evaluasi proyek bab iv

8/9/2019 Evaluasi Proyek BAB IV

1/10

BAB IV

PELAKSANAAN EVALUASI

A.Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pelaksanaan evaluasi

1. Jenis-jenis monitoring dan evaluasi

a) Monitoring dan Evaluasi Diri

Dalam kehidupan sehari-hari banyak orang merefleksikan tindakan

mereka dalam jangka waktu tertentu, lalu memutuskan apakah diri mereka

baik atau buruk. Refleksi diri ini mirip dengan Monitoring dan Evaluasi Diri. Ini

adalah proses yang dapat dipakai dalam berbagai kesempatan: refleksi

harian, reuni, pertemuan kelompok, musyawarah kampung, diskusi bebas,

dan kunjungan lapangan. Biasanya, masyarakat melakukan hal ini dalam

pertemuan kelompok, baik yang terjadwal maupun hanya jika saat

dibutuhkan.

Hal ini bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja tergantung dari

kebutuhan kelompok. Karena Monitoring dan Evaluasi Diri ditetukan oleh

kepentingan umum dalam kelompok, maka setiap pihak yang terlibat memiliki

tingkat peran dan tanggung jawab yang sama.

Dengan menggunakan cara ini, anda dapat menilai secara jujur

apakah tindakan anda membantu menciptakan hasil seperti yang anda

harapkan, atau apakah masih memerluakan perbaikan. Untuk monitoring dan

evaluasi jenis ini, kejujuran adalah mutlak!

b) Monitoring dan Evaluasi Silang

Jika anda mencari jenis monitoring dan evaluasi yang lebih objektif,

cobalah untuk melakukan Monitoring dan Evaluasi Silang. Monitoring dan

evaluasi silang biasanya dilakukan dengan interaksi antara beberapa

kelompok. Interksi ini biasanya dilakukan dengan cara kunjungan kepada

kelompok lain yang sedang melakukan proyek yang serupa, sehingga

memungkinkan anda untuk berbagi serta belajar dari pengalaman kelompok

lain, baik pengalaman yang baik maupun yang buruk.

Banyak masyarakat menggunakan bentuk monitoring dan evaluasi ini

melalui pertemuan antar desa, kunjungan bersama, studi banding, dan lain-

16


2/10

lain. Hal ini dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja, tergantung

kesepakatan dari seluruh pihak yang terlibat.

c) Monitoring dan Evaluasi oleh Pihak Luar

Jika anda ingin memperoleh hasil yang lebih objektif dari monitoring

dan evaluasi, maka jenis Monitoring dan Evaluasi oleh Pihak Luar adalah

pilihan yang tepat. Monitoring dan evaluasi jenis ini memungkinkan anda

untuk belajar dari pihak lain yang diharapkan memiliki pandangan yang lebih

jernih terhadap permasalahan yang anda hadapi.

Idealnya evaluator dari luar memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

Mereka memiliki pengalaman dalam melakukan evaluasi.

Mereka memahami program atau kegiatan yang akan

dievaluasi.

Mereka tidak terlibat secara langsung dalam program.

Mereka mampu menjadi fasilitator untuk menggali informasi

dari semua pihak, dan juga evaluator harus mampu

menganalisis data dan memperkaya hasil-hasil evaluasi.

Berikut ini adalah beberapa hal yang harus anda pertimbangkan ketika

menggunakan evaluator dari luar:

Mengadakan pertemuan/rapat dengan individu-individu yang

terkait untuk menentukan tujuan.

Manajer proyek yang memilih evaluator dari luar.

Manajer proyek bersama dengan evaluator harus membuat

rancangan monitoring dan evaluasi, serta rencana tindakan.

Evaluator menyiapkan alat-alat evaluasi (seperti kuesioner).

Evaluator melakukan monitoring dan evaluasi melaluiwawancara, diskusi, dan rapat-rapat.

Evaluator memeriksa data yang telah terkumpul.

Laporan ditulis oleh evaluator.

Evaluator menyajikan hasil-hasil yang diperoleh dan

membahasnya dengan masyarakat.

Hal-hal lain yang juga perlu dipertimbangkan adalah :

Harus ada kesepakatan dari semua pihak mengenai siapasaja yang terlibat.

17


3/10

Anda harus siap dengan rekan kerja dan/atau anggota

kelompok yang merasa tidak nyaman diperiksa oleh pihak

luar.

Evaluator luar mungkin kurang mampu memahami proyekyang bersangkutan atau orang-orang yang terlibat, sehingga

diperlukan diskusi yang mendalam dengan para pelaksana

proyek.

Seluruh dokumen dan rekaman proyek harus dilengkapi,

sebagai alat bagi evaluator untuk memahami dengan jelas

tujuan kegiatan, apa yang harus dicapai, dan apa ukuran

keberhasilannya.

