http://digilib.ittelkom.ac.id/index.php?option=com_repository&Itemid=34&task=detail&nim=112051073

Detail TA PA

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN OPERASIONAL HOTEL ROYAL CORNER DENGAN METODA WATERFALL

112051073

FADLY NUR

Periode I

2009

Hit : 150

Abstrak

Kualitas pelayanan terhadap konsumen merupakan critical success factor yang harus memiliki tingkat performansi tinggi terutama bagi perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa. Pada bisnis tersebut, perusahaan secara langsung bertatap muka dengan konsumen dan menjual produk pelayanannya. Salah satu unit bisnis yang bergerak di bidang jasa adalah bisnis perhotelan.Hotel Royal Corner adalah salah satu hotel yang memprioritaskan kepuasan pelanggan dalam memberikan pelayanannya. Oleh karena itu, semua pihak terutama bagian operasional harus dapat melaksanakan pekerjaan secara terkoordinasi untuk dapat memberikan pelayanan yang terbaik. Salah satu bagian operasional yang memiliki peran penting dalam pelayanan terhadap konsumen adalah receptionist. Pada bagian ini, terdapat transaksi reservation, check in, walk in, dan check out yang sangat berkaitan dengan interaksi ke konsumen. Transaksi-transaksi tersebut membutuhkan koordinasi yang baik dengan housekeeper. Namun, pada pelaksanaannya housekeeper harus berulang kali ke bagian receptionist untuk mengetahui status kamar yang sedang, tidak, atau selesai digunakan untuk dapat dipersiapkan kembali.Transaksi lain yang juga berhubungan dengan pelayanan terhadap konsumen adalah transaksi pemesanan makanan dan minuman. Pada transaksi ini, food and beverage service harus berulang kali ke bagian receptionist untuk memberikan bill pesanan dan menghubungi bagian food and beverage product untuk memberikan informasi pesanan. Hal ini akan menimbulkan kesulitan jika frekuensi konsumen yang menginap dan memesan makanan dan minuman meningkat.Berdasarkan permasalahan tersebut, dibuatlah suatu pemecahan masalah yang dibagi menjadi 7 tahap, yaitu mengidentifikasi masalah, melakukan penelitian awal, mengumpulkan informasi dan pengolahan data, perancangan, konstruksi, analisis hasil rancangan, serta kesimpulan dan saran.Kesimpulan yang dapat diambil dari perancangan sistem infomasi ini adalah perbaikan proses bisnis dilakukan dengan cara menentukan proses bisnis kritis dan menganalisis tiap-tiap aktivitasnya sampai akhirnya didapatkan proses bisnis usulan. Proses bisnis usulan yang telah dibuat dijadikan skenario pembuatan sistem informasi manajemen untuk memperbaiki aliran informasi di bagian receptionist, housekeeper, dan food and beverage.

Kata Kunci : Operasional Hotel, Proses Bisnis, Sistem Informasi Manajemen

Abstract

Service quality for customer is critical success factor that must has high perfomance especially for service company.On those business,company meet directly with customer and sell their products. One kind of business that include on service company is hotelRoyal Corner is one of hotel that see customer satisfaction is priority in service. Therefore, all departement esspecially operational part have todo their job coordinately to give the best services. One of all operasional division that has important role in serving customer is receptionist. On those division, there are four main transactions like reservation, check in, walk in, and check out. Those main transactions are correlate with room avaibality for customer. Process on transactions need coordination with housekeeper who has responsibility in hygiene room of hotel. But, on real execution, housekeeper has to go to receptionist repeatedly to know room statue which still use, not use, or has been use that have to prepared again.Other transaction that has correlate with customer servicing is food and beverage ordering. On those transaction, food and beverage service division has to go to receptionist repeatedly to give ordering bills and also has to contact food and beverage product to give ordering informations. Therefore, it can be more difficult if frequency of customer that stay in hotel and order food or beverage are increase significantly.Base on the problem, there is made trouble shooting that are divided in seven phase. That are problem identification, early research, data gathering and processing, designing, constructing, analysis of design, and conclusion and suggestion.Conclusion that cen be taken from designing information system are repairing of business process is done by determining critical business process and analyze each activities until got proposal of business process. Proposal of business process that have been made is used for scenario of making management information system to repair information streaming in receptionist, housekeeper, and food and beverage.

