar su ayuda al contador en
la elaboración de informes o de estados financieros motivo por el cual debe de poder
organizar y almacenar la documentación varia que se presentara a lo largo de la
actividad económica de la empresa.
Principales funciones
Organización documental
Redacción y elaboración de informes
Elaboración de estados financieros
Declaración de impuestos
Perfil requerido
Tener título de CPA
58
Experiencia mínima de 3 años
Valores éticos y morales
Dominio de plataformas digitales contables
Manejo de plataformas de Microsoft Office
Estudio de cursos realizados en el SRI (Pago de impuestos,
Documentación, Retenciones, IVA, etc.)
Facturador
Tabla 26 Facturador Identificación del puesto
Código: 322
Nombre del puesto:
Facturador
Dependencia:
Oficina
Jefe inmediato:
Jefe de área de Financiero
Número de puestos que ocupa:
1
Resumen del cargo
El facturador es la persona encargada de emitir las facturas hacia los clientes y
a su vez mantener un registro del pago realizado.
Principales funciones
Emitir facturas
Confirmar la cancelación de las facturas
Informar sobre la existencia de clientes moroso
Mantener registro de clientes morosos
Perfil requerido
Experiencia mínima de 3 años
Valores éticos y morales
59
Manejo de plataformas de Microsoft office
Estudio de cursos realizados en el SRI (Pago de impuestos,
Documentación, Retenciones, IVA, etc.)
Asistente de Compras
Tabla 27 Asistente de Compras Identificación del puesto
Código: 331
Nombre del puesto:
Asistente de compras
Dependencia:
Oficina
Jefe inmediato:
Jefe de área de compras
Número de puestos que ocupa:
1
Resumen del cargo
El asistente de compras es el encargado de verificar la documentación
procedente a las compras realizadas para la actividad comercial adicionalmente
debe de supervisar la calidad de la mercadería
Principales funciones
Organización de documentación
Verificación de calidad de la mercadería
Realizar informe de mercadería entrante
Perfil requerido
Experiencia laboral mínima de 3 años
Dominio de plataforma de Microsoft Office
Conocimiento de frutas
Valores éticos y morales
Conocimiento sobre verificación y control de calidad de las frutas
60
Habilidades de comunicación y formación de nexos entre él y
proveedores
Vendedor
Tabla 28 Vendedor Identificación del puesto
Código: 341
Nombre del puesto:
Vendedor
Dependencia:
Oficina
Jefe inmediato:
Jefe de área de ventas
Número de puestos que ocupa:
1
Resumen del cargo
El vendedor es la fuerza generadora de ingresos para la organización será la
persona encargada de mantener y formar vínculos comerciales y de amistad con sus
clientes.
Principales funciones
Venta
Búsqueda de nuevos posibles clientes
Encargado de elaborar y administrar fichas para cada cliente en
plataformas como outlook
Perfil requerido
Experiencia laboral mínima de 3 años
Dominio de plataforma de Microsoft Office
Experiencia en ventas
Valores éticos y morales
Disponibilidad 24/7
61
Despachador
Tabla 29 Despachador Identificación del puesto
Código: 342
Nombre del puesto:
Despachador
Dependencia:
Oficina
Jefe inmediato:
Gerente de ventas
Número de puestos que ocupa:
1
Resumen del cargo
El despachador es el encargado de distribuir las peticiones que se han vendido.
Principales funciones
Acopio y distribución de frutas
Verificación de calidad del producto
Elaboración y pesaje de los palets que se distribuirán
Perfil requerido
Valores éticos y morales
Necesita cargar de 50 a 70 kilos sin ningún problema
Menor de 40 años
No tener ninguna deficiencia cardiaca o motriz
Observación
El cargo de despachador debe de ser una persona joven ya que de esta
manera reducirá el riesgo de sufrir alguna lesión que pueda poner en peligro tanto su
integridad física como el producto. Adicional a esto con la finalidad de salvaguardarlo
deberá de estar obligado a usar cinturón de carga para evitar sufrir lesiones
hérniales.
62
Bodeguero
Tabla 30 Bodeguero Identificación del puesto
Código: 351
Nombre del puesto:
Bodeguero
Dependencia:
Oficina
Jefe inmediato:
Jefe de logística
Número de puestos que ocupa:
1
Resumen del cargo
El bodeguero es el encargado de receptar todos los productos que han sido
adquiridos a nuestros proveedores.
