evaluasi kinerja teknologi informasi dinas kependudukan...
TRANSCRIPT
1
Evaluasi Kinerja Teknologi Informasi Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kota Salatiga Pada
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Menggunakan
Kerangka Kerja COBIT 4.1
(Studi Kasus: Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Salatiga)
Artikel Ilmiah
Peneliti:
Hardiyanto Pattipeilohy (682011004)
Ir. Christ Rudianto, M.T
Agustinus Fritz Wijaya, S. Kom. M.Cs
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
2017
2
Evaluasi Kinerja Teknologi Informasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kota Salatiga Pada Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)
Menggunakan Kerangka Kerja COBIT 4.1
(Studi Kasus: Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Salatiga)
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada
Fakultas Teknologi Informasi
untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer
Peneliti:
Hardiyanto Pattipeilohy (682011004)
Ir. Christ Rudianto, M.T
Agustinus Fritz Wijaya, S.Kom. M.Cs
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
2017
3
1. Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi telah menjadi bagian yang tidak
terpisahkan dari kehidupan manusia, serta berperan penting dalam bisnis maupun
organisasi. Dalam menjawab perkembangan tersebut, perlu adanya evaluasi untuk
mengetahui kinerja dan kesesuaian penggunaan sistem yang digunakan. Kegiatan ini
dikenal sebagai audit sistem informasi. Audit sendiri merupakan suatu proses
pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur
mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seseorang yang kompeten dan
independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dengan
kriteria-kriteria yang telah ditetapkan (Arens dan Loebbecke, 2003). Dengan adanya
audit, dampak dari resiko-resiko dalam menggunakan Teknologi Informasi (TI),
seperti kehilangan data, penyalahgunaan komputer, kesalahan dalam mengambil
keputusan, resiko kebocoran data maupun kesalahan proses perhitungan dapat
dikurangi. Audit sudah banyak dilakukan sebelumnya dengan menggunakan metode
yang bervariatif, salah satunya yang sering digunakan adalah metode Framework
Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT).
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kota Salatiga
merupakan dinas yang menangani kebijakan-kebijakan dalam bidang kependudukan
dan pelayanan umum masyarakat Kota Salatiga. Disdukcapil memiliki suatu sistem
informasi yang mempermudah penggunaan dan pengolahan data kependudukan, yaitu
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK 4.0). Berdasarkan Keputusan
Presiden (Keppres) Nomor: 88/ 2004 tentang penerapan teknologi dibangun dalam
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK 4.0) diharapkan pengoperasian,
penggunaan dan pengolahan data akan lebih mudah dan efisien serta dapat
meningkatkan pelayanan dalam hal kemudahan dan kecepatan. Pelaksanaan SIAK
dalam melakukan penataan agar data kependudukan yang dihasilkan berkualitas yang
mencerminkan adanya perubahan di bidang administrasi kependudukan sehingga
pengelolaan dan menyediaan data secara dinamis dan akurat. Penyedian data dan
informasi kependudukan dimaksud adalah data mulai dari tingkat kelurahan/desa,
kecamatan, kabupaten/kota, provinsi sampai ke pusat, yang akurat, relevan dan
perekaman data langsung (real time) sehingga data informasi valid.
Berdasarkan hasil pengamatan pengoperasian sistem yang kurang baik akan
menimbulkan beberapa permasalahan dimana pelayanan publik yang diberikan masih
belum mengalami peningkatan yang signifikan dan juga masih dijumpai pegawai yang
kurang cakap dan handal dalam pengoperasian Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan yang dapat memicu terjadinya ancaman, karena akan berdampak pada
gangguan operasional maupun dalam pencapaian kinerja. Untuk dapat mengukur
kinerja penggunaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, maka salah satu
4
kerangka kerja yang digunakan sebagai tolak ukur mencapai tatakelola TI yang baik
adalah dengan menggunakan Kerangka Kerja COBIT 4.1.
2. Kajian Pustaka
Beberapa penelitian terdahulu, dijelaskan sebagai berikut. Pertama, penelitian
berjudul “Audit aplikasi database PMIS pada komisi kepegawaian Timor-Leste
menggunakan framework COBIT 4.1” (Noronha, 2010) yang berfokus pada 4 domain
: plan and organise (PO), aquire and implement (AI), deliver and support (DS),
monitor and evaluate (ME) dan 34 sub domain untuk meningkatkan performance pada
kinerja kepegawaian Timor-Leste dengan tujuan mengimplementasikan COBIT pada
komisi kepegawaian Timor-Leste untuk mengevaluasi kinerja IT di departemen
Personal Management Information System (PMSI). Hasil dari penelitian ini mencapai
rata-rata yang berada pada level managed dengan skor maturity model 4. Secara umum
berarti bahwa Sistem Informasi Aplikasi Database PMIS sudah berada pada level
managed dari keseluruhan bagian organisasi [1].
Kedua penelitian berjudul “Audit Sistem Informasi Perkreditan menggunakan
Framework COBIT 4.1 Domain Monitor and Evaluate Studi Kasus PT. Bank Rakyat
Indonesia (Persero), Tbk. Cabang Ambon”. Hasil penelitian ditemukan bahwa
perusahaan telah memahami pentingnya pengelolaan IT dalam proses bisnis
perusahaan, prosedur pengembangan sistem dalam perusahaan terdokumentasi
(terdapat dokumentasi yaitu dokumentasi manual) dan sudah terstandarisasi serta telah
diadakan pelatihan dalam pengenalan akan prosedur sistem tersebut [2].
Ketiga penelitian berjudul “Analisis Sistem Informasi Rumah Sakit
Menggunakan COBIT dengan Domain Monitor and Evaluate (Studi Kasus: Transaksi
Pasien Rawat Inap Rumah Sakit Umum Daerah Salatiga) pada penelitian ini bertujuan
untuk menganalisis Sistem Informasi Akuntansi rawat inap berdasarkan framework
COBIT domain monitor and evaluate berdasarkan data-data yang dikumpulkan. Dari
penelitian ini secara umum pendekatan kepada pengelolaan proses tidak terorganisasi.
RSUD kota salatiga berada pada score atau pada posisi 0.75 yaitu Non-Existent,
kekurangan yang menyeluruh terhadap proses apapun yang dapat di kenali, bahkan
rumah sakit tidak mengetahui bahwa terdapat permasalahan yang harus di atasi [3].