Keywords : Operational of Hotel, Business Process, Management Information System

http://ramasidhimantra2.wordpress.com/food-and-beverage/organisasi-food-beverage-department/

Jika dilihat dari struktur organisasi diatas bahwa bagian ini, dipimpin olehFood & Beverage DirectorYang Bantu OlehChef De CuisineDanAssistant Food & Beverage Managerdan jajarannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh hotel. Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggungjawab setiap posisi dibagian makanan dan minuman.1. Food & Beverage DirectorUraian tugas dan tanggungjawabnya:1. Menetapkan menu, sistem penyajian, strategi penjualan, mengarahkan pelaksanaan serta menilai keberhasilan2. Melakukan analisa tentang pesaing3. Menyusun anggaran FB Production kitchen, F&B service dan Stewarding4. Merumuskan kebijaksanaan pengendalian biaya operasional5. Menangani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung6. Menciptakan hubungan yang harmonis dengan kolega dan pelanggan7. Menyelenggarakan briefing di dalam departemen8. Mengusulkan kepada atasan, tentang penyesuaian prosedur dan kebijakan di lingkungan food & beverage department jika diperlukan2. Assistant Food & Beverage ManagerUraian tugas dan tanggungjawabnya:1. Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan antar kitchen, F& B service dan stewarding2. Menyusun rencana kerja dan menilai pelaksanaanya3. Mengawasi jadual operasional bawahannya4. Memonitor hasil inventaris fisik di bagian kitchen, F&B service dan stewarding5. Memonitor pelaksanaan store room requisition6. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan7. Melaksanakan kelancaran operasional berbagai kegiatan yang ada kaitan kerja dengan food & beverage department8. Mengkoordinasikan penyiapan dan mengawasi kelancaran acara event/function9. Menangani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung dan melaporkan kepada atasan10. Menjalin hubungan dengan rekan dan tamu11. Menciptakan hubungan yang harmonis dengan kolega dan pelanggan12. Memberi arahan dan petunjuk kepada bawahan .3. Restaurant & Bar ManagerUraian tugas dan tanggungjawabnya:1. Mengkoordinasi kegiatan operasi di outlet food & beverage service2. Mengkoordinasi persiapan dan mengawasi kelancaran penyelenggaraan function/event3. Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik4. Menjalin dan membina hubungan dengan tamu5. Membantu untuk membuat laporan monthly report F&B sales6. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan7. Mengani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung dan melaporkan kepada atasan8. Menangani dan memonitor suatu perubahan dan penyimpangan dalam kegiatan operasional9. Memonitor dan mengawasi personal hygiene, grooming and sanitasi10. Menangani dan mengawasi langsung pelayanan tamu VIP11. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat12. Menyelenggarakan briefing harian.4. Head WaiterUraian tugas dan tangungjawabnya:1. Mengawasi penyimpangan penggunaan par stock2. Memeriksa kelengkapan dan ketepatan dari mise en place3. Meneliti ketepatan daily sales report4. Mengarahkan dan mengawasi kelancaran pelayanan di restoran5. Menangani keluhan tamu6. Mengatur pembagian station7. Memeriksa personel hygiene, grooming dan sanitasi8. Mendampingi sous chef dalam penataan buffet9. Menangani langsung pelayanan tamu VIP (Very important Person)10. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan clear up11. Membantu kelancaran pelaksanan inventaris pisik12. Memeriksa kelengkapan, ketepatan pengadaanstore room requisition13. Menjalin hubungan baik dengan tamu14. Membuat jadual kerja bawahan15. Mengawasi disiplin bawahan16. Menangani permasalahan tamu17. Melakukan penilaian kerja bawahan18. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat .5. Assistant (Head Waiter Captain)Uraian tugas dan tanggungjawabnya:1. Membantu head waiter melaksanakan tugasnya2. Melengkapi kelengkapan, ketepatan dari mise en place3. Membuat daily sales report4. Melengkapi penyimpanan dan penggunaan par stock5. Mengawasi dan membantu kelancaran ketepatan pelaksanaan pelayanan penjualan dan penyajian makanan dan minuman6. Membuat repair dan maintanance order7. Menangani langsung pelayanan tamu VIP8. Mengatasi keluhan tamu9. Mengawasi dan mengarahkan kelancaran pelayanan bawahan10. Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik11. Menjalin hubungan baik dengan tamu12. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat6. Waiter/ WaitressUraian tugas dan tanggungjawabnya:1. Mempersiapkan kelengkapan tehnis pelayanan2. Melaksanakan persiapan set up-mise en place3. Melakukan pelayanan langsung kepada tamu4. Mengambil pesanan/order tamu dari captain untuk diteruskan kepada kitchen5. Melaksanakan penyajian hidangan kepada tamu6. Melaksanakan clear up dari meja tamu7. Mempersiapkan dan mengambil kebutuhan linen napkin, wares, supplies8. Mengumpulkan dan mengantarkan soiled linen dan dirty dishes ke laundry/stewarding9. Melakukan penyiapan table set up dan clear up10. Melaksanakan dan mengikuti perintah captain dalam menjalankan tugas-tugasnya11. Melakukan pembersihan area kerja12. Menjalin hubungan dengan tamu13. Menghadiri briefing harian7. Chief BartenderUraian tugas dan tanggungjawabnya:1. Mengawasi penyimpanan, penggunaan bar stock2. Melengkapi kelengkapan, ketepatan dari mise en place3. Membuat daily sales report4. Mengawasi kelancaran, ketepatan pelaksanaan mixing drinks, penyajian, penjualan dan pelayanan 3855. Menyusun standard portion, standard receipt, standard beverage cost bersama dengan F&B cost control6. Mengarahkan, mengawasi kelancaran pelayanan7. Mengatasi keluhan tamu8. Mengatur pembagian station serta mengawasi pelaksanannya9. Memeriksa personel hygiene, grooming dan sanitasi10. Menangani langsung pelayanan tamu VIP11. Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik12. Memeriksa kelengkapan, ketepatan pengadaanstore room requisition13. Membuat repair dan maintanace order14. Mengawasi disiplin bawahan15. Menangani permasalahan tamu16. Melakukan penilaian kerja bawahan17. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat8. Room Service Order TakerUraian tugas dan tanggungjawabnya:1. Menangani penerimaan, pencatatan room service order dan menyampaikan kepada room service captain2. Menyarankan dan membantu tamu dalam pemilihan menu3. Memelihara suasana kerja yang sehat4. Menghadiri briefing head waiterKesehatan KerjaManajemen Hotel harus menjaga kesehatan semua karyawan dan tamunya, dengan tercapainya system operasional Hotel yang menjunjung tinggi kesehatan kerja maka biaya yang tidak perlu bias ditekan dan tidakdikeluarkan.Para tamu Hotel akan sangat senang untuk tinggal di Hotel yang mempunyai tingkat kesehatan lingkungan yang tinggi, Hotel tersebut akan menjadi pilihan utama untuk kunjungan selanjutnya.Pemeriksaan Kesehatan:.Untuk itu semua karyawan Hotel bagian makanan dan minuman harus secara teratur mengikuti pengecekan kesehatan setiap 6 bulan sekali. Biasanya untuk pemeriksaan kesehatan yang lazim dilakukan bagi karyawan bagian makanan dan minuman adalahRectal Swab Test.Kebersihan dan Keselamatan KerjaKebersihan dan keselamatan kerja harus selalu diperhatikan oleh setiap karyawan dibagian food & beverage, kebersihan dan keselamatan kerja yang dilakukan di bagian pelayanan makanan dan minuman yaitu: Memperlakukan barang pecah belah. Memeriksa kekurangan barang pecah belah, piring gelas dan alat makan dan minum dari perak sebelum dan sesudah digunakan, buang segera gelas atau piring cangkir keramik yang pecah. Pisahkan barang-barang dari perak dan kaca setelah digunakan, jika sebuah gelas pecah, pindahkan gelas dengan hati-hati dan pastikan tidak ada pecahannya yang tercecer Melaksanakan pelayanan. Pada saat memberikan pelayanan setiap prosedur harus dilaksanakan dengan benar, hal yang dilakukan seperti pindahkan cangkir-cangkir dari meja ketika mengisi cangkir dengan air panas, jangan mengisi nampan berlebihan dan tidak diperbolehkan membawa nampan melewati atas kepala tamu yang sedang duduk dimeja dan selalu memberitahu mereka tentang kehadiran anda, padasaat membuka anggur jauhkan dari tamu agar tidak terkena gabus penutup botol. Gelas dan piringPisahkan gelas dan piring yang pecah ketika memilih, gunakan trolley untuk memindahkannya. Ketika menggunakan rak, periksa bahwa bagian tepi yang dapat diatur. Pastikan dalam keadaan aman sebelum menempatkan makanan dalam nampanMenjaga penampilan pribadi. Gunakan pakaian seragam secara lengkap, baik dan benar, seperti menggunakan sepatu bertumit rendah, perhiasan yang disesuaikan dengan kebijakan hotel, baju yang sesuai dengan ukuran, serta rambut pendek atau panjang tetapi menggunakan hairnet, kesemua hal tersebut perlu dilakukan agar anda dapat bekerja dengan nyaman, Mengurangi resiko. Melaporkan kepada atasan apabila menemukan karpet yang longgar, penempatan tanda keselamatan yang tidak sesuai, pemisahan sambungan kabel listrik dan semua yang akan menyebabkan resikotersandung dan jatuh.

( kiri) Karpet yangLonggar, ( kanan) Tanda Keselamatan yang Tidak Benar