i

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN KREDIT

DAN PERSEDIAAN PADA PT.NILA KENCANA

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Dalam Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Jurusan Akuntansi

Diajukan Oleh :

IFA ANDRIANNA NPM : 10430029

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS WIJAYA KUSUMA SURABAYA

2017

ii

iii

iv

v

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT atas rahmat dan

karunia yang telah diberikan kepada penulis sehingga penulis dapat

menyelesaikan skripsi yang berjudul “Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian

Kredit dan Persediaan pada PT. Nila Kencana”. Skripsi ini merupakan syarat

untuk memperoleh gelar sarjana pada program studi Akuntansi Fakultas Ekonomi

Universitas Wijaya Kusuma Surabaya.

Dalam menyusun skripsi ini, penulis mendapat banyak bantuan dan saran

dari berbagai pihak. Maka dari itu, pada kesempatan ini penulis ingin

mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar – besarnya kepada :

1. Bapak Prof.H.Sri Harmadji, dr, Sp.THT-KL (K) selaku Rektor Universitas

Wijaya Kusuma.

2. Bapak Drs.Ec.Iman Karyadi, Ak., MM., CA. selaku, Dekan Fakultas

Ekonomi Universitas Wijaya Kusuma.

3. Ibu Lilik Mardiana, SE., Ak., M.Ak., CA. selaku Ketua Program Studi

Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Wijaya Kusuma.

4. Ibu Dra.Lilik Pirmaningsih, Ak., M.Ak., CA. selaku Dosen Pembimbing

yang telah memberikan saran, waktu, bimbingan, semangat dan

pengetahuan dan nasehat-nasehat yang sangat bermanfaat yang telah

diberikan kepada penulis.

5. Seluruh dosen-dosen dan staf Program Studi Akuntansi Universitas

Wijaya Kusuma.

vi

6. Kepada kedua orang tua terutama mamaku tercinta yang selalu

memberikan dukungan dan perhatiannya kepada penulis baik moril

maupun materiil.

7. Kepada Direktur dan Staf PT. Nila Kencana yang telah memberikan

banyak pengetahuan kepada penulis.

8. Seluruh rekan – rekan seperjuangan Akuntansi S1 , terima kasih untuk

semua kenangan yang terindah dan kegalauannya.

Dalam penyusunan skripsi ini, penulis menyadari bahwa masih terdapat

kekurangan dan jauh dari sempurna mengingat terbatasnya pengetahuan dan

pengalaman penulis dalam penyusunan skripsi ini. Oleh karena itu, penulis

mengharapkan kritik dan saran yang dapat membantu penyempurnaan skripsi ini.

Surabaya, 12 Desember 2017

Penulis

vii

ABSTRAK

PT.Nila Kencana adalah perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang

perdagangan supplier tetes tebu. Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi

sistem akuntansi pembelian dan persediaan dagang yang sedang berjalan agar

dapat mengetahui sistem mana yang perlu dipertahankan atau diperbaiki bahkan

ditingkatkan . Dalam penelitian ini digunakan metode kualitatif dengan

pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi langsung, wawancara

dengan direktur dan karyawan dari bagian terkait serta studi kepustakaan.

Berdasarkan hasil penelitian terhadap sistem akuntansi pembelian dan

persediaan dagang yang sedang berjalan didalam perusahaan, telah ditemukan

beberapa hal yang perlu ditingkatkan yaitu terjadinya perangkapan tugas di

bagian pengeluaran kas sebagai bagian pencatatan dan belum tegasnya

pemisahan fungsi bagian gudang dengan bagian penerimaan barang serta tidak

membuat kartu gudang, belum memiliki beberapa dokumen pendukung internal

yang penting seperti dokumen surat permintaan pembelian, surat order pembelian

sebagai data pembanding dari dokumen eksternal seperti Surat Perintah

Pembayaran dan Delivery order dari pihak eksternal untuk pembantu

pengambilan keputusan, kurangnya pengawasan dan tidak adanya otorisasi dari

pejabat yang lebih tinggi pada sistem pembelian dan persediaan.

Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan, perusahaan disarankan agar

memisahkan fungsi-fungsi menurut tugasnya masing-masing secara tertulis,

merancang dan menggunakan dokumen seperti dokumen permintaan pembelian,

order pembelian, kartu gudang, dan laporan penerimaan setiap bulan agar dapat

meningkatkan efisien sistem akuntansi pembelian dan persediaan dalam

perusahaan.

