web viewsetiap latihan selalu menggunakan aplikasi ms word dan juga terdapat sedikit latihan ......

BAB I

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

1.1 Pentingnya Mata Kuliah Praktik Pengetikan Bisnis

Mata Kuliah Pengetikan Bisnis merupakan mata kuliah praktik, dimana

aktifitas perkuliahaan dilakukan di Laboratorium Pengetikan Bisnis, sebagai

lanjutan dari mata kuliah Keyboarding Skill dan Korespondensi Bisnis. Mata

kuliah Pengetikan Bisnis penting untuk disampaikan kepada mahasiswa,

mengingat pada mata kuliah ini mencakup topik yang relevan dengan aktifitas

kerja yang nantinya akan dihadapi mahasiswa, yaitu mencakup pengembangan

kecepatan dan ketepatan mengetik, display, pengetikan tabel, pengetikan dokumen

perjalanan dinas, pengetikan dokumen rapat, pengetikan dokumen bisnis,

pengetikan dokumen kegiatan, pengetikan surat bisnis.

Kompetensi atau kemampuan dalam menangani kegiatan di atas adalah

kemampuan dasar yang harus dimiliki oleh karyawan atau pegawai pada

perkantoran modern.

1.2 Tujuan

Dengan mendapatkan mata kuliah Praktik Pengetikan Bisnis, diharapkan

mahasiswa untu k lebih mengasah kemampuan mengetik sepuluh jari secara

membuta dan berirama, memiliki pemahaman dan mampu menyusun dokumen-

dokumen yang ada pada perkantoran modern, dengan memperhatikan display,

sehingga tampilan dokumen selain benar juga menarik, seperti dokumen

1

perjalanan dinas, dokumen rapat, dokumen bisnis, dokumen kegiatan, dan surat

bisnis.

1.3 Hasil yang Diharapkan

Hasil yang diharapkan pada penyampaian mata kuliah Pengetikan Bisnis

adalah :

a. Mahasiswa mampu meningkatkan kemampuan mengetik sepuluh jari secara

membuta dan berirama

b. Mahasiswa mampu menyusun dokumen-dokumen dengan menggunakan teknik

yang benar, seperti teknik display, penyajian tabel sehingga menjadi dokumen

yang benar dan menarik

c. Mahasiswa mampu menyusun dokumen perjalanan dinas, dokumen rapat,

dokumen kegiatan, dokumen bisnis, serta surat bisnis dengan baik, benar dan

indah dalam penyajiannya

1.4 Cara Memahami Modul

Modul Praktik Pengetikan Bisnis, disusun secara runtut sesuai dengan

tujuan dan hasil yang diharapkan. Sebelum mengerjakan latihan yang terdapat

pada masing-masing bab, dipahami dahulu penjelasan singkat tentang materi dari

topik yang akan dibahas, langkah-langkah, serta petunjuk dari setiap praktik yang

harus dilakukan.

Setiap latihan selalu menggunakan aplikasi MS Word dan juga terdapat

sedikit latihan yang menggunakan MS Excel dan MS Publisher, sehingga perlu

terlebih dahulu untuk menguasai materi tersebut. Perlu diingat bahwa penekanan

2

pada praktik Pengetikan Bisnis ini terletak pada kemampuan dalam menyusun

beberapa dokumen, dimana dokumen tersebut sudah tersedia sebagai bahan

praktik untuk disalin sesuai contoh dengan memperhatikan teknik display yang

baik dan benar.

1.5 Manfaat Modul Praktik Pengetikan Bisnis

Adanya Modul Praktik Pengetikan Bisnis diharapkan memberi manfaat,

yaitu :

a. Sebagai arahan dan pegangan berlangsungnya mata kuliah Praktik Pengetikan

Bisnis

b. Memudahkan dalam penyampaian materi, yaitu teori yang menunjang

praktik, memudahkan pemahaman mahasiswa sehingga proses belajar

mengajar dapat selesai dengan baik dan sesuai harapan

c. Kegiatan praktik menjadi terarah dengan kemampuan memahami dan

menguasai yang diharapkan pada mahasiswa menjadi lebih terealisasi

3

BAB II

PENGEMBANGAN KECEPATAN DAN KETEPATAN MENGETIK

Amati gambar di atas secara cermat dengan panduan pertanyaan berikut ini :

1. Bagaimana teknik mengetik yang benar sesuai dengan kecepatan dan

ketepatan yang telah ditentukan ?

2. Bagaimana mengetik paragraf lengkap (kombinasi huruf, angka dan tanda

baca) sesuai dengan kecepatan dan ketepatan yang telah ditentukan ?

3. Bagaimana posisi ergonomis (tangan, punggung, dan kaki) yang benar dalam

aktifitas mengetik ?

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa mengerti teknik mengetik yang benar dengan menggunakan seluruh

sumber daya yang ada

2. Mahasiswa mahir mengetik paragraf lengkap secara membuta dengan teknik

keyboarding yang baik dan benar

3. Mahasiswa menggunakan posisi ergonomis dalam setiap aktifitas mengetik

yang dilakukan

4

2.1 Teknik Mengetik

Aktifitas ini dilakukan sebagai lanjutan dari mata kuliah sebelumnya, yaitu

Keyboarding Skill. Pengingatan kembali dan pemantapan secara berkala dilakukan

untuk meningkatkan atau mempertahankan kemampuan mengetik yang telah

dicapai.

Secara teori dan praktik telah diterima pada mata kuliah Keyboarding

Skill, sehingga sekarang hanya pada latihan dan praktik yang maksimal dalam

setiap kegiatan mengetik. Diharapkan, dengan menggunakan teknik keyboarding

yang baik dan benar, membudayakan kebiasaan dari awal kepada mahasiswa pada

saat nanti di dunia kerja, bahwa jam kerja minimal delapan jam per hari, dengan

sebagian besar aktifitas kerja pada kegiatan mengetik, sehingga jika kegiatan

mengetik dilakukan dengan benar, akan mengurangi kelelahan, resiko kesehatan

yang berdampak jangka panjang, serta menjaga postur badan.

2.2 Alat dan Bahan yang Digunakan

Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-

bahan yang harus disediakan adalah:

1. Naskah teks kombinasi huruf besar dan huruf kecil

2. Naskah teks kombinasi huruf besar, huruf kecil dan angka

3. Naskah teks kombinasi huruf besar, huruf kecil, angka dan tanda baca

4. Penghitung Waktu (stop watch, fungsi jam pada HP)

5

Bahan Praktik 1

Aktifitas keseharian tanpa kita sadari adalah aktifitas yang memiliki manfaat

untuk kesehatan tubuh. Misalnya pola tidur dan pola makan yang baik. Hal itu

jika benar dilakukan sangat menjamin tubuh tetap sehat dan terhindar dari

penyakit. Cara menjaga kesehatan seperti ini bahkan tidak perlu mengeluarkan

uang banyak untuk tetap sehat.

(50 kata/2 menit)

Bahan Praktik 2

Aktifitas yang padat, menjadi alasan orang enggan untuk berolahraga.

Biasanya dengan alasan tidak punya waktu, sudah lelah bekerja, dan sebagainya.

Padahal sebenarnya 30 menit saja meluangkan waktu untuk berolahraga, sudah

berkontribusi besar bagi kesehatan tubuh .

Nah, selain dikatakan dapat menjaga kesehatan tubuh, banyak juga yang

mengatakan bahwa olahraga dapat membuat seseorang menjadi lebih cerdas dan

mengurangi level stress. Karena selain bermanfaat secara jasmani, ternyata ada

juga efek psikologi yang dirasakan oleh orang yang berolahraga. (75 kata/3 menit)

Bahan Praktik 3

Importance of Education in Society

Education, if looked at beyond its conventional boundaries, forms the very

essence of all our actions. What we do is what we know and have learned, either

through instructions or through observation and assimilation. When we are not

6

making an effort to learn, our mind is always processing new information or

trying to analyze the similarities as well as the tiny nuances within the context

which makes the topic stand out or seem different. If that is the case then the mind

definitely holds the potential to learn more, however, it is us who stop ourselves

from expanding the horizons of our knowledge with self-doubt or other social,

emotional, or economic constraints. (120 kata/6 menit)

Bahan Praktik 4

Jumlah Penduduk Indonesia yang bersumber dari Badan Sensus Penduduk,

diketahui bahwa pertumbuhan jumlah penduduk Indonesia sangat melaju pesat.

Pada zaman Orde Lama, jumlah penduduk Indonesia 97,1 juta jiwa dan pada akhir

tahun 2010 jumlahnya dua kali lipat yakni dengan jumlah 237,6 juta jiwa.

Sehingga dapat dilihat dari angka rata-rata kenaikan jumlah penduduk dalam

setiap 10 tahun berkisar 32 juta jiwa. Maka dapat diambil kesimpulan bahwa

pertambahan penduduk pertahunnya adalah 2,6 juta jiwa. Jadi Jumlah Penduduk

Indonesia tahun 2013 sebesar 245,4 juta jiwa. Kemudian Jumlah Penduduk

Indonesia tahun 2014 sebesar 248 juta jiwa. Akan tetapi ada yang disayangkan

dengan pertumbuhan penduduk Indonesia, meskipun jumlah penduduk dalam

tahun ke tahun semakin pesat, namun persebaran penduduk Indonesia tidak

merata ke seluruh wilayah Indonesia yang terdiri dari 33 provinsi. Pulau Jawa

merupakan wilayah yang memiliki populasi penduduk Indonesia paling banyak.

Dan populasi penduduk yang paling sedikit yaitu berada di wilayah timur

Indonesia yakni Maluku dan Papua. (150 kata/ 6 menit)

7

2.3 Langkah-Langkah Mengetik Naskah

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam melakukan aktifitas ini

adalah :

1. Mengkondisikan komputer dan perangkatnya untuk siap digunakan

2. Memperbaiki posisi duduk , mencari posisi yang ternyaman dan benar

3. Mempersiapkan naskah yang akan diketik

4. Mengatur waktu untuk menghitung kecepatan

5. Mulai latihan dan praktik

2.4 Penilaian Hasil Praktik

Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat

memberikan penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan

memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang

(√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada

kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada

tanda centang pada kolom “tidak”)

Tabel 2.1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)

No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak

1 Apakah anda telah menggunakan teknik mengetik yang baik dan benar ?

2 Apakah anda telah menggunakan posisi ergonomis dalam kegiatan mengetik ?

3 Apakah anda telah memenuhi standar atau aturan kecepatan yang telah ditentukan ?

4 Apakah anda telah memenuhi standar atau aturan ketepatan yang telah ditentukan ?

8

Tabel 2.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain


1 Apakah telah menggunakan teknik mengetik yang baik dan benar ?

2 Apakah telah menggunakan posisi ergonomis dalam kegiatan mengetik ?

3 Apakah telah memenuhi standar atau aturan kecepatan yang telah ditentukan ?

4 Apakah telah memenuhi standar atau aturan ketepatan yang telah ditentukan ?

Masukan:

....................................................................................................................................

..................................................................................................................................

Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu

Mata Kuliah.

9

BAB III

DISPLAY PADA TABEL

Panduan pertanyaan dalam mengerjakan bab ini :

1. Seberapa penting penerapan display pada tabel yang dihasilkan ?

2. Teknik displaypada tabel seperti apa yang diterapkan, sehingga dokumen yang

dihasilkan benar, menarik dan serasi ?

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa dapat membedakan berbagai macam teknik display dan

menggunakannya pada saat membuat tabel

2. Mahasiswa dapat memilih teknik display yang benar dan sesuai pada saat

membuat tabel

3. Mahasiswa dapat membuat tabel secara baik, benar dan serasi dengan

menggunakan teknik display yang sesuai

3.1 Aturan Display pada Tabel

Display (tata letak) adalah penyusunan bermacam-macam naskah yang

akan diketik secara efektif dengan tata letak (tampilan) yang menarik sehingga

mudah untuk dibaca, dipahami, serta untuk keseimbangan dan keindahan ketikan

naskah agar hasil pekerjaan menarik.

10

Tabel dapat berdiri sendiri sebagai sumber data atau dokumen, dapat pula melengkapi data pada paragraf. Display pada tabel menjadi penting karena selain benar, setiap tabel harus terlihat menarik, seimbang dan selaras antara jarak, pilihan huruf, dan hal lain yang harus diperhatikan.

Sedangkan yang dimaksud dengan tabel adalah informasi yang diketik

dalam bentuk kolom-kolom dengan tujuan agar mudah untuk dipahami.

