evaluasi sistem pengendalian intern pembelian …/evaluasi... · perpustakaan.uns.ac.id...
TRANSCRIPT
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN
PEMBELIAN BAHAN SUPPORTWARE PADA
PT NAGABHUANA ANEKAPIRANTI
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan
mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh:
CAHYO TRI WIBOWO
F3308141
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
HALAMAN PERSETUJUAN
Tugas akhir dengan judul “EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN
PEMBELIAN BAHAN SUPPORTWARE PADA PT NAGABHUANA
ANEKAPIRANTI” telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk diujikan guna
mencapai derajat Ahli Madya Program Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
HALAMAN PENGESAHAN
Telah disetujui dan diterima baik oleh tim penguji Tugas Akhir Fakultas Ekonomi
Universitas Sebelas Maret Surakarta guna melengkapi tugas-tugas dan memenuhi
syarat-syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya Akuntansi.
Nama : Cahyo Tri Wibowo
NIM : F3308141
Judul Tugas Akhir : EVALUASI PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN
BAHAN SUPPORTWARE PADA PT NAGABHUANA
ANEKAPIRANTI
Surakarta, 14 Juli 2011
Tim Penguji Tugas Akhir
1. M. Syafiqurrahman, SE., MM., Ak. NIP. 19800604 200501 1 001
2. Agus Widodo, SE., M.Si., Ak. NIP. 19730825 200012 1 001
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
“You may delay, but time will not”. (Benjamin Franklin)
“Keberhasilan ada di dalam tindakan, bukan di dalam rencana”.
(Mario Teguh)
Penulis persembahkan kepada:
1. Ayah Bunda tercinta yang selalu memberiku
doa, kasih sayang, dan semangat untuk selalu
berjuang mewujudkan harapan dan impian.
2. Kakakku Lilik, Juni, Eko, Susi tersayang dan
keponakanku Azra, Daffa, Tiara, Rio, dan
Iniestha yang lucu, selalu mewarnai hari-
hariku dengan senyuman kebahagiaan.
3. Anindya yang selalu menyematkan cinta
dalam setiap rangkaian hariku.
4. Sahabat-sahabatku yang selama ini telah
berjuang bersama.
5. Almamater UNS tercinta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala rahmat dan
karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul
“EVALUASI PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN BAHAN
SUPPORTWARE PADA PT NAGABHUANA ANEKAPIRANTI”. Tugas Akhir
ini adalah salah satu syarat untuk mencapai Derajat Ahli Madya pada Program
Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret. Tugas
Akhir ini dibuat berdasarkan penelitian yang dilakukan penulis pada PT
Nagabhuana Anekapiranti, Jalan Industri I no. 88, Kutu, Grogol, Sukoharjo.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini banyak kendala-kendala yang penulis
hadapi. Akan tetapi, berkat rahmat Allah SWT kendala-kendala tersebut dapat
teratasi. Penulisan Tugas Akhir ini tidak akan berhasil tanpa kerja sama dan
bantuan dari berbagai pihak, untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin
menyampaikan terima kasih kepada:
1. Dr. Wisnu Untoro, MS. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
2. Drs. Agus Budiatmanto, M.Si., Ak. selaku ketua Program Diploma III
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Agus Widodo, SE., M.Si., Ak. selaku pembimbing magang yang telah
memberikan bimbingan dan arahan dalam penyusunan laporan magang ini
sehingga dapat selesai dengan baik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
4. Bapak dan Ibu Dosen yang telah memberikan ilmu selama masa perkuliahan
serta seluruh staf administrasi dan pelayanan di Fakultas Ekonomi
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Bapak Samuel Gunawan Wijaya selaku Direktur Utama yang memberikan
ijin melakukan kegiatan magang dan penelitian di PT Nagabhuana
Anekapiranti.
6. Bapak Sarino selaku Kepala Strategic Bussines Unit 1 PT Nagabhuana
Anekapiranti yang telah memberikan bimbingan selama magang dan
penelitian.
7. Seluruh staf dan karyawan PT Nagabhuana Anekapiranti, Mas Hera yang
murah senyum, Mas Sugiyatno yang sabar, Mas Oma yang baik, Bang Ami
yang selalu membantu, Mbak Ning yang ramah, Mbak Lisa yang manis,
terima kasih atas bimbingan, ilmu dan bantuan yang diberikan kepada
penulis selama ini.
8. Ayah Bunda tercinta yang telah banyak memberikan doa, kasih sayang,
semangat, dan motivasinya untuk selalu berjuang mewujudkan harapan dan
impian.
9. Kakakku Lilik, Juni, Eko, Susi tersayang dan keponakanku Azra, Daffa,
Tiara, Rio, dan Iniestha yang lucu, selalu mewarnai hari-hariku dengan
senyuman kebahagiaan.
10. Seseorang tercinta Anindya yang selama ini memberikan hatinya dengan
ketulusan serta selalu menyematkan cinta dalam setiap rangkaian hariku.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
11. Sahabat sekaligus saudara-saudariku, Fauzi, Beny, Ihsan, Rivan, Rahan,
Abdul, Agung, Ariz, Diyan dan Citra yang mengisi cerita hariku dengan
canda, tawa dan petuah-petuahnya.
12. Teman-teman seperjuangan Diploma III Akuntansi angkatan 2008 yang
memberi masukan dan semangat dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
13. Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Tugas Akhir ini yang
tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.
Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih banyak
kekurangan dan jauh dari sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran dari berbagai
pihak sangat penulis harapkan untuk kemajuan yang lebih baik lagi. Penulis
berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi semua pihak khususnya bagi
penulis dan pembaca pada umumnya.
Surakarta, 27 Juli 2011
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ............................................................................................ i
ABSTRACT ........................................................................................................... ii
ABSTRAK ........................................................................................................... iii
HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................. iv
HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................... v
HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN .................................................. vi
KATA PENGANTAR ........................................................................................... vii
DAFTAR ISI ......................................................................................................... x
DAFTAR TABEL ................................................................................................. xii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xiii
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... xiv
BAB
I. PENDAHULUAN
A. Gambaran Umum Perusahaan ................... ..................................... 1
1. Sejarah Perusahaan ................................................................... 1
2. Lokasi Perusahaan .................................................................... 2
3. Visi dan Misi ............................................................................ 3
4. Struktur Organisasi ................................................................... 5
5. Deskripsi Jabatan ...................................................................... 7
B. Latar Belakang Masalah .................................................................. 21
C. Perumusan Masalah ... ..................................................................... 24
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
D. Tujuan Penelitian ............................................................................. 25
E. Manfaat Penelitian ........................................................................... 26
II. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka ................. ............................................................ 27
1. Pengertian Sistem dan Prosedur .............................................. 27
2. Pengertian Sistem Akuntansi ................................................... 28
3. Tujuan Sistem Akuntansi ......................................................... 28
4. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian ................................. 29
5. Sistem Pengendalian Intern ..................................................... 34
6. Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian dan
Sistem Pengendalian Intern ...................................................... 38
B. Analisis Data dan Pembahasan................. ...................................... 40
III. TEMUAN
A. Kelebihan ........................................................................................ 56
B. Kelemahan ...................................................................................... 57
IV. PENUTUP
A. Simpulan ......................................................................................... 58
B. Rekomendasi ................................................................................... 59
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
DAFTAR TABEL
Tabel Halaman II.1 Penilaian Sistem Pengendalian Intern Prosedur
Permintaan Pembelian Barang ............................................................. 50
II.2 Penilaian Sistem Pengendalian Intern Prosedur
Penawaran Harga dan Order Pembelian ............................................... 51
II.3 Penilaian Sistem Pengendalian Intern Prosedur
Penerimaan Barang .............................................................................. 52
II.4 Penilaian Sistem Pengendalian Intern Prosedur
Penyimpanan dan Pengeluaran Barang ............................................... 53
II.5 Penilaian Sistem Pengendalian Intern Prosedur
Pencatatan Utang ................................................................................. 54
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
1.1 Struktur Organisasi PT. Nagabhuana Anekapiranti .......................... 6
2.1 Bagan Alir Prosedur Permintaan Pembelian Barang (Gudang) ......... 45
2.2 Bagan Alir Prosedur Penerimaan Barang (Gudang) ......................... 46
2.3 Bagan Alir Prosedur Penawaran Harga dan Order Pembelian
(Pembelian) ....................................................................................... 47
2.4 Bagan Alir Prosedur Verifikasi Faktur Pembelian
(Pembelian) ....................................................................................... 48
2.5 Bagan Alir Prosedur Pencatatan Utang (Akuntansi) ......................... 49
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Pernyataan Tugas Akhir
2. Surat Keterangan Magang/ Penelitian
3. Kartu Mutasi Barang
4. Form Permintaan Barang Umum
5. Kartu Stok Barang
6. Incoming dan Surat Pengantar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ABSTRACT
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN BAHAN SUPPORTWARE PADA
PT NAGABHUANA ANEKAPIRANTI
CAHYO TRI WIBOWO F3308141
PT Nagabhuana Anekapiranti was a manufacture company that the
activity especially is produced furniture teak wood. The problem that will be discussed in this research was about the internal control system of the purchase material supportware to PT. Nagabhuana Anekapiranti. This research aimed at knowing the implementation of accounting system purchase material supportware, afterwards evaluated the strengths and the weaknesses of the internal control system purchase material supportware.