Principales funciones
Acopio y distribución de frutas
Verificación de calidad del producto
Presentación de Informes de Inventario
Perfil requerido
Valores éticos y morales
Experiencia en control inventario
Menor de 40 años
No tener ninguna deficiencia cardiaca o motriz
Dominio de plataforma de Microsoft Office
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Chofer
Tabla 31 Chofer Identificación del puesto
Código: 352
Nombre del puesto:
Chofer
Dependencia:
Oficina
Jefe inmediato:
Jefe de logística
Número de puestos que ocupa:
1
Resumen del cargo
El chofer será el encargado de seguir las rutas designadas por el jefe de
logística con la finalidad de transportar las cargas ya sea recepción o entrega.
Adicionalmente en caso de ser necesario tendrá que movilizar al personal para
diligencias estrictamente concernientes al trabajo.
Principales funciones
Transportar los productos
Colaborar con la movilización de sus compañeros o jefes de trabajo en
caso de que lo amerite
Perfil requerido
Valores éticos y morales
Licencia profesional
Sistema de Gestión
Se ha realizado un diagrama del proceso de contratación de personal, ya que
esta es una de las áreas que ha presentado deficiencias durante la vida útil de
CEPEDA´S FRUITS. Este diagrama ha sido realizado siguiendo el modelo Anzi ya
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que este permite que se simplifique la cantidad de elementos que existen en otros
modelos existentes.
El proceso de este flujograma inicia desde la actividad de reclutamiento la cual
muchas veces no se realizaba y simplemente se remitía a pedir a los colaboradores
que recomendaran a personas. Por este motivo con la finalidad de incrementar las
opciones de obtener a colaboradores más capaces e idóneos aconsejamos que
utilices diversas herramientas que en la actualidad no representan ningún costo y
son muy útiles para contactar e informar a las personas como lo son las redes
sociales.
Adicional nuestro flujograma se ha creado centrado en disminuir la rotación del
personal, por tal motivo ha incluido en el diagrama 3 filtros los cuales son:
Recolección de documentación: es una necesidad de toda organización tener
conocimiento sobre las personas que quieran formar parte de la empresa por lo cual
es de vital importancia crear una base de datos en base a los documentos que se
receptan lo cual ayudara en la busca del perfil que más se ajusta a lo que se está
buscando y en caso de no coincidir con las vacantes existentes se lo puede buscar
en un futuro.
Entrevista: muchas de las personas que han ingresado a la empresa se han
retirado por su desconocimiento sobre el trabajo por esta misma razón a través de
una charla con el personal seleccionado de CEPEDA´S FRUITS se buscara conocer
las experiencias laborales anteriores del solicitante, expectativas futuras, similitudes
con el cargo que se necesita y también para esclarecer todas las dudas que los
participantes puedan tener.
Prueba de conocimientos: la prueba de conocimientos tiene la finalidad de
determinar cuáles son las fortalezas y debilidades de cada individuo ya que la
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empresa realiza una serie de capacitaciones a lo largo del año y al tener la
información de las carencias de cada individuo.
A continuación se demostrara lo ya redactado en la siguiente figura para una
mejor comprensión de lo que se explica.
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Figura 2 Propuesta Flujograma de Selección de personal
Flujograma de Selección de Personal para CEPEDA´S FRUITS
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Conclusiones
Se Puede concluir que el siguiente proyecto de Investigación y los temas
tratados son de gran relevancia dentro de una organización debido a que un
organigrama, manual de funciones forman parte de las herramientas de orientación
para el personal lo cual disminuirá y evitara errores futuros por otra parte un
proceso de selección de personal es esencial ya que de esto dependerá el
desarrollo de la organización lo cual todo esto se traduce en una estructura
organizacional que si es correctamente definida será la base fundamental para
realizar las diversas tareas de la empresa por este motivo es necesario que sin
importar el tamaño o actividad a la que se dedique la empresa tengan presente que
las diversas herramientas que conforman a la estructura organizacional.
