BAB IILANDASAN TEORIA. Definisi Perencanaan adalah proses pemikiran dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan dimasa mendatang dalam rangka mencapai tujuan organisasi.Perencaan merupakan fungsi organik manajemen yang merupakan dasar atau titik tolak dan kegiatan pelaksaan kegiatan tertentu dalam usaha mencapai tujuan organisasi.

B. Ciri-ciri perencaan yang baik1. Mengandung pemikiran kedepan dan mengikuti kemajuan ilmu pengrtahuan dan teknolog mutakhir2. Bisa mengontrol masa depan, yaitu mampu memperkirakan dan memprediksi kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, kemudian membuat antisipasi yang tepat apa yang akan terjadi dimasa depan.3. Memiliki prosedur pelamaran dengan mengikuti kecendrungan indikator kesehatan dan organasi awal yang ada.4. Mengembangkan kepetusan terpadu, agar segala permasalahan yang ada dapat dikomunikasikan dengan baik dan tuntas penyelesainya.5. Tersedia juga prosedur kerja yang formal/tertulis (SOP) dan disahkan oleh pemimpin tertinggi organisasi.

C. Sifat Perencaana. FaktualFaktual artinya berdasarkan fakta-fakta yang memang muncul dan dapat diperkirakan bukan disesuaikan dengan pendapat atau opini manajer. Tidak boleh ditambahi atau dikurangib. Rasional Rasional maksudnya berusaha membuat perencanaan yang bisa diterima oleh akal pikiran sehat bukan hanya sebuah angan-angan kosong.

c. FleksibelMaksudnya disini perencanaan sebagus apapun masih bisa berubah bila memang situasi atau kondisi memaksa harus berubah, bahkan karena diubah kadang-kadang hasilnya tidak akan efisien.d. BerkesinambunganDiharapkan bahwa setiap perencanaan yang baik bisa diteruskan bahkan menjadi landasan bagi kemajuan organisasi.Perencaan seorang manejer keperawatan dalam sehari-hari dapat menentukan : a. Kebutuhan pasien dalam pelayanan keperawatanb. Sumber-sumber daya yang akan digunakanc. Proses pelayanan keperawatan yang akan diterapkan

D. Ruang lingkup perencanaanDalam setiap pembuatan perencaan manajer keperawatan harus memperhatikan hal-hal yang selalu berhubungan dengan ruang lingkup perencanaan, antara lain :a. Struktur, yang terdiri dari perangkat lunak (software) yaitu filosofi, visi, misi, tujuan, standar kerja dan kebijakan pimpinan institusi.b. Ketenagaan, yang dimulai dari proses penentuan jumlah kebutuhan sampai pemberdayaan serta masa pelepasan kerja/pensiun.c. Fasilitas/logistik, yang disedian organsasi guna mendukung proses kerja agar lancar dan bersinergi dengan tujuan organisasi.d. Budget/anggaran, yang disesuaikan dengan kesediaan keuangan organisasi dan cara mengelolanya.

E. Makna PerencanaanMakna perencanaan keperawatan akan memiliki manfaat bagi manejer dan organisasi yang menauginya, antara lain :a. Proses memilih dan mengembangkan tindakan yang menguntungkan bagi perawat.b. Mengikuti pola manajemen dasar yaitu :a) Mengarahkan pada tujuanb) Memberi arti kepada pekerjaanc) Menggunakan sumber daya secara efektif dan efisend) Mengatasi situasi krisise) Bisa tahan terhadap perubahanc. Bermanfaat bagi organisasi dengan ciri-ciri :a) Mengatasi masalah yang sedang dihadapib) Mudah mencapai tujuan organisasic) Mudah membuat rencana ulangd. Mendapatkan keuntungan dari perencanaan itu sendiri :a) Kegiatan bisa berjalan dengan optimalb) Dapat digunakan secara efektif dan efisienc) Menurukan resiko kecelakan atau kerugian d) Menjadi landasan kuat bagi pengendaliane) Mudah untuk diefaluasi dan diperbaiki

F. Syarat-syarat perencanaan yang baik1. Sederhana Sederhana berarti perencanaan berdasarkan kenyataan dilangan sehingga mudah dikenali dan diidentifikasi antara permasalahan dan jalan penyelesaian masalahnya, tidak ada tambahan atau rekayasa.2. Jelas tujuan yang akan dicapaiMembuat perencanaan berdasarkan keyataan yang jujur sehingga mudah dimengerti.3. Ada skala preoritasMengingat perencanaan selalu berhubungan dengan anggaran maka manajer yang baik harus pintar dalam membuat preoritas sesuai dengan kebutuhan yang ada.4. Ada perlibatan aktif stafDalam level bawah sebagai manajer yang baik yang mengerti pentingnya pembinaan semua staf maka mengikutsertakan masukan dan saran staf yang ada di bawahnya harus diutamakan. Hal ini akan meningkatkan motifasi kerja kerena semua perencanaan adalah hasil pemikiran dan ide staf itu sendiri.

