6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Definisi sistem menurut Al Bahra bin Ladjamudin dalam buku ”Analisis dan

Desain Sistem Informasi” adalah : ”Sistem adalah suatu urutan kegiatan yang

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan

tertentu”.

Definisi sistem menurut Mulyadi dalam buku ”Sistem Akuntansi” adalah :

”Suatu sistem pada dasarnya adalah kelompok unsur yang erat

berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama

untuk mencapai tujuan tertentu”.

Definsi menurut James Hall dalam buku ”Sistem Informasi Akuntansi”

adalah : ”Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen

yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk

mencapai tujuan yang sama”.

Berdasarkan definisi-definisi di atas penyusun dapat memberikan

kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen yang

terbentuk dari unsur-unsur yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan yang

telah ditentukan.

SISTEM

7

2.1.1. Ciri-ciri Sistem

Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai

suatu sistem. Batas dari suatu sistem merupakan garis abstraksi yang

memisahkan antara sistem dan lingkungannya. Subsistem merupakan

komponen atau bagian dari suatu sistem, subsistem ini bisa phisik ataupun

abstrak.

Hubungan sistem adalah hubungan yang terjadi antar subsistem dengan

subsistem lainnya yang setingkat atau antara subsistem dengan yang lebih

besar.

Model umum sebuah sistem terdiri dari masukan , pengolah dan

keluaran. Ini tentu saja disederhanakan karena sebuah sistem memilki beberapa

maasukan dan keluaran. Sifat yang menentukan dan membatasi sebuah sistem

membentuk “ sempadan “-nya (boundary). Sistem berada di dalam sempadan

tersebut.

Masukan Keluaran

Gambar 1.1Model Sistem sederhana

Sumber : www.ilmu komputer.com

Pada setiap sistem terdiri dari beberapa subsistem, dan pada subsistem

terdiri atas beberapa sub-sub sistem.

4

8

Sebuah sistem harus berada dibawah pengendalian manusia hal ini

dapat dijalankan dengan mengatur unsur – unsurnya atau dalam aturan – aturan

operasi sistem namun pembatasan ini tidak diberlakukan pada sistem fisik

misalnya alam hewan dan lain – lain yang tidak berada di bawah kendali

manusia.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

a. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi

membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa

suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem yang mempunyai sifat-sifat

dari sistem untuk menjalankan suatu fugsi tertentu dan mempengaruhi

proses sistem secara keseluruhan.

b. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yag membatasi antara suatu sistem dengan

sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya, yang menunjukan

ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan Luar Sistem (Environtments)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem

yang mempengaruhi operasi sistem, dapat bersifat menguntungkan dan

dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

d. Penghubung Sistem (Interface)

9

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan

subsistem yang lainnya. Dengan penghubung satu subsistem dapat

berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e. Masukan Sistem (Input)

Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem.

f. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

g. Pengolah Sistem (Process)

Pengolah merupakan bagian yang merubah masukan menjadi keluaran.

h. Sasaran Sistem (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan

sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

2.1.4. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya :

a. Sistem Abstrak (Abstract Sistem) dan Sistem Fisik (Physical Sistem)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang

tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara

fisik.

b. Sistem Alamiah (Natural Sistem) dan Sistem Buatan Manusia (Human

Made Sistem)

10

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak

dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh

manusia.

c. Sistem Tertentu ( Deterministic Sistem) dan Sistem Tak Tentu

(Probabilistic Sistem)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat

diprediksi. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya

tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

d. Sistem Tertutup (Closed Sistem) dan Sistem Terbuka (Open Sistem)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak

terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara

otomatis tanpa adanya turut campur dari pihak diluarnya. Sistem terbuka

adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan

luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk

lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.

2.2. Pengertian Informasi

Definisi informasi menurut James Hall dalam bukunya yang berjudul

”Sistem Informasi Akuntansi”, adalah sebagai berikut: ”Informasi adalah data

diproses sehingga memiliki arti dan berguna bagi pemakai”.

Definisi informasi menurut Jogiyanto HM dalam bukunya yang berjudul

”Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer”, yaitu : ”Informasi adalah

11

data yang diolah menjadi bentuk lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

memakainya”.

Dari uraian di atas penyusun dapat mengambil kesimpulan bahwa informasi

adalah data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan

keputusan tertentu agar dapat menghasilkan sesuatu yang lebih berguna bagi

pemakainya dan dapat dijadikan sebagai pengambilan keputusan.