CEPEDA´S FRUITS tiene grandes falencias ya que esto se lo podrá sustentar
en el exhausto trabajo realizado a través de una metodología cualitativa, que gracias
a dicha metodología y a instrumentos específicos de apoyo tales como la entrevista,
la observación directa y encuesta se ha concluido que CEPEDA´S FRUITS tiene que
mejorar y corregir su estructura organizacional, para el óptimo desarrollo de la
organización lo cual evitará que se generen pérdidas económicas futuras.
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Recomendaciones
En el caso de CEPEDA´S FRUITS se podrá apreciar de que varios de estos
problemas se han manifestado por lo que es recomendable que trabajen en informar
y esclarecer cualquier duda sobre lo que es una estructura organizacional con los
trabajadores y se debe de explicar los cambios que se generaran en el proceso de
contratación con la finalidad de que los empleados no representen un obstáculo para
la implementación de estas estrategias.
Adicional a esto es necesario que se cree una base de datos donde se informe
de aquellos trabajadores que se han retirado, quienes siguen en la empresa, e
información personal de cada uno de ellos ya que esta información es indispensable
y oportuna en el momento que se requiera para efectuar algún trámite o alguna
autoridad la requiera.
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Apéndice
Apéndice A.
Ficha de Observación
Proyecto de Investigación
Fecha: Guayaquil, 4 de Octubre del 2017
Lugar: Empresa CEPEDA´S FRUITS S.A
Hora: 8:00 Am a 8:45 am
Criterio Si No Observación Misión
Visión
Organigrama
Posee Organigrama
Esta correctamente identificada la Jerarquía
Manual de Funciones
Posee manual de funciones
Esta correctamente definida las funciones para cada cargo
Sistemas de Gestión
Posee un flujograma de selección de personal
Esta correctamente definido el flujograma de selección de personal
Fichas de control de Asistencia, Atrasos
Fichas de control de multas
Control rotación de personal
Limpieza en el área de Trabajo
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Apéndice B.
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Banco de preguntas para el desarrollo del proyecto de Investigación
1. ¿Qué tan importante es para usted la identificación de la jerarquía en el
organigrama dentro de una organización?
2. ¿Cree usted que es importante conocer a quien dirigirse para el desarrollo de
los objetivos dentro de una organización?
3. ¿Cree usted que la principal causa en la duplicidad en una organización es
generada por el desconocimiento de funciones?
4. ¿Qué tan importante es tener correctamente establecidos los perfiles para la
selección del personal?
5. ¿Es Importante para usted contar con un manual correctamente definida las
funciones para cada cargo?
6. ¿Cree usted que al no contar con un manual de funciones exista falta de
productividad en los departamentos?
7. ¿De qué manera puede contribuir un proceso de selección de personal?
8. ¿Puede producir falencias un proceso de selección del personal mal definido?
9. ¿Cuál cree usted que sería la manera correcta para definir un proceso de
selección de personal óptimo?
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Apéndice C.
Encuesta
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Encuesta a empleados de CEPEDA´S FRUITS S.A
para el desarrollo del Trabajo de Investigación
Fecha: ___________________________________
1. ¿Conoces quienes están en su mismo nivel jerárquico, tu superior inmediato y tu subalterno?
Si
Tal vez No se casi no No
2. Ha realizado tareas que no le competen Siempre Casi siempre A veces Casi Nunca Nunca
3. Esta usted conforme con el puesto de trabajo que le brinda la empresa
Siempre Casi siempre A veces Casi Nunca Nunca 4. Al ingresar a la empresa le indicaron todo lo concerniente a funciones obligaciones y derechos
Siempre Casi siempre A veces Casi Nunca
Nunca
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5. Cuál es el mayor motivo por la cual se han retirado tus compañeros
No les gustaba Consiguieron otro trabajo Exceso de trabajo Horario Pago
6. Por cuál medio se enteraron de la vacante que tenía la empresa
Recomendación Anuncio Periódico Coincidencia Redes Sociales Agencia de Empleos
7. Estaría de acuerdo en que se realicen cambios en el proceso de contratación
Totalmente de Acuerdo De acuerdo Casi de Acuerdo Desacuerdo Nunca de acuerdo
8. Qué cree usted que debería mejorar la empresa
Programa de Capacitaciones Comunicación Control de selección de Personal
Clima Laboral Condiciones de Trabajo