From results of the research that was carried out, the researcher found
several weaknesses and strengths in the internal control system purchase material supportware PT Nagabhuana Anekapiranti. Found in excess among other: document that was used was adequate enough that is numbered massaged was printed and the implementation concurrently document by showing the difference of the colour, the document authorised by competent authority, recording of accounting functions was based on the source document and support document the complete his authorisation, the availability of the debt card and debt listing procedures. Weaknesses found among other: concurrently receiving and storing inventory functions.
The conclusion from the research that was carried out was PT Nagabhuana Anekapiranti have a good organizational structure, the separation of duties and responsibilities clearly between the organisation parts although being concurrently receiving and storing inventory functions, document and accounting records used is sufficient, procedures of purchase material supportware that run was good enough although there are some that need to be improved and added.
Based on results of the research that has been done, the researcher gave
several recommendations that is: to establish the function of receiving goods.. Keyword: purchase of the supportware material, system and procedures, internal control system.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ABSTRAK
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN BAHAN SUPPORTWARE PADA
PT NAGABHUANA ANEKAPIRANTI
CAHYO TRI WIBOWO F3308141
PT Nagabhuana Anekapiranti adalah sebuah perusahaan manufaktur yang
kegiatan utamanya adalah memproduksi furniture kayu jati. Masalah yang hendak dibahas dalam penelitian ini adalah tentang sistem pengendalian intern pembelian bahan supportware pada PT Nagabhuana Anekapiranti. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi pembelian bahan supportware, kemudian mengevaluasi kekuatan dan kelemahan pengendalian intern pembelian bahan supportware.
Dari hasil penelitian yang telah dilakukan, peneliti menemukan beberapa
kelemahan dan kelebihan dalam sistem pengendalian intern pembelian bahan supportware PT Nagabhuana Anekapiranti. Kelebihan yang ditemukan antara lain: dokumen yang digunakan cukup memadai yaitu telah bernomor urut tercetak dan dilakukannya perangkapan dokumen dengan menunjukkan perbedaan warna, dokumen diotorisasi oleh pejabat yang berwenang, pencatatan fungsi akuntansi berdasarkan dokumen sumber dan dokumen pendukung yang lengkap otorisasinya, tersedianya kartu utang dan prosedur pencatatan utang. Kelemahan yang ditemukan antara lain: terjadinya perangkapan fungsi penerimaan dengan dan pengeluaran persediaan barang.
Simpulan dari penelitian yang telah dilakukan adalah PT Nagabhuana
Anekapiranti sudah memiliki struktur organisasi yang cukup baik, adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab secara jelas antara bagian organisasi meskipun ada perangkapan fungsi yang dilakukan antara fungsi penerimaan dan fungsi pengeluaran barang, dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan sudah cukup memadai, prosedur pembelian bahan supportware yang berjalan sudah cukup baik meskipun ada beberapa yang harus ditambahkan dan diperbaiki.
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, peneliti memberikan
beberapa rekomendasi yaitu: perlu dilakukannya pembentukan fungsi penerimaan.
Kata kunci: pembelian bahan supportware, sistem dan prosedur, sistem pengendalian intern.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
1. Gambaran Umum PT Nagabhuana Anekapiranti
1. Sejarah Berdirinya Perusahaan
PT Nagabhuana Anekapiranti adalah sebuah perusahaan furniture
yang berdiri pada tanggal 25 Agustus 1998 dan mempunyai tanda daftar
perusahaan perdagangan yaitu No. 118Ti35TDUP IIX 1998 dengan
keputusan Mentri Kehakiman RV No. C2-1334 11.01.01 tahun 1998.
Perusahaan ini dipimpin oleh Bapak Samuel Gunawan Wijaya. Mulanya
perusahaan bergerak di bidang produksi kertas kardus (kartonbox) yang
berfungsi untuk packing barang dengan nama PT Naga Mas Seroja
Sejahtera. Karena banyaknya pembeli yang memesan kartonbox untuk
packing meubel/ furniture, maka muncul ide dan pemikiran untuk
memperluas usahanya di bidang furniture yang dirasa cukup menjanjikan.
Akhirnya, didirikan PT Nagabhuana Anekapiranti yang terletak di
kawasan industri Telukan, Sukoharjo. Perusahaan memproduksi furniture
kayu jati dan menjadi kesatuan usaha dengan PT Naga Mas Seroja
Sejahtera sehingga saling mendukung serta lebih menguntungkan.
Seiring dengan perkembangan dan kemajuan PT Nagabhuana
Anekapiranti Grogol Sukoharjo, maka Bapak Samuel Gunawan Wijaya
mempunyai pemikiran yang lebih jauh untuk meningkatkan dan
memperkuat perusahaan. Pada tahun 2008, PT Nagabhuana Anekapiranti
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
membangun pabrik baru di daerah Parangjoro, Sukoharjo. Hal ini
dimaksudkan untuk meningkatkan produksi dan memenuhi kebutuhan
pasar yang semakin tinggi.
Sampai saat ini PT Nagabhuana Anekapiranti Grogol Sukoharjo
memiliki tiga jenis produk furniture yaitu: produk indoor berupa
peralatan rumah tangga yang diletakan di dalam rumah, produk garden
furniture, dan produk handicraft yaitu terdiri dari hiasan-hiasan rumah
tangga seperti lampu duduk, tempat sampah dan lain-lain.
2. Lokasi Perusahaan
Lokasi perusahaan adalah tempat perusahaan melakukan aktivitas
sehari-hari untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan
sehingga penempatan lokasi perusahaan merupakan salah satu faktor yang
menentukan perkembangan perusahaan.
Lokasi perusahaan merupakan hal penting untuk mendukung
kelancaran proses produksi serta tercapainya perusahaan. Adapun lokasi
PT Nagabhuana Anekapiranti I terletak di Jalan Industri I no. 88, Kutu,
Grogol, Sukoharjo yang merupakan kawasan industri, sedangkan PT
Nagabhuana Anekapiranti II berada di daerah Parangjoro, Sukoharjo.
Lokasi ini cukup strategis jika dilihat dari beberapa faktor berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
a. Segi Geografis
1) Tenaga Kerja
Letak yang dekat dari pemukiman penduduk membuat PT
Nagabhuana Anekapiranti dapat memperoleh tenaga kerja dengan
mudah dari masyarakat yang tinggal di sekitar perusahaan.
2) Lingkungan Masyarakat
Secara tidak langsung sikap masyarakat di sekitar
perusahaan sangat mendukung karena adanya lapangan pekerjaan
baru. Mereka dapat meningkatkan pendapatan dan kesejahteraan.
b. Segi Ekonomis
1) Sumber Daya Alam/ Bahan Baku
Di Daerah Sukoharjo dan daerah sekitarnya masih terdapat
banyak perkebunan jati, maka PT Nagabhuana Anekapiranti dapat
memanfaatkan sumber daya alam yang ada guna mencukupi bahan
baku perusahaan.
2) Transportasi
PT Nagabhuana Anekapiranti berada tidak jauh dari Jalan
Raya Solo-Wonogiri sehingga akses pengangkutan bahan baku dan
pengiriman produk perusahaan cukup mudah dilalui.
3. Visi dan Misi Perusahaan
a. Visi
Menjadi perusahaan furniture kelas dunia yang menghasilkan
produk dan jasa pelayanan terbaik demi kepuasan pelanggan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
b. Misi
Kami berusaha keras untuk:
1) Menjadikan 5 nilai kerja sebagai jiwa bagi setiap karyawan.
a) Ibadah sehingga setiap niat, tutur kata, dan tindakan harus
dipertanggungjawabkan kepada Tuhan Yang Maha Esa.
b) Proses pembelajaran untuk terus menerus mengembangkan
kualitas diri.
c) Sarana untuk meningkatkan integritas diri sampai
tercapainya kesatuan pikiran, ucapan, dan tindakan.
d) Proses pemuliaan diri, rekan kerja dan lingkungan.
e) Proses menghasilkan produk dan jasa pelayanan terbaik
kepada pelanggan.
2) Menjadikan produk sebagai cerminan dari kualitas diri, tim kerja,
dan manajemen perusahaan.
3) Meningkatkan kualitas dan kuantitas produk guna memperkuat
daya saing di pasar nasional dan internasional.
4) Terbuka pada kritik dan saran yang membangun demi kepuasan
pelanggan dan kemajuan perusahaan.
