evaluasi sistem pengendalian intern …/evaluasi... · - menyediakan dan membentuk komponen siap...

76
1 EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN EKSPOR DAN PENERIMAAN KAS PADA CV. SUKA LENTERA ABADI BANYUDONO BOYOLALI ITSNA KHOIROTUL ASRI F 3302058 BAB I GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN A. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan Langkah awal didirikannya CV. Suka Lentera Abadi adalah dari keinginan Bp. Joko Suharyono untuk mendirikan sebuah usaha pengolahan (penggergajian) kayu. Usaha pengolahan kayu ini memasok kayu gergajian ke berbagai daerah di Jawa Tengah, Jawa Timur serta Daerah Istimewa Yogyakarta. Seiring dengan berkembangnya usaha yang beliau rintis, usaha pengolahan kayu tersebut kemudian dikembangkan menjadi industri kecil berupa industri kerajinan sangkar yang dimulai sekitar pertengahan tahun 1993. Industri tersebut berkembang pesat sebagai salah satu produsen sangkar burung di Jawa. Hasil produksi industri tersebut berupa sangkar burung dengan ornamen tokoh-tokoh pewayangan. Pemasaran yang dilakukan yaitu dengan penjualan sendiri atau pemesanan dari pembeli. Dengan pesatnya perkembangan industri meubel di Indonesia khususnya Jawa Tengah, maka pada tahun 1995 industri kerajinan sangkar tersebut dikembangkan menjadi

Upload: habao

Post on 05-Mar-2018

220 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

Page 1: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

1

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN EKSPOR DAN PENERIMAAN KAS PADA CV. SUKA LENTERA ABADI

BANYUDONO BOYOLALI

ITSNA KHOIROTUL ASRI F 3302058

BAB I

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan

Langkah awal didirikannya CV. Suka Lentera Abadi adalah dari

keinginan Bp. Joko Suharyono untuk mendirikan sebuah usaha pengolahan

(penggergajian) kayu. Usaha pengolahan kayu ini memasok kayu gergajian ke

berbagai daerah di Jawa Tengah, Jawa Timur serta Daerah Istimewa

Yogyakarta. Seiring dengan berkembangnya usaha yang beliau rintis, usaha

pengolahan kayu tersebut kemudian dikembangkan menjadi industri kecil

berupa industri kerajinan sangkar yang dimulai sekitar pertengahan tahun

1993. Industri tersebut berkembang pesat sebagai salah satu produsen sangkar

burung di Jawa. Hasil produksi industri tersebut berupa sangkar burung

dengan ornamen tokoh-tokoh pewayangan. Pemasaran yang dilakukan yaitu

dengan penjualan sendiri atau pemesanan dari pembeli. Dengan pesatnya

perkembangan industri meubel di Indonesia khususnya Jawa Tengah, maka

pada tahun 1995 industri kerajinan sangkar tersebut dikembangkan menjadi

Page 2: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

2

industri meubel dengan nama CV. Suka Lentera Abadi dengan akta pendirian

No. II/2002 (pembaharuan), di depan notaris Andriati Bintarsih, SH.

CV. Suka Lentera Abadi menempati areal seluas 20.000 m 3 yang

berlokasi di Desa Cangkringan, Banyudono, Boyolali. Lokasi ini cukup

strategis karena terletak di jalur utama perdagangan. Selain itu, lokasi

perusahaan juga terjangkau oleh sarana transportasi, listrik, telepon, dan air.

Perusahaan mempekerjakan 152 karyawan yang berasal dari sekitar

lingkungan pabrik. Perusahaan ini memproduksi meubel indoor furniture

dengan bahan utama kayu mahoni, jati, pinus, dan karet. Bahan baku

diperoleh dari supplier tetap dari Jawa Tengah dan Jawa Barat.

CV. Suka Lentera Abadi memproduksi meubel indoor furniture

yang seluruh produknya diekspor ke luar negeri dan tidak dipasarkan di dalam

negeri. Untuk melengkapi ketentuan sebagai perusahaan ekspor, maka CV.

Suka Lentera Abadi telah melengkapi persyaratan berupa IUI (Ijin Usaha

Industri) dan SIUP yang diterbitkan oleh Departemen Perindustrian,

Perdagangan, dan Koperasi Kabupaten Boyolali No. 107/11.32/2.2/II/2003

dan SIUP No. 000151/11.32/2.2/II/2003. Sampai saat ini, negara-negara

pengimpor produk meubel CV. Suka Lentera Abadi adalah Jepang, Perancis,

Inggris, dan Amerika.

Dalam melakukan usaha industri meubeler ini, CV. Suka Lentera

Abadi telah mendapatkan pengakuan dari pemerintah berupa sertifikat ETPIK

(Eksportir Terdaftar Produk Industri Kehutanan) dan BRIK (Badan

Revitalisasi Industri Kehutanan) yang dikeluarkan pada 19 Maret 2003

Page 3: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

3

berdasarkan Keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan Republik

Indonesia No. 32/MPP/Kep/1/2003.

B. Visi dan Misi Perusahaan

Dalam menjalankan usahanya, perusahaan mempunyai visi dan

misi demi tercapainya tujuan organisasi. Adapun visi dan misi CV. Suka

Lentera Abadi adalah sebagai berikut :

· Visi Perusahaan

Visi perusahaan adalah bersama-sama mendapatkan keuntungan serta

meningkatkan kesejahteraan karyawan.

· Misi Perusahaan

Misi perusahaan adalah meningkatkan pengelolaan sumber daya alam

untuk devisa dan menciptakan lapangan kerja.

C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian

tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk

melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Struktur organisasi yang

dipakai oleh CV. Suka Lentera Abadi adalah struktur organisasi garis dan staf.

Struktur organisasi garis dan staf ini dipakai apabila pimpinan memerlukan

Page 4: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

4

bantuan para ahli (spesialis) yang dapat memberikan saran-saran kepada

beberapa fungsi yang ada dalam perusahaan. Staf hanya bertugas memberikan

saran kepada pimpinan ataupun kepala-kepala bagian dan tidak mempunyai

kekuasaan dalam pemberian perintah.

Adapun struktur organisasi yang dijalankan CV. Suka Lentera

Abadi adalah sebagai berikut :

Page 5: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

5

Gambar 1.1 Struktur Organisasi CV. Suka Lentera Abadi

Direktur

Manajer Produksi

Manajer Mutu

Manajer Pemasaran dan Ekspor

Manajer Keuangan

Manajer Rumah Tangga

Produksi

QUC

Staff Ekspor

Packaging

Finishing

Akuntansi

Kasir

Purchasing

Perawatan Teknik

Personalia

Sample Cutting

Mill Assembling

Satuan Pengawas Intern

Gudang

PPIC

Pemasaran

Page 6: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

6

D. Deskripsi Jabatan

Adapun tugas dan wewenang dari masing-masing bagian

tersebut adalah sebagai berikut :

· Direktur

Tugas dan wewenangnya yaitu :

- Memimpin seluruh kegiatan operasional perusahaan.

- Mengambil kebijaksanaan serta langkah-langkah demi kemajuan

perusahaan.

- Mengorganisasikan dan membagi tugas pada tiap-tiap divisi.

- Mengawasi dan memonitor kegiatan tiap-tiap divisi untuk menegakkan

kedisiplinan kerja.

- Bertanggung jawab secara hukum, baik internal maupun eksternal

perusahaan.

· Satuan Pengawas Intern

Tugas dan wewenangnya yaitu :

- Memberikan penilaian terhadap efektivitas dan efisiensi kinerja

perusahaan.

- Memberikan penilaian terhadap penerapan kebijakan-kebijakan yang

telah ditetapkan perusahaan.

- Melakukan pemeriksaan dalam rangka pengamanan harta dan

kekayaan perusahaan.

Page 7: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

7

· Manajer Produksi

Tugas dan wewenangnya yaitu :

- Merencanakan proses produksi mulai dari prototype sampai menjadi

barang yang siap digunakan.

- Membuat skedul kerja dalam kaitannya dengan proses produksi.

- Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap proses produksi yang

berlangsung.

Manajer Produksi membawahi 6 divisi yaitu :

§ Divisi Purchasing

Bertanggung jawab terhadap pembelian bahan baku, bahan penolong,

perlengkapan, peralatan serta fasilitas lainnya.

§ Divisi PPIC ( Product Planning Inventory Control )

Bertugas mengontrol bahan baku yang masuk proses produksi serta

mengecek produk yang telah dihasilkan.

§ Divisi Produksi

- Membuat prototype dari barang yang akan diproduksi sesuai

spesifikasi buyer ( Bagian Sample ).