Pengetikan tabel berkaitan dengan teori pengetikan display (tata letak). Informasi

yang ditampilkan dalam bentuk tabel dapat berupa kata/kalimat, namun dapat juga

berupa angka-angka atau gabungan antara kata/kalimat dengan angka-

angka.Pengetikan naskah dalam bentuk tabel dikategorikan menjadi 2 (dua) yaitu

tabel terbuka dan tabel tertutup.

a. Pengetikan Naskah dalam bentuk Tabel Terbuka

Contoh:

Renang Kasti Balap Sepeda

Sepatu Roda Sepak Takraw Pencak Silat

Bulu Tangkis Tenis Lapangan Angkat Besi

Marathon Tinju Wushu

Sepak Bola Dayung Basket

Tenis Meja Senam Bowling

b. Pengetikan Naskah dalam bentuk Tabel Tertutup

Contoh:

NO

NAMA PEKERJAAN PENGHASILAN(Rp/bulan)

1. Aulia Rahmah PNS 3.000.000

2. Bumi Putra Akbar Swasta 2.100.000

3. Dewa Anggana Dokter 6.000.000

11

Pada tabel, terdapat bagian-bagian tabel yang perlu diperhatikan, seperti

tampak pada penjelasan gambar dibawah ini :

Keterangan :

a. Judul Tabel, diketik centring horizontal, huruf besar semua (all caps), serta

jika terdiri dari 2 baris kalimat, maka spasi yang digunakan adalah 2 spasi, jika

lebih dari 2 baris kalimat, maka spasi yang digunakanadalah 1 spasi.

b. Baris dan Kolom Tabel, yaitu urutan deret tabel yang memanjang dari kiri ke

kanan dan memuat infomasi secara vertikal (dari atas ke bawah)dan urutan

lajur tabel yang memanjang dari atas ke bawah dan memuat informasi secara

horizontal (dari kanan ke kiri)

c. Sumber data, asal informasi dalam tabel terletak di bagian bawah tabel


Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-bahan

yang harus disediakan adalah:

1. Seperangkat komputer beserta printer

2. Naskah latihan

12

3. Alat tulis

Bahan Praktik 1

1. Ketik tabel di bawah ini !

DAFTAR HONORARIUM PANITIAKEGIATAN WORKSHOP PENINGKATAN KINERJA PEGAWAI

MALANG, 20 AGUSTUS 2015

No Nama Penerimaan(Rp) Tandatangan

1. Abdullah Wahab 200.000 1.2. Annisa Hapsari 200.000 2.3. Micellia 150.000 3.4. Susanti 200.000 4.5. Tuti Alawiyah 100.000 5.6. Uut Permatasari 100.000 6.7. Wawan 100.000 7.8. Zidane Attala 100.000 8.

2. Buat seperti tabel di atas dengan soal sebagai berikut :

Seminar Nasional Bisnis dan Manajemen, dilaksanakan pada tanggal 8 Oktober

2015, oleh Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang, dengan

nama-nama panitia dari mahasiswa sebagai berikut : Cahya Nova Kurniawan,

Adinia Lushinta Maharani, Hanif Rahman, Rizky Hidayatullah, Amirul Nur

Santi, dengan masing-masing honor yang diterima Rp 100.000,-

13

Bahan Praktik 2

1. Ketik tabel seperti di bawah ini !

KANDUNGAN VITAMIN C PADA BUAH

No Buah Kandungan Vitamin C(mg/100gr)

1. Jambu Biji 1832. Kiwi 1003. Kelengkeng 844. Pepaya 625. Jeruk 536. Melon 427. Anggur 348. Jeruk Mandarin 319. Buah Sukun 2910. Mangga 2811. Nanas 1512. Pisang 913. Alpukat 8

(Sumber : Nalini, 2014)

2. Asparagus (Asparagus officinalis), kandungan zat aspergine yang terdapat

pada rebungnya ternyata sangat berguna untuk memperbaiki pencernaan dan

melancarkan air seni. Asparagus yang dimasak atau jus dapat digunakan untuk

membantu meningkatkan pengeluaran faeces, dan sangat baik membantu

menghilangkan timbunan asam urat pada penderita ginjal.Bawang putih

mempunyai nama ilmiah Allium sativum. Bawang putih dapat menurunkan

kadar kolesterol dan menurunkan tekanan darah tinggi. Bawang putih

mengandung mineral yang tinggi seperti selenium dan germanium,

glucosinolate, serta enzim. Brokoli(Brassica oleracea var botrytis), dapat

menurunkan risiko terkena kanker usus besar, dan kanker pencernaan.

Bunganya yang hijau pekat ini mempunyai bau yang khas, disebabkan adanya

senyawa indol.

14

Buat tabel untuk meringkas paragraf di atas sehingga menjadi informasi yang

lebih ringkas, jelas dan efisien !

Kolom pada tabel (No, Sayuran, Nama Latin, Kandungan serta Manfaat,

dengan sumber Majalah Kesehatan “LIFE”, Edisi Juli 2015).

Bahan Praktik 3

Data mahasiswa baru Tahun Ajaran 2014/2015 Jurusan Administrasi Niaga

Politeknik Negeri Malang, adalah terdapat sepuluh anak yang berasal dari SMK

Negeri 1 Malang dengan nama-nama Mahesa Jenar, Aulia Damayanti, Miftahul

Jannah, Triska Arnanda, Amin Fuadi, Sugih Waras, Laila Saadah, Zaenal Abidin,

Slamet Hidayah, Rizky Saufi Malinda, yang berasal dari SMU Negeri 9 Malang

sebanyak 4 orang, dengan nama-nama Salahuddin, Sigit Aruman, Shinta Amalia,

Devita Wulan Cahya. Dari SMU Islam Malang, sebanyak 7 orang dengan nama-

nama Ahmad Firdaus, Baby Silvia, Romeo, Yolanda, Dyan Ahmad Putra,

Dewangga Faisal, Rizal Altala, dan sisanya sebanyak 5 orang berasal dari luar

kota Malang, yaitu 2 orang dari SMU Negeri 4 Kediri, dengan nama-nama

Muhammad Abdullah, Wahidin, 1 orang dari SMU 1 Garum dengan nama Zainal

Subkhan, serta 1 orang lagi dari SMK Negeri Singosari dengan nama Hamidi

Masykur.

Buat tabel untuk menyederhanakan informasi di atas, dengan mengurutkan nama-

nama mahasiswa sesuai dengan abjad !

15

Bahan Praktik 4

Buat tabel terbuka dengan soal di bawah ini !

Terdapat data tentang jumlah penduduk berdasarkan jenis kelamin di Pulau Jawa

pada tahun 2010 dan sebarannya. DKI jumlah penduduk laki-laki 4.870.938,

jumlah penduduk perempuan 4.736.849, total 9.607.787. Jawa Barat jumlah

penduduk laki-laki 21.907.040, jumlah penduduk perempuan 21.146.692, total

43.053.732. Jawa Tengah jumlah penduduk laki-laki 16.091.112, jumlah

penduduk perempuan 16.291.545, total 32.382.657, D I Yogyakarta jumlah

penduduk laki-laki 1.708.910, jumlah penduduk perempuan 1.748.581, total

3.457.491. Jawa Timur jumlah penduduk laki-laki 18.503.516, jumlah penduduk

perempuan 18.973.241, total 37.476.757. Banten jumlah penduduk laki-laki

5.439.148, jumlah penduduk perempuan 5.193.018, total 10.632.166.

3.3 Langkah-langkah Mengerjakan Latihan Membuat Tabel dengan Display

yang Benar

1. Membaca soal latihan dengan cermat

2. Merumuskan kolom, lajur serta judul kolom yang harus dibuat






16





1 Apakah judul tabel telah sesuai baik pilihan huruf, spasi dan jarak antara judul dengan tabel ?

2 Apakah judul kolom sudah benar baik pilihan huruf, spasi dan jarak antar margin ?

3 Apakah isi tabel telah dibuat dengan benar , dengan memperhatikan jenis data apakah tulisan, angka, panjang pendeknya kalimat serta keselarasan margin yang dipilih ?

4 Apakah sumber tabel telah dibuat dengan benar, baik jarak dengan tabel, pilihan huruf, serta spasi yang digunakan ?



1 Apakah judul tabel telah sesuai baik pilihan huruf, spasi dan jarak antara judul dengan tabel ?

2 Apakah judul kolom sudah benar baik pilihan huruf, spasi dan jarak antar margin ?

3 Apakah isi tabel telah dibuat dengan benar , dengan memperhatikan jenis data apakah tulisan, angka, panjang pendeknya kalimat serta keselarasan margin yang dipilih ?

4 Apakah sumber tabel telah dibuat dengan benar, baik jarak dengan tabel, pilihan huruf, serta spasi yang digunakan ?

Masukan:

....................................................................................................................................


Mata Kuliah.

17

BAB IV

DISPLAY PADA PARAGRAF

Pahami Panduan yang terdapat dalam kotak di atas dengan bantuan pertanyaan

berikut :

1. Apa beda paragraf yang menarik dan tidak menarik ?

2. Bagaimana pemilihan display yang baik dan benar dalam menyusun paragraf ?

3. Apa saja macam teknik display dalam menyusun paragraf ?

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa mampu menyusun paragraf yang baik dan menarik

2. Mahasiswa mampu memilih teknik display sesuai dengan kebutuhan dalam

menyusun paragraf

4.1 Aturan Display pada Paragraf

Ada bermacam-macam teknik display (tata letak) untuk menyusun ketikan

naskah agar tampilannya kelihatan menarik yaitu:

a. Horizontal Centering (naskah diketik di tengah-tengah secara horisontal)

Pada teknik ini, naskah yang diketik berada di tengah-tengah kertas

secara horisontal (jarak kiri dan kanan ketikan sama).

Contoh: Pemerintah Republik Indonesia

Apabila diketik menjadi:

18

Penulisan Paragraf selain benar juga harus menarik, karena dengan penulisan yang indah, tertata rapi, mengikuti aturan dapat memberikan kesan dan daya tarik bagi yang membaca

Pemerintah Republik Indonesia

b. Vertikal Centring (naskah diketik ditengah-tengah secara vertikal)

Pada teknik ini, naskah yang diketik berada berada di tengah-tengah

kertas secara vertikal (jarak atas dan bawah ketikan sama).

Contoh: MODUL PRAKTIK


MODUL PRAKTIK

c. Kombinasi antara Horizontal dan Vertical Centring (naskah diketik di tengah-

tengah baik secara horizontal maupun vertikal) .

Pada teknik ini, naskah diketik secara kombinasi antara horisontal dan

vertikal yaitu naskah diketik berada di tengah-tengah kertas secara vertikal dan

horisontal (jarak atas dan bawah ketikan sama serta kiri kanan kertas

sama)

Contoh: MUSEUM MPU PURWA


MUSEUM MPU PURWA

19

d. Naskah diketik dengan cetakan khusus (special print) misalnya bold (huruf

tebal), underline (digarisbawahi), italic (dicetak miring), dan lain-lain.

Note : Bold dan Underline untuk menegaskan bahwa pada point tersebut

adalah penting dan harus diperhatikan, sedangkan italic untuk

penulisan istilah asing.

Pengetikan Naskah dalam bentuk Paragraf.

Pengetikan naskah dalam bentuk paragraf ini dapat dikategorikan dalam

beberapa bentuk paragraf yaitu:

a. Pengetikan Naskah dalam Bentuk Paragraf Lurus (Full Blocked

Paragraph Style)

Yang dimaksud dengan pengetikan paragraf lurus adalah teknik

pengetikan paragraf yang dimulai dari margin kiri pada setiap awal sampai

dengan akhir baris kalimat.

Contoh:

(Ketik Contoh di bawah ini dengan menggunakan teknik keyboarding

yang benar)

Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada

kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam

praktiknya cukup berat karena apapun pekerjan atasan yang berhubungan

dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan seorang sekretaris harus

membantunya, seperti :

20

a. Bila atasan akan melalukan hubungan bisnis melalui surat, maka sekretaris

yang menyiapakan mulai dari pengetikan sampai pada pengiriman dan

tindak lanjutnya

b. Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan, saat

pelaksanaan rapat sampai setelah rapat, sekretaris yang harus memastikan

kelancaran rapat tersebut.

c. Demikian juga apabila atasan akan melakukan perjalanan dinas, maka

semua persiapan sebelum berangkat, saat berangkat sampai setelah atasan

kembali, sekretaris yang mengurus kegiatan atasan tersebut

b. Pengetikan Naskah dalam Bentuk Paragraf Inden/Masuk (Indented

Paragraph Style)

Yang dimaksud dengan pengetikan paragraf inden adalah teknik

pengetikan dimana kalimat pada awal paragraf diketik mulai 5-7 karakter untuk

setiap awal paragrafnya.

Contoh:


yang benar)

Administrasi/Sistem adalah sekelompok unsur yang erat

berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk

mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001). Administrasi/Sistem juga adalah

kumpulan dari komponen-komponen peralatan model requirements, function

dan interface (Mathiassen, Lars, 2000). Administrasi/Sistem adalah

sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

mencapai suatu tujuan dan merupakan sekumpulan komponen yang saling

21

bekerjasama untuk mencapai tujuan guna memperbaiki organisasi ke arah yang

lebih baik (McLeod, 1998).

Syarat-Syarat Sistem :

Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.

Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

Adanya hubungan diantara elemen sistem.

Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting

daripada elemen sistem.

Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

c. Pengetikan Naskah dalam Bentuk Paragraf Menggantung (Hanging

Paragraph Style)

Yang dimaksud dengan pengetikan paragraf menggantung adalah

teknik pengetikan dimana kalimat pada baris kedua pada masing-masing

paragraf diketik mulai 3-4 karakter.

Contoh:


yang benar)

Prosedur adalah ”suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa

orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin

penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-

ulang”.

Berdasarkan defenisi diatas bahwa prosedur merupakan suatu urutan pekerjaan

menulis yang melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih

22

yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang sama terhadap

transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Dengan

demikian pekerjaan yang berulang-ulang harus dilakukan dengan

prosedur yang sama. Sedangkan maksud darikegiatan klerikal adalah

kegiatan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan

buku besar, yaitu menggandakan, menghitung, memberi kode,

mendaftarkan, dan membandingkan.Prosedur juga merupakan metode-

metode yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan sesuaidengan

kebijakan yang telah ditetapkan.

