BAB I
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL
1.1 Pentingnya Mata Kuliah Praktik Pengetikan Bisnis
Mata Kuliah Pengetikan Bisnis merupakan mata kuliah praktik, dimana
aktifitas perkuliahaan dilakukan di Laboratorium Pengetikan Bisnis, sebagai
lanjutan dari mata kuliah Keyboarding Skill dan Korespondensi Bisnis. Mata
kuliah Pengetikan Bisnis penting untuk disampaikan kepada mahasiswa,
mengingat pada mata kuliah ini mencakup topik yang relevan dengan aktifitas
kerja yang nantinya akan dihadapi mahasiswa, yaitu mencakup pengembangan
kecepatan dan ketepatan mengetik, display, pengetikan tabel, pengetikan dokumen
perjalanan dinas, pengetikan dokumen rapat, pengetikan dokumen bisnis,
pengetikan dokumen kegiatan, pengetikan surat bisnis.
Kompetensi atau kemampuan dalam menangani kegiatan di atas adalah
kemampuan dasar yang harus dimiliki oleh karyawan atau pegawai pada
perkantoran modern.
1.2 Tujuan
Dengan mendapatkan mata kuliah Praktik Pengetikan Bisnis, diharapkan
mahasiswa untu k lebih mengasah kemampuan mengetik sepuluh jari secara
membuta dan berirama, memiliki pemahaman dan mampu menyusun dokumen-
dokumen yang ada pada perkantoran modern, dengan memperhatikan display,
sehingga tampilan dokumen selain benar juga menarik, seperti dokumen
1
perjalanan dinas, dokumen rapat, dokumen bisnis, dokumen kegiatan, dan surat
bisnis.
1.3 Hasil yang Diharapkan
Hasil yang diharapkan pada penyampaian mata kuliah Pengetikan Bisnis
adalah :
a. Mahasiswa mampu meningkatkan kemampuan mengetik sepuluh jari secara
membuta dan berirama
b. Mahasiswa mampu menyusun dokumen-dokumen dengan menggunakan teknik
yang benar, seperti teknik display, penyajian tabel sehingga menjadi dokumen
yang benar dan menarik
c. Mahasiswa mampu menyusun dokumen perjalanan dinas, dokumen rapat,
dokumen kegiatan, dokumen bisnis, serta surat bisnis dengan baik, benar dan
indah dalam penyajiannya
1.4 Cara Memahami Modul
Modul Praktik Pengetikan Bisnis, disusun secara runtut sesuai dengan
tujuan dan hasil yang diharapkan. Sebelum mengerjakan latihan yang terdapat
pada masing-masing bab, dipahami dahulu penjelasan singkat tentang materi dari
topik yang akan dibahas, langkah-langkah, serta petunjuk dari setiap praktik yang
harus dilakukan.
Setiap latihan selalu menggunakan aplikasi MS Word dan juga terdapat
sedikit latihan yang menggunakan MS Excel dan MS Publisher, sehingga perlu
terlebih dahulu untuk menguasai materi tersebut. Perlu diingat bahwa penekanan
2
pada praktik Pengetikan Bisnis ini terletak pada kemampuan dalam menyusun
beberapa dokumen, dimana dokumen tersebut sudah tersedia sebagai bahan
praktik untuk disalin sesuai contoh dengan memperhatikan teknik display yang
baik dan benar.
1.5 Manfaat Modul Praktik Pengetikan Bisnis
Adanya Modul Praktik Pengetikan Bisnis diharapkan memberi manfaat,
yaitu :
a. Sebagai arahan dan pegangan berlangsungnya mata kuliah Praktik Pengetikan
Bisnis
b. Memudahkan dalam penyampaian materi, yaitu teori yang menunjang
praktik, memudahkan pemahaman mahasiswa sehingga proses belajar
mengajar dapat selesai dengan baik dan sesuai harapan
c. Kegiatan praktik menjadi terarah dengan kemampuan memahami dan
menguasai yang diharapkan pada mahasiswa menjadi lebih terealisasi
3
BAB II
PENGEMBANGAN KECEPATAN DAN KETEPATAN MENGETIK
Amati gambar di atas secara cermat dengan panduan pertanyaan berikut ini :
1. Bagaimana teknik mengetik yang benar sesuai dengan kecepatan dan
ketepatan yang telah ditentukan ?
2. Bagaimana mengetik paragraf lengkap (kombinasi huruf, angka dan tanda
baca) sesuai dengan kecepatan dan ketepatan yang telah ditentukan ?
3. Bagaimana posisi ergonomis (tangan, punggung, dan kaki) yang benar dalam
aktifitas mengetik ?
Tujuan Praktik
1. Mahasiswa mengerti teknik mengetik yang benar dengan menggunakan seluruh
sumber daya yang ada
2. Mahasiswa mahir mengetik paragraf lengkap secara membuta dengan teknik
keyboarding yang baik dan benar
3. Mahasiswa menggunakan posisi ergonomis dalam setiap aktifitas mengetik
yang dilakukan
4
2.1 Teknik Mengetik
Aktifitas ini dilakukan sebagai lanjutan dari mata kuliah sebelumnya, yaitu
Keyboarding Skill. Pengingatan kembali dan pemantapan secara berkala dilakukan
untuk meningkatkan atau mempertahankan kemampuan mengetik yang telah
dicapai.
Secara teori dan praktik telah diterima pada mata kuliah Keyboarding
Skill, sehingga sekarang hanya pada latihan dan praktik yang maksimal dalam
setiap kegiatan mengetik. Diharapkan, dengan menggunakan teknik keyboarding
yang baik dan benar, membudayakan kebiasaan dari awal kepada mahasiswa pada
saat nanti di dunia kerja, bahwa jam kerja minimal delapan jam per hari, dengan
sebagian besar aktifitas kerja pada kegiatan mengetik, sehingga jika kegiatan
mengetik dilakukan dengan benar, akan mengurangi kelelahan, resiko kesehatan
yang berdampak jangka panjang, serta menjaga postur badan.
2.2 Alat dan Bahan yang Digunakan
Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-
bahan yang harus disediakan adalah:
1. Naskah teks kombinasi huruf besar dan huruf kecil
2. Naskah teks kombinasi huruf besar, huruf kecil dan angka
3. Naskah teks kombinasi huruf besar, huruf kecil, angka dan tanda baca
4. Penghitung Waktu (stop watch, fungsi jam pada HP)
5
Bahan Praktik 1
Aktifitas keseharian tanpa kita sadari adalah aktifitas yang memiliki manfaat
untuk kesehatan tubuh. Misalnya pola tidur dan pola makan yang baik. Hal itu
jika benar dilakukan sangat menjamin tubuh tetap sehat dan terhindar dari
penyakit. Cara menjaga kesehatan seperti ini bahkan tidak perlu mengeluarkan
uang banyak untuk tetap sehat.
(50 kata/2 menit)
Bahan Praktik 2
Aktifitas yang padat, menjadi alasan orang enggan untuk berolahraga.
Biasanya dengan alasan tidak punya waktu, sudah lelah bekerja, dan sebagainya.
Padahal sebenarnya 30 menit saja meluangkan waktu untuk berolahraga, sudah
berkontribusi besar bagi kesehatan tubuh .
Nah, selain dikatakan dapat menjaga kesehatan tubuh, banyak juga yang
mengatakan bahwa olahraga dapat membuat seseorang menjadi lebih cerdas dan
mengurangi level stress. Karena selain bermanfaat secara jasmani, ternyata ada
juga efek psikologi yang dirasakan oleh orang yang berolahraga. (75 kata/3 menit)
Bahan Praktik 3
Importance of Education in Society
Education, if looked at beyond its conventional boundaries, forms the very
essence of all our actions. What we do is what we know and have learned, either
through instructions or through observation and assimilation. When we are not
6
making an effort to learn, our mind is always processing new information or
trying to analyze the similarities as well as the tiny nuances within the context
which makes the topic stand out or seem different. If that is the case then the mind
definitely holds the potential to learn more, however, it is us who stop ourselves
from expanding the horizons of our knowledge with self-doubt or other social,
emotional, or economic constraints. (120 kata/6 menit)
Bahan Praktik 4
Jumlah Penduduk Indonesia yang bersumber dari Badan Sensus Penduduk,
diketahui bahwa pertumbuhan jumlah penduduk Indonesia sangat melaju pesat.
Pada zaman Orde Lama, jumlah penduduk Indonesia 97,1 juta jiwa dan pada akhir
tahun 2010 jumlahnya dua kali lipat yakni dengan jumlah 237,6 juta jiwa.
Sehingga dapat dilihat dari angka rata-rata kenaikan jumlah penduduk dalam
setiap 10 tahun berkisar 32 juta jiwa. Maka dapat diambil kesimpulan bahwa
pertambahan penduduk pertahunnya adalah 2,6 juta jiwa. Jadi Jumlah Penduduk
Indonesia tahun 2013 sebesar 245,4 juta jiwa. Kemudian Jumlah Penduduk
Indonesia tahun 2014 sebesar 248 juta jiwa. Akan tetapi ada yang disayangkan
dengan pertumbuhan penduduk Indonesia, meskipun jumlah penduduk dalam
tahun ke tahun semakin pesat, namun persebaran penduduk Indonesia tidak
merata ke seluruh wilayah Indonesia yang terdiri dari 33 provinsi. Pulau Jawa
merupakan wilayah yang memiliki populasi penduduk Indonesia paling banyak.
Dan populasi penduduk yang paling sedikit yaitu berada di wilayah timur
Indonesia yakni Maluku dan Papua. (150 kata/ 6 menit)
7
2.3 Langkah-Langkah Mengetik Naskah
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam melakukan aktifitas ini
adalah :
1. Mengkondisikan komputer dan perangkatnya untuk siap digunakan
2. Memperbaiki posisi duduk , mencari posisi yang ternyaman dan benar
3. Mempersiapkan naskah yang akan diketik
4. Mengatur waktu untuk menghitung kecepatan
5. Mulai latihan dan praktik
2.4 Penilaian Hasil Praktik
Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat
memberikan penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan
memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang
(√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada
kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada
tanda centang pada kolom “tidak”)
Tabel 2.1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah anda telah menggunakan teknik mengetik yang baik dan benar ?
2 Apakah anda telah menggunakan posisi ergonomis dalam kegiatan mengetik ?
3 Apakah anda telah memenuhi standar atau aturan kecepatan yang telah ditentukan ?
4 Apakah anda telah memenuhi standar atau aturan ketepatan yang telah ditentukan ?
8
Tabel 2.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah telah menggunakan teknik mengetik yang baik dan benar ?
2 Apakah telah menggunakan posisi ergonomis dalam kegiatan mengetik ?
3 Apakah telah memenuhi standar atau aturan kecepatan yang telah ditentukan ?
4 Apakah telah memenuhi standar atau aturan ketepatan yang telah ditentukan ?
Masukan:
....................................................................................................................................
..................................................................................................................................
Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu
Mata Kuliah.
9
BAB III
DISPLAY PADA TABEL
Panduan pertanyaan dalam mengerjakan bab ini :
1. Seberapa penting penerapan display pada tabel yang dihasilkan ?
2. Teknik displaypada tabel seperti apa yang diterapkan, sehingga dokumen yang
dihasilkan benar, menarik dan serasi ?
Tujuan Praktik
1. Mahasiswa dapat membedakan berbagai macam teknik display dan
menggunakannya pada saat membuat tabel
2. Mahasiswa dapat memilih teknik display yang benar dan sesuai pada saat
membuat tabel
3. Mahasiswa dapat membuat tabel secara baik, benar dan serasi dengan
menggunakan teknik display yang sesuai
3.1 Aturan Display pada Tabel
Display (tata letak) adalah penyusunan bermacam-macam naskah yang
akan diketik secara efektif dengan tata letak (tampilan) yang menarik sehingga
mudah untuk dibaca, dipahami, serta untuk keseimbangan dan keindahan ketikan
naskah agar hasil pekerjaan menarik.
10
Tabel dapat berdiri sendiri sebagai sumber data atau dokumen, dapat pula melengkapi data pada paragraf. Display pada tabel menjadi penting karena selain benar, setiap tabel harus terlihat menarik, seimbang dan selaras antara jarak, pilihan huruf, dan hal lain yang harus diperhatikan.
Sedangkan yang dimaksud dengan tabel adalah informasi yang diketik
dalam bentuk kolom-kolom dengan tujuan agar mudah untuk dipahami.