- Melakukan proses pemotongan dari raw material menjadi

komponen ( Bagian Cutting ).

- Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang

dibutuhkan bagian assembling untuk diproses menjadi barang

jadi ( Bagian Mill ).

Page 8: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

8

- Melakukan proses perakitan dari komponen menjadi barang sesuai

spesifikasi yang telah ditentukan ( Bagian Assembling ).

§ Divisi Finishing

Melakukan proses akhir pembuatan barang yaitu penyempurnaan dan

pewarnaan pada tiap-tiap barang.

§ Divisi Packaging

Melakukan pengepakan barang yang sudah jadi untuk siap dikirim

sesuai dengan spesifikasi buyer.

§ Divisi Gudang

Melakukan penyimpanan bahan baku dan bahan penolong yang akan

digunakan dalam proses produksi.

· Manajer Mutu

Tugas dan wewenangnya yaitu :

- Bertanggung jawab kepada Direktur terhadap pengendalian mutu

barang.

- Melakukan pengawasan dan pengendalian mutu barang atau

komponen barang pada tiap-tiap bagian.

Manajer mutu membawahi 1 divisi yaitu :

§ Divisi QUC ( Quality Control )

- Bertanggung jawab dalam hal mutu atau kualitas barang yang di

proses.

- Membuat standarisasi barang sesuai spesifikasi dari vendor atau

buyer.

Page 9: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

9

· Manajer Pemasaran dan Ekspor

Tugas dan wewenangnya yaitu :

- Memonitor hasil operasi marketing serta mengadakan pembetulan

dalam langkah-langkah guna mencapai hasil yang seoptimal

mungkin.

- Membuat laporan kegiatan ekspor baik untuk intern perusahaan

maupun instansi lain.

Manajer pemasaran dan ekspor membawahi 2 divisi yaitu :

§ Divisi Pemasaran

- Bertanggung jawab dalam penerimaan order dari buyer.

- Bertanggung jawab terhadap proses pemasaran produk serta

komunikasi dengan para vendor atau buyer.

§ Staff Ekspor

- Bertanggung jawab dalam pengurusan dokumen-dokumen ekspor.

- Bertanggung jawab terhadap proses negoisasi L/C dengan Advise

Bank.

· Manajer Keuangan

Tugas dan wewenangnya yaitu :

- Bertanggung jawab terhadap kegiatan transaksi keuangan perusahaan.

- Membuat laporan gaji karyawan beserta staffnya.

- Membuat laporan keuangan untuk intern perusahaan maupun instansi

lain.

Page 10: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

10

- Membuat laporan pajak perusahaan, seperti pajak pertambahan nilai,

pajak penghasilan serta pajak lain untuk intern perusahaan maupun

instansi lain.

- Menyusun anggaran pendapatan dan belanja tahunan.

Manajer Keuangan membawahi 2 divisi yaitu :

§ Kasir

Melakukan pencatatan kas kecil perusahaan.

§ Akuntansi

- Mengadakan pembukuan arus masuk dan keluar uang serta barang.

- Bertanggung jawab terhadap administrasi dan pengarsipan

dokumen-dokumen penjualan ekspor, pembelian bahan baku, upah

dan gaji karyawan.

- Membuat laporan keuangan perusahaan.

· Manajer Rumah Tangga

Tugas dan wewenangnya yaitu :

- Bertanggung jawab terhadap kondisi pabrik yang mencakup perawatan

peralatan dan perlengkapan.

- Bertanggung jawab terhadap kondisi kerja yang berhubungan dengan

kesejahteraan karyawan.

- Bertanggung jawab kepada Direktur terhadap proses pemenuhan hak

dan kewajiban karyawan.

Page 11: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

11

Manajer Rumah Tangga membawahi 2 divisi yaitu :

§ Personalia

- Bertanggung jawab terhadap proses perekrutan dan pemberhentian

karyawan.

- Bertanggung jawab dalam pemberian insentif kepada karyawan

dan segala sesuatu yang berhubungan dengan kesejahteraan

karyawan.

- Bertanggung jawab terhadap pengisian absensi karyawan.

§ Teknik dan Perawatan

- Melakukan perawatan terhadap peralatan, mesin produksi dan

penolong serta fasilitas lainnya agar dapat digunakan dengan baik.

- Melakukan setting peralatan dan fasilitas lain untuk proses

produksi.

E. Proses Produksi

Produksi meubel indoor furniture di CV. Suka Lentera Abadi

menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan penolong seperti amplas,

lem kayu, pewarna kayu serta bahan-bahan lain. Kayu yang sering dipakai

antara lain kayu mahoni, pinus, jati, dan karet serta memakai bahan lain yaitu

playwood. Proses produksi dibagi dalam beberapa tahap yaitu mill

(pembahanan / cutting), assembling (rakit), sanding (amplas), finishing dan

packaging. Adapun proses produksi yang dilakukan adalah :

Page 12: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

12

1. Proses sampling

Dalam proses ini dilakukan pembuatan sample dan spesifikasi barang

berdasarkan permintaan buyer atau berdasarkan desain sendiri.

2. Plotting kayu

Sample yang telah jadi beserta detail ukuran komponen diserahkan ke

bagian pembahanan untuk di plotting dan dilakukan pemotongan

berdasarkan detail dan selanjutnya diserahkan ke bagian assembling.

3. Proses assembling

Dalam proses ini dilakukan perakitan komponen menjadi barang jadi

sesuai dengan spesifikasi barang.

4. Proses amplas

Setelah selesai dirakit, proses selanjutnya yaitu pengamplasan. Pada tahap

ini barang mengalami proses penghalusan dengan melalui tiga tahap yaitu

amplas kasar, revisi amplas dan amplas halus dan siap di finishing.

5. Proses finishing

Dalam proses finishing terdapat beberapa tahap yaitu colouring

(pewarnaan dasar) kemudian sanding sealer dan toning untuk

menyesuaikan dan menyeragamkan warna kayu. Proses selanjutnya adalah

pengamplasan finishing dan top coat yaitu melapisi warna agar tidak

timbul keluar sehingga terlihat lebih halus.

Page 13: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

13

6. Proses packaging

Setelah kering dari proses finishing maka dilakukan proses pembungkusan

dengan karton box atau corrugated paper sesuai pesanan dan spesifikasi

buyer.

7. Proses loading

Setelah selesai di packing sesuai jadwal pengiriman, maka barang dimuat

dalam kontainer untuk dikirim kepada buyer di luar negeri.

F. Pemasaran

Sistem pemasaran yang dilakukan CV. Suka Lentera Abadi dalam

usahanya meningkatkan volume penjualan antara lain :

· pemasaran aktif yaitu pemasaran yang dilakukan perusahaan dengan

mengikuti :

- pameran-pameran meubel di berbagai event,

- presentasi kepada calon pembeli yang membutuhkan produk meubel

indoor furniture.

· pemasaran pasif yaitu dengan menunggu tambahan pesanan dari vendor

atau buyer yang sudah berjalan.

Page 14: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

13

BAB II

LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN

A. Sistem dan Prosedur Akuntansi

Menurut W. Gerald Cole dalam Baridwan (1990), sistem adalah

suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun

sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan

atau fungsi utama dari perusahaan. Sedangkan menurut Mulyadi (1997),

sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu

untuk melaksanakan kegiatan pokok suatu perusahaan. Dari pengertian diatas

dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu jaringan prosedur yang saling

berhubungan yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan

kegiatan perusahaan.

Menurut W. Gerald Cole dalam Baridwan (1990), prosedur adalah

suatu urutan pekerjaan, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu

bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam

terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Sedangkan

menurut Mulyadi (1997), prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal,

biasanya melibatkan beberapa orang atau lebih dalam satu departemen yang

dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan atau

organisasi yang terjadi secara berulang-ulang. Berdasar penjelasan diatas

dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal yang

dilakukan beberapa orang atau lebih dalam satu bagian, yang disusun untuk

Page 15: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

15

menjamin adanya perlakuan yang sama terhadap transaksi yang terjadi dalam

perusahaan. Kegiatan klerikal yang dilakukan untuk mencatat informasi ke

dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar terdiri dari beberapa kegiatan

berikut ini:

1. Menulis.

2. Menggandakan.

3. Menghitung.

4. Memberi kode.

5. Mendaftar.

6. Memilih (mensortasi).

7. Memindah.

8. Membandingkan.

Menurut Mulyadi (1997), sistem akuntansi adalah organisasi

formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk

menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna

memudahkan pengelolaan perusahaan.