Prosedur yang baik pada umumnya memenuhi kriteria berikut ini :

a. Prosedur harus dinyatakan dengan jelas dengan bentuk tertulis dan

disusun secara sistematis dalam bentuk pedoman prosedur.

b. Prosedur yang disusun harus cukup sederhana untuk memudahkan

pelaksanaan tugas para pegawai.

c. Pelaksanaan prosedur harus dapat dicapai dengan biaya rendah.

d. Secara periodik prosedur yang disusun harus dievaluasi untuk

dinilai efisiensi dan efektivitasnyaserta diadakan perbaikan jika

perlu.

e. Prosedur yang disusun harus memperhatikan prinsip pengendalian

intern, antara lain:

1. Penggunaan formulir yang dibubuhi nomor urut tercetak.

2. Pemisahan fungsi yang tegas dan tepat agar tercapai mekanisme

saling uji.

23

3. Pekerjaan hanya dapat dilaksanakan setelah ada otorisasi dari

pejabat yang berwenang.

Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa dengan

jumlah yangdibebankan kepada pelanggan dalam transaksi

perusahaan,baik secara tunai maupun secara kredit.Dalam pelaksanaan

penjualan tunai tersebut terdapat jaringan prosedur yang membentuk

sistem penjualan tunai yang melibatkan beberapa unit atau bagian dalam

organisasi. Kegiatan ini dapatdilihat dari diagram arus data atau Diagram

Arus Data Logis (DAD), selain itu dapat juga dilihat dari bagan arus

dokumen (flowchart), yang mengemukakan distribusi formulir-formulir.

d. Naskah diketik dengan menggunakan leader dots (titik-titik)

Pengetikan naskah dengan menggunakan leader dots (titik-titik)

dimaksudkan agar kita lebih mudah membaca naskah antara kolom satu dengan

kolom yang lainnya.

Contoh:

Judul Buku Harga

Administrasi Perkantoran.............................................................. Rp 50.000,-Peran Sekretaris pada Organisasi Modern..................................... Rp 78.000,-Korespondensi Bisnis ................................................................... Rp 49.000,-

e. Pengetikan naskah dengan menggunakan kombinasi beberapa special

print

Pengetikan naskah dengan memanfaatkan beberapa teknik display

dimaksudkan juga untuk lebih memudahkan membaca naskah. Naskah ini

terdiri dari lebih dari satu teknik display seperti: horizontal centring, vertical

centring, tabel, paragraf, underscoring, bold, cetak miring dan leader dots.

24

Contoh:


yang benar)

PT Gemar Membaca merupakan penerbit dan toko buku yang masih baru,

berdiri pada tahun 2013. Beralamatkan di Jl. Pandeglang no. 40 Malang,

merupakan lokasi yang strategis karena sangat dekat dengan beberapa kampus

besar di Kota Malang, sehingga PT Gemar Membaca mudah dijangkau oleh

mahasiswa dan pelajar yang membutuhkan buku. Selain itu, PT Gemar

Membaca membantu para praktisi, akademisi, mahasiswa serta umum untuk

menerbitkan hasil tulisan yang dibuat.

Terdapat banyak koleksi buku yang tersedia, baik yang diterbitkan oleh PT

Gemar Membaca atau dari penerbit lain, buku dengan pengarang dari dalam

negeri sampai dengan luar negeri, serta buku-buku dengan berbagai topik, yaitu

pengetahuan umum, buku sekolah dan kuliah, serta buku-buku bacaan yang

ringan. Beberapa buku yang tersedia antara lain :

Judul Buku Harga

Akibat Pergaulan Bebas ................................................................ Rp 71.000,-Keterampilan Menyusun Surat Bisnis........................................... Rp 56.000,-

Serta masih banyak judul buku yang lain. Dengan pelayanan yang ramah,

tempat yang nyaman, harga terjangkau, menjadikan PT Gemar Membaca

sebagai tempat alternatif pilihan jika memerlukan buku. Let’s Joint Us !

25





2. Naskah latihan

3. Alat tulis

Bahan Praktik 1

INGAT : Sebelum mengerjakan Bahan Praktik 1, kerjakan dahulu perintah

di masing-masing contoh yang ada di atas !

Berikut adalah hasil ketikan paragraf yang salah, ketik ulang dengan melakukan

pembenaran dan menjadi paragraf yang menarik, informatif dengan bentuk

paragraf menggantung, jarak 2 spasi !

(Gunakan teknik keyboarding yang benar)

Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionaryof Current English (2000), kata administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) . Silalahi,(2002: 2-3). Kata adminstrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, srat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work). Handayaningrat, (2008: 2) Secara ilmu, menurut White (2007:59), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (2005) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam krja sama mencapai tujuan tertentu . Newman (dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi

26

sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Siagian (2005:65) berpendapatbahwa administrasi merupakan keseluruhanproses kejasama natara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara itu Waldo (2000:34)) mendefinisikan administrasisebagai suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi. Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori 1 yaitu : 1. Pengertian administrasi dalam arti sempit Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusnan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tpat disebut tata usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan. 2. Pengertian administrasi dalam arti luasAdministrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untukmencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsurunsur sbb: sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.

Bahan Praktik 2

Ketik naskah dibawah ini dengan bentuk paragraf inden/masuk, 2 spasi, gunakan

semua aturan display yang benar sehingga naskah dapat dibaca,dipahami dan

menarik !(Gunakan teknik keyboarding yang benar)

Istilah sekretaris merupakan adopsi dari bahasa Belanda, yaitu secretaries atau

dari bahasa Inggris, secretary maupun dari bahasa Latin, secretum yang artinya

rahasia. Jadi diharapkan posisi ini diisi oleh orang yang bisa menjaga rahasia,

khususnya piminan suatu organiasi.

Menurut kamus Webster (Sutarto, 2000), sekertaris adalah seorang pegawai yang

memlihara warkat, melakukan korespondensi dan tugas-tugas administrasi

lainnya, juga pegawai yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan, atau

pegawai yang mengepalai suatu departemen pemerintahan. Sedangkan menurut

Fowler (2006), sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk

membantu korespondensi, tugas administrasi,mendapatkan informasi dan

27

menyimpan rahasia, atau pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau organisasi

untuk berkorespondensi danmemelihara warkat yang brkaitan dengan

organisasinya.

Berdasrkan lingkup tanggung jawabnya, sekretaris dibagi menjadi dua, yaitu

sekretaris organisasi dan sekretaris pribadi. Sekretaris Organisasi adalah seseorang

yang memimpin sekretariat dari suatu rganisasi maupun instansi pemerintah. Di

samping bekerja atas instruksi pimpinan, ia juga memiliki wewenang ikut

sertadalam aktivitas manajemen organisasi yang dinaunginya. Misalnya adalah

Sekretaris Jenderal PBB, Sekretaris Daerah Provinsi.Sekretaris Pribadi adalah

seseorang yang bertugas membantu seseorang dalam tugas administrasi dan

membantu seorang pemimpin dalam menjalankan tugasnya.

Menurut Sutarto (2000), pada dasarnya tugas sekretarisdibagi dalam lima bagian:

Tugas perkantoran, yaitu menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi

dari pimpinan, mnangani suratsurat masuk dan keluar, membuat konsep surat

yang bersifat rutin, dan mendokumentasikan surat-surat yang bersifat rutin.

Tugas resepsionis, yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-

pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan,

mencatat janji-janji untuk pimpinan, memberikan masukan, dan menyusun

prioritas acara kerja sehari-hari pimpinan.

Tugas keuangan, yaitu menangani urusan keungan pribadi pimpinan, misalnya

penyimpanan uang, penarikan cek atau pengambilan uang dari bank dan

sebagainya, membayarkan rekening-rekening pembayaran, pajak, sumbangan dan

sebagainya (hal ini jarang dilakukan karena telah dilaksanakan oleh bagian

keuangan), menyimpan catatan pengeluaan sehari-hari untuk pimpinan dan

menyediakan dana untuk keperluan tersebut.

Tugas sosial, yaitu megurus rumah tangga kantor pimpinan, menyelenggarakan

rapat untuk kantorpimpinan beserta pengurusan undangannya, menyampaikan

ucapan selamat dan belasungkawa kepada relasi aas nama pimpinan.

Tugas insidentil, di antaranya menyiapkan ageda rapat, mempersiapkan laporan,

pidato atau pernyataan pimpinan, mewakili pimpinan ke beberapa acara seminar

bila pimpinanberhalangan hadir.

28

4.3 Langkah-Langkah Menyusun Paragraf dengan Display yang Benar

1. Baca dengan cermat maksud dari perintah praktik

2. Siapkan naskah yang akan disalin

4.4 Penilaian Hasil Praktek







Tabel 4. 1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)


1 Apakah anda telah menggunakan teknik keyboarding yang benar dalam menyalin naskah praktik ?

2 Apakah anda mengerti dari maksud perintah sehingga dapat menemukan bagian-bagian pada naskah yang perlu dibenarkan ?

3 Apakah anda dapat menilai mana naskah dengan paragraf yang baik dan mana naskah dengan paragraf yang salah ?

4 Apakah anda dapat menyelesaikan keseluruhan bahan praktik dengan benar ?

29



1 Apakah anda telah menggunakan teknik keyboarding yang benar dalam menyalin naskah praktik ?

2 Apakah anda mengerti dari maksud perintah sehingga dapat menemukan bagian-bagian pada naskah yang perlu dibenarkan ?

3 Apakah anda dapat menilai mana naskah dengan paragraf yang baik dan mana naskah dengan paragraf yang salah ?

4 Apakah anda dapat menyelesaikan keseluruhan bahan praktik dengan benar ?

Masukan :

....................................................................................................................................

..................................................................................................................................


Mata Kuliah.

30

BAB V

DOKUMEN PERJALANAN DINAS

(TRAVEL CHECKLIST dan SURAT TUGAS)

Amati bagan di atas dan pahami dengan petunjuk sebagai berikut :

1. Terdapat beberapa dokumen yang harus diurus dalam perjalanan dinas

2. Masing-masing dokumen memiliki tujuan dalam penyusunannya, yang pada

akhirnya untuk kelancaran perjalanan dinas

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa terampil menyusun travel checklist dan surat tugas

2. Mahasiswa memahami tujuan dan kegunaan travel cheklist dan surat tugas

5.1 Tujuan dan Bentuk Travel Checklist dan Surat Tugas

Penyusunan travel checklistbertujuan untuk memudahkan dalam

mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan, dengan mendata beberapa hal, jika

sudah dilakukan ditandai dengan checklist (√).

31

Contoh :

(Salin contoh di bawah ini dengan teknik display yang baik dan benar !)

TRAVEL CHECKLIST

PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI/LUAR NEGERI

NAMA : Tanggal dan waktu berangkat :

TUJUAN : Jenis kendaraan yang digunakan :

Maksud Perjalanan : Tanggal dan waktu kembali :

No Subjek Tanggal dipersiapkan Status Keterangan1. Tiket pesawat2. Dana perjalanan 3. Dokumen perjalanan 4. Laptop, flashdisk, alat tulis5. Dan lain-lain

Mengetahui, Yang membuat,

Pelaksana perjalanan Sekretaris

Keterangan :

1. Semua keterangan yang ada pada kolom tabel bersifat kondisional sesuai

dengan kebutuhan perusahaan

2. Akan lebih baik jika dirinci secara detail, misalnya dokumen perjalanan dinas

disebutkan satu per satu, seperti paspor, identitas diri, dan lain-lain sehingga

mengurangi resiko kesalahan dan lalai.

32

Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang

dan ditujukan kepada seseorang untuk melakukan pekerjaan tertentu.

Contoh :

(Salin contoh di bawah ini dengan teknik display yang baik dan benar !)

PT TERANG JAYAJL. MERDEKA BARAT NO. 100

Telp (0341) 555666 Faks. (0341) 555666MALANG

SURAT TUGASNomor : 001/ST/TJ/IX/2013

Direktur PT Terang Jaya, menugaskan kepada :Nama : Putri JelitaJabatan : Manajer PersonaliaAlamat : Jalan Suropati No. 40 Malang

Untuk mengadakan perjalanan dinas dengan tujuan :

Tempat : Jalan Palmerah No. 12 JakartaLama : 2 hari, terhitung mulai tanggal 1 Oktober s.d 2 Oktober 2015Jenis Tugas : Menghadiri peresmian pembukaan cabang baru perusahaan

Demikian surat tugas ini dibuat untuk digunakan seperlunya

Malang, 30 September 2015

Reza SyahkualaDirektur





2. Naskah latihan

3. Alat tulis

33

Tj

Bahan Praktik 1

Susun travel checklist dengan panduan sebagai berikut :

1. Travel checklist disusun oleh Indah Saraswati, sebagai sekretaris di PT

RAHAYU ABADI, Perusahaan Konveksi, dengan alamat Jl Bukit Hijau No.

200 Surabaya, Telepon (031)7773456, email : [email protected].

2. Personalia yang melaksanakan perjalanan dinas adalah Manajer Personalia PT

RAHAYU ABADI, Bapak Muhammad Ghozali, S.Sos

3. Tujuan perjalanan dinas ke Jakarta untuk menghadiri acara Sosialisasi Undang-

Undang Ketenagakerjaan di Hotel Aston, yang diselenggarakan pada hari

Rabu, 18 November 2015.

4. Jenis transportasi yang dipilih adalah pesawat, dengan menginap semalam di

Hotel Aston pada hari sebelum acara, karena acara berlangsung mulai pagi,

pada pukul 08.00 WIB.

5. Acara selesai pada pukul 12.00 WIB, dan bapak Muhammad Ghozali, S.Sos

langsung kembali ke Surabaya naik pesawat dengan jadwal penerbangan pukul

13.45 WIB.

6. Dokumen yang harus dibawa adalah (1) Surat Tugas, (2) SPPD, (3) Lembar

Notula sebagai pertanggungjawaban kepada perusahaan, (4) Surat undangan

dari penyelenggara acara, (5) Laporan Personalia PT RAHAYU ABADI yang

akan disampaikan di forum sebagai perbandingan dengan beberapa perusahaan

lain tentang kondisi ketenagakerjaan pada perusahaan masing-masing, (6) tiket

pesawat (7) bukti booking hotel serta dokumen lain yang dianggap perlu.