Berdasarkan penelitian yang pernah dilakukan, diketahui bahwa Framework
COBIT 4.1 baik digunakan dalam evaluasi kinerja TI sebuah perusahaan atau
organisasi dan dapat digunakan dalam mengukur tingkat kematangan TI pada
perusahaan atau organisasi. Mengacu pada penelitian sebelumnya maka peneliti
tertarik untuk melakukan penelitian yang berjudul Evaluasi Kinerja Penggunaan
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK 4.0) Menggunakan Kerangka
Kerja COBIT 4.1 (Studi Kasus : Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Salatiga). Penelitian ini dilakukan dengan metode wawancara dan observasi. Hasil dari
5
penelitian diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi perusahaan
kedepannya.
Evaluasi kinerja disebut juga “Performance evaluation” atau “Performance
appraisal”. Appraisal berasal dari kata Latin “appratiare” yang berarti memberikan
nilai atau harga. Evaluasi kinerja berarti memberikan nilai atas pekerjaan yang
dilakukan oleh seseorang untuk diberikan imbalan, kompensasi atau penghargaan.
Evaluasi kinerja merupakan cara yang paling adil dalam memberikan imbalan atau
penghargaan kepada pekerja. Setiap orang pada umumnya ingin berprestasi dan
mengharapkan prestasinya diketahui dan dihargai oarang lain. Leon C. Mengginson
mengemukakan evaluasi kinerja atau penilaian prestasi adalah “penilaian prestasi kerja
(Performance appraisal), suatu proses yang digunakan pimpinan untuk menentukan
apakah seseorang karyawan melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugas dan
tanggung jawabnya.” (Mangkunegara, 2005:10).
Berdasarkan pendapat di atas, maka evaluasi kinerja merupakan suatu proses
penilaian kinerja aparatur yang dilakukan untuk melihat tanggung jawab pekerjaannya
setiap hari apakah terjadi peningkatan atau penurunan sehingga pemimpin bisa
memberikan suatu motivasi penunjang untuk melihat kinerja aparatur kedepannya [4].
Evaluasi harus sering dilakukan agar masalah yang dihadapi dapat diketahui dan dicari
jalan keluar yang baik. Evaluasi kinerja yang dikemukakan Payaman J. Simanjuntak
adalah “suatu metode dan proses penilaian pelaksanaan tugas (performance) seseorang
atau sekelompok orang atau unit-unit kerja dalam satu perusahaan atau organisasi
sesuai dengan standar kinerja atau tujuan yang ditetapkan lebih dahulu.” (Simanjuntak,
2005:103). Berdasarkan pengertian tersebut maka evaluasi kinerja merupakan suatu
proses yang digunakan oleh pimpinan untuk menentukan prestasi kerja seorang
karyawan dalam melakukan pekerjaannya menurut tugas dan tanggung jawabnya.
Defenisi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan berdasarkan Undang-
Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan adalah sistem
informasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk
memfasilitasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan di tingkat
Penyelenggara dan Instansi Pelaksana sebagai satu kesatuan. Dalam SIAK, database
antara kecamatan, kabupaten-kota, provinsi dan Departemen Dalam Negeri (Depdagri)
akan terhubung dan terintegrasi. Seseorang tidak bisa memiliki identitas ganda dengan
adanya Nomor Identitas Kependudukan (NIK). Sebab, nomor bersifat unik dan akan
keluar secara otomatis ketika instansi pelaksana memasukkannya ke database
kependudukan Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 Tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi
Kependudukan, Pengelolaan SIAK bertujuan:
a. Meningkatkan kualitas pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil;
6
b. Menyediakan data dan informasi skala nasional dan daerah mengenai hasil
pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil yang akurat, lengkap, mutakhir dan
mudah diakses;
c. Mewujudkan pertukaran data secara sistemik melalui sistem pengenal tunggal,
dengan tetap menjamin kerahasiaan. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
mempunyai peranan antara lain:
1. Perekaman, pengiriman dan pengolahan data hasil pendaftaran penduduk dan
pencatatan sipil.
2. Penerbitan NIK Nasional.
3. Memfasilitasi validasi dan verifikasi individu pendudukan untuk pelayanan
publik lainnya.
4. Penyajian data dan informasi yang mutakhir bagi instansi terkait dalam rangka
perencanaan pembangunan dan pelaksanaan program pemerintah.
COBIT merupakan standar tata kelola TI yang dikembangkan oleh Information
System Audit and Control Association (ISACA) dan Information Technology
Governance Institute (ITGI). COBIT menjabarkan mengapa tata kelola TI dibutuhkan,
siapa yang memberikan keputusan dan memonitornya, dan keputusan apa yang harus
dibuat, serta membantu menjembatani antara tujuan untuk keperluan pengendalian,
permasalahan teknik dan resiko bisnis serta mengkomunikasikan level pengendalian
kepada stakeholders [5].
