evaluasi prosedur penjualan ekspor pada pt. dan …/evaluasi... · perpustakaan.uns.ac.id...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

EVALUASI PROSEDUR PENJUALAN EKSPOR PADA

PT. DAN LIRIS

TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Disusun Oleh :

AJENG TRIANI KUSUMADEWI

F3309010

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user

ii


commit to user

iii


commit to user

iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

”Trying is part of failing, if you are afraid to fail then you’re afraid to.”

(Mencoba adalah bagian dari kegagalan, dan jika anda takut gagal, maka anda

takut untuk mencoba)

-Mrs. Cunningham-

“Percayalah akan kemampuan dirimu sendiri, itu akan menghindarkanmu dari

orang-orang yang ingin mematahkan semangatmu.”

-Mario Teguh-

“Hidup tidak menghadiahkan sesuatu yang berharga kepada manusia tanpa

bekerja keras”

“Sabar dalam menghadapi kesulitan dan bertindak bijaksana dalam mengatasinya

adalah sesuatu yang utama.”

Penulis persembahkan kepada :

1. Allah SWT yang selalu memberikan jalan terbaik untukku.

2. Ibunda tercinta

3. Ketiga kakakku yang kusayang

4. Teman-teman dan sahabatku

5. Teman-teman D3 Akuntansi

6. Almamaterku


commit to user

v

KATA PENGANTAR

Alhamdulilah, Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT

yang telah melimpahkan segala rahmat dan hidayahNya, sehingga penulis dapat

menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul “Evaluasi Prosedur Penjualan Ekspor

pada PT. Dan Liris dengan baik. Tugas Akhir yang penulis susun ini merupakan

persyaratan untuk mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III

Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Terlepas dari kekurangan yang ada, penyusun Tugas Akhir ini tidak akan

berjalan dengan baik tanpa bimbingan, pengarahan, dan bantuan dari berbagai

pihak. Untuk itu dengan setulus hati penulis menyampaikan ucapan terimakasih

kepada:

1. Allah SWT, yang selalu memberikan kemudahan bagi penulis sehingga

mampu menyelesaikan laporan magang dan tugas akhir tersebut.

2. Prof. Dr, Bambang Sutopo, Mcom, Ak. selaku Dekan Fakultas Universitas

Sebelas Maret Surakarta.

3. Agus Budiatmanto, SE, Msi, Ak. selaku ketua Program Studi Diploma III

Akuntansi Keuangan Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Anas Wibawa, SE, Msi, Ak. selaku pembimbing akademik.

5. Arif Lukman Santoso, SE, Ak. selaku dosen pembimbing lapangan.

6. Ibu Dian Koernia selaku Kepala Bagian Sekretariat PT. Dan Liris, Sukoharjo.

7. Ibu Dra. Ani Sofianah selaku pembimbing instansi magang di PT. Dan Liris,

Sukoharjo.

8. Mbak Naning, Mbak Wedha, Mbak Titik, Mbak Murdi, Mas Nunung yang

membantu dan membimbing penulis di PT. Dan Liris, Sukoharjo.


commit to user

vi

9. Segenap pimpinan dan karyawan PT. Dan Liris yang tidak dapat penulis

sebutkan satu persatu atas bantuan dan kerja samanya selama ini. Terima

kasih atas kesempatan yang telah diberikan sehingga penulis dapat melakukan

magang kerja dan penelitian pada PT. Dan Liris, Sukoharjo.

10. Para dosen pengajar di Fakultas Ekonomi yang telah mengajarkan banyak

ilmu selama berada di bangku kuliah.

11. Ibunda tercinta yang selalu memberikan semangat dan doa.

12. Ketiga kakakku, Mbak Kiki, Erit, Mbak Yetti, dan adikku, Aya, Handry yang

selalu memberikan dukungan.

13. Rohmat Nur Cahyo, seseorang yang spesial dalam hidupku, terima kasih yang

selalu menemaniku dalam keadaan suka maupun duka.

14. Kiki, Yudit, Rizki Mutiara Devi, Bayu, Cahyo, Bintara, Boy, Agita, Ancilla,

Sinta, Sueb, Pipin, dan semua teman terbaikku di kampus yang tidak dapat

penulis sebutkan satu persatu. Terima kasih atas kebersamaan, dukungan,

saran, kerjasama kita selama di bangku kuliah sampai saat ini.

Penulis menyadari sepenuhnya atas kekurangan dalam penulisan tugas

akhir ini, untuk itu penulis mengharap kritik dan saran yang membangun dari

pembaca yang budiman. Namun karya sederhana ini diharapkan dapat bermanfaat

bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

Surakarta, Juli 2012

Penulis


commit to user

vii

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL.................................................................................... i

ABSTRACT ................................................................................................. ii

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING .......................................... iii

HALAMAN PENGESAHAN...................................................................... iv

HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN.......................................... v

KATA PENGANTAR ................................................................................. vi

DAFTAR ISI ................................................................................................ viii

DAFTAR TABEL ........................................................................................ x

DAFTAR GAMBAR ................................................................................... xi

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................ xiii

BAB I PENDAHULUAN

A. Gambaran Umum Perusahaan .............................................. 1

B. Latar Belakang Masalah ....................................................... 17

C. Perumusan Masalah ............................................................. 20

D. Tujuan Penelitian ................................................................ 20

E. Manfaat Penelitian ............................................................... 21

BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Landasan Teori ..................................................................... 23

B. Sistem Penjualan Ekspor pada PT. DAN LIRIS .................. 44


commit to user

viii

C. Evaluasi Prosedur Penjualan Ekspor PT. DAN LIRIS ....... 82

BAB III TEMUAN

A. Kelebihan-kelebihan Prosedur Penjualan Ekspor pada PT.

Dan Liris .............................................................................. 88

B. Kelemahan-kelemahan Prosedur Penjualan Ekspor pada

PT. Dan Liris ........................................................................ 90

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan .......................................................................... 91

B. Saran..................................................................................... 92

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

ix

DAFTAR TABEL

Halaman

1. Tabel 1.1 Jabatan dan Golongan Karyawan PT. DAN LIRIS ................... 8

2. Tabel 2.1 Evaluasi Fungsi Yang Terkait Dalam Prosedur Penjualan

Ekspor PT. Dan Liris ................................................................................. 82

3. Tabel 2.2 Evaluasi Dokumen Yang Digunakan Dalam Prosedur

Penjualan Ekspor PT. Dan Liris ................................................................. 83

4. Tabel 2.3 Evaluasi SOP dengan Penerapan Pelaksanaan Prosedur di PT.

Dan Liris .................................................................................................. 84


commit to user

x

DAFTAR GAMBAR

Halaman

1. Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT. Dan Liris ......................................... 11

2. Gambar 2.1 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris

(Fungsi Penjualan) Menurut SOP ...................................... 58


(Fungsi Penjualan) Menurut SOP (lanjutan) ...................... 59


(Fungsi Penjualan) Menurut SOP ........................................ 60


(Fungsi Produksi) Menurut SOP ......................................... 61


(Fungsi Pengiriman) Menurut SOP ..................................... 62


(Fungsi Pengiriman) Menurut SOP (lanjutan) ..................... 63


(Fungsi Keuangan) Menurut SOP ....................................... 64


(Fungsi Akuntansi) Menurut SOP ....................................... 65


(Fungsi Penjualan) sesuai dengan Penerapan ...................... 72


commit to user

xi


(Fungsi Penjualan) sesuai dengan Penerapan (lanjutan) ..... 73


(Fungsi Produksi) sesuai dengan Penerapan (lanjutan) ....... 74


(Fungsi Pengiriman) sesuai dengan Penerapan ................... 75


(Fungsi Pengiriman) sesuai dengan Penerapan (lanjutan) ... 76


(Fungsi Keuangan) sesuai dengan Penerapan...................... 77


(Fungsi Keuangan) sesuai dengan Penerapan...................... 78


(Order tidak disetujui).......................................................... 81


commit to user

xii

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Pernyataan

2. Surat Keterangan Magang

3. Purchase Order

4. Surat Permintaan Pembuatan Sample

5. Realisasi Order

6. Budget Export Garment

7. Sales Contract

8. Delivery Order

9. Draft L/C

10. Pemberitahuan Ekspor Barang

11. Nota Pelayanan Ekspor

12. Beneficiary’s Certificate

13. Bill of Lading

14. Certificate of Origin

15. Inspection Certificate

16. Packing List

17. Invoice

18. Aplikasi Dokumen Wesel


commit to user

ABSTRACT

EVALUATION PROCEDURES FOR EXPORT SALES IN PT. DAN LIRIS


F3309010 PT. Dan Liris is a company engaged in the textile field. In the production process, the company is treating the yarn into cloth. In accordance with the purpose of its establishment, PT. Dan Liris emphasis to supply the needs of internal production, which is orders of PT. Batik Keris which is the parent of this company. In accordance with the Statutes and the household, the purpose of export-oriented companies, among others. Goals to be achieved from this research are: How to export sales of procedures are applied in PT. Dan Liris, and what are the strength and weakness of the procedures in export sales of PT. Dan Liris. PT. Dan liris implement its export sales is sufficient for the separation of the functions involved in export sales, giving rise to cross-check between related functions. Accounting records based on documents that have been authorized by the parties concerned, so that records can be accounted for. Keyword: export sales procedures.


commit to user

ABSTRAK

EVALUASI PROSEDUR PENJUALAN EKSPOR PADA PT. DAN LIRIS


F3309010 PT. Dan Liris adalah perusahaan yang bergerak di bidang tekstil. Dalam proses produksi, perusahaan memproduksi benang menjadi kain. Tujuan berdirinya PT. Dan Liris adalah untuk memasok kebutuhan internal produksi, yang menjadi penyedia bahan baku PT. Batik Keris, dimana Batik Keris ini merupakan induk dari PT. Dan Liris. Tujuan yang hendak dicapai dari penelitian ini adalah: Bagaimana prosedur penjualan ekspor di PT. Dan Liris apakah telah sesuai dengan standard operasional prosedur (SOP) atau belum, dan apa saja kelebihan dan kekurangan pelaksanaan prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris. PT. Dan liris telah melakukan pemisahan fungsi yang tegas antara fungsi-fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris, sehingga menimbulkan pengecekan silang antara fungsi-fungsi terkait. Dalam setiap prosedur penjualan ekspor yang diterapkan oleh PT. Dan Liris pun telah mendapatkan otorisasi dari setiap pihak yang bersangkutan, sehingga apabila terjadi kecurangan, dapat dipertanggungjawabkan oleh pihak-pihak yang terkait. Kata kunci: prosedur penjualan ekspor.


commit to user

BAB I

PENDAHULUAN

A. Gambaran Umum Perusahaan

1. Sejarah Berdirinya PT. Dan Liris – Sukoharjo

PT. Dan Liris berdiri sesuai dengan Akta Notaris, tanggal 25 April 1974,

dengan SK Kehakiman No. YA.5/313/23 tertanggal 23 Agustus 1974.

Sedangkan Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) No.

182/11.35/PB/VII/1991/P.I dengan Tanda Daftar Perusahaan No.

113511700008. Pada mulanya PT. Dan Liris merupakan perusahaan

khusus pertenunan yang sebagian digunakan untuk industri batik (Batik

Keris, sebagai cikal bakal). Nama Dan Liris sendiri berasal dari kata

Udan Liris, merupakan suatu jenis motif batik yang secara filosofis

mempunya arti : udan = hujan, liris = rintik-rintik (dan terus menerus),

sehingga diharapkan agar kelangsungan hidup (atau rejeki) yang didapat

perusahaan ini bisa berjalan stabil dan terus menerus. Udan Liris juga

merupakan desain unggulan dari produk Keris Group. Pada akhirnya kata

Udan Liris disingkat menjadi Dan Liris yang selanjutnya dijadikan nama

PT. Dan Liris.

Latar belakang berdirinya PT. Dan Liris, dimulai pada tahun 1920

sebagai home industry batik. Kemudian pada tahun 1940 mulai diberi

nama “Keris”. Pada tahun 1966 Pemerintah membuka kesempatan yang

seluas-luasnya bagi investor untuk menanamkan modalnya di Indonesia,


commit to user

2

baik berasal dari Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN) dan

Penanaman Modal Asing (PMA). Dengan adanya kebijakan tersebut,

maka perusahaan home industry batik menjadi Perseroan Terbatas

dengan nama PT. Batik Keris pada tahun 1971.

Sejak saat itu PT. Batik Keris menerima permintaan produk yang terus

meningkat dari waktu ke waktu dari para konsumen. Selanjutnya PT.

Batik Keris mengambil langkah untuk memenuhi kebutuhan perusahaan

dan untuk mengantisipasi agar tidak terganggu aktivitas produksi PT.

Batik Keris apabila suatu saat perusahaan mengalami kesulitan karena

terjadi fluktuasi harga bahan baku di pasaran, maka didirikanlah

perusahaan pensuplai bahan baku tekstil dan batik yaitu PT. Dan Liris.

Kegiatan usaha PT. Dan Liris dimulai hanya dengan satu bidang saja,

yaitu pertenunan (weaving). Lokasi pabrik tenun pada mulanya berada di

Jl. Adi Sucipto, Desa Blulukan, Kecamatan Colomadu, Kabupaten

Karanganyar. Seiring dengan berkembangnya perusahaan, maka

didirikanlah pabrik perajutan dan garment di lokasi yang sama sehingga

pada tahun 1982 juga didirikan pabrik pemintalan hingga menjadi

industri tekstil terpadu, dengan adanya produksi cetak (printing) dan

pembuatan kain bermotif batik (finishing). Karena semakin pesatnya

perkembangan perusahaan, maka pada tahun 1983 lokasi pabrik

dipindahkan ke Desa Banaran, Kecamatan Grogol, Kabupaten Sukoharjo

hingga sekarang, dan pada akhirnya menjadi industri tekstil terpadu

dengan unit usaha pemintalan (spinning), pertenunan (weaving),


commit to user

3

pencelupan dan pewarnaan (dyeing), penyempurnaan (finishing),

pencetakan tekstil bermotif (printing) dan konfeksi pakaian jadi

(garment).

