MAKALAH

FUNGSI PERENCANAANMATA KULIAH : DASAR-DASAR MANAJEMEN

DOSEN MATA KULIAH : Dra.Eka Nopi Aktiva,M.M

Disusun oleh

Kelompok IV :

Fahrur Aziz (1332110501)

Intama Aryani (1332110504)

Deni Ramdhani (1332110510)

Supriyanto (1331110508)

Erik sandi (1331110517)

FAKULTAS PERTANIAN

UNIVERSITAS TRIDINANTI

PALEMBANG

Tahun Ajaran 2014 - 2015

Perencanaan adalah sebuah proses yang

dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan

strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut

secara menyeluruh, serta merumuskan sistem

perencanaan yang menyeluruh untuk

mengintegrasikan dan mengkoordinasikan seluruh

pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan

organisasi.

Dari sisi proses, fungsi perencanaan adalah

proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan

dan menentukan bagaimana tujuan tersebut dicapai.

Dari sisi fungsi manajemen, fungsi perencanaanadalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruhatas wewenangnya untuk menentukan atau mengubahtujuan dan kegiatan organisasi.

Dari sisi pengambilan keputusan, fungsi perencanaanmerupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktuyang panjang atau yang akan datang mengenai apa yangakan dilakukan, bagaimana melakukannya, dimanakeputusan yang diambil belum tentu sesuai, hinggaimplementasi perencanaan tersebut dibuktikandikemudian hari.

Perencanaan yang baik adalah ketika apa yang dirumuskandapat direalisasikan dan dapat mencapai tujuan yangdiharapkan. Perencanaan merupakan salah satu fungsipokok manajemen yang pertama harus dijalankan. Sebab,tahap awal dalam melakukan aktifitas perusahaansehubungan dengan pencapaian tujuan organisasiperusahaan adalah dengan membuat perencanaan.

Peranan penting perencanaan yaitu :

Untuk pengembangan standar kinerja

Yaitu keberhasilan yang dicapai pada masa lalu akan

menjadi standar kinerja untuk masa akan datang yang

lebih baik. Tanpa perencanaan, standar performa

mungkin menjadi kurang akurat dan tidak ada

pertimbangan untuk kinerja yang lebih baik.

Untuk pengembangan manajer

Yaitu manajer harus bertindak proaktif, membuat segala

hal terjadi bukan malah sebaliknya melakukan tindakan

reaktif dengan membiarkan hal tersebut terjadi begitu

saja. Tindakan perencanaan akan mempertajam

kemampuan manajer untuk berfikir dalam

mempertimbangkan gagasan-gagasan mereka yang

abstrak dan kemungkinan dalam segala hal yang terjadi.

Untuk mengatasi perubahan

Yaitu dengan adanya suatu perencanaan yang matang,

maka perubahan-perubahan potensial yang terjadi dapat

diantisipasi secepat mungkin.

Untuk mengkoordinasikan usaha-usaha

Yaitu didalam suatu organisasi suatu pekerjaan dapat

dilakukan secara individu dan secara berkelompok yang

tentu saja memiliki suatu tujuan dan kepentingan yang

berbeda-beda. Maka perlu dilakukan koordinasi antar

individu dan kelompok, agar tujuan dan kepentingan

tersebut tidak keluar dari tujuan organisasi/perusahaan.

2.2. TUJUAN PERENCANAAN

1. Memberikan pengarahan, baik untuk manajer maupunkaryawan non-manajerial.

Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apayang harus mereka capai, dengan siapa mereka harusbekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untukmencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana,departemen dan individual mungkinakan bekerjasendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerjaorganisasi kurang efisien.

2. Mengurangi ketidakpastian

Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksauntuk melihat jauh kedepan, meramalkan perubahan,memperkirakan efek dari perubahan tersebut danmenyusun rencana untuk menghadapinya.

3. Meminimalisir pemborosan

Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawandapat bekerja lebih efisien dan mengurangipemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorangmanajer dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-halyang dapat menimbulkan inefisiensi bagi perusahaan.

4. Menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalamfungsi selanjutnya.

Yaitu sebagai langkah awal untuk menetapkan tujuan-tujuan dan standar-standar yang akan digunakan untukmemudahkan pengontrolan dan pengevaluasian kinerjaperusahaan. Proses evaluasi adalah prosesmembandingkan rencana dengan kenyataan yang ada.Tanpa adanya rencana, manajerpun tidak akan dapatmenilai kinerja perusahaan.