34

Bahan Praktik 2

Dari soal di atas, susun surat tugas untuk perjalanan dinas Bapak Muhammad

Ghozali !

Bahan Praktik 3

PT BINTANGJL. SIMBAR MENJANGAN NO. 23

Telp (024) 555666 Faks. (024) 777666SEMARANG

Nomor : 97/UND/B/XII/2015 2 Desember 2015

Kepada Yth.Bpk. Syahrul MunirManajer Keuangan PT Istana SandangJln. Langkawi No. 46 MalangJawa Timur

Dengan hormat,Sebagai perusahaan yang menggunakan jasa PT Bintang dalam hal pemenuhan kebutuhan peralatan kantor yaitu komputer, kami mengundang Bapak Syahrul Munir, Manajer Keuangan PT Istana Sandang untuk hadir dalam acara Workshop Aplikasi Sistem Jaringan yang baru untuk kemudahan operasional administrasi perusahaan, pada :Hari : SeninTanggal : 9 Desember 2015Waktu : 10.00 – 15.00 WIBTempat : Grand Room, Hotel Kartika Jln. Darmo No. 12 SemarangAcara : 10.00 – 10.30 : Registrasi

10.30 – 12.00 : Penyampaian materi12.00 – 13.00 : Ishoma13.00 – 15.00 : Lanjutan materi dan sesi tanya jawab

Untuk memperlancar acara, kami mohon Bapak/Ibu dapat memberikan konfirmasi bahwa dapat hadir pada acara tersebut kepada Saudari Asma (08556789011).

Demikian undangan kami, atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan teriimakasih.

Ketua Pelaksana

Sarwo KumoloSusun travel checklist dan surat tugas untuk perjalanan dinas berdasarkan surat

undangan di bawah ini !

5.3 Langkah-Langkah Menyusun Travel Checklist dan Surat Tugas

35

1. Pahami dan mengerti maksud dari perintah

2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusun Travel

Checklist dan Surat Tugas










1 Apakah anda dapat menentukan dokumen yang harus dibawa dalam setiap perjalanan dinas ?

2 Apakah anda dapat menyelesaikan travel checklist dengan benar ?

3 Apakah anda dapat menyelesaikan menyusun surat tugas dengan benar ?



1 Apakah anda dapat menentukan dokumen yang harus dibawa dalam setiap perjalanan dinas ?

2 Apakah anda dapat menyelesaikan travel checklist dengan benar ?

3 Apakah anda dapat menyelesaikan menyusun surat tugas dengan benar ?

Masukan :

36

....................................................................................................................................

..................................................................................................................................


Mata Kuliah.

BAB VI

37


(SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS/SPPD)

Pahami kalimat yang terdapat dalam kotak, dan panduannya adalah :

1. Siapakah yang menerbitkan SPPD ?

2. Apakah SPPD merupakan syarat wajib bagi seseorang yang melakukan

perjalanan dinas ?

3. Apakah SPPD sangat penting, sehingga banyak pihak yang harus ikut

bertanggung jawab ?

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa terampil menyusun SPPD

2. Mahasiswa mengerti apa yang akan dilakukan jika berhadapan dengan SPPD

baik untuk dirinya sendiri atau untuk orang lain dalam perusahaan.

6.1 Maksud dari SPPD

38

Pejabat yang berwenang memberikan SPPD, Pegawai yang

SPPD merupakan surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang

yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk

melaksanakan perjalanan dinas.

Karena perjalanan kerja ke luar kota membutuhkan biaya tambahan dan itu

harus ditanggung oleh perusahaan, maka dibutuhkanlah surat ini sebagai bukti

bahwa seorang pegawai atau karyawan melaksanakan tugas kerja ke luar kota.

Selain itu Surat Perintah Perjalanan Dinas ini juga berfungsi sebagai bukti

perintah dari atasan kepada bawahannya untuk melakukan tugas/pekerjaan di luar

kota.

Hal-hal yang dicantumkan dalam Surat Perintah Perjalanan Dinas ini antara

lain:

a. Pejabat atau Atasan yang memberikan perintah

b. Pegawai atau Karyawan yang diberikan perintah berikut dengan orang-orang

yang ikut dalam perjalanan dinas

c. Maksud dan Tujuan Perjalanan Dinas

d. Lamanya perjalanan dinas dilakukan

e. Tempat asal dan tempat tujuan dinas

f. Pembebanan Anggaran terhadap biaya perjalanan dinas

g. Tanda tangan pejabat terkait

h. Keterangan Perjalanan yang diisi oleh pegawai yang melakukan perjalanan

dinas

6.2 Alat dan Bahan

39




2. Naskah latihan

3. Alat tulis

Bahan Praktik 1

Salin dan ketik contoh SPPD di bawah ini !

LOGONAMA INSTANSIALAMATTELP

SURAT PERINTAH PERJALANAN DINASNomor :

1. Pejabat yang memberi perintah 2. Nama/NIP/yang diperintahkan

mengadakan perjalanan dinas3. Jabatan, pangkat dan golongan dari

pegawai yang diperintahkan 4. Perjalanan dinas yang diperintahkan

DariKeTransportasi menggunakan

5. Perjalanan dinas direncanakan SelamaDari tanggalSampai dengan tanggal

6. Maksud mengadakan perjalanan dinas7. Perhitungan biaya perjalanan dinas

Atas bebanPasal anggaran

8. Keterangan lain

................................................

a.n. PejabatAsisten.............................................u.b.Kepala Biro.....................................

40

KETERANGANDari Pejabat Pemberi Perintah JalanTempat, Kedudukan Pegawai yang Diberi Perintah Berangkat Kembali

Tanggal Tandatangan Tanggal Tandatangan

Dari Pejabat di Daerah Penugasan yang DikunjungiTempat, Kedudukan Pegawai yang Diberi Perintah Berangkat Kembali

Tanggal Tandatangan Tanggal Tandatangan

Bahan Praktik 2

Buat SPPD dengan pedoman sebagai berikut :

1. Pejabat yang menugaskan adalah Kepala Sekolah SMU Cendekia Surabaya

2. Nama pegawai yang diperintah adalah Drs. Sukoco Ahmad, NIP.

197902202006122003

3. Tujuan perjalanan dinas ke SMU Wahana Surya Bojonegoro, dengan acara

Mengikuti Rapat Evaluasi Pelaksanaan Ujian Nasional Tahun Ajaran

2014/2015

4. Perjalanan dinas direncanakan selama satu hari, tanggal 22 Maret 2015 dengan

menggunakan mobil sekolah

5. Atas beban pasal anggaran dari APBD Kota Surabaya 12.233.455.654

6.3 Langkah-Langkah Menyusun SPPD

41


2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusun SPPD










1 Apakah anda dapat menentukan langkah yang harus dilakukan dalam menyusun SPPD ?

2 Apakah anda dapat menentukan informasi yang harus ada dalam SPPD ?

3 Apakah anda dapat menyelesaikan SPPD dengan benar ?



1 Apakah anda dapat menentukan langkah yang harus dilakukan dalam menyusun SPPD ?

2 Apakah anda dapat menentukan informasi yang harus ada dalam SPPD ?

3 Apakah anda dapat menyelesaikan SPPD dengan benar ?

Masukan :

42

....................................................................................................................................

..................................................................................................................................


Mata Kuliah.

BAB VII

43


(ITINERARY DAN LAPORAN PERJALANAN DINAS)

Panduan yang diperhatikan adalah :

1. Bagaimana cara menyusun daftar perjalanan dinas (itinerary)?

2. Bagaimana langkah menyusun atau mengatur daftar perjalanan dinas

(itinerary) ?

3. Bagaimana cara menyusun laporan perjalanan dinas ?

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa terampil menyusun daftar perjalanan dinas (itinerary)

2. Mahasiswa terampil menyusun laporan perjalanan dinas

7.1 Itinerary dan Laporan Perjalanan Dinas

Itinerary adalah sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama

perjalanan dinas, yang didalamnya mencakup semua jadwal kegiatan dari

pimpinan selama melakukan perjalanan dinas.

Contoh :

44

Daftar Perjalanan Dinas atau Itinerary merupakan rencana yang disusun dengan tujuan memperlancar perjalanan dinas dari keberangkatan sampai pada kedatangan kembali dengan mempertimbangkan beberapa hal mulai dari alokasi waktu dan agenda, pilihan akomodasidan lain-lain. Tidak berhenti disitu, bahwa harus ada laporan setelah selesai melaksanakan perjalanan dinas.

(Salin contoh dengan menggunakan teknik keyboarding yang benar !)

DAFTAR PERJALANAN DINAS

Nama : Mageswara IskandarTujuan : JakartaWaktu : 2 hari (1 0ktober s.d 2 Oktober 2015

No

WaktuKeberangkatan Tempat

TujuanJenis

Transportasi Acara LamaPerjalanan

Tiba Kembali

Hari/Tanggal Pukul Waktu Transportasi Stasiun/Terminal

Malang, 23 September 2015

Mengetahui, Dibuat olehPimpinan

Mageswara Iskandar Yuanita IllaDirektur Sekretaris

45

Laporan Perjalanan Dinas adalah laporan yang dibuat sebagai bukti

pertanggungjawaban atas terlaksananya suatu kegiatan.

Contoh :

(Salin contoh dengan menggunakan teknik keyboarding yang benar !)

LAPORAN PERJALANAN DINAS

Nama : Mageswara IskandarJabatan : Direktur Alamat : Jl. Pemuda No. 45 Malang

Dalam rangka melaksanakan program-program kerja perusahaan tahun 2015, telah dilaksanakan kegiatan perjalanan dinas, dengan hasil sebagai berikut :

1. Kota tujuan perjalanan bisnis yaitu Jakarta 2. Lama waktu perjalanan bisnis, yaitu 2 hari (1 Oktober s.d 2 Oktober 2015)3. Tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas, yaitu :

- Menghadiri pembukaan cabang baru perusahaan- Melihat kesiapan cabang baru sebelum beroperasi, meliputi : kesiapan

personalia, lokasi, alat dan perlengkapan, dan lain-lain- Berkenalan dengan masyarakat sekitar perusahaan

Demikian laporan hasil perjalanan dinas ini dibuat, untuk diketahui dan diperiksa oleh pejabat yang berwenang.

Malang, 5 Oktober 2015Mengetahui, Dibuat olehPimpinan

Mageswara Iskandar Yuanita IllaDirektur Sekretaris

7.2 Alat dan Bahan




2. Naskah latihan dan Alat tulis

46

Bahan Praktik 1

Buat jadwal perjalanan dinas untuk nota dinas di bawah ini !

NOTA DINAS

Untuk : Malika NusantaraJabatan : Staf AdministrasiDari : DirekturTanggal : 6 Oktober 2015Subyek : Pembuatan Jadwal Perjalanan Dinas Pimpinan

Segera dibuatkan jadwal perjalanan dinas saya ke Surabaya selama 2 (dua) hari

dalam rangka kunjungan kerja, yang akan dilaksanakan pada tanggal 7 – 8

Oktober 2015, dengan perincian kegiatan sebagai berikut :

Bertemu dengan para karyawan perusahaan cabang Surabaya, di Jl Pangeran

No. 25, pada tanggal 7 Oktober 2015 mulai pukul 13.30 – 15.00 WIB.

Rencana menginap di Hotel Cantika Jl. Embongan No. 21 Surabaya

Makan malam dengan rekan kerja di Restoran Bougenvil yang ada di Hotel

Cantika, pukul 19.00 WIB

Kunjungan kerja ke PT Baja Inti Persada, sebagai perusahaan pemasok bahan

mentah bagi perusahaan, pada tanggal 8 Oktober 2015 pukul 08.30 – 10.00

WIB

Berangkat dari Malang pada tanggal 7 Oktober 2015 pukul 09.00 WIB dengan

menggunakan mobil kantor, Toyota Vios dengan nomor polisi N 1998 AZ

Rencana kembali ke Malang tanggal 8 Oktober 2015, pukul 12.00 WIB

47

Bahan Praktik 2

Alif Reza seorang sekretaris pada PT Dian Cendekia Malang, mendapatkan tugas

dari Bapak Guntur Herlambang, SE, direktur perusahaan untuk membuat daftar

perjalanan dinas (itenerary) untuk perjalanan bisnis beliau ke Malaysia selama 2

hari, pada tanggal 21 sampai dengan 22 Oktober 2015. Direncanakan berangkat

pada tanggal 22 Oktober 2013 pukul 09.00 WIB dari Bandara Juanda Surabaya,

dengan pesawat Garuda Indonesia. Adapun rencana kegiatan Bapak Guntur

Herlambang, SE selama di Malaysia adalah :

Tanggal 22 Oktober 2015, pukul 12.00 chek-in di Hotel Pasific, Kualalumpur,

Malaysia

Tanggal 22 Oktober 2015, pukul 15.00 – 17.00, bertemu dengan rekan kerja di

restoran Delicious di dalam Hotel Pasific, untuk membahas kerjasama lebih lanjut

tentang pembukaan cabang baru di Malang

Tanggal 22 Oktober 2015, pukul 19.30 menghadiri undangan dari Kedubes RI di

Malaysia bersama dengan pengusaha-pengusaha Indonesia yang ada di Malaysia.