Kapasitas produksi yang terpasang yaitu :

a. Benang : 8.500 ball/bulan

b. Kain greige : 7.500.000 meter/bulan

c. Kain jadi dan printing : 5.500.000 meter/bulan

d. Pakaian jadi : 950.000 pieces/bulan

Sebagian besar benang tenun tersebut digunakan sendiri oleh PT. Dan

Liris, sedangkan kain greige, kain jadi dan printing sebagian dijual di

dalam negeri sedangkan sisanya dijual eksport (untuk kualitas A).

Bahan baku benang dan tekstil yang dihasilkan terbuat dari serat katun,

polyester atau campuran keduanya.

Untuk menjaga kualitas produknya, PT. Dan Liris telah menerapkan

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 (dari SGS) dan Sertifikasi dari

Lloyd’s.

Saat ini PT. Dan Liris dipegang oleh generasi ketiga yaitu Ibu Michelle

Tjokrosaputro (generasi pertama , pendiri, adalah Kasoem

Tjokrosaputro). Pada tahun 2007, beliau menerapkan Corporate Culture

yang baru yaitu : “Moving Together Toward Excellence” yang berarti

maju bersama menjadi yang terbaik. Corporate Culture itu diturunkan

dalam bentuk visi, misi dan objective/sasaran, sebagai berikut :


commit to user

4

a. Visi dari PT. Dan Liris adalah menjadi perusahaan tekstil yang

terintegrasi yang terkenal sebagai yang terbaik terutama oleh

pemegang saham, pelanggan dan karyawan.

b. Misi dari PT. Dan Liris adalah

1) Menjadi perusahaan tekstil yang terintegrasi yang dapat

memuaskan pemegang saham melalui profit, dan pelanggan

melalui baiknya pelayanan pelanggan, kualitas dan harga.

2) Menyediakan lingkungan kerja yang menekankan kejujuran,

kehati-hatian, keamanan dan penghargaan berdasarkan hasil.

c. Objective/sasaran dari PT. Dan Liris adalah

1) Membeli dan memperbaiki mesin-mesin.

2) Menerima dan melatih karyawan yang berarti di pabrik maupun

di manajemen.

3) Membuat program, struktur dan target baru.

2. Lokasi PT. Dan Liris – Sukoharjo

PT. Dan Liris berdiri di atas lahan seluas ± 45 hektar, dengan kantor

pusat/pabrik di Kelurahan Banaran, Kecamatan Grogol, Kabupaten

Sukoharjo – 57193. Lokasi PT. Dan Liris merupakan letak yang cukup

strategis dan mudah dijangkau, diantaranya :

a. Utara : Desa Gambiran, Jati, kota Surakarta.

b. Timur : Kelurahan Tipes, Cemani, Pasar Klewer.

c. Selatan : Desa Candi, Grogol, arah jalur Wonogiri.


commit to user

5

d. Barat : Desa Banaran, Laweyan (merupakan wilayah home industry

batik), arah jalur Yogyakarta, Semarang.

Disamping itu, PT. Dan Liris juga memperhitungkan factor-faktor

sebagai berikut :

a. Transportasi

Lokasi PT. Dan Liris yang cukup terjangkau dengan kendaraan umum

dan merupakan lalu lintas antar kota sehingga memudahkan

perusahaan untuk melakukan pengiriman barang.

b. Bahan baku

Bahan baku yang digunakan berupa kapas cotton (kapas alami) yang

diimport dari berbagai Negara seperti: Afrika, Australia, Amerika,

India.

c. Pasar

Selama ini PT. Dan Liris telah mampu menembus pasar lokal dan

pasar luar negeri, dikarenakan PT. Dan Liris selalu berusaha untuk

menjaga kualitas yang ada.

d. Lingkungan masyarakat

Masyarakat di sekitar lokasi PT. Dan Liris sangat mendukung

perusahaan tersebut didirikan karena dapat membuka lapangan

pekerjaan bagi penduduk di sekitar lokasi pabrik, baik pekerjaan di

PT. Dan Liris sendiri atau usaha lain (warung makan, pondokan

karyawan, warung yang menyediakan keperluan sehari-hari, dan lain-

lain). Di samping itu PT. Dan Liris juga memperhatikan aspek


commit to user

6

lingkungan dengan menyediakan fasilitas pengolahan limbah,

sehingga mencegah terjadinya pencemaran lingkungan, dan terutama

dalam tanggung jawab sosial Perusahaan terhadap lingkungan melalui

partisipasi pembangunan sarana jalan, penerangan, fasilitas umum,

tempat ibadah, dan lain-lain.

3. Jabatan dan Jumlah Karyawan PT Dan Liris

Sumber daya merupakan elemen yang sangat penting dalam setiap

kegiatan perusahaan, sehingga dibutuhkan Sumber Daya Manusia yang

profesional demi terwujudnya keefektifan dan keefisienan setiap kegiatan

perusahaan. PT. Dan Liris saat ini mempunyai jumlah karyawan

sejumlah 6725 orang (data per Juli 2009). PT. Dan Liris membagi status

karyawan menjadi 2, yaitu : Staf dan Karyawan. Status tersebut

dibedakan atas dasar sistem penggajian.

Staf dibagi atas beberapa golongan, yaitu : IA, IB, IIA, IIB, IIIA, IIIB,

IVA, dan IVB, sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sebagai

berikut :

a. Golongan IA

Staf pelaksana, staf administrasi, kasubsie junior, staf yang baru

diangkat dari karyawan harian/borongan.

b. Golongan IB

Kasubsie senior, kepala gudang, personalia bagian, staf dengan

jabatan cukup penting (kasubsie senior untuk garment: 1 line = 50

karyawan jahit)


commit to user

7

c. Golongan IIA

Kashift, koordinator sub seksie, merchandiser, purchaser, kepala

quality control potong (8 line produksi), kepala administrasi,

komputer, staf tinggi (staf dengan posisi dan pekerjaan yang sangat

penting)

d. Golongan IIB

Kepala Seksie, kepala produksi garment s/d 4 lines (200 mesin jahit),

commercial manager, kepala seksie umum, pimpinan unit.

e. Golongan IIIA

Wakil kepala bagian/kepala bagian junior, kepala produksi garment :

5 s/d 8 lines (250 s/d 400 mesin jahit).

f. Golongan IIIB

Kepala bagian/kepala produksi senior (garment) lebih dari 8 lines

(lebih dari 400 mesin jahit), marketing manager, purchasing

manager, wakil manager produksi garment.

g. Golongan IVA

Wakil kepala divisi/kepala divisi junior, manager produksi garment,

wakil general manager.

h. Golongan IVB

Kepala divisi, general manager.

Karyawan dibagi atas beberapa golongan, yaitu A, B, C, D, dan E

berdasarkan bobot tugas dan tanggung jawabnya masing-masing,

sebagai berikut:


commit to user

8

TABEL 1.1

JABATAN DAN GOLONGAN KARYAWAN

PT. DAN LIRIS

Sumber : PT. Dan Liris

4. Jam kerja Perusahaan

Untuk mempermudah dan memperlancar pelaksanaan kegiatan

operasional perusahaan setiap harinya, agar tercapai efektivitas dan

efisiensi perusahaan, maka perlu adanya peraturan jam kerja. Kebijakan

peraturan jam kerja di PT. Dan Liris sebagai berikut:


commit to user

9

a. Kantor (day shift)

Senin – Kamis : 08.00 - 16.00 (jam istirahat : 12.00 – 13.00)

Jum’at : 08.00 - 16.30 (jam istirahat : 11.30 – 13.00)

Sabtu : 08.00 - 13.00 (tanpa istirahat)

b. Produksi (shift)

Shift 1 : 06.00 - 14.00 (jam istirahat : 09.00 – 10.00)



5. Sistem Penggajian

Sistem penggajian di PT. Dan Liris dibagi menjadi 2 yaitu : bulanan dan

harian. Gaji bulanan merupakan pembayaran kepada Staf yang dilakukan

setiap 1 bulan sekali (melalui kerja sama dengan pihak ketiga).

Sedangkan gaji harian merupakan pembayaran kepada karyawan harian,

atas dasar “no work no pay”, sedangkan sistem pembayarannya tetap

sama, yaitu diberikan 1 bulan sekali.

Dalam memberikan gaji kepada karyawan, PT. Dan Liris mengacu

kepada standar Upah Minimum Regional (UMR) Kabupaten Sukoharjo.

Sedangkan komponen gaji yang diberikan sesuai dengan UU RI tentang

ketenagakerjaan no. 13 th 2003 pasal 94, dimana disebutkan komponen

upah terdiri dari upah pokok dan tunjangan tetap, dalam hal ini adalah

tunjangan tetap makan.


commit to user

10

6. Kesejahteraan

Selain mendapat gaji (upah pokok dan tunjangan tetap makan),

Perusahaan juga memberikan fasilitas berupa tunjangan-tunjangan bagi

karyawan sebagai suatu bentuk komitmen PT. Dan Liris terhadap

peningkatan kesejahteraan karyawan dengan tujuan untuk meningkatkan

semangat dan etos kerja para karyawan.

Fasilitas yang diberikan perusahaan meliputi :

a. Jaminan sosial tenaga kerja, yang meliputi Jaminan Kesehatan,

Jaminan Pemeliharaan Kesehatan, Jaminan Hari Tua, Jaminan

Kematian.

b. Tunjangan istimewa (Tunjangan Hari Besar Keagamaan/THR)

c. Tunjangan kematian (dari Perusahaan)

d. Tunjangan pernikahan

e. Sumbangan kelahiran anak (dibatasi 2 anak)

f. Upah pekerja selama sakit

g. Jaminan perjalanan dinas

h. Bantuan pendidikan dan kerohanian.

7. Struktur Organisasi

Penyusunan struktur organisasi dilakukan sesuai dengan perkembangan

perusahaan, sehingga terbantuk dengan jelas mengenai pembagian tugas,

wewenang dan tanggung jawab agar organisasi dapat berjalan lancar

untuk mencapai tujuan perusahaan.

Struktur Organisasi PT. Dan Liris adalah sebagai berikut:


commit to user

Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT. Dan Liris

11


commit to user

8. Deskripsi Jabatan

Adapun deskripsi dari tugas masing-masing adalah sebagai berikut:

a. Dewan Komisaris

1) Mengawasi dan menertibkan pelaksanaan dan tujuan perusahaan

berdasarkan kebijakan umum perusahaan yang telah ditetapkan.

2) Mengatur dan mengkoordinasi kepentingan para pemegang saham

sesuai dengan Anggaran Dasar perusahaan.

3) Memberikan penilaian dan mewakili para pemegang saham atas

pengesahan neraca dan perhitungan laba rugi tahunan yang

disampaikan.

b. Presiden Direktur (Dewan Direksi)

1) Sebagai pejabat tinggi yang memimpin perusahaan bersama

dengan Kepala Divisi.

2) Menjaga kelangsungan hidup perusahaan.

3) Merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan

kegiatan perusahaan.

4) Mempertanggungjawabkan semua hasil kegiatan perusahaan yang

telah dijalankan kepada Dewan Komisaris.

c. Kepala Divisi

1) Merencanakan serta mengembangkan rencana untuk pencapaian

tujuan Perusahaan termasuk kebijakan dan sasaran mutunya.

2) Menetapkan metode dan kebijakan sebagai alat untuk dapat

melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang dibebankan.


commit to user

13

3) Mengendalikan dan mengawasi Pimpinan di bawahnya (Kepala

Bagian) agar dapat menjalankan tugas yang dibebankan.

4) Menampung dan atau menciptakan suasana yang memungkinkan

adanya penemuan-penemuan baru untuk mencapai tujuan

perusahaan secara maksimal.

d. Kepala Bagian

1) Melaksanakan sasaran jangka panjang dan pendek yang ditetapkan

oleh Direksi atau Pimpinan di atasnya dan menterjemahkan ke

dalam pelaksanaan kerja bagian yang dipimpinnya.

2) Melaksanakan tindakan perbaikan/pencegahan dari temuan

internal/eksternal audit, komplain pelanggan dan Tinjauan

Manajemen.

3) Mengelola dan mengontrol semua kegiatan sistem mutu dalam

bagiannya.

4) Memberikan motivasi bawahan guna meningkatkan produktivitas

kerja.

5) Merencanakan kebutuhan pelatihan.

e. Kepala Seksi

1) Mengkoordinir/memberi arahan dan mengendalikan pelaksanaan

kegiatan kerja sehari-hari kepada kelompok-kelompok kerja/sub-

sub seksie di bawahnya agar terjamin bahwa sasaran jangka

pendek dapat tercapai.


commit to user

14

2) Mendata, megevaluasi, mengusulkan/menetapkan tindakan

perbaikan dan memberikan laporan kepada Kepala Bagian tentang

kemajuan realisasi pekerjaan yang telah dicapai maupun

kesulitan-kesulitan/hambatan-hambatan yang belum dapat diatasi.

3) Merencanakan, mengatur dan menyiapkan semua perlengkapan

kerja yang diperlukan untuk kelancaran kegiatan.

4) Memberikan pelatihan kepada bawahan yang berkaitan dengan

kebijaksanaan dan sasaran mutu.

5) Mengembangkan, merancang, meningkatkan sasaran kerja dan

memastikan bahwa bawahan bekerja sesuai dengan sasaran kerja

yang telah ditetapkan.

f. Kepala Sub Seksie/Staf

1) Mengatur pelaksanaan kerja berdasarkan rencana kerja (Prosedur

Pengendalian, Instruksi Kerja, Planning yang ditetapkan dan

Monitoring Proses) dan tugas lain yang dibebankan pimpinan.