Tujuan dari COBIT yaitu: (1). Diharapkan dapat membantu menemukan
berbagai kebutuhan manajemen yang berkaitan dengan TI, (2). Agar dapat
mengoptimalkan investasi TI Menyediakan ukuran atau kriteria ketika terjadi
penyelewengan atau penyimpangan [6]. Adapun manfaat jika tujuan tersebut tercapai
adalah: (1). Dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan, (2). Dapat
mendukung pencapaian tujuan bisnis. (3), Dapat meminimalisasikan adanya tindak
kecurangan/ fraud yang merugikan perusahaan yang bersangkutan. COBIT 4.1 tediri
dari 4 domain yaitu:
1. Perancangan dan organisasi (Plan and Organize). Domain PO ini terdiri dari 10 proses
teknology informasi seperti terlihat pada tabel 1
7
Tabel 1 Proses TI dalam Domain PO Berdasarkan COBIT
DOMAIN PLAN AND ORGANIZE (PO)
PO1
PO2
PO3
PO4
PO5
PO6
PO7
PO8
PO9
PO10
Mendefinisikan rencana strategis TI
Mendefinisikan Arsitektur Informasi
Menentukan arahan teknologi
Mendefinisikan proses TI, organisasi dan
keterhubungannya
Mengelola Investasi TI
Mengkomunikasikan tujuan dan arahan menajemen
Mengelola sumber daya TI
Mengelola kualitas
Menaksir dan mengelola resiko TI
Mengelola proyek
2. Pengadaan dan implementasi (Acquire and Implement). Domain AI ini terdiri atas 7
proses teknologi informasi seperti terlihat pada tabel 2
Tabel 2 Proses TI dalam Domain AI Berdasarkan COBIT
DOMAIN ACQUIRE AND IMPLEMENT (AI)
AI1
AI2
AI3
AI4
AI5
AI6
AI7
Mengidentifikasikan solusi otomatis
Memperoleh dan memelihara perangkat lunak aplikasi
Memperoleh dan memelihara infrastruktur teknologi
Memungkinkan operasional dan penggunaan
Memenuhi sumber daya TI
Mengelola perubahan
Instalasi dan akreditasi solusi beserta perubahan
3. Pengantaran dan dukungan (Deliver and Support). Domain DS ini terdiri dari 13 proses
teknologi informasi seperti terlihat pada tabel 3
8
Tabel 3 Proses TI dalam Domain DS Berdasarkan COBIT
DOMIAN DELIVER AND SUPPORT (DS)
DS1
DS2
DS3
DS4
DS5
DS6
DS7
DS8
DS9
DS10
DS11
DS12
DS13
Mengidentifikasi dan mengelola tingkat layanan
Mengelola layanan pihak ketiga
Mengelola kinerja dan kapasitas
Memastikan layanan yang berkelanjutan
Memastikan keamanan sistem
Mengidentifikasi dan mengalokasikan biaya
Mendidik dan melatih pengguna
Mengelola service desk dan insiden
Mengelola konfigurasi
Mengelolah permasalahan
Mengelola Data
Mengelola lingkungan fisik
Mengelola operasi
4. Pengawasan dan evaluasi (Monitor and Evaluate). Domain ME ini terdiri dari 4 proses
teknologi informasi seperti terlihat pada tabel 2.4
Tabel 4 Proses TI dalam Domain ME Berdasarkan COBIT
DOMAIN MONITOR AND EVALUATE (ME)
ME1
ME2
ME3
ME4
Mengawasi dan mengevaluasi kenerja TI
Mengawasi dan mengevaluasi kontrol internal
Memastikan pemenuhan terhadap kebutuhan eksternal
Menyediakan Tata Kelola TI
RACI adalah singkatan dari Responsible, Acountable, Consulted, dan Informed.
Secara sederhana RACI menerangkan siapa saja yang terlibat dalam suatu tindakan
pada sebuah organisasi baik perusahaan maupun pemerintahan. RACI biasa digunakan
dalam manajemen resiko suatu organisasi untuk lebih meningkatkan kinerja organisasi
tersebut. RACI memiliki defenisi yang lebih spesifik yaitu:
- Responsible : orang yang melakukan suatu kegiatan atau melakukan pekerjaan
- Accountable : orang yang akhirnya bertanggung jawab dan memiliki otoritas untuk
memutuskan suatu perkara.
- Consulted : orang yang diperlukan umpan balik atau sarannya dan berkontribusi akan
kegiatan tersebut.
- Informed : orang yang perlu tahu hasil dari suatu keputusan atau tindakan
9
Gambar 1 Raci Chart
Dalam COBIT 4.1 ada maturity level model yang dapat mengukur dan
mengontrol setiap proses TI, sehingga perusahaan dapat mengetahui dimana posisinya
sekarang, dan di posisi mana perusahaan ingin berada. COBIT mempunyai model
kematangan (maturity models) untuk mengontrol proses-proses tersebut dari skala
non-existent sampai dengan optimised (dari 0 sampai 5), yaitu 0- Non Existen, 1-
Initial, 2- Repetable, 3- Defined, 4- Managed and measurable, 5- Optimized.
Pendekatan ini diambil berdasarkan maturity model software engineering institute.
Penilaian Maturity Model ditunjukkan pada Gambar 2.
Gambar 2 Maturity Model
Level Maturity Model ada lima, yaitu dimulai dari 0 sampai dengan 5 dijelaskan
sebagai berikut:
a. 0 Non existent (tidak ada), menunjukan bahwa Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kota Salatiga merasa tidak membutuhkan adanya mekanisme
proses IT Governance, sehingga tidak ada sama sekali pengawasan terhadap IT
Governance yang dilakukan oleh perusahaan.
10
b. 1 Initial / Ad Hoc (inisialisasi), menunjukan bahwa Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Salatiga telah memiliki inisiatif mekanisme perencanaan, tata
kelola, dan pengawasan IT Governance yang dilakukan, namun sifatnya masih
tidak kosisten, belum formal, dan reaktif.
c. 2 Reapeatable but Intuitive (dapat diulang), skala ini menunjukan bahwa Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Salatiga telah memiliki kebiasaan
untuk merencanakan dan mengelola IT Governance yang dilakukan secara
berulang-ulang namun belum melibatkan prosedur dan dokumen yang formal.
d. 3 Defined (ditetapkan), menunjukan bahwa Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kota Salatiga telah memiliki mekanisme dan prosedur yang
jelas mengenai tata cara dan manajemen IT Governance, dan telah
terkomunikasikan dan tersosialisasikan dengan baik dalam perusahaan.
e. 4 Managed and measurable (diatur), skala ini menunjukan bahwa Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Salatiga telah membuat suatu matrik
pengukuran kinerja kuantitatif untuk memonitor efektivitas pelaksanaan
manajemen IT Governance.