Harus ada kesamaan persepsi semua pihak tentang

pentingnya mengungkapkan pendapat secara jujur. Hal ini

akan memungkinkan evaluator untuk melihat gambaran yang

sebenarnya tentang keberhasilan suatu proyek.

Berikut ini adalah cara-cara yang biasa dilakukan oleh evaluator luar,

dalam melakukan monitoring dan evaluasi :

Pemeriksaan dokumen

Evaluator memeriksa perencanaan proyek dan laporan kegiatan.

Kemudian mereka menganalisis apakah proyek tersebut telah mencapai

target yang direncanakan dan perubahan-perubahan apa saja yang

diperlukan.

Diskusi

Untuk mendapatkan gambaran yang tepat dari sebuah proyek beserta

kendalakendalanya, evaluator akan melakukan diskusi dengan pihak-pihak

yang terkait.

Wawancara

Wawancara dengan anggota kelompok, masyarakat atau pemimpin

informal yang ada akan memberikan informasi yang lebih objektif yang

mungkin tidak dapat diungkapkan secara terbuka oleh orang lain. Hal ini juga

merupakan suatu cara untuk mendapatkan informasi penting dari pihak luar.

Rapat khusus monitoring dan evaluasi

18


4/10

Rapat khusus untuk penilaian ke dalam (refleksi) biasanya melibatkan

semua pihak yang terkait. Temuan sementara yang didapat dari kegiatan

sebelumnya dan untuk kepentingan validasi informasi dibahas dalam rapat.

Ini adalah cara yang baik untuk menilai proyek, apabila muncul faktor-faktor

yang tak terduga, yang telah menyebabkan dampak yang lebih besar dari

yang diharapkan, sebagai contoh, jumlah sebenarnya dari kebutuhan

tanaman untuk penghijauan dipengaruhi oleh factor-faktor luar, seperti

tekanan dari pihak kehutanan, kepentingan rehabilitasi lahan, atau

kepentingan penghijauan hutan, dan bukan karena proyek itu sendiri.

d) Monitoring dan Evaluasi Bersama

Biasanya hal ini dilakukan ketika kelompok-kelompok yang terlibat

dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek sepakat untuk melakukan

monitoring bersama, sehingga dapat menilai kesuksesan dan kegagalan

proyek secara bersama-sama.

Sama seperti semua pihak yang terlibat, pihak luar juga dapat

dilibatkan dalam Monitoring dan Evaluasi Bersama, pihak luar ini adalah pihak

yang dianggap tidak mempunyai dampak langsung kepada proyek yang

bersangkutan. Seperti halnya Monitoring dan Evaluasi Silang, Monitoring dan

Evaluasi Bersama ini memungkinkan anda untuk berbagi pengalaman

dengan pihak lain sekaligus mendapat masukan dan kritik yang berharga.

Monitoring dan Evaluasi Bersama juga bermanfaat untuk memberikan

masukan bagi kinerja serta perilaku dari masing-masing pihak. Dalam hal ini,

sangat penting untuk diingat bahwa setiap pihak yang terlibat harus bisa

menerima dan memberi kritikan, serta melakukan diskusi dengan jujur.

Sangat penting bagi anda untuk mempersiapkan diri dengan baik

dalam melakukan Monitoring dan Evaluasi Bersama, terutama saat

mengumpulkan semua rencana dan hasil-hasil kerja dari monitoring dan

evaluasi sebelumnya. Sama dengan hasil awal, seperti gambaran mengenai

pembukuan, daftar peserta atau notulen rapat, anda memerlukan kesimpulan

berdasarkan atas analisis data-data ini.

Hal-hal yang dibahas dalam Monitoring dan Evaluasi Bersama

Diskusi anda harus dimulai dengan kesepakatan bersama dari setiap

orang yang terlibat; baik dalam format tertulis maupun tidak tertulis. Hal-hal

penting yang harus didiskusikan adalah :

19


5/10

Keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai target, beserta

alasannya.

Perubahan situasi lingkungan yang mungkin mempengaruhi

kelangsungan program. Kesempatan belajar di tempat lain.

Jaringan antara pihak-pihak yang terkait.

Cara kerja dan apakah telah sesuai dengan tujuan yang telah

disepakati.

Kesimpulan dan saran.

2. Metode Monitoring dan EvaluasiSekarang mari kita lihat metode yang digunakan dalam monitoring dan

evaluasi. Tergantung pada pengetahuan dan cara kerja masing-masing

orang, budaya yang ada dalam masyarakat, norma-norma dan kelembagaan

dalam kelompok beserta tujuannya, monitoring dan evaluasi dapat dilakukan

dengan beberapa cara. Anda perlu mempertimbangkan metode yang paling

sesuai dengan kebutuhan anda. Sebagai contoh :

a) Rapat DesaDi daerah manapun, suatu masyarakat pasti memiliki rapat desa yang

dirancang untuk mendiskusikan hal-hal yang terjadi di desa tersebut,

membuat rencana atau untuk memonitor program yang sedang berjalan.