2) Mengkoordinir, membina/melatih karyawan agar dapat

melaksanakan pekerjaan sesuai kebijakan dan sasaran mutu

perusahaan.

3) Mengontrol semua tahapan kerja agar dapat dicegah

penyimpangan-penyimpangan kerja yang memungkinkan dapat

terjadinya ketidaksesuaian produk.

4) Memberi dorongan dan mengevaluasi serta melaporkan semua

kegiatan pelaksanaan kerja.


commit to user

15

5) Mengoptimalkan semua kegiatan kerja yang menjadi tanggung

jawabnya.

9. Proses Produksi

Seperti yang telah disampaikan diatas bahwa PT. Dan Liris merupakan

perusahaan tekstil terpadu yang bergerak dari Spinning (pemintalan),

Weaving (pertenunan), Finishing Printing (pencelupan, pewarnaan dan

penyempurnaan) serta Garment (konfeksi pakaian jadi).

Secara lebih detil bisa dijelaskan sebagai berikut :

a. Spinning

Proses spinning (pemintalan benang) merupakan proses paling awal,

yang terdiri dari :

1) Blowing

Bertujuan untuk membuka ball kapas, membersihkan kapas, dan juga

mixing atau pencampuran berbagai jenis kapas.

2) Carding

Bertujuan untuk meluruskan serat, pemisahan antara serat panjang

dengan serat pendek.

3) Lap former

Bertujuan untuk membuat laporan untuk proses berikutnya dan

perangkapan.


commit to user

16

4) Drawing

Bertujuan untuk perangkapan, mengurangi ketidakrataan, dan

pencampuran antara kapas alami (cotton) dengan kapas sintetis

(polyster).

5) Combing

Bertujuan untuk pensejajaran, pemisahan serat antara panjang dengan

serat pendek dan terakhir pembersihan.

6) Flyer

Bertujuan untuk roving dan pemberian twist (puntiran)

7) Ring Spinning

Bertujuan untuk mengumpulkan benang dan terakhir penomeran

benang.

8) Winder

Merupakan proses tahap akhir dari proses spinning, yang bertujuan

untuk penggulungan menjadi besar, menghilangkan cacat pada

benang, dan terakhir adalah digulung secara berulang-ulang jika

terjadi kesalahan dalam penggulungan sebelumnya.

b. Weaving

Proses weaving adalah proses penenunan benang menjadi kain mentah

atau kain setengah jadi, dimana bahan bakunya adalah benang pakan dan

benang lusi. Pada proses ini hasil akhirnya disebut dengan kain greige.

Setelah melalui proses inspecting yaitu proses inspeksi grade (kualitas),

maka untuk pasar lokal biasanya yang dijual adalah kain greige dengan


commit to user

17

grade B dan L. Khusus untuk pasar eksport biasanya pelanggan hanya

membeli kain greige dengan grade A saja. Selain dijual, kain greige

tersebut digunakan sendiri oleh PT. Dan Liris untuk diproses lagi

menjadi kain jadi, printing dan garment.

c. Finishing Printing

Proses finishing adalah proses mengubah kain greige untuk diberi warna

dasar sesuai dengan permintaan pembeli. Sedangkan proses printing

adalah proses mengubah kain finishing menjadi kain siap pakai dengan

pemberian motif dan penentuan desain sesuai dengan mode dan

permintaan pembeli.

d. Garment

Proses garment adalah proses mengubah kain yang siap pakai menjadi

pakaian siap pakai, dimana proses ini adalah proses terakhir dari kegiatan

produksi di PT. Dan Liris.

Pada setiap tahap proses produksi di PT. Dan Liris, telah melewati

Quality Assurance sehingga terjadinya kesalahan dalam proses produksi

dapat diminimalisasi.

B. LATAR BELAKANG MASALAH

Pertumbuhan ekonomi yang semakin maju pesat, sehingga pada

era globalisasi ini menimbulkan persaingan yang tajam diantara

perusahaan didalam merebut pasaran, baik dalam negeri maupun luar


commit to user

18

negeri. Oleh karena itu, manajemen perusahaan harus dapat bekerja

secara efektif dan efisien agar laba yang diharapkan dapat tercapai.

Pengelolaan perusahaan yang baik dengan dukungan pihak

manajemen yang handal sangat diperlukan dalam menghadapi

perkembangan usaha yang semakin pesat. Untuk itu perusahaan harus

melakukan perencanaan dan pelaksanaan suatu sistem informasi

akuntansi yang baik, efektif dan efisien.

Menurut Mulyadi (2001: 3) sistem akuntansi adalah organisasi

formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk

menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna

memudahkan pengelolaan perusahaan.

Sistem Informasi Akuntansi yang baik memiliki beberapa unsur

diantaranya :

1. Sistem harus dapat menghasilkan informasi secara tepat waktu

dan relevan untuk pengambilan keputusan.

2. Sistem harus mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi dan dapat

beroperasi secara efektif dan efisien.

3. Sistem harus fleksibel untuk menampung perubahan-perubahan.

4. Sistem harus cukup sederhana sehingga struktur dan operasinya

dapat mudah dimengerti dan prosedur mudah untuk diteliti.

Pentingnya sistem informasi akuntansi yang baik adalah untuk

mengukur kemampuan perusahaan dalam mengumpulkan, mengelola,


commit to user

19

dan menggunakan informasi untuk menentukan apakah suatu perusahaan

tersebut mampu memenangkan persaingan bisnis atau tidak. Di salah satu

unsur sistem informasi akuntansi yang baik disebutkan bahwa terdapat

prosedur yang mudah untuk diteliti. Keberadaan prosedur sangat penting

bagi operasional perusahaan. Sehingga dengan prosedur yang mudah

diteliti, perusahaan dapat mengantisipasi berbagai situasi yang mungkin

terjadi dalam menjalankan bisnis perusahaan. Selain itu, prosedur yang

telah ditetapkan perusahaan dapat membantu untuk memberi arah bagi

staf perusahaan dalam menjalankan dan mengetahui lingkup

pekerjaannya. Dengan kejelasan ruang lingkup ini, maka tugas dan

wewenang masing-masing staf bagian akan jelas sehingga tidak terjadi

perangkapan fungsi, dan kinerja staf perusahaan akan terjaga dengan

baik.

Seperti halnya pada PT. Dan Liris, PT. Dan Liris adalah

perusahaan yang bergerak di bidang industri garment dan berorientasi

pada penjualan ekspor, jenis produk yang dihasilkan adalah pakaian jadi.

Barang-barang tersebut diproduksi sendiri, dari pengolahan bahan baku,

barang setengah jadi atau barang jadi sampai proses finishing dan

penjualan produknya dikerjakan oleh perusahaan. Dalam penjualan

ekspor, perusahaan atau dalam hal ini PT. Dan Liris berhubungan

langsung dengan pembeli/buyer yang berada di luar negeri. Sehingga

penerimaan order baru haruslah disesuaikan dengan kemampuan

perusahaan dalam proses memproduksi barang agar sesuai dengan yang


commit to user

20

buyer inginkan. Karena dalam pelaksanaannya, seringkali terjadi

permasalahan yang sering mengganggu dalam prosedur order penjualan

dan prosedur produksi barang, seperti terjadinya ketidaksesuaian antara

barang yang dipesan dengan barang yang telah selesai diproduksi.

Apabila hal ini dibiarkan terus menerus maka dapat mengakibatkan

kerugian bagi perusahaan karena resiko barang yang tidak sesuai, maka

perusahaan harus memproduksi ulang barang tersebut. Sehingga

perusahaan mau tidak mau harus mengeluarkan cost lagi untuk

memproduksi barang dari awal agar sesuai keinginan buyer.

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dalam penyusunan tugas

akhir ini penulis mengambil judul “EVALUASI PROSEDUR

PENJUALAN EKSPOR PADA PT. DAN LIRIS”.

C. PERUMUSAN MASALAH

Dari latar belakang masalah tersebut timbul berbagai perumusan

masalah sebagai berikut:

Apakah prosedur penjualan ekspor yang diterapkan di PT. Dan

Liris telah sesuai dengan SOP perusahaan?

D. TUJUAN TUGAS AKHIR

Tujuan penelitian dari penyusunan Tugas Akhir ini adalah untuk

mengetahui dan memahami apakah prosedur penjualan ekspor sudah


commit to user

21

memadai dan sesuai dengan standar operasional prosedur yang

ditetapkan.

E. MANFAAT TUGAS AKHIR

Dalam penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat

berbagai pihak sebagai berikut:

1. Bagi PT. Dan Liris

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan dan

pertimbangan dalam evaluasi prosedur penjualan ekspor yang

diterapkan di PT. Dan Liris sehingga penjualan ekspor perusahaan

menjadi lebih efektif dan efisien.

2. Bagi Penulis

a) Hasil penelitian ini membantu meningkatkan pengetahuan

penulis mengenai hubungan antara teori sistem informasi

akuntansi dengan aplikasinya di dunia nyata.

b) Mampu mengevaluasi prosedur penjualan ekspor pada PT.

Dan Liris apakah telah sesuai dengan standard operasional

prosedur perusahaan.

3. Bagi Pembaca

a) Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan referensi

dalam melakukan penelitian-penelitian berikutnya serta

menambah wawasan dan pengetahuan.


commit to user

22

b) Meningkatkan pengetahuan bagi pembaca mengenai

hubungan antara teori sistem informasi akuntansi dengan

aplikasinya di dunia nyata.


commit to user

23

BAB II

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. LANDASAN TEORI

1. Pengertian sistem dan prosedur

Setiap sistem akan lebih dapat dipahami jika sebagai suatu keseluruhan yang

terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan. Dengan adanya sistem maka

kegiatan operasional perusahaan diharapkan dapat berjalan lancar dan

terkoordinir sehingga dapat mencapai hasil yang diharapkan.

Menurut Zaki Baridwan, (1992: 3) sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-

prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema

yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama suatu

perusahaan.

Menurut Mulyadi, (2001: 5) sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat

menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.

Dari pengertian di atas maka maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem

dibuat untuk memberikan informasi yang dapat bermanfaat bagi yang

memerlukannya, baik dari pihak intern maupun pihak ekstern perusahaan.

Dengan adanya sistem, operasional perusahaan diharapkan dapat terkoordinasi

sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan.

Pengertian prosedur menurut Zaki Baridwan (1992: 3) prosedur adalah suatu

urut – urutan pekerjaan kirani (clerical) biasanya melibatkan beberapa orang

atau lebih yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam

terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.


commit to user

24

Menurut Mulyadi (2001: 5) prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal,

biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang

dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang

terjadi berulang-ulang.

Dari berbagai pengertian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem

terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan kegiatan klerikal.

Kegiatan klerikal terdiri dari kegiatan menulis, menggandakan, menghitung,

memberi kode, mendaftar, memilih, memindah dan membandingkan yang

dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar

2. Pengertian Sistem akuntansi

Menurut Zaki Baridwan (1992: 4) sistem akuntansi adalah formulir catatan

persediaaan yang dipergunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu

kesatuan ekonomi dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam

bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi

usaha.

Menurut Mulyadi (2001: 3) sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan

dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi

keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan

perusahaan.

Dari beberapa definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi

pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku

pembantu, serta laporan.

3. Pengertian sistem penjualan


commit to user

25

Kegiatan penjualan adalah kegiatan yang terdiri dari penjualan barang atau

jasa, baik secara tunai maupun kredit.

a. Sistem penjualan tunai

Dalam sistem akuntansi sistem penjualan tunai, pembeli diharuskan

membayar barang sebelum barang tersebut diserahkan pada pembeli.

Menurut Mulyadi (2001: 455) sistem penjualan tunai dilaksanakan oleh

perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran

harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan

pada pembeli.

1) Fungsi yang terkait

a. Fungsi penjualan

Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab

menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan

menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan

pembayaran harga barang ke fungsi kas.

b. Fungsi kas

Dalam transaksi penjualan tunai fungsi kas bertanggung jawab

sebagai penerima kas dari pembeli.

c. Fungsi pengiriman

Dalam transaksi penjualan tunai fungsi pengiriman bertanggung

jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang

telah dibayar harganya kepada pembeli.

d. Fungsi gudang


commit to user

26

Dalam transaksi penjualan tunai fungsi gudang bertanggung jawab

untuk menyiapkan barang yang dipesan pembeli, serta

menyerahkan barang tersebut kepada fungsi pengiriman.

e. Fungsi akuntansi

Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini beertanggung jawab

sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan

pembuat laporan penjualan.

2) Dokumen yang digunakan

a. Faktur penjualan tunai

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang

diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.

b. Pita register kas

Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara

mengoperasikan mesin register kas, pita register kas ini merupakan

bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan

merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang

dicatat dalam jurnal penjualan.

c. Bukti setor bank

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke

bank.

d. Bill of lading

Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan

penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum.

e. Rekapitulasi harga pokok penjualan


commit to user

27

Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas

harga pokok produk yang dijual selama satu periode (misalnya satu

bulan).

3) Catatan akuntansi yang digunakan

a. Jurnal penjualan

Jurnal penjualan adalah jurnal yang oleh fungsi akuntansi untuk

mencatat dan meringkas data penjualan.

b. Jurnal penerimaan kas

Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk

mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari

penjualan tunai.

c. Jurnal umum

Dalam transaksi penjualan tunai, jurnal ini digunakan untuk

mencatat harga pokok produk yang dijual.

d. Kartu persediaan

Dalam transaksi penjualan tunai, kartu persediaan digunakan oleh

fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk

yang dijual.

e. Kartu gudang

Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya

berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang.