f. 5 Optimised (dioptimalisasi), skala ini menunjukan bahwa Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Salatiga secara utuh telah menerapkan prinsip-prinsip IT
Governance yang sudah menjadi rutinitas dalam perusahaan. Bahkan organisasi
mampu memanfaatkan teknologi menjadi sebuah strategi bisnis, sehingga Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Salatiga mempunyai keunggulan kompetitif
3. Metode Penelitian
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Jenis penelitian yang
dilakukan pada Dinas Kependudukan dan Pencataan Sipil Kota Salatiga ialah
menyangkut studi kasus yang berarti bahwa melakukan penelitian secara langsung
pada obyek penelitian dengan cara mengumpulkan data, mengolah dan menganalisis
data sehingga penelitian ini memperoleh hasil berdasarkkan penerapan proses TI dari
obyek yang di teliti. Data yang diolah adalah data primer melalui teknik wawancara
dan observasi. Tahapan penelitian digambarkan seperti yang terlihat pada Gambar 3
11
Gambar 3 Tahapan Penelitian
Tahapan awal dari penelitian ini yaitu mengumpulkan informasi yang
mencakup tujuan, struktur dan proses bisnis pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kota Salatiga. Setelah informasi diperoleh, tahap selanjutnya adalah mempelajari
literatur COBIT 4.1 yang menjadi kerangka kerja dalam penelitian ini. Tahapan
berikutnya adalah mapping IT Goals, dimana tahapan ini dilakukan untuk memetakan
apakah tujuan TI sudah selaras dengan tujuan bisnis sehingga Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Kota Salatiga mampu mencapai tujuan bisnis dengan dukungan
TI yang dimiliki. Setelah melakukan mapping IT goals, tahapan selanjutnya yaitu
mapping RACI chart untuk menentukan responden dan aktifitas yang dilakukan
berdasarkan tugas dan fungsinya masing-masing.
Tahapan selanjutnya adalah pengumpulan data dengan cara observasi dan
wawancara. Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan terkait dengan
sistem informasi yang digunakan. Berikutnya adalah pembahasan. Hal pertama yang
dilakukan yaitu analisis maturity level, pada tahapan ini dilakukan analisis untuk
mengukur level kematangan TI berdasarkan hasil dari proses pengumpulan data.
Penelitian Awal
Pengumpulan
data
organisasi
Studi
literature
COBIT 4.1
Mapping RACI Chart
Pengumpulan data
(observasi dan wawancara)
Pembahasan
1. Mapping IT Goals
2. Analisis Level Kematangan
3. Analisis maturity model
4. Rekomendasi
Kesimpulan
12
Setelah analisis maturity level, proses selanjutnya adalah analisis GAP, dimana pada
tahapan ini dilakukan analisis apakah masih ada kesenjangan antara maturity level
pada saat ini dengan maturity level yang diharapkan. Kemudian akan diberikan
rekomendasi untuk mengoptimalkan kinerja TI di masa mendatang. Tahapan terakhir
dari penelitian ini adalah membuat kesimpulan dari apa yang telah diteliti terkait
kinerja TI pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Salatiga.
Pemetaan RACI Chart Berdasarkan Sub Domain yang Dipakai
Ada empat responden yang dipilih berdasarkan tanggung jawabnya masing-
masing. Keempat responden yang menangani dan memahami serta bertanggung jawab
penuh dalam manajemen TI di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota
Salatiga, antara lain Ibu Afif Zufroningdyah selaku Kepala Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil kota Salatiga, Ibu Tri selaku Kepala Seksi Bidang IT pada Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Salatiga, Bapak Angga Pranandaka selaku
Operator IT, dan Ibu Elvira selaku salah satu staf bidang Pendaftaran Penduduk
(Dafduk). Pemetaan RACI Chart pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kota Salatiga.
4. Hasil dan Pembahasan
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Salatiga Nomor 8 Tahun 2011 tentang
perubahan atas peraturan kota salatiga no 10 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Dinas Daerah Kota Salatiga, Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil
mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan Pemerintahan Daerah di bidang
Kependudukan dan Pencatatan Sipil berdasarkan asas otonomi dan tugas
pembantuan. Adapun untuk melaksanakan tugas pokok tersebut Disdukcapil Kota
Salatiga memiliki visi dan misi sebagai berikut.
Visi :
- Produktif, dinamis dan prima dalam pelayanan.
Misi :
- Mewujudkan sistem informasi administrasi
- Meningkatkan / mewujudkan pelayanan administrasi kependudukan kepada
masyarakat
- Memasyarakatkan akta – akta catatan sipil dan pendaftaran penduduk
- Meningkatkan SDM di bidang pelayanan Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
13
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Salatiga adalah Instansi
Pemerintah yang bertugas melaksanakan urusan Pemerintah Daerah di bidang
Pelayanan Masyarakat berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan. Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Salatiga mempunyai tujuan yaitu:
- Meningkatkan pelayanan yang profesional cepat, tepat dan mudah.
- Meningkatnya kualitas SDM yang mampu dalam Mewujudkan dan
mengembangkan sistim penyelenggaraan Administrasi Kependudukan yang
berbasis SIAK dalam memberikan pelayanan masyarakat.
- Mewujudkan dan mengembangkan sistim penyelenggaraan Administrasi
Kependudukan yang berbasis SIAK dengan menyiapkan alat dan perangkat yang
memadai.
- Mewujudkan sistem penyimpanan data dan sistem informasi dokumen dengan
berbasis teknologi informasi.
Langkah awal yang dilakukan untuk Evaluasi Kinerja Teknologi Informasi
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Salatiga Pada Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan (SIAK) Menggunakan Kerangka Kerja COBIT 4.1
adalah dengan melakukan pemetaan antara Tujuan Bisnis dan Tujuan TI. Adapun
Tujuan Bisnis menurut COBIT 4.1 adalah seperti pada tabel 5
14
Tabel 5 Tujuan Bisnis menurut COBIT
Perspektif No Tujuan
Kinerja Organisasi
Perspektif keuangan 1
2
3
Perspektif pelanggan 4
Wajib pajak
5
6
7
8
9
Perspektif internal 10
Kepala Kantor, Kepala Seksi,
Pelaksana/staff 11
12
13
14
Penyediaan pengembalian investasi
yang baik dibangkitkan teknologi
informasi di KPP Pratama Salatiga.
Pengelolaan resiko yang terkait dengan teknologi informasi di KPP Pratama Salatiga. Peningkatan transparansi dan tata kelola KPP Pratama Salatiga. Peningkatan layanan dan orientasi. Penawaran jasa yang kompetitif. Penentuan ketersediaan dan kelancaran layanan. Penciptaan ketangkasan (agility) untuk menjawab kebutuhan. Pencapayan optimasi biaya dari pencapaian layanan. Perolehan informasi yang bermanfaat
Dan handal untuk pembuatan
keputusan strategis.
Peningkatan dan pemeliharaan
fungsionalitas.