Pengetikan tabel berkaitan dengan teori pengetikan display (tata letak). Informasi
yang ditampilkan dalam bentuk tabel dapat berupa kata/kalimat, namun dapat juga
berupa angka-angka atau gabungan antara kata/kalimat dengan angka-
angka.Pengetikan naskah dalam bentuk tabel dikategorikan menjadi 2 (dua) yaitu
tabel terbuka dan tabel tertutup.
a. Pengetikan Naskah dalam bentuk Tabel Terbuka
Contoh:
Renang Kasti Balap Sepeda
Sepatu Roda Sepak Takraw Pencak Silat
Bulu Tangkis Tenis Lapangan Angkat Besi
Marathon Tinju Wushu
Sepak Bola Dayung Basket
Tenis Meja Senam Bowling
b. Pengetikan Naskah dalam bentuk Tabel Tertutup
Contoh:
NO
NAMA PEKERJAAN PENGHASILAN(Rp/bulan)
1. Aulia Rahmah PNS 3.000.000
2. Bumi Putra Akbar Swasta 2.100.000
3. Dewa Anggana Dokter 6.000.000
11
Pada tabel, terdapat bagian-bagian tabel yang perlu diperhatikan, seperti
tampak pada penjelasan gambar dibawah ini :
Keterangan :
a. Judul Tabel, diketik centring horizontal, huruf besar semua (all caps), serta
jika terdiri dari 2 baris kalimat, maka spasi yang digunakan adalah 2 spasi, jika
lebih dari 2 baris kalimat, maka spasi yang digunakanadalah 1 spasi.
b. Baris dan Kolom Tabel, yaitu urutan deret tabel yang memanjang dari kiri ke
kanan dan memuat infomasi secara vertikal (dari atas ke bawah)dan urutan
lajur tabel yang memanjang dari atas ke bawah dan memuat informasi secara
horizontal (dari kanan ke kiri)
c. Sumber data, asal informasi dalam tabel terletak di bagian bawah tabel
3.2 Alat dan Bahan yang Digunakan
Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-bahan
yang harus disediakan adalah:
1. Seperangkat komputer beserta printer
2. Naskah latihan
12
3. Alat tulis
Bahan Praktik 1
1. Ketik tabel di bawah ini !
DAFTAR HONORARIUM PANITIAKEGIATAN WORKSHOP PENINGKATAN KINERJA PEGAWAI
MALANG, 20 AGUSTUS 2015
No Nama Penerimaan(Rp) Tandatangan
1. Abdullah Wahab 200.000 1.2. Annisa Hapsari 200.000 2.3. Micellia 150.000 3.4. Susanti 200.000 4.5. Tuti Alawiyah 100.000 5.6. Uut Permatasari 100.000 6.7. Wawan 100.000 7.8. Zidane Attala 100.000 8.
2. Buat seperti tabel di atas dengan soal sebagai berikut :
Seminar Nasional Bisnis dan Manajemen, dilaksanakan pada tanggal 8 Oktober
2015, oleh Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang, dengan
nama-nama panitia dari mahasiswa sebagai berikut : Cahya Nova Kurniawan,
Adinia Lushinta Maharani, Hanif Rahman, Rizky Hidayatullah, Amirul Nur
Santi, dengan masing-masing honor yang diterima Rp 100.000,-
13
Bahan Praktik 2
1. Ketik tabel seperti di bawah ini !
KANDUNGAN VITAMIN C PADA BUAH
No Buah Kandungan Vitamin C(mg/100gr)
1. Jambu Biji 1832. Kiwi 1003. Kelengkeng 844. Pepaya 625. Jeruk 536. Melon 427. Anggur 348. Jeruk Mandarin 319. Buah Sukun 2910. Mangga 2811. Nanas 1512. Pisang 913. Alpukat 8
(Sumber : Nalini, 2014)
2. Asparagus (Asparagus officinalis), kandungan zat aspergine yang terdapat
pada rebungnya ternyata sangat berguna untuk memperbaiki pencernaan dan
melancarkan air seni. Asparagus yang dimasak atau jus dapat digunakan untuk
membantu meningkatkan pengeluaran faeces, dan sangat baik membantu
menghilangkan timbunan asam urat pada penderita ginjal.Bawang putih
mempunyai nama ilmiah Allium sativum. Bawang putih dapat menurunkan
kadar kolesterol dan menurunkan tekanan darah tinggi. Bawang putih
mengandung mineral yang tinggi seperti selenium dan germanium,
glucosinolate, serta enzim. Brokoli(Brassica oleracea var botrytis), dapat
menurunkan risiko terkena kanker usus besar, dan kanker pencernaan.
Bunganya yang hijau pekat ini mempunyai bau yang khas, disebabkan adanya
senyawa indol.
14
Buat tabel untuk meringkas paragraf di atas sehingga menjadi informasi yang
lebih ringkas, jelas dan efisien !
Kolom pada tabel (No, Sayuran, Nama Latin, Kandungan serta Manfaat,
dengan sumber Majalah Kesehatan “LIFE”, Edisi Juli 2015).
Bahan Praktik 3
Data mahasiswa baru Tahun Ajaran 2014/2015 Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Malang, adalah terdapat sepuluh anak yang berasal dari SMK
Negeri 1 Malang dengan nama-nama Mahesa Jenar, Aulia Damayanti, Miftahul
Jannah, Triska Arnanda, Amin Fuadi, Sugih Waras, Laila Saadah, Zaenal Abidin,
Slamet Hidayah, Rizky Saufi Malinda, yang berasal dari SMU Negeri 9 Malang
sebanyak 4 orang, dengan nama-nama Salahuddin, Sigit Aruman, Shinta Amalia,
Devita Wulan Cahya. Dari SMU Islam Malang, sebanyak 7 orang dengan nama-
nama Ahmad Firdaus, Baby Silvia, Romeo, Yolanda, Dyan Ahmad Putra,
Dewangga Faisal, Rizal Altala, dan sisanya sebanyak 5 orang berasal dari luar
kota Malang, yaitu 2 orang dari SMU Negeri 4 Kediri, dengan nama-nama
Muhammad Abdullah, Wahidin, 1 orang dari SMU 1 Garum dengan nama Zainal
Subkhan, serta 1 orang lagi dari SMK Negeri Singosari dengan nama Hamidi
Masykur.
Buat tabel untuk menyederhanakan informasi di atas, dengan mengurutkan nama-
nama mahasiswa sesuai dengan abjad !
15
Bahan Praktik 4
Buat tabel terbuka dengan soal di bawah ini !
Terdapat data tentang jumlah penduduk berdasarkan jenis kelamin di Pulau Jawa
pada tahun 2010 dan sebarannya. DKI jumlah penduduk laki-laki 4.870.938,
jumlah penduduk perempuan 4.736.849, total 9.607.787. Jawa Barat jumlah
penduduk laki-laki 21.907.040, jumlah penduduk perempuan 21.146.692, total
43.053.732. Jawa Tengah jumlah penduduk laki-laki 16.091.112, jumlah
penduduk perempuan 16.291.545, total 32.382.657, D I Yogyakarta jumlah
penduduk laki-laki 1.708.910, jumlah penduduk perempuan 1.748.581, total
3.457.491. Jawa Timur jumlah penduduk laki-laki 18.503.516, jumlah penduduk
perempuan 18.973.241, total 37.476.757. Banten jumlah penduduk laki-laki
5.439.148, jumlah penduduk perempuan 5.193.018, total 10.632.166.
3.3 Langkah-langkah Mengerjakan Latihan Membuat Tabel dengan Display
yang Benar
1. Membaca soal latihan dengan cermat
2. Merumuskan kolom, lajur serta judul kolom yang harus dibuat
3.4 Penilaian Hasil Praktik
Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat
memberikan penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan
memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang
(√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada
16
kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada
tanda centang pada kolom “tidak”)
Tabel 3.1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah judul tabel telah sesuai baik pilihan huruf, spasi dan jarak antara judul dengan tabel ?
2 Apakah judul kolom sudah benar baik pilihan huruf, spasi dan jarak antar margin ?
3 Apakah isi tabel telah dibuat dengan benar , dengan memperhatikan jenis data apakah tulisan, angka, panjang pendeknya kalimat serta keselarasan margin yang dipilih ?
4 Apakah sumber tabel telah dibuat dengan benar, baik jarak dengan tabel, pilihan huruf, serta spasi yang digunakan ?
Tabel 3.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah judul tabel telah sesuai baik pilihan huruf, spasi dan jarak antara judul dengan tabel ?
2 Apakah judul kolom sudah benar baik pilihan huruf, spasi dan jarak antar margin ?
3 Apakah isi tabel telah dibuat dengan benar , dengan memperhatikan jenis data apakah tulisan, angka, panjang pendeknya kalimat serta keselarasan margin yang dipilih ?
4 Apakah sumber tabel telah dibuat dengan benar, baik jarak dengan tabel, pilihan huruf, serta spasi yang digunakan ?
Masukan:
....................................................................................................................................
Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu
Mata Kuliah.
17
BAB IV
DISPLAY PADA PARAGRAF
Pahami Panduan yang terdapat dalam kotak di atas dengan bantuan pertanyaan
berikut :
1. Apa beda paragraf yang menarik dan tidak menarik ?
2. Bagaimana pemilihan display yang baik dan benar dalam menyusun paragraf ?
3. Apa saja macam teknik display dalam menyusun paragraf ?
Tujuan Praktik
1. Mahasiswa mampu menyusun paragraf yang baik dan menarik
2. Mahasiswa mampu memilih teknik display sesuai dengan kebutuhan dalam
menyusun paragraf
4.1 Aturan Display pada Paragraf
Ada bermacam-macam teknik display (tata letak) untuk menyusun ketikan
naskah agar tampilannya kelihatan menarik yaitu:
a. Horizontal Centering (naskah diketik di tengah-tengah secara horisontal)
Pada teknik ini, naskah yang diketik berada di tengah-tengah kertas
secara horisontal (jarak kiri dan kanan ketikan sama).
Contoh: Pemerintah Republik Indonesia
Apabila diketik menjadi:
18
Penulisan Paragraf selain benar juga harus menarik, karena dengan penulisan yang indah, tertata rapi, mengikuti aturan dapat memberikan kesan dan daya tarik bagi yang membaca
Pemerintah Republik Indonesia
b. Vertikal Centring (naskah diketik ditengah-tengah secara vertikal)
Pada teknik ini, naskah yang diketik berada berada di tengah-tengah
kertas secara vertikal (jarak atas dan bawah ketikan sama).
Contoh: MODUL PRAKTIK
Apabila diketik menjadi:
MODUL PRAKTIK
c. Kombinasi antara Horizontal dan Vertical Centring (naskah diketik di tengah-
tengah baik secara horizontal maupun vertikal) .
Pada teknik ini, naskah diketik secara kombinasi antara horisontal dan
vertikal yaitu naskah diketik berada di tengah-tengah kertas secara vertikal dan
horisontal (jarak atas dan bawah ketikan sama serta kiri kanan kertas
sama)
Contoh: MUSEUM MPU PURWA
Apabila diketik menjadi:
MUSEUM MPU PURWA
19
d. Naskah diketik dengan cetakan khusus (special print) misalnya bold (huruf
tebal), underline (digarisbawahi), italic (dicetak miring), dan lain-lain.
Note : Bold dan Underline untuk menegaskan bahwa pada point tersebut
adalah penting dan harus diperhatikan, sedangkan italic untuk
penulisan istilah asing.
Pengetikan Naskah dalam bentuk Paragraf.
Pengetikan naskah dalam bentuk paragraf ini dapat dikategorikan dalam
beberapa bentuk paragraf yaitu:
a. Pengetikan Naskah dalam Bentuk Paragraf Lurus (Full Blocked
Paragraph Style)
Yang dimaksud dengan pengetikan paragraf lurus adalah teknik
pengetikan paragraf yang dimulai dari margin kiri pada setiap awal sampai
dengan akhir baris kalimat.
Contoh:
(Ketik Contoh di bawah ini dengan menggunakan teknik keyboarding
yang benar)
Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada
kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam
praktiknya cukup berat karena apapun pekerjan atasan yang berhubungan
dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan seorang sekretaris harus
membantunya, seperti :
20
a. Bila atasan akan melalukan hubungan bisnis melalui surat, maka sekretaris
yang menyiapakan mulai dari pengetikan sampai pada pengiriman dan
tindak lanjutnya
b. Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan, saat
pelaksanaan rapat sampai setelah rapat, sekretaris yang harus memastikan
kelancaran rapat tersebut.
c. Demikian juga apabila atasan akan melakukan perjalanan dinas, maka
semua persiapan sebelum berangkat, saat berangkat sampai setelah atasan
kembali, sekretaris yang mengurus kegiatan atasan tersebut
b. Pengetikan Naskah dalam Bentuk Paragraf Inden/Masuk (Indented
Paragraph Style)
Yang dimaksud dengan pengetikan paragraf inden adalah teknik
pengetikan dimana kalimat pada awal paragraf diketik mulai 5-7 karakter untuk
setiap awal paragrafnya.
Contoh:
(Ketik Contoh di bawah ini dengan menggunakan teknik keyboarding
yang benar)
Administrasi/Sistem adalah sekelompok unsur yang erat
berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001). Administrasi/Sistem juga adalah
kumpulan dari komponen-komponen peralatan model requirements, function
dan interface (Mathiassen, Lars, 2000). Administrasi/Sistem adalah
sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk
mencapai suatu tujuan dan merupakan sekumpulan komponen yang saling
21
bekerjasama untuk mencapai tujuan guna memperbaiki organisasi ke arah yang
lebih baik (McLeod, 1998).
Syarat-Syarat Sistem :
Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.
Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
Adanya hubungan diantara elemen sistem.
Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting
daripada elemen sistem.
Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.
c. Pengetikan Naskah dalam Bentuk Paragraf Menggantung (Hanging
Paragraph Style)
Yang dimaksud dengan pengetikan paragraf menggantung adalah
teknik pengetikan dimana kalimat pada baris kedua pada masing-masing
paragraf diketik mulai 3-4 karakter.
Contoh:
(Ketik Contoh di bawah ini dengan menggunakan teknik keyboarding
yang benar)
Prosedur adalah ”suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa
orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin
penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-
ulang”.
Berdasarkan defenisi diatas bahwa prosedur merupakan suatu urutan pekerjaan
menulis yang melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih
22
yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang sama terhadap
transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Dengan
demikian pekerjaan yang berulang-ulang harus dilakukan dengan
prosedur yang sama. Sedangkan maksud darikegiatan klerikal adalah
kegiatan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan
buku besar, yaitu menggandakan, menghitung, memberi kode,
mendaftarkan, dan membandingkan.Prosedur juga merupakan metode-
metode yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan sesuaidengan
kebijakan yang telah ditetapkan.