2.3. FUNGSI-FUNGSI PERENCANAAN

a) Menentukan titik tolak dan tujuan usaha

b) Memberikan pedoman, pegangan dan arah.

c) Mencegah pemborosan waktu, tenaga dan material.

d) Memudahkan pengawasan.

e) Kemampuan evaluasi yang teratur.

f) Sebagai alat koordinasi.

2.4. MANFAAT PERENCANAAN Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-

perubahan lingkungan Membantu dalam kristalisasi penyesuaian dalam masalah-maslah

utama Memungkinkan manajer dalam memahami keseluruhan gambaran

operasi perusahaan lebih jelas Pemilihan berbagai alternatif terbaik Standar pengawasan dan pelaksanaan Penyusunan skala prioritas baik sasaran maupun kegiatan Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi Sebagai alat memudahkan untuk berkoordinasi dengan pihak terkait Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan mudah dipahami

Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti Menghemat waktu, usaha dan dana

2.5. TIPE-TIPE PERENCANAAN

Perencanaan berdasarkan jangkauan dibagi menjadi dua,

yaitu:

1. Rencana strategis adalah rencana yang diterapakan

pada organisasi secara keseluruhan dan menetapkan

tujuan keseluruhan oraganisasi. Rencana strategis

dapat dipandang sebagai rencana secara umum yang

menggambarkan pengalokasian sumber daya, prioritas,

dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai

tujuan strategis.

2. Rencana operasional adalah rencana yang meliputi

area operasional tertentu dari sebuah organisasi.

Perencanaan berdasarkan kerangka waktu terbagi

menjadi dua yaitu:

1) Rencana jangka panjang adalah rencna yang

mempunyai jangka waktu lebih dari 3 tahun.

2) Rencana jangka pendek adalah rencana yang

berjangka waktu kurang dari 1 tahun.

Perencanaan berdasarkan spesifisitas terdari dari

dua yaitu:

I. Rencana spesifik adalah rencana yang didefinisikan

secara jelas dan tidak memberikan ruang bagi

interpretasi.

II. Rencana fleksibel yang menentukan panduan umum,

memberikan fokus tetapi tidak membatasi manajer

pada tujuan spesifikasi atau serangkaian tindakan

Perencanaan berdasarkan frekuensi penggunaan ,

dibagi menjadi dua yaitu:

Rencana sekali pakai adalah rencana satu kali yang

secara spesifik didesain untuk memenuhi kebutuhan

dalam situasi yang mendesak.

Rencana siaga adalah rencana berkelanjutan yang

memberikan panduan untuk aktivitas yang dilakukan.

2.6. Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi-FungsiManajemen Lainnya

- Pengorganisasian dan penyusunan personalia

- Pengarahan

- Pengawasan

2.7. PROSES PENYUSUNAN PERENCANAAN

1). Menetapkan tugas dan tujuan

2). Observasi dan analisa

3). Mengadakan kemungkinan-kemungkinan

4). Membuat sintesa

2.8. MASALAH-MASALAH DALAM PERENCANAAN

a. Perencanaan dapat menyebabkan kekakuan.

b. Rencana tidak dapat dikembangkan untuk lingkungan yang dinamis.

c. Rencana formal tidak dapat mengganti intuisi dan kreatifias.

d. Perencanaan memfokuskan perhatian manajer pada persaingan dewasa ini,bukan kemampuan bertahan hidup esok.

e. Perencanaan formal memperkuat kesuksesan,yang dapat menimbulkan kesalahan

f. Hanya sebatas perencanaan belumlah cukup untuk direalisasikan

2.9. Hambatan dalam penetapan tujuan dan perencanaan

1. Kurang pengetahuan tentang organisasi

2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan

3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif

4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidakberulang

5. Biaya

6. Takut gagal

7. Kurang percaya diri

8. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan negatif

9. Keengganan yang lazim dari para anggota organisasi untuk menerima rencana karena perubahan yang akan ditimbulkan

10. Ketidakpastian mengenai sebab dan akibat dari perubahan

11. Keengganan untuk melepaskan keuntungan yang ada

12. Kesadaran akan kelemahan dalam perubahan yang diusulkan

3.0. Mengatasi hambatan dalam penetapan tujuan dan perencanaan

a). Pemahaman Maksud Tujuan dan Rencana

b). Komunikasi dan Partisipasi

c). Konsistensi / revisi /dan pembaruan

d). Sistem Penghargaan yang Efektif