Penurunan biaya proses. Penyediaan kepatutan terhadap hokum eksternal, regulasi dan kontrak. Penyediaan kepatutan terhadap
kebijakan internal
Peningkatan dan pengelolaan
produktivitas operasional dan pegawai
15
Untuk mengetahui keterkaitan antara tujuan bisnis dan tujuan TI, perlu
diketahui terlebih dahulu tujuan TI (Tabel 6) dari list practice yang mengacu pada
kerangka kerja COBIT.
Tabel 6 Tujuan TI Menurut COBIT 4.1
No Tujuan TI (IT Goals) 1 Respon terhadap kebutuhan bisnis yang selaras
dengan strategi bisnis 2 Respon terhadap kebutuhan tata kelola yang sesuai
dengan arahan direksi 3 Kepastian akan kepuasaan pengguna akhir dengan
penawaran dan tingkat layanan 4 Pengoptimasian dan penggunaan informasi
5 Peciptaan TI yang tangkas (IT agility) 6 Pendefinisian begaimana kebutuhan fungsional
bisnis dan control di terjemahkan dalam solusi otomatis yang efektif dan efisien
7 Perolehan dan pemeliharaan sistem aplikasi yang standard dan dan terintegrasi
8 Perolehan dan pemeliharaan infrastruktur TI yang standard an terintegrasi
9 Perolehan dan pemeliharaan kemampuan TI sebagai respon terhadap strategi TI
10 Jaminan akan kepuasan yang saling menguntungkan dengan pihak ketiga
11 Jaminan akan konsistensi terhadap integrasi aplikasi ke dalam proses bisnis
12 Jaminan transparansi dan pemahaman terhadap biaya TI, keuntungan strategi, kebijakan dan tingkat layanan
13 Jaminan akan penggunaan dan kinerja dari aplikasi serta solusi teknologi yang sesuai
14 Kemampuan memberikan penjelasan dan perlindungan terhadap aset-aset TI
15 Pengopimalisasian infrastruktur, sumber daya dan kemampuan IT
16 Pengurangan terhadap ketidaklengkapan dan pengolahan kembali dari solusi dan penyampaian layanan
17 Perlindungan terhadap pencapaian sasaran IT 18 Penentuan kejelasan mengenai resiko dari dampak
bisnis terhadap sasaran dan sumber daya IT 19 Jaminan bahwa informasi yang kritis san rahasia
disembunyikan dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan
16
20 Kepastian bahwa transaksi bisnis yang
secara otomatis dan pertukaran informasi dapat dipercaya
21 Jaminan bahwa layanan dan infrastruktur TI dapat sepatutnya mengatasi dan memulihkan kegagalan karena eor, serangan yang disengaja maupun bencana alam
22 Kepastian akan minimnya dampak bisnis dalam kejadian gangguan layanan atau perubahan TI
23 Jaminan bahwa layanan TI yang teredia sesuai dengan yang dibutuhkan
24 Peningkatan terhadap efisiensi biaya TI dan kontribusinya terhadap keuntungan bisnis
25 Penyampaian rancangan tepat waktu dan sesuai dengan kualitas standar maupun anggaran biaya
26 Pemeliharaan terhadap integritas informasi dan pemrosesan infrastruktur
27 Kepastian bahwa TO selaras dengan regulasi dan hukum yang berlaku
28 Jaminan bahwa TI menunjukkan kualitas layanan yang efisien dalam hal biaya, perbaikan yang berkelanjutan dan kesiapan terhadap perubahan di masa mendatang
COBIT memberikan kemudahan untuk memahami keterkaitan antara tujuan
bisnis dan TI. Pemetaan terhadap kedua tujuan tersebut sudah tersedia dan dapat
dijadikan acuan bagi perusahaan dalam menerjemahkan tujuan bisnis ke dalam
tujuan TI. Pemetaan tersebut dapat dilihat dalam berikut ini:
Tabel 7 Pemetaan Tujuan Bisnis
No Tujuan Bisnis
Perusahaan
Tujuan Bisnis
Perusahaan menurut
COBIT 4.1
Tujuan TI menurut
COBIT 4.1 (Domain
yang di pakai)
1 Memenuhi pelayanan
tata tertib administrasi
kependudukan
Penentuan ketersediaan
dan kelancaran layanan
PO6, PO8, AI4, AI6,
AI7, DS2, DS3, DS4,
DS8, DS10, DS12,
DS13.
Penilaian Bukti Analisis
Penilaian bukti analisis yang dilakukan terbagi dalam 12 tahapan sesuai
dengan 12 sub domain dari framework COBIT 4.1 yang dihasilkan berdasarkan
proses pemetaan dari tujuan bisnis perusahaan sesuai dengan domain Plan and
Organize, Aqcuire and Implement, dan Deliver and Support berikut penjelasannya:
17
PO6. Communicate Management Aims and Direction, menilai bagaimana
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Salatiga mengembangkan sebuah
kerangka kerja yang terkendali, dapat didefenisikan, serta sesuai dengan tujuan dan
kebijakan perusahaan.
PO8. Manage Quality, mencoba menilai sejauh mana Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil kota Salatiga telah mengembangkan Quality Management
System (QMS) untuk memastikan bahwa TI memberikan nilai yang baik bagi
perusahaan.
AI4. Enable Operation and Use, menilai tentang sejauh mana pengetahuan
dan wawasan pengguna tentang sistem yang digunakan di Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil kota Salatiga. Domain ini mencakup pelatihan tentang
penggunaan sistem dan dokumentasinya.
AI6. Manage Changes, mencoba menilai bagaimana Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil kota Salatiga mengelola dan mengontrol perubahan pada
sistem dan lingkungan TI jika terjadi maintenance dan patch.
AI7. Install and Accredit Solutions and Changes, adanya pengujian
terhadap sistem yang digunakan dan menilai apakah sudah selaras dengan Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Salatiga.
DS2. Manage Third-party Services, mencoba menilai bagaimana
pengaturan layanan antara Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Salatiga
dengan pihak ketiga mengenai kewajiban dan kesepakatan kontrak yang mencakup
spesifikasi layanan, biaya layanan serta kinerja layanan yang telah disepakati.
DS3. Manage Performance and Capacity, mencoba menilai bagaimana
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Salatiga mengatur kinerja dan
kapasitas layanan TI. Dalam hal ini, ketersediaan layanan TI harus tetap terjaga dan
berjalan sesuai dengan kinerja yang diharapkan, serta kebutuhan bisnis perusahaan.