Kata kunci : Evaluasi, Sistem Akutansi, Pembelian dan Persediaan

viii

ABSTRACT

PT.Nila Kencana is a trading company engaged in the supplier of

molasses. This study aims to do evaluation on purchasing and inventory

accounting system and giving contribution to the company, which needs to be

maintained or repaired and improved. In this research, used qualitative method,

the data collecting is being done by doing direct observation, interview with

directors and employees of related sections and literature study.

Based on the results of the research on accounting system of purchasing

and inventory that is running in the company, it’s been found some things that

need to be improved, it is the dual duty on the cash expenditure as part of the

recording, the warehouse part which also acts as the reception and did not make

a warehouse card, does not yet have some important internal support such as

purchase request documents, purchase orders as a comparable data from external

documents such as warrant for payment and delivery order from external parties

to assist decision makers, lack of supervision and lack of authorization from

higher officials on the purchasing and inventory system.

Based on the evaluation that has been done, the company is advised to

separate the functions according to their respective duties in writing, designing

and using documents such as purchase request documents, purchase orders,

warehouse cards and reports of receipts every month in order to improve the

efficient accounting system of purchases and inventories in the company.

Keywords: Evaluation, Accounting System, Purchase and Inventory

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ............................................................................................ i

HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................. ii

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................. iii

HALAMAN PERNYATAAN ............................................................................. iv

KATA PENGANTAR .......................................................................................... v

ABSTRAK ......................................................................................................... vii

ABSTRACT ...................................................................................................... viii

DAFTAR ISI ....................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ............................................................................................. xiii

DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... xv

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah ......................................................................... 4

1.3 Tujuan Penelitian ........................................................................... 4

1.4 Manfaat Penelitian ........................................................................ 4

1.5 Sistematika Penulisan Skripsi ........................................................ 5

BAB II TELAAH PUSTAKA

2.1 Landasan Teori ............................................................................. 7

2.1.1 Sistem Akuntansi ….............................................................. 7

2.1.1.1 Pengertian Sistem ....................................................... 7

x

2.1.1.2 Pengertian Sistem Akuntansi ...................................... 8

2.1.2. Tujuan Sistem Akuntansi...................................................... 9

2.1.3. Unsur – Unsur Sistem Akuntansi Pokok..............................10

2.1.4. Sistem Pengendalian Intern……………............................. 12

2.1.4.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern.................... 12

2.1.4.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern.......................... 13

2.1.4.3 Unsur - Unsur Sistem Pengendalian Intern.............. 13

2.1.5. Sistem Akuntansi Pembelian ............................................. 15

2.1.5.1 Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian................. 15

2.1.5.2 Fungsi – Fungsi Terkait Sistem Pembelian............. 16

2.1.5.3 Dokumen yang Digunakan Sistem Pembelian ...... 21

2.1.5.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem

Pembelian…..…………………………………… 24

2.1.5.5 Sistem Otorisasi Dan Prosedur Pencatatan dalam

Sistem Pembelian …............……………………… 28

2.1.5.6 Jaringan Prosedur Dalam Sistem Akuntansi

Pembelian ......………..………………………….... 29

2.1.5.7 Sistem Pengendalian Intern atas Pembelian…….....33

2.1.6. Sistem Akuntansi Persediaan ............................................ 38

2.1.6.1 Pengertian Sistem Akuntansi Persediaan.................. 38

2.1.6.2 Fungsi –Fungsi Terkait Sistem Persediaan............... 41

2.1.6.3 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Persediaan

..…………………………………………………... 42

xi

2..1.6.4. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem

Persediaan ...........................……........................... 44

2..1.6.5. Sistem Otorisasi Dan Prosedur Pencatatan dalam

Sistem Persediaan ....................................…..…... 45

2..1.6.6. Jaringan Prosedur Dalam Sistem Akuntansi

Persediaan ………………………..…………….... 48

2..1.5.7. Sistem Pengendalian Intern atas Persediaan ……. 49

2.2 Penelitian Terdahulu .................................................................... 51

BAB III METODE PENELITIAN

3.1 Desain Penelitian. ………………………………........................... 55

3.2 Definisi Operasional ….................................................................. 55

3.3 Data Dan Sumber Data ................................................................... 57

3.4 Metode Pengumpulan Data ……………………….……………... 57

3.5 Analisis Data …………………………………………………….. 59

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1Gambaran Umun Perusahaan ..…………………............................ 61