Prosedur yang baik pada umumnya memenuhi kriteria berikut ini :
a. Prosedur harus dinyatakan dengan jelas dengan bentuk tertulis dan
disusun secara sistematis dalam bentuk pedoman prosedur.
b. Prosedur yang disusun harus cukup sederhana untuk memudahkan
pelaksanaan tugas para pegawai.
c. Pelaksanaan prosedur harus dapat dicapai dengan biaya rendah.
d. Secara periodik prosedur yang disusun harus dievaluasi untuk
dinilai efisiensi dan efektivitasnyaserta diadakan perbaikan jika
perlu.
e. Prosedur yang disusun harus memperhatikan prinsip pengendalian
intern, antara lain:
1. Penggunaan formulir yang dibubuhi nomor urut tercetak.
2. Pemisahan fungsi yang tegas dan tepat agar tercapai mekanisme
saling uji.
23
3. Pekerjaan hanya dapat dilaksanakan setelah ada otorisasi dari
pejabat yang berwenang.
Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa dengan
jumlah yangdibebankan kepada pelanggan dalam transaksi
perusahaan,baik secara tunai maupun secara kredit.Dalam pelaksanaan
penjualan tunai tersebut terdapat jaringan prosedur yang membentuk
sistem penjualan tunai yang melibatkan beberapa unit atau bagian dalam
organisasi. Kegiatan ini dapatdilihat dari diagram arus data atau Diagram
Arus Data Logis (DAD), selain itu dapat juga dilihat dari bagan arus
dokumen (flowchart), yang mengemukakan distribusi formulir-formulir.
d. Naskah diketik dengan menggunakan leader dots (titik-titik)
Pengetikan naskah dengan menggunakan leader dots (titik-titik)
dimaksudkan agar kita lebih mudah membaca naskah antara kolom satu dengan
kolom yang lainnya.
Contoh:
Judul Buku Harga
Administrasi Perkantoran.............................................................. Rp 50.000,-Peran Sekretaris pada Organisasi Modern..................................... Rp 78.000,-Korespondensi Bisnis ................................................................... Rp 49.000,-
e. Pengetikan naskah dengan menggunakan kombinasi beberapa special
Pengetikan naskah dengan memanfaatkan beberapa teknik display
dimaksudkan juga untuk lebih memudahkan membaca naskah. Naskah ini
terdiri dari lebih dari satu teknik display seperti: horizontal centring, vertical
centring, tabel, paragraf, underscoring, bold, cetak miring dan leader dots.
24
Contoh:
(Ketik Contoh di bawah ini dengan menggunakan teknik keyboarding
yang benar)
PT Gemar Membaca merupakan penerbit dan toko buku yang masih baru,
berdiri pada tahun 2013. Beralamatkan di Jl. Pandeglang no. 40 Malang,
merupakan lokasi yang strategis karena sangat dekat dengan beberapa kampus
besar di Kota Malang, sehingga PT Gemar Membaca mudah dijangkau oleh
mahasiswa dan pelajar yang membutuhkan buku. Selain itu, PT Gemar
Membaca membantu para praktisi, akademisi, mahasiswa serta umum untuk
menerbitkan hasil tulisan yang dibuat.
Terdapat banyak koleksi buku yang tersedia, baik yang diterbitkan oleh PT
Gemar Membaca atau dari penerbit lain, buku dengan pengarang dari dalam
negeri sampai dengan luar negeri, serta buku-buku dengan berbagai topik, yaitu
pengetahuan umum, buku sekolah dan kuliah, serta buku-buku bacaan yang
ringan. Beberapa buku yang tersedia antara lain :
Judul Buku Harga
Akibat Pergaulan Bebas ................................................................ Rp 71.000,-Keterampilan Menyusun Surat Bisnis........................................... Rp 56.000,-
Serta masih banyak judul buku yang lain. Dengan pelayanan yang ramah,
tempat yang nyaman, harga terjangkau, menjadikan PT Gemar Membaca
sebagai tempat alternatif pilihan jika memerlukan buku. Let’s Joint Us !
25
4.2 Alat dan Bahan yang Digunakan
Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-
bahan yang harus disediakan adalah:
1. Seperangkat komputer beserta printer
2. Naskah latihan
3. Alat tulis
Bahan Praktik 1
INGAT : Sebelum mengerjakan Bahan Praktik 1, kerjakan dahulu perintah
di masing-masing contoh yang ada di atas !
Berikut adalah hasil ketikan paragraf yang salah, ketik ulang dengan melakukan
pembenaran dan menjadi paragraf yang menarik, informatif dengan bentuk
paragraf menggantung, jarak 2 spasi !
(Gunakan teknik keyboarding yang benar)
Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionaryof Current English (2000), kata administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) . Silalahi,(2002: 2-3). Kata adminstrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, srat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work). Handayaningrat, (2008: 2) Secara ilmu, menurut White (2007:59), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (2005) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam krja sama mencapai tujuan tertentu . Newman (dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi
26
sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Siagian (2005:65) berpendapatbahwa administrasi merupakan keseluruhanproses kejasama natara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara itu Waldo (2000:34)) mendefinisikan administrasisebagai suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi. Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori 1 yaitu : 1. Pengertian administrasi dalam arti sempit Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusnan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tpat disebut tata usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan. 2. Pengertian administrasi dalam arti luasAdministrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untukmencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsurunsur sbb: sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.
Bahan Praktik 2
Ketik naskah dibawah ini dengan bentuk paragraf inden/masuk, 2 spasi, gunakan
semua aturan display yang benar sehingga naskah dapat dibaca,dipahami dan
menarik !(Gunakan teknik keyboarding yang benar)
Istilah sekretaris merupakan adopsi dari bahasa Belanda, yaitu secretaries atau
dari bahasa Inggris, secretary maupun dari bahasa Latin, secretum yang artinya
rahasia. Jadi diharapkan posisi ini diisi oleh orang yang bisa menjaga rahasia,
khususnya piminan suatu organiasi.
Menurut kamus Webster (Sutarto, 2000), sekertaris adalah seorang pegawai yang
memlihara warkat, melakukan korespondensi dan tugas-tugas administrasi
lainnya, juga pegawai yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan, atau
pegawai yang mengepalai suatu departemen pemerintahan. Sedangkan menurut
Fowler (2006), sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk
membantu korespondensi, tugas administrasi,mendapatkan informasi dan
27
menyimpan rahasia, atau pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau organisasi
untuk berkorespondensi danmemelihara warkat yang brkaitan dengan
organisasinya.
Berdasrkan lingkup tanggung jawabnya, sekretaris dibagi menjadi dua, yaitu
sekretaris organisasi dan sekretaris pribadi. Sekretaris Organisasi adalah seseorang
yang memimpin sekretariat dari suatu rganisasi maupun instansi pemerintah. Di
samping bekerja atas instruksi pimpinan, ia juga memiliki wewenang ikut
sertadalam aktivitas manajemen organisasi yang dinaunginya. Misalnya adalah
Sekretaris Jenderal PBB, Sekretaris Daerah Provinsi.Sekretaris Pribadi adalah
seseorang yang bertugas membantu seseorang dalam tugas administrasi dan
membantu seorang pemimpin dalam menjalankan tugasnya.
Menurut Sutarto (2000), pada dasarnya tugas sekretarisdibagi dalam lima bagian:
Tugas perkantoran, yaitu menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi
dari pimpinan, mnangani suratsurat masuk dan keluar, membuat konsep surat
yang bersifat rutin, dan mendokumentasikan surat-surat yang bersifat rutin.
Tugas resepsionis, yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-
pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan,
mencatat janji-janji untuk pimpinan, memberikan masukan, dan menyusun
prioritas acara kerja sehari-hari pimpinan.
Tugas keuangan, yaitu menangani urusan keungan pribadi pimpinan, misalnya
penyimpanan uang, penarikan cek atau pengambilan uang dari bank dan
sebagainya, membayarkan rekening-rekening pembayaran, pajak, sumbangan dan
sebagainya (hal ini jarang dilakukan karena telah dilaksanakan oleh bagian
keuangan), menyimpan catatan pengeluaan sehari-hari untuk pimpinan dan
menyediakan dana untuk keperluan tersebut.
Tugas sosial, yaitu megurus rumah tangga kantor pimpinan, menyelenggarakan
rapat untuk kantorpimpinan beserta pengurusan undangannya, menyampaikan
ucapan selamat dan belasungkawa kepada relasi aas nama pimpinan.
Tugas insidentil, di antaranya menyiapkan ageda rapat, mempersiapkan laporan,
pidato atau pernyataan pimpinan, mewakili pimpinan ke beberapa acara seminar
bila pimpinanberhalangan hadir.
28
4.3 Langkah-Langkah Menyusun Paragraf dengan Display yang Benar
1. Baca dengan cermat maksud dari perintah praktik
2. Siapkan naskah yang akan disalin
4.4 Penilaian Hasil Praktek
Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat
memberikan penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan
memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang
(√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada
kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada
tanda centang pada kolom “tidak”)
Tabel 4. 1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah anda telah menggunakan teknik keyboarding yang benar dalam menyalin naskah praktik ?
2 Apakah anda mengerti dari maksud perintah sehingga dapat menemukan bagian-bagian pada naskah yang perlu dibenarkan ?
3 Apakah anda dapat menilai mana naskah dengan paragraf yang baik dan mana naskah dengan paragraf yang salah ?
4 Apakah anda dapat menyelesaikan keseluruhan bahan praktik dengan benar ?
29
Tabel 4.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah anda telah menggunakan teknik keyboarding yang benar dalam menyalin naskah praktik ?
2 Apakah anda mengerti dari maksud perintah sehingga dapat menemukan bagian-bagian pada naskah yang perlu dibenarkan ?
3 Apakah anda dapat menilai mana naskah dengan paragraf yang baik dan mana naskah dengan paragraf yang salah ?
4 Apakah anda dapat menyelesaikan keseluruhan bahan praktik dengan benar ?
Masukan :
....................................................................................................................................
..................................................................................................................................
Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu
Mata Kuliah.
30
BAB V
DOKUMEN PERJALANAN DINAS
(TRAVEL CHECKLIST dan SURAT TUGAS)
Amati bagan di atas dan pahami dengan petunjuk sebagai berikut :
1. Terdapat beberapa dokumen yang harus diurus dalam perjalanan dinas
2. Masing-masing dokumen memiliki tujuan dalam penyusunannya, yang pada
akhirnya untuk kelancaran perjalanan dinas
Tujuan Praktik
1. Mahasiswa terampil menyusun travel checklist dan surat tugas
2. Mahasiswa memahami tujuan dan kegunaan travel cheklist dan surat tugas
5.1 Tujuan dan Bentuk Travel Checklist dan Surat Tugas
Penyusunan travel checklistbertujuan untuk memudahkan dalam
mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan, dengan mendata beberapa hal, jika
sudah dilakukan ditandai dengan checklist (√).
31
Contoh :
(Salin contoh di bawah ini dengan teknik display yang baik dan benar !)
TRAVEL CHECKLIST
PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI/LUAR NEGERI
NAMA : Tanggal dan waktu berangkat :
TUJUAN : Jenis kendaraan yang digunakan :
Maksud Perjalanan : Tanggal dan waktu kembali :
No Subjek Tanggal dipersiapkan Status Keterangan1. Tiket pesawat2. Dana perjalanan 3. Dokumen perjalanan 4. Laptop, flashdisk, alat tulis5. Dan lain-lain
Mengetahui, Yang membuat,
Pelaksana perjalanan Sekretaris
Keterangan :
1. Semua keterangan yang ada pada kolom tabel bersifat kondisional sesuai
dengan kebutuhan perusahaan
2. Akan lebih baik jika dirinci secara detail, misalnya dokumen perjalanan dinas
disebutkan satu per satu, seperti paspor, identitas diri, dan lain-lain sehingga
mengurangi resiko kesalahan dan lalai.
32
Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang
dan ditujukan kepada seseorang untuk melakukan pekerjaan tertentu.
Contoh :
(Salin contoh di bawah ini dengan teknik display yang baik dan benar !)
PT TERANG JAYAJL. MERDEKA BARAT NO. 100
Telp (0341) 555666 Faks. (0341) 555666MALANG
SURAT TUGASNomor : 001/ST/TJ/IX/2013
Direktur PT Terang Jaya, menugaskan kepada :Nama : Putri JelitaJabatan : Manajer PersonaliaAlamat : Jalan Suropati No. 40 Malang
Untuk mengadakan perjalanan dinas dengan tujuan :
Tempat : Jalan Palmerah No. 12 JakartaLama : 2 hari, terhitung mulai tanggal 1 Oktober s.d 2 Oktober 2015Jenis Tugas : Menghadiri peresmian pembukaan cabang baru perusahaan
Demikian surat tugas ini dibuat untuk digunakan seperlunya
Malang, 30 September 2015
Reza SyahkualaDirektur
5.2 Alat dan Bahan yang Digunakan
Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-
bahan yang harus disediakan adalah:
1. Seperangkat komputer beserta printer
2. Naskah latihan
3. Alat tulis
33
Tj
Bahan Praktik 1
Susun travel checklist dengan panduan sebagai berikut :
1. Travel checklist disusun oleh Indah Saraswati, sebagai sekretaris di PT
RAHAYU ABADI, Perusahaan Konveksi, dengan alamat Jl Bukit Hijau No.
200 Surabaya, Telepon (031)7773456, email : [email protected].
2. Personalia yang melaksanakan perjalanan dinas adalah Manajer Personalia PT
RAHAYU ABADI, Bapak Muhammad Ghozali, S.Sos
3. Tujuan perjalanan dinas ke Jakarta untuk menghadiri acara Sosialisasi Undang-
Undang Ketenagakerjaan di Hotel Aston, yang diselenggarakan pada hari
Rabu, 18 November 2015.
4. Jenis transportasi yang dipilih adalah pesawat, dengan menginap semalam di
Hotel Aston pada hari sebelum acara, karena acara berlangsung mulai pagi,
pada pukul 08.00 WIB.