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Definisi sistem informasi menurut James Hall dalam bukunya yang berjudul

”Sistem Informasi Akuntansi” adalah : ”Sistem Informasi adalah sebuah

rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi

informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai”.

Definisi sistem informasi menurut Azhar Susanto dalam bukunya yang

berjudul ”Sistem Informasi Akuntansi” adalah :

“Sistem Informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik

maupun non phisik yang berhubungan satu sama lain dan bekerjasama

secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data

menjadi informasi yang berarti dan berguna”.

Berdasarkan definisi-definisi di atas maka penulis dapat menyimpulkan

bahwa sistem informasi adalah perancangan dari rangkaian-rangkaian prosedur

12

yang saling berhubungan satu sama lain untuk menghasilkan informasi yang dapat

digunakan oleh para pemakai.

2.4. Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur

2.4.1. Flow Map

Simbol Flowmap

Sumber : www.ilmukomputer.com

2.4.2. Diagram Kontek

Diagram kontek merupakan kejadian tersendiri dari suatu diagram alir

data. Dimana satu lingkaran merepresentasikan seluruh sistem. Diagram

kontek ini harus berupa suatu pandangan, yang mencakup masukan-masukan

dasar, sistem-sistem dan keluaran.

Diagram kontek merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran

data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan.

13

Proses tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan

pada diagram konteks berikut aliran data-aliran data utama menuju dan dari

sistem. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak

sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data-

aliran daa menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara

dengan user dan sebagai hasil analisis dokumen. Diagram kontek

menggarisbawahi sejumlah karakteristik penting dari suatu sistem:

Kelompok pemakai, organisasi, atau sistem lain dimana sistem kita

melakukan komunikasi yang disebut juga sebagai terminator. 53

Data dimana sistem kita menerima dari lingkungan dan harus diproses

dengan cara tertentu.

Data yang dihasilkan sistem kita dan diberikan ke dunia luar.

Penyimpanan data yang digunakan secara bersama antara sistem kita

dengan terminator. Data ini dibuat oleh sistem dan digunakan oleh

lingkungan atau sebaliknya,, dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh

sistem kita.

Batasan antara sistem kita dan lingkungan.

Diagram kontek dimulai dengan penggambaran terminator, aliran data,

aliran kontrol penyimpanan, dasn proses tunggal yang menunjukkan

keseluruhan sistem. Bagian termudah adalah menetapkan proses (yang hanya

terdiri dari satu lingkaran) dan diberi nama yang mewakili sistem. Nama

dalam hal ini dapat menjelaskan proses atau pekerjaan atau dalam kasus

14

ekstrim berupa nama perusahaan yang dalam hal ini mewakili proses yang

dilakukan keseluruhan organisasi.

Terminator ditunjukkan dalam bentuk persegi panjang dan

berkomunikasi langsung dengan sistem melalui aliran data atau penyimpanan

eksternal Antar terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung. Pada

kenyataannya hubungan antar terminator dilakukan, tetapi secara definitif

karena terminator adalah bagian dari lingkungan, maka tidak relevan jika

dibahas dalam Diagram kontek.

Diagram kontek memiliki aturan sebagai berikut:

a. Jika terdapat banyak terminator yang mempunyai banyak masukan dan

keluaran diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu kali sehingga

mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan ditandai secara

khusus untuk menjelaskan bahwa terminator yang dimaksud adalah

identik. Tanda tersebut dapat berupa asterik (*) atau pagar (#).

b. Jika terminator mewakili individu sebaiknya diwakili oleh peran yang

dimainkan personil tersebut. Alasan pertama adalah personil yang

berfungsi untuk melakukan itu dapat berganti sedang Diagram kontek

harus tetap akurat walaupun personil berganti. Alasan kedua adalah

seorang personil dapat memainkan lebih dari satu peran.

Karena fokus uitama adalah mengembangkan model, maka penting

untuk membedakan sumber (resource) dan pelaku (handler)., pelaku adalah

mekanisme, perangkat atau media fisik yang mentransportasikan data ke/dari

sistem, karena pelaku seringkali familier dengan pemakai dalam

15

implementasi sistem berjalan, maka sering menonjol sebagai sesuatu yang

harus digambarkan lebih dari sumber data itu sendiri. Sedangkan sistem baru

dengan konsep pengembangan teknologinya membuat pelaku menjadi sesuatu

yang tidak perlu digambarkan.