5. Ada urutan kegiatanDisamping membuat prioritas maka dalam pelaksaannya setiap program dibuat daftar kegiatan yang disusun mulai dari yang mudah dilaksanakan sampai yang suit dikerjakan.6. PraktisPraktis berarti mudah dikerjakan oleh semua staf sesuai tugas dan wewenagnya sehingga semua bekerja saling membantu sesuai fungsinya, tidak ada duplikasi pekerjaan maupun saling melempar pekerjaan.7. FleksbelFleksibel berarti setiap perencaan akan mudah mengikuti perkembangan situasi sehingga bisa diubah bai dikurangi/dimodifikasi ataupun dihilangkan bila tidak sesuai dengan kebijakan institusi. G. Hambatan dalam perencanaan1. Kurang pengetahuan dan keterampilan kerena pengalaman yang masih kurang. Seorang manajer harus mau belajar dan menambah pengetahuan dan keterampilan baik pendidikan formal maupun non formal.2. Bersikap reaktif dari pada proaktifBersikap reaktif karena dipengaruhi visi yang kurang mengena sehingga tidak bisa mengantisipasi perubahan dan perkembangan mendadak yang mungkin terjadi. Hal ini ditunjukan adanya kurang tanggapan bila ada masalah dan baru bekerja untuk menyelesaikan masalah dengan cara terburu-buru. Bila proaktif maka antisipasi sudah diprediksi dengan baik sehingga setiap perubahan bisa diselesaikan secara ilmia dan profesional.3. Kurang memahami faktor-foktor ekternalBisa saja kerena terlalu percaya diri karena tidak memperhatikan pesaing yang ada dilluarnya. Hal ini membahayakan organisasi karena akan mudah ditinggalkan pelanggan karena kalah dalam mengelola sistem/metode pelayanan yang profesional dengan para pesaing disekitarnya.4. Kurang dukungan internalWalaupun mempunyai rencana yang baik tetapi bila tidak ada dukungan manajer diatasnya maka kesuksesan susah dicapai

5. Rencana tidak tepat dan kurang fleksibelBila perencanaan kurang pengalaman maka ada peramalan dan penentuan yang kurang akurat terhadap perubahan yang akan terjadi. Untuk itu dibutuhkan masukan dari pihak-pihak yang kompoten dibidang masing-masing6. Terlalu detail atau kurang detailPerencaaan yang terlalu detail bisa dianggap oleh staf bahwa atasan terlalu tidak percaya dengan kemapuan staf. Akan tetapi bila kurang detail juga membuat staf ragu atau saling curiga apa yang sebenarnya yang dikehendaki atasannya sehingga hasilnya menjadi tidak optimal.7. Rencana sifat mengendalikan daripada inspirasiPerencanaan mengandung pengendalian pengawasan dan supervisi dan efisiensi biaya sehingga dipilih yang palig menguntungkan organisasi.

H. Hierarki PerencanaanTerdapat banyak tipe perencenaan dan sebagian besar organisasi membuat rencana dalam bentuk hierarki.