Unsur Sistem Akuntansi Pokok

1. Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya

transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan

formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam

(didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir sering disebut juga

Page 16: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

16

dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat

peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan.

2. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk

mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data

lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir.

3. Buku Besar

Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan

untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam

jurnal.

4. Buku Pembantu

Buku pembantu (subsidiary ledger) terdiri dari rekening-rekening

pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening

tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan

catatan akuntansi akhir (books of final entry), yang berarti tidak ada

catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan

digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu.

5. Laporan

Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa

neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, dan laporan lain

sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Laporan berisi informasi yang

merupakan keluaran sistem akuntansi.

Page 17: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

17

Tujuan Sistem Akuntansi

1. Untuk menyediakan informasi pengelolaan kegiatan usaha baru,

2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah

ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur

informasinya,

3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu

untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan

untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan

perlindungan kekayaan perusahaan,

4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan

akuntansi.

B. Sistem Penjualan Tunai

Penjualan tunai adalah penjualan yang dilakukan dengan cara tunai

(cash). Penjualan tunai mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga

barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan kepada pembeli.

Sistem penjualan tunai adalah suatu jaringan prosedur yang saling

berhubungan yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan

kegiatan penjualan tunai suatu perusahaan.

Page 18: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

18

Unsur-unsur yang membentuk sistem penjualan tunai suatu

perusahaan antara lain:

1. Fungsi yang Terkait

Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai antara lain :

a. Fungsi Penjualan

Fungsi penjualan bertugas untuk menerima order dari pembeli.

b. Fungsi Pengiriman

Fungsi pengiriman bertugas untuk menyerahkan barang kepada

pembeli.

c. Fungsi Gudang

Fungsi gudang bertugas untuk menyiapkan barang dan

menyerahkannya ke fungsi pengiriman.

d. Fungsi Penerimaan Kas

Fungsi penerimaan kas bertugas untuk menerima kas dari pembeli dan

menyetorkan kas yang diterima perusahaan dari penjualan tunai ke

Bank.

e. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertugas untuk mencatat transaksi penjualan tunai ke

dalam jurnal penjualan dan mencatat transaksi penerimaan kas ke

dalam jurnal penerimaan kas.

Page 19: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

19

2. Dokumen yang Digunakan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai antara

lain :

a. Faktur Penjualan Tunai

Dokumen yang digunakan oleh fungsi penjualan untuk mencatat

penerimaan order dari pembeli.

b. Pita Register Kas

Dokumen yang berfungsi sebagai tanda bukti bahwa uang dari pembeli

telah diterima oleh fungsi penerimaan kas.

c. Bukti Setor Bank

Dokumen yang berfungsi sebagai tanda bukti bahwa kas yang diterima

perusahaan telah disetor ke Bank.

d. Rekap Harga Pokok Penjualan

Dokumen yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas

harga pokok barang yang dijual selama satu periode.

3. Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan tunai antara

lain :

a. Jurnal Penjualan

Catatan akuntansi yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk

mencatat setiap transaksi penjualan.

Page 20: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

20

b. Jurnal Penerimaan Kas

Catatan akuntansi yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk

mencatat penerimaan kas yang berasal dari berbagai sumber

penerimaan.

c. Jurnal Umum

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat harga pokok barang

yang dijual.

d. Kartu Persediaan

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat berkurangnya harga

pokok barang yang dijual.

e. Kartu Gudang

Catatan akuntansi yang digunakan oleh fungsi gudang untuk mencatat

mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang.

4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai antara lain :

a. Prosedur Penerimaan Order

Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan

membuat Faktur Penjualan Tunai rangkap tiga yang diserahkan kepada

fungsi penerimaan kas, fungsi gudang, dan lembar terakhir diarsip oleh

fungsi penjualan.

b. Prosedur Penerimaan Kas

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan kas menerima pembayaran dari

pembeli. Kemudian fungsi penerimaan kas membubuhkan cap “lunas”

Page 21: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

21

pada Faktur Penjualan Tunai dan menempelkan Pita Register Kas pada

faktur tersebut.

c. Prosedur Penyerahan Barang

Dalam prosedur ini fungsi gudang menyerahkan barang kepada fungsi

pengiriman dan mencatatnya dalam Kartu Gudang. Kemudian fungsi

pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli bersama dengan

Faktur Penjualan Tunai sebagai slip pembungkus.

d. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan transaksi penjualan

tunai dalam jurnal penjualan. Di samping itu fungsi akuntansi juga

mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu

persediaan.

e. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan kas menyetorkan kas yang

diterima dari penjualan tunai ke Bank.

f. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat transaksi penerimaan

kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar Bukti Setor Bank.

g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi membuat rekap harga pokok

penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan,

kemudian mencatatnya ke dalam jurnal umum.

Page 22: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

22

C. Sistem Penerimaan Kas

Kas merupakan salah satu aktiva yang paling liquid sehingga

mudah diubah menjadi jenis aktiva lain. Selain itu kas juga paling mudah

digelapkan dan diselewengkan oleh karyawan sehingga memerlukan

pengawasan intern yang ketat. Penerimaan kas adalah penerimaan dari hasil

penjualan tunai maupun penjualan kredit dan penerimaan lain berupa uang

kontan, cek, giro bilyet, dll.

Sistem penerimaan kas adalah suatu jaringan prosedur yang saling

berhubungan yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan

kegiatan penerimaan kas suatu perusahaan.

Unsur-unsur yang membentuk sistem penerimaan kas suatu

perusahaan antara lain:

1. Fungsi yang terkait

Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas antara lain :

a. Fungsi Penerimaan Kas

Fungsi penerimaan kas bertugas untuk menerima kas dari pembeli dan

menyetorkan kas yang diterima perusahaan ke Bank.

b. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertugas untuk mencatat transaksi penerimaan kas

dalam jurnal penerimaan kas.

Page 23: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

23

2. Dokumen yang digunakan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas antara

lain :

· Bukti Setor Bank

Dokumen yang berfungsi sebagai tanda bukti bahwa uang yang

diterima perusahaan telah disetor ke bank.

3. Catatan akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas antara

lain :

· Jurnal Penerimaan Kas

Catatan akuntansi yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk

mencatat penerimaan kas yang berasal dari berbagai sumber

penerimaan.

4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas antara lain :

a. Prosedur Penerimaan Kas

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan kas menerima pembayaran dari

pembeli.

b. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan kas menyetorkan kas yang

diterima dari penjualan tunai ke Bank.

Page 24: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

24

c. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat transaksi penerimaan

kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar Bukti Setor Bank.

D. Sistem Pengendalian Intern

Menurut American Institute of Certified Public Accountant

(AICPA) dalam Baridwan (1990), sistem pengendalian intern yaitu meliputi

struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan

dan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga

keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data

akuntansi, memajukan efisiensi kerja dan membantu manajemen dalam

mengambil keputusan serta menjaga agar kebijakan itu tidak diselewengkan.

Sedangkan menurut Mulyadi (1997), sistem pengendalian intern

meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan

untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data

akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan

manajemen. Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan

yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem

tersebut.

Page 25: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

25

Tujuan Pokok Sistem Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi (1997) sistem pengendalian intern mempunyai empat tujuan

pokok yaitu :

1. menjaga kekayaan organisasi,

2. mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,

3. mendorong efisiensi,

4. mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Menurut tujuan tersebut, pengendalian intern dapat dibedakan

menjadi dua yaitu pengendalian intern akuntansi (internal accounting control)

dan pengendalian intern administratif (internal administrative control).

1. Pengendalian Intern Akuntansi (Internal Accounting Control)

Pengendalian intern akuntansi, yang merupakan bagian dari sistem

pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-

ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi

dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.

2. Pengendalian Intern Administratif (Internal Administrative Control)

Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan

ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi

dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi (1997) unsur-unsur pengendalian intern meliputi:

1. struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tegas,

Page 26: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

26

2. sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan

yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan , dan biaya,

3. praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi,

4. karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

E. Hubungan Sistem Akuntansi dengan Sistem Pengendalian Intern

Sistem akuntansi merupakan salah satu sistem informasi di antara

berbagai sistem informasi yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola

perusahaan. Sistem akuntansi dibuat oleh manajemen dengan tujuan untuk

menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh pihak luar. Keandalan dan

kereliabilitasan informasi yang disajikan dalam laporan keuangan yang

dihasilkan oleh sistem akuntansi sangat ditentukan oleh baik buruknya sistem

pengendalian intern yang melekat di sistem akuntansi tersebut. Sistem

pengendalian intern yang dirancang dan diterapkan dengan baik di sistem

akuntansi dan dilaksanakan oleh manajemen di dalam mengelola perusahaan,

akan menjamin ketelitian dan keandalan laporan keuangan. Sistem

pengendalian intern yang lemah akan mengakibatkan kekayaan perusahaan

tidak terjamin keamanannya, informasi akuntansi tidak teliti dan tidak andal,

efisiensi tidak terjamin dan kebijakan manajemen tidak dapat dipatuhi.