4) Jaringan prosedur sistem penjualan tunai


commit to user

28

a. Prosedur order penjualan

b. Prosedur penerimaan kas

c. Prosedur penyerahan barang

d. Prosedur pencatatan penjualan tunai

e. Prosedur penyetoran kas ke bank

f. Prosedur pencatatan penerimaan kas

g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan

b. Sistem penjualan kredit

Menurut Mulyadi (2001: 210) sistem penjualan kredit adalah suatu sistem

yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang

sesuai order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu

perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk

menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan yang pertama

kepada pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau

tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.

4. Pengertian ekspor

a. Definisi ekspor

Menurut Rinaldy (2000: 77) ekspor dalam sistem perdagangan Indonesia

diartikan perdagangan dengan cara mengeluarkan barang dari dalam keluar

wilayah pabean Indonesia dengan memenuhi ketentuan yang berlaku.

Setiap barang yang dikeluarkan dari daerah Indonesia untuk tujuan ekspor

wajib mempergunakan PEB (Persetujuan Ekspor Barang).

Ekspor adalah kegiatan mengeluarkan barang dari wilayah pabean suatu

Negara ke wilayah pabean Negara yang dituju, menurut PPEI (2009).


commit to user

29

b. Persyaratan ekspor

Ekspor dapat dilakukan oleh perusahaan (termasuk perorangan) yang telah

memiliki:

1) SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan).

2) TDP (Tanda Daftar Perusahaan).

3) Izin usaha dari Departemen berdasarkan teknis/ lembaga non

Departemen berdasarkan peraturan perundang – undangan yang

berlaku.

c. Aturan yang berlaku dalam penjualan ekspor

1) Dinas Perindustrian dan Perdagangan (Disperindag)

a. Memenuhi persyaratan umum sebagai eksportir;

b. Memenuhi persyaratan khusus sesuai dengan barang yang

diatur

c. Mendapat pengakuan sebagai Eksportir Terdaftar dari Menteri

Perdagangan dalam hal ini Direktur Jenderal Perdagangan Luar

Negeri.

2) Bea Cukai

a. Dasar Hukum

1. Undang-undang No.17 Tahun 2006 tentang Perubahan Undang-

Undang No.10 Tahun 1995 tentang Kepabeanan

2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 145/PMK.04/2007

tentang Ketentuan Kepabeanan di Bidang Ekspor

3. Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor P-

40/BC/2008 jo. P-06/BC/2009 jo. P-30/BC/2009 jo. P-


commit to user

30

27/BC/2010 tentang Tata Laksana Kepabeanan di Bidang

Ekspor

4. Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor P-

41/BC/2008 tentang Pemberitahuan Pabean Ekspor

b. Prosedur kepabeanan ekspor

1. Eksportir wajib memberitahukan barang yang akan diekspor ke

kantor pabean pemuatan dengan menggunakan PEB disertai

Dokumen Pelengkap Pabean.

2. PEB disampaikan paling cepat 7 hari sebelum tanggal perkiraan

ekspor dan paling lambat sebelum barang ekspor masuk Kawasan

Pabean

3. Dokumen Pelengkap Pabean:

a. Invoice dan Packing List

b. Bukti Bayar PNBP

c. Bukti Bayar Bea Keluar (dalam hal barang ekspor dikenai Bea

Keluar)

d. Dokumen dari intansi teknis terkait (dalam hal barang ekspor

terkena ketentuan larangan dan/atau pembatasan)

4. Penyampaian PEB dapat dilakukan oleh eksportir atau dikuasakan

kepada Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK)

5. Pada Kantor Pabean yang sudah menerapkan sistem PDE

(Pertukaran Data Elektronik) kepabeanan, eksportir/PPJK wajib

menyampaikan PEB dengan menggunakan sistem PDE Kepabeanan

c. Sanksi


commit to user

31

1. Mengekspor tanpa menyerahkan pemberitahuan pabean dipidana

penjara paling singkat 1 tahun paling lama 10 tahun dan pidana denda

paling sedikit lima puluh juta rupiah paling banyak lima miliar rupiah.

2. Menyampaikan pemberitahuan pabean yang tidak benar, palsu atau

dipalsukan dipidana penjara paling singkat 2 tahun paling lama 8 tahun

dan pidana denda paling sedikit seratus juta rupiah paling banyak lima

miliar rupiah.

3. Tidak menyampaikan atau terlambat menyampaikan pembatalan

ekspornya dikenai sanksi administrasi berupa denda sebesar lima juta

rupiah.

4. Salah memberitahukan jenis dan/atau jumlah barang dikenai sanksi

administrasi berupa denda paling sedikit 100% dari pungutan negara di

bidang ekspor yang kurang dibayar dan paling banyak1.000% dari

pungutan negara di bidang ekspor yang kurang dibayar.

d. Dasar hukum ekspor

1) Internasional

Multilateral, Regional, Bilateral atau Unilateral.

2) Subyek hukum

Pemerintah dengan Pemerintah, Pemerintah dengan beberapa

Pemerintah.

3) Nasional

KEPPRES Nomor 58 Tahun 1971

Peraturan Mendag Nomor 17/M-DAG/PER/9/2005

Peraturan Dirjen Daglu Nomor 03/DAGLU/PER/10/2005


commit to user

32

Peraturan Dirjen Daglu Nomor 04/DAGLU/PER/10/2005

e. Hal – hal yang harus diperhatikan dalam ekspor

1) Barang yang diminta

2) Tata Niaga barang

3) Ketepatan pengiriman

4) Syarat pembayaran

5) Menghindari klaim dagang

f. Tata niaga barang berdasarkan SK Menteri Perindustrian dan Perdagangan

SK No. 558/MPP/KEP/12/1998

SK No. 17/M-DAG/per/9/2005

SK No. 43/M-DAG/per/10/2007

1) Barang yang dilarang

Adalah barang-barang yang tidak boleh diekspor, hal ini bertujuan agar

komoditas tersebut dapat diproses menjadi barang setengah jadi atau

barang jadi sehingga meningkatkan nilai tambah, menjaga pengadaan

bahan baku, melindungi kelestarian alam, jenis tanaman dan binatang

langka. Contoh: Rotan mentah, satwa langka, kayu gelondongan, nener

(ikan kecil).

2) Barang yang diatur

Adalah barang-barang yang dibatasi masuk ke negara importir. Contoh

tekstil dan produk tekstil, kayu dan produk kayu, kopi, maniok, dan

lain-lain.

3) Barang yang diawasi


commit to user

33

Adalah barang-barang yang dalam ekspornya dalam pengawasan

pemerintah atau ekspor produk tersebut hanya dapat dilakukan

dengan persetujuan Menperindag dan instansi teknis lainnya. Contoh:

kacang kedelai, padi dan beras, ternak hidup, tepung beras dan

gandum.

4) Barang bebas

Adalah barang-barang yang tidak tercakup dalam daftar barang-barang

diatas atau barang yang diperbolehkan diekspor oleh semua eksportir.

5. Pengertian sistem penjualan ekspor

a. Definisi sistem penjualan ekspor

Menurut La Midjan (2001:170) sistem penjualan ekspor adalah sistem yang

dilaksanakan oleh perusahaan untuk mengatur penjualan yang berhubungan dengan

pihak pembeli luar negeri yang mengimpor barang tersebut.

Menurut Amir (2002: 14) Ada beberapa tahapan dalam proses terjadinya

transaksi ekspor, pada umumnya ada lima tahapan yaitu:

1) Tahap promosi

Pada tahap awal ini penjual atau eksportir berupaya untuk

memperkenalkan komoditas yang dihasilkannya kepada calon pembeli,

yang bertujuan agar menarik minat calon pembeli terhadap komoditas

yang diperkenalkan.

2) Tahap Inquiry

Inquiry adalah surat pernyatan minat yang dibuat oleh calon importir

yang ditujukan kepada eksportir yang berisi permintaan harga dari


commit to user

34

barang yang dipromosikan oleh eksportir. Tujuan Inquiry adalah agar

calon importer mengetahui lebih lengkap mengenai mutu barang, waktu

penyerahan, kuantum barang, contoh barang serta keterangan lainnya

dari komoditas yang dipromosikan.

3) Tahap Offersheet

Offersheet adalah pernyataan kesanggupan dari eksportir untuk

memasok suatu komoditas kepada calon importir dengan syarat harga,

waktu penyerahan dan pembayaran yang ditentukan oleh eksportir.

4) Tahap Ordersheet

Tahap selanjutnya adalah tahap ordersheet atau penerimaan order dari

importir. Ordersheet adalah surat pernyataan persetujuan (akseptasi)

dari importir atas penawaran eksportir yang sifatnya mengikat secara

hukum.

5) Tahap kontrak dagang ekspor

Pada tahap ini terjadi kesepakatan antara eksportir dan importir untuk

melakukan perdagangan barang sesuai dengan persyaratan yang

disepakati bersama dan masing – masing pihak mengikat diri untuk

melaksanakan semua kewajiban yang ditimbulkan.

Dalam sistem penjualan ekspor sebenarnya tidak jauh berbeda dengan

sistem penjualan tunai biasa, yang membedakan hanyalah pembelinya

berada di luar negeri dan ada beberapa dokumen pendukung yang harus

dipenuhi oleh perusahaan untuk memperlancar penjualan ekspor.

b. Dokumen-dokumen yang digunakan:

1) Sales contract


commit to user

35

Sales contract adalah surat kesepakatan antara eksportir dan importer

untuk melakukan perdagangan barang sesuai persyaratan yang

disepakati bersama.

2) Commercial invoice

Commercial invoice adalah merupakan nota perincian tentang

keterangan barang-barang yang dijual dan harga dari barang-barang

tersebut.

3) Persetujuan Ekspor Barang (PEB)

PEB adalah dokumen yang digunakan untuk pemberitahuan ekspor

barang yang isinya antara lain: jenis barang, identitas eksportir, identitas

importir, negara tujuan ekspor dan lain-lain.

4) Packing list

Packing list adalah dokumen yang berisi daftar perincian lengkap

mengenai barang yang tercantum dalam invoice. Fungsinya untuk

memudahkan untuk proses pemeriksaan oleh kantor Bea dan Cukai.

5) Bill of lading

Bill of lading adalah bukti tanda terima barang, bukti kepemilikan,

barang yang dikeluarkan oleh perusahaan palayaran (shipping company)

sebagai bukti adanya perjanjian pengangkutan barang.

6) Certificate Of Origin (COO) atau Surat Keterangan Asal (SKA)

Certificate Of Origin atau SKA adalah surat keterangan yang diterbitkan

oleh Menteri Perdagangan atau pejabat yang ditunjuk. Surat ini

menyatakan asal barang yang diekspor.

7) Polis asuransi


commit to user

36

Adalah surat bukti pertanggungan yang dikeluarkan oleh perusahaan

asuransi atas permintaan eksportir maupun importir untuk menjamin

keselamatan barang yang dikirim.

8) Surat pernyataan mutu (Quality Statement)

Adalah surat keterangan yang menyatakan kualitas dari barang dari

barang yang diekspor berdasarkan pemeriksaan Bea dan Cukai.

c. Para pelaku kegiatan penjualan ekspor

1) Eksportir

Eksportir adalah orang atau perusahaan yang berperan sebagai

produsen yang memproduksi barang untuk dijual ke luar negeri.

2) Importir

Orang atau perusahaan yang berperan sebagai pembeli di luar negeri.

3) Bank

Merupakan lembaga keuangan yang dapat memberikan jasa perkreditan

atau meminjamkan dana kepada eksportir maupun importir.

4) Depperindag

Adalah lembaga pemerintahan yang mengatur dan menerbitkan surat-

surat yang merupakan syarat kegiatan ekspor, seperti PEB dan SKA

(Surat keterangan asal) atau Certificate of Origin (COO).

5) Freight Forwarder

Adalah badan usaha yang bertujuan untuk memberikan jasa pelayanan

atau pengurusan atas seluruh kegiatan yang diperlukan bagi

terlaksananya pengiriman.


commit to user

37

6) Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL)

EMKL adalah usaha pengurusan dokumen dan muatan yang akan

diangkut melalui kapal atau pengurusan dokumen dan muatan yang

berasal dari kapal.

7) Perusahaan asuransi

Adalah perusahaan yang bergerak di bidang pertanggungan. Dalam

kegiatan ekspor ini, perusahaan ini menanggung resiko keselamatan

barang dari eksportir sampai dikirim kepada pihak importir.

8) Bea Cukai

Adalah lembaga pemerintahan yang bertugas untuk memeriksa barang-

barang yang melewati daerah pabean dan memungut biaya atas barang

yang akan diekspor.

d. Prosedur penjualan ekspor dengan L/C (Letter of Credit)

1) Eksportir mengadakan korespondensi dengan importir luar negeri

(mengenai mutu, harga, Delivery, dan lain-lain).

2) Eksportir dan importir mengadakan kontrak jual beli.

3) Importir membuka atau mengirim L/C melalui bank korespondennya.

4) Bank importir meneruskan L/C kepada bank devisa.

5) Bank devisa meneruskan L/C eksportir.

6) Eksportir menyiapkan barang-barangnya.

7) Eksportir mendaftarkan PEB ke Bea Cukai.

8) Ekspotir memesan ruang kapal.


commit to user

38

9) Eksportir sendiri atau meminta bantuan EMKL untuk mengirim barang

kepada importir.

10) Eksportir sendiri atau EMKL memfiat muatkan barangnya.

11) EMKL memberitahukan kepada eksportir barang telah dikirim ke kapal.

12) Mengajukan permohonan ke Dinas perindag atau Sudin Perindag untuk

memperoleh SKA (Surat Keterangan Asal).

13) Eksportir melakukan pencairan uang di bank devisa.

14) Bank devisa eksportir mengirim dokumen ekspor kepada bank

korespondensi importir.

15) Bank korespondensi importir mengirim dokumen ekspor kepada

importir.