5. Acara selesai pada pukul 12.00 WIB, dan bapak Muhammad Ghozali, S.Sos
langsung kembali ke Surabaya naik pesawat dengan jadwal penerbangan pukul
13.45 WIB.
6. Dokumen yang harus dibawa adalah (1) Surat Tugas, (2) SPPD, (3) Lembar
Notula sebagai pertanggungjawaban kepada perusahaan, (4) Surat undangan
dari penyelenggara acara, (5) Laporan Personalia PT RAHAYU ABADI yang
akan disampaikan di forum sebagai perbandingan dengan beberapa perusahaan
lain tentang kondisi ketenagakerjaan pada perusahaan masing-masing, (6) tiket
pesawat (7) bukti booking hotel serta dokumen lain yang dianggap perlu.
34
Bahan Praktik 2
Dari soal di atas, susun surat tugas untuk perjalanan dinas Bapak Muhammad
Ghozali !
Bahan Praktik 3
PT BINTANGJL. SIMBAR MENJANGAN NO. 23
Telp (024) 555666 Faks. (024) 777666SEMARANG
Nomor : 97/UND/B/XII/2015 2 Desember 2015
Kepada Yth.Bpk. Syahrul MunirManajer Keuangan PT Istana SandangJln. Langkawi No. 46 MalangJawa Timur
Dengan hormat,Sebagai perusahaan yang menggunakan jasa PT Bintang dalam hal pemenuhan kebutuhan peralatan kantor yaitu komputer, kami mengundang Bapak Syahrul Munir, Manajer Keuangan PT Istana Sandang untuk hadir dalam acara Workshop Aplikasi Sistem Jaringan yang baru untuk kemudahan operasional administrasi perusahaan, pada :Hari : SeninTanggal : 9 Desember 2015Waktu : 10.00 – 15.00 WIBTempat : Grand Room, Hotel Kartika Jln. Darmo No. 12 SemarangAcara : 10.00 – 10.30 : Registrasi
10.30 – 12.00 : Penyampaian materi12.00 – 13.00 : Ishoma13.00 – 15.00 : Lanjutan materi dan sesi tanya jawab
Untuk memperlancar acara, kami mohon Bapak/Ibu dapat memberikan konfirmasi bahwa dapat hadir pada acara tersebut kepada Saudari Asma (08556789011).
Demikian undangan kami, atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan teriimakasih.
Ketua Pelaksana
Sarwo KumoloSusun travel checklist dan surat tugas untuk perjalanan dinas berdasarkan surat
undangan di bawah ini !
5.3 Langkah-Langkah Menyusun Travel Checklist dan Surat Tugas
35
1. Pahami dan mengerti maksud dari perintah
2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusun Travel
Checklist dan Surat Tugas
5.4 Penilaian Hasil Praktik
Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat
memberikan penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan
memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang
(√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada
kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada
tanda centang pada kolom “tidak”)
Tabel 5.1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah anda dapat menentukan dokumen yang harus dibawa dalam setiap perjalanan dinas ?
2 Apakah anda dapat menyelesaikan travel checklist dengan benar ?
3 Apakah anda dapat menyelesaikan menyusun surat tugas dengan benar ?
Tabel 5.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah anda dapat menentukan dokumen yang harus dibawa dalam setiap perjalanan dinas ?
2 Apakah anda dapat menyelesaikan travel checklist dengan benar ?
3 Apakah anda dapat menyelesaikan menyusun surat tugas dengan benar ?
Masukan :
36
....................................................................................................................................
..................................................................................................................................
Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu
Mata Kuliah.
BAB VI
37
DOKUMEN PERJALANAN DINAS
(SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS/SPPD)
Pahami kalimat yang terdapat dalam kotak, dan panduannya adalah :
1. Siapakah yang menerbitkan SPPD ?
2. Apakah SPPD merupakan syarat wajib bagi seseorang yang melakukan
perjalanan dinas ?
3. Apakah SPPD sangat penting, sehingga banyak pihak yang harus ikut
bertanggung jawab ?
Tujuan Praktik
1. Mahasiswa terampil menyusun SPPD
2. Mahasiswa mengerti apa yang akan dilakukan jika berhadapan dengan SPPD
baik untuk dirinya sendiri atau untuk orang lain dalam perusahaan.
6.1 Maksud dari SPPD
38
Pejabat yang berwenang memberikan SPPD, Pegawai yang
SPPD merupakan surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang
yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk
melaksanakan perjalanan dinas.
Karena perjalanan kerja ke luar kota membutuhkan biaya tambahan dan itu
harus ditanggung oleh perusahaan, maka dibutuhkanlah surat ini sebagai bukti
bahwa seorang pegawai atau karyawan melaksanakan tugas kerja ke luar kota.
Selain itu Surat Perintah Perjalanan Dinas ini juga berfungsi sebagai bukti
perintah dari atasan kepada bawahannya untuk melakukan tugas/pekerjaan di luar
kota.
Hal-hal yang dicantumkan dalam Surat Perintah Perjalanan Dinas ini antara
lain:
a. Pejabat atau Atasan yang memberikan perintah
b. Pegawai atau Karyawan yang diberikan perintah berikut dengan orang-orang
yang ikut dalam perjalanan dinas
c. Maksud dan Tujuan Perjalanan Dinas
d. Lamanya perjalanan dinas dilakukan
e. Tempat asal dan tempat tujuan dinas
f. Pembebanan Anggaran terhadap biaya perjalanan dinas
g. Tanda tangan pejabat terkait
h. Keterangan Perjalanan yang diisi oleh pegawai yang melakukan perjalanan
dinas
6.2 Alat dan Bahan
39
Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-bahan
yang harus disediakan adalah:
1. Seperangkat komputer beserta printer
2. Naskah latihan
3. Alat tulis
Bahan Praktik 1
Salin dan ketik contoh SPPD di bawah ini !
LOGONAMA INSTANSIALAMATTELP
SURAT PERINTAH PERJALANAN DINASNomor :
1. Pejabat yang memberi perintah 2. Nama/NIP/yang diperintahkan
mengadakan perjalanan dinas3. Jabatan, pangkat dan golongan dari
pegawai yang diperintahkan 4. Perjalanan dinas yang diperintahkan
DariKeTransportasi menggunakan
5. Perjalanan dinas direncanakan SelamaDari tanggalSampai dengan tanggal
6. Maksud mengadakan perjalanan dinas7. Perhitungan biaya perjalanan dinas
Atas bebanPasal anggaran
8. Keterangan lain
................................................
a.n. PejabatAsisten.............................................u.b.Kepala Biro.....................................
40
KETERANGANDari Pejabat Pemberi Perintah JalanTempat, Kedudukan Pegawai yang Diberi Perintah Berangkat Kembali
Tanggal Tandatangan Tanggal Tandatangan
Dari Pejabat di Daerah Penugasan yang DikunjungiTempat, Kedudukan Pegawai yang Diberi Perintah Berangkat Kembali
Tanggal Tandatangan Tanggal Tandatangan
Bahan Praktik 2
Buat SPPD dengan pedoman sebagai berikut :
1. Pejabat yang menugaskan adalah Kepala Sekolah SMU Cendekia Surabaya
2. Nama pegawai yang diperintah adalah Drs. Sukoco Ahmad, NIP.
197902202006122003
3. Tujuan perjalanan dinas ke SMU Wahana Surya Bojonegoro, dengan acara
Mengikuti Rapat Evaluasi Pelaksanaan Ujian Nasional Tahun Ajaran
2014/2015
4. Perjalanan dinas direncanakan selama satu hari, tanggal 22 Maret 2015 dengan
menggunakan mobil sekolah
5. Atas beban pasal anggaran dari APBD Kota Surabaya 12.233.455.654
6.3 Langkah-Langkah Menyusun SPPD
41
1. Pahami dan mengerti maksud dari perintah
2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusun SPPD
6.4 Penilaian Hasil Praktik
Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat
memberikan penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan
memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang
(√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada
kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada
tanda centang pada kolom “tidak”)
Tabel 6.1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah anda dapat menentukan langkah yang harus dilakukan dalam menyusun SPPD ?
2 Apakah anda dapat menentukan informasi yang harus ada dalam SPPD ?
3 Apakah anda dapat menyelesaikan SPPD dengan benar ?
Tabel 6.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah anda dapat menentukan langkah yang harus dilakukan dalam menyusun SPPD ?
2 Apakah anda dapat menentukan informasi yang harus ada dalam SPPD ?
3 Apakah anda dapat menyelesaikan SPPD dengan benar ?
Masukan :
42
....................................................................................................................................
..................................................................................................................................
Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu
Mata Kuliah.
BAB VII
43
DOKUMEN PERJALANAN DINAS
(ITINERARY DAN LAPORAN PERJALANAN DINAS)
Panduan yang diperhatikan adalah :
1. Bagaimana cara menyusun daftar perjalanan dinas (itinerary)?
2. Bagaimana langkah menyusun atau mengatur daftar perjalanan dinas
(itinerary) ?
3. Bagaimana cara menyusun laporan perjalanan dinas ?
Tujuan Praktik
1. Mahasiswa terampil menyusun daftar perjalanan dinas (itinerary)
2. Mahasiswa terampil menyusun laporan perjalanan dinas
7.1 Itinerary dan Laporan Perjalanan Dinas
Itinerary adalah sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama
perjalanan dinas, yang didalamnya mencakup semua jadwal kegiatan dari
pimpinan selama melakukan perjalanan dinas.
Contoh :
44
Daftar Perjalanan Dinas atau Itinerary merupakan rencana yang disusun dengan tujuan memperlancar perjalanan dinas dari keberangkatan sampai pada kedatangan kembali dengan mempertimbangkan beberapa hal mulai dari alokasi waktu dan agenda, pilihan akomodasidan lain-lain. Tidak berhenti disitu, bahwa harus ada laporan setelah selesai melaksanakan perjalanan dinas.
(Salin contoh dengan menggunakan teknik keyboarding yang benar !)
DAFTAR PERJALANAN DINAS
Nama : Mageswara IskandarTujuan : JakartaWaktu : 2 hari (1 0ktober s.d 2 Oktober 2015
No
WaktuKeberangkatan Tempat
TujuanJenis
Transportasi Acara LamaPerjalanan
Tiba Kembali
Hari/Tanggal Pukul Waktu Transportasi Stasiun/Terminal
Malang, 23 September 2015
Mengetahui, Dibuat olehPimpinan
Mageswara Iskandar Yuanita IllaDirektur Sekretaris
45
Laporan Perjalanan Dinas adalah laporan yang dibuat sebagai bukti
pertanggungjawaban atas terlaksananya suatu kegiatan.
Contoh :
(Salin contoh dengan menggunakan teknik keyboarding yang benar !)
LAPORAN PERJALANAN DINAS
Nama : Mageswara IskandarJabatan : Direktur Alamat : Jl. Pemuda No. 45 Malang
Dalam rangka melaksanakan program-program kerja perusahaan tahun 2015, telah dilaksanakan kegiatan perjalanan dinas, dengan hasil sebagai berikut :
1. Kota tujuan perjalanan bisnis yaitu Jakarta 2. Lama waktu perjalanan bisnis, yaitu 2 hari (1 Oktober s.d 2 Oktober 2015)3. Tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas, yaitu :
- Menghadiri pembukaan cabang baru perusahaan- Melihat kesiapan cabang baru sebelum beroperasi, meliputi : kesiapan
personalia, lokasi, alat dan perlengkapan, dan lain-lain- Berkenalan dengan masyarakat sekitar perusahaan
Demikian laporan hasil perjalanan dinas ini dibuat, untuk diketahui dan diperiksa oleh pejabat yang berwenang.
Malang, 5 Oktober 2015Mengetahui, Dibuat olehPimpinan
Mageswara Iskandar Yuanita IllaDirektur Sekretaris
7.2 Alat dan Bahan
Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-bahan
yang harus disediakan adalah:
1. Seperangkat komputer beserta printer
2. Naskah latihan dan Alat tulis
46
Bahan Praktik 1
Buat jadwal perjalanan dinas untuk nota dinas di bawah ini !
NOTA DINAS
Untuk : Malika NusantaraJabatan : Staf AdministrasiDari : DirekturTanggal : 6 Oktober 2015Subyek : Pembuatan Jadwal Perjalanan Dinas Pimpinan
Segera dibuatkan jadwal perjalanan dinas saya ke Surabaya selama 2 (dua) hari
dalam rangka kunjungan kerja, yang akan dilaksanakan pada tanggal 7 – 8
Oktober 2015, dengan perincian kegiatan sebagai berikut :
Bertemu dengan para karyawan perusahaan cabang Surabaya, di Jl Pangeran
No. 25, pada tanggal 7 Oktober 2015 mulai pukul 13.30 – 15.00 WIB.