5) Memperhatikan, menjaga kesejahteraan lingkungan dan
kelestariannya sebagai bentuk tanggung jawab sosial.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
4. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi merupakan suatu urutan manusia atau orang
yang disusun menurut tugas dan kewajibannya dengan rasa tanggung
jawab dalam bidangnya masing-masing di suatu organisasi peraturan
tertentu guna mencapai tujuan tertentu pula. Adapun struktur organisasi
PT Nagabhuana Anekapiranti dapat dilihat pada gambar berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
Gambar I.1 Struktur organisasi PT Nagabhuana Anekapiranti
Direktur Utama
SBU 3
Sawmill dan KD
NEW SBU Support Department
SBU 4
HRD
SBU 5
Accounting QC PPIC Marketing Purchasing
Storage R & D Terminal
SBU 1 dan 2
Materializing Machining Sanding Assembeling Polishing Packing
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
5. Deskripsi Jabatan
Struktur organisasi merupakan masalah yang sangat penting bagi
pemimpin dalam pembagian tugas dan pekerjaannya. Selain itu, juga
menunjukkan fungsi, wewenang dan tanggung jawab antara yang satu
dengan yang lainnya.
Adapun pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam
PT Nagabhuana Anekapiranti adalah sebagai berikut:
a. Direktur Utama
Direktur Utama merupakan pemegang kekuasaan tertinggi
yang mempunyai tugas dan wewenang:
1) Bertanggung jawab mengendalikan seluruh kegiatan perusahaan,
membina kesejahteraan semua bagian, kemampuan kerja serta
efisiensi dalam melaksanakan kegiatan perusahaan.
2) Menentukan kebijakan yang akan dijalankan perusahaan demi
perkembangan perusahaan.
3) Mengadakan evaluasi terhadap modal, tenaga kerja, produksi,
pemasaran dan lain-lain.
b. Strategic Bussines Unit 3
Strategic Bussines Unit 3 adalah departemen yang mandiri
dengan rangkaian proses kerja mulai pembelian bahan baku kayu
sampai mengolah menjadi komponen kering dan mengirimkannya
untuk proses produksi. Tugas strategic bussines unit 3:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
1) Bertanggung jawab terhadap proses pembahanan secara
menyeluruh.
2) Menerima satu set order dari production planning and inventory
control berupa purchase order, list komponen, standar kualitas
adalah proses awal untuk melakukan analisis perhitungan strategic
bussines unit 3 untuk dasar pengadaan bahan baku kayu.
3) Merencanakan kebutuhan bahan baku kayu, menghitung kebutuhan
kayu sesuai order, melihat grade kayu yang distandarkan dalam
order.
4) Melakukan pembelian log kayu kepada supplier sesuai dengan
kebutuhan dan kualitas.
5) Membuat breakdown jadwal untuk pembelian kayu, proses
grading, kedatangan log, penggergajian menjadi papan dan atau
komponen, pengeringan, tanggal masuk dan keluar kiln dry
berdasarkan ketebalan komponen, pengiriman komponen kering ke
strategic bussines unit produksi.
Bagian yang berada di bawah strategic bussines unit 3:
1) Sawmill
Sawmill adalah proses penggergajian log kayu yang datang
dari supplier menjadi papan dan atau komponen kasar. Bagian
Sawmill memiliki tugas, yaitu:
a) Menerima log kayu dari pemasok untuk proses awal.
b) Melakukan pemotongan kayu menjadi papan atau balok.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
c) Menerima dan memproses ulang bahan baku yang
dikembalikan untuk diproses ulang.
d) Melaporkan semua kejadian di bagian sawmill, baik proses
maupun hasil kepada kepala strategic bussines unit 3.
2) Kiln Dry
Kiln Dry adalah proses pengeringan kayu sehingga kayu
yang dihasilkan akan digunakan untuk proses produksi. Bagian
sawmill memiliki tugas, yaitu:
a) Menerima papan atau balok dari hasil sawmill
b) Melakukan pengeringan kayu sehingga dapat diperoleh standar
kadar air yang ditentukan.
c) Melakukan pengecekkan ulang kelembaban kadar air sebelum
melakukan pengiriman ke produksi.
d) Melaporkan semua kejadian di bagian kiln dry kepada kepala
strategic bussines unit 3.
c. Strategic Bussines Unit 1 dan 2 (Produksi Furniture Ekspor)
Strategic Bussines Unit 1 dan 2 memiliki fungsi untuk
memproduksi furniture ekspor adalah mengolah bahan dari komponen
kayu kering (keluar dari kiln dry) sampai menjadi produk furniture
yang siap kirim. Mulai dari menerima order dari production planning
and inventory control, memproses produksi massal sesuai dengan
target order dan target pengiriman yang telah ditetapkan. Strategic
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
bussines unit 1 dan 2 di pimpin oleh kepala bagian. Adapun tugas dan
wewenangnya yaitu:
1) Menerima satu set kelengkapan order dari production planning and
inventory control.
2) Melakukan meeting pra produksi dengan melibatkan seluruh
supervisor dan team quality control.
3) Merencanakan produksi pada strategic bussines unit 1 dan 2.
4) Mengorganisasi semua departemen produksi di strategic bussines
unit 1 dan 2.
5) Mengawasi proses produksi pada strategic bussines unit 1 dan 2.
6) Membuat contoh produksi sesuai dengan spek yang telah
disepakati dengan buyer.
7) Menyusun laporan produksi.
Departemen produksi yang berada di bawah strategic bussines unit 1
dan 2:
1) Departemen Materializing
Departemen Materializing adalah bagian yang mengolah
komponen kasar (ukuran gross) menjadi komponen ukuran nett
sesuai list komponen, meliputi ukuran tebal, lebar, panjang atau
sesuai bentuk mal yang diminta.
2) Departemen Machining
Departemen Machining adalah bagian yang mengolah
komponen ukuran nett setelah materializing ke dalam berbagai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
bentuk sesuai gambar produksi, melalui proses beberapa mesin
yang terkait seperti:
a) Spindel: untuk membentuk komponen yang melengkung.
b) Panel saw: untuk memotong dan membuat sudut potong.
c) Single end: untuk memotong panjang.
d) Sanding Master: untuk menghaluskan permukaaan.
e) Horizontal/ vertical bor: untuk membuat lubang bor.
f) Tenoner: untuk membuat bentuk purus kayu.
g) Mortizer: untuk membuat lubang purus kayu.
h) Router: untuk membuat slot dan champer.
3) Departemen Assembeling
Departemen Assembeling adalah bagian yang merakit
komponen hasil dari mesin menjadi barang subrakit dan barang
rakit jadi sesuai dengan gambar produksi atau sample master yang
ada.
4) Departemen Sanding
Departemen Sanding adalah bagian yang menghaluskan
permukaan furniture setelah assembling dengan pengamplasan
sesuai dengan standar yang dikehendaki buyer.
5) Departemen Polishing
Departemen Polishing adalah bagian yang memberikan
warna pada produk yang sudah dilakukan sanding dengan warna
sesuai standar permintaan buyer.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
6) Departemen Packing
Departemen Packing bagian yang membungkus atau
mengemas barang yang sudah siap kirim.
d. Research and Development
Research and Development adalah bagian membuat sampel
furniture sesuai dengan order dari marketing atau permintaan buyer.
Adapun tugas dan wewenangnya, yaitu:
1) Membuat gambar kerja atau shop drawing dari permintaan buyer
lewat marketing
2) Mempersiapkan list komponen bahan kayu dan kebutuhan bahan non
kayu (software dan hardware)
3) Menyiapkan review sampel barang jadi.
4) Menyiapkan hasil tes lab bila diperlukan.
5) Menyiapkan sample master barang jadi, termasuk perangkatnya
seperti hardware dan merchandise.
6) Melaporkan hasil sampel ke marketing untuk mendapat persetujuan
7) Membagikan hasil sampel ke bagian marketing, production planning
and inventory control, dan produksi.
e. Storage (Gudang)
Bagian gudang dalam melaksanakan aktivitas pengelolaan barang
untuk keperluan produksi. Pengelolaan ini diperlukan untuk menjamin
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
kelancaran produksi dan persediaan barang. Bagian gudang memiliki tugas
dan wewenang, yaitu:
1) Menerima barang dari pembelian.
2) Melakukan cek barang yang masuk gudang berdasarkan surat jalan.
3) Membuat incoming (laporan penerimaan barang) atas barang yang
diterima.
4) Melayani permintaan barang dari bagian produksi.
5) Membuat outgoing (laporan pengeluaran barang) untuk dilaporkan ke
akuntansi.
6) Melakukan pendataan atas stok barang yang ada di gudang.
7) Membuat laporan stok barang untuk dilaporkan ke akuntansi.
8) Menjaga keamanan barang yang masih menjadi kewenangan gudang.
9) Membuat surat jalan untuk pengiriman barang dan juga untuk surat
jalan untuk pengerjaan luar.
Barang-barang yang disimpan di gudang:
1) Hardware yaitu perlengkapan yang menempel di produk furniture.
a) Logam seperti: screw, nut, bolt, handle, engsel, L key, pengunci.
b) Kayu seperti: dowel, umbrella plug, penutup screw.
c) Plastik seperti: glider feet, handle, pengunci.