16) Importir mengambil barang di pelabuhan.

e. Prosedur penjualan ekspor biasa atau tanpa L/C

1) Eksportir mengadakan korespondensi dengan importir.

2) Eksportir dan importir mengadakan kontrak jual beli.

3) Eksportir menyiapkan barang-barang sesuai dengan kontrak jual beli

yang telah disepakati.

4) Eksportir mengurus dokumen PEB ke Bea Cukai.

5) Ekspotir mengirim barang dan memesan ruang kapal.

6) Importir membayar Down Payment (DP).

7) Eksportir sendiri atau meminta bantuan EMKL untuk mengirim barang

kepada importir.

8) Eksportir sendiri atau EMKL memviatmuatkan barangnya.

9) EMKL memberitahukan kepada eksportir barang telah dikirim ke kapal.


commit to user

39

10) Mengajukan permohonan ke Dinas perindag atau Sudin Perindag untuk

memperoleh SKA (Surat Keterangan Asal).

11) Barang dikirim kepada importir.

12) Eksportir mengirimkan dokumen-dokumen ekspor kepada importir.

13) Importir melunasi sisa pembayaran.

6. Pengertian Sistem Pengendalian Intern

a. Pengertian sistem pengendalian intern

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan

ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,

mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi

dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen, Mulyadi (2001: 163)

b. Tujuan sistem pengendalian intern

Dari definisi tersebut pengendalian intern menekankan pada tujuan yang

hendak dicapai dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem

tersebut.

Tujuan dari sistem pengendalian intern adalah:

1) Menjaga kekayaan organisasi.

2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.

3) Mendorong efisiensi.

4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

c. Unsur-unsur sistem pengendalian intern

Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:


commit to user

40

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tegas. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi

didasarkan pada beberapa prinsip-prinsip:

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari

fungsi akuntansi.

Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk

melaksanakan suatu kegiatan, setiap kegiatan dalam perusahaan

memerlukan otorisasi dari manager fungsi yang memiliki

wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi

penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk

menyimpan aktiva perusahaan.Fungsi akuntansi adalah fungsi yang

memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan

perusahaan.

b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk

melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan

biaya.

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi

dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya

transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat

sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk mengotorisasi atas

terlaksananya setiap transaksi, misal dalam penggunaan formulir harus

diawasi sedemikian rupa guna nengawasi pelaksanaan otorisasi.


commit to user

41

3. Praktik yang sehat untuk melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi.

Pada umumnya ada beberapa cara yang dilakukan perusahaan untuk

menciptakan praktik yang sehat, cara-cara tersebut adalah:

a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang

penggunaannya harus dipertanggung jawabkan oleh fungsi yang

berwenang.

b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit), hal ini dilakukan untuk

mendorong agar karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan

aturan yang telah ditetapkan.

c. Setiap transaksi tidak boleh dari awal sampai akhir dilaksanakan

oleh satu orang.

d. Perputaran jabatan (job rotation) dilakukan secara rutin agar

dapat menjaga indepensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya.

e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

f. Secara periodik dilakukan pencocokan fisik kekayaannya dengan

catatannya.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Dalam struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan,

serta berbagai cara untuk mendorong praktik yang sehat semua

tergantung pada manusianya. Untuk itu dalam sistem pengendalian

suatu perusahaan diperlukan karyawan yang kompeten dan jujur.

Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya,

ada banyak cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan seperti:


commit to user

42

a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut

oleh pekerjaannya. Disini pihak manajemen harus mengadakan

analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan

syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan.

b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan

perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan

pekerjaannya.

B. SISTEM PENJUALAN EKSPOR PADA PT. DAN LIRIS

Sistem penjualan pada PT. Dan Liris adalah seperti penjualan tunai biasa, hanya saja

dalam penjualan ekspor ini memiliki beberapa perbedaan dari penjualan tunai.

Pada penjualan ekspor pembeli berada di luar negeri, membutuhkan lebih banyak

dokumen dan banyak pihak-pihak yang terkait baik pihak intern maupun luar

perusahaan yang terkait dalam penjualan ekspor, serta sistem pembayaran yang

diterapkan pada PT. Dan Liris menggunakan sistem pembayaran L/C (Letter of

Credit).

1. Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan ekspor pada PT. Dan Liris

adalah :

1) Fungsi penjualan

Pada PT. Dan Liris, yang menjadi fungsi penjualan adalah bagian

merchandiser. Dalam prosedur penerimaan order ini, bagian merchandiser

menerima order dari buyer dan membuat realisasi order kemudian


commit to user

43

mengirimkannya ke bagian produksi untuk melakukan proses produksi

barang sesuai dengan permintaan buyer.

2) Fungsi Produksi

Pada PT. Dan Liris, yang menjadi fungsi produksi adalah bagian produksi.

Pada prosedur produksi barang, setelah bagian produksi menerima realisasi

order dari bagian merchandiser kemudian melakukan proses produksi dari

bagian cutting, sewing, packing sampai barang tersebut siap untuk dikirim.

Kemudian membuat packing list yang terlebih dahulu harus diotorisasi oleh

bagian merchandiser, kepala produksi baru kemudian mengirimkannya ke

bagian shipping dan mengarsipkan permanen realisasi order menurut nomor.

Dan juga membuat laporan hasil produksi (LHP) yang akan dikirmkan ke

bagian pembukuan.

3) Fungsi Pengiriman

Pada PT. Dan Liris disini yang menjadi fungsi pengiriman adalah bagian

shipping. Sebelum melakukan pengiriman barang, terlebih dahulu bagian

shipping harus menyiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan pada saat

proses pengiriman barang. Dalam prosedur pembuatan dokumen ini, bagian

shipping telebih dahulu membuat invoice dan juga shipping instruction (SI)

yang bersumber dari informasi yang diberikan oleh merchandiser. Kemudian

menghubungi bagian freight forwarder untuk menguruskan dokumen-

dokumen ekspor lainnya seperti: persetujuan ekspor barang (PEB), Bill of

Lading (B/L), note pelayanan ekspor (NPE), berita acara penyegelan (BAP)


commit to user

44

dan setelah semua dokumen ekspor lengkap, barulah bagian shipping

mengirimkan dokumen ekspor ke pihak bank.

4) Fungsi Keuangan

Pada PT. Dan Liris yang menjadi fungsi keuangan adalah bagian kasir. Dalam

prosedur penerimaan pembayaran ini, bagian shipping menerima L/C dari

advise bank dan mengirimkannya ke bagian kasir. Setelah ada pemberitahuan

bahwa L/C sudah dapat dicairkan, maka bagian kasir mencairkan L/C ke bank

Mandiri atau bank CIMB Niaga Surakarta. Bagian kasir menerima bukti

transfer dari bank, dan langsung menyetorkan di bank pada hari yang sama,

kemudian mendapatkan bukti setor bank (BSB), lalu membuat bukti kas

masuk (BKM) dan mengirimkannya ke bagian pembukuan.

5) Fungsi Akuntansi

Pada PT. Dan Liris yang menjadi fungsi akuntansi atau fungsi pencatatan

adalah bagian pembukuan. Setelah mendapat bukti transfer dan bukti setor

bank dari bagian kasir, maka bagian pembukuan melakukan pencatatan ke

dalam jurnal penerimaan kas, dan juga mencatat laporan hasil produksi dari

bagian produksi dan memasukkannya ke dalam jurnal umum.

2. Pihak-pihak luar perusahaan yang terkait dalam sistem penjualan ekspor di PT.

Dan Liris

1) Advise Bank


commit to user

45

Merupakan lembaga keuangan yang memberikan jasa atau menjamin

pembayaran ekspor, disini bank yang dipakai oleh perusahaaan adalah

Bank Mandiri cabang Surakarta, CIMB Niaga Surakarta.

2) Kantor Perindustrian dan Perdagangan Surakarta

Adalah lembaga pemerintahan yang mengatur dan menerbitkan surat-

surat yang merupakan syarat kegiatan ekspor, seperti PEB dan Surat

Keterangan Asal (SKA) atau Certificate Of Origin (COO).

3) Freight Forwarder

Adalah badan usaha yang bertujuan untuk memberikan jasa pelayanan

atau pengurusan atas seluruh kegiatan yang diperlukan bagi

terlaksananya pengiriman.

4) Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL)

EMKL adalah usaha pengurusan dokumen dan muatan yang akan

diangkut melalui kapal atau pengurusan dokumen dan muatan yang

berasal dari kapal.

5) Bea Cukai

Adalah lembaga pemerintahan yang bertugas untuk memeriksa barang-

barang yang melewati daerah pabean dan memungut biaya atas barang-

barang yang akan diekspor.

3. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan ekspor di PT. Dan

Liris :

1. Sales contract


commit to user

46

Sales contract adalah surat kesepakatan antara eksportir dan importir

untuk melakukan perdagangan barang sesuai persyaratan yang disepakati

bersama.

2. Realisasi Order

Realisasi order adalah dokumen yang berisi tentang spesifikasi barang yang

diinginkan oleh buyer. Dokumen ini menjelaskan tentang bentuk, ukuran,

warna, kuantitas dan jenis bahan yang digunakan sesuai keinginan buyer.

3. Surat permintaan pembuatan sample

Surat permintaan pembuatan sample adalah formulir yang dibuat atas

permintaan buyer yang berisi spesifikasi barang pesanannya.

4. Commercial invoice

Commercial invoice adalah merupakan nota perincian tentang keterangan

barang-barang yang dijual dan harga dari barang-barang tersebut.

5. Persetujuan Ekspor Barang (PEB)

PEB adalah dokumen yang digunakan untuk pemberitahuan ekspor barang

yang isinya antara lain: jenis barang, identitas eksportir, identitas importir,

negara tujuan ekspor dan lain-lain.

6. Nota Pelayanan Ekspor (NPE)

Nota yang diterbitkan oleh Pejabat Pemeriksa Dokumen Ekspor atau Sistem

Komputer Pelayanan atas PEB yang disampaikan, untuk melindungi

pemasukan barang yang akan diekspor ke kawasan pabean atau

pemuatannya ke sarana pengangkut.

7. Berita Acara Penyegelan (BAP)


commit to user

47

Surat perintah atau surat tugas yang dikeluarkan oleh pejabat bea dan cukai

yang berwenang dalam rangka penindakan, penyidikan, audit, atau

penyitaan untuk mengunci, menyegel, dan atau melekatkan tanda

pengaman yang diperlukan guna mengamankan hak-hak Negara

8. Packing list

Packing list adalah dokumen yang berisi daftar perincian lengkap mengenai

barang yang tercantum dalam invoice. Fungsinya untuk memudahkan untuk

proses pemeriksaan oleh kantor Bea dan Cukai.

9. Bill of lading

Bill of lading adalah bukti tanda terima barang, bukti kepemilikan, barang

yang dikeluarkan oleh perusahaan pelayaran (shipping company) sebagai

bukti adanya perjanjian pengangkutan barang.

10. Certificate Of Origin (COO)

Certificate Of Origin (COO) atau SKA (Surat Keterangan Asal) adalah surat

keterangan yang diterbitkan oleh Menteri Perdagangan atau pejabat yang

ditunjuk. Surat ini menyatakan asal barang yang diekspor.

11. Bukti transfer (BT)

Adalah bukti pengiriman dana dari bank koresponden importir yang

ditujukan ke eksportir melalui advise bank.

12. Letter Of Credit (L/C)

Adalah surat perikatan/ perjanjian antara importir (applicant), bank

koresponden (issuing bank) dan eksportir (beneficiary) untuk melakukan

pembayaran (jual beli) atas barang atau jasa yang diperdagangkan.


commit to user

48

13. Bukti kirim barang/ Delivery order

Adalah bukti yang diterima dari jasa pengiriman barang atau EMKL yang

menyatakan bahwa barang sudah dikirim.

14. Laporan hasil produksi (LHP)

Adalah catatan yang dibuat oleh bagian produksi yang berisi tentang total

harga produk yang dijual atau total jumlah persediaan selama periode

akuntansi tertentu.

15. Bukti Kas Masuk (BKM)

Bukti atas penerimaan uang atau kas yang dilengkapi dengan bkti transaksi

yang lain.

4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan ekspor menurut

Standard Operasional Prosedur (SOP) di PT. Dan Liris

1) Prosedur penerimaan order

1. Bagian merchandiser menerima order dari buyer via email.

2. Berdasarkan order yang diterima via email, bagian merchandiser

membuat formulir surat permintaan pembuatan sample sesuai dengan

informasi order buyer dan mengirimkan formulir ini ke bagian produksi.

2) Prosedur pembuatan sample

1. Bagian produksi menerima formulir surat permintaan pembuatan

sample dari bagian merchandiser.

2. Membuat sample order barang sesuai dengan informasi yang

tercantum di surat permintaan pembuatan sample.

3. Mengirimkan kembali sample order barang ke bagian merchandiser

beserta surat permintaan pembuatan sample.


commit to user

49

3) Prosedur pengecekan sample

1. Bagian merchandiser menerima sample order barang dan surat

permintaan pembuatan sample.

2. Melaporkan kepada buyer bahwa sample order barang yang diminta

sudah selesai diproduksi.

3. Mengirimkan sample ke buyer.

4. Apabila contoh sample order barang telah disetujui oleh buyer, maka

buyer akan menerbitkan purchase order (PO).

5. Surat permintaan pembuatan sample diarsip secara permanen menurut

nomor.

4) Prosedur realisasi order

1. Setelah menerima purchase order (PO) dari buyer, bagian merchandiser

mengkonfirmasi pada kepala bagian penjualan mengenai order yang

diterbitkan buyer, dengan membawa serta dokumen PO.

2. Kepala bagian penjualan menerima laporan mengenai order yang telah

disetujui disertai dengan dokumen PO.