Rencana menginap di Hotel Cantika Jl. Embongan No. 21 Surabaya
Makan malam dengan rekan kerja di Restoran Bougenvil yang ada di Hotel
Cantika, pukul 19.00 WIB
Kunjungan kerja ke PT Baja Inti Persada, sebagai perusahaan pemasok bahan
mentah bagi perusahaan, pada tanggal 8 Oktober 2015 pukul 08.30 – 10.00
WIB
Berangkat dari Malang pada tanggal 7 Oktober 2015 pukul 09.00 WIB dengan
menggunakan mobil kantor, Toyota Vios dengan nomor polisi N 1998 AZ
Rencana kembali ke Malang tanggal 8 Oktober 2015, pukul 12.00 WIB
47
Bahan Praktik 2
Alif Reza seorang sekretaris pada PT Dian Cendekia Malang, mendapatkan tugas
dari Bapak Guntur Herlambang, SE, direktur perusahaan untuk membuat daftar
perjalanan dinas (itenerary) untuk perjalanan bisnis beliau ke Malaysia selama 2
hari, pada tanggal 21 sampai dengan 22 Oktober 2015. Direncanakan berangkat
pada tanggal 22 Oktober 2013 pukul 09.00 WIB dari Bandara Juanda Surabaya,
dengan pesawat Garuda Indonesia. Adapun rencana kegiatan Bapak Guntur
Herlambang, SE selama di Malaysia adalah :
Tanggal 22 Oktober 2015, pukul 12.00 chek-in di Hotel Pasific, Kualalumpur,
Malaysia
Tanggal 22 Oktober 2015, pukul 15.00 – 17.00, bertemu dengan rekan kerja di
restoran Delicious di dalam Hotel Pasific, untuk membahas kerjasama lebih lanjut
tentang pembukaan cabang baru di Malang
Tanggal 22 Oktober 2015, pukul 19.30 menghadiri undangan dari Kedubes RI di
Malaysia bersama dengan pengusaha-pengusaha Indonesia yang ada di Malaysia.
Tanggal 23 Oktober 2015
Pukul 09.00 – 12.00 menghadiri rapat kerja di PT Megah Sentausa, yaitu sebagai
partner kerja dalam hal memasarkan produk untuk wilayah Malaysia
Pukul 13.00 – 16.00 istirahat di hotel
Pukul 16.00 berangkat mencari oleh-oleh untuk kantor dan keluarga, sambil
menunggu jadwal keberangkatan pesawat
Pukul 17.00 kembali ke hotel dan chek-out, dilanjutkan menuju bandar Udara
Internasional Kuala Lumpur
Pukul 18.30 kembali ke Malang, melalui bandara Juanda. Untuk perjalanan ke
Malang, menggunakan taksi Blue-Bird hingga sampai ke rumah.
48
Bahan Praktik 3
Berdasarkan soal pada Bahan Praktik 2, anda diminta untuk membuat laporan
hasil perjalanan dinas !
Bahan Praktik 4
PT BINTANGJL. SIMBAR MENJANGAN NO. 23
Telp (024) 555666 Faks. (024) 777666SEMARANG
Nomor : 97/UND/B/XII/2015 2 Desember 2015
Kepada Yth.Bpk. Syahrul MunirManajer Keuangan PT Istana SandangJln. Langkawi No. 46 MalangJawa Timur
Dengan hormat,Sebagai perusahaan yang menggunakan jasa PT Bintang dalam hal pemenuhan kebutuhan peralatan kantor, kami mengundang Bapak Syahrul Munir, Manajer Keuangan PT Istana Sandang untuk hadir dalam acara Seminar Manajemen Bisnis Modern, pada :
Hari : SeninTanggal : 9 Desember 2015Waktu : 10.00 – 15.00 WIBTempat : Grand Room, Hotel Kartika Jln. Darmo No. 12 SemarangAcara : 10.00 – 10.30 : Registrasi
10.30 – 12.00 : Penyampaian Materi 12.00 – 13.00 : Ishoma13.00 – 15.00 : Lanjutan materi dan sesi tanya jawab
Untuk memperlancar acara, kami mohon Bapak/Ibu dapat memberikan konfirmasi bahwa dapat hadir pada acara tersebut kepada Saudari Asma (08556789011).
Demikian undangan kami, atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan teriimakasih.
Ketua Pelaksana
Sarwo Kumolo
Berdasarkan undangan di bawah ini, diminta untukmembuat jadwal perjalanan
bisnis.
49
7.3 Langkah-Langkah Menyusun Itinerary dan Laporan Perjalanan Dinas
1. Pahami dan mengerti maksud dari perintah
2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusun Itinerary
dan Laporan Perjalanan Dinas
7.4 Penilaian Hasil Praktik
Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat
memberikan penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan
memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang
(√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada
kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada
tanda centang pada kolom “tidak”)
Tabel 7.1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah anda dapat menentukan langkah yang harus dilakukan dalam menyusun Itinerary ?
2 Apakah anda dapat menentukan informasi yang harus ada dalam Itinerary ?
3 Apakah anda dapat menyelesaikan Itinerary dengan benar ?
4 Apakah anda dapat menentukan langkah yang harus dilakukan dalam menyusun Laporan Perjalanan Dinas?
5 Apakah anda dapat menentukan informasi yang harus ada dalam Laporan Perjalanan Dinas ?
6 Apakah anda dapat menyelesaikan Laporan Perjalanan Dinas dengan benar ?
50
Tabel 7.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah anda dapat menentukan langkah yang harus dilakukan dalam menyusun Itinerary ?
2 Apakah anda dapat menentukan informasi yang harus ada dalam Itinerary ?
3 Apakah anda dapat menyelesaikan Itinerary dengan benar ?
4 Apakah anda dapat menentukan langkah yang harus dilakukan dalam menyusun Laporan Perjalanan Dinas?
5 Apakah anda dapat menentukan informasi yang harus ada dalam Laporan Perjalanan Dinas ?
6 Apakah anda dapat menyelesaikan Laporan Perjalanan Dinas dengan benar ?
Masukan :
....................................................................................................................................
..................................................................................................................................
Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu
Mata Kuliah.
51
BAB VIII
DOKUMEN RAPAT
(AGENDA, SUSUNAN ACARA, UNDANGAN, DAFTAR HADIR)
Pedoman yang harus diperhatikan :
1. Bagaimana cara mengelola rapat yang baik ?
2. Dokumen apa saja yang perlu dipersiapkan sebelum berlangsungnya rapat ?
3. Siapa yang menjadi peserta rapat ?
4. Apa tujuan rapat ?
Tujuan Praktik
1. Mahasiswa mengerti cara yang baik dalam mengelola rapat
2. Mahasiswa mengetahui dan paham dokumen apa saja yang dipersiapkan
sebelum berlangsungnya rapat
3. Mahasiswa memiliki ide, gagasan, kreatifitas dalam mengelola rapat
52
8.1 Pelaksanaan Rapat
Rapat adalah suatu pertemuan yang dilaksanakan untuk membicarakan
suatu hal yang memerlukan pemecahan. Rapat merupakan musyawarah yang
diadakan oleh kelompok untuk mencapai mufakat
Dalam penyelenggaraan rapat, terdapat beberapa dokumen yang harus
disiapkan sebelum terselenggaranya rapat, dengan tujuan untuk menjamin
kelancaran rapat yang akan berlangsung, serta sebagai bukti bahwa rapat telah
diselenggarakan. Dokumen-dokumen tersebut yaitu :
a. Agenda Rapat
Agenda Rapat merupakan daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan
yang akan dibicarakan dalam suatu rapat.
Contoh :
(Salin contoh di bawah ini dengan teknik keyboarding yang benar !)
PT TIGA DIMENSIJL. ANGGUR MERAH NO. 30
Telp (341) 555666 Faks. (341) 777666MALANG
AGENDA RAPAT
PROSES REKRUTMEN KARYAWAN
Laporan masing-masing bagian tentang kebutuhan penambahan karyawan
Waktu pelaksanaan rekrutmen
Kualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan
Cara atau metode pelaksanaan rekrutmen
53
b. Susunan Acara Rapat
Susunan Acara Rapat adalah rincian atau penjabaran dari rencana
jalannya rapat (agenda rapat)
Contoh :
(Salin contoh di bawah ini dengan teknik keyboarding yang benar !)
PT TIGA DIMENSIJL. ANGGUR MERAH NO. 30
Telp (341) 555666 Faks. (341) 777666MALANG
SUSUNAN ACARARAPAT PROSES REKRUTMEN KARYAWAN
1. 08.30 – 09.00 Pembukaan
2. 09.00 – 09.20 Pengarahan dari pemimpin rapat
3. 09.20 – 09.35 Laporan dari bagian SDM
4. 09.35 – 09.45 Laporan dari bagian keuangan
5. 09.45 – 09.55 Laporan dari bagian pemasaran
6. 09.55 – 10.05 Laporan dari bagian produksi
7.
8.
10.05 – 11.15
11.15 – 11.30
Pembahasan dan tanya jawab
Penutup
c. Undangan Rapat
Undangan Rapat merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya
mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara
tertentu pada tempat dan waktu tertentu.
54
Contoh :
(Salin contoh di bawah ini dengan teknik keyboarding yang benar !)
PT TIGA DIMENSIJL. ANGGUR MERAH NO. 30
Telp (0341) 555666 Faks. (341) 777666MALANG
Nomor : 43/UND/TD/X/201525 Oktober 2015Lampiran : -Hal : Undangan Rapat
Yth. Bapak/Ibu ManajerPT TIGA DIMENSI
Dengan hormat,Menindaklanjuti hasil rapat sebelumnya yang membahas bahwa perlunya penambahan karyawan untuk beberapa bagian karena semakin meningkatnya beban kerja dari masing-masing bagian, maka dimohon kehadiran Bapak/Ibu pada rapat perusahaan untuk membahas hal tersebut, pada :
Hari/Tanggal : Senin, 28 Oktober 2015Waktu : 08.30 – 11.30 WIBTempat : Ruang Pertemuan Lt.2Agenda : Proses Rekrutmen Karyawan
Mengingat pentingnya acara ini, dimohon Bapak/Ibu tepat waktu. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu disampaikan terimakasih.
Hormat Kami
Ahmad Sodiq, S.ST Direktur Utama
55
d. Daftar Hadir Rapat
Daftar Hadir Rapat adalah dokumen yang digunakan untuk mengetahui
jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, sehingga memudahkan panitia
untuk mempersiapkan beberapa hal yang melengkapi rapat seperti konsumsi,
juga sebagai bahan penyusunan notula.
Contoh :
(Salin contoh di bawah ini dengan teknik keyboarding yang benar !)
PT TIGA DIMENSIJL. ANGGUR MERAH NO. 30
Telp (341) 555666 Faks. (341) 777666MALANG
DAFTAR HADIRRAPAT PROSES REKRUTMEN KARYAWANMalang, 28 Oktober 2015
No Nama Jabatan Tandatangan
1
2
3
4
5
6
Direktur Utama
Ahmad Sodiq, S.ST
56
8.2 Alat dan Bahan
Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-bahan
yang harus disediakan adalah:
1. Seperangkat komputer beserta printer
2. Naskah latihan
3. Alat tulis
Bahan Praktik 1
Susun Agenda, Susunan Acara, Undangan serta Daftar Hadir Rapat dengan
petunjuk :
PT Karya Nyata yang beralamat di Jalan Kahuripan No. 87 Malang berencana
menyelenggarakan rapat pada hari Selasa, 27 Agustus 2015, pukul 09.00 WIB
sampai dengan pukul 12.00 WIB, bertempat di Meeting Room 09, yang
mengundang adalah Direktur, Ibu Susilowati, MBA
Yang diundang pada rapat tersebut adalah kepala bagian perusahaan (kabag
keuangan, pemasaran, personalia, produksi, dan wakil direktur) yang semuanya
dapat hadir pada rapat.
Agenda rapat membahas tentang inventarisasi peralatan kantor (yang masih
berfungsi dengan baik dan yang sudah rusak), pihak yang melakukan
inventarisasi, pengajuan peralatan kantor untuk penggantian peralatan yang rusak
serta pengadaan peralatan kantor baru yang belum ada sebelumnya.
57
Bahan Praktik 2
Susun Agenda, Susunan Acara, Undangan serta Daftar Hadir Rapat dengan
petunjuk :
Abadi Sejahtera Advertising merupakan perusahaan yang sedang berkembang,
dengan memiliki klien yang semakin bertambah. Sebagai wujud penghargaan
kepada klien, Abadi Sejahtera Advertising bermaksud mengundang pada saat
ulang tahun perusahaan, sehingga perlu diadakan rapat sebelumnya.
Rapat diadakan pada hari Rabu, tanggal 4 Nopember 2015, bertempat di Ruang
Pertemuan Lt.1, yang mengundang adalah Bapak Novaldi, Direktur Abadi
Sejahtera Advertising. Rapat dimulai pukul 12.00 WIB, dengan agenda rapat
membahas tentang siapa saja yang diundang, acara, konsumsi, serta pembagian
tugas. Rapat dipimpin oleh Ibu Erni Hapsari Bagian Humas, dan dihadiri oleh
Bapak Novaldi, serta mengundang perwakilan pegawai dari beberapa divisi, yaitu
divisi percetakan, pemasaran, keuangan, desain, personalia, dan humas, sejumlah
20 orang. Rapat diharapkan selesai pukul 16.00 WIB.
8.3 Langkah-Langkah MenyusunAgenda, Susunan Acara, Undangan serta
Daftar Hadir Rapat
1. Pahami dan mengerti maksud dari perintah
2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusun Agenda,
Susunan Acara, Undangan serta Daftar Hadir Rapat
58
8.4 Penilaian Hasil Praktik
Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat
memberikan penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan
memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang
(√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada
kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada
tanda centang pada kolom “tidak”)
Tabel 8.1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah anda mengerti maksud disusunnya agendarapat ?
2 Apakah anda dapat menyusun agenda rapat sesuai dengan kebutuhan dari berlangsungnya rapat ?
3 Apakah anda dapat menyusun susunan acara secara runtut dan benar ?
4 Apakah anda dapat menentukan alokasi waktu dari masing-masing sesi ?
5 Apakah anda dapat membuat draft surat undangan ?6 Apakah anda dapat menyusun surat undangan dari
draft yang anda buat sebelumnya ?7 Apakah anda dapat menyusun daftar hadir rapat
dengan baik dan benar ?
Tabel 8.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah anda mengerti maksud disusunnya agendarapat ?