Tanggal 23 Oktober 2015

Pukul 09.00 – 12.00 menghadiri rapat kerja di PT Megah Sentausa, yaitu sebagai

partner kerja dalam hal memasarkan produk untuk wilayah Malaysia

Pukul 13.00 – 16.00 istirahat di hotel

Pukul 16.00 berangkat mencari oleh-oleh untuk kantor dan keluarga, sambil

menunggu jadwal keberangkatan pesawat

Pukul 17.00 kembali ke hotel dan chek-out, dilanjutkan menuju bandar Udara

Internasional Kuala Lumpur

Pukul 18.30 kembali ke Malang, melalui bandara Juanda. Untuk perjalanan ke

Malang, menggunakan taksi Blue-Bird hingga sampai ke rumah.

48

Bahan Praktik 3

Berdasarkan soal pada Bahan Praktik 2, anda diminta untuk membuat laporan

hasil perjalanan dinas !

Bahan Praktik 4

PT BINTANGJL. SIMBAR MENJANGAN NO. 23

Telp (024) 555666 Faks. (024) 777666SEMARANG

Nomor : 97/UND/B/XII/2015 2 Desember 2015

Kepada Yth.Bpk. Syahrul MunirManajer Keuangan PT Istana SandangJln. Langkawi No. 46 MalangJawa Timur

Dengan hormat,Sebagai perusahaan yang menggunakan jasa PT Bintang dalam hal pemenuhan kebutuhan peralatan kantor, kami mengundang Bapak Syahrul Munir, Manajer Keuangan PT Istana Sandang untuk hadir dalam acara Seminar Manajemen Bisnis Modern, pada :

Hari : SeninTanggal : 9 Desember 2015Waktu : 10.00 – 15.00 WIBTempat : Grand Room, Hotel Kartika Jln. Darmo No. 12 SemarangAcara : 10.00 – 10.30 : Registrasi

10.30 – 12.00 : Penyampaian Materi 12.00 – 13.00 : Ishoma13.00 – 15.00 : Lanjutan materi dan sesi tanya jawab

Untuk memperlancar acara, kami mohon Bapak/Ibu dapat memberikan konfirmasi bahwa dapat hadir pada acara tersebut kepada Saudari Asma (08556789011).

Demikian undangan kami, atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan teriimakasih.

Ketua Pelaksana

Sarwo Kumolo

Berdasarkan undangan di bawah ini, diminta untukmembuat jadwal perjalanan

bisnis.

49

7.3 Langkah-Langkah Menyusun Itinerary dan Laporan Perjalanan Dinas


2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusun Itinerary

dan Laporan Perjalanan Dinas










1 Apakah anda dapat menentukan langkah yang harus dilakukan dalam menyusun Itinerary ?

2 Apakah anda dapat menentukan informasi yang harus ada dalam Itinerary ?

3 Apakah anda dapat menyelesaikan Itinerary dengan benar ?

4 Apakah anda dapat menentukan langkah yang harus dilakukan dalam menyusun Laporan Perjalanan Dinas?

5 Apakah anda dapat menentukan informasi yang harus ada dalam Laporan Perjalanan Dinas ?

6 Apakah anda dapat menyelesaikan Laporan Perjalanan Dinas dengan benar ?

50



1 Apakah anda dapat menentukan langkah yang harus dilakukan dalam menyusun Itinerary ?

2 Apakah anda dapat menentukan informasi yang harus ada dalam Itinerary ?

3 Apakah anda dapat menyelesaikan Itinerary dengan benar ?

4 Apakah anda dapat menentukan langkah yang harus dilakukan dalam menyusun Laporan Perjalanan Dinas?

5 Apakah anda dapat menentukan informasi yang harus ada dalam Laporan Perjalanan Dinas ?

6 Apakah anda dapat menyelesaikan Laporan Perjalanan Dinas dengan benar ?

Masukan :

....................................................................................................................................

..................................................................................................................................


Mata Kuliah.

51

BAB VIII

DOKUMEN RAPAT

(AGENDA, SUSUNAN ACARA, UNDANGAN, DAFTAR HADIR)

Pedoman yang harus diperhatikan :

1. Bagaimana cara mengelola rapat yang baik ?

2. Dokumen apa saja yang perlu dipersiapkan sebelum berlangsungnya rapat ?

3. Siapa yang menjadi peserta rapat ?

4. Apa tujuan rapat ?

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa mengerti cara yang baik dalam mengelola rapat

2. Mahasiswa mengetahui dan paham dokumen apa saja yang dipersiapkan

sebelum berlangsungnya rapat

3. Mahasiswa memiliki ide, gagasan, kreatifitas dalam mengelola rapat

52

8.1 Pelaksanaan Rapat

Rapat adalah suatu pertemuan yang dilaksanakan untuk membicarakan

suatu hal yang memerlukan pemecahan. Rapat merupakan musyawarah yang

diadakan oleh kelompok untuk mencapai mufakat

Dalam penyelenggaraan rapat, terdapat beberapa dokumen yang harus

disiapkan sebelum terselenggaranya rapat, dengan tujuan untuk menjamin

kelancaran rapat yang akan berlangsung, serta sebagai bukti bahwa rapat telah

diselenggarakan. Dokumen-dokumen tersebut yaitu :

a. Agenda Rapat

Agenda Rapat merupakan daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan

yang akan dibicarakan dalam suatu rapat.

Contoh :

(Salin contoh di bawah ini dengan teknik keyboarding yang benar !)

PT TIGA DIMENSIJL. ANGGUR MERAH NO. 30

Telp (341) 555666 Faks. (341) 777666MALANG

AGENDA RAPAT

PROSES REKRUTMEN KARYAWAN

Laporan masing-masing bagian tentang kebutuhan penambahan karyawan

Waktu pelaksanaan rekrutmen

Kualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan

Cara atau metode pelaksanaan rekrutmen

53

b. Susunan Acara Rapat

Susunan Acara Rapat adalah rincian atau penjabaran dari rencana

jalannya rapat (agenda rapat)

Contoh :



Telp (341) 555666 Faks. (341) 777666MALANG

SUSUNAN ACARARAPAT PROSES REKRUTMEN KARYAWAN

1. 08.30 – 09.00 Pembukaan

2. 09.00 – 09.20 Pengarahan dari pemimpin rapat

3. 09.20 – 09.35 Laporan dari bagian SDM

4. 09.35 – 09.45 Laporan dari bagian keuangan

5. 09.45 – 09.55 Laporan dari bagian pemasaran

6. 09.55 – 10.05 Laporan dari bagian produksi

7.

8.

10.05 – 11.15

11.15 – 11.30

Pembahasan dan tanya jawab

Penutup

c. Undangan Rapat

Undangan Rapat merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya

mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara

tertentu pada tempat dan waktu tertentu.

54

Contoh :



Telp (0341) 555666 Faks. (341) 777666MALANG

Nomor : 43/UND/TD/X/201525 Oktober 2015Lampiran : -Hal : Undangan Rapat

Yth. Bapak/Ibu ManajerPT TIGA DIMENSI

Dengan hormat,Menindaklanjuti hasil rapat sebelumnya yang membahas bahwa perlunya penambahan karyawan untuk beberapa bagian karena semakin meningkatnya beban kerja dari masing-masing bagian, maka dimohon kehadiran Bapak/Ibu pada rapat perusahaan untuk membahas hal tersebut, pada :

Hari/Tanggal : Senin, 28 Oktober 2015Waktu : 08.30 – 11.30 WIBTempat : Ruang Pertemuan Lt.2Agenda : Proses Rekrutmen Karyawan

Mengingat pentingnya acara ini, dimohon Bapak/Ibu tepat waktu. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu disampaikan terimakasih.

Hormat Kami

Ahmad Sodiq, S.ST Direktur Utama

55

d. Daftar Hadir Rapat

Daftar Hadir Rapat adalah dokumen yang digunakan untuk mengetahui

jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, sehingga memudahkan panitia

untuk mempersiapkan beberapa hal yang melengkapi rapat seperti konsumsi,

juga sebagai bahan penyusunan notula.

Contoh :



Telp (341) 555666 Faks. (341) 777666MALANG

DAFTAR HADIRRAPAT PROSES REKRUTMEN KARYAWANMalang, 28 Oktober 2015

No Nama Jabatan Tandatangan

1

2

3

4

5

6

Direktur Utama

Ahmad Sodiq, S.ST

56

8.2 Alat dan Bahan




2. Naskah latihan

3. Alat tulis

Bahan Praktik 1

Susun Agenda, Susunan Acara, Undangan serta Daftar Hadir Rapat dengan

petunjuk :

PT Karya Nyata yang beralamat di Jalan Kahuripan No. 87 Malang berencana

menyelenggarakan rapat pada hari Selasa, 27 Agustus 2015, pukul 09.00 WIB

sampai dengan pukul 12.00 WIB, bertempat di Meeting Room 09, yang

mengundang adalah Direktur, Ibu Susilowati, MBA

Yang diundang pada rapat tersebut adalah kepala bagian perusahaan (kabag

keuangan, pemasaran, personalia, produksi, dan wakil direktur) yang semuanya

dapat hadir pada rapat.

Agenda rapat membahas tentang inventarisasi peralatan kantor (yang masih

berfungsi dengan baik dan yang sudah rusak), pihak yang melakukan

inventarisasi, pengajuan peralatan kantor untuk penggantian peralatan yang rusak

serta pengadaan peralatan kantor baru yang belum ada sebelumnya.

57

Bahan Praktik 2

Susun Agenda, Susunan Acara, Undangan serta Daftar Hadir Rapat dengan

petunjuk :

Abadi Sejahtera Advertising merupakan perusahaan yang sedang berkembang,

dengan memiliki klien yang semakin bertambah. Sebagai wujud penghargaan

kepada klien, Abadi Sejahtera Advertising bermaksud mengundang pada saat

ulang tahun perusahaan, sehingga perlu diadakan rapat sebelumnya.

Rapat diadakan pada hari Rabu, tanggal 4 Nopember 2015, bertempat di Ruang

Pertemuan Lt.1, yang mengundang adalah Bapak Novaldi, Direktur Abadi

Sejahtera Advertising. Rapat dimulai pukul 12.00 WIB, dengan agenda rapat

membahas tentang siapa saja yang diundang, acara, konsumsi, serta pembagian

tugas. Rapat dipimpin oleh Ibu Erni Hapsari Bagian Humas, dan dihadiri oleh

Bapak Novaldi, serta mengundang perwakilan pegawai dari beberapa divisi, yaitu

divisi percetakan, pemasaran, keuangan, desain, personalia, dan humas, sejumlah

20 orang. Rapat diharapkan selesai pukul 16.00 WIB.

8.3 Langkah-Langkah MenyusunAgenda, Susunan Acara, Undangan serta

Daftar Hadir Rapat


2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusun Agenda,

Susunan Acara, Undangan serta Daftar Hadir Rapat

58










1 Apakah anda mengerti maksud disusunnya agendarapat ?

2 Apakah anda dapat menyusun agenda rapat sesuai dengan kebutuhan dari berlangsungnya rapat ?

3 Apakah anda dapat menyusun susunan acara secara runtut dan benar ?

4 Apakah anda dapat menentukan alokasi waktu dari masing-masing sesi ?

5 Apakah anda dapat membuat draft surat undangan ?6 Apakah anda dapat menyusun surat undangan dari

draft yang anda buat sebelumnya ?7 Apakah anda dapat menyusun daftar hadir rapat

dengan baik dan benar ?



1 Apakah anda mengerti maksud disusunnya agendarapat ?

2 Apakah anda dapat menyusun agenda rapat sesuai dengan kebutuhan dari berlangsungnya rapat ?

3 Apakah anda dapat menyusun susunan acara secara runtut dan benar ?

4 Apakah anda dapat menentukan alokasi waktu dari masing-masing sesi ?

5 Apakah anda dapat membuat draft surat undangan ?

59

6 Apakah anda dapat menyusun surat undangan dari draft yang anda buat sebelumnya ?

7 Apakah anda dapat menyusun daftar hadir rapat dengan baik dan benar ?

Masukan :

....................................................................................................................................

..................................................................................................................................


Mata Kuliah.

60

BAB IX

NOTULA/NOTULEN

Amati gambar di atas dan pahami dengan petunjuk sebagai berikut :

1. Notula/notulen termasuk dokumen rapat

2. Apakah tujuan dari disusunnya notula/notulen ?

3. Seberapa pentingkah notula/notulen bagi keabsahan dari rapat yang telah

dilaksanakan ?

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa mengerti alur /prosedur dalam menyusun notula/notulen

2. Mahasiswa dapat menyusun notula/notulen serta mengerti maksud dan tujuan

disusunnya notula/notulen

61

9.1 Notula/Notulen

Notula merupakan catatan hasil pertemuan/rapat yang dapat dijadikan

arsip untuk mengetahui hasil rapat terdahulu, juga memberikan manfaat bagi

peserta rapat yang tidak hadir yaitu dengan membaca notula dapat diketahui

jalannya rapat dan hasil keputusan yang dihasilkan.Terdapat dua teknik dalam

menyusun notula, yaitu:

Verbatim, merupakan catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat, tanpa

ditambahi ataupun dikurangi

Resume, merupakan catatan yang berisi kesimpulan-kesimpulan dari jalannya

rapat

62

Contoh 1 (Notula Verbatim)



Telp (341) 555666 Faks. (341) 777666MALANG

RAPAT PROSES REKRUTMEN KARYAWAN

Hari/Tanggal : Senin, 28 Oktober 2015Waktu : 08.30 – 11.30 WIBTempat : Ruang Pertemuan Lt.2Pemimpin Rapat : Ahmad Sodiq, S.STSekretaris : Siti AmaliaPeserta

Hadir

Tidak Hadir

: .......Orang

.......Orang

.......Orang1. ........................2. ........................