3. Kepala bagian penjualan menyetujui dan mengotorisasi dokumen PO,

kemudian mengirimkannya kembali ke bagian merchandiser.

4. Setelah mendapatkan persetujuan dari kepala bagian penjualan, maka

bagian merchandiser membuat budget export garment, realisasi order,

dan sales contract rangkap empat berdasarkan informasi yang

tercantum dalam dokumen PO. Di dalam sales contract ini dijelaskan

informasi yang berhubungan dengan spesifikasi barang, jumlah barang,

harga (jika diperlukan), tujuan pengiriman barang, syarat pembayaran,


commit to user

50

tanggal kirim, dan syarat-syarat lainnya yang telah dimengerti oleh

kedua belah pihak dan terdokumentasi secara jelas dan tepat.

5. Realisasi order dikirim ke bagian produksi.

6. Budget export garment dikirim ke bagian pembukuan.

7. Sales contract lembar pertama berwarna putih diberikan ke buyer,

lembar kedua berwarna pink dijadikan arsip permanen menurut tanggal,

lembar ketiga berwarna kuning diberikan ke bagian pembukuan, dan

lembar keempat berwarna hijau diberikan ke bagian shipping.

8. Mengarsip sementara purchase order (PO) menurut tanggal.

5) Prosedur produksi barang

1. Bagian produksi menerima realisasi order.

2. Memproduksi barang sesuai dengan realisasi order.

3. Setelah barang selesai di produksi, bagian produksi membuat packing

list dan laporan hasil produksi (LHP).

4. Packing list beserta sample barang jadi dikirim ke bagian merchandiser.

5. Laporan hasil produksi dikirim ke bagian pembukuan.

6. Mengarsip realisasi order menurut nomor.

6) Prosedur pengecekan barang

1. Bagian merchandiser menerima packing list beserta sample barang jadi.

2. Merchandiser mengotorisasi packing list dan mengirimkan ke kepala

produksi.

3. Kepala produksi menerima packing list yang telah diotorisasi bagian

merchandiser, kemudian menyetujui dan mengotorisasi dokumen

packing list tersebut dan mengirimkannya ke bagian shipping.


commit to user

51

7) Prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumen ekspor

1. Bagian shipping menerima packing list yang telah diotorisasi

bagian merchandiser dan kepala produksi kemudian

mengotorisasinya.

2. Menerima sales contract lembar keempat dari merchandiser.

3. Berdasarkan dokumen sales contract, bagian shipping menagih payment

pada buyer sesuai dengan tanggal kesepakatan pembayaran yang

tertera di sales contract.

4. Bagian shipping menerima L/C dari advise bank.

5. Mencocokan jumlah yang tertera pada L/C dan sales contract.

6. Dengan diterimanya L/C, bagian shipping membuat invoice serta

shipping instruction (SI).

7. Menyerahkan dokumen invoice dan shipping instruction (SI) kepada

direktur ekspor untuk disetujui dan diotorisasi dengan membawa serta

dokumen SC, dan L/C sekaligus menginformasikan bahwa barang siap

untuk dikirim.

8. Direktur ekspor menerima laporan dari bagian shipping bahwa barang

siap untuk dikirim, dengan membawa dokumen invoice dan shipping

instruction (SI) untuk diotorisasi disertai dengan dokumen SC, dan L/C.

9. Setelah menyetujui dan mengotorisasi dokumen invoice dan SI tersebut,

kemudian mengirimkan kembali dokumen invoice, SI, SC, dan L/C ke

bagian shipping.


commit to user

52

10. Setelah mendapatkan persetujuan dari direktur ekspor, maka bagian

shipping, menghubungi bagian jasa pengiriman untuk menginstruksikan

pengambilan barang.

11. Menghubungi bagian freight forwarder untuk membawa dokumen

invoice dan shipping instruction (SI) dalam proses pengiriman barang.

12. Setelah melakukan pengiriman barang, bagian shipping mendapat

dokumen pengapalan/pengiriman barang yang berupa original Bill of

Lading (B/L) dari freight forwarder, kemudian bagian shipping

melakukan proses pembuatan dokumen surat keterangan asal barang

(SKA) atau Certificate of Origin (COO) ke Kantor Perdagangan dan

Perindustrian Surakarta.

13. Membuat bukti kirim barang atau delivery order (DO).

14. Bagian shipping memproses dokumen ekspor seperti persetujuan ekspor

barang (PEB), nota pelayanan ekspor (NPE), berita acara penyegelan

(BAP).

15. L/C dikirim ke bagian kasir.

16. Seluruh shipping dokumen (PEB, NPE, BAP, BL, SKA) dikim ke pihak bank.

17. Delivery order, packing list, sales contract lembar keempat diarsip secara

permanen berdasarkan nomor.

8) Prosedur penerimaan pembayaran

1. Menerima L/C dari bagian shipping.

2. Setelah ada pemberitahuan dari advise bank bahwa L/C sudah dapat

dicairkan, maka bagian kasir akan mencairkan L/C ke advise bank, yaitu

bank Mandiri, atau bank CIMB Niaga Surakarta.


commit to user

53

3. Menerima bukti transfer (BT) dari bank dan sekaligus menyetor dana

pencairan L/C ke bank.

4. Menerima bukti setor bank (BSB) kemudian membuat bukti kas masuk

(BKM) dan mengotorisasinya.

5. Bukti kas masuk dan bukti setor bank, bukti transfer dikirim ke bagian

pembukuan.

9) Prosedur pencatatan akuntansi

1. Bagian pembukuan menerima budget export garment (BEG), dan sales

contact lembar ketiga dari bagian merchandiser.

2. Bagian pembukuan menerima laporan hasil produksi (LHP) dari bagian

produksi.

3. Bagian pembukuan menerima bukti transfer (BT), bukti setor bank (BSB)

dan bukti kas masuk dari bagian kasir.

4. Bagian pembukuan mencocokkan dan membandingkan sales contract

lembar ketiga, bukti transfer, bukti setor bank dan bukti kas masuk,

kemudian mencatatnya ke dalam jurnal penerimaan kas.

5. Bagian pembukuan mencocokkan dan membandingkan budget export

garment (BEG) dengan laporan hasil produksi, kemudian mencatatnya di

dalam jurnal umum.

6. Mengarsipkan secara permanen sales contract dan bukti kas masuk

menurut nomor. Mengarsipkan bukti setor bank dan bukti transfer

secara permanen menurut tanggal. Mengarsipkan secara permanen

budget export garment dan laporan hasil produksi berdasarkan nomor.


commit to user

54

Bagan alir prosedur penjualan ekspor PT. Dan Liris menurut

Standard Operasional Prosedur (SOP)

Di bawah ini akan dijelaskan bagan alir prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan

Liris sesuai dengan SOP perusahaan, untuk menggambarkan prosedur penjualan

ekspor dan alir dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan

ekspor.


commit to user

55


commit to user

56


commit to user

57


commit to user

58

Gambar II.4 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris menurut SOP

FUNGSI PRODUKSI

1

SPPS

Membuat sample order barang

sesuai informasi yang tercantum

dalam SPPS

Mengirimkan kembali sample order barang

beserta SPPS

2

SPPS

Setelah sample barang selesai

diproduksi

6

RO

Memproduksi barang sesuai

RO

Membuat PL dan LHP

ROLHP

PL

9

10N

Beserta sample barang jadi

Bagian Produksi Bagian Produksi Kepala Produksi

10

PL

mengotorisasi PL tsb dan mengirimkan ke

bagian shipping

PL

Yang telah diotorisasi bagian md

11


commit to user

59


commit to user

60


commit to user

61


commit to user

62

Gambar II.8 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris menurut SOP

FUNGSI AKUNTANSI

SC 3

SC 3

BSB

8

SC 3BEG

16

Bukti transferBKM

Mencocokan BEG dan

LHP

Mencocokan SC, BKM,

bukti transfer dan BSB

BSBBukti transfer

BKM

JKMJU

N N

BSBBukti transfer

BKM

T

SELESAI

10

LHP

BEGLHP

BEGLHP

Bagian Pembukuan Bagian Pembukuan Bagian Pembukuan

Telah diotorisasi bagian kasir


commit to user

63

5. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan ekspor menurut

pelaksanaan di PT. Dan Liris

1) Prosedur penerimaan order

1. Bagian merchandiser menerima purchase order (PO) dari buyer.

2. Melaporkan kepada kepala bagian penjualan mengenai order yang diterima

dengan membawa serta dokumen purchase order (PO).

3. Kepala bagian penjualan menerima laporan dari bagian merchandiser

mengenai order yang diterima dari buyer, disertai dengan dokumen PO.

4. Menyetujui dan mengotorisasi PO lalu kemudian mengembalikannya ke

bagian merchandiser.

2) Prosedur realisasi order

1. Setelah PO disetujui dan diotorisasi oleh kepala bagian penjulan, maka

berdasarkan informasi yang tercantum dalam PO, bagian merchandiser

membuat budget export garment, realisasi order, dan sales contract

rangkap empat. Di dalam sales contract ini dijelaskan informasi yang

berhubungan dengan spesifikasi barang, jumlah barang, harga (jika

diperlukan), tujuan pengiriman barang, syarat pembayaran, tanggal kirim,

dan syarat-syarat lainnya yang telah dimengerti oleh kedua belah pihak dan

terdokumentasi secara jelas dan tepat.

2. Realisasi order dikirim ke bagian produksi.

3. Budget export garment dikirim ke bagian pembukuan.

4. Sales contract lembar pertama berwarna putih diberikan ke buyer, lembar

kedua berwarna pink dijadikan arsip permanen menurut tanggal, lembar


commit to user

64

ketiga berwarna kuning diberikan ke bagian pembukuan, dan lembar

keempat berwarna hijau diberikan ke bagian shipping.

5. Mengarsip sementara purchase order (PO) menurut tanggal.

3) Prosedur produksi barang

1. Bagian produksi menerima realisasi order dari bagian merchandiser.

2. Memproduksi barang sesuai dengan realisasi order.

3. Setelah barang selesai di produksi, bagian produksi membuat packing list

dan laporan hasil produksi (LHP) berdasarkan dokumen RO.

4. Packing list beserta sample barang jadi dikirim ke bagian merchandiser.

5. Laporan hasil produksi dikirim ke bagian pembukuan.

6. Mengarsip realisasi order secara permanen menurut nomor.

4) Prosedur pengecekan barang

1. Bagian merchandiser menerima packing list beserta sample barang jadi.

2. Berdasarkan dokumen packing list, bagian merchandiser memeriksa barang

apakah sudah sesuai dengan pesanan buyer atau belum.

3. Apabila barang belum sesuai dengan pesanan, maka bagian merchandiser

mengembalikan packing list beserta sample barang jadi ke bagian produksi

untuk memproduksi ulang barang tersebut.

4. Bagian produksi menerima pengembalian packing list beserta sample

barang jadi untuk diproduksi ulang agar sesuai dengan pesanan buyer.

5. Setelah diproduksi ulang, packing list beserta sample barang jadi

dikembalikan ke bagian merchandiser untuk dicek ulang.

6. Apabila sudah sesuai dengan pesanan, merchandiser mengotorisasi packing

list dan mengirimkan ke kepala produksi.


commit to user

65

7. Kepala produksi menerima packing list yang telah diotorisasi bagian

merchandiser, lalu kemudian menyetujui dan mengotorisasi dokumen

packing list tersebut dan mengirimkannya ke bagian shipping.

5) Prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumen ekspor

1. Bagian shipping menerima packing list yang telah diotorisasi bagian

merchandiser dan kepala produksi lalu kemudian mengotorisasinya.

2. Menerima sales contract lembar keempat dari merchandiser.

3. Berdasarkan dokumen sales contract, bagian shipping menagih payment

pada buyer sesuai dengan tanggal kesepakatan pembayaran yang tertera di

sales contract.

4. Bagian shipping menerima L/C dari advise bank.

5. Mencocokan jumlah yang tertera pada L/C dan sales contract.

6. Dengan diterimanya L/C, bagian shipping membuat invoice serta shipping

instruction (SI).

7. Menyerahkan dokumen invoice dan shipping instruction (SI) kepada

direktur ekspor untuk disetujui dan diotorisasi, sekaligus menginformasikan

bahwa barang siap untuk dikirim.

8. Direktur ekspor menerima laporan dari bagian shipping bahwa barang siap

untuk dikirim, dengan membawa dokumen invoice dan shipping instruction

(SI) untuk diotorisasi dilengkapi dengan dokumen SC, dan L/C.

9. Setelah menyetujui dan mengotorisasi dokumen invoice dan SI tersebut,

kemudian mengirimkan kembali dokumen invoice, SI, SC, dan L/C ke bagian

shipping.


commit to user

66

10. Setelah mendapatkan persetujuan dari direktur ekspor, maka bagian

shipping, menghubungi bagian jasa pengiriman untuk menginstruksikan

pengambilan barang.

11. Menghubungi bagian freight forwarder untuk membawa dokumen invoice

dan shipping instruction (SI) dalam proses pengiriman barang.

12. Setelah melakukan pengiriman barang, bagian shipping mendapat dokumen

pengapalan/pengiriman barang yang berupa original Bill of Lading (B/L) dari

freight forwarder, kemudian bagian shipping melakukan proses pembuatan

dokumen surat keterangan asal barang (SKA) atau Certificate of Origin

(COO) ke Kantor Perdagangan dan Perindustrian Surakarta.

13. Membuat bukti kirim barang atau delivery order (DO).

14. Bagian shipping memproses dokumen ekspor seperti persetujuan ekspor

barang (PEB), nota pelayanan ekspor (NPE), berita acara penyegelan (BAP).

15. L/C dikirim ke bagian kasir.

16. Seluruh shipping dokumen (PEB, NPE, BAP, BL, SKA) dikim ke pihak bank.

17. Delivery order, packing list, sales contract lembar keempat diarsip secara

permanen berdasarkan nomor.