Dengan demikian sistem pengendalian intern merupakan komponen utama

dalam pertimbangan dan perancangan sistem akuntansi.

Page 27: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

27

Unsur-unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam

sistem akuntansi penjualan ekspor dan sistem penerimaan kas dirancang untuk

mencapai tujuan pokok pengendalian intern yaitu menjaga kekayaan (kas),

menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (kas dan persediaan).

Tabel berikut ini menjelaskan hubungan sistem akuntansi dengan unsur pokok

sistem pengendalian intern dalam sistem penjualan ekspor dan sistem

penerimaan kas serta salah saji potensial yang mungkin dapat terjadi jika

dalam masing-masing prosedur akuntansi tidak berdasarkan prinsip-prinsip

pengendalian intern.

Page 28: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

28

Tabel 2.1 Hubungan Sistem Akuntansi dan Sistem Pengendalian Intern

serta Salah Saji Potensial dalam Sistem Penjualan Ekspor dan Sistem Penerimaan Kas

Sub Sistem

Tahap Transaksi / Prosedur

Fungsi Terkait

Dokumen / Catatan yang Digunakan

Aktivitas Pengendalian yang Diperlukan

Salah Saji Potensial

Penerimaan Order dari Customer

Fungsi Penjualan, Fungsi Penerima-an Kas Fungsi Penjualan Fungsi Penjualan

Sales Contract Sales Contract Sales Contract

Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan kas Penerimaan order dari buyer diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir Sales Contract Sales Contract bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawab kan oleh fungsi penjualan

Resiko penjualan ekspor fiktif dapat terjadi Penjualan ekspor fiktif kemungkinandapat terjadi Tahap pelaksanaan transaksi terjadi lebih dari satu kali atas order yang sama

Pembuatan Dokumen Ekspor

Bagian Ekspor

Sales Contract Commer-cial Invoice, Packing List, dan Shipping Instruction

Pembuatan dokumen Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, dan Shipping Instruction harus mendapatkan otorisasi dari pimpinan

Resiko pembuatan dokumen fiktif kemungkinen dapat terjadi

Pengiriman Barang

Shipping Company

Bill of Lading

Pengiriman barang kepada buyer melalui Shipping Company diotorisasi dengan menggunakan Bill of Lading

Barang tidak / belum dikirim kepada buyer

Penjualan Ekspor

Pengiriman Dokumen Ekspor ke Advise Bank

Advise Bank, Bagian Ekspor

Commer-cial Invoice, Packing List, PEB, Bill of Lading, SKA

Pengiriman dokumen ekspor ke Advise Bank harus diotorisasi oleh pimpinan

Resiko terjadi penjualan ekspor fiktif dapat terjadi

Page 29: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

29

Penerimaan Kas

Fungsi Penerima-an Kas, Fungsi Akuntansi Fungsi Penerima-an Kas Fungsi Penerima-an Kas Fungsi Audit Intern

Bukti Transfer Pembaya-ran Bukti Transfer Pembaya-ran Bukti Transfer Pembaya-ran, Jurnal Penjualan, Jurnal Penerimaan Kas Bukti Transfer Pembaya-ran, Jurnal Penerimaan Kas

Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi Jumlah kas yang diterima dari penjualan ekspor disetor seluruhnya dengan segera ke bank Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran Secara periodik diadakan rekonsiliasi bank oleh fungsi yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi dan yang tidak menerima kas

Terjadi kecurangan yang dilakukan kedua fungsi tersebut Kas perusahaan yang ada di Bank tidak dapat segera diketahui Kas belum / salah ditransfer oleh fungsi penerimaan kas Terjadi perbedaan pencatatan mutasi kas yang dapat dilakukan oleh bagian akuntansi maupun Bank

Penerima-an Kas

Pencatatan Transaksi

Fungsi Akuntansi Fungsi Akuntansi

Sales Contract, Commer-cial Invoice, Bukti Transfer Pembaya-ran Jurnal Penjualan, Jurnal Penerimaan Kas, Buku Besar

Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu

Catatan akuntansi diisi dengan transaksi penjualan ekspor fiktif Catatan akuntansi tidak dapat dipercaya

Page 30: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

30

F. Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi

Penjualan ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi merupakan

penjualan tunai dengan menggunakan L/C (Letter of Credit). Proses penjualan

ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi melibatkan banyak organisasi di luar

perusahaan seperti Advise Bank, Shipping Company, Bea dan Cukai,

Departemen Perdagangan, dll.

Unsur-unsur yang membentuk sistem penjualan ekspor pada CV.

Suka Lentera Abadi antara lain :

1. Fungsi yang Terkait

Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan ekspor pada

CV. Suka Lentera Abadi antara lain :

a. Bagian Pemasaran

Bagian pemasaran bertugas untuk menerima order dari buyer dengan

adanya Sales Contract serta bertugas untuk membuat Surat Perintah

Kerja yang ditujukan kepada bagian produksi.

b. Bagian Ekspor

Bagian ekspor bertugas untuk mempersiapkan dokumen-dokumen

ekspor seperti Shipping Instruction, Commercial Invoice, Packing List,

Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), Bill of Lading (B/L), Surat

Keterangan Asal (SKA), dll. yang nantinya akan digunakan dalam

negoisasi L/C dengan Advise Bank.

Page 31: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

31

c. Bagian Produksi

Bagian produksi bertugas untuk memproduksi barang berdasar Surat

Perintah Kerja. Bagian produksi juga bertugas untuk membuat

Laporan Hasil Produksi apabila produksi telah selesai, mengepak

barang yang akan dimasukkan ke dalam kontainer serta membuat

Packing List.

d. Advise Bank

Advise Bank bertugas untuk menerima dokumen-dokumen ekspor dari

bagian ekspor dan memeriksanya apakah sesuai dengan yang diminta

oleh buyer. Apabila sesuai maka Advise Bank akan mentransfer uang

ke rekening perusahaan dan sebagai buktinya akan menyerahkan Bukti

Transfer Pembayaran.

e. Bagian Akuntansi

Bagian akuntansi bertugas untuk mencatat transaksi penjualan ekspor

ke dalam jurnal penjualan berdasar Sales Contract dan Commercial

Invoice. Bagian akuntansi juga bertugas untuk mencatat transaksi

penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas berdasar Bukti Transfer

Pembayaran dari Advise Bank. Secara periodik, bagian akuntansi

bertugas untuk meringkas rekening-rekening dalam jurnal penjualan

dan jurnal penerimaan kas ke dalam buku besar. Bagian akuntansi juga

bertanggung jawab terhadap pengarsipan dokumen-dokumen Sales

Contract, Commercial Invoice, dan Bukti Transfer Pembayaran.

Page 32: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

32

2. Dokumen yang Digunakan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan

ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi antara lain :

a. Sales Contract

Dokumen yang dibuat oleh bagian pemasaran saat menerima order dari

buyer. Dokumen ini berisi perjanjian jual beli antara perusahaan

dengan buyer.

b. Surat Perintah Kerja

Dokumen ini digunakan sebagai perintah produksi barang yang

ditujukan kepada bagian produksi.

c. Laporan Hasil Produksi

Dokumen yang dibuat oleh bagian produksi yang berisi laporan

produksi barang yang telah selesai.

d. Shipping Instruction

Dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan yang ditujukan kepada

Shipping Company untuk mengapalkan barang.

e. Delivery Order

Dokumen yang dikeluarkan oleh Shipping Company yang ditujukan

kepada perusahaan untuk mengambil kontainer.

f. Commercial Invoice

Dokumen ini dibuat oleh bagian ekspor yang berisi perincian barang-

barang yang dijual dan harga dari barang-barang tersebut. Commercial

Page 33: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

33

Invoice ditujukan kepada buyer yang nama dan alamatnya sesuai

dengan yang tercantum dalam L/C.

g. Packing List

Dokumen ini dibuat oleh bagian produksi berisi daftar barang yang di

packing yang fungsinya memudahkan pemeriksaan oleh Bea dan

Cukai.

h. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

Dokumen ini berfungsi sebagai salah satu dokumen untuk negoisasi

L/C dengan Advise Bank. PEB merupakan dokumen pabean yang

digunakan untuk pemberitahuan pelaksanaan ekspor barang yang

isinya antara lain jenis barang ekspor, identitas eksportir, nama

importir, NPWP, izin khusus, berat barang, negara tujuan, provinsi asal

barang, cara penyerahan barang, merek, dll.

i. Bill of Lading (B/L)

Dokumen yang dibuat oleh Shipping Company yang berisi keterangan

bahwa barang telah diekspor.

j. Surat Keterangan Asal (SKA)

Dokumen berupa surat keterangan yang menyatakan asal barang yang

di ekspor.

k. Bukti Transfer Pembayaran

Dokumen yang merupakan bukti transfer uang dari Advise Bank ke

rekening perusahaan. Dokumen ini diserahkan oleh Advise Bank

setelah negoisasi L/C dengan Advise Bank berhasil.