MISI

FILOSOFI

TUJUAN UMUM

TUJUAN KHUSUS

KEBIJAKAN

PROSEDUR

ATURAN

1. Tujuan atau pernyataan misiTujuan atau pernyataan misi adalah pernyataan singkat yang mengidentifikasikan alasan keberadaan organisasi dan tujuan serta fungsi organisasi dan di masa depan. Pernyataan tersebut membuat konstituen organisasi dan menempatkan organsasi sesuai dengan etika, prinsip, an standar praktik. 2. Filosofi diambil dari pernyataan tujuan atau misi dan menggambarkan perangkat nilai dan keyakinan yang mengrahkan semua tindakan organisasi. Filosofi menjadi dasar yang mengarahkan semua perencanaan selanjutnya sesuia misi tersebut. Pernyataan filosofi biasanya dapat ditemukan dalam manual kebijakan di intitusi atau tersedia jika diperlukan.3. Tujuan umum dapat diidentifikasikan sebagai hasil yang diinginkan melalui usaha yang dilakukan secara terarah. Tujuan umum juga merupakan tujuan filosofi. Meskipun tujuan institusi biasanya ditentukan oleh para petinggi organisasi, terdapat kecendrungan penekanan pada perlibatan keryawan dalam penyusunan tujuan organisasi.4. Tujuan khusus sama dengan tujuan umum, yang memotifasi orang menuju akhir yang spesifik dan jelas, dapat diukur, dapat diobsesvasi atau dapat diulang, dan dapat dicapai. Akan tetapi tujuan khusus lebih spesifik dan dapat diukur dan dibandingkan tujuan umum karena tujuan khusus mengidentifikasi bagaimana dan kapan tujuan umum akan tercapai.5. Kebijakan adalah rencana dalam bentuk pernyataan atau instrusi yang mengarakan organisasi dalam pengambilan keputusan. Kebijakan menjelaskan pencapaian tujuan umum dan menuntun kegiatan secara umum dan lingkup aktivitas organisasinya. Kebijakan juga mengarahkan perilaku induvidu sesuai misi organisasi dan mengidentivikasi batasan yang luas dan hasil yang diinginkan dari situasi yang bisa terjadi berulang, sekaligus memberi kebebasan dan inspiratif kepada pelaksaan kebijakan tersebut.6. Prosedur adalah rencana yang menghasilkan metode lazim atau mudah diterima dalam melaksanakan tugas spesifik dalam bentuk urutan langkah suatu tindakan.7. Aturan rencana yang membatasi tindakan spesifik atau sesuatu yang bukan tindakan. Sebagai bagian pernyataan kebijakan dan prosedur, atuaran menjelaskan situasi yang memungkinkan hanya satu pilihan tindakan.

I. Peran kepemimpinan dan fungsi manajemen yang berhubungan dengan hierarki perencanaan dan perencanaan strategis.1. Peran Kepemimpinan a. Mengaji lingkungan internal dan eksternal organisasi dalam meramalkan dan mengidentifikasi kekuatan pendorong dan hambatan terhadap perencanaan strategisb. Menampilkan visi, dan berpikir kreatif serta inovatif dalam perencanaan organisasi dan unit sehingga tercipta perencanaan proaktif, bukan reaktifc. Memengaruhi dan menginspirasi anggota kelompok agar secara aktif terlibat dalam perencanaan jangka panjang.d. Secara periodik, melakukan klarifikasi nilai untuk meningkatkan kesadaran diri e. Mengarahkan bawahan pada klarifikasi nilai melalui mendengarkan aktif dan memberikan umpan balikf. Mengomunikasikan dan mengklarifikasi tujuan dan nilai organisasi kepada bawahang. Memotivasi bawahan untuk terlibat dalam membuat kebijakan, termasuk mengembangkan, mengimplementasikan, serta menelaah filosofi, tujuan umum, tujuan khusus, kebijakan, prosedur, dan aturan dalam unit h. Terbuka untuk ide baru dan berbaga idei. Menjadi model peran dalam menerapkan metode perencanaan proaktif bagi bawahan. 2. Fungsi Manajemena. Mampu memahami factor hukum, politik, ekonomi, dan social yang memengaruhi perencanaan pelayanan kesehatanb. Memahami dan menggunakan teknik yang tepat dalam perencanaan individu dan organisasic. Memberikan kesempatan kepada bawahan, kolega, pesaing, lembaga yang mengatur, dan masyarakat untuk berpartisipasi dalam perencanaand. Mengoordinasikan perencanaan tingkat unit agar sejalan dengan tujuan organisasie. Secara periodic mengkaji hambatan dan aset unik untuk menentukan sumber daya yang tersedia untuk perencanaanf. Membuat dan menuliskan filosofi suatu unit yang mencerminkan filosofi organisasig. Membuat dan menuliskan tujuan umum dan tujuan khusus unit yang mereksikan filosofi unith. Membuat dan menuliskan kebijakan, prosedur dan aturan unit yang mengoperasionalkan tujuan khusus uniti. Secara periodic mengkaji ulang filosofi, tujuan umum, kebijakan, prosedur, dan aturan serta memperbaikinya agar dapat memenuhi perubahan kebutuhan unitj. Secara aktif berpartisipasi dalam perencanaan strategis organisasi dengan menjelaskan dan melaksanakan rencana strategis tersebut ditingkat unit.