2) Supportware yaitu, bahan pembantu yang diperlukan dalam proses
produksi atau melengkapi produk seperti kaca, bahan pewarna, kain,
tripleks, busa dan cushion.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
3) Bahan untuk packing meliputi: logo, hangtag, assembling instruction,
shipping mark, box packing, protector, lakband, tali rafia.
f. Terminal
Adapun tugas dari bagian Terminal:
1) Bertanggung jawab terhadap mobilitas komponen dalam proses
produksi.
2) Bertanggung jawab terhadap penyimpanan dan ketersediaan komponen
dalam proses produksi.
3) Melakukan pendataan komponen yang dibagi menjadi 3 terminal.
4) Membuat data kebutuhan komponen untuk proses produksi.
5) Melaporkan hasil pendataan kepada bagian produksi dan production
planning and inventory control.
g. Quality Control
Quality Control melaksanakan aktivitas pengecekan barang untuk
keperluan mengawasi proses produksi. Pengelolaan ini diperlukan untuk
menjamin kualitas produksi sesuai dengan spesifikasi yang diminta oleh
buyer. Quality Control memiliki 2 tugas utama, yaitu:
1) Tugas inspeksi barang:
a) Inline yang meliputi inline produksi,
b) Final Random Inspection sesuai standar.
c) Mengecek barang sebelum diproduksi masal.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
2) Tugas mengkomunikasikan masalah quality adalah:
a) Review proses cek kualitas. Review meeting pra produksi untuk
menentukan kualitas barang yang teridentifikasi oleh departemen
terkait dan produksi sebelum dimulainya proses produksi.
b) Mengadakan meeting mingguan untuk membahas permasalahan
dan defect diproduksi dan harus dihadiri oleh kepala produksi.
c) Menentukan target mingguan khususnya di bidang kualitas kayu.
d) Mengkomunikasikan laporan-laporan qulity control ke pihak
manajemen.
h. Production Planning and Inventory Control
Production Planning and Inventory Control melaksanakan tugas
perencanaan dan kontrol internal dari order barang baik berupa sampel
maupun order pembelian. Production Planning and Inventory Control
mempunyai tugas dan wewenang, yaitu:
1) Tugas perencanaan:
a) Bertanggungjawab membuat jadwal kerja dari pembelian bahan
sampai pengiriman.
b) Menyusun list komponen menurut jadwal pengerjaannya.
c) Melakukan pendataan jumlah bahan baku dan bahan support.
Perencanaan ini nantinya akan dibagikan kepada bagian: produksi,
pembelian bahan kayu dan non kayu, quality control, akuntansi,
marketing dan research and development.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
2) Internal Control meliputi:
a) Double check daftar list komponen dan shop drawing dari research
and development.
b) Memastikan jadwal pengerjaan order dari mulai persiapan sampai
pengiriman.
c) Melakukan revisi atau koreksi terutama bila terjadi perbedaan
teknis dalam pelaksanaan produksi masal, yang berbeda dengan
produksi sample.
i. Accounting
Bagian Akuntansi bertanggung jawab terhadap keuangan
perusahaan, baik menyusun dan melaporkan hasil pencatatan. Adapun
tugas bagian akuntansi:
1) Melakukan pencatatan terhadap seluruh transaksi perusahaan pada
software akuntansi.
2) Menyediakan laporan keuangan untuk pengambilan keputusan manajer
yaitu: laporan laba rugi, laporan perubahan modal, neraca, laporan arus
kas dan catatan atas laporan keuangan.
3) Mengotorisasi semua pengeluaran kas termasuk pembelian bahan
baku.
4) Menentukan target penjualan dan produksi untuk periode yang akan
datang.
5) Menyediakan laporan harga pokok produksi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
j. Marketing
Marketing dalam melaksanakan aktivitas penjualan produk beserta
proses yang harus dilalui. Proses-proses tersebut berkaitan baik dengan
pihak luar (pembeli) secara langsung maupun dengan intern perusahaan.
Adapun tugas dan wewenang bagian marketing:
1) Korespondensi dengan buyer dan atau buyer agent yang berhubungan
dengan produk ekspor.
2) Menemani kunjungan buyer ke perusahaan, memberikan penjelasan
tentang produk dan proses produksinya.
3) Membuat order produksi dan order request untuk produk ekspor
maupun lokal.
4) Koordinasi dengan bagian-bagian terkait seperti research and
development, production planning and inventory control, pembelian,
bahan baku, dan produksi berkenaan dengan status produksi dan atau
status sample.
5) Mengurus pengiriman barang atau stuffing product, menyiapkan
invoice dan packing list, menyiapkan shipping instruction yang
digunakan untuk booking container, menyiapkan pembayaran untuk
B/L dari forwarder (koordinasi dengan akuntansi) dan menyerahkan
stuffing report kepada akuntansi.
6) Menagih dan mengurus pembayaran marketing ekspor, baik
pembayaran melalui T/T maupun L/C.
7) Mengarsip dokumen-dokumen terkait dengan penjualan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
8) Mengurus sampel dan barang yang terkirim ke buyer.
9) Menyusun laporan penjualan.
k. Purchasing
Bagian pembelian adalah untuk menyediakan semua kebutuhan-
kebutuhan non kayu yang diperlukan dalam perusahaan guna menunjang
kelancaran produksi maupun non produksi secara cepat, tepat, dan hemat.
Bagian pembelian mempunyai tugas:
1) Pengadaan barang/ pembelian barang yang dilakukan dengan dua cara
yaitu secara cash maupun secara kredit (tempo). Adapun secara tunai
pembayaran dilakukan dengan kas kecil (dipegang oleh bagian
pembelian).
2) Menerima permintaan barang dari gudang dengan otorisasi bagian
production planning and inventory control.
3) Mengajukan permohonan pembelian kepada bagian akuntansi.
4) Mencari dan melakukan penawaran harga dengan supplier.
5) Membuat order pembelian kepada supplier dengan otorisasi bagian
akuntansi.
6) Menerima incoming (laporan penerimaan barang) dari bagian gudang,
melakukan pengecekan dan menyerahkan incoming ke bagian
akuntansi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
l. Human Resource Development dan Umum
Adapun tugas dan wewenang bagian human resource development
dan Umum:
1) Melakukan perekrutan karyawan baru, menyeleksi dan wawancara.
2) Membuat kontrak perjanjian dengan karyawan baru dengan kontrak
kerja awal 3 bulan.
3) Mengurus Jamsostek karyawan.
4) Mengecek dan mendata lembur karyawan harian maupun bulanan
berdasarkan Surat Perintah Lembur dan kartu absensi.
5) Membuat laporan penghitungan gaji beserta slipnya.
6) Membuat kas bon ke kasir, membayar gaji karyawan.
7) Memberikan pelayanan umum untuk intern karyawan dan pihak luar
perusahaan.
8) Menjaga dan menjamin keselamatan, keamanan seluruh karyawan dan
aset perusahaan.
9) Menjaga dan memelihara kebersihan seluruh lingkungan perusahaan
baik dalam gedung maupun lingkungan di sekitar perusahaan.
m. Strategic Bussines Unit 4 (Produksi Furniture Lokal)
Strategic Bussines Unit 4 adalah bagian produksi untuk furniture
pasar lokal, adapun kegiatannya menerima order dari production planning
and internal control berdasarkan order penjualan dari bagian marketing,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
memproses produksi sesuai dengan target order dan target pengiriman
yang telah ditetapkan. Tugas dari strategic bussines unit 4:
1) Menerima satu set kelengkapan order dari production planning and
internal control.
2) Melakukan meeting pra produksi dengan melibatkan seluruh
supervisor dan team quality control.
3) Membuat catatan hasil meeting.
4) Membuat contoh produksi sesuai dengan spek yang telah disepakati
dengan buyer.
5) Melakukan kegiatan pengorganisasian pada strategic bussines unit 4.
6) Melakukan pengawasan terhadap produksi.
Strategic Bussines Unit 4 juga mempunyai departemen-departemen
produksi seperti halnya strategic bussines unit 1 dan 2.
n. Strategic Bussines Unit 5 (Marketing Lokal)
Strategic Bussines Unit 5 adalah marketing yang memasarkan
furniture lokal dengan melalui jalur:
1) Distribusi umum, yaitu pemasaran melalui toko-toko furniture.
2) Distribusi khusus, yaitu pemasaran melalui jalur khusus, seperti
pameran, penjualan langsung ke karyawan/ koperasi/ instansi.
3) Distribusi sendiri, yaitu pemasaran barang melalui store/ outlet yang
dimiliki sendiri.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
Tugas dari strategic bussines unit 5:
1) Mempersiapkan perlengkapan untuk menunjang pemasaran seperti:
brosur, leaflet dan catalog product.
2) Melakukan promosi atau pemasaran ke beberapa toko, instansi dan
mengadakan pameran.
3) Setelah mendapatkan order penjualan membuat surat pesanan ke
bagian produksi melalui production planning and internal control
lengkap dengan memuat spek dan tanggal kirim.