4.1.1 Sejarah Singkat ……….......................................................... 61

4.1.2 Bidang Usaha …………………………………………...….. 61

4.1.3 Struktur Organisasi ……………………………………........ 62

4.2 Hasil Penelitian Dan Pembahasan .................................................. 67

4.2.1 Prosedur Pembelian PT.Nila Kencana.................................. 67

4.2.2 Evaluasi Prosedur Pembelian PT.Nila Kencana.................... 80

xii

4.2.3 Prosedur Persediaan PT.Nila Kencana................................. 87

4.2.4 Evaluasi Prosedur Persediaan PT.Nila Kencana....................92

4.2.5 Evaluasi Prosedur Pelunasan Hutang dan Pengeluaran Kas ..93

4.2.6 Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan………............95

4.2.7 Evaluasi terhadap Struktur Organisasi ………………..…… 99

BAB V SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan ....................................................................................... 105

5.2 Saran …………………………………………………………….. 107

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 109

LAMPIRAN ……………………………………………………………….... 112

xiii

DAFTAR TABEL

Tabel Halaman

2.1 Contoh Flowchart Sistem Pembelian Kredit …………………………… 18

2.2.Contoh Flowchart Sistem Persediaan …….......……..………………..…. 43

2.3 Penelitian Terdahulu …………..………………………….…………..… 52

4.1. Flowchart Direktur PT.Nila Kencana ……………………………..…… 70

4.2. Flowchart Pembelian PT.Nila Kencana……………………..…………… 73

4.3. Flowchart Supplier PT.Nila Kencana………………………..………..…. 74

4.4. Flowchart Penerimaaan / Gudang PT..Nila Kencana………….……..…. 78

4.5. Flowchart Keuangan / Akuntansi PT..Nila Kencana……………………. 79

4.6 Flowchart Persediaan Masuk PT.Nila Kencana ...……………..………… 91

4.7 Flowchart Usulan Bagian Direktur PT..Nila Kencana ...…………………101

4.7 Flowchart Usulan Bagian Pembelian PT..Nila Kencana …………………102

4.8 Flowchart Usulan Bagian Penerimaan Barang PT..Nila Kencana …...…..103

4.9 Flowchart Usulan Bagian Gudang PT..Nila Kencana ..………………… 104

4.10. Flowchart Usulan Bagian Penjualan PT.Nila Kencana……………….…105

4.10. Flowchart Usulan Bagian Keuangan/ Akuntansi PT..Nila Kencana……106

xiv

DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

2.1 Surat perubahan order pembelian ………………………………………..24

2.2. Bukti Kas Keluar …….…………………………………………………...25

2.3.Register Bukti Kas Keluar ………………….……………………………..26

2.4.Kartu Utang ….…………….……………………………..……………... 27

2.5.Kartu Persediaan ….………………………………………………………27

2.6.Surat permintaan pembelian ….…………………………………………..30

2.7. Surat permintaan pembelian berulangkali ……….……………………….30

2.8. Surat Permintaan Penawaran Harga ……………………………….…….31

4.1. Struktur Organisasi PT.Nila Kencana ………………………………….... 62

4.2. Dokumen Usulan Surat Permintaan Pembelian .……………………….... 96

4.3. Dokumen Usulan Surat Order Pembelian .……………….…………….... 96

4.4. Dokumen Usulan Kartu Gudang …………….. ………….…………….... 98

4.5. Dokumen Usulan Struktur Organisasi PT.Nila Kencana ...…………….... 100

xv

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran Halaman

1. Contoh Perjanjian Pendahuluan Pembelian Tetes …………………… 112

2. Contoh Surat Dropping Dana (APTR) ……………………………….. 113

3. Contoh Surat Perintah Setor (Direksi) ………………………………. 114

4. Contoh Delivery Order (DO) …………………………………..….... 115

5. Contoh Slip Setoran .………………………………….……………. 116

6. Contoh Bukti Pengeluaran Bank (BBK) ……………………………. 117

7. Contoh Surat Perintah Angkut (SPA) ………………………………. 118

8. Contoh Surat Jalan dari Pabrik Gula …………………………….….. 119

9. Contoh Faktur Pembelian ……..………………………………………. 120

10. Contoh Struk Timbang (Penerimaan) ..……………………………….. 121

11. Contoh Struk Timbang (Pengiriman) …………………………………. 122

12 Contoh Nota Penerimaan / Penerimaan di Gudang ………………….... 123