2.4.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan perangkat (tools) analisis yang

menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada

saat data bergerak dari input menjadi output yang berhubungan satu sama lain

dengan aliran dan penyimpanan data. DFD level 0 atau disebut juga konteks

diagram adalah diagram alir data yang menggambarkan seluruh elemen

sistem sebagai sebuah proses tunggal dengan data masukan dan data keluaran

yang ditunjukan dengan anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan.

(Pressman,1997:365). DFD level 0 merupakan diagram alir data yang

pertama kali dibentuk karena menggambarkan proses secara keseluruhan

yang terjadi didalam perangkat lunak. Beberapa simbol yang digunakan

dalam DFD adalah sebagai berikut :

a. Proses, adalah suatu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin

atau komputer. Berfungsi untuk mengolah suatu aliran data yang masuk

dan menghasilkan suatu output yang diinginkan.

b. Data flow (aliran data), menunjukan arus dari data yang bisa berupa

masukan untuk sistem atau hasil dari proses. Aliran data direpresentasikan

dengan menggunakan anak panah yang menuju ke/dari proses.

16

c. Data store (penyimpanan data), merupakan simpanan data dari hasil

proses berupa suatu file atau database pada sistem komputer, arsip atau

catatan manual.

d. Entitas Eksternal/Terminator, merupakan batasan sistem yang

memisahkan kesatuan di lingkungan luar sistem bisa berupa orang,

organisasi, atau sistem lain yang dapat memberikan input atau menerima

output dari luar sistem.

2.5. Pengertian Pembelian

Pengertian pembelian menurut La Midjan dan Azhar Susanto dalam

bukunya yang berjudul ”Sistem Informasi Akuntansi” adalah sebagai berikut :

”Pembelian adalah suatu tahap penting didalam pengadaan bahan baku ke

dalam pabrik agar persediaan tidak terjadi penumpukan bahan baku di

gudang”.

Pengertian pembelian menurut Soemarso SR dalam bukunya yang berjudul

”Akuntansi Suatu Pengantar” adalah sebagai berikut :

”Pembelian adalah proses transaksi antara pihak yang membutuhkan

atau mengolah aktiva produktif, barang dagangan, dan barang jasa

lainnya dengan pihak supplier, dimana transaksi tersebut dapat

dilakukan tunai maupun kredit dengan atau tanpa syarat”.

Dari definisi-definisi di atas penulis dapat menyimpulkan pembelian

merupakan sistem yang sangat penting dalam perusahaan untuk mecapai tujuan

17

dan pembelian merupakan suatu fungsi yang dibebani tanggungjawab untuk

mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan baku yang baik.

2.5.1. Jenis – jenis Pembeliaan

Jenis-jenis pembelian menurut La Midjan dan Azhar Susanto dalam

bukunya yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi“ adalah sebagai berikut :

“1. Pembelian secara kontan

Yaitu pembelian dilaksanakan secara cash dan carry.

2. Pembelian secara kredit

Pembelian yang mendapat fasilitas pembayaran yang lebih dari satu bulan.

3. Pembelian secra tender

Pembelian yang dilaksanakan apabila menyangkut nilai yang cukup besar.

4. Pembelian dengan cara impor

Pembelain yang menggunakan prosedur impor dengan memanfaatkan L/C

(Letter Of Credit).

5. Pembelian di pasar berjangka

Pembelian untuk barang-barang yang telah memiliki standar kualitas yang

ditawarkan di pasar berjangka, selain telah terjamin juga menutup

kemungkinan kerugian adanya kenaikan harga (hegding).

18

6. Pembelian secar komisi

Pembelian barang bersifat titipan atas barang-barang yang terjual yang

kemudian dibayar.

7. Pembelian secra cicilan (Leasing)

Suatu cara pembelian dimana harga atas barang dibayar secara mencicil

setelah diperhitungkan bunga bank.

8. Pembelian kontrak

Suatu pembelian dengan menggunakan prosedur kontrak yang memuat

hak-hak dan kewajiban masing-masing pihak.