4) Memantau perkembangan barang sampai pengiriman ke store.
5) Membuat dan melaksanakan tagihan pembayaran dari store untuk ke
akuntansi.
6) Membuat laporan penjualan setiap bulan.
2. Latar Belakang Masalah
Pesatnya perkembangan dunia usaha pada era globalisasi seperti
sekarang ini menjadikan adanya persaingan antar perusahaan di segala bidang
industri, khususnya untuk industri sejenis. Mulai dari industri perdagangan,
manufaktur, dan jasa telah dihadapkan pada perdagangan bebas dan pasar
terbuka. Semakin ketatnya persaingan tersebut, secara tidak langsung
memaksa perusahaan untuk dapat meningkatkan kemampuan berkompetisinya
agar tetap eksis, inovatif, serta dapat menyesuaikan diri terhadap perubahan-
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
perubahan perekonomian dengan mengelola sumber daya yang dimiliki
dengan baik dan efektif.
Manajemen yang handal dan profesional sangat diperlukan perusahaan
untuk bersaing dengan pasar luas, seperti halnya manajemen pembelian.
Pembelian merupakan salah satu kegiatan penting di dalam suatu perusahaan
manufaktur karena kegiatan ini merupakan kegiatan awal sebelum dimulainya
kegiatan produksi perusahaan dan guna menjamin kelancaran proses produksi.
Di samping itu, dalam pelaksanaannya kegiatan pembelian melibatkan
beberapa bagian dan personil serta pelaksanaannya berkaitan dengan
pengeluaran uang yang cukup besar sehingga manajemen pembelian dianggap
sangat penting dalam penghematan kos dan penentuan kualitas produk yang
dihasilkan.
Untuk mempertahankan eksistensi dan mencapai tujuan perusahaan,
manajemen yang handal perlu didukung dengan adanya sistem akuntansi yang
baik sehingga menghasilkan output informasi yang berguna dalam
pengambilan keputusan. Selain itu, sistem akuntansi yang baik di dalamnya
mengandung unsur-unsur pengendalian intern yang memadai. Sistem
akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang
dirancang mengolah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi,
kemudian informasi tersebut disampaikan kepada pembuat keputusan
perusahaan atau manajemen untuk membuat kebijakan (Bodnar dan
Hopwood, 2001: 1).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
Menurut Mulyadi (2001: 164) sistem pengendalian intern meliputi
struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen. Terdapat beberapa prinsip sistem pengendalian intern: (a)
pemisahan struktur organisasi secara tegas, (b) terdapat sistem wewenang dan
prosedur pencatatan yang diberikan perlindungan seluruh aset organisasi, (c)
adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tiap unit
organisasi, dan (d) adanya karyawan yang cakap sesuai dengan bidang dan
tanggung jawabnya.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa terdapat
keterkaitan erat antara sistem akuntansi dan sistem pengendalian intern.
Sistem akuntansi mengolah data keuangan suatu perusahaan menjadi output
informasi keuangan yang diperlukan pengelola perusahaan sebagai
pertanggungjawaban kepada pemilik serta pihak-pihak yang berkepentingan.
Informasi akuntansi yang dihasilkan haruslah tidak menyesatkan, bias ataupun
error sehingga dibutuhkan sistem pengendalian intern untuk mencegah
terjadinya penyelewengan. Dengan demikian, dapat dihasilkan informasi
akuntansi yang handal dan relevan untuk pihak internal dan eksternal
perusahaan.
PT Nagabhuana Anekapiranti merupakan perusahaan manufaktur yang
memproduksi furniture jati. Aktivitas pembelian guna menunjang kegiatan
produksi yang dilakukan perusahaan yaitu, pembelian bahan baku kayu jati
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
dan bahan pembantu yang berupa hardware, supportware serta bahan untuk
packing. Untuk pembelian bahan baku dilakukan oleh Strategic Bussines Unit
3 (pembahanan), sedangkan pembelian bahan pembantu dan perlengkapan
lainnya oleh bagian pembelian. Bahan supportware adalah bahan pembantu
yang digunakan dalam proses produksi atau melengkapi produk yang
dihasilkan sehingga memiliki nilai kualitas yang lebih antara lain: kaca, busa,
cushion, kain dan bahan pewarna. Oleh karena itu, diperlukan sistem
pembelian bahan supportware yang baik untuk kelancaran proses produksi
dan menentukan kualitas produk yang dihasilkan. Selain itu, dapat menekan
jumlah kos yang digunakan dalam produksi.
Dalam aktivitas pembelian yang dilakukan PT Nagabhuana
Anekapiranti, baik sistem penerimaan maupun penyimpanan dan pengeluaran
barang dilakukan langsung oleh bagian gudang. Keadaan ini cukup rentan
terjadinya tindakan penyelewengan terhadap persediaan barang yang telah
dibeli. Akibatnya, informasi akuntansi yang dihasilkan tidak relevan dan
timbul risiko kerugian bagi perusahaan. Untuk itu, penerapan sistem akuntansi
yang efektif sangat diperlukan perusahaan.
Dari uraian di atas, penulis tertarik untuk mengadakan penelitian yang
berhubungan dengan sistem pembelian bahan supportware pada PT
Nagabhuana Anekapiranti sebagai penyusunan Tugas Akhir dengan judul:
“EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN
BAHAN SUPPORTWARE PADA PT NAGABHUANA
ANEKAPIRANTI”.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
3. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, penulis dapat
merumuskan masalah sebagai berikut:
Bagaimana sistem pengendalian intern dalam prosedur pembelian bahan
supportware pada PT Nagabhuana Anekapiranti?
4. Tujuan Penelitian
Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah di atas, maka tujuan
dari penelitian ini adalah:
Untuk mengetahui sistem pengendalian intern dalam prosedur pembelian
bahan supportware pada PT Nagabhuana Anekapiranti.
5. Manfaat Penelitian
1. Bagi Perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan
masukan dan pertimbangan dalam prosedur dan sistem akuntansi
pembelian bahan pembantu supportware yang dilakukan oleh perusahaan,
dan perbaikan terhadap kelemahan sistem pengendalian intern yang terkait
dalam prosedur dan sistem akuntansi pembelian bahan pembantu
supportware. Dengan hal tersebut diharapkan dapat berkembang dan
menjadi lebih baik lagi di masa yang akan datang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
2. Bagi Pembaca
Dapat dijadikan sebagai bahan wacana untuk menambah
pengetahuan mengenai PT Nagabhuana Anekapiranti dan referensi bagi
mahasiswa lain yang nantinya akan menyusun tugas akhir dengan pokok
permasalahan yang sama sehingga akan mempermudah dalam gambaran
penulisan tugas akhir.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
BAB II
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka
1. Pengertian Sistem dan Prosedur
Terdapat beberapa pengertian mengenai sistem dan prosedur yang
dikemukakan oleh para ahli, diantaranya sebagai berikut:
Sistem menurut Mulyadi (2001: 5) adalah: “Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu
untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.”
Menurut Cole dalam Baridwan (1990: 3) sistem adalah:
“Suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disususn sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegitan atau fungsi dari perusahaan.”
Prosedur menurut Mulyadi (2001: 5) adalah:
“Suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa
orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.”
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem
terdiri dari beberapa prosedur yang menyusunnya. Prosedur itu sendiri
merupakan urutan proses yang dilakukan beberapa orang dalam satu
bagian yang dibuat untuk melakukan transaksi intern perusahaan yang
terjadi secara rutin.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
Sistem dan prosedur saling memiliki keterkaitan. Sistem yang baik
berakar dari baiknya prosedur yang membentuk sistem tersebut. Jika
prosedur yang membentuk sistem tersebut lemah maka akan membentuk
sistem yang lemah juga.
2. Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001: 3) sistem akuntansi adalah:
“Organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.
Sistem akuntansi menurut Stettler dalam Baridwan (1990: 4)
adalah:
“Formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai suatu usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.”
Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem
akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku
besar dan buku besar pembantu, serta laporan.
3. Tujuan Sistem Akuntansi
Tujuan umum dalam pengembangan dan perbaikan sistem
akuntansi menurut Mulyadi (2001: 19) adalah sebagai berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupunstruktur
informasinya.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern,
yaitu memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi
dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai
pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi.
4. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001: 299) menyatakan:
“Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.”
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem
akuntansi pembelian merupakan jaringan prosedur-prosedur pembelian
yang mengatur cara-cara dalam melakukan semua pengadaan barang yang
dibutuhkan perusahaan.
Menurut Mulyadi (2001: 299-310) sistem akuntansi pembelian
terdiri atas:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
a. Fungsi Terkait
1) Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan
permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di
gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh
fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung dipakai
(tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan
pembelian diajukan oleh pemakai barang.
2) Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh
informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang
dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order
pembelian kepada pemasok yang telah dipilih.
3) Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang
diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya
barang tersebut diterima oleh perusahaan.
4) Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian
adalah fungsi pencatat utang dan persediaan. Dalam sistem
akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab ke
dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan
utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu
utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat
persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok
persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
e. Dokumen
1) Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisikan oleh fungsi
gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi
pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan
mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.
2) Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga
bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi
(tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang
besar.
3) Surat order pembelian
Dokumen ini dibuat untuk memesan barang kepada
pemasok yang dipilih.
4) Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk
menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang
tercantum dalam surat order pembelian.
5) Surat perubahan order pembelian
Dokumen ini dibuat jika terjadi perubahan isi surat order
pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan.
6) Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar
pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi
sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada
pemasok dan sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan
kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.
f. Catatan Akuntansi
1) Register bukti kas keluar
2) Jurnal pembelian
3) Kartu utang
4) Kartu persediaan
g. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
1) Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan
pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada
fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya
untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi
pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirim surat
permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk
memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat
pembelian yang lain.
3) Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order
pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan
kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi
penerimaan, fungsi yang meminta barang dan fungsi pencatat
utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh
perusahaan.
4) Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan
pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang
diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan
barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok
tersebut.
5) Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-
dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok)
dan menyelenggarakan pencatatan utang atau pengarsipan
dokumen sumber sebagai catatan utang.
6) Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit
mengenai transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan
laporan manajemen.
5. Sistem Pengendalian Intern
a. Pengertian Sistem Pengendalian Akuntansi
Menurut Baridwan (1990: 13), Sistem Pengendalian Intern
adalah:
“Pengawasan intern (internal control) dapat mempunyai arti sempit atau luas. Dala arti yang sempit, pengawasan intern merupakan pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar (croosfooting) maupun penjumlahan menurun (footing). Dalam arti yang luas, pengawasan intern tidak hanya pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan.”
Menurut Mulyadi (2001: 163) menyatakan:
“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.”
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan tujuan yang
hendak dicapai dengan adanya pengawasan intern yaitu: (1) menjaga
kekayaan perusahaan/ organisasi, (2) mengecek ketelitian dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
keandalan data akuntansi, (3) terdapat efisiensi dalam pelaksanaan
prosedur, dan (4) mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
b. Unsur Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern yang baik dan handal harus
meliputi (Mulyadi, 2001: 164):
1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas.
Suatu dasar yang berguna dalam menyusun struktur
organisasi perusahaan adalah pertimbangan bahwa organisasi itu
harus fleksibel dalam arti memungkinkan adanya penyesuaian-
penyesuaian tanpa harus mengadakan perubahan total. Selain itu,
organisasi yang disusun harus dapat menunjukkan garis-garis
wewenang dan tanggung jawab yang jelas, dalam arti jangan
terjadi adanya overlap fungsi masing-masing bagian. Untuk dapat
memenuhi syarat bagi adanya suatu pengawasan yang baik,
hendaknya struktur organisasi dapat memisahkan fungsi-fungsi
operasional, penyimpanan, dan pencatatan. Pemisahan fungsi ini
diharapkan dapat mencegah timbulnya kecurangan-kecurangan
dalam perusahaan (Baridwan, 1990: 14).
2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan,
dan biaya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
Sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen
pembukuan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.
Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan
informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan
utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi (Mulyadi, 2001:
166).
Mulyadi (2001: 315) mengungkapkan sistem otorisasi dan
prosedur pencatatan pembelian sebagai berikut:
a) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang,
untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh kepala
fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.
b) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau
pejabat yang lebih tinggi.
c) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi
penerimaan.
d) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau
pejabat yang lebih tinggi.
e) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas
dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen
pendukung yang lengkap.
f) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh
karyawan yang diberi wewenang untuk itu.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
unit organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem
wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak
akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk
menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-
cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik
yang sehat adalah:
a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang
pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang
berwenang.
b) Pemeriksaan mendadak (surprised audit) yang dilaksanakan
tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan
diperiksa.
c) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai
akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada
campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
d) Perputaran jabatan (job rotation) yang diadakan secara rutin
akan dapat menjaga independensi pejabat dalam
melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan di antara
mereka dapat dihindari.
e) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
f) Secara periodik diadakan pencocokkan kekayaan dengan
catatannya.
g) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas unsur-unsur pengendalian intern yang lain.
4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian
intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan
yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat
dikurangi sampai batas minimum, perusahaan tetap mampu
menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat
diandalkan. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang
menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan
pekerjaannya dengan efisien dan efektif, meskipun hanya sedikit
unsur sistem pengendalian intern yang mendukungnya.
6. Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian dan Sistem Pengendalian
Intern
Sistem akuntansi terdiri dari jaringan prosedur yang merupakan
kegiatan yang rutin dilakukan dalam suatu organisasi/ perusahaan. Dalam
suatu sistem akuntansi, diperlukan sistem lain yang berfungsi
mengendalikan keseluruhan sistem yang dibuat oleh manajemen, yang
disebut sistem pengendalian intern. Sistem akuntansi adalah organisasi
formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan terhadap perusahaan (Mulyadi, 2001: 3). Sistem
pengendalian intern yaitu meliputi struktur organisasi, metode, dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi
dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001: 163).
Terdapat beberapa prinsip sistem pengendalian intern: (a)
pemisahan struktur organisasi secara tegas, (b) terdapat sistem wewenang
dan prosedur pencatatan yang diberikan perlindungan seluruh aset
organisasi, (c) adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan
fungsi tiap unit organisasi, dan (d) adanya karyawan yang cakap sesuai
dengan bidang dan tanggung jawabnya. Dengan demikian, seluruh
jaringan prosedur dapat berjalan secara efisien dan efektif, serta tidak
menimbulkan bias ataupun error dalam laporan keuangan yang dihasilkan
oleh sistem akuntansi tersebut.
Berdasarkan uraian di atas dapat diambil simpulan bahwa sistem
akuntansi pembelian dengan sistem pengendalian intern tidaklah sama.
Akan tetapi, kedua sistem mempunyai keterkaitan hubungan yang erat,
yaitu dengan adanya pemisahan tanggung jawab dan pembagian
wewenang, terdapat prosedur pencatatan persediaan, serta adanya
tanggung jawab dalam pelaksanaannya, maka akan dihasilkan informasi
mengenai pembelian yang handal sehingga dapat dimanfaatkan oleh
manajemen dan pihak-pihak lain yang membutuhkan informasi tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
B. Analisis Data dan Pembahasan
1. Sistem dan Prosedur Akuntansi Pembelian Bahan Supportware pada
PT Nagabhuana Anekapiranti
Fungsi-fungsi terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan
supportware PT Nagabhuana Anekapiranti:
a. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan
permintaan pembelian persediaan barang di gudang. Selain itu,
gudang juga menerima dan memeriksa kedatangan barang dari
pemasok sesuai jenis, kualitas, dan kuantitas. Selanjutnya, barang
yang diterima disimpan di gudang. Gudang juga melayani
pengeluaran barang sesuai permintaan produksi.
b. Production Planning and Internal Control
Production Planning and Internal Control bertanggung jawab
dalam perencanaan dan kontrol internal perusahaan sehingga dalam
sistem akuntansi pembelian bahan supportware bertanggung jawab
untuk mengotorisasi formulir permintaan barang.
c. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab memperoleh informasi
tentang barang seperti harga, mengajukan surat permintaan penawaran
harga pemasok, menentukan atau memilih pemasok, dan membuat
order pembelian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat transaksi
pembelian, menyiapkan anggaran pembelian, menyelenggarakan arsip
dokumen sumber sebagai catatan utang.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian
bahan supportware PT Nagabhuana Anekapiranti:
a. Form Permintaan Barang Umum
Dokumen ini merupakan formulir yang dibuat oleh bagian
gudang untuk meminta bagian production planning and internal
control melakukan pengajuan pembelian barang sesuai jenis,
kuantitas, dan kualitas barang yang tercantum dalam formulir tersebut.
b. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga
kepada pemasok.
c. Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada
pemasok yang telah dipilih.
d. Incoming
Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan yaitu bagian
gudang untuk menunjukkan bahwa barang yang telah diterima sesuai
dengan order pembelian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
Catatan akuntansi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian
bahan supportware PT Nagabhuana Anekapiranti:
a. Kartu Mutasi Barang
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat barang yang
masuk atau keluar gudang.
b. Kartu Stok Barang
Catatan yang melekat pada barang dan digunakan untuk
mencatat barang yang disimpan di gudang yang disesuaikan menurut
jenis barang.
c. Jurnal Pembelian
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian bahan supportware.