Page 34: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

34

3. Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan ekspor

pada CV. Suka Lentera Abadi antara lain :

a. Jurnal Penjualan

Catatan akuntansi yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk

mencatat transaksi penjualan ekspor yang terjadi berdasar Sales

Contract dan Commercial Invoice.

b. Jurnal Penerimaan Kas

Catatan akuntansi yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk

mencatat kas yang diterima oleh perusahaan berdasarkan Bukti

Transfer Pembayaran dari Advise Bank.

c. Buku Besar

Catatan akuntansi yang berisi ringkasan rekening-rekening jurnal

penjualan dan jurnal penerimaan kas.

4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan ekspor pada

CV. Suka Lentera Abadi terdiri dari :

a. Prosedur Penerimaan Order

Dalam prosedur ini, bagian pemasaran menerima order dari buyer

dengan adanya Sales Contract antara perusahaan dengan buyer. Sales

contract ini dibuat rangkap empat, lembar pertama diserahkan kepada

buyer, lembar kedua dipegang oleh Direktur, lembar ketiga diserahkan

kepada bagian ekspor, dan lembar terakhir diarsip bagian pemasaran.

Page 35: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

35

Kemudian bagian pemasaran membuat Surat Perintah Kerja yang

diserahkan ke bagian produksi.

b. Prosedur Produksi Barang

Dalam prosedur ini, bagian produksi memproduksi barang sesuai

dengan isi Surat Perintah Kerja dari bagian pemasaran. Setelah

produksi selesai dan barang siap untuk di ekspor, bagian produksi

membuat Laporan Hasil Produksi rangkap dua yang diserahkan ke

bagian ekspor dan diarsip bagian produksi.

c. Prosedur Pembuatan Dokumen Shipping Instruction dan Commercial

Invoice serta Penerimaan Dokumen Delivery Order

Dalam prosedur ini, bagian ekspor membuat Commercial Invoice dan

Shipping Instruction berdasarkan Sales Contract lembar ketiga dari

bagian pemasaran dan Laporan Hasil Produksi dari bagian produksi.

Commercial Invoice dibuat tiga lembar, lembar pertama akan

diserahkan kepada buyer, lembar kedua diarsip bagian ekspor, dan

lembar terakhir akan diserahkan ke bagian akuntansi bersama Sales

Contract lembar ketiga. Shipping Instruction ditujukan ke Shipping

Company. Shipping Company kemudian menyerahkan Delivery Order

sebagai perintah untuk mengambil kontainer. Bagian ekspor setelah

menerima Delivery Order akan membuat copy dari Delivery Order

yang diserahkan ke bagian produksi sebagai perintah untuk mengepak

barang.

Page 36: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

36

d. Prosedur Ekspor Barang

Dalam prosedur ini, bagian produksi mengepak barang dan membuat

Packing List. Packing List dibuat rangkap tiga yang akan diserahkan

ke bagian ekspor dan diarsip bagian produksi. Setelah itu barang

dikirim kepada buyer melalui Shipping Company.

e. Prosedur Negoisasi L/C

Dalam prosedur ini, bagian ekspor mengirim Commercial Invoice,

Packing List, Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), Bill of Lading

(B/L), Surat Keterangan asal (SKA) ke Advise Bank untuk

dinegoisasikan. Apabila dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan

yang diminta L/C maka Advise Bank akan segera mentransfer uang ke

rekening perusahaan dan sebagai buktinya Advise Bank akan

memberikan Bukti Transfer Pembayaran.

f. Prosedur Pencatatan Transaksi Penjualan Ekspor dan Transaksi

Penerimaan Kas

Dalam prosedur ini, bagian akuntansi mencatat transaksi penjualan

ekspor ke dalam jurnal penjualan berdasarkan Sales Contract dan

Commercial Invoice dari bagian ekspor. Bagian akuntansi juga

bertugas untuk mencatat transaksi penerimaan kas ke dalam jurnal

penerimaan kas berdasarkan Bukti Transfer Pembayaran dari Advise

Bank. Bagian akuntansi secara periodik akan meringkas rekening-

rekening dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas ke dalam

buku besar.

Page 37: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

37

5. Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi

Berikut ini akan disajikan bagan alir yang membentuk sistem

penjualan ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi :

Page 38: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

38

Gambar 1.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi

(Prosedur Penerimaan Order)

Bagian Pemasaran

Mulai

Menerima order dari

buyer

4

T

3

2 1

Direktur Buyer

Keterangan : SC : Sales Contract SPK: Surat perintah

Kerja

SPK

Membuat SPK

2

SC 1

Page 39: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

39

Gambar 1.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi

(lanjutan) (Prosedur Produksi Barang)

Bagian Produksi

SPK

1

Memproduksi Barang

T

Membuat LHP

2

LHP 1

3 T

Keterangan : SPK : Surat Perintah

Kerja LHP : Laporan Hasil

Produksi

Page 40: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

40

Gambar 1.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi

(lanjutan) (Prosedur Pembuatan Dokumen Shipping Instruction

dan Commercial Invoice serta Penerimaan Dokumen Delivery Order)

Bagian Ekspor

3

LHP 1

Membuat CI dan SI

LHP 1

Shipping Company

2

SC 3

SC 3

3

2

5 T

Keterangan : LHP : Laporan Hasil

Produksi SC : Sales Contract CI : Commercial Invoice SI : Shipping Instruction DO : Delivery Order

CI 1

SI

Shipping Company

DO

Membuat copy DO

Copy DO

6

T

4

Page 41: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

41

Gambar 1.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi

(lanjutan) (Prosedur Ekspor Barang)

Bagian Produksi

Copy DO

Mengepak Barang

Keterangan : DO : Delivery Order PL : Packing List

7

T

Membuat PL

Mengekspor Barang

Buyer

3

2

PL 1

N

6

Page 42: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

42

Gambar 1.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi

(lanjutan) (Prosedur Negoisasi L/C)

Bagian Ekspor

2

CI 1

7

2

PL 1

N N N N N

2

PEB 1

2

B/L 1

2

SKA 1

Bea dan Cukai

Shipping Company

Dep. Perdagangan

BTP

Dari Advise Bank

8

Mengirimkan ke Advise Bank

Menerima BTP

Advise Bank membandingkan dengan L/C

Keterangan : CI : Commercial Invoice PL : Packing List PEB : Pemberitahuan Ekspor

Barang B/L : Bill of Lading SKA : Surat Keterangan asal BTP : Bukti Transfer Pembayaran L/C : Letter of Credit

4

Page 43: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

43

Gambar 1.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi

(lanjutan) (Prosedur Pencatatan Transaksi Penjualan Ekspor

dan Transaksi Penerimaan Kas) Bagian Akuntansi

5 8

CI 3

JP JPK

BB

T N

Secara periodik

Keterangan : SC : Sales Contract CI : Commercial Invoice BTP : Bukti Transfer Pembayaran JP : Jurnal Penjualan JPK : Jurnal Penerimaan Kas BB : Buku Besar

Selesai

BTP

Pencocokkan

CI 3

SC 3

SC 3

BTP

Mencatat ke dalam BB

Page 44: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

44

6. Uraian Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera

Abadi

Untuk lebih mempermudah memahami bagan alir sistem penjualan

ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi, berikut ini akan diuraikan bagan alir

dari sistem tersebut :

a. Prosedur Penerimaan Order

Dalam prosedur ini, bagian pemasaran menerima order dari buyer yang

diotorisasi dengan adanya Sales Contract. Sales Contract ini dibuat

empat lembar yang akan diserahkan kepada buyer (lembar pertama),

lembar kedua dipegang oleh Direktur, lembar ketiga akan diserahkan

ke bagian ekspor, dan lembar terakhir diarsip bagian pemasaran.