Agenda Rapat :Laporan masing-masing bagian tentang kebutuhan penambahan karyawanWaktu pelaksanaan rekrutmenKualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan Cara atau metode pelaksanaan rekrutmen

Risalah Rapat :Pembukaan : Rapat dibuka pada pukul 08.30 WIB oleh

pemimpin rapat Ketua Rapat : Saudara sekalian,............(pengarahan)Laporan dari bagian keuangan, dan seterusnya

: Saya melaporkan bahwa ............................

Pertanyaan dan masukan dari peserta rapat 1, peserta rapat 2, dan seterusnya

: Apakah proses ini.........Kalau boleh saya menambahkan..........., dan seterusnya

Penutup : Rapat ditutup pukul 11.30 WIB oleh pemimpin rapat

Mengetahui, Disusun oleh,Pemimpin Rapat Notulis

Ahmad Sodiq, S.ST Siti Amalia

63

Contoh 2 (Notula Resume)



Telp (341) 555666 Faks. (341) 777666MALANG

RAPAT PROSES REKRUTMEN KARYAWAN

Hari/Tanggal : Senin, 28 Oktober 2015Waktu : 08.30 – 11.30 WIBTempat : Ruang Pertemuan Lt.2Pemimpin Rapat : Ahmad Sodiq, S.STSekretaris : Siti AmaliaPesertaHadir Tidak Hadir

: .......Orang.......Orang.......Orang1. ........................2. ........................

Agenda Rapat :Laporan masing-masing bagian tentang kebutuhan penambahan karyawanWaktu pelaksanaan rekrutmenKualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan Cara atau metode pelaksanaan rekrutmen

Risalah Rapat :Pembukaan Rapat dibuka pukul 08.30 WIB oleh pemimpin rapatPengarahan dari Direktur Utama sekaligus sebagai pemimpin rapat...................................................................................................................Laporan dari bagian SDM, keuangan, pemasaran dan produksiPembahasan dan Tanya Jawab..................................................................................................................Kesimpulan ...................................................................................................................PenutupRapat ditutup pukul 11.30 WIB oleh pemimpin rapat

Mengetahui, Disusun oleh,Pemimpin Rapat Notulis

Ahmad Sodiq, S.ST Siti Amalia

64

9.2 Alat dan Bahan




2. Naskah latihan

3. Alat tulis

Bahan Praktik 1

Anda sebagai staff administrasi pada perusahaanPTHappy Tour and Travel

Beralamat di Jl. Sugih Waras no 311, Malang, Telp (0341) 786555, fax (0341)

786555, email : happytour @gmail.com pimpinan perusahaan Bapak Slamet

Hidayah, S.ST.

Tugas anda adalah membuat notulen rapat (verbatim dan resume). Sebelum

menyusun notulen, salin naskah di bawah ini dengan teknik keyboarding

yang benar !

Rapat bulanan tentang marketing PTHappy Tour and Travel

Rapat diselenggarakan pada hari Sabtu, 5 Desember 2015, di R. Pertemuan ,

pukul 08.00 – 11.00 WIB dengan dihadiri oleh :

1. Bapak Slamet Hidayah, S.ST2. Sdr.Nando Waskita ( Manajer Marketing area Indonesia Bagian Barat)3. Sdr.Muhammad Ali ( Manager marketing area Indonesia Bagian Tengah dan

Timur4. Sdri.Maharani ( Manager marketing Lintas Negara)5. Sdri.Moniq Umardi (Bendahara Perusahaan)

65

mailto:[email protected]

6. Staf marketing, yaitu Leonita dan Rizal Ahmad dan anda sendiri sebagai notulis

Agenda Rapat :

1. Laporan Masing-masing manager area2. Pengembangan Metode pemasaran produk jasa wisata3. Lain-lain

Rapat dibuka oleh pimpinan Bapak Slamet Hidayah, S.ST, intinya mengucapkan

terimakasih atas kehadiran para peserta dan menyampaikan tentang tujuan

diadakannya rapat marketing pada hari tersebut.

Selanjutnya Bapak Slamet Hidayah, S.STmenyampaikan pandangan umum

tentang kemajuan dunia industri pariwisata yang tidak lepas dari kiprah bidang

usaha jasa tour and travel.

Seiring dengan kemajuan dibidang industri pariwisata, Happy Tour and travel

berencana untuk mengembangkan cabang-cabang baru dibeberapa kota wisata di

Indonesia dan menjajagi untuk membuka kerjasama dengan beberapa negara di

Asia dan Eropa. Bapak Slamet Hidayah, S.STjuga menyampaikan bahwa dari

hasil lawatannya ke Bali beberapa hari yang lalu untuk melakukan kerjasama dan

penandatanganan MOU dengan beberapa klien di Bali dan Lombok

mendapatkan respon yang positif, untuk itu rencana kedepan akan segera

melakukan promo wisata. Pada kesempatan rapat kali ini Bapak Slamet Hidayah,

S.STmenekankan untuk segera membentuk tim marketing dan metode untuk

promo wisata tersebut terutama untuk menghadapi masa liburan bulan Juni

sampai Juli dan liburan akhir tahun.

Muhammad Ali, marketing di wilayah Indonesia bagian tengah dan timur

melaporkan bahwa animo masyarakat untuk menggunakan jasa Happy tour and

66

travel semakin meningkat terutama untuk paket liburan sekolah. Hal ini bisa

dilihat dari database marketing bahwa sudah ada 175 sekolah tingkat SMP dan

SMK , serta untuk wisatawan domestik dan asing juga semakin meningkat dari

15% meningkat menjadi 25% wisatawan yang menggunakan Happy Tour and

Travel.

Nando Waskita, manager area Indonesia bagian barat juga melaporkan

perkembangan yang cukup signifikan dengan animo masyarakat khususnya untuk

paket wisata liburan sekolah dan paket liburan keluarga yang juga meningkat

hampir 30 % dibandingkan tahun sebelumnya, hal ini disebabkan karena

kebutuhan masyarakat untuk berwisata juga semakin meningkat.

Sementara Maharani, manager marketing lintas negara juga melaporkan kondisi

wisatawan Indonesia yang mulai meminati wisata ke luar negeri semakin

meningkat tajam dengan adanya promo-promo dari jasa penerbangan sehingga

sangat mendukung untuk melakukan perjalanan wisata ke luar negeri terutama ke

negara Singapura, Malaysia,Australia, dan Cina.

Pada kesempatan tersebut Bapak Slamet Hidayah, S.STmeminta kepada masing-

masing manager marketing untuk memberikan rencana kerja terutama berkaitan

dengan pengembangan promo wisata Happy tour and travel. Moniq Umardi,

bendahara melaporkan kondisi anggaran untuk marketing tahun 2014 masih

sekitar 65 % untuk digunakan sebagi kelanjutan dari promosi di awal tahun

kemarin.

Nando Waskita juga menyampaikan bahwa dia beserta staff marketingnya akan

melakukan promo wisata bekerjasama dengan beberapa event organiser yang

menyelenggarakan program MICE di beberapa tempat di Bali, Lombok, Maluku,

67

Makasar dan Papua. Leonita sebagai staff marketing menyampaikan juga telah

memrogramkan acara promo dengan acara bakti sosial dengan tajuk Happy Tour

and Travel Peduli yang akan disiarkan juga oleh televisi lokal dan nasional.

Sementara Rizal Ahmad memberikan masukan untuk membuat promo dengan

melakukan paket acara promo terbuka di media televisi nasional dengan

memasukkan company profile di acara televisi tersebut. Leonita juga sudah

memrogramkan konsep acara tersebut dan memberikan masukan untuk segera

melakukan lobi dan pendekatan dengan beberaba stasiun televisi swasta nasional

dan beberapa sponsorship.

Selanjutnya Bapak Slamet Hidayah, S.STmemerintahkan kepada semua manager

marketing untuk segera menindaklanjuti program yang sudah direncanakan

terutama untuk promosi melalui media televisi swasta nasional dan beberapa event

organizer yang mempunyai banyak sponsor pendukung. Untuk masalah dana

promosi tersebut budgetnya masih mencukupi dan meminta kepada bendahara

untuk segera merealisasikan untuk kegiatan promo tersebut. Rapat ditutup pada

pukul 11.00 WIB.

Bahan Praktik 2

Susun notulen rapat (verbatim dan resume) dengan petunjuk sebagai berikut :

1. Materi rapat adalah membahas Penyambutan Anggota Baru HIMANIA

(Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga) tahun 2015

2. Tujuan rapat :

a. Menampung pendapat tentang materi penyambutan anggota baru HIMANIA

68

b. Membahas rencana Latihan Kepemimpinan dan Kedisplinan bagi anggota

baru

c. Pembentukan panitia pelaksana kegiatan

3. Pelaksanaan Rapat pada hari Sabtu, 12 Juli 2015

4. Peserta Rapat seluruh Fungsionaris dan anggota HIMANIA

5. Jalannya Rapat

Rapat berjalan dengan tertib dan lancar. Acara dimulai pukul 14 00 tepat.

Semua peserta mengikuti rapat sampai selesai. Rapat diawali dengan

pembukaan oleh Ketua HIMANIA, Fariz Muhammad. Dilanjutkan dengan

pengarahan mengenai kegiatan yang akan berlangsung. Pengarahan ini

dikemukakan oleh Bapak Ahmad Fauzi, S.Kom., MMT, Dosen Pembina

HIMANIA. Selanjutnya, rapat membahas satu per satu sesuai dengan tujuan

rapat. Rapat ditutup oleh saudara Ghazali dengan doa, berharap semoga

kegiatan ini dapat berlangsung dengan baik dan lancar. Rapat berakhir pada

pukul 17.00.

9.3 Langkah-Langkah MenyusunNotula/Notulen


2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam

menyusunnotula/notulen




69







1 Apakah anda dapat menyusun notula/notulen sesuai dengan berlangsungnya rapat ?

2 Apakah anda dapat menyusun notula/notulen secara runtut dan benar ?

3 Apakah anda dapat mengambil kesimpulan atau intisari dari hasil rapat ?



1 Apakah anda dapat menyusun notula/notulen sesuai dengan berlangsungnya rapat ?

2 Apakah anda dapat menyusun notula/notulen secara runtut dan benar ?

3 Apakah anda dapat mengambil kesimpulan atau intisari dari hasil rapat ?

Masukan :........................................................................................................................................................................................................................................................................


Mata Kuliah.

70

BAB X

DOKUMEN BISNIS

Pahami gambar di atas dengan petunjuk sebagai berikut :

1. Apa saja yang termasuk dokumen bisnis ?

2. Bagaimana cara menyusun dokumen bisnis ?

3. Apa tujuan dan kegunaan dari dokumen bisnis ?

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa mahir menyusun dokumen bisnis sesuai dengan tujuan dan

kemanfaatannya

2. Mahasiswa mengerti berbagai macam dokumen bisnis sesuai dengan

kebutuhan yang diperlukan

71

AppoinmentCredit NotesInvoiceStatementdan lain-lain

10.1 Dokumen Bisnis

a. Janji Temu (Appoinment)

Janji temu berisi tentang hari, tanggal, waktu, siapa dan untuk tujuan apa

pertemuan tersebut diselenggarakan serta dokumen-dokumen yang diperlukan

pimpinan untuk pertemuan. Janji temu dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu

(1) melalui telepon dengan menanyakan kesediaan dari pihak yang diajak

bertemu, sehingga terjadi kesepakatan untuk hari, tanggal, waktu, dengan siapa

bertemu serta tujuan dari pertemuan dengan mencatat pada secarik kertas dan

mengingatkan kembali melalui telepon untuk rencana pertemuan tersebut jika

sudah dekat waktu pertemuan. (2) Dengan mengajukan surat permohonan janji

temu, dimana isi surat mencakup tentang permohonan kepada pihak tertentu

untuk mengadakan pertemuan dengan menyebutkan contact person (CP) yang

akan menindaklanjuti janji temu tersebut, yaitu untuk memastikan tentang hari,

tanggal, waktu, siapa dan tujuan dari pertemuan.

Contoh :

Janji TemuBapak Darmawan, SE Direktur PT Mulya Lestari

dengan Ibu Santika AyuDirekturPT Mandiri (Penyedia Tenaga Kerja)

Hari/Tanggal : Rabu, 12 Juli 2015Waktu : 09.00 WIBTempat : Restoran Apung Jalan Raya Malang

– Surabaya, Pandaan Jawa TimurTujuan Pertemuan : Membicarakan kerjasama tentang

pengadaan tenaga kerja secara outsourching, untuk posisi tertentu di PT Mulya Lestari

Dokumen yang diperlukan : - Data Karyawan - Kontrak Kerja- Serta dokumen lain yang

diperlukan

72

b. Credit Notes

Credit notes atau nota kredit adalah surat bukti terjadinya pengurangan

piutang usaha karena ada pengembalian barang yang dibuat oleh penjual.

Lembar asli diberikan kepada pembeli sedangkan salinannya disimpan

penjual.

Contoh :

(Salin contoh di bawah ini !)

c. Invoice

Pengertian invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai pernyataan

tagihan yang harus dibayar oleh customers. Secara sederhana invoice dapat

juga diartikan sebagai faktur atau BON. Terdapat bermacam-macam bentuk

dalam menyusun invoice/faktur, sesuai dengan kebutuhan transaksi yang

dilakukan.

73

Contoh :

(Salin contoh di bawah ini !)