6) Prosedur penerimaan pembayaran

1. Menerima L/C dari bagian shipping.

2. Setelah ada pemberitahuan dari advise bank bahwa L/C sudah dapat

dicairkan, maka bagian kasir akan mencairkan L/C ke advise bank, yaitu

bank Mandiri, atau bank CIMB Niaga Surakarta.

3. Menerima bukti transfer (BT) dari bank dan sekaligus menyetor dana

pencairan L/C ke bank.


commit to user

67

4. Menerima bukti setor bank (BSB) kemudian membuat bukti kas masuk

(BKM) dan mengotorisasinya.

5. Bukti kas masuk dan bukti setor bank, bukti transfer dikirim ke bagian

pembukuan.

7) Prosedur pencatatan akuntansi

1. Bagian pembukuan menerima budget export garment (BEG), dan sales

contact lembar ketiga dari bagian merchandiser.

2. Bagian pembukuan menerima laporan hasil produksi (LHP) dari bagian

produksi.

3. Bagian pembukuan menerima bukti transfer (BT), bukti setor bank (BSB)

dan bukti kas masuk dari bagian kasir.

4. Bagian pembukuan mencocokkan dan membandingkan sales contract

lembar ketiga, bukti transfer, bukti setor bank dan bukti kas masuk,

kemudian mencatatnya ke dalam jurnal penerimaan kas.

5. Bagian pembukuan mencocokkan dan membandingkan budget export

garment (BEG) dengan laporan hasil produksi, kemudian mencatatnya di

dalam jurnal umum.

7. Mengarsipkan secara permanen sales contract dan bukti kas masuk menurut

nomor. Mengarsipkan bukti setor bank dan bukti transfer secara permanen

menurut tanggal. Mengarsipkan secara permanen budget export garment

dan laporan hasil produksi berdasarkan nomor.

Bagan alir prosedur penjualan ekspor PT. Dan Liris menurut

pelaksanaannya


commit to user

68

Dibawah ini akan dijelaskan bagan alir prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan

Liris sesuai dengan pelaksanaannya, untuk menggambarkan prosedur penjualan

ekspor dan alir dokumen- dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan

ekspor.


commit to user

69

FUNGSI PENJUALAN

Gambar II.9 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris sesuai dengan penerapan

Mulai

Menerima PO

PO

Dari buyer

Melapor pada KaBag penjualan mengenai order yang diterima

dengan membawa serta dokumen PO

PO

PO

yang telah diotorisasi KaBag penjualan

PO

Berdasarkan informasi yang tercantum dalam

dokumen PO, membuat BEG, RO, dan SC

43

2SC 1

RO

5

4

3

Buyer

T

BEG

T

Bagian Merchandiser Bagian Merchandiser

Menerima laporan order yang diterima

disertai dokumen PO dari bagian md

PO

Menyetujui dan mengotorisasi

dokumen PO, dan mengembalikan ke bagian md

PO

1

1

Kabag Penjualan

2

2


commit to user

70


commit to user

71

Gambar II.11 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris (lanjutan) sesuai dengan penerapan

FUNGSI PRODUKSI

3

RO

Memproduksi barang sesuai

RO

Berdasarkan dokumen RO, membuat PL dan

LHP

ROLHP

PL

6

7N


10

PL

Menyetujui dan mengotorisasi PL tsb dan mengirimkan ke

bagian shipping

PL

Yang telah diotorisasi bagian md

Bagian Produksi Kepala Produksi

11

8

PL


Berdasarkan dokumen PL, memproduksi ulang barang

tersebut

PL

9

Beserta sample barang jadi yang telah

diproduksi ulang

Bagian Produksi

Setelah proses produksi selesai, mengembalikan

dokumen PL beserta sample barang ke bagian

md untuk dicek ulang


commit to user

72


FUNGSI PENGIRIMAN

4

SC 4

L/C

Melakukan penagihan pembayaran ke buyersesuai informasi yang tercantum dalam SC

Menerima L/C

SC 4

Mencocokkan jumlah yang tertera di L/C

dan SC

Membuat invoice dan

SI

INVOICESI

L/CSC 4

Menerima laporan dari bagian shipping bahwa

barang siap untuk dikirim disertai dengan dokumen invoice, SI, L/C dan SC

mengotorisasi dokumen invoice, SI, L/C dan SC

kemudian mengembalikan ke bagian shipping

13

INVOICESI

L/CSC 4

INVOICESI

L/CSC 4

12

12

Bagian Shipping Direktur Ekspor


commit to user

73


commit to user

74

FUNGSI KEUANGAN


Bagian Kasir

BSB

15

L/C

Mendapat pemberitahuan bahwa L/C bisa

dicairkan

Mencairkan L/C

BSBBukti transfer

Membuat BKM dan mengotorisasinya

16

Menerima BT dan langsung menyetorkan dana ke bank sehingga

mendapatkan BSB

Bukti transferBKM



commit to user

75


FUNGSI AKUNTANSI

SC 3

SC 3

BSB

5

SC 3BEG

16

Bukti transferBKM

Mencocokan BEG dan

LHP

Mencocokan SC, BKM,

bukti transfer dan BSB

BSBBukti transfer

BKM

JKMJU

NN

BSBBukti transfer

BKM

T

SELESAI

7

LHP

BEGLHP

BEGLHP

Bagian Pembukuan Bagian Pembukuan Bagian Pembukuan



commit to user

76

6. Jaringan prosedur penjualan (order tidak disetujui)

Di dalam pelaksanaan prosedur penerimaan order di PT. Dan Liris, terdapat kemungkinan

terjadinya order yang yang tidak disetujui oleh kabag penjualan, dikarenakan beberapa

alasan, diantaranya sebagai berikut :

1. Harga bahan baku yang dipesan oleh buyer terlalu tinggi, dengan kualitas yang

tidak terlalu baik.

2. Adanya ketidakcocokan harga pada saat proses penawaran order antara buyer

dengan merchandiser.

Berikut ini akan dijelaskan mengenai prosedur penerimaan order yang tidak dapat

disetujui oleh kabag penjualan :

1. Bagian merchandiser menerima purchase order (PO) dari buyer.

2. Melaporkan kepada kepala bagian penjualan mengenai order yang diterima

dengan membawa serta dokumen purchase order (PO). Yang di dalam dokumen

PO ini, dijelaskan informasi mengenai order yang diinginkan buyer, termasuk

bahan baku dan bahan pendukung yang digunakan apa, size yang harus

diproduksi apa saja, termasuk harga yang diinginkan oleh buyer.

3. Kepala bagian penjualan menerima laporan dari bagian merchandiser mengenai

order yang diterima dari buyer, disertai dengan dokumen PO.

4. Apabila kepala bagian penjualan tidak mengotorisasi PO ini, maka kabag

penjualan terlebih dahulu membuat memo yang isinya memberitahukan kepada

buyer bahwa proses order tidak dapat diproduksi dikarenakan beberapa alasan

seperti harga bahan baku dan bahan pendukung yang dipesan oleh buyer terlalu

tinggi, adanya ketidakcocokan penawaran harga antara kedua belah pihak.

5. Kemudian PO dikembalikan ke bagian merchandiser beserta memo.


commit to user

77

6. Bagian merchandiser menerima dokumen PO yang di reject oleh kabag

penjualan, disertai dengan memo.

7. Bagian merchandiser memberitahukan atau menginformasikan kepada buyer

sekaligus mengirimkan dokumen PO disertai memo kepada buyer yang berisi

bahwa order nya tidak dapat di produksi di PT. Dan Liris.

Bagan alir prosedur penjualan ekspor PT. Dan Liris apabila order tidak disetujui.

Dibawah ini akan dijelaskan bagan alir prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris

apabila proses penerimaan order dari buyer tidak dapat disetujui.


commit to user

78

FUNGSI PENJUALAN

Gambar II.16 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris (order tidak disetujui)

MULAI

Menerima PO

PO

Melapor pada kabag penjualan mengenai order yang diterima dengan membawa

dokumen PO

PO

3

MEMOPO

Memberitahu kepada buyer bahwa ordernya

tidak dapat diotorisasi oleh kabag penjualan sekaligus mengirimkan dokumen PO

dan memo ini

MEMOPO

buyer

MEMO

Menerima laporan order yang diterima

disertai dengan dokumen PO

PO

Dokumen PO tidak dapat diotorisasi

PO

3

Membuat memo yang isinya pemberitahuan kepada buyer bahwa ordernya tidak dapat

diproduksi

PO dikembalikan ke bagian md beserta memo

2

2

Bagian Merchandiser Kabag Penjualan Bagian Merchandiser


commit to user

79

C. EVALUASI PROSEDUR PENJUALAN EKSPOR PT. DAN LIRIS

Dari prosedur penjualan ekspor diatas maka dapat dievaluasi sebagai berikut:

1. Evaluasi Fungsi yang terkait

Tabel 2. 1 Evaluasi Fungsi Yang Terkait Dalam Prosedur Penjualan Ekspor

PT. Dan Liris

Fungsi yang terkait dengan SOP penjualan ekspor PT. Dan Liris

Fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan ekspor PT. Dan Liris

1. fungsi penjualan 2. fungsi keuangan 3. fungsi produksi 4. fungsi pengiriman 5. fungsi akuntansi

1. fungsi penjualan (bagian merchandiser, kabag penjualan)

2. fungsi keuangan (bagian kasir) 3. fungsi produksi (bagian produksi,

kabag produksi) 4. fungsi pengiriman (bagian

shipping, direktur ekspor) 5. fungsi akuntansi (bagian

pembukuan) Sumber: SOP PT. Dan Liris

Dari tabel di atas fungsi yang digunakan dalam sistem penjualan ekspor PT.

Dan Liris telah sesuai dengan SOP yang ada di perusahaan. Sehingga

penerapan fungsi dapat dikatakan baik karena sudah sesuai dengan SOP yang

berlaku. Hal ini berdampak positif bagi perusahaan, karena perusahaan sudah

melakukan pemisahan fungsi yang tegas, seperti fungsi penjualan terpisah

dengan fungsi pengiriman, fungsi penjualan terpisah dengan fungsi keuangan,

fungsi keuangan terpisah dengan fungsi akuntansi, dalam hal ini tidak terjadi

perangkapan fungsi dalam satu bagian, sehingga setiap fungsi dapat saling

melakukan cross check atau saling mengecek antara tugas dan wewenangnya

masing-masing bagian. Sehingga apabila terjadi tindakan kecurangan, maka

dapat dipertanggung jawabkan oleh pihak-pihak yang terkait.


commit to user

80

2. Evaluasi Dokumen yang digunakan

Tabel 2. 2 Evaluasi Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Penjualan Ekspor PT. Dan

Liris

Dokumen yang digunakan menurut SOP penjualan ekspor

PT. Dan Liris

Evaluasi dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan ekspor

PT. Dan Liris Surat permintaan pembuatan sample Invoice dan packing list Realisasi order Bukti kas masuk (BKM) Bill of lading Bukti transfer Sales contract PEB (Persetujuan Ekspor Barang) COO atau SKA (Surat Keterangan Asal) NPE (Nota Pelayanan Ekspor) BAP (Berita Acara Penyegelan) Letter of credit (L/C) Bukti kirim barang atau delivery order Laporan hasil produksi (LHP)

Invoice dan packing list Realisasi order Bukti kas masuk (BKM) Bill of lading Bukti transfer Sales contract PEB (Persetujuan Ekspor Barang) COO atau SKA (Surat Keterangan Asal) NPE (Nota Pelayanan Ekspor) BAP (Berita Acara Penyegelan) Letter of credit (L/C) Bukti kirim barang atau delivery order Laporan hasil produksi (LHP)

Sumber: SOP PT. Dan Liris

Dari data diatas dapat dilihat bahwa penggunaan dokumen dalam

penjualan ekspor PT. Dan Liris belum sesuai dengan SOP yang ada. Dokumen

yang digunakan dalam sistem penjualan ekspor pada PT. Dan Liris adalah: sales

contract (berisi perjanjian jual beli dengan buyer), realisasi order (berisi tentang

spesifikasi barang), invoice dan packing list (berfungsi sebagai faktur penjualan),

PEB (persetujuan ekspor barang), Bill of lading, COO atau SKA (surat keterangan

asal barang), bukti transfer, bukti setor bank, letter of credit (L/C), bukti kirim

barang, LHP (laporan hasil produksi). Walaupun dokumen yang digunakan dalam

pelaksanaan prosedur penjualan ekspor secara garis besar hampir sesuai dengan


commit to user

81

SOP perusahaan, akan tetapi masih terdapat ketidaksesuaian penggunaan

dokumen antara pelaksanaan dan SOP perusahaan, sehingga hal ini berdampak

negatif bagi perusahaan karena fungsi dokumen-dokumen ekspor ini digunakan

untuk merekam terjadinya urutan prosedur suatu sistem penjualan ekspor,

sehingga apabila terjadi kesalahan dalam pelaksanaan prosedur, maka bukti-

bukti yang dimiliki perusahaan tidak lengkap, dan dapat mengakibatkan kerugian

bagi perusahaan, seperti apabila perusahaan tidak menggunakan dokumen surat

permintaan pembuatan sample (SPPS) dan mengakibatkan hasil produksi barang

tidak sesuai dengan keinginan buyer, maka sudah menjadi resiko perusahaan

untuk memproduksi ulang barang agar sesuai dengan keinginan buyer.