Setelah itu bagian pemasaran membuat Surat Perintah Kerja yang

diserahkan ke bagian produksi.

b. Prosedur Produksi Barang

Dalam prosedur ini, bagian produksi memproduksi barang sesuai

dengan isi Surat perintah Kerja dari bagian pemasaran. Setelah

produksi selesai, bagian produksi membuat Laporan Hasil Produksi

yang dibuat rangkap dua. Lembar pertama diserahkan ke bagian ekspor

dan lembar kedua diarsip bagian produksi.

c. Prosedur Pembuatan Dokumen Shipping Instruction dan Commercial

Invoice serta Penerimaan Dokumen Delivery Order

Dalam prosedur ini, bagian ekspor membuat Commercial Invoice dan

Shipping Instruction berdasarkan Sales Contract lembar ketiga dari

Page 45: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

45

bagian pemasaran dan Laporan Hasil Produksi dari bagian produksi.

Commercial Invoice dibuat tiga lembar, lembar pertama akan

diserahkan kepada buyer, lembar kedua diarsip bagian ekspor, dan

lembar terakhir akan diserahkan ke bagian akuntansi bersama Sales

Contract lembar ketiga. Shipping Instruction ditujukan ke Shipping

Company. Shipping Company kemudian menyerahkan Delivery Order

sebagai perintah untuk mengambil kontainer. Bagian ekspor setelah

menerima Delivery Order segera membuat copy dari Delivery Order

yang diserahkan ke bagian produksi sebagai perintah untuk mengepak

barang.

d. Prosedur Ekspor Barang

Dalam prosedur ini, bagian produksi mengepak barang dan membuat

Packing List rangkap tiga setelah menerima copy Delivery Order dari

bagian ekspor. Lembar pertama dan kedua diserahkan ke bagian

ekspor dan lembar ketiga diarsip bagian produksi. Setelah barang

selesai di packing, barang segera di ekspor ke luar negeri melalui

Shipping Company.

e. Prosedur Negoisasi L/C

Dalam prosedur ini, bagian ekspor melakukan negoisasi L/C dengan

Advise Bank dengan menyerahkan dokumen-dokumen ekspor seperti

Commercial Invoice, Packing List, Pemberitahuan Ekspor Barang, Bill

of Lading, Surat Keterangan Asal, dan dokumen lain yang diminta oleh

buyer. Apabila dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan yang

Page 46: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

46

diminta buyer, maka Advise Bank akan segera mentransfer uang ke

rekening perusahaan. Sebagai bukti transfer uang tersebut, Advise

Bank menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran.

f. Prosedur Pencatatan Transaksi Penjualan Ekspor dan Transaksi

Penerimaan Kas

Dalam prosedur ini, bagian akuntansi mencocokkan Sales Contract

dan Commercial Invoice dari bagian ekspor dengan Bukti Transfer

Pembayaran dari Advise Bank. Setelah itu, bagian akuntansi akan

mencatat Sales Contract dan Commercial Invoice ke dalam jurnal

penjualan. Bagian akuntansi akan mencatat Bukti Transfer

Pembayaran dari Advise Bank ke dalam jurnal penerimaan kas. Bagian

akuntansi secara periodik meringkas rekening-rekening yang ada

dalam kedua jurnal tersebut ke dalam buku besar.

G. Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi

Penerimaan kas CV. Suka Lentera Abadi seluruhnya berasal dari

penjualan ekspor meubel indoor furniture. Penjualan ekspor ini menggunakan

Letter of Credit (L/C) sebagai alat pembayarannya.

Unsur-unsur yang membentuk sistem penerimaan kas pada CV.

Suka Lentera Abadi antara lain :

Page 47: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

47

1. Fungsi yang Terkait

Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas pada CV.

Suka Lentera Abadi antara lain :

a. Bagian Ekspor

Bagian ekspor bertugas untuk menyerahkan dokumen-dokumen ekspor

ke Advise Bank untuk dinegoisasikan dengan L/C. Apabila negoisasi

L/C dengan Advise Bank berhasil, maka Advise Bank akan segera

mentransfer uang ke rekening perusahaan dan sebagai bukti transfer

tersebut, Advise Bank akan menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran.

b. Advise Bank

Advise Bank bertugas untuk menerima dokumen-dokumen ekspor dari

bagian ekspor dan memeriksanya apakah sesuai dengan yang diminta

oleh buyer. Apabila sesuai maka Advise Bank akan mentransfer uang

ke rekening perusahaan dan sebagai buktinya akan menyerahkan Bukti

Transfer Pembayaran.

c. Bagian Akuntansi

Bagian akuntansi bertugas untuk mencatat Bukti Transfer Pembayaran

ke dalam jurnal penerimaan kas dan secara periodik meringkas

rekening-rekening dalam jurnal penerimaan kas ke dalam buku besar

bank.

Page 48: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

48

2. Dokumen yang Digunakan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas

pada CV. Suka Lentera Abadi antara lain :

a. Dokumen-dokumen ekspor seperti Shipping Instruction, Commercial

Invoice, Packing List, Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), Bill of

Lading (B/L), dan Surat Keterangan Asal (SKA). Penjelasan mengenai

dokumen-dokumen tersebut telah dibahas dalam sistem penjualan

ekspor.

b. Bukti Transfer Pembayaran

Dokumen yang merupakan bukti transfer uang Advise Bank ke

rekening perusahaan. Dokumen ini diserahkan oleh Advise Bank

setelah negoisasi L/C dengan Advise Bank berhasil.

3. Catatan Akuntansi

Catatan Akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas

pada CV. Suka Lentera Abadi antara lain :

a. Jurnal Penerimaan Kas

Catatan akuntansi yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk

mencatat kas yang diterima oleh perusahaan berdasarkan Bukti

Transfer Pembayaran dari Advise Bank.

b. Buku Besar

Catatan akuntansi yang berisi ringkasan rekening-rekening jurnal

penerimaan kas.

Page 49: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

49

4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas pada

CV. Suka Lentera Abadi antara lain :

a. Prosedur Negoisasi L/C

Dalam prosedur ini, bagian ekspor mengirim dokumen-dokumen

ekspor seperti Commercial Invoice, Packing List, Pemberitahuan

Ekspor Barang (PEB), Bill of Lading (B/L), Surat Keterangan asal

(SKA) ke Advise Bank untuk dinegoisasikan dengan L/C. Apabila

dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan L/C, maka Advise Bank

akan segera mentransfer uang ke rekening perusahaan dan sebagai

buktinya Advise Bank akan memberikan Bukti Transfer Pembayaran.

b. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas

Dalam prosedur ini, bagian akuntansi mencatat transaksi penerimaan

kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan Bukti Transfer

Pembayaran dari Advise Bank dan secara periodik akan meringkas

rekening-rekening dalam jurnal penerimaan kas ke dalam buku besar.

5. Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi

Berikut ini akan disajikan bagan alir yang membentuk sistem

penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi :

Page 50: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

50

Gambar 1.3 Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi

(Prosedur Negoisasi L/C)

Bagian Ekspor

SKA 1

B/L 1

PEB 1

PL 1

CI 1

BTP

Dari Advise Bank

1

Mengirimkan ke Advise Bank

Menerima BTP

Advise Bank membandingkan dengan L/C

Keterangan : CI : Commercial Invoice PL : Packing List PEB : Pemberitahuan Ekspor

Barang B/L : Bill of Lading SKA : Surat Keterangan asal BTP : Bukti Transfer Pembayaran L/C : Letter of Credit

Mulai

Page 51: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

51

Gambar 1.3 Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi

(lanjutan) (Prosedur Pencatatan Transaksi Penerimaan Kas)

Bagian Akuntansi

1

JPK

BB

N

Secara periodik

Keterangan : BTP : Bukti Transfer Pembayaran JPK : Jurnal Penerimaan Kas BB : Buku Besar

Selesai

BTP

Mencatat ke dalam BB

Mencatat ke dalam JPK

Page 52: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

52

6. Uraian Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera

Abadi

Untuk lebih mempermudah memahami bagan alir sistem

penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi, berikut ini akan diuraikan

bagan alir dari sistem tersebut :

a. Prosedur Negoisasi L/C

- Bagian ekspor mengirimkan dokumen-dokumen ekspor seperti

Commercial Invoice, Packing List, Pemberitahuan Ekspor Barang,

Bill of Lading, Surat Keterangan Asal, dan dokumen lain yang

diminta oleh buyer ke Advise Bank.