74

d. Statement

Statement yang dibahas pada bab ini adalah financial statement, dengan

membahas (1) Laporan Laba Rugi/ Income Statement, (2) Laporan Perubahan

Modal /Statement of Owner Equity, dan (3) Neraca/ Balance Sheet.

1. ContohIncomeStatement

(Salin IncomeStatement di bawah ini !)

75

2. Contoh Statement of Owner Equity

(Salin Statement of Owner Equity di bawah ini !)

3. Contoh Balance Sheet Bentuk Skontro

(Salin Balance Sheet di bawah ini !)

76

4. Contoh Balance Sheet Bentuk Staffel

(Salin Balance Sheet di bawah ini !)

77

10.2 Alat dan Bahan




2. Naskah Latihan

3. Alat tulis

(Sebelum mengerjakan latihan di bawah ini, pastikan anda sudah menyalin

semua contoh di atas)

Bahan Praktik 1

Salin bentuk Laporan Laba Rugi di bawah ini !

78

Bahan Praktik 2

Salin bentuk Laporan Perubahan Modal di bawah ini !

Bahan Praktik 3

Salin bentuk Neraca di bawah ini !

79

10.3 Langkah-Langkah MenyusunFinancial Statement


2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusunFinancial

Statement










1 Apakah anda dapat mengetik semua bentuk financial statement sesuai dengan yang dibutuhkan ?

2 Apakah anda dapat mengetik semua bentuk financial statement secara benar dan menarik ?

3 Apakah anda dapat mengetik semua bentuk financial statement secara tepat ?

80



1 Apakah anda dapat mengetik semua bentuk financial statement sesuai dengan yang dibutuhkan ?

2 Apakah anda dapat mengetik semua bentuk financial statement secara benar dan menarik ?

3 Apakah anda dapat mengetik semua bentuk financial statement secara tepat ?

Masukan :........................................................................................................................................................................................................................................................................


Mata Kuliah.

81

BAB XI

DOKUMEN PENUNJANG BISNIS


1. Apa saja yang termasuk dokumen penunjang bisnis ?

2. Bagaimana cara menyusun dokumen penunjang bisnis ?

3. Apa tujuan dan kegunaan dari dokumen penunjang bisnis ?

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa mahir menyusun dokumen penunjang bisnis sesuai dengan tujuan

dan kemanfaatannya

2. Mahasiswa mengerti berbagai macam dokumen penunjang bisnis sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan

11.1 Dokumen Penunjang Bisnis

Terdapat beberapa dokumen dalam menunjang bisnis, dimana dokumen

tersebut dibuat dengan tujuan untuk lebih memaksimalkan aktifitas bisnis. Pada

pembuatan dokumen pada materi ini, dengan menggunakan bantuan aplikasi MS

Publisher, dokumen-dokumen tersebut antara lain :

82

Kartu NamaBrosurKatalogPoster dan lain-lain

a. Kartu Nama (Name Card)

Merupakan dokumen yang memiliki fungsi :

Sebagai alat pengenal

Sebagai arsip

Sebagai bukti keberadaan perusahaan atau pribadi

Sebagai tanda keseriusan dalam bisnis

Sebagai alat ukur keprofesionalan dalam bisnis

Informasi-informasi yang harus ada dalam membuat kartu nama, yaitu :

Logo dan nama perusahaan

Nama lengkap

Alamat perusahaan

Nomor telepon dengan direct line

Nomor fax

Nomor ponsel

Alamat e-mail atau website,

Langkah-langkah dalam membuat kartu nama dengan bantuan MS

Publisher adalah sebagai berikut :

1. Pada MS Office, pilih MS Publisher, kemudian pada menu Publication Types

pilih Business Cards.

2. Pilih salah satu bentuk desain kartu nama, misalnya klik pilihan pada bagian

Newer Designs pilih model Arrows. Perhatikan gambar dibawah ini :

83

Gambar 11.1Memilih Desain Kartu Nama

Klik model desain Arrows, tampak seperti gambar di bawah :

Gambar 11.2Jendela Desain Kartu Nama

3. Pada bagian Format Publications, dapat dilakukan pengaturan (editing) dalam

membuat kartu nama.

4. Lakukan Print Preview, maka akan tampak seperti pada gambar di bawah ini :

84

Gambar 11.3Contoh Hasil Desain Kartu Nama

b. Brosur

Brosur merupakan media yang paling banyak digunakan oleh pelaku

bisnis, karena termasuk media yang memerlukan biaya murah dan sangat efektif

dalam mempengaruhi konsumen untuk membeli suatu produk.

Informasi yang termuat dalam brosur yaitu menjelaskan dengan detail apa saja

kelebihan suatu produk, keuntungan apa saja yang didapat konsumen bila

membeli produk, bentuk fisik, warna, ukuran serta bagaimana cara mendapatkan

produk tersebut.

Informasi dalam brosur ditulis dalam bahasa yang ringkas, dan mudah

dipahami dalam waktu singkat. Bila terdiri dari satu halaman, brosur umumnya

dicetak pada kedua sisi, dan dilipat dengan pola lipatan tertentu hingga

membentuk sejumlah panel yang terpisah, sementara jika lebih dari satu lembar

biasanya dijilid dengan benang, kawat,atau sekedar disusun tanpa dijilid.

Langkah-langkah dalam membuat brosur dengan bantuan MS Publisher

adalah sebagai berikut :

85

Pada MS Office, pilih MS Publisher, kemudian pada menu Publication Types

pilih Brochures.

Terdapat dua pilihan desain, yaitu Informational dan Price List. Pilih salah

satu bentuk desain brosur, misalnya klik pilihan pada bagian Classic Designs pilih

Informational. Pilih model desain Bars, maka tampak seperti gambar di bawah :

Gambar 11.4Memilih Desain Brosur

Klik model desain Bars, tampak pada gambar dibawah ini :

Gambar 11.5Jendela Desain Brosur

86

Pada bagian Format Publications, dapat dilakukan pengaturan (editing) dalam

membuat brosur. Klik 1 untuk pengaturan halaman pertama, dan klik 2 untuk

pengaturan halaman kedua.

Lakukan Print Preview, tampak pada gambar di bawah ini :

Gambar 11.6Contoh Hasil desain Brosur (Halaman 1)

Gambar 11.7Contoh Hasil desain Brosur (Halaman 2)

87

c. Poster

Perbedaan mendasar poster dengan dokumen bisnis lainnya adalah poster

biasanya dibaca orang yang sedang bergerak, mungkin sedang berkendara atau

berjalan kaki. Karena sasarannya adalah orang yang bergerak, maka selain

berukuran besar, poster yang baik seharusnya :

Berhasil menyampaikan informasi secara cepat

Ide dan isi yang menarik perhatian

Mempengaruhi, membentuk opini atau pandangan

Menggunakan warna-warna mencolok dan menerapkan prinsip ’simplicity’

Langkah-langkah dalam membuat poster dengan bantuan MS Publisher adalah

sebagai berikut :


pilih Quick Publications.

2. Pilih salah satu bentuk desain poster, misalnya klik pilihan pada bagian Newer

Designs pilih model Brocade, tampak seperti gambar di bawah :

Gambar 11.8Memilih Desain Poster

88

3. Klik desain Brocade, tampak pada gambar di bawah ini :

Gambar 11.9Jendela Desain Poster


membuat poster. (sebaiknya dipilih dalam format landscape)


Gambar 11.10Contoh Hasil Desain Poster

89

d. Katalog

Berbentuk kartu, daftar, atau buku yang memuat nama benda atau

informasi tertentu yang ingin disampaikan, disusun secara berurutan, teratur, dan

alfabetis.

Katalog sebagai alat publikasi yang digunakan perusahaan sebagai cara untuk

mempromosikan produk dan layanan, dengan katalog perusahaan dapat

menyajikan secara rinci cakupan produk dan jasa, langsung kepada pelanggan.

Halaman pertama umumnya termasuk presentasi pada fitur-fitur utama

perusahaan, termasuk tujuan dan nilai - rencana kerja, hubungan dengan

pelanggan, kualitas, teknologi yang digunakan, dan gambar bangunan perusahaan

sistem produksi, dan personil. Bagian paling penting dari katalog adalah untuk

menunjukkan produk dan jasa, bagian ini mencakup data yang diperlukan seperti

informasi pada kontak alamat, nomor telepon, website, e-mail, cabang atau anak

perusahaan, metode pemesanan, pengiriman dan pembayaran, dan jam

operasional.

Ada berbagai jenis katalog yang bervariasi sesuai dengan konten dan

target mereka. Katalog paling umum adalah untuk mempromosikan produk

konsumen, terdiri dari gambar (foto, rendering atau ilustrasi) dari item yang

perusahaan jual. Dengan setiap gambar, ada deskripsi produk, termasuk

karakteristik (ukuran, warna, bahan, fungsi, proses manufaktur, dan lain-lain).

Langkah-langkah dalam membuat katalog dengan bantuan MS Publisher

adalah sebagai berikut :


pilih Catalogs.

90

2. Pilih salah satu bentuk desain kalatog, misalnya klik pilihan pada bagian

Newer Designs pilih model Arrows, tampak seperti gambar di bawah :

Gambar 11.11Memilih Desain Katalog

3. Klik desain Arrows, tampak pada gambar di bawah ini :

Gambar 11.12Jendela Desain Katalog

91


membuat katalog. Pada gambar tampak terdapat delapan halaman, dimana

halaman tersebut dapat dikurangi atau ditambah sesuai dengan kebutuhan.

11.2 Alat dan Bahan




5. Aplikasi MS Publisher

6. Alat tulis

Bahan Praktik

Luaskan Imajinasi Anda, pikirkan bahwa suatu saat Anda memiliki usaha atau

bisnis yang memerlukan beberapa dokumen bisnis, usaha dapat bergerak di

bidang apa saja, baik memasarkan atau memproduksi, baik jasa ataupun menjual

barang. Dokumen bisnis apa saja yang akan Anda buat, sesuai dengan kebutuhan

dari usaha atau bisnis yang Anda geluti. Selamat bekerja !

11.3 Langkah-Langkah MenyusunDokumen Bisnis


2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusunDokumen

Bisnis, dengan mengikuti langkah yang tercantum pada penjelasan di point

11.1

92










1 Apakah anda mengerti maksud dan tujuan dari masing-masing dokumen bisnis ?

2 Apakah anda mengerti informasi apa saja yang perlu disajikan pada masing-masing dokumen bisnis ?

3 Apakah anda dapat menentukan dokumen bisnis yang tepat untuk mendukung suatu usaha/bisnis ?

4 Apakah anda dapat menyusun dokumen bisnis dengan baik dan benar sesuai dengan kebutuhan dari suatu usaha/bisnis ?



1 Apakah anda mengerti maksud dan tujuan dari masing-masing dokumen bisnis ?

2 Apakah anda mengerti informasi apa saja yang perlu disajikan pada masing-masing dokumen bisnis ?

3 Apakah anda dapat menentukan dokumen bisnis yang tepat untuk mendukung suatu usaha/bisnis ?

4 Apakah anda dapat menyusun dokumen bisnis dengan baik dan benar sesuai dengan kebutuhan dari suatu usaha/bisnis ?

93

Masukan :

....................................................................................................................................

..................................................................................................................................


Mata Kuliah.

94

BAB XII

DOKUMEN KEGIATAN (EVENT)

Amati gambar di atas dan pahami dengan petunjuk sebagai berikut :

1. Apakah macam dokumen kegiatan yang dibuat disesuaikan dengan kebutuhan

kegiatan yang diselenggarakan ?

2. Apakah dokumen kegiatan sangat penting dalam penyelenggaraan kegiatan ?

3. Apakah dokumen kegiatan harus dipersiapkan dengan baik dan benar sebelum

kegiatan diselenggarakan ?

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa mahir menyusun dokumen kegiatan sesuai dengan kebutuhan

kegiatan yang diselenggarakan

2. Mahasiswa mampu menyajikan informasi yang harus ada dalam dokumen

kegiatan sesuai dengan kegunaannya

3. Mahasiswa mampu membedakan dokumen kegiatan sesuai dengan fungsi dan

kegunaannya

95

Name TagSertifikat Daftar HadirUndangan

12.1 Dokumen Kegiatan (Event)

Kartu Identitas Panitia dan Peserta Kegiatan

Kartu Identitas menunjukkan keikutsertaan seseorang pada suatu

kegiatan, jika sebagai panitia berkedudukan sebagai apa, misalnya : ketua,

sekretaris, bendahara, sie acara, sie konsumsi, dan lain-lain.

Memberikan identitas kepada peserta, bahwa telah terdaftar dalam

kegiatan. Kartu identitas dapat dibuat dengan menggunakan menu kartu nama,

dengan melakukan pengaturan desain, apakah Portrait atau Landscape. Langkah-

langkah kerja telah disampaikan di atas.

Sertifikat Kegiatan

Merupakan surat resmi yang berisi pernyataan pemberian hak atau berisi

pernyataan dan peneguhan mengenai suatu hal bagi seseorang yang namanya

tertera di dalamnya. Definisi lain menyebutkan selembar kertas yang berbingkai

indah dan memiliki muatan lebih, yang dapat dijadikan bukti prestasi yang diraih

oleh seseorang. Berikut langkah-langkah pembuatan sertifikat dengan bantuan MS

Publisher :


pilih Award Certificates.

2. Pilih salah satu bentuk desain sertifikat, misalnya klik pilihan pada bagian

Classic Designs pilih model Achievement, tampak seperti gambar di bawah :

96

Gambar 12.1Memilih Desain Sertifikat

3. Klik desain Achievement, tampak pada gambar di bawah ini :

Gambar 12.2Jendela Desain Sertifikat


membuat sertifikat.