9. Pembelian melalui perantara

Suatu jenis pembelian yang menggunakan komisioner atau makelar

sebagai perantara dalam pembelian dan untuk jasa yang mereka berikan

kepada penerima komisi/provisi”. [9]

Sedangkan menurut Mulyadi, dalam bukunya yang berjudul “Sistem

Akuntansi“ jenis-jenis pembelian itu dapat digolongkan menjadi 2 yaitu :

“Pembelian Lokal dan Pembelian Impor

Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan

pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri”.[10]

19

2.5.2. Fungsi – Fungsi Yg Terkait Dalam Pembelian

Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul ”Sistem Akuntansi”

fungsi yang terkait dalam pembelian adalah sebagai berikut :

”1. Fungsi Gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan

pengadaan material sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang

dan unutk menghimpun barang yang telah diterima oleh fungsi

penerimaan.

2. Fungsi Pembelian atau pengadaan bertanggungjawab untuk memperoleh

informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih

dalam pengadaan barang dan mengekuarkan order pembelian kepada

pemasok yang terkait.

3. Fungsi Penerimaan bertanggungjawab untuk menerima barang dengan

terlebih dahulu mengecek mutu dan jumlah barang yang dipesan oleh

fungsi pembelian.

4. Fungsi Akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah

pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan”.

Menurut Cushing dalam bukunya yang berjudul ”Sistem Informasi

Akuntansi dan Organisasi Perusahaan” menjelaskan bahwa : ”Fungsi Pembelian

adalah fungsi manajemen utama dalam sistem manajemen pembelian dan

persediaan”.

20

Menurut definisi di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi-fungsi yang terkait

dalam pembelian adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan

fungsi akuntansi.

2.5.3. Prosedur Pembeliaan

Suatu perusahaan akan berjalan dengan baik apabila mempunyai prosedur

pembelian yang efektif dan efisien. Prosedur pembelian menurut Mulyadi dalam

bukunya yang berjudul ”Sistem Akuntansi” secara garis besar prosedur dalam

sistem akuntansi pembelian terdiri dari 6 prosedur yang meliputi :

“1. Prosedur Permintaan Pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian

dalam formulir surat permintaan pembelian. Jika barang tidak disimpan di

gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang

memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi

pembelian dengan meggunakan surat permintaan pembelian.

2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan

penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk

memungkinkan pemilihan pemasok barang yang diperlukan oleh

perusahaan.

21

3. Prosedur Order Pembelian

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian

kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit

organisasi lain dalam perusahaan.

4. Prosedur Penerimaan Barang

Dalam prosedur ini, penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis,

kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian

membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan

barang dari pemasok tersebut.

5. Prosedur Pencatatan

Dalam prosedur ini, fugsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang

berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan

penerimaan barang, dan faktur dari pemasok).

6. Prosedur Distribusi Pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debet dari transaksi

pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen”.[10]

Sedangkan prosedur pembelian menurut Zaki Baridwan yang bukunya

berjudul “Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode” adalah sebagai

berikut :

22

“Prosedur pembelian merupakan cara dalam melakukan semua pembelian

baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Prosedur ini

mulai dari adanya kebutuhan atas suatu barang atau jasa yang dibeli dan

diterima”.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur pembelian

merupakan prosedur yang harus dilakukan dalam pembelian baik barang maupun

jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan, melalui jaringan prosedur yang

membentuk sistem akuntansi pembelian yaitu :

1. Prosedur permintaan pembelian.

2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok.

3. Prosedur order pembelian.

4. Prosedur penerimaan barang.

5. Prosedur pencatatan.

6. Prosedur distribusi pembelian.

2.5.4. Dokumen Pembeliaan

Dokumen merupakan bukti-bukti untuk pencatatan transaksi pembelian dan

sebagai dasar pembuatan laporan. Dokumen-dokumen yang penting dalam fungsi

pembelian menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul ”Sistem Akuntansi”

adalah sebagai berikut :

23

”1. Surat Permintaan Pembelian

Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau pengguna untuk

meminta melakukan pembelian barang. Surat permintaan pembelian

dibuat dalam rangkap dua untuk setiap permintaan. Satu lembar untuk

fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip gudang atau pengguna.

2. Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga barang yang

pengadaannya tidak berulang kali, yang menyangkut jumlah rupiah

pembelian besar.

3. Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada supplier yang

dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi

sebagai berikut:

a. Surat Order Pembelian

Dokumen ini merupakan tembusan surat order pembelian yang dikirim

kepada pemasok order resmi.

b. Tembusan Pengakuan Untuk Pemasok

Dikirim kepada pemasok kemudian diminta tanda tangan dari pemasok

tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah

diterima dan disetujui order pembelian dan kesanggupan pemasok

24

memenuhi janji pengiriman barang sesuai yang tercantu dalam

dokumen.

c. Tembusan Bagian Unit Permintaan

Dikirim pada fungsi yang meminta atau pengguna bahwa barang yang

diminta telah dipesan.

d. Arsip Tanggal Penerimaan

Disimpan dalam pembelian yang memuat tanggal penerimaan barang

yang diharapkan.

e. ArsipPemasok

Disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok.

f. Tembusan Fungsi Penerimaan

Dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otoritas untuk menerima barang

yang spesifikasi sama dengan dokumen tersebut.

g. Tembusan Fungsi Akuntansi

Dikirim kepada fungsi akuntansi sebagai mencatat kewajiban yang

timbul.

4. Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa

barang yang diterima sudah sesuai dalam surat order pembelian.

25

5. Surat Perubahan Order

Jika terjadi perubahan, misalnya kuantitas, jadwal penyerahan,

spesifikasi atau penggantian hal lain.

6. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dasar pencatatan

selain itu berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dan untuk

membayar utang”.

Sedangkan menurut La Midzan dan Azhar Susanto dalam bukunya yang

berjudul ”Sistem Informasi Akuntansi” ada beberapa dokumen yang biasanya

terdapat dalam suatu transaksi pembelian antara lain :

”1. Surat permintaan pembelian

2. Permintaan pembelian yang berjalan

3. Permintaan penawaran dari supplier

4. Surat pesanan pembelian

5. Laporan penerimaan barang

6. Faktur pembelian

7. Jurnal pembelian

8. Daftar harga”.

26

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen pembelian

merupakan dokumen yang penting untuk pencatatan transaksi pembelian sebagai

dasar pembuatan laporan, yang terdiri dari dokumen :

1. Surat penerimaan pembelian.

2. Surat permintaan penawaran harga.

3. Surat order pembelian.

4. Laporan penerimaan barang.

5. Faktur pembelian.

6. Bukti kas keluar.

2.5.5. Pencatatan pembelian

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian,

menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul ”Sistem Akuntansi” adalah

sebagai berikut :

”1. Register fungsi kas keluar

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable

procedure. Jurnal yang digunakan untuk pencatatan transaksi pembelian

adalah register bukti kas keluar.

27

2. Jurnal Pembelian

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable

procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian

adalah jurnal pembelian.

3. Kartu Utang

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable

procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat uang kepada

pemasok adalah kartu utang.

4. Kartu Persediaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu pesediaan ini digunakan untuk

mencatat harga pokok persediaan yang dibeli”.

Sedangkan menurut Horngren, Harrison, Robinson yang diterjemahkan ke

dalam bahasa Indonesia oleh Secokusumo dalam bukunya yang berjudul

”Akuntansi di Indonesia” adalah sebagai berikut :

1. Periodical Inventory System

Metode ini sangat tepat untuk barang-barang yang bernilai rendah atau

secara teknis susah untuk dicatat pemakaian dan pengeluarannya.

a. Pembelian tanpa potongan

Dr. Pembelian

Cr. Kas

28

b. Pembelian dengan potongan

Dr. Pembelian

Cr. Kas

Potongan pembelian

c. Retur Pembelian

Dr. Kas

Cr. Retur pembelian

2. Perpetual Inventory System

Metode ini menerangkan bahwa pencatatan transaksinya dilaksanakan

setiap waktu. Sistem ini dilaksanakan terutama untuk barang-barang yang

bernilai tinggi atau untuk barang-barang yang mudah untuk dicatat

terutama pemakaian dan pengeluaran dari gudang.

a.Pembelian tanpa potongan

Dr. Persediaan barang dagangan

Cr. Kas

b. Pembelian dengan potongan

Dr. Persediaan barang dagangan

Cr. Kas

Potongan pembelian

29

c.Retur pembelian

Dr. Kas

Cr. Persediaan barang dagangan”.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pencatatan pembelian

merupakan catatan akuntansi yang digunakan untuk transaksi pembelian

mencakup sebagai berikut :