3. Evaluasi jaringan prosedur yang membentuk sistem

Tabel 2.3 Evaluasi SOP dengan penerapan pelaksanaan prosedur di

PT. Dan Liris SOP penjualan ekspor di PT. Dan Liris Sukoharjo

Pelaksanaan prosedur penjualan ekspor di PT. Dan Liris Sukoharjo

Prosedur penerimaan order Belum sesuai Prosedur pembuatan sample Belum sesuai Prosedur pengecekan sample Belum sesuai Prosedur realisasi order Belum sesuai Prosedur produksi barang Belum sesuai Prosedur pengecekan barang Sudah sesuai Prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumen ekspor

Sudah sesuai

Prosedur penerimaan pembayaran Sudah sesuai Prosedur pencatatan akuntansi Sudah sesuai

Sumber: SOP PT. Dan Liris

Berdasarkan hasil evaluasi pada tabel 2.3 di atas, jaringan prosedur yang

membentuk sistem penjualan ekspor pada PT. Dan Liris menurut SOP

perusahaan adalah prosedur penerimaan order, prosedur pembuatan sample,

prosedur pengecekan sample, prosedur realisasi order (termasuk di dalam


commit to user

82

empat prosedur tersebut, terdapat prosedur otorisasi dari kepala bagian

masing-masing, dalam hal ini pihak yang terkait adalah kepala bagian penjualan),

prosedur produksi barang (termasuk di dalamnya terdapat otorisasi dari kepala

bagian yang terkait, dalam hal ini pihak yang terkait adalah kepala produksi),

prosedur pengecekan barang, prosedur pengiriman barang dan pembuatan

dokumen ekspor (termasuk di dalamnya terdapat otorisasi dari kepala bagian

yang terkait, dalam hal ini pihak yang terkait adalah direktur ekspor), prosedur

penerimaan pembayaran dan prosedur pencatatan akuntansi. Sedangkan

prosedur yang diterapkan di PT. Dan Liris adalah prosedur penerimaan order

(termasuk di dalamnya terdapat prosedur otorisasi dari pihak yang terkait, yaitu

kepala bagian penjualan), prosedur produksi barang (termasuk di dalamnya

terdapat prosedur otorisasi dari kepala bagian yang terkait, yaitu kepala

produksi), prosedur pengecekan barang, prosedur pengiriman barang dan

pembuatan dokumen ekspor (termasuk di dalamnya terdapat prosedur otorisasi

dari kepala bagian yang terkait, yaitu direktur ekspor), prosedur penerimaan

pembayaran, prosedur pencatatan akuntansi.

Dalam prosedur penerimaan order penjualan ini, pelaksanaan prosedur

yang diterapkan perusahaan masih belum sesuai dengan SOP perusahaan yang

termasuk di dalamnya prosedur penerimaan order, prosedur pengecekan

sample, prosedur realisasi order, hal ini berdampak negatif bagi perusahaan,

karena tidak adanya konfirmasi ulang mengenai kepastian persetujuan order

yang diterima, sehingga apabila terjadi suatu kesalahan dalam proses produksi,

maka sudah menjadi resiko perusahaan untuk memproduksi ulang kembali

barang tersebut.


commit to user

83

Dalam pelaksanaan prosedur produksi barang yang diterapkan di PT.

Dan Liris belum sesuai dengan SOP produksi barang, karena tidak adanya

prosedur pembuatan sample seperti yang tercantum dalam SOP perusahaan.

Hal ini berdampak negatif bagi perusahaan, karena dalam prosedur produksi

menurut SOP perusahaan menggunakan dokumen surat permintaan pembuatan

sample, sedangkan dalam pelaksanaan prosedur produksi barang, belum

menggunakan dokumen surat permintaan pembuatan sample, sehingga hal ini

mengakibatkan terjadinya ketidaksesuaian antara barang yang diproduksi

dengan barang yang dipesan, maka hal ini dapat mengakibatkan kerugian bagi

perusahaan, karena selain mendapat komplain dari buyer karena barang yang

tidak sesuai pesanan, perusahaan juga harus memproduksi ulang barang agar

sesuai dengan pesanan buyer.

Dalam prosedur pengecekan barang yang diterapkan di PT. Dan Liris

telah sesuai dengan SOP prosedur pengecekan barang, hal ini berdampak positif

bagi perusahaan, karena meminimalkan kesalahan dalam hasil proses produksi,

dan juga dapat berfungsi untuk mengecek secara langsung terhadap barang

yang telah selesai diproduksi apakah barang tersebut telah sesuai dengan

spesifikasi, kuantitas barang yang diinginkan oleh buyer atau belum.

Prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumen ekspor dalam

pelaksanaannya di PT. Dan Liris telah sesuai dengan SOP pengiriman barang dan

pembuatan dokumen ekspor, hal ini berdampak postif bagi perusahaan karena

meminimalkan kesalahan dalam pengiriman barang beserta dokumen ekspor

yang dikirim, karena dalam prosedur ini, sudah diatur bagaimana urut-urutan

pengiriman barang beserta pembuatan dokumen ekspornya.


commit to user

84

Dalam prosedur penerimaan pembayaran di PT. Dan Liris telah sesuai

dengan SOP penerimaan pembayaran, hal ini berdampak positif bagi

perusahaan, karena dapat meminimalkan atau mencegah terjadinya tindakan

penyelewengan pencurian kas oleh pihak yang terkait dengan fungsi keuangan.

Dalam prosedur pencatatan akuntansi yang diterapkan PT. Dan Liris

telah sesuai dengan SOP pencatatan akuntansi, hal ini berdampak positif bagi

perusahaan, karena meminimalkan kesalahan dalam pencatatan akuntansi yang

dilakukan oleh bagian pembukuan.


commit to user

85

BAB III

TEMUAN

Dari evaluasi prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris diatas maka

penulis memperoleh beberapa temuan, yaitu kelebihan dan kelemahan prosedur

penjualan ekspor yang diterapkan di PT. Dan Liris.

A. Kelebihan-kelebihan prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris

1. Pelaksanaan prosedur yang diterapkan di PT. Dan Liris yang telah sesuai

dengan standard operating procedure (SOP) penjualan ekspor PT. Dan

Liris, yaitu prosedur pengecekan barang, prosedur pengiriman barang

dan pembuatan dokumen ekspor, prosedur penerimaan pembayaran,

prosedur pencatatan akuntansi.

2. Dalam pelaksanaan prosedur pengecekan barang telah sesuai dengan SOP

pengecekan barang, hal ini berdampak positif bagi perusahaan, karena

barang yang telah selesai diproduksi dicek ulang guna mengetahui

apakah barang tersebut telah sesuai dengan spesifikasi, kuantitas barang

sesuai dengan permintaan buyer atau belum.

3. Dalam pelaksanaan prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumen

ekspor telah sesuai dengan SOP pengiriman brang dan pembuatan

dokumen ekspor, hal ini berdampak positif bagi perusahaan, yaitu dapat

meminimalkan kesalahan dalam pengiriman barang beserta dokumen

ekspor yang dikirim, karena dalam prosedur ini, sudah diatur bagaimana

urut-urutan pengiriman barang beserta pembuatan dokumen ekspornya.


commit to user

86

4. Dalam pelaksanaan prosedur pencatatan akuntansi yang diterapkan di PT.

Dan Liris telah sesuai dengan SOP pencatatan akuntansi, hal ini

berdampak positif bagi perusahaan, yaitu dapat meminimalkan kesalahan

dalam pencatatan akuntansi yang dilakukan oleh bagian pembukuan.

5. Perusahaan sudah melakukan otorisasi yang memadai oleh bagian-bagian

yang berwenang sebelum melakukan prosedur tertentu, misalnya dalam

membuat realisasi order terlebih dahulu diotorisasi kepala bagian

penjualan, sebelum melakukan proses produksi barang ada persetujuan

dari kepala produksi, sebelum melakukan pengiriman barang, terlebih

dahulu mendapatkan persetujuan dari direktur ekspor. Dengan demikian

prosedur penjualan ekspor terjadi dengan otorisasi dari bagian yang

berwenang sehingga setiap prosedur dapat dipertanggung jawabkan

pelaksanaannya.

6. Perusahaan sudah melakukan pemisahan fungsi yang tegas, seperti fungsi

penjualan terpisah dengan fungsi pengiriman, fungsi penjualan terpisah

dengan fungsi keuangan, fungsi keuangan terpisah dengan fungsi

akuntansi, dan tidak terjadi perangkapan fungsi dalam satu bagian,

sehingga setiap fungsi dapat saling melakukan cross check atau saling

mengecek antara tugas dan wewenangnya masing-masing bagian.

Sehingga apabila terjadi tindakan kecurangan, maka dapat dipertanggung

jawabkan oleh pihak-pihak yang terkait.

B. Kelemahan-kelemahan prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris


commit to user

87

Pelaksanaan prosedur yang diterapkan di PT. Dan Liris masih terdapat

ketidaksesuaian antara penerapan prosedur di PT. Dan Liris dengan SOP

perusahaan, diantaranya prosedur penerimaan order, dan prosedur produksi

barang, karena apabila dibandingkan dengan prosedur yang sesuai dengan

SOP perusahaan, yaitu prosedur penerimaan order, prosedur pembuatan

sample, prosedur pengecekan sample, prosedur realisasi order, dan juga

penggunaan dokumen yang belum sesuai dengan SOP perusahaan, yaitu

belum menggunakannya dokumen surat permintaan pembuatan sample

(SPPS), maka hal ini berdampak negatif bagi perusahaan, diantaranya tidak

adanya konfirmasi ulang mengenai kepastian persetujuan order yang diterima,

sehingga mengakibatkan adanya ketidaksesuaian antara barang yang telah

selesai diproduksi dengan barang pesanan buyer, terlebih lagi apabila

perusahaan belum menggunakan dokumen surat permintaan pembuatan

sample ini, maka perusahaan tidak mempunyai bukti mengenai spesifikasi

barang pesanan buyer. Apabila hal ini terjadi, maka perusahaan akan

mendapat komplain dari buyer dan sudah menjadi resiko perusahaan untuk

memproduksi ulang barang tersebut agar sesuai dengan permintaan buyer.


commit to user

88

BAB IV

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan dari hasil evaluasi terhadap prosedur penjualan ekspor

pada PT. Dan Liris maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut :

1. Pelaksanaan prosedur yang diterapkan di PT. Dan Liris yang telah

sesuai dengan standard operating procedure (SOP) penjualan ekspor

PT. Dan Liris, yaitu prosedur pengecekan barang, prosedur

pengiriman barang dan pembuatan dokumen ekspor, prosedur

penerimaan pembayaran, prosedur pencatatan akuntansi.

2. Masih terdapat ketidaksesuaian antara pelaksanaan prosedur yang

diterapkan di PT. Dan Liris dengan SOP perusahaan, yaitu prosedur

penerimaan order dan prosedur produksi barang, karena di dalam

prosedur penerimaan order dan prosedur produksi barang, tidak

menggunakan dokumen surat permintaan pembuatan sample dan juga

tidak adanya pelaksanaan prosedur pembuatan sample dan pengecekan

sample.

3. Jaringan prosedur yang diterapkan pada pelaksanaan di PT. Dan Liris

adalah prosedur penerimaan order penjualan (yang dilakukan oleh

bagian merchandiser), prosedur produksi barang (oleh bagian

produksi), prosedur pengecekan barang (yang dilakukan oleh bagian


commit to user

89

merchandiser), prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumen-

dokumen ekspor (dilakukan oleh bagian shipping), prosedur

penerimaan pembayaran (dilakukan oleh bagian kasir) dan prosedur

pencatatan akuntansi (dilakukan oleh bagian pembukuan).

4. Perusahaan sudah melakukan pemisahan fungsi yang tegas, seperti

fungsi penjualan terpisah dengan fungsi pengiriman, fungsi penjualan

terpisah dengan fungsi keuangan, fungsi keuangan terpisah dengan

fungsi akuntansi, dan tidak terjadi perangkapan fungsi dalam satu

bagian, sehingga setiap fungsi dapat saling melakukan cross check

atau saling mengecek antara tugas dan wewenangnya masing-masing

bagian. Sehingga apabila terjadi tindakan kecurangan, maka dapat

dipertanggung jawabkan oleh pihak-pihak yang terkait.

B. SARAN

Berdasarkan dari hasil evaluasi prosedur penjualan ekspor pada PT.

Dan Liris ditemukan beberapa kelemahan. Maka untuk pembenahan

prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris, penulis memberikan sedikit

masukan untuk perusahaan agar prosedur yang telah diterapkan lebih

efektif dan efisien.

Dalam pelaksanaan prosedur penerimaan order dan prosedur produksi

barang masih terdapat ketidaksesuaian dengan SOP perusahaan, yaitu

tidak adanya pelaksanaan prosedur pembuatan sample, prosedur

pengecekan sample, dan prosedur realisasi order, dan belum


commit to user

90

menggunakannya dokumen surat permintaan pembuatan sample. Hal ini

dapat mengakibatkan hasil proses produksi barang yang tidak sesuai

dengan pesanan buyer. Sehingga menyebabkan kerugian bagi perusahaan,

karena apabila barang yang telah selesai diproduksi tidak sesuai dengan

permintaan buyer, maka perusahaan harus memproduksi ulang barang

tersebut. Dengan ditemukannya kelemahan pada pelaksanaan prosedur

penerimaan order dan prosedur produksi barang tersebut, maka penulis

memberikan rekomendasi sebaiknya perusahaan menggunakan dokumen

surat permintaan pembuatan sample, untuk mengantisipasi kesalahan atau

ketidaksesuaian antara barang yang telah selesai produksi dengan barang

pesanan buyer. Dan juga sebaiknya perlu dilakukan internal check saat

barang telah selesai diproduksi, sehingga dapat berfungsi sebagai

pengecekan final sebelum barang di packing dan siap untuk dikirim.

Dengan digunakannya dokumen surat permintaan pembuatan sample dan

dilakukannya internal check, diharapkan proses produksi dapat berjalan

secara efektif dan efisien.

evaluasi prosedur penjualan ekspor pada pt. dan …/evaluasi... · perpustakaan.uns.ac.id...

Documents