d. Kartu Utang
Merupakan buku pembantu yang digunakan untuk mencatat
utang kepada pemasok.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian
bahan supportware PT Nagabhuana Anekapiranti:
a. Prosedur Permintaan Pembelian
Prosedur ini dilaksanakan oleh fungsi yang memakai
(memerlukan) barang. Fungsi tersebut kemudian mengajukan
permintaan barang kepada fungsi pembelian dengan menggunakan
form permintaan barang umum yang sebelumnya dimintakan otorisasi
ke kepala bagian Production Planning and Internal Control.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
b. Prosedur Pemilihan Pemasok
Prosedur ini dilakukan oleh fungsi pembelian. Dalam prosedur
ini, fungsi pembelian mengirimkan surat penawaran harga ke
beberapa pemasok untuk mendapatkan informasi harga barang yang
akan dibeli. Setelah memperoleh informasi harga, maka fungsi
pembelian memilih pemasok yang sesuai dengan kriteria yang
ditetapkan.
c. Prosedur Order Pembelian
Prosedur ini dilaksanakan oleh fungsi pembelian setelah
menentukan pemasok yang dipilih. Fungsi pembelian melakukan
order pembelian kepada pemasok dengan menggunakan surat order
pembelian.
d. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini penerimaan barang dilakukan oleh fungsi
penerimaan yaitu fungsi gudang. Fungsi penerimaan melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, kualitas, dan kuantitas barang dari
pemasok dan kemudian membuat incoming (laporan penerimaan
barang) untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok sesuai
dengan order.
e. Prosedur Pencatatan
Fungsi akuntansi dalam prosedur ini melakukan pencatatan
yang berhubungan dengan adanya pengadaan barang (termasuk di
dalamnya pencatatan pembelian, persediaan, utang, dan pengeluaran
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
kas) serta memeriksa dan meyelenggarakan pengarsipan dokumen
yang berkaitan dengan pengadaan barang.
2. Bagan Alir Sistem Pembelian Bahan Supportware pada PT
Nagabhuana Anekapiranti
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
Gambar 2.1 Bagan Alir Permintaan Pembelian Barang (Gudang)
BAGIAN GUDANG
Disimpan menurut tanggal, sampai
barang datang
Mulai 5 2
Mengisi formulir permintaan
barang gudang 2 FPBU
3 OP
Memintakan otorisasi ke kabag PPIC
Membandingkan
2 1
FPBU FPBU 2 3
OP
2
1
T
6
Keterangan: FPBU: Form Permintaan Barang Umum OP: Order Pembelian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
Gambar 2.2 Bagan Alir Prosedur Penerimaan Barang (Gudang)
BAGIAN GUDANG
DARI PEMASOK
Menerima barang dari pemasok disertai surat pengantar Surat Pengantar 1 dikembalikan ke pemasok
6
FPBU 2 2 1
SP
3 OP
Memeriksa barang yang dikirim pemasok
Menandatangani surat pengantar dari pemasok
sebagai tanda bahwa barang telah diterima
Membuat Incoming atas penerimaan
barang Keterangan: FPBU: Form Permintaan Barang Umum OP: Order Pembelian SP: Surat Pengantar KMB: Kartu Mutasi Barang KS: Kartu Stok
SP 2
FPBU 2 OP 3
3
2
1 Incoming
KMB
N
8 7 KS
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
Gambar 2.3 Bagan Alir Prosedur Pemilihan Pemasok dan Order Pembelian (Pembelian)
BAGIAN PEMBELIAN
DIKIRIM KE BEBERAPA PEMASOK DARI DARI PEMASOK KIRIM KE PEMASOK
1 3
SPH
FPBU 1 FPBU 1
Membuat surat
penawaran
Membuat order
pembelian
SPH
SPH
FPBU 1
SPH
4 3
2 1
OP Membandingkan harga dan memilih
pemasok 5
N
4
SPH
FPBU 1
Keterangan: FPBU: Form Permintaan Brang Umum SPH: Surat Penawaran Harga OP: Order Pembelian 3
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
Gambar 2.4 Bagan Alir Prosedur Verifikasi Faktur Pembelian (Pembelian)
BAGIAN PEMBELIAN
DARI PEMASOK
8
2 Incoming
Faktur
Memeriksa Incoming dan
Faktur
Incoming 2
Faktur
N
9
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
Gambar 2.5 Bagan Alir Prosedur Pencatatan Utang (Akuntansi)
BAGIAN AKUNTANSI
Sampai dengan faktur jatuh tempo
9 7 5
Faktur
1 Incoming
2 OP
Memeriksa dan mencocokan OP,
Incoming, dan Faktur
Mencatat ke dalam Jurnal Pembelian dan
Kartu Utang
OP 2 Incoming 1
Faktur
JP
KU
T
Keterangan: OP: Order Pembelian JP: Jurnal Pembelian KU: Kartu Utang selesai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
3. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Pembelian Bahan
Supportware pada PT Nagabhuana Anekapiranti
a. Prosedur Permintaan Pembelian Barang
Prosedur permintaan pembelian barang pada PT Nagabhuana
Anekapiranti berjalan dengan baik. Prosedur ini dilakukan oleh bagian
gudang ketika persediaan barang berada dalam posisi batas minimal.
Dalam pengajuan permintaan pembelian, bagian gudang mencatat
kebutuhan ke dalam form permintaan barang umum. Berikut adalah
tabel penilaian sistem pengendalian intern dalam prosedur permintaan
pembelian barang:
Tabel II.1 Penilaian Sistem Pengendalian Intern Prosedur
Permintaan Pembelian Barang
Bagian Dokumen Aktivitas Pengendalian Intern
Kelebihan/ Kelemahan Sistem
Pengendalian Intern Gudang Form Permintaan
Barang Umum Otorisasi kepala bagian production planning and internal control untuk mendapat persetujuan.
Terdapat otorisasi khusus dalam pengajuan permintaan pembelian bahan supportware sehingga mencegah terjadinya kecurangan.
Berdasarkan tabel II.1 dapat diketahui bahwa dalam prosedur
permintaan pembelian memiliki pengendalian intern yang cukup kuat
karena dalam pelaksanaannya terdapat otorisasi khusus dari bagian lain
dalam permintaan pembelian bahan supportware, sehingga dapat
mengurangi risiko terjadinya kecurangan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
b. Prosedur Penawaran Harga dan Order Pembelian
Prosedur prosedur penawaran harga dan order pembelian pada
PT Nagabhuana Anekapiranti berjalan sesuai prosedur yang ditentukan
perusahaan. Fungsi yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian
pembelian yang bertanggung jawab memperoleh informasi harga,
menentukan pemasok, dan mengeluarkan order pembelian. Dokumen
yang digunakan dalam prosedur ini adalah surat penawaran harga dan
order pembelian. Berikut tabel penilaian sistem pengendalian intern
prosedur ini:
Tabel II.2 Penilaian Sistem Pengendalian Intern
Prosedur Penawaran Harga dan Order Pembelian
Bagian Dokumen Aktivitas Pengendalian Intern
Kelebihan/ Kelemahan Sistem
Pengendalian Intern Pembelian Surat Penawaran
Harga dan Order Pembelian
Setiap order pembelian harus didasarkan pada form permintaan pembelian barang yang telah diotorisasi.
Pembelian dilakukan berdasar form permintaan pembelian yang telah disetujui/ diotorisasi pejabat yang berwenang sehingga dapat mengurangi adanya kesalahan dan kecurangan.
Pengendalian intern dalam prosedur penawaran harga dan order
pembelian cukup kuat karena pembelian yang dilakukan hanya
berdasarkan form permintaan barang yang telah diotorisasi kepala
bagian production planning and internal control. Akibatnya, dapat
meminimalkan terjadinya kesalahan dan kecurangan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
c. Prosedur Penerimaan Barang
Prosedur penerimaan barang pada PT Nagabhuana Anekapiranti
berjalan dengan baik. Fungsi penerimaan barang yang dilakukan oleh
bagian gudang. Pengendalian intern dalam prosedur ini dinyatakan
sebagai berikut:
Tabel II.3 Penilaian Sistem Pengendalian Intern
Prosedur Penawaran Harga dan Order Pembelian
Bagian Dokumen Aktivitas Pengendalian Intern
Kelebihan/ Kelemahan Sistem
Pengendalian Intern Gudang Surat Pengantar
dan Incoming Setiap penerimaan barang dilakukan pemeriksaan yang harus terdapat order pembelian untuk disesuaikan dengan fisik barang yang diterima beserta surat pengantar. Fungsi penerimaan menandatangani surat pengantar sebagai bukti tanda terima barang. Setiap kali terjadi penerimaan barang harus didokumentasikan ke dalam incoming.
Tersedianya order pembelian sehingga mengurangi risiko kesalahan dalam pemeriksaan barang mengenai jenis, kuantitas, dan kualitas. Dengan adanya incoming, dapat mencegah kecurangan dalam penerimaan barang.