2 Apakah anda dapat menyusun agenda rapat sesuai dengan kebutuhan dari berlangsungnya rapat ?
3 Apakah anda dapat menyusun susunan acara secara runtut dan benar ?
4 Apakah anda dapat menentukan alokasi waktu dari masing-masing sesi ?
5 Apakah anda dapat membuat draft surat undangan ?
59
6 Apakah anda dapat menyusun surat undangan dari draft yang anda buat sebelumnya ?
7 Apakah anda dapat menyusun daftar hadir rapat dengan baik dan benar ?
Masukan :
....................................................................................................................................
..................................................................................................................................
Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu
Mata Kuliah.
60
BAB IX
NOTULA/NOTULEN
Amati gambar di atas dan pahami dengan petunjuk sebagai berikut :
1. Notula/notulen termasuk dokumen rapat
2. Apakah tujuan dari disusunnya notula/notulen ?
3. Seberapa pentingkah notula/notulen bagi keabsahan dari rapat yang telah
dilaksanakan ?
Tujuan Praktik
1. Mahasiswa mengerti alur /prosedur dalam menyusun notula/notulen
2. Mahasiswa dapat menyusun notula/notulen serta mengerti maksud dan tujuan
disusunnya notula/notulen
61
9.1 Notula/Notulen
Notula merupakan catatan hasil pertemuan/rapat yang dapat dijadikan
arsip untuk mengetahui hasil rapat terdahulu, juga memberikan manfaat bagi
peserta rapat yang tidak hadir yaitu dengan membaca notula dapat diketahui
jalannya rapat dan hasil keputusan yang dihasilkan.Terdapat dua teknik dalam
menyusun notula, yaitu:
Verbatim, merupakan catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat, tanpa
ditambahi ataupun dikurangi
Resume, merupakan catatan yang berisi kesimpulan-kesimpulan dari jalannya
rapat
62
Contoh 1 (Notula Verbatim)
(Salin contoh di bawah ini dengan teknik keyboarding yang benar !)
PT TIGA DIMENSIJL. ANGGUR MERAH NO. 30
Telp (341) 555666 Faks. (341) 777666MALANG
RAPAT PROSES REKRUTMEN KARYAWAN
Hari/Tanggal : Senin, 28 Oktober 2015Waktu : 08.30 – 11.30 WIBTempat : Ruang Pertemuan Lt.2Pemimpin Rapat : Ahmad Sodiq, S.STSekretaris : Siti AmaliaPeserta
Hadir
Tidak Hadir
: .......Orang
.......Orang
.......Orang1. ........................2. ........................
Agenda Rapat :Laporan masing-masing bagian tentang kebutuhan penambahan karyawanWaktu pelaksanaan rekrutmenKualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan Cara atau metode pelaksanaan rekrutmen
Risalah Rapat :Pembukaan : Rapat dibuka pada pukul 08.30 WIB oleh
pemimpin rapat Ketua Rapat : Saudara sekalian,............(pengarahan)Laporan dari bagian keuangan, dan seterusnya
: Saya melaporkan bahwa ............................
Pertanyaan dan masukan dari peserta rapat 1, peserta rapat 2, dan seterusnya
: Apakah proses ini.........Kalau boleh saya menambahkan..........., dan seterusnya
Penutup : Rapat ditutup pukul 11.30 WIB oleh pemimpin rapat
Mengetahui, Disusun oleh,Pemimpin Rapat Notulis
Ahmad Sodiq, S.ST Siti Amalia
63
Contoh 2 (Notula Resume)
(Salin contoh di bawah ini dengan teknik keyboarding yang benar !)
PT TIGA DIMENSIJL. ANGGUR MERAH NO. 30
Telp (341) 555666 Faks. (341) 777666MALANG
RAPAT PROSES REKRUTMEN KARYAWAN
Hari/Tanggal : Senin, 28 Oktober 2015Waktu : 08.30 – 11.30 WIBTempat : Ruang Pertemuan Lt.2Pemimpin Rapat : Ahmad Sodiq, S.STSekretaris : Siti AmaliaPesertaHadir Tidak Hadir
: .......Orang.......Orang.......Orang1. ........................2. ........................
Agenda Rapat :Laporan masing-masing bagian tentang kebutuhan penambahan karyawanWaktu pelaksanaan rekrutmenKualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan Cara atau metode pelaksanaan rekrutmen
Risalah Rapat :Pembukaan Rapat dibuka pukul 08.30 WIB oleh pemimpin rapatPengarahan dari Direktur Utama sekaligus sebagai pemimpin rapat...................................................................................................................Laporan dari bagian SDM, keuangan, pemasaran dan produksiPembahasan dan Tanya Jawab..................................................................................................................Kesimpulan ...................................................................................................................PenutupRapat ditutup pukul 11.30 WIB oleh pemimpin rapat
Mengetahui, Disusun oleh,Pemimpin Rapat Notulis
Ahmad Sodiq, S.ST Siti Amalia
64
9.2 Alat dan Bahan
Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-bahan
yang harus disediakan adalah:
1. Seperangkat komputer beserta printer
2. Naskah latihan
3. Alat tulis
Bahan Praktik 1
Anda sebagai staff administrasi pada perusahaanPTHappy Tour and Travel
Beralamat di Jl. Sugih Waras no 311, Malang, Telp (0341) 786555, fax (0341)
786555, email : happytour @gmail.com pimpinan perusahaan Bapak Slamet
Hidayah, S.ST.
Tugas anda adalah membuat notulen rapat (verbatim dan resume). Sebelum
menyusun notulen, salin naskah di bawah ini dengan teknik keyboarding
yang benar !
Rapat bulanan tentang marketing PTHappy Tour and Travel
Rapat diselenggarakan pada hari Sabtu, 5 Desember 2015, di R. Pertemuan ,
pukul 08.00 – 11.00 WIB dengan dihadiri oleh :
1. Bapak Slamet Hidayah, S.ST2. Sdr.Nando Waskita ( Manajer Marketing area Indonesia Bagian Barat)3. Sdr.Muhammad Ali ( Manager marketing area Indonesia Bagian Tengah dan
Timur4. Sdri.Maharani ( Manager marketing Lintas Negara)5. Sdri.Moniq Umardi (Bendahara Perusahaan)
65
6. Staf marketing, yaitu Leonita dan Rizal Ahmad dan anda sendiri sebagai notulis
Agenda Rapat :
1. Laporan Masing-masing manager area2. Pengembangan Metode pemasaran produk jasa wisata3. Lain-lain
Rapat dibuka oleh pimpinan Bapak Slamet Hidayah, S.ST, intinya mengucapkan
terimakasih atas kehadiran para peserta dan menyampaikan tentang tujuan
diadakannya rapat marketing pada hari tersebut.
Selanjutnya Bapak Slamet Hidayah, S.STmenyampaikan pandangan umum
tentang kemajuan dunia industri pariwisata yang tidak lepas dari kiprah bidang
usaha jasa tour and travel.
Seiring dengan kemajuan dibidang industri pariwisata, Happy Tour and travel
berencana untuk mengembangkan cabang-cabang baru dibeberapa kota wisata di
Indonesia dan menjajagi untuk membuka kerjasama dengan beberapa negara di
Asia dan Eropa. Bapak Slamet Hidayah, S.STjuga menyampaikan bahwa dari
hasil lawatannya ke Bali beberapa hari yang lalu untuk melakukan kerjasama dan
penandatanganan MOU dengan beberapa klien di Bali dan Lombok
mendapatkan respon yang positif, untuk itu rencana kedepan akan segera
melakukan promo wisata. Pada kesempatan rapat kali ini Bapak Slamet Hidayah,
S.STmenekankan untuk segera membentuk tim marketing dan metode untuk
promo wisata tersebut terutama untuk menghadapi masa liburan bulan Juni
sampai Juli dan liburan akhir tahun.
Muhammad Ali, marketing di wilayah Indonesia bagian tengah dan timur
melaporkan bahwa animo masyarakat untuk menggunakan jasa Happy tour and
66
travel semakin meningkat terutama untuk paket liburan sekolah. Hal ini bisa
dilihat dari database marketing bahwa sudah ada 175 sekolah tingkat SMP dan
SMK , serta untuk wisatawan domestik dan asing juga semakin meningkat dari
15% meningkat menjadi 25% wisatawan yang menggunakan Happy Tour and
Travel.
Nando Waskita, manager area Indonesia bagian barat juga melaporkan
perkembangan yang cukup signifikan dengan animo masyarakat khususnya untuk
paket wisata liburan sekolah dan paket liburan keluarga yang juga meningkat
hampir 30 % dibandingkan tahun sebelumnya, hal ini disebabkan karena
kebutuhan masyarakat untuk berwisata juga semakin meningkat.
Sementara Maharani, manager marketing lintas negara juga melaporkan kondisi
wisatawan Indonesia yang mulai meminati wisata ke luar negeri semakin
meningkat tajam dengan adanya promo-promo dari jasa penerbangan sehingga
sangat mendukung untuk melakukan perjalanan wisata ke luar negeri terutama ke
negara Singapura, Malaysia,Australia, dan Cina.
Pada kesempatan tersebut Bapak Slamet Hidayah, S.STmeminta kepada masing-
masing manager marketing untuk memberikan rencana kerja terutama berkaitan
dengan pengembangan promo wisata Happy tour and travel. Moniq Umardi,
bendahara melaporkan kondisi anggaran untuk marketing tahun 2014 masih
sekitar 65 % untuk digunakan sebagi kelanjutan dari promosi di awal tahun
kemarin.
Nando Waskita juga menyampaikan bahwa dia beserta staff marketingnya akan
melakukan promo wisata bekerjasama dengan beberapa event organiser yang
menyelenggarakan program MICE di beberapa tempat di Bali, Lombok, Maluku,
67
Makasar dan Papua. Leonita sebagai staff marketing menyampaikan juga telah
memrogramkan acara promo dengan acara bakti sosial dengan tajuk Happy Tour
and Travel Peduli yang akan disiarkan juga oleh televisi lokal dan nasional.
Sementara Rizal Ahmad memberikan masukan untuk membuat promo dengan
melakukan paket acara promo terbuka di media televisi nasional dengan
memasukkan company profile di acara televisi tersebut. Leonita juga sudah
memrogramkan konsep acara tersebut dan memberikan masukan untuk segera
melakukan lobi dan pendekatan dengan beberaba stasiun televisi swasta nasional
dan beberapa sponsorship.
Selanjutnya Bapak Slamet Hidayah, S.STmemerintahkan kepada semua manager
marketing untuk segera menindaklanjuti program yang sudah direncanakan
terutama untuk promosi melalui media televisi swasta nasional dan beberapa event
organizer yang mempunyai banyak sponsor pendukung. Untuk masalah dana
promosi tersebut budgetnya masih mencukupi dan meminta kepada bendahara
untuk segera merealisasikan untuk kegiatan promo tersebut. Rapat ditutup pada
pukul 11.00 WIB.
Bahan Praktik 2
Susun notulen rapat (verbatim dan resume) dengan petunjuk sebagai berikut :
1. Materi rapat adalah membahas Penyambutan Anggota Baru HIMANIA
(Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga) tahun 2015
2. Tujuan rapat :
a. Menampung pendapat tentang materi penyambutan anggota baru HIMANIA
68
b. Membahas rencana Latihan Kepemimpinan dan Kedisplinan bagi anggota
baru
c. Pembentukan panitia pelaksana kegiatan
3. Pelaksanaan Rapat pada hari Sabtu, 12 Juli 2015
4. Peserta Rapat seluruh Fungsionaris dan anggota HIMANIA
5. Jalannya Rapat
Rapat berjalan dengan tertib dan lancar. Acara dimulai pukul 14 00 tepat.
Semua peserta mengikuti rapat sampai selesai. Rapat diawali dengan
pembukaan oleh Ketua HIMANIA, Fariz Muhammad. Dilanjutkan dengan
pengarahan mengenai kegiatan yang akan berlangsung. Pengarahan ini
dikemukakan oleh Bapak Ahmad Fauzi, S.Kom., MMT, Dosen Pembina
HIMANIA. Selanjutnya, rapat membahas satu per satu sesuai dengan tujuan
rapat. Rapat ditutup oleh saudara Ghazali dengan doa, berharap semoga
kegiatan ini dapat berlangsung dengan baik dan lancar. Rapat berakhir pada
pukul 17.00.
9.3 Langkah-Langkah MenyusunNotula/Notulen
1. Pahami dan mengerti maksud dari perintah
2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam
menyusunnotula/notulen
9.4 Penilaian Hasil Praktik
Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat
memberikan penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan
69
memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang
(√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada
kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada
tanda centang pada kolom “tidak”)
Tabel 9.1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah anda dapat menyusun notula/notulen sesuai dengan berlangsungnya rapat ?
2 Apakah anda dapat menyusun notula/notulen secara runtut dan benar ?
3 Apakah anda dapat mengambil kesimpulan atau intisari dari hasil rapat ?
Tabel 9.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah anda dapat menyusun notula/notulen sesuai dengan berlangsungnya rapat ?
2 Apakah anda dapat menyusun notula/notulen secara runtut dan benar ?
3 Apakah anda dapat mengambil kesimpulan atau intisari dari hasil rapat ?
Masukan :........................................................................................................................................................................................................................................................................
Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu
Mata Kuliah.