97

Gambar 12.3Contoh Hasil Desain Sertifikat

Daftar Hadir dan Undangan

Daftar hadir berfungsi untuk mengetahui berapa jumlah peserta yang

hadir, proses pembuatannya telah disinggung pada bab sebelumnya, demikian

halnya dengan undangan. Pembuatan kedua dokumen ini dapat dilakukan dengan

bantuan MS Word serta telah disampaikan sebelumnya.

12.2 Alat dan Bahan




2. Aplikasi MS Publisher

3. Alat tulis

98

Bahan Praktik

Buat Undangan yang ditujukan kepada Bapak Ir. Hadi Waluyo, Direktur PT

Aneka Pangan yang beralamat di Jalan Sudirman No. 12 Malang, untuk hadir

dalam acara seminar kesehatan dengan tema “Membangun Generasi Bangsa yang

Berkualitas dengan Menyediakan Hasil Produksi Olahan Makanan yang Halal,

Sehat dan Ramah Lingkungan ”, yang diselenggarakan oleh Dinas Kesehatan

Pemerintah Kota Malang, bertempat di Aula Lt. 1 Kantor Dinas Kesehatan Kota

Malang, Jalan Merdeka Barat No. 4 Malang. serta buatlah kartu identitas panitia

dengan posisi sebagai :

Nama JabatanFaruq Habibi Ketua Pelaksana Indah Amalia ModeratorShinta Maharani SekretarisSaufi Mailinda Terima Tamu Intan Fauziah Terima Tamu Medy Junaidi Terima Tamu Lukman Kamil Terima Tamu Faris Malik Ibrahim Sie AcaraSiti Aisyah Sie AcaraRamona Hamidi Sie AcaraAbdullah Sie Dokumentasi Risa Abdillah Sie Dokumentasi

Dilanjutkan dengan membuat sertifikat untuk peserta, juga daftar hadir panitia

dan daftar hadir peserta. Selamat Mengerjakan !

99

12.3 Langkah-Langkah Menyusun Dokumen Kegiatan


2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusun Dokumen

Kegiatan, dengan mengikuti langkah yang tercantum pada penjelasan di point

12.1










1 Apakah anda mengerti maksud dan tujuan dari masing-masing dokumen kegiatan ?

2 Apakah anda mengerti informasi apa saja yang perlu disajikan pada masing-masing dokumen kegiatan ?

3 Apakah anda dapat menentukan dokumen kegiatan yang tepat untuk mendukung terselenggaranya kegiatan ?

4 Apakah anda dapat menyusun dokumen kegiatan dengan baik dan benar sesuai dengan kebutuhan dari kegiatan yang diselenggarakan ?

100



1 Apakah anda mengerti maksud dan tujuan dari masing-masing dokumen kegiatan ?

2 Apakah anda mengerti informasi apa saja yang perlu disajikan pada masing-masing dokumen kegiatan ?

3 Apakah anda dapat menentukan dokumen kegiatan yang tepat untuk mendukung terselenggaranya kegiatan ?

4 Apakah anda dapat menyusun dokumen kegiatan dengan baik dan benar sesuai dengan kebutuhan dari kegiatan yang diselenggarakan ?

Masukan :

....................................................................................................................................

..................................................................................................................................


Mata Kuliah.

101

BAB XIII

SURAT BISNIS


1. Bagaimana cara menentukan pilahan kata sehingga membentuk paragraf dalam

surat bisnis ?

2. Apa saja bentuk surat bisnis yang dapat diterapkan ?

3. Pihak siapa saja yang terlibat dalam penyusunan surat bisnis ?

4. Bagaimana cara menyusun surat bisnis yang baik , benar dan menarik ?

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa mahir menyusun surat bisnis dengan bahasa yang baik dan benar

2. Mahasiswa mahir menyusun surat bisnis dengan aturan, display, bentuk yang

sesuai dengan baik dan benar

3. Mahasiswa mahir menyusun surat bisnis sesuai dengan yang diperlukan

13.1 Surat Bisnis

Surat memiliki beberapa bagian, dimana masing-masing bagian memiliki

fungsi dan kegunaan, yaitu :

102

Surat bisnis harus disusun dengan baik dan benar, dengan memperhatikan bagian-bagian surat, serta bentuk dari surat. Penyusunan surat harus benar-benar memperhatikan siapa penerimanya, serta maksud dan tujuan surat dibuat. Selain benar dan baik, surat bisnis harus terlihat menarik sehingga menimbulkan minat membaca dengan seksama bagi penerimanya

Tabel 13.1 Bagian-Bagian Surat

Bagian Keterangan

KEPALA SURAT

- Nama perusahaan dan alamat lengkap- Nomor telepon, faks atau kotak pos, website, e-mail- Nama kantor cabang (bila ada)- Jenis usaha- Lambang perusahaan/logo

LEHER SURAT - Tanggal surat - Nomor surat - Lampiran - Hal/perihal- Sifat surat - Alamat yang dituju

BADAN SURAT - Salam pembuka- Kalimat pembuka- Isi surat - Kalimat penutup

KAKI SURAT - Salam penutup- Jabatan penandatangan - Tanda tangan - Nama lengkap penandatangan - Tembusan - Stempel- Inisial pembuat surat

(Sumber : Marjo, 2000)

Berdasarkan bagian-bagian surat di atas, fungsi dari bagian surat adalah :

Tabel 13.2 Fungsi Bagian Surat

Bagian FungsiKEPALA SURAT(HEADING/LETTER HEAD)

- Sebagai identitas- Sebagai pemberi informasi - Sebagai alat promosi

TANGGAL SURAT

- Mempermudah penetapan waktu membalas surat - Mempermudah pengingatan kembali serta

pengagendaannya bagi si penerima- Sebagai referensi dan petunjuk bagi petugas dan

kearsipan

NOMOR SURAT

- Referensi atau petunjuk bagi petugas arsip- Petunjuk unit atau departemen asal surat - Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode

tertentu- Memudahkan penaturan dan pencarian bila diperlukan

kembaliBagian Fungsi

103

Bagian Fungsi

PERIHAL ATAU HAL

- Menyimpulkan pokok isi atau intisari surat - Memudahkan penerima pengetahui pokok permasalahan

dan memberikan jawaban - Sebagai petunjuk bagi petugas administrasi dan kearsipan

LAMPIRAN - Sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat

ALAMAT YANG DITUJU

- Petunjuk bagi penerima surat - Petunjuk bagi petugas kearsipan

SALAM PEMBUKA - Sebagai salam penghormatan dan pertanda bahwa pembicaraan pada isi surat akan dimulai

KALIMAT PEMBUKA - Sebagai pengantar pada isi surat (pokokmasalah) yang sesungguhnya agar si penerima mengetahui alas an surat tersebut

ISI SURAT - Merupakan uraian tentang maksud pembuatan surat atau hal-hal lain yang ingin disampaikan oleh si pembuat surat

KALIMAT PENUTUP - Sebagai ucapan terima kasih, penegasa, pengharapan dan pengarahan

SALAM PENUTUP - Sebagai tanda bahwa pembicaraan telah selesai dan surat siap ditandatangani

NAMA JABATAN - Sebagai identitas penanggung jawab surat - Sebagai petunjuk bagi petugas administrasi dan kearsipan

INITIAL - Sebagai pemberi informasi oleh siapa surat tersebut dibuat atau diketik ataupun dikonsep

TEMBUSAN - Sebagai kegunaan lain apabila ada pihak lain yang dianggap peru atau ada kaitannya dengan isi surat tersebut.

(Sumber : Marjo, 2000)

Bentuk-Bentuk Surat

Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian

surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau

pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya

memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat

yang lainnya.

Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal lima macam bentuk

surat, yaitu :

104

1. Bentuk lurus penuh (full block style)

Yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri.

artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di

sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.

Format surat :

Gambar 13.1Bentuk Surat Lurus Penuh (Full Block Style)(Sumber : Finoza, 1992)

105

http://tsakuzy.files.wordpress.com/2012/03/bentuk-lurus-penuh-full-block-style.jpg

Bagian-Bagian Surat

1. Kop Surat 8b. Penjelasan isi surat2. Tanggal dibuatnya surat 8c. Penutup isi surat3. Nomor Surat 9. Salam Penutup4. Lampiran 10. Nama jabatan5. Hal 11. Tanda Tangan6. Surat yang ditujukan 12. Nama yang mendatangani7. Salam Pembukaan 13. Tembusan8a. Pendahuluan isi surat 14. Halaman lampiran surat/Inisial

2. Bentuk lurus (block style)

Pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak

pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan

nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.

Format surat :

Gambar 13.2Bentuk Surat Lurus (Block Style)

106

http://tsakuzy.files.wordpress.com/2012/03/bentuk-lurus-block-style-modified-block-style.jpg

(Sumber : Finoza, 1992)

3. Bentuk setengah lurus (semi block style)

Sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada

penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjorok (masuk ke dalam). Pada

praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.

Format surat :

Gambar 13. 3Bentuk Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)(Sumber : Finoza, 1992)

107

http://tsakuzy.files.wordpress.com/2012/03/bentuk-setengah-lurus-semi-block-style.jpg

4. Bentuk lekuk (indented style)

Penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap

alinea baru menjorok kedalam.

Format surat :

Gambar 13.4Bentuk Surat Lekuk (Indented Style)(Sumber : Finoza, 1992)

108

http://tsakuzy.files.wordpress.com/2012/03/bentuk-lekuk-indented-style.jpg

5. Bentuk menggantung (hanging paragraph)

Sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada

penulisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris

berikutnya menjorok kedalam.

Format surat :

Gambar 13.5

109

http://tsakuzy.files.wordpress.com/2012/03/bentuk-alinea-menggantung-hangging-paragraph.jpg

Bentuk Surat Menggantung (Hanging Style)(Sumber : Finoza, 1992)

13.2 Alat dan Bahan




2. Naskah latihan dan Alat tulis

13.3 Langkah-Langkah MenyusunSurat Bisnis


2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusunsurat bisnis










1 Apakah anda dapat menentukan kata untuk disusun menjadi paragraf dalam surat bisnis dengan baik dan benar ?

2 Apakah anda dapat menentukan isi dari surat bisnis sesuai dengan kebutuhan, sehingga tersampaikan maksud dan tujuan dibuatnya surat ?

110

3 Apakah anda dapat menyusun surat bisnis dengan bentuk, display yang menarik ?



1 Apakah anda dapat menentukan kata untuk disusun menjadi paragraf dalam surat bisnis dengan baik dan benar ?

2 Apakah anda dapat menentukan isi dari surat bisnis sesuai dengan kebutuhan, sehingga tersampaikan maksud dan tujuan dibuatnya surat ?

3 Apakah anda dapat menyusun surat bisnis dengan bentuk, display yang menarik ?

Masukan :

....................................................................................................................................

..................................................................................................................................


Mata Kuliah.

111

Bahan Praktik

Ketik naskah surat di bawah ini dalam bentuk Full Block Style !

112

Ketik naskah surat di bawah ini dalam bentuk Semi Block Style !

113

Ketik naskah surat di bawah ini dalam bentuk Block Style !

114

BAB XIV

115

KUMPULAN BAHAN PRAKTIK

1. Salin tabel di bawah ini !

116

Daftar Perjalanan Dinas Pimpinan PT Mapan Sejahtera, Jalan Pahlawan No. 10

Malang, atas nama Bapak Wiryawan, S.ST, selama dua hari di Bali :

Hari Kegiatan Waktu1 Mendarat dan mengurus imigrasi 30 menit1 Perjalanan ke hotel di Bali (tempat menginap) 30 menit1 Istirahat di Hotel Bali 1-2 jam1 Wisata budaya yang diadakan oleh panitia, dengan

mengunjungi Kintamani melihat Tari Barong, ke Goa Gajah, Pura Tirta Empul, Pura Taman Ayun

4 jam

1 Kembali ke penginapan, makan malam, istirahat -2 Menghadiri Seminar Budaya Organisasi dalam Wacana

Modernisasi 4 jam

2 Kembali ke penginapan 40 menit2 Makan siang di restoran hotel 1 jam2 Perjalanan ke bandara 30 menit

2. Buat daftar perjalanan dinas untuk deskripsi di atas !

3. Buat dokumen rapat yang diperlukan dari undangan di bawah ini !

Nomor : …Hal : Undangan RapatLampiran : - Kepada Yth:Bapak Luminto, SEManajer PersonaliaPT Sejahtera

Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya acara peringatan ulang tahun perusahaan, maka bersama ini kami mengundang seluruh Manajer PT Sejahtera untuk hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada:

hari/tanggal : Sabtu, 10 Mei 2015waktu : 09.00 – 11.00 WIBtempat : Ruang Meeting

118

http://bali.panduanwisata.id/pura-hindu-bali/mengunjungi-pura-taman-ayun-yang-sarat-nilai-sejarah/

http://bali.panduanwisata.id/pura-hindu-bali/berwisata-reliji-di-pura-tirta-empul-tampaksiring/

http://bali.panduanwisata.id/pura-hindu-bali/pura-goa-gajah-tahukah-anda/

http://bali.panduanwisata.id/spot-wisata/berwisata-di-kintamani-yang-menawan/

http://bali.panduanwisata.id/

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka Bapak/Ibu dimohon kehadirannya tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami, Ketua Panitia

Mukhlis Winaryo

4. Buat acara dengan tema bebas, dan tentukan serta susun dokumen

kegiatan apa saja yang harus dipersiapkan !

5. Salin soal di bawah ini !

119

web viewsetiap latihan selalu menggunakan aplikasi ms word dan juga terdapat sedikit latihan ......

Documents