DS4. Ensure Continuous Service, menilai bagaimana Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil kota Salatiga menyediakan perkembangan layanan TI dan
mampu mempertahankannya secara berkelanjutan.
DS8. Manage Service Desk and Incidents, mencoba menilai bagaimana
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Salatiga mengidentifikasi dan
mengalokasikan anggaran TI untuk menjaga ketersediaan sumber daya TI yang
dibutuhkan dan memastikan sumber daya tersebut digunakan secara optimal.
DS10. Manage Problems, mencoba menilai bagaimana Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Salatiga mengelola permasalahan
menyangkut penerapan dan pengoperasian TI di perusahaan secara tepat.
DS12. Manage the Physical Environment, mencoba menilai bagaimana
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Salatiga menyediakan dan
mengelola fasilitas serta lingkungan TI dari ancaman yang disebabkan oleh alam.
DS13. Manage Operations, mencoba menilai bagaimana Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Salatiga mengelola operasional,
memastikan fungsi-fungsi dugaan TI (maintenance dan network service
management) dilakukan secara regular.
18
Analisis Tingkat Kematangan
Analisis tingkat kematangan (maturity level) dari kinerja Teknologi
Informasi pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Salatiga, dilakukan
dengan cara menganalisa hasil dari wawancara dengan para responden kemudian
disesuaikan dengan bukti yang ada di lapangan dan standar COBIT 4.1. Responden
yang dimaksud adalah Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Kepala
Bidang TI, Operator dan Staf Bidang TI. Analisis dilakukan sesuai dengan domain
COBIT yang telah ditentukan melalui proses pemetaan berdasarkan IT Goals dari
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Salatiga, sehingga diperoleh
informasi bahwa:
PO6. Communicate Management Aims and Direction, disimak dari hasil
wawancara dengan Ibu Afif Zufroningdyah selaku kepala dinas Disdukcapil
menyatakan bahwa “...Ya disini kami memiliki Kebijakan Teknolgi Informasi
untuk dapat mengatur penggunaan atau pemanfaatan teknologi informasi agar tidak
terjadi penyalahgunaan terhadap sistem karena itu sangat beresiko, untuk itu harus
ada pengendalian lingkungan terhadap sistem...” Berdasarkan penjelasan dari
transkrip wawancara di atas proses ini masuk dalam level Defined karena kontrol
informasi dan manajemen mutu lingkungan pada Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kota Salatiga dikembangkan, didokumentasikan dan
dikomunikasikan dengan baik oleh manajemen. Proses ini mencakup kerangka
kebijakan, rencana dan prosedur. Pelatihan formal tersedia untuk mendukung
lingkungan pengendalian informasi tetapi tidak ketat diterapkan dan pemantauan
yang tidak konsisten sesuai dengan kebijakan dan prosedur tersebut. Teknik untuk
meningkatkan kesadaran keamanan telah dibakukan dan diformalkan karena
manajemen membahas tentang pentingnya pentingnya keamanan IT.
PO8. Mengelola Kualitas (Manage Quality), disimak dari hasil wawancara
dengan Ibu Afif Zufroningdyah selaku kepala dinas Disdukcapil menyatakan
bahwa “...Untuk qms saya tidak terlalu berbicara banyak yang pasti qms tetap kita
terapkan dan sudah berjalan smpai saat ini sejauh ini yang saya rasakan qms belum
berjalan maksimal. kedepannya kita berharap agar terus bisa meningkatan
pelayanan kepada masyarakat dengat cepat...” Berdasarkan penjelasan dari
transkrip wawancara di atas termasuk dalam level Managed and Measurable karena
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Salatiga sudah menyadari
pentingnya Quality Management Systen (QMS) sehingga manajemen secara
konsisten membahas mengenai masalah manajemen, termasuk ketergantungan
dengan pihak ketiga. Survei kepuasan pelanggan juga dilakukan secara konsisten
dengan menggunakan standar perusahaan.
AI4. Memungkinkan Operasional dan Penggunaan (Enable Operation and
Use), disimak dari hasil wawancara dengan Ibu Sri Hartini selaku kepala seksi
menyatakan bahwa “...kita punya panduan namanya manual book, untuk membantu
pegawai mengoperasikan aplikasi siak. buku ini sesuai standar prosedur dalam
bentuk hard copy ataupun softcopy...” Berdasarkan penjelasan dari transkrip
wawancara di atas proses ini berada pada level Defined karena Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil telah mendokumentasikan penggunaan
19
operasional dan prosedurnya terkait aplikasi SIAK 4.0 dalam sebuah manual book.
Manual book ini dibuat untuk membantu pegawai dalam mengoperasikan aplikasi
sehingga proses bisnis bisa berjalan sesuai dengan standard an prosedur perusahaan.
Manual book dibuat dalam bentuk hard copy maupun soft copy dan selalu
diperbaharui sesuai dengan perubahan yang terjadi pada aplikasi SIAK 4.0.
AI6. Mengelola Perubahan (Manage Changes), disimak dari hasil
wawancara dengan Ibu Elvira selaku operator menyatakan bahwa “...kalo ada
perubahan biasanya harus ada diskusi atau rapat dulu, nanti baru diputuskan
bagaimana menangani perubahan itu...” Berdasarkan penjelasan dari transkrip
wawancara di atas proses ini berada pada level Defined karena telah ada prosedur
dan kebijakan jika ada perubahan terkait aplikasi SIAK 4.0. Kebijakan dan prosedur
tersebut biasanya didiskusikan terlebih dahulu melalui rapat formal. Jika ada
perubahan yang signifikan maka akan dilakukan training pada pegawai yang
berhubungan langsung dengan teknologi informasi. Namun sebaliknya, jika tidak
terlalu signifikan maka tidak perlu dilakukan training.
AI7. Instalasi dan Akreditasi Solusi Serta Perubahannya (Install and
Accredit Solutions and Changes), disimak dari hasil wawancara dengan Ibu Sri
Hartini selaku kepala seksi menyatakan bahwa “...kita tidak punya kewajiban untuk
mengubah aplikasi ataupun mengujinya. karena aplikasi dari Kantor pusat,
semuanya ditangani kantor pusat termasuk pelatihan penggunaan aplikasi...”