- Advise Bank akan membandingkan dokumen-dokumen ekspor

tersebut dengan L/C. Apabila dokumen-dokumen tersebut sesuai

dengan isi L/C, maka Advise Bank akan segera mentransfer uang

ke rekening perusahaan. Sebagai bukti transfer uang tersebut,

Advise Bank menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran.

b. Prosedur Pencatatan Transaksi Penerimaan Kas

- Bagian akuntansi setelah menerima Bukti Transfer Pembayaran

dari Advise Bank, akan mencatat Bukti Transfer Pembayaran ke

dalam jurnal penerimaan kas. Bagian akuntansi secara periodik

meringkas rekening-rekening yang ada dalam jurnal penerimaan

kas tersebut ke dalam buku besar.

Page 53: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

53

H. Analisis Sistem Pengendalian Intern terhadap Sistem Penjualan Ekspor

dan Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi

Sistem pengendalian intern yang diterapkan terhadap sistem

penjualan ekspor dan sistem penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi

berdasarkan aktivitas pengendalian dan salah saji potensial yang mungkin

dapat terjadi jika dalam masing-masing prosedur akuntansi tidak berdasarkan

prinsip-prinsip pengendalian intern dapat dilihat pada tabel 2.2 berikut ini.

Page 54: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

54

54

Tabel 2.2 Kertas Kerja Analisis Sistem Pengendalian Intern terhadap Sistem Penjualan Ekspor

dan Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi

Analisis Sistem Pengendalian Intern terhadap Sistem Penjualan Ekspor dan Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi

Sub Sis-tem

Tahap Tran-saksi / Prose-dur

Fungsi Terkait

Doku-men / Catatan yang Digu-nakan

Aktivitas Pengendalian yang Diperlukan

Salah Saji Potensial

Aktivitas Pengendalian

Fungsi Terkait

Doku-men /catatan yang di- gunakan

Kelebihan Kelemahan Aktivitas pengendalian pengganti/tambahan

Penjualan Eks por

Penerimaan Order dari Customer

Fungsi Penjua lan, Fungsi Penerimaan Kas Fungsi Penjua lan Fungsi Penjua lan

Sales Con tract Sales Con tract Sales Con tract

Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan kas Penerimaan order dari buyer diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggu nakan formulir Sales Contract Sales Contract bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan

Resiko penjualan ekspor fiktif dapat terjadi Penjualan ekspor fiktif kemungkinandapat terjadi Tahap pelaksanaan transaksi terjadi lebih dari satu kali atas order yang sama

Fungsi penjualan dipegang oleh bagian pemasaran Fungsi penerimaan kas dipegang oleh Advise Bank Penerimaan order dari buyer diotorisasi oleh bagian pemasaran dengan menggunakan Sales Contract Sales Contract bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh bagian pemasaran

Bagian Pemasa ran, Advise Bank Bagian Pemasa ran Bagian Pemasa ran

Sales Con tract Sales Con tract Sales Con tract

Sales Contract dibuat untuk transaksi penjualan ekspor yang benar-benar terjadi Penjualan ekspor merupakan penjualan yang benar-benar terjadi Sales Contract hanya digunakan untuk satu kali transaksi penjualan ekspor

Page 55: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

55

Pembuatan Dokumen Ekspor

Bagian Ekspor

Sales Con tract Com mercial Invoice, Packing List, dan Ship ping Instruc tion

Pembuatan dokumen Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, dan Shipping Instruction harus mendapatkan otorisasi dari pimpinan

Resiko pembuatan dokumen fiktif kemungkinen dapat terjadi

Pembuatan dokumen Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, dan Shipping Instruction harus mendapatkan otorisasi dari direktur

Bagian Pemasa ran, Direktur

Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, dan Shipping Instruction

Dokumen ekspor dihasilkan dari penjualan ekspor yang benar-benar terjadi

Pengiriman Barang

Shipping Compa ny

Bill of Lading

Pengiriman barang kepada buyer melalui Shipping Company diotorisasi dengan menggunakan Bill of Lading

Barang tidak / belum dikirim kepada buyer

Pengiriman barang kepada buyer melalui Shipping Company diotorisasi dengan menggunakan Bill of Lading

Shipping Compa ny

Bill of Lading

Barang sudah dikirim ke buyer

Pengiriman Dokumen Ekspor ke Advise Bank

Advise Bank, Bagian Ekspor

Com mercial Invoice, Packing List, PEB, Bill of Lading, SKA

Pengiriman dokumen ekspor ke Advise Bank harus diotorisasi oleh pimpinan

Resiko terjadi penjualan ekspor fiktif dapat terjadi

Pengiriman dokumen ekspor ke Advise Bank harus diotorisasi oleh direktur

Advise Bank, Bagian Ekspor

Com mercial Invoice, Packing List, PEB, Bill of Lading, SKA

Penjualan ekspor merupakan penjua lan yang benar-benar terjadi

Page 56: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

56

Pene rima an Kas

Penerimaan Kas

Fungsi Penerimaan Kas, Fungsi Akuntan si Fungsi Penerimaan Kas Fungsi Penerimaan Kas Fungsi Audit Intern

Bukti Transfer Pemba yaran Bukti Transfer Pemba yaran Bukti Transfer Pemba yaran, Jurnal Penjua lan, Jur nal Pe nerima an Kas Bukti Transfer Pemba yaran, Jurnal Peneri maan Kas

Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi Jumlah kas yang diterima dari penjualan ekspor disetor seluruh nya dengan segera ke bank Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran Secara periodik diadakan rekonsiliasi bank oleh fungsi yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi dan yang tidak menerima kas

Terjadi kecurangan yang dilakukan kedua fungsi tersebut Kas perusahaan yang ada di Bank tidak dapat segera diketahui Kas belum / salah ditransfer oleh fungsi penerimaan kas Terjadi perbedaan pencatatan mutasi kas yang dapat dilakukan oleh bagian akuntansi maupun Bank

Fungsi penerimaan kas dipegang oleh Advise Bank Fungsi akuntansi dipegang oleh bagian akuntansi Kas yang diterima dari penjualan ekspor langsung ditransfer ke rekening perusahaan Penerimaan kas diotorisasi oleh Advise Bank dengan menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran

Advise Bank, Bagian Akuntan si Advise Bank Advise Bank Satuan Penga was Intern

Bukti Transfer Pemba yaran Bukti Transfer Pemba yaran Bukti Transfer Pemba yaran Bukti Transfer Pembayaran, Buku Bank, Jurnal Penerimaan Kas

Kecurangan dapat dihindari karena kedua fungsi terpisah Kas perusahaan di Bank dapat segera diketahui Kas dari penjualan ekspor benar-benar ditransfer ke rekening perusahaan

Tidak ada rekonsiliasi bank yang dilakukan oleh fungsi yang tidak menyelengga rakan catatan akuntansi dan yang tidak menerima kas

Page 57: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

57

Penca tatan Tran saksi

Fungsi Akuntan si Fungsi Akuntan si

Sales Con tract, Com mercial Invoice, Bukti Transfer Pemba yaran Jurnal Penjua lan, Jurnal Peneri maan Kas, Buku Besar

Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu

Catatan akuntansi diisi dengan transaksi penjualan ekspor fiktif Catatan akuntansi tidak dapat dipercaya

Pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas didasarkan atas dokumen Sales Contract, Commercial Invoice, dan Bukti Transfer Pembayaran Pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas hanya dilakukan oleh bagian akuntansi

Bagian Akuntan si Bagian Akuntan si

Sales Con tract, Com mercial Invoice, Bukti Transfer Pemba yaran Jurnal Penjua lan, Jurnal Peneri maan Kas, Buku Besar

Pencatatan kedalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas berasal dari penjualan ekspor yang benar-benar terjadi

Informasi yang ada dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas dapat dipercaya

Page 58: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

58

Penjelasan hasil analisis sistem pengendalian intern terhadap sistem penjualan

ekspor dan sistem penerimaan kas yang diterapkan pada CV. Suka Lentera Abadi

berdasarkan tabel 2.2 adalah sebagai berikut :

1. Prosedur Penerimaan Order

Kebaikan :

a. Pada CV. Suka Lentera Abadi terdapat pemisahan antara fungsi penjualan

dan fungsi penerimaan kas. Pada CV. Suka Lentera Abadi fungsi penjualan

dipegang oleh bagian pemasaran dan fungsi penerimaan kas dipegang oleh

Advise Bank.

b. Penerimaan order dari buyer diotorisasi oleh bagian pemasaran dengan

menggunakan formulir Sales Contract.

c. Penggunaan formulir Sales Contract bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian pemasaran.

2. Prosedur Pembuatan Dokumen Ekspor

Kebaikan :

· Pada CV. Suka Lentera Abadi, pembuatan dokumen ekspor dilakukan oleh

bagian ekspor dengan otorisasi dari direktur.

