Nama : Putri Sanuria Rokhma Laila

Kelas : 1D – D3 Administrasi Niaga

NIM : 1332610009

ETIKA MENERIMA TELEPON DAN MENELEPON

Di era globalisasi ini, teknologi yang ada semakin canggih dan mempengaruhi segala

aspek kehidupan, tidak terkecuali dengan komunikasi antar manusia. Menerima telepon dan

menelepon merupakan hal yang sudah biasa dilakukan oleh masyarakat. Baik dari berbagai

lapisan masyarakat, berbagai usia, serta berbagai suku bangsa dan negara.

Namun, karena sudah terbiasanya komunikasi seperti itu dilakukan oleh masyarakat. Etika

menerima telepon dan menelepon sering diabaikan. Meskipun demikian, ada kalanya kita

harus memperhatikan etika tersebut apabila dalam keadaan yang dibutuhkan dan sebagai

bentuk profesionalisme dalam pekerjaan.

Dan adapun pengertian etika bertelepon adalah tata krama, sopan-santun, tata pergaulan

dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan

jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat. Dan sebagai seorang sekretaris harus

mampu memahami dengan benar etika menerima telepon dan menelepon.

Dan adapun berikut adalah hal yang perlu diperhatikan dalam menelepon :

1. Siapkan nomor telepon tujuan.

2. Pastikan nomor telepon tujuan sudah benar agar tidak terjadi salah sambung.

3. Setelah telepon terhubung, tunggu hingga nada sambung berbunyi selama 3-4 kali, jika

tidak ada yang merespon (mengangkat) maka segera tutup kembali telepon tersebut,

karena hal itu berarti tidak ada orang (mungkin sibuk) dan menghubungi kembali

setelah 5-10 menit lagi.

4. Apabila telepon telah diangkat, biarkan penerima telepon berbicara terlebih dahulu,

biasanya jika perusahaan yang memakai operator profesional maka akan menjawab

dengan menyapa (salam), menyebutkan nama perusahaan dan siapa yang berbicara.

5. Kemudian menjawab salam dari penerima telepon.

6. Berbicara dengan sopan (tidak memerintah maupun membentak) serta dengan suara

secukupnya artinya tidak terlalu keras dan tidak terlalu kecil, karna jika terlau keras

bisa menggangu orang disekitar anda jika terlalu kecil mungkin penerima susah

mendengar suara dan maksud menelepon.

7. Setelah itu baru penelepon berbicara dan menanyakan apa dan siapa yang dicari (baik

menanyakan seseorang maupun menanyakan suatu informasi) dengan jelas dan singkat

mulai dari nama orangnya dan jabatan atau departemennya dan sebutkan juga nama

penelepon dan dari mana.

8. Apabila seseorang yang dicari ada, maka mungkin akan segera disambungkan dan

diminta untuk menunggu beberapa saat, apabila orang yang dicari tidak ada maka

mungkin akan ditanya apakah ada pesan untuk yang dicari.

9. Waktu bicara berkisar kurang lebih 5 menit, karena ada beberapa perusahaan yang

menerapkan sistem mati secara otomatis jika sudah menelpon lebih dari 5 menit.

Selain itu, perusahaan mungkin juga akan memiliki banyak penelepon yang akan

menghubungi, untuk itu bergantian itu lebih baik karena banyak pula yang

membutuhkan informasi maupun untuk menghubungi seseorang yang ada di

perusahaan tersebut.

10. Dan untuk mengakhiri percakapan jangan lupa mengatakan terimakasih dan menutup

telepon terlebih dahulu karena menelepon terlebih dahulu dan merupakan bentuk

kesopanan.

Dan adapun berikut adalah hal yang perlu diperhatikan dalam menerima telepon :

1. Menyiapakan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon. Agar mudah diperlukan. 

2. Jangan pernah membiarkan telepon berdering terlalu lama. Segera angkat gagang

teleponnya sebelum berdering untuk ke-3.

3. Setelah mengangkat telepon, segera mengucapkan salam dan memberitahu identitas

sesuai dengan kebijakan perusahaan kemudian menanyakan keperluan penelepon.

4. Pastikan anda berbicara dengan nada yang bersahabat, hangat, sopan, ramah, lembut,

tidak terlalu keras dan tidak juga terlalu kecil.

5. Apabila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang

dicari.

6. Apabila orang yang dituju tidak berada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan

tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan atau menghubungi kembali.

7. Apabila menerima telepon untuk pimpinan tanyakan dulu pada pimpinan apakah

beliau bersedia menerima telepon atau tidak. Apabila tidak pimpinan tidak bersedia

menerima telepon, maka hendaknya penerima telepon memberikan alasan yang logis

dan sopan.

8. Apabila pimpinan sedang berada di kantor tetapi sedang melakukan pembicaraan di

telepon dengan orang lain, sedangkan ada telepon lain untuk pimpinan, tanyakan

kepada penelepon untuk menunggu (apabila penelepon lebih memilih menunggu,

jangan biarkan penelepon menunggu lebih dari 2 menit ) atau tanyakan apabila

penelepon bersedia menelepon kembali.

9. Apabila pimpinan tidak berada di kantor janganlah memberitahukan di mana

keberadaan pimpinan.

10. Dan apabila tidak memahami perkataan penelepon (kata-kata yang sulit) maka dapat

meminta penelepon untuk menggunakan teknik mengeja.

11. Pastikan memberi informasi yang benar atas apa yang penelpon inginkan, jika yang

dicari ada maka langsung sambungkan, jika tidak ada mungkin anda bisa menyuruh

menelpon beberapa saat lagi dan minta tinggalkan pesan.

12. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam,

dan mengucapkan terima kasih kemudian jangan meletakkan gagang telepon

mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup

selama dua atau tiga detik olah penelepon.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menelepon dan menerima telepon diatas

merupakan hal yang tidak hanya dipahami dengan benar oleh seorang sekretaris, namun juga

harus diterapkan dalam dunia profesionalisme kerja. Dengan memahami dan menerapkan

hal-hal tersebut itu berarti benar dan bertanggung jawab atas pekerjaan.