Berdasarkan penjelasan dari transkrip wawancara di atas menyatakan bahwa proses
ini masuk dalam level Repeatable but Intuitive karena aplikasi ini didistribusikan
dari Kantor Pusat sehingga Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Salatiga
tidak memiliki metode tertentu dalam melakukan pengembangan dan pengujian
pada aplikasi SIAK. Perubahan yang terjadi pada aplikasi ini diatur di Kantor Pusat.
Biasanya proses pengujian dilakukan secara informal dan tanpa melalui tahap-tahap
khusus.
DS2. Mengelola Layanan Pihak Ketiga (Manage Third-Party Services),
disimak dari hasil wawancara dengan Ibu Sri Hartini selaku kepala seksi
menyatakan bahwa “...supplier penyedia layanan TI kita dari kantor pusat mulai
dari pengadaan hardware maupun software semuanya diatur oleh kantor pusat.
Kalau ada perubahan atau terjadi masalah pada saat penggunaan, sesuai sop, ada
rapat pada seksi IT sebelum disampaikan ke admin kantor pusat. Telkom juga
sebagai vendor kadang berperan jika ada masalah mendadak pada jaringan yang tak
bisa kita atasi...” Berdasarkan penjelasan dari transkrip wawancara di atas proses
ini berada pada level Managed and Measurable karena ada dokumentasi yang jelas
dan rinci tentang prosedur dan kebijakan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
dengan pihak ketiga (supplier dan vendor). Hubungan dengan pihak ketiga juga
terjalin dengan baik dan sesuai dengan kontrak kerja.
DS3. Manage Performance and Capacity, disimak dari hasil wawancara
dengan Ibu Sri Hartini selaku kepala seksi menyatakan bahwa “...biasanya semua
dibahas pas rapat rutin seksi IT, termasuk hasil peninjauan dan pengawasan.
kemudian kalau untuk pengaduan terkait sistem, biasanya lewat email atau
facebook milik kantor pusat. untuk hardisk ada 2 buah ukurannya 1 tera, selama ini
kapasitas dan penggunaan hardisk tidak ada masalah. back up nya rutin per bulan
jadi tidak ada yang terlewat...” Berdasarkan penjelasan dari transkrip wawancara di
20
atas proses ini berada pada level Managed and Measurable karena pengelolaan
Kinerja dan kapasitas TI di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Salatiga
telah diatur dalam prosedur yang terdokumentasi. Kapasitas hardisk yang cukup
dengan kebutuhan sekarang dan pengelolaanya sudah berjalan dengan baik sesuai
dengan standar dan prosedur dalam perusahaan.
DS4. Ensure Continuous Service, disimak dari hasil wawancara dengan Sdr
Angga Pranandaka selaku selaku staf admin menyatakan bahwa “...kalau soal
pengujian dan perubahan pada sistem bukan tugas kita, karena ini sistem
pemerintah jadi semua dari kantor pusat. back up data kita sebulan sekali, biasanya
tiap akhir bulan...” Berdasarkan penjelasan dari transkrip wawancara di atas proses
ini berada pada level kematangan Defined karena Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil kota Salatiga sudah memiliki manajemen untuk memastikan
layanan TI yang berkelanjutan dengan adanya prosedur backup database server,
dan telah menganalisis resiko-resiko yang mungkin terjadi sehingga dapat
meminimalkan resiko tersebut.
DS8. Manage Service Desk and Incidents, disimak dari hasil wawancara
dengan Sdr Angga Pranandaka selaku selaku staf admin menyatakan bahwa “...kita
punya jadwal rapat rutin per bulan untuk membahas tentang evaluasi sistem siak
maupun usernya, semua ada prosedurnya sesuai dengan SOP disini...” Berdasarkan
penjelasan dari transkrip wawancara di atas proses ini berada pada level
kematangan Defined karena kebutuhan untuk fungsi service desk dan proses
manajemen insiden diakui dan diterima. Prosedur telah standar dan
didokumentasikan, dan pelatihan informal terjadi. Pertanyaan dan insiden dilacak
secara manual dan secara individual dipantau, namun sistem pelaporan formal tidak
ada
DS10. (Manage Problems), disimak dari hasil wawancara dengan Sdr
Angga Pranandaka selaku selaku staf admin menyatakan bahwa “...karena ini
program pemerintah dan diatur oleh kantor pusat, jika terjadi masalah bagian TI
harus berkonsultasi dengan kantor pusat. evaluasi sistem akan dibahas saat rapat
seksi. semua disesuaikan dengan prosedur sistem (sop siak maupun lingkungan
hardwarenya)...” Berdasarkan penjelasan dari transkrip wawancara di atas proses
ini berada pada level kematangan Managed and Measurable karena proses
pengelolaan masalah di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Salatiga
dipahami di semua tingkatan dalam organisasi. Tanggung jawab untuk pihak
pengelola masalah telah ditetapkan sesuai dengan prosedur. Metode dan prosedur
yang didokumentasikan, dikomunikasikan dan diukur untuk efektivitas. Sebagian
besar masalah yang diidentifikasi, dicatat dan dilaporkan, dan resolusi dimulai.
Pengetahuan dan keahlian yang dibudidayakan, dipelihara dan dikembangkan
untuk tingkat yang lebih tinggi, karena fungsi ini dipandang sebagai aset dan
kontributor utama terhadap pencapaian tujuan TI dan peningkatan IT layanan.
DS12. Mengelola Lingkungan Fisik (Manage the Physical Environment),
disimak dari hasil wawancara dengan Sdr Angga Pranandaka selaku selaku staf
admin menyatakan bahwa “...server memiliki ruang khusus tidak digabung dengan
ruang staf. untuk keamanan lingkungan ruang server, disediakan cctv dan
pembatasan hak akses jadi cuma beberapa orang yang punya akses kedalam...”
Berdasarkan penjelasan dari transkrip wawancara di atas proses ini berada pada
21
level kematangan Managed and Measurable karena kebutuhan untuk menjaga
lingkungan komputasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Salatiga
dipahami dan diterima dalam organisasi. Kontrol lingkungan, pemeliharaan
preventif dan keamanan fisik diatur oleh manajemen. Pembatasan hak akses
diterapkan sehingga hanya pegawai tertentu saja yang boleh masuk dalam ruang
server. Di dalam ruang server juga terdapat CCTV dan menggunakan keamanan
mesin sidik jari sebagai tanda pengenal.