70
BAB X
DOKUMEN BISNIS
Pahami gambar di atas dengan petunjuk sebagai berikut :
1. Apa saja yang termasuk dokumen bisnis ?
2. Bagaimana cara menyusun dokumen bisnis ?
3. Apa tujuan dan kegunaan dari dokumen bisnis ?
Tujuan Praktik
1. Mahasiswa mahir menyusun dokumen bisnis sesuai dengan tujuan dan
kemanfaatannya
2. Mahasiswa mengerti berbagai macam dokumen bisnis sesuai dengan
kebutuhan yang diperlukan
71
AppoinmentCredit NotesInvoiceStatementdan lain-lain
10.1 Dokumen Bisnis
a. Janji Temu (Appoinment)
Janji temu berisi tentang hari, tanggal, waktu, siapa dan untuk tujuan apa
pertemuan tersebut diselenggarakan serta dokumen-dokumen yang diperlukan
pimpinan untuk pertemuan. Janji temu dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu
(1) melalui telepon dengan menanyakan kesediaan dari pihak yang diajak
bertemu, sehingga terjadi kesepakatan untuk hari, tanggal, waktu, dengan siapa
bertemu serta tujuan dari pertemuan dengan mencatat pada secarik kertas dan
mengingatkan kembali melalui telepon untuk rencana pertemuan tersebut jika
sudah dekat waktu pertemuan. (2) Dengan mengajukan surat permohonan janji
temu, dimana isi surat mencakup tentang permohonan kepada pihak tertentu
untuk mengadakan pertemuan dengan menyebutkan contact person (CP) yang
akan menindaklanjuti janji temu tersebut, yaitu untuk memastikan tentang hari,
tanggal, waktu, siapa dan tujuan dari pertemuan.
Contoh :
Janji TemuBapak Darmawan, SE Direktur PT Mulya Lestari
dengan Ibu Santika AyuDirekturPT Mandiri (Penyedia Tenaga Kerja)
Hari/Tanggal : Rabu, 12 Juli 2015Waktu : 09.00 WIBTempat : Restoran Apung Jalan Raya Malang
– Surabaya, Pandaan Jawa TimurTujuan Pertemuan : Membicarakan kerjasama tentang
pengadaan tenaga kerja secara outsourching, untuk posisi tertentu di PT Mulya Lestari
Dokumen yang diperlukan : - Data Karyawan - Kontrak Kerja- Serta dokumen lain yang
diperlukan
72
b. Credit Notes
Credit notes atau nota kredit adalah surat bukti terjadinya pengurangan
piutang usaha karena ada pengembalian barang yang dibuat oleh penjual.
Lembar asli diberikan kepada pembeli sedangkan salinannya disimpan
penjual.
Contoh :
(Salin contoh di bawah ini !)
c. Invoice
Pengertian invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai pernyataan
tagihan yang harus dibayar oleh customers. Secara sederhana invoice dapat
juga diartikan sebagai faktur atau BON. Terdapat bermacam-macam bentuk
dalam menyusun invoice/faktur, sesuai dengan kebutuhan transaksi yang
dilakukan.
73
Contoh :
(Salin contoh di bawah ini !)
74
d. Statement
Statement yang dibahas pada bab ini adalah financial statement, dengan
membahas (1) Laporan Laba Rugi/ Income Statement, (2) Laporan Perubahan
Modal /Statement of Owner Equity, dan (3) Neraca/ Balance Sheet.
1. ContohIncomeStatement
(Salin IncomeStatement di bawah ini !)
75
2. Contoh Statement of Owner Equity
(Salin Statement of Owner Equity di bawah ini !)
3. Contoh Balance Sheet Bentuk Skontro
(Salin Balance Sheet di bawah ini !)
76
4. Contoh Balance Sheet Bentuk Staffel
(Salin Balance Sheet di bawah ini !)
77
10.2 Alat dan Bahan
Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-bahan
yang harus disediakan adalah:
1. Seperangkat komputer beserta printer
2. Naskah Latihan
3. Alat tulis
(Sebelum mengerjakan latihan di bawah ini, pastikan anda sudah menyalin
semua contoh di atas)
Bahan Praktik 1
Salin bentuk Laporan Laba Rugi di bawah ini !
78
Bahan Praktik 2
Salin bentuk Laporan Perubahan Modal di bawah ini !
Bahan Praktik 3
Salin bentuk Neraca di bawah ini !
79
10.3 Langkah-Langkah MenyusunFinancial Statement
1. Pahami dan mengerti maksud dari perintah
2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusunFinancial
Statement
10.4 Penilaian Hasil Praktik
Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat
memberikan penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan
memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang
(√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada
kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada
tanda centang pada kolom “tidak”)
Tabel 10.1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah anda dapat mengetik semua bentuk financial statement sesuai dengan yang dibutuhkan ?
2 Apakah anda dapat mengetik semua bentuk financial statement secara benar dan menarik ?
3 Apakah anda dapat mengetik semua bentuk financial statement secara tepat ?
80
Tabel 10.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah anda dapat mengetik semua bentuk financial statement sesuai dengan yang dibutuhkan ?
2 Apakah anda dapat mengetik semua bentuk financial statement secara benar dan menarik ?
3 Apakah anda dapat mengetik semua bentuk financial statement secara tepat ?
Masukan :........................................................................................................................................................................................................................................................................
Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu
Mata Kuliah.
81
BAB XI
DOKUMEN PENUNJANG BISNIS
Pahami gambar di atas dengan petunjuk sebagai berikut :
1. Apa saja yang termasuk dokumen penunjang bisnis ?
2. Bagaimana cara menyusun dokumen penunjang bisnis ?
3. Apa tujuan dan kegunaan dari dokumen penunjang bisnis ?
Tujuan Praktik
1. Mahasiswa mahir menyusun dokumen penunjang bisnis sesuai dengan tujuan
dan kemanfaatannya
2. Mahasiswa mengerti berbagai macam dokumen penunjang bisnis sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan
11.1 Dokumen Penunjang Bisnis
Terdapat beberapa dokumen dalam menunjang bisnis, dimana dokumen
tersebut dibuat dengan tujuan untuk lebih memaksimalkan aktifitas bisnis. Pada
pembuatan dokumen pada materi ini, dengan menggunakan bantuan aplikasi MS
Publisher, dokumen-dokumen tersebut antara lain :
82
Kartu NamaBrosurKatalogPoster dan lain-lain
a. Kartu Nama (Name Card)
Merupakan dokumen yang memiliki fungsi :
Sebagai alat pengenal
Sebagai arsip
Sebagai bukti keberadaan perusahaan atau pribadi
Sebagai tanda keseriusan dalam bisnis
Sebagai alat ukur keprofesionalan dalam bisnis
Informasi-informasi yang harus ada dalam membuat kartu nama, yaitu :
Logo dan nama perusahaan
Nama lengkap
Alamat perusahaan
Nomor telepon dengan direct line
Nomor fax
Nomor ponsel
Alamat e-mail atau website,
Langkah-langkah dalam membuat kartu nama dengan bantuan MS
Publisher adalah sebagai berikut :
1. Pada MS Office, pilih MS Publisher, kemudian pada menu Publication Types
pilih Business Cards.
2. Pilih salah satu bentuk desain kartu nama, misalnya klik pilihan pada bagian
Newer Designs pilih model Arrows. Perhatikan gambar dibawah ini :
83
Gambar 11.1Memilih Desain Kartu Nama
Klik model desain Arrows, tampak seperti gambar di bawah :
Gambar 11.2Jendela Desain Kartu Nama
3. Pada bagian Format Publications, dapat dilakukan pengaturan (editing) dalam
membuat kartu nama.
4. Lakukan Print Preview, maka akan tampak seperti pada gambar di bawah ini :
84
Gambar 11.3Contoh Hasil Desain Kartu Nama
b. Brosur
Brosur merupakan media yang paling banyak digunakan oleh pelaku
bisnis, karena termasuk media yang memerlukan biaya murah dan sangat efektif
dalam mempengaruhi konsumen untuk membeli suatu produk.
Informasi yang termuat dalam brosur yaitu menjelaskan dengan detail apa saja
kelebihan suatu produk, keuntungan apa saja yang didapat konsumen bila
membeli produk, bentuk fisik, warna, ukuran serta bagaimana cara mendapatkan
produk tersebut.
Informasi dalam brosur ditulis dalam bahasa yang ringkas, dan mudah
dipahami dalam waktu singkat. Bila terdiri dari satu halaman, brosur umumnya
dicetak pada kedua sisi, dan dilipat dengan pola lipatan tertentu hingga
membentuk sejumlah panel yang terpisah, sementara jika lebih dari satu lembar
biasanya dijilid dengan benang, kawat,atau sekedar disusun tanpa dijilid.
Langkah-langkah dalam membuat brosur dengan bantuan MS Publisher
adalah sebagai berikut :
85
Pada MS Office, pilih MS Publisher, kemudian pada menu Publication Types
pilih Brochures.
Terdapat dua pilihan desain, yaitu Informational dan Price List. Pilih salah
satu bentuk desain brosur, misalnya klik pilihan pada bagian Classic Designs pilih
Informational. Pilih model desain Bars, maka tampak seperti gambar di bawah :
Gambar 11.4Memilih Desain Brosur
Klik model desain Bars, tampak pada gambar dibawah ini :
Gambar 11.5Jendela Desain Brosur
86
Pada bagian Format Publications, dapat dilakukan pengaturan (editing) dalam
membuat brosur. Klik 1 untuk pengaturan halaman pertama, dan klik 2 untuk
pengaturan halaman kedua.
Lakukan Print Preview, tampak pada gambar di bawah ini :
Gambar 11.6Contoh Hasil desain Brosur (Halaman 1)
Gambar 11.7Contoh Hasil desain Brosur (Halaman 2)
87
c. Poster
Perbedaan mendasar poster dengan dokumen bisnis lainnya adalah poster
biasanya dibaca orang yang sedang bergerak, mungkin sedang berkendara atau
berjalan kaki. Karena sasarannya adalah orang yang bergerak, maka selain
berukuran besar, poster yang baik seharusnya :
Berhasil menyampaikan informasi secara cepat
Ide dan isi yang menarik perhatian
Mempengaruhi, membentuk opini atau pandangan
Menggunakan warna-warna mencolok dan menerapkan prinsip ’simplicity’
Langkah-langkah dalam membuat poster dengan bantuan MS Publisher adalah
sebagai berikut :
1. Pada MS Office, pilih MS Publisher, kemudian pada menu Publication Types
pilih Quick Publications.
2. Pilih salah satu bentuk desain poster, misalnya klik pilihan pada bagian Newer
Designs pilih model Brocade, tampak seperti gambar di bawah :
Gambar 11.8Memilih Desain Poster
88
3. Klik desain Brocade, tampak pada gambar di bawah ini :
Gambar 11.9Jendela Desain Poster
4. Pada bagian Format Publications, dapat dilakukan pengaturan (editing) dalam
membuat poster. (sebaiknya dipilih dalam format landscape)
5. Lakukan Print Preview, maka akan tampak seperti pada gambar di bawah ini :
Gambar 11.10Contoh Hasil Desain Poster
89
d. Katalog
Berbentuk kartu, daftar, atau buku yang memuat nama benda atau
informasi tertentu yang ingin disampaikan, disusun secara berurutan, teratur, dan
alfabetis.
Katalog sebagai alat publikasi yang digunakan perusahaan sebagai cara untuk
mempromosikan produk dan layanan, dengan katalog perusahaan dapat
menyajikan secara rinci cakupan produk dan jasa, langsung kepada pelanggan.
Halaman pertama umumnya termasuk presentasi pada fitur-fitur utama
perusahaan, termasuk tujuan dan nilai - rencana kerja, hubungan dengan
pelanggan, kualitas, teknologi yang digunakan, dan gambar bangunan perusahaan
sistem produksi, dan personil. Bagian paling penting dari katalog adalah untuk
menunjukkan produk dan jasa, bagian ini mencakup data yang diperlukan seperti
informasi pada kontak alamat, nomor telepon, website, e-mail, cabang atau anak
perusahaan, metode pemesanan, pengiriman dan pembayaran, dan jam
operasional.
Ada berbagai jenis katalog yang bervariasi sesuai dengan konten dan
target mereka. Katalog paling umum adalah untuk mempromosikan produk
konsumen, terdiri dari gambar (foto, rendering atau ilustrasi) dari item yang
perusahaan jual. Dengan setiap gambar, ada deskripsi produk, termasuk
karakteristik (ukuran, warna, bahan, fungsi, proses manufaktur, dan lain-lain).
Langkah-langkah dalam membuat katalog dengan bantuan MS Publisher
adalah sebagai berikut :
1. Pada MS Office, pilih MS Publisher, kemudian pada menu Publication Types
pilih Catalogs.
90
2. Pilih salah satu bentuk desain kalatog, misalnya klik pilihan pada bagian
Newer Designs pilih model Arrows, tampak seperti gambar di bawah :
Gambar 11.11Memilih Desain Katalog
3. Klik desain Arrows, tampak pada gambar di bawah ini :
Gambar 11.12Jendela Desain Katalog
91
4. Pada bagian Format Publications, dapat dilakukan pengaturan (editing) dalam
membuat katalog. Pada gambar tampak terdapat delapan halaman, dimana
halaman tersebut dapat dikurangi atau ditambah sesuai dengan kebutuhan.
11.2 Alat dan Bahan
Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-bahan
yang harus disediakan adalah:
4. Seperangkat komputer beserta printer
5. Aplikasi MS Publisher
6. Alat tulis
Bahan Praktik
Luaskan Imajinasi Anda, pikirkan bahwa suatu saat Anda memiliki usaha atau
bisnis yang memerlukan beberapa dokumen bisnis, usaha dapat bergerak di
bidang apa saja, baik memasarkan atau memproduksi, baik jasa ataupun menjual
barang. Dokumen bisnis apa saja yang akan Anda buat, sesuai dengan kebutuhan
dari usaha atau bisnis yang Anda geluti. Selamat bekerja !
11.3 Langkah-Langkah MenyusunDokumen Bisnis
1. Pahami dan mengerti maksud dari perintah
2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusunDokumen
Bisnis, dengan mengikuti langkah yang tercantum pada penjelasan di point
11.1
92
11.4 Penilaian Hasil Praktik
Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat
memberikan penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan
memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang
(√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada
kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada
tanda centang pada kolom “tidak”)
Tabel 11.1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah anda mengerti maksud dan tujuan dari masing-masing dokumen bisnis ?