Hasilnya mungkin saja kemudian ditulis oleh seseorang yang ditunjuk atau

hanya disampaikan secara.

Dalam pertemuan-pertemuan semacam itu, peserta dan bentuk

pertemuan tergantung pada adat setempat dan struktur desanya. Dalam

beberapa pertemuan masyarakat boleh berpartisipasi dan sangatlah penting

jika mungkin - untuk melibatkan anggota masyarakat yang terpinggirkan

atau marjinal.

b) Pertemuan Kelompok

Kelompok masyarakat, seperti kelompok petani atau juga kelompok

pengusaha kecil, biasanya terbentuk karena memiliki tujuan yang sama.

Dalam pertemuan kelompok mereka dapat mengidentifikasi perkembangan

atau hasil dari kegiatan-kegiatan mereka. Pertemuan semacam ini mungkin

20


6/10

hanya dihadiri oleh pengurus kelompok saja tetapi mungkin juga dihadiri oleh

seluruh anggota kelompok, atau bahkan dihadiri oleh pihak luar yang mungkin

bisa memberikan masukan untuk program. Pertemuan ini juga membahas

kendalakendala yang muncul selama pelaksanaan program, lalu mencari

solusi untuk mengatasinya.

c) Kunjungan Lapangan

Untuk memahami kondisi program dengan tepat, maka kunjungan

lapangan secara rutin harus dilakukan sehingga setiap perubahan yang

terjadi dapat dipantau. Sebagai contoh, seorang anggota kelompok secara

rutin mengunjungi lokasi penanaman untuk melihat berapa banyak tanaman

yang hidup atau ada yang mati; atau sebuah komunitas yang melakukan

identifikasi terhadap jenis serta jumlah ikan yang tertangkap di wilayah

mereka setelah mereka menetapkan wilayah konservasi laut selama satu

tahun, dan lain-lain.

d) Pemetaan Partisipatif

Metode ini melibatkan masyarakat dengan menggunakan pemetaan

partisipatif untuk mengidentifikasi batas-batas wilayah, sumber daya alam

(hasil panen, tanaman, perkebunan, hutan, ternak) dan pengelolaan pertanian

yang ada. Setelah beberapa bulan atau beberapa tahun, mereka akan

meninjau kembali dengan menggunakan metode observasi dan pemetaan

untuk menetukan apakah mereka berhasil atau tidak.

e) Studi Banding dan Kunjungan Silang

Jika suatu kelompok masyarakat ingin belajar dari orang lain atau

kelompok lain yang memiliki kegiatan atau permasalahan yang sama, mereka

bisa melakukan studi banding dengan cara mengunjungi kelompok lain yang

sesuai.

Untuk memaksimalkan hasil, studi banding harus dipersiapkan dengan

baik. Logistik, juga tujuan serta metodologi yang jelas, adalah hal yang sangat

penting.

3. Alat-alat Monitoring dan Evaluasi

Anda tidak memerlukan alat-alat khusus dan mahal untuk melakukan

monitoring dan evaluasi. Anda dapat menggunakan bahan-bahan umum yang

21


7/10

dapat ditemukan di sekitar anda, contohnya monografi dan peta desa, kliping

koran ,foto, dan lain-lain.

Anda perlu untuk memilih alat-alat yang tepat sebelum benar-benar

memulai monitoring dan evaluasi. Alat-alat yang anda pilih tergantung

sepenuhnya pada tujuan anda. Sebagai contoh, anda tidak membutuhkan

peta desa untuk memonitor aspek keuangan dari sebuah organisasi; tetapi

lebih baik gunakanlah laporan keuangan dan dokumen lain yang relevan.

Contoh alat-alat monitoring dan evaluasi

Data

Monografi desa, catatan keuangan, arsip, kliping koran, daftar

hadir, foto, video, dan lain-lain.

Laporan

Catatan harian, notulensi rapat, laporan kegiatan, laporan

keuangan, proseding dan jurnal, dan lain-lain.

Peta

Peta desa, peta penggunaan lahan, peta hasil pemetaan

partisipatif, foto udara, citra satelit, dan lain-lain.

Formulir

Kuesioner, daftar nama, daftar pertanyaan, dan lain-lain.

B. Menyajikan hasil-hasil monitoring dan evaluasi

Biasanya, pihak yang bertanggung jawab untuk mendokumentasikan

atau menyajikan hasil-hasil monitoring dan evaluasi adalah penggagas dan

pemilik proyek, peneliti, atau ahli lainnya di lapangan.

Laporan atau dokumentasi monitoring dan evaluasi tidak harus

disajikan dengan bentuk serta bahasa yang rumit dan aneh-aneh. Tetapi lebih

baik disajikan dalam bahasa yang sederhana atau, jika memungkinkan,

dalam bentuk tak tertulis (lihat hal-hal di bawah ini).

Laporan anda harus memuat :

Penjelasan dari kegiatan / program (termasuk hasil yang

diharapkan).

Apa yang terjadi saat pelaksanaan program.

22


8/10

Ketidaksesuaian dan perbedaan antara rencana dengan

pelaksanaan.

Alasan terjadinya perbedaan-perbedaan tersebut.

Cara untuk mengatasi perbedaan-perbedaan tersebut.

1. Menyajikan hasil dalam bentuk tertulis

Salah satu keuntungan menyajikan laporan dalam bentuk tertulis

adalah mengurangi kesalahpahaman. Tetapi, ada juga kerugiannya, terutama

jika kelompok sasaran tidak dapat manulis ataupun membaca, yang berarti

mereka tidak bisa berpartisipasi aktif dalam proses penyusunan laporan atau

hasil secara menyeluruh.Sebuah laporan tertulis harus :

Jelas

Laporan harus mudah dibaca dan dimengerti. Gunakan kata-

kata yang sederhana dan hindari penggunaan jargon.

Ringkas

Jangan membanjiri pembaca dengan informasi yang tidak

berguna/tidak perlu. Berikanlah informasi singkat yang akan

diingat dalam waktu lama. Selain itu, laporan yang singkat akan

lebih menarik untuk dibaca daripada laporan yang panjang.

Padat

Isi laporan harus padat dan langsung pada intinya, ini akan

membantu pembaca untuk memahami dan menyerap temuan-

temuan utama dalam laporan.

2. Menyajikan laporan dalam bentuk tidak tertulis

Contoh dari bentuk tidak tertulis adalah :

Gambar dan foto-foto

Film

Simbol

Presentasi lisan dalam pertemuan komunitas

Dialog dalam media komunitas (seperti radio komunitas)

23


9/10

Menyajikan hasil dalam teater komunitas atau pertunjukkan kesenian

yang ditampilkan di hadapan kelompok sasaran.

Ada banyak cara untuk menyajikan laporan yang sebetulnya gratis,

contohnya dengan presentasi lisan melalui diskusi informal dengan anggota

komunitas atau di dalam rapat komunitas. Cara penyajian lain mungkin

membutuhkan biaya untuk membuat laporan tertulis, kemudian

memperbanyak dan membagikannya kepada kelompok sasaran.

Jika salah satu kelompok sasaran anda adalah masyarakat itu sendiri,

anda bisa menghemat sumber daya dengan memasang laporan di tempat

umum yang mudah dijangkau oleh sebagian besar anggota masyarakat,

seperti papan pengumuman di masjid, gereja, kuil, pusat perbelanjaan dan

pasar, kantor pemerintah, kantor kelurahan, dan lain-lain.

Apa yang perlu dipertimbangkan ketika menyajikan dan

mendistribusikan hasil-hasil monitoring dan evaluasi?

Pertama-tama jangan lupa untuk melihat kembali tujuan awal anda.

Juga, pertimbangkan siapa sasaran anda, misalnya pemerintah, lembaga

donor, atau LSM, sebab mereka mungkin memiliki kepentingan yang

berbeda-beda.

Berikut ini adalah beberapa contoh dalam menyajikan dan

mengirimkan hasil-hasil monitoring dan evaluasi kepada pihak-pihak yang

terkait :

SASARAN CARA UNTUK MENYAMPAIKAN INFORMASI

Masyarakat yang terlibat langsung

dengan kegiatan atau program

Melalui pertemuan, diskusi, keterlibatan masyarakat

dalam pelaporan, dll.

Masyarakat yang tidak terlibat

langsung dengan kegiatan atau

program

Melalui media komunitas (radio komunitas, terbitan

berkala/newsletter, dll.); pertemuan yang melibatkan

publik yang lebih luas seperti diskusi yang diadakansebelum/setelah upacara keagamaan; memasang

laporan singkat di tempat-tempat umum seperti pasar,

balai desa, pertunjukan kesenian.

Pemerintahan lokal tingkat desa Melalui pertemuan; diskusi; mengirimkan/menyajikan

laporan tertulis; media komunitas (radio, newsletter),

dan lainlain.

Pemerintahan pusat dan daerah Melalui pertemuan; diskusi; mengirimkan/menyajikan

laporan tertulis; menggunakan media masa lokal, dll.

LSM Melalui pertemuan; diskusi; mengirimkan/menyajikan

laporan tertulis, dll.Lembaga donor Melalui pertemuan; diskusi; mengirimkan/menyajikan

24


10/10

laporan tertulis; menggunakan media masa nasional,

dll.

25

evaluasi proyek bab iv

Documents