DS13. Mengelola Operasi (Manage Operations) disimak dari hasil
wawancara dengan Sdr Angga Pranandaka selaku selaku staf admin menyatakan
bahwa “...kita punya sop dan manual book untuk sistem siak maupun user,
bagaimana menangani masalah maupun proses maintenance semua ada
sopnya.kalau maintenance ada jadwal rutinnya. jadi kita bekerja sesuai prosedur
yang sudah ditetapkan sehingga kontrol terhadap penggunaan IT ada.semuanya
akan dibahas pada saat rapat rutin per minggu...” Berdasarkan penjelasan dari
transkrip wawancara di atas proses ini berada pada level kematangan Defined
karena operasi komputer dan tanggung jawab kepemilikan sudah diatur. Operasi
Manajemen memonitor penggunaan sumber daya komputasi dan penyelesaian
pekerjaan atau tugas yang diberikan. Upaya berkesinambungan ada untuk
meningkatkan otomatisasi proses sebagai sarana perbaikan terus-menerus.
Analisis Gap
Berdasarkan hasil maturity level yang diperoleh sebelumnya maka tahapan
selanjutnya adalah melakukan analisis kesenjangan (gap). Secara umum tingkat
maturity level yang dicapai oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota
Salatiga saat ini adalah Defined dengan target maturity level adalah Managed and
Measurable.
Gambar 5 Hasil rata-rata pengelompokan dari tiap responden
22
Gambar 6 Spider Chart Tingkat Kematangan Kinerja IT di Disdukcapil kota Salatiga
Kesenjangan (gap) maturity level yang dapat ditutupi dengan melakukan
perbaikan-perbaikan guna mencapai target maturity level yang diharapkan.
Kegiatan perbaikan dapat dilakukan secara berkala sampai target maturity level
yang diharapkan bisa tercapai.
Rekomendasi Perbaikan
Analisis kesenjangan bertujuan untuk menentukan langkah-langkah apa
yang perlu diambil untuk berpindah dari kondisi saat ini ke kondisi yang diinginkan
atau keadaan masa depan yang diinginkan. Berdasarkan hasil penelitian tingkat
kematangan process TI, dapat dideskripsikan bahwa secara umum sebagian besar
process TI yang ada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Salatiga saat
ini berada pada level Defined dengan target maturity level adalah Managed and
Measurable
Maka rekomendasi untuk semua proses TI adalah harus diterapkan sesuai
SOP yang ada, jangan hanya berupa aktifitas formalitas. Aktifitas tiap proses juga
harus dikontrol dan dievaluasi agar dapat meningkatkan kinerja TI pada Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Salatiga. Rekomendasinya dijelaskan
lebih rinci sebagai berikut:
1. Arsitektur TI yang ada pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota
Salatiga akan dibuat secara lebih terstruktur sehingga kebutuhan akan data dan
informasi bisa terkontrol dengan baik.
2. Pengembangan dan pemeliharaan Infrastruktur IT Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil kota Salatiga akan dilakukan secara konsisten dan pelatihan
23
akan Sumber Daya Manusia akan lebih ditingkatkan sehingga sejalan dengan
arah teknologi yang diharapkan.
3. Membuat metodologi dan dokumentasi mengenai solusi dari setiap masalah-
masalah teknis yang kerap terjadi pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil kota Salatiga.
4. Melakukan evaluasi laporan asset terkait hardware dan software untuk
perbaikan, garansi, dan upgrade.
5. Mengevaluasi hasil pelatihan sebagai tolak ukur dalam peningkatan kinerja
Sumber Daya Manusia
6. Perlu adanya sosialisasi untuk memberikan tambahan pengetahuan dan
pemahaman bagi pegawai dinas mengenai berbagai peraturan hukum terkait
dengan penerapan SIAK.
7. Penambahan jumlah mesin printer seperti mesin pembuatan EKTP untuk
mencegah keterlambatan pelayanan publik yang diberikan.
8. Harus dilakukannya rekrutmen petugas operator SIAK dengan latar belakang
dan kompetensi yang memiliki kemampuan dan ketrampilan di bidang teknis
teknologi informasi.
5. Kesimpulan
Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan maka dapat diambil kesimpulan
sebagai berikut : Evaluasi Kinerja Teknologi Informasi Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kota Salatiga Pada Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
(SIAK) Menggunakan Kerangka Kerja COBIT 4.1 ditunjukan dengan tingkat
kematangan TI yang berada pada level Defined, artinya pengunaan sudah sesuai
dengan prosedur yang ada pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota
Salatiga yang sudah distandarisasi dalam SOP (Standar Operating Prosedur),
terdokumentasi, dan diterapkan melaluai pelatihan resmi tetapi implementasi masih
tergantung pada individu yang mau mengikuti prosedur atau tidak. Hasil penelitian
diharapkan dapat digunakan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota
Salatiga sebagai salah satu cara untuk melihat bahwa posisi kinerja TI berada pada
level mana, sehigga kedepannya Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota
Salatiga dapat lebih meningkatkan kinerja TI yang ada sekarang pada level yang
diharapkan.
24
6. Daftar Pustaka
[1] Marcelino, Noronha. 2010. Audit Sistem Informasi Aplikasi Database PMIS
Pada Komisi Kepegawaian Timor-Leste Dengan Framework Menggunakan
Framework COBIT 4.1. Universitas Kristen Satya Wacana. Salatiga.
[2] Ricky, Patti. 2010. Audit Sistem Informasi Perkreditan menggunakan
Framework COBIT 4.1 Domain Monitor and Evaluate Studi Kasus PT. Bank
Rakyat Indonesia (Persero), Tbk. Cabang Ambon
[3] Naibaha, Glorya. 2012. Analisis Sistem Informasi Akuntansi RS
Menggunakan COBIT dengan Domain Monitor and Evaluate. Universitas
Kristen Satya Wacana. Salatiga.
[4] Valentino, “Definition of GoodGovernance
[5] COBIT 4.1. http://www.allen-conard.com/its/standar.cobit. Diakses pada
tanggal 5 Februari 2016.
[6] ITGovernance institute, 2007, COBIT 4.1, USA.