Prosedur ini memiliki pengendalian intern cukup kuat karena
terdapat order pembelian yang telah diotorisasi. Fungsi penerimaan
melakukan pemeriksaan fisik barang yang diterima dan disesuaikan
dengan order pembelian. Dengan adanya order pembelian ini dapat
mencegah dan mengurangi risiko kesalahan dalam pengecekan
mengenai jenis, kuantitas, dan kualitas barang yang dibeli. Penerimaan
barang dicatat ke dalam incoming sehingga mencegah kecurangan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
d. Prosedur Penyimpanan dan Pengeluaran Barang
Prosedur penyimpanan dan pengeluaran barang pada PT
Nagabhuana Anekapiranti berjalan cukup baik. Fungsi penyimpanan
barang bertanggung jawab untuk menyimpan barang yang telah
diterima dari fungsi penerimaan serta melayani pengeluaran barang
untuk produksi. Akan tetapi, pada PT Nagabhuana Anekapiranti terjadi
perangkapan antara fungsi penerimaan dan pengeluaran barang. Kedua
fungsi tersebut dilakukan oleh bagian gudang. Hal tersebut menjadi
kelemahan karena perangkapan fungsi tersebut dapat mengakibatkan
kemungkinan terjadinya penyelewengan sehingga menimbulkan
ketidakandalan pelaporan persediaan barang dan risiko persediaan
hilang yang dapat merugikan perusahaan. Berikut penilaian sistem
pengendalian intern dalam prosedur ini:
Tabel II.4 Penilaian Sistem Pengendalian Intern
Prosedur Penyimpanan dan Pengeluaran Barang
Bagian Dokumen Aktivitas Pengendalian Intern
Kelebihan/ Kelemahan Sistem
Pengendalian Intern Gudang Kartu Mutasi
Barang dan Kartu Stok
Setiap kali terjadi penyerahan barang dari fungsi penerimaan ke fungsi penyimpanan dan pengeluaran barang harus didokumentasikan ke dalam kartu mutasi barang . Barang yang disimpan harus dicatat dalam kartu stok sesuai jenis barang.
Adanya perangkapan fungsi penerimaan dan pengeluaran barang yang dilakukan oleh bagian gudang. Hal ini dapat menimbulkan laporan penerimaan dan catatan persediaan barang tidak handal serta risiko persediaan hilang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
Berdasarkan tabel II.4, pengendalian intern dalam prosedur ini
cukup lemah karena terjadi perangkapan fungsi penerimaan barang dan
fungsi penyimpanan dan pengeluaran barang yang dilakukan oleh
bagian gudang. Hal ini dapat menimbulkan kemungkinan kecurangan
dan penyelewengan terhadap persediaan barang.
e. Prosedur Pencatatan Utang
Prosedur pencatatan utang pada PT Nagabhuana Anekapiranti
berjalan cukup baik. Bagian akuntansi sebagai fungsi pencatat utang
bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian ke dalam jurnal
pembelian dan menyelenggarakan kartu utang sebagai catatan utang
sebelum jatuh tempo. Berikut tabel penilaian pengendalian intern
prosedur pencatatan utang adalah:
Tabel II.5 Penilaian Sistem Pengendalian Intern
Prosedur Penyimpanan dan Pengeluaran Barang
Bagian Dokumen Aktivitas Pengendalian Intern
Kelebihan/ Kelemahan Sistem Pengendalian
Intern Akuntansi Faktur dan
Kartu Utang Setiap pencatatan utang harus berdasar incoming, faktur, dan dokumen pedukung lainyang lengkap otorisasinya. Setiap pencatatan pelunasan saat jatuh tempo dan bukti pembayaran harus berdasar kartu utang dan dokumen lainnya.
Adanya kartu utang dalam prosedur pencatatan utang sehingga mencegah kesalahan dan kemungkinan faktur yang telah dilunasi dicatat kembali. Semua formulir dan dokumen telah bernomor urut tercetak sehingga memudahkan dalam pencatatan dan pemeriksaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
Prosedur ini memiliki tingkat pengendalian intern yang cukup
kuat. Setiap pencatatan utang berdasarkan incoming, faktur serta
dokumen pendukung lainnya. Tersedianya kartu utang dalam prosedur
pencatatan utang sehingga dapat mengurangi kesalahan pencatatan dan
mencegah kemungkinan faktur yang telah dilunasi dicatat kembali.
Semua formulir dan dokumen pendukung dari transaksi pembelian
bahan supportware telah bernomor urut tercetak sehingga mudah dalam
pencatatan dan pemeriksaan.
Secara keseluruhan sistem pengendalian intern pembelian bahan
supportware pada PT Nagabhuana Anekapiranti telah berjalan dengan
baik dan cukup kuat meskipun ada beberapa yang harus diperbaiki dan
ditambahkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
BAB III
TEMUAN
Berdasarkan tabel penilaian kelebihan/ kelemahan sistem pengendalian
intern pembelian bahan supportware pada PT Nagabhuana Anekapiranti untuk
setiap tahap prosedur, penulis dapat menemukan beberapa kelebihan dan
kelemahan antara lain adalah:
A. Kelebihan
Kelebihan yang terdapat pada sistem pengendalian intern pembelian
bahan supportware pada PT Nagabhuana Anekapiranti berdasarkan tahap
prosedur adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Permintaan Pembelian Barang
Terdapat otorisasi khusus dalam pengajuan permintaan pembelian
bahan supportware yang dilakukan oleh kepala bagian production
planning and internal control sehingga mencegah terjadinya kecurangan.
2. Prosedur Penawaran Harga dan Order Pembelian
Pembelian dilakukan berdasar form permintaan pembelian yang
telah disetujui/ diotorisasi pejabat yang berwenang sehingga dapat
mengurangi adanya kesalahan pencatatan order mengenai jenis, kuantitas,
dan kualitas barang yang akan dibeli dari pemasok.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
3. Prosedur Penerimaan Barang
Tersedianya order pembelian sehingga mengurangi risiko
kesalahan dalam pemeriksaan barang mengenai jenis, kuantitas, dan
kualitas. Selain itu, adanya incoming dapat mencegah kecurangan dalam
penerimaan barang.
4. Prosedur Pencatatan Utang
Adanya kartu utang dalam prosedur pencatatan utang sehingga
mencegah kesalahan dan kemungkinan faktur yang telah dilunasi dicatat
kembali. Semua formulir dan dokumen telah bernomor urut tercetak
sehingga memudahkan dalam pencatatan dan pemeriksaan.
B. Kelemahan
Kelemahan yang terdapat dalam sistem pengendalian intern pembelian
bahan supportware pada PT Nagabhuana Anekapiranti antara lain:
Adanya perangkapan fungsi penerimaan dengan fungsi pengeluaran
yang dilakukan oleh bagian gudang sehingga dapat menimbulkan tidak
terjaminnya keandalan data atau laporan penerimaan dan catatan persediaan
serta adanya kemungkinan persediaan hilang yang mengakibatkan perusahaan
mengalami kerugian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
BAB IV
PENUTUP
A. Simpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan evaluasi yang dilakukan terhadap
sistem pengendalian intern terhadap prosedur-prosedur pembelian bahan
supportware pada PT Nagabhuana Anekapiranti, penulis dapat menarik
simpulan sebagai berikut:
1. Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian bahan
supportware sudah cukup memadai yaitu bernomor urut tercetak serta
dilakukannya perangkapan dokumen dengan menunjukkan perbedaan
warna sesuai masing-masing bagian yang menerima sehingga
penggunaannya dapat dipertanggungjawabkan dan menunjukkan
adanya praktik yang sehat.
2. PT Nagabhuana Anekapiranti telah mempunyai struktur organisasi
yang cukup baik karena adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab
secara jelas antara bagian-bagian dalam organisasi. Namun, ada
perangkapan dalam fungsi penerimaan dan pengeluaran barang yang
dilakukan oleh bagian gudang dapat menimbulkan tidak terjaminnya
keandalan data atau laporan penerimaan dan catatan persediaan serta
adanya kemungkinan persediaan hilang yang mengakibatkan
perusahaan mengalami kerugian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
59
3. Pencatatan pada fungsi akuntansi berdasarkan dokumen sumber dan
dokumen pendukung lain yang lengkap dan telah ada otorisasi khusus
maupun umum oleh pejabat yang berwenang.
4. Jaringan prosedur pada sistem pembelian bahan supportware PT
Nagabhuana Anekapiranti berjalan dengan baik sesuai yang telah
ditentukan meskipun ada beberapa yang perlu diperbaiki dan
ditambahkan.
B. Rekomendasi
Berdasarkan kelebihan dan kelemahan yang ditemukan penulis
dalam sistem pengendalian intern pembelian bahan supportware pada
PT Nagabhuana Anekapiranti, maka penulis memberikan rekomendasi
sebagai berikut:
PT Nagabhuana Anekapiranti hendaknya melakukan penambahan
jumlah personil dalam fungsi penerimaan dan pengeluaran barang serta
membentuk fungsi penerimaan yang terpisah dengan fungsi pengeluaran
barang. Dengan adanya pemisahan fungsi penerimaan ini akan menjamin
pengendalian intern persediaan pada bagian gudang serta fungsi gudang
sebagai penyimpanan dan pengeluaran persediaan dapat berjalan secara
efektif dan efisien. Selain itu, dapat dilakukannya internal check dengan
baik dan catatan akuntansi yang dihasilkan juga terjamin keandalannya.