1. Register fungsi kas keluar.

2. Jurnal pembelian.

3. Kartu utang.

4. Kartu persediaan.

Sedangkan untuk sistem pencatatan transaksinya yaitu :

1. Periodical inventory system.

2. Perpetual inventory system.

2.5.6.Pelaporan pembelian

Pelaporan merupakan suatu alat yang diajukan kepada pimpinan, untuk

mempertanggungjawabkan tugas-tugas yang diberikan. Sistem pelaporan

menurut La Midjan dan Azhar Susanto dalam bukunya yang berjudul ”Sistem

Informasi Akuntansi”adalah sebagai berikut :

30

1. Laporan perkembangan harga atas barang-barang yang penting bagi

perusahaan

Laporan ini memuat berbagai barang atau persediaan yang penting dan

menentukan berikut harganya.

2. Laporan analisis bonofiditas supplier

Berisi laporan mengenai berbagai supplier berikut kondisi atas

bonofiditas antara lain pernah tidak melaksanakan berbagai

kewajibannya.

3. Laporan barang-barang yang dibutuhkan berikut posisi persediaannya

Berisi laporan posisi persediaan atas barang-barang yang diperlihatkan

pada setiap periode dengan menyebutkan jenis, tipe dan jumlah barang.

4. Laporan atas order pembelian yang telah dibuat tetapi barang belum

diterima

Laporan ini memuat order pembelian yang telah dibuka dan dikirim

kepada supplier tetapi barang belum diterima, laporan harus

menunjukkan tanggal barang harus diterima.

5. Laporan analisis atas kualitas barang yang dibeli

Memuat laporan barang-barang yang dibeli dan diterima berikut hasil

analisa, bagian penerima atas barang tersebut.

6. Laporan atas kontrak-kontrak pembelian yang telah dibuat berikut

penerimaan barang

31

Berisi laporan kontrak-kontrak pembelian yang telah dibuat dengan

menyebutkan nomor kontrak dan jumlah barang yang telah diterima”.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pelaporan pembelian

merupakan laporan yang diberikan oleh bagian pembelian khususnya mengenai

aktivitas pembelian, dapat memberikan informasi-informasi yang memudahkan

bagi manajemen untuk mengambil tindakan cepat dan tepat untuk mengefektifkan

aktivitas pembelian. Laporan yang terkait dengan pembelian barang adalah :

1. Laporan perkembangan harga atas barang-barang.

2. Laporan analisis bonafiditas supplier.

3. Laporan barang-barang yang dibutuhkan berikut posisi persediaannya.

4. Laporan atas order pembelian.

5. Laporan analisis atas kualitas barang yang dibeli.

6. Laporan atas kontrak-kontrak pembelian.

2.5.7.Pengertian Material

Adalah sistem informasi berbasis computer yang didesain untuk mengatasi

masalah pesanan dan scheduling dari permintaan sediaan yang bersifat

dependent. Sistem ini disesain untuk menjawab: what, how much, dan when its

needed.

Sistem MRP (Material Requitments Planing) dalam manajemen sediaan

pertama kali berkembang pada tahun 1940an – 1950an. Sistem ini menggunakan

komputer dari bill of material pada barang akhir kedalam proses produksi dan

rencana pembelian berbagai komponen. MRP selanjutnya berkembang dengan

32

mencakup informasi dimana setip personal produksi dapat merubah dan

memperbaharui input data dalam sistem yang dibutuhkan, disebut MRP II.

Generasi MRP II ini juga berhubungan dengan aspek marketing, finance,

accounting, engineering, and human resources dalam proses perencanaan.

Kaitan bahasan MRP adalah ERP yang menggunakan teknologi komputer untuk

menghubungkan berbagai area fungsi entitas bisnis.

Tujuan penerapan sistem MRP secara simultan adalah sebagai berikut;

Menjamin bahwa material dan produk dapat digunakan untuk proses

produksi dan sampai ke konsumen.

Meminimalkan level sediaan serendeah mungkin

Perencanaan aktivitas manufaktur, delivery schedules dan aktivitas

pembelian

MRP digunakan banyak diguakan oleh banyak organisasi untuk

memecahkan berbagai masalah mengenai pertanyaan WHAT items are required,

HOW MANY are required dan WHEN are they required by. Penerapan item

tersebut pada akhirnya menjadi sangat komplek karena terdapat dalam berbagai

sub-subassemblies yang telah berkembang sedemikian komplek.