3. Prosedur Pengiriman Barang

Kebaikan :

· Pengiriman barang kepada buyer diotorisasi oleh Shipping Company

dengan penyerahan Bill of Lading.

Page 59: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

59

4. Prosedur Pengiriman Dokumen Ekspor ke Advise Bank

Kebaikan :

· Pengiriman dokumen ekspor ke Advise Bank dilakukan oleh bagian ekspor

dengan otorisasi dari direktur.

5. Prosedur Penerimaan Kas

Kebaikan :

· Pada CV. Suka Lentera Abadi terdapat pemisahan antara fungsi penerimaan

kas dengan fungsi akuntansi. Pada CV. Suka Lentera Abadi fungsi

penerimaan kas dipegang oleh Advise Bank dan fungsi akuntansi dipegang

oleh bagian akuntansi.

· Jumlah kas yang diterima perusahaan dari penjualan ekspor langsung di

transfer Advise Bank ke rekening perusahaan.

· Penerimaan kas diotorisasi oleh Advise Bank dengan menyerahkan Bukti

Transfer Pembayaran.

Kelemahan :

· Tidak ada rekonsiliasi bank antara rekening perusahaan dengan catatan

penerimaan kas oleh fungsi yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi

dan yang tidak menerima kas.

6. Prosedur Pencatatan Transaksi

Kebaikan :

· Pencatatan ke dalam jurnal penerimaan kas dilakukan oleh bagian akuntansi

atas dasar Bukti Transfer Pembayaran dari Advise Bank. Pencatatan ke

Page 60: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

60

dalam jurnal penjualan dilakukan oleh bagian akuntansi berdasarkan Sales

Contract dan Commercial Invoice.

· Pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas hanya

dilakukan oleh bagian akuntansi.

Page 61: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

60

BAB III

TEMUAN

Berdasarkan landasan teori dan pembahasan pada Bab II, dapat diberikan

penilaian mengenai sistem pengendalian intern penjualan ekspor dan penerimaan kas

yang diterapkan pada CV. Suka Lentera Abadi. Penilaian tersebut meliputi kebaikan

dan kelemahan sistem pengendalian intern penjualan ekspor dan penerimaan kas yang

diterapkan pada CV. Suka Lentera Abadi.

A. Kebaikan

Kebaikan yang terdapat pada sistem pengendalian intern penjualan

ekspor dan penerimaan kas pada perusahaan ini, antara lain :

1. Pada CV. Suka Lentera Abadi sudah terdapat pemisahan tugas antara fungsi

yang satu dengan fungsi yang lain. Pada transaksi penjualan ekspor

dilaksanakan oleh empat fungsi yaitu bagian pemasaran, Advise Bank, bagian

ekspor, dan bagian akuntansi. Pada transaksi penerimaan kas dilaksanakan oleh

tiga fungsi yaitu bagian ekspor, Advise Bank, dan bagian akuntansi.

2. Pada sistem penjualan ekspor dan sistem penerimaan kas pada CV. Suka

Lentera Abadi sudah digunakan formulir bernomor urut tercetak yaitu formulir

Bukti Transfer Pembayaran, Sales Contract, dan Commercial Invoice.

3. Pada CV. Suka Lentera Abadi kas yang diterima dari penjualan ekspor

langsung di transfer ke rekening perusahaan.

Page 62: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

62

B. Kelemahan

Kelemahan yang terdapat pada sistem pengendalian intern penjualan

ekspor dan penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi yaitu tidak diadakannya

rekonsiliasi bank antara rekening perusahaan dengan catatan penerimaan kas oleh

fungsi yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi dan yang tidak menerima

kas.

Page 63: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

63

BAB IV

REKOMENDASI

Berdasarkan uraian evaluasi dan temuan-temuan kegiatan tentang sistem

pengendalian intern penjualan ekspor dan penerimaan kas pada CV. Suka Lentera

Abadi, penulis dapat memberikan kesimpulan bahwa sistem pengendalian intern

penjualan ekspor dan penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi sudah memadai,

hal itu dapat dilihat dari penerapan sistem pengendalian intern penjualan ekspor dan

penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi sehari-hari. Dari penelitian yang telah

dilakukan dan melihat hasil-hasil yang telah diperoleh, maka penulis mengajukan saran

kepada perusahaan agar melakukan rekonsiliasi bank antara rekening perusahaan

dengan catatan penerimaan kas oleh fungsi yang tidak menyelenggarakan catatan

akuntansi dan yang tidak menerima kas atau oleh satuan pengawas intern.

Page 64: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki. 1990. Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi Keempat. Yogyakarta: BPFE.

Mulyadi. 1990. Pemeriksaan Akuntan. Edisi Ketiga. Yogyakarta: Bagian Penerbitan

STIE YKPN. _______. 1997. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Yogyakarta: Bagian Penerbitan STIE

YKPN. _______ dan Kanaka Puradiredja. 1998. Auditing. Edisi Kelima. Jakarta: Salemba

Empat. PPEI, BPEN, & DEPPERINDAG. 2005. Kumpulan Makalah Prosedur Ekspor.

Disampaikan pada Pelatihan Prosedur Ekspor Plus Simulasi Angkatan I 31 Maret s/d 02 April 2005 Kerjasama antara PPEI, BPEN, & DEPPERINDAG.

Program D3 Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Page 65: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan
Page 66: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan
Page 67: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan
Page 68: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan
Page 69: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

SALES CONTRACT

NO. DATE OPERATIONAL NO. CURRENCY PAGE

BUYER SHIP TO

Dear Sir, We are pleased to confirm your order subject to the following terms and conditions :

NO.

ITEM

QTY (PCS)

PRICE (USD)

WEIGHT (KGS)

DELIVERY DATE

SPESIFICATIONS :

Respectfully yours, Confirmed By,

( Direktur ) ( Buyer )

Page 70: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

SURAT PERINTAH KERJA No : ............................ Tanggal : ............................

Kepada : Manajer Produksi Harap melaksanakan produksi dengan spesifikasi sebagai berikut : Jenis Produksi : .................................................... Bahan : .................................................... Jumlah : .................................................... Desain : .................................................... Mulai Produksi : .................................................... Selesai Produksi : ....................................................

Boyolali, Manajer Pemasaran ( ________________ )

Page 71: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

LAPORAN HASIL PRODUKSI No : ............................. Tanggal : .............................

Kepada : Manajer Ekspor Kami telah menyelesaikan produksi dengan spesifikasi sebagai berikut : SPK No. :............................................................. Jenis Produksi : ............................................................. Bahan :............................................................. Jumlah : ............................................................. Desain :............................................................. Mulai produksi : ............................................................. Selesai produksi : .............................................................

Boyolali, Manajer Produksi ( ________________ )

Page 72: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

SHIPPING INSTRUCTION NO.

To : We hereby request you to reserve space and kindly issue the B/L for our cargo with following details : SHIPPER : CONSIGNEE/TO ORDER OF : NOTIFY ADDRESS : FEEDER VESSEL : PLACE OF RECEIPT : OCEAN VESSEL : FINAL DESTINATION : MARKS : NO. OF PACKAGE : DESCRIPTION OF GOODS : GROSS WEIGHT : NET WEIGHT : MEASUREMENT : L/C NO. : FREIGHT : ORIGINAL/COPY/BILL OF LADING : NOTES :

1. All B/L must mention shipping company or agent’s name, address, telephone, fax number at port destination.

2. Cargo to be loaded into.............. 3. Also mention “Packing- PI- 4. FOB.............,Order No.............. Place and Date

( _______________ ) Export Manager

Page 73: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

PACKING LIST

PACKING LIST NO. : SOLD TO : SHIPPER : PORT OF DISCHARGE : FEEDER VESSEL : OCEAN VESSEL : NO. CONTAINER & SEAL : ORDER NO. : L/C NUMBER : SHIPPING DATE : ISSUED BY :

NO

CODE

ITEM

QTY (PCS)

G.W. (KGS)

N.W.

(KGS)

MEAST

(M3)

TOTAL

Place and Date ( _______________ ) Export Manager

Page 74: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan

COMMERCIAL INVOICE

COMMERCIAL INVOICE NO. : ORDER NO. : SOLD TO : SHIPPER : PORT OF DISCHARGE : FEEDER VESSEL : OCEAN VESSEL : NO. CONTAINER & SEAL : L/C NUMBER : SHIPPING DATE :

NO

CODE

ITEM

QTY (PCS)

UNIT PRICE (USD)

TOTAL PRICE (USD)

TOTAL

Place and Date

( _______________ ) Export Manager

Page 75: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan
Page 76: EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan