BAB II

DEFINISI EVALUASI PROYEK

A. Defnisi Monitoring dan Evaluasi

Monitoring adalah pengumpulan informasi secara teratur yang akan

membantu anda menjawab pertanyaan-pertanyaan mengenai proyek anda.

Monitoring membantu menjaga agar pekerjaan tetap pada jalurnya dan dapat

memperingatkan anda ketika terjadi sesuatu yang salah. Monitoring bertujuan

meningkatkan efisiensi serta efektivitas dari sebuah proyek atau organisasi,

dan didasarkan pada sasaran dan rencana kegiatan yang sudah ditentukan.

Jika dilakukan secara tepat, monitoring adalah alat yang tidak ternilai

bagi terciptanya manajemen yang baik, dan menjadi dasar yang berguna

untuk evaluasi. Monitoring memungkinkan anda untuk menentukan apakah

sumber daya yang anda miliki telah mencukupi dan telah digunakan dengan

baik, apakah kapasitas yang anda miliki sudah layak dan mencukupi, dan

apakah anda benar-benar melakukan apa yang anda rencanakan.

Menurut (Casely & Kumar 1987) definisi monitoring bisa bervariasi

tetapi pada dasarnya prinsip yang digunakan adalah sama, yaitu:

"Monitoring adalah penilaian yang terus menerus terhadap fungsi

kegiatankegiatan proyek didalam konteks jadwal-jadwal pelaksanaan dan

terhadap penggunaan input-input proyek oleh kelompok sasaran didalam

konteks harapanharapan rancangan. Monitoring adalah kegiatan proyek yang

integral, bagian penting dari praktek manajemem yang baik dan karena itu

merupakan bagian yang integral dari manajemen sehari-hari"

Monitoring yang dilakukan adalah dengan metoda pengumpulan dan

analisis informasi secara teratur. Kegiatan ini dilakukan secara internal untuk

menilai apakah masukan sudah digunakan, apakah dan bagaimana kegiatan

dilaksanakan, dan apakah keluaran dihasilkan sesuai rencana. Monitoring

berfokus secara khusus pada efisiensi. Sumber data yang penting untuk

monitoring adalah Alat Verifikasi pada tingkat Kegiatan dan Keluaran yang

umumnya merupakan dokumen internal seperti: Laporan bulanan / triwulan,

2

catatan kerja dan perjalanan, catatan pelatihan, notulen rapat dan

sebagainya.

Sedangkan Kaji Ulang adalah bentuk monitoring yang lebih penting,

dilakukan dalam frekuensi yang lebih rendah; biasanya per satu tahun, pada

akhir suatu tahapan, atau pada akhir kegiatan. Telaah ulang berfokus khusus

pada keefektifan dan dampak langsung dari masing-masing kegiatan yang

dilaksanakan dalam Program PPK. Dalam telaah ulang kita menilai apakah

kegiatan telah menghasilkan keluaran sesuai rencana dan apa dampak

keluaran telah membantu tercapainya tujuan proyek atau program. Bagi

banyak organisasi, "telaah ulang' disebut sebagai evaluasi. Sumber data yang

penting untuk ditinjau adalah Alat Verifikasi di tingkat Keluaran dan Tujuan

yang umumnya bersifat internal dan eksternal, seperti laporan tengah tahun

dan tahunan, laporan dari Pihak Terkait, dokumen dokumen pengumpulan

data, laporan konsultan dan sebagainya.

Monitoring dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu :

1. Monitoring melalui kunjungan lapangan (field visits)

2. Monitoring melalui laporan kemajuan yang di peroleh dari laporan

dari masing-masing Satuan Penanggung Jawab Program baik itu

yang menangani program/kegiatan ungkitan penunjang dan

ungkitan utama yang meliputi persentase target dan realisasi

serapan dana serta persentase target dan realisasi kemajuan

kegiatan.

Evaluasi melihat apa yang anda lakukan, apa yang telah anda capai,

dan bagaimana cara mencapainya. Evaluasi adalah perbandingan antara

dampak nyata dari proyek anda dengan perencanaan strategis yang

disepakati. Evaluasi bisa bersifat formatif, yaitu dilakukan ditengah

berlangsungnya suatu proyek atau organisasi, agar selalu terjadi perbaikan.

Evaluasi juga bisa bersifat sumatif, yaitu mengambil pembelajaran dari

sebuah proyek yang telah selesai atau dari sebuah organisasi yang sudah

tidak berfungsi lagi. Evaluasi memiliki dua tujuan utama :

a. Untuk pembelajaran dan pengembangan

Evaluasi akan membantu anda menilai seberapa baik kerja anda

dengan tujuan membantu anda melakukan pekerjaan tersebut lebih baik lagi.

Ini tentang apa yang telah terjadi dan mengapa; apa yang bisa dan tidak bisa

3

dikerjakan; serta apa yang menjadi kekuatan dan kelemahan proyek tersebut.

Ini juga tentang bagaimana nenggunakan evaluasi untuk belajar lebih banyak

mengenai kegiatan organisasi, dan kemudian menggunakan apa yang telah

dipelajari untuk membuat perbaikan.

b.Sebagai bentuk pertanggungjawaban (akuntabilitas) – untuk

menunjukkan kepada pihak lain bahwa anda bekerja dengan

efektif.

Lembaga donor dan ‘pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders)’

yang lain, ingin mengetahui apakah sebuah proyek telah menggunakan

dananya secara tepat, apakah proyek tersebut telah selesai dikerjakan dan

apakah perlu dilanjutkan. Banyak proyek harus menanggapi permintaan ini

supaya dapat bertahan. Oleh karena itu, dalam hal ini, evaluasi sangatlah

penting.

Pengertian pakar mengenai arti evaluasi seperti (Casely & Kumar

1987): "Evaluasi adalah penilaian berkala rehadap relevansi, penampilan,

efisiensi dan dampak proyek tentang waktu, daerah atau populasi,"

Sedangkan interprestasinya secara umum adalah Evaluasi Bagi banyak

organisasi adalah istilah umum yang digunakan bersama-sama dengan kaji

ulang. Organisasi lain menggunakannya dalam pengertian yang lebih ketat

sebagai penilaian yang komprehensif terhadap keluaran dan dampak proyek;

apa sumbangannya terhadap pencapaian tujuan sasaran. Evaluasi bisanya

dilakukan baik oleh orang dalam maupun orang luar untuk membantu Pihak

Terkait dan pembuat keputusan belajar dan menerapkan pelajaran yang

sudah dipetik. Evaluasi berfokus khusus pada dampak dan sustainibilitas.

Evaluasi dapat dilakukan:

1. Perencanaan (Ex-ante Evaluation)

2. Program / Kegiatan sedang berjalan (On-going Evaluation)

3. Program / Kegiatan selesai dibangun (Terminal Evaluation)

4. Program / Kegiatan sudah berfungsi (Ex-post Evaluation)

Monitoring dan evaluasi bukanlah sebuah konsep yang baru. Sebagai

contoh, di Pulau Dawi, Biak, Indonesia, masyarakat setempat memiliki tradisi

yang disebut mamuarek. Yaitu bersama-sama menjelajah dalam pulau secara

rutin atau berlayar di laut untuk mengawasi sumber daya alam yang mereka

miliki. Setelah selesai, masyarakat mengadakan diskusi untuk menentukan

4

tindakan selanjutnya yang diperlukan. Contoh ini menunjukkan bahwa

monitoring dan evaluasi bukanlah gagasan baru dan semata-mata bukan

berasal dari satrategi-strategi ‘manajemen’ barat.

Perlu dimengerti bahwa monitoring dan evaluasi bukan pertunjukan

sulap yang secara ajaib dapat menghilangkan masalah begitu saja tanpa

usaha keras dari suatu proyek atau organisasi. Monitoring dan evaluasi juga

bukan solusi, tetapi merupakan alat yang sangat berguna. Secara

keseluruhan, monitoring dan evaluasi dapat:

o membantu anda mengenali masalah dan penyebabnya;

o memberi saran tentang solusi yang paling mungkin bagi masalah

yang ada;

o Memunculkan pertanyaan mengenai asumsi-asumsi dan strategi;

o Mendorong anda untuk merefleksikan ke mana anda melangkah

dan bagaimana caranya anda menuju ke sana;

o memberikan informasi dan gagasan;

o mendorong anda untuk menindaklanjuti informasi dan gagasan

tersebut;

o dan meningkatkan kemungkinan bahwa anda akan membuat

perubahan yang positif.

B. Korelasi Monitoring dan Evaluasi

Evaluasi berbeda daripada monitoring, tapi relatif sangat dekat.

Keduanya, monitoring dan evaluasi adalah alat manajemen. Pada kasus di

dalam monitoring, informasi untuk mengetahui kemajuan menurut yang

disetujui sebelumnya di dalam rencana dan jadwal rutin yang dikumpulkan.

Ketidakcocokan antara aktual dengan pelaksanaan yang direncanakan

haruslah dilakukan identifikasi dan koreksi.

Ketika ditemukan saat monitoring hasil pembangunan (effect, impact)

kadang kala terjadi pada evaluasi berjalan. (on-going evaluation).

Evaluasi lebih berkisah (episodic) daripada monitoring. Ini dimudahkan

dengan monitoring tetepi adanya penambahan penggunaan sumber

informasi. Banyak sumber-sumber seperti itu diidentifikasi selama mengkaji

ulang proyek ketika ada kebutuhan untuk mengetahui mengapa input tidak

5

berperan penting dalam perencanakan output. Fokus evaluasi relatif spesifi

kepada petanyaan mengenai efektifitas dan dampak yang ditentukan untuk

mempengaruhi pelayanan atau program mendatang.

INTERAKSI ANTARA MONITORING DAN EVALUASI

Item Monitoring Evaluation

Frekuensi Menjaga agar tidak terjadi

Kekeliruan/melenceng

Penilaian

Dasar Tujuan Meningkatkan efisiensi Dalam

mengatur rencana kerja

Meningkatkan efektifitas, dampak

dan program mendatang

Fokus Input, Output, Proses, Outcome dan

rencana kerja.

Efektifitas, relevansi,

impact,Efisiensi biaya

C. Membedakan antara Monitoring dan Evaluasi

Anda harus dapat membedakan antara monitoring dan evaluasi,

walaupun sebenarnya keduanya dapat dikerjakan secara bersama-sama.

Lihatlah cara ini : semua organisasi pasti menyimpan rekaman-

rekaman dan catatan-catatan, serta membahas apa yang telah mereka

kerjakan. Pemeriksaan sederhana seperti ini disebut monitoring apabila

informasi dikumpulkan secara rutin dan sistematis sesuai rencana. Informasi

tersebut bisa berupa informasi tentang kegiatan maupun pelayanan,

pengguna jasa anda, maupun tentang faktor-faktor luar yang mempengaruhi

organisasi atau proyek anda. Informasi ini dikumpulkan dalam waktu tertentu :

harian, bulanan, atau kuartalan. Pada suatu saat anda memerlukan seluruh

informasi tersebut untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini :

o Seberapa baik pekerjaan yang kita lakukan?

o Apakah kita melakukan hal yang tepat?

o Perubahan apa yang kita buat?

Pada saat anda mencapai titik ini anda sedang memulai evaluasi.

Sementara monitoring dilakukan secara rutin dan terus menerus, evaluasi

adalah studi mendalam yang dilakukan pada saat tertentu selama proyek

berlangsung. Evaluasi adalah tentang penggunaan monitoring dan informasi

yang anda kumpulkan untuk membuat penilaian mengenai proyek anda. Juga

tentang penggunaan informasi untuk membuat perubahan dan perbaikan.

6

Evaluasi seharusnya tidak hanya sekedar digunakan untuk menjawab

pertanyaan-pertanyaan, evaluasi harus memunculkan pemikiran baru di

dalam organisasi anda dan di dalam hubungan anda dengan pihak-pihak di

luar organisasi. Jika anda bertanya dengan pertanyaan yang tepat, sebuah

evaluasi akan menjawab tidak hanya mengenai apa yang telah anda capai,

tetapi juga bagaimana anda mencapainya, serta cara apa yang paling efektif.

Hal tersebut akan membantu anda menemukan wilayah-wilayah yang

membutuhkan perbaikan atau perubahan, dan membantu anda untuk

memberikan pelayanan yang baik bagi pengguna jasa anda.

D. Alasan Melakukan Monitoring dan Evaluasi

Monitoring dan evaluasi berguna bagi siapapun yang memiliki

perhatian tentang efisiensi, efektivitas dan dampak dari suatu proyek atau

organisasi mereka. Monitoring dan evaluasi memungkinkan anda melakukan

pemeriksaan terhadap ‘hal-hal yang penting’ dari suatu kerja pembangunan.

Jadi, daripada membuat anda bertanya : “apakah kita mendapatkan

keuntungan?”, maka monitoring dan evaluasi lebih memungkinkan anda

untuk bertanya : “apakah kita membuat suatu perubahan?”

Di banyak organisasi, monitoring dan evaluasi lebih dilihat sebagai

sebuah persyaratan dari donor daripada sebagai sebuah alat manajemen.

Sudah semestinya lembaga donor berhak mengetahui apakah uang mereka

digunakan dengan baik, tetapi manfaat terpenting dari monitoring dan

evaluasi seharusnya dirasakan oleh organisasi atau proyek itu sendiri, untuk

melihat apakah pelaksanaannya sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan;

apakah menghasilkan dampak; apakah dikerjakan secara efisien; dan untuk

mendapatkan pembelajaran bagaimana menjalankan proyek atau organisasi

dengan lebih baik. Secara umum, anda harus menggunakan monitoring dan

evaluasi ketika :

o Anda membuat sistem pengumpulan data saat fase

perencanaan proyek atau organisasi;

o Anda memiliki perhatian mengenai seberapa efektif dan efisien

anda bekerja;

7

o Anda mencapai suatu tahap dalam proyek anda, atau dalam

perjalanan organisasi anda, ketika anda berpikir evaluasi akan

sangat berguna untuk melihat apakah pekerjaan yang anda

lakukan membawa dampak.

o Donor meminta evaluasi eksternal terhadap organisasi dan/atau

kerja anda.

E. Syarat-syarat Monitoring dan Evaluasi

Anda hanya akan mendapatkan manfaat monitoring dan evaluasi jika

anda mempersiapkannya dengan baik, yaitu:

o Salah satu alasan untuk melakukan monitoring dan evaluasi

adalah untuk melihat perkembangan dan capaian program.

Dengan demikian, program tersebut harus digambarkan dengan

jelas dalam fase perencanaan.

o Sebelum monitoring dan evaluasi dilakukan, hal pertama yang

terlebih dahulu harus anda lakukan adalah menyepakati tujuan

yang ingin dicapai dan manfaat yang diharapkan.

o Agar memiliki komitmen untuk melakukan monitoring dan

evaluasi anda membutuhkan kesepakatan tentang prinsip-

prinsip yang ingin anda capai. Prinsip-prinsip ini harus

disepakati oleh semua pihak yang terlibat.

8