2 Apakah anda mengerti informasi apa saja yang perlu disajikan pada masing-masing dokumen bisnis ?
3 Apakah anda dapat menentukan dokumen bisnis yang tepat untuk mendukung suatu usaha/bisnis ?
4 Apakah anda dapat menyusun dokumen bisnis dengan baik dan benar sesuai dengan kebutuhan dari suatu usaha/bisnis ?
Tabel 11.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah anda mengerti maksud dan tujuan dari masing-masing dokumen bisnis ?
2 Apakah anda mengerti informasi apa saja yang perlu disajikan pada masing-masing dokumen bisnis ?
3 Apakah anda dapat menentukan dokumen bisnis yang tepat untuk mendukung suatu usaha/bisnis ?
4 Apakah anda dapat menyusun dokumen bisnis dengan baik dan benar sesuai dengan kebutuhan dari suatu usaha/bisnis ?
93
Masukan :
....................................................................................................................................
..................................................................................................................................
Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu
Mata Kuliah.
94
BAB XII
DOKUMEN KEGIATAN (EVENT)
Amati gambar di atas dan pahami dengan petunjuk sebagai berikut :
1. Apakah macam dokumen kegiatan yang dibuat disesuaikan dengan kebutuhan
kegiatan yang diselenggarakan ?
2. Apakah dokumen kegiatan sangat penting dalam penyelenggaraan kegiatan ?
3. Apakah dokumen kegiatan harus dipersiapkan dengan baik dan benar sebelum
kegiatan diselenggarakan ?
Tujuan Praktik
1. Mahasiswa mahir menyusun dokumen kegiatan sesuai dengan kebutuhan
kegiatan yang diselenggarakan
2. Mahasiswa mampu menyajikan informasi yang harus ada dalam dokumen
kegiatan sesuai dengan kegunaannya
3. Mahasiswa mampu membedakan dokumen kegiatan sesuai dengan fungsi dan
kegunaannya
95
Name TagSertifikat Daftar HadirUndangan
12.1 Dokumen Kegiatan (Event)
Kartu Identitas Panitia dan Peserta Kegiatan
Kartu Identitas menunjukkan keikutsertaan seseorang pada suatu
kegiatan, jika sebagai panitia berkedudukan sebagai apa, misalnya : ketua,
sekretaris, bendahara, sie acara, sie konsumsi, dan lain-lain.
Memberikan identitas kepada peserta, bahwa telah terdaftar dalam
kegiatan. Kartu identitas dapat dibuat dengan menggunakan menu kartu nama,
dengan melakukan pengaturan desain, apakah Portrait atau Landscape. Langkah-
langkah kerja telah disampaikan di atas.
Sertifikat Kegiatan
Merupakan surat resmi yang berisi pernyataan pemberian hak atau berisi
pernyataan dan peneguhan mengenai suatu hal bagi seseorang yang namanya
tertera di dalamnya. Definisi lain menyebutkan selembar kertas yang berbingkai
indah dan memiliki muatan lebih, yang dapat dijadikan bukti prestasi yang diraih
oleh seseorang. Berikut langkah-langkah pembuatan sertifikat dengan bantuan MS
Publisher :
1. Pada MS Office, pilih MS Publisher, kemudian pada menu Publication Types
pilih Award Certificates.
2. Pilih salah satu bentuk desain sertifikat, misalnya klik pilihan pada bagian
Classic Designs pilih model Achievement, tampak seperti gambar di bawah :
96
Gambar 12.1Memilih Desain Sertifikat
3. Klik desain Achievement, tampak pada gambar di bawah ini :
Gambar 12.2Jendela Desain Sertifikat
4. Pada bagian Format Publications, dapat dilakukan pengaturan (editing) dalam
membuat sertifikat.
5. Lakukan Print Preview, maka akan tampak seperti pada gambar di bawah ini :
97
Gambar 12.3Contoh Hasil Desain Sertifikat
Daftar Hadir dan Undangan
Daftar hadir berfungsi untuk mengetahui berapa jumlah peserta yang
hadir, proses pembuatannya telah disinggung pada bab sebelumnya, demikian
halnya dengan undangan. Pembuatan kedua dokumen ini dapat dilakukan dengan
bantuan MS Word serta telah disampaikan sebelumnya.
12.2 Alat dan Bahan
Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-bahan
yang harus disediakan adalah:
1. Seperangkat komputer beserta printer
2. Aplikasi MS Publisher
3. Alat tulis
98
Bahan Praktik
Buat Undangan yang ditujukan kepada Bapak Ir. Hadi Waluyo, Direktur PT
Aneka Pangan yang beralamat di Jalan Sudirman No. 12 Malang, untuk hadir
dalam acara seminar kesehatan dengan tema “Membangun Generasi Bangsa yang
Berkualitas dengan Menyediakan Hasil Produksi Olahan Makanan yang Halal,
Sehat dan Ramah Lingkungan ”, yang diselenggarakan oleh Dinas Kesehatan
Pemerintah Kota Malang, bertempat di Aula Lt. 1 Kantor Dinas Kesehatan Kota
Malang, Jalan Merdeka Barat No. 4 Malang. serta buatlah kartu identitas panitia
dengan posisi sebagai :
Nama JabatanFaruq Habibi Ketua Pelaksana Indah Amalia ModeratorShinta Maharani SekretarisSaufi Mailinda Terima Tamu Intan Fauziah Terima Tamu Medy Junaidi Terima Tamu Lukman Kamil Terima Tamu Faris Malik Ibrahim Sie AcaraSiti Aisyah Sie AcaraRamona Hamidi Sie AcaraAbdullah Sie Dokumentasi Risa Abdillah Sie Dokumentasi
Dilanjutkan dengan membuat sertifikat untuk peserta, juga daftar hadir panitia
dan daftar hadir peserta. Selamat Mengerjakan !
99
12.3 Langkah-Langkah Menyusun Dokumen Kegiatan
1. Pahami dan mengerti maksud dari perintah
2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusun Dokumen
Kegiatan, dengan mengikuti langkah yang tercantum pada penjelasan di point
12.1
12.4 Penilaian Hasil Praktik
Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat
memberikan penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan
memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang
(√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada
kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada
tanda centang pada kolom “tidak”)
Tabel 12.1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah anda mengerti maksud dan tujuan dari masing-masing dokumen kegiatan ?
2 Apakah anda mengerti informasi apa saja yang perlu disajikan pada masing-masing dokumen kegiatan ?
3 Apakah anda dapat menentukan dokumen kegiatan yang tepat untuk mendukung terselenggaranya kegiatan ?
4 Apakah anda dapat menyusun dokumen kegiatan dengan baik dan benar sesuai dengan kebutuhan dari kegiatan yang diselenggarakan ?
100
Tabel 12.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah anda mengerti maksud dan tujuan dari masing-masing dokumen kegiatan ?
2 Apakah anda mengerti informasi apa saja yang perlu disajikan pada masing-masing dokumen kegiatan ?
3 Apakah anda dapat menentukan dokumen kegiatan yang tepat untuk mendukung terselenggaranya kegiatan ?
4 Apakah anda dapat menyusun dokumen kegiatan dengan baik dan benar sesuai dengan kebutuhan dari kegiatan yang diselenggarakan ?
Masukan :
....................................................................................................................................
..................................................................................................................................
Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu
Mata Kuliah.
101
BAB XIII
SURAT BISNIS
Pahami gambar di atas dengan petunjuk sebagai berikut :
1. Bagaimana cara menentukan pilahan kata sehingga membentuk paragraf dalam
surat bisnis ?
2. Apa saja bentuk surat bisnis yang dapat diterapkan ?
3. Pihak siapa saja yang terlibat dalam penyusunan surat bisnis ?
4. Bagaimana cara menyusun surat bisnis yang baik , benar dan menarik ?
Tujuan Praktik
1. Mahasiswa mahir menyusun surat bisnis dengan bahasa yang baik dan benar
2. Mahasiswa mahir menyusun surat bisnis dengan aturan, display, bentuk yang
sesuai dengan baik dan benar
3. Mahasiswa mahir menyusun surat bisnis sesuai dengan yang diperlukan
13.1 Surat Bisnis
Surat memiliki beberapa bagian, dimana masing-masing bagian memiliki
fungsi dan kegunaan, yaitu :
102
Surat bisnis harus disusun dengan baik dan benar, dengan memperhatikan bagian-bagian surat, serta bentuk dari surat. Penyusunan surat harus benar-benar memperhatikan siapa penerimanya, serta maksud dan tujuan surat dibuat. Selain benar dan baik, surat bisnis harus terlihat menarik sehingga menimbulkan minat membaca dengan seksama bagi penerimanya
Tabel 13.1 Bagian-Bagian Surat
Bagian Keterangan
KEPALA SURAT
- Nama perusahaan dan alamat lengkap- Nomor telepon, faks atau kotak pos, website, e-mail- Nama kantor cabang (bila ada)- Jenis usaha- Lambang perusahaan/logo
LEHER SURAT - Tanggal surat - Nomor surat - Lampiran - Hal/perihal- Sifat surat - Alamat yang dituju
BADAN SURAT - Salam pembuka- Kalimat pembuka- Isi surat - Kalimat penutup
KAKI SURAT - Salam penutup- Jabatan penandatangan - Tanda tangan - Nama lengkap penandatangan - Tembusan - Stempel- Inisial pembuat surat
(Sumber : Marjo, 2000)
Berdasarkan bagian-bagian surat di atas, fungsi dari bagian surat adalah :
Tabel 13.2 Fungsi Bagian Surat
Bagian FungsiKEPALA SURAT(HEADING/LETTER HEAD)
- Sebagai identitas- Sebagai pemberi informasi - Sebagai alat promosi
TANGGAL SURAT
- Mempermudah penetapan waktu membalas surat - Mempermudah pengingatan kembali serta
pengagendaannya bagi si penerima- Sebagai referensi dan petunjuk bagi petugas dan
kearsipan
NOMOR SURAT
- Referensi atau petunjuk bagi petugas arsip- Petunjuk unit atau departemen asal surat - Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode
tertentu- Memudahkan penaturan dan pencarian bila diperlukan
kembaliBagian Fungsi
103
Bagian Fungsi
PERIHAL ATAU HAL
- Menyimpulkan pokok isi atau intisari surat - Memudahkan penerima pengetahui pokok permasalahan
dan memberikan jawaban - Sebagai petunjuk bagi petugas administrasi dan kearsipan
LAMPIRAN - Sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat
ALAMAT YANG DITUJU
- Petunjuk bagi penerima surat - Petunjuk bagi petugas kearsipan
SALAM PEMBUKA - Sebagai salam penghormatan dan pertanda bahwa pembicaraan pada isi surat akan dimulai
KALIMAT PEMBUKA - Sebagai pengantar pada isi surat (pokokmasalah) yang sesungguhnya agar si penerima mengetahui alas an surat tersebut
ISI SURAT - Merupakan uraian tentang maksud pembuatan surat atau hal-hal lain yang ingin disampaikan oleh si pembuat surat
KALIMAT PENUTUP - Sebagai ucapan terima kasih, penegasa, pengharapan dan pengarahan
SALAM PENUTUP - Sebagai tanda bahwa pembicaraan telah selesai dan surat siap ditandatangani
NAMA JABATAN - Sebagai identitas penanggung jawab surat - Sebagai petunjuk bagi petugas administrasi dan kearsipan
INITIAL - Sebagai pemberi informasi oleh siapa surat tersebut dibuat atau diketik ataupun dikonsep
TEMBUSAN - Sebagai kegunaan lain apabila ada pihak lain yang dianggap peru atau ada kaitannya dengan isi surat tersebut.
(Sumber : Marjo, 2000)
Bentuk-Bentuk Surat
Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian
surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau
pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya
memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat
yang lainnya.
Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal lima macam bentuk
surat, yaitu :
104
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
Yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri.
artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di
sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.
Format surat :
Gambar 13.1Bentuk Surat Lurus Penuh (Full Block Style)(Sumber : Finoza, 1992)
105
Bagian-Bagian Surat
1. Kop Surat 8b. Penjelasan isi surat2. Tanggal dibuatnya surat 8c. Penutup isi surat3. Nomor Surat 9. Salam Penutup4. Lampiran 10. Nama jabatan5. Hal 11. Tanda Tangan6. Surat yang ditujukan 12. Nama yang mendatangani7. Salam Pembukaan 13. Tembusan8a. Pendahuluan isi surat 14. Halaman lampiran surat/Inisial
2. Bentuk lurus (block style)
Pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak
pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan
nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.
Format surat :
Gambar 13.2Bentuk Surat Lurus (Block Style)
106
(Sumber : Finoza, 1992)
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
Sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada
penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjorok (masuk ke dalam). Pada
praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.
Format surat :
Gambar 13. 3Bentuk Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)(Sumber : Finoza, 1992)
107
4. Bentuk lekuk (indented style)
Penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap
alinea baru menjorok kedalam.
Format surat :
Gambar 13.4Bentuk Surat Lekuk (Indented Style)(Sumber : Finoza, 1992)
108
5. Bentuk menggantung (hanging paragraph)
Sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada
penulisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris
berikutnya menjorok kedalam.
Format surat :
Gambar 13.5
109
Bentuk Surat Menggantung (Hanging Style)(Sumber : Finoza, 1992)
13.2 Alat dan Bahan
Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-bahan
yang harus disediakan adalah:
1. Seperangkat komputer beserta printer
2. Naskah latihan dan Alat tulis
13.3 Langkah-Langkah MenyusunSurat Bisnis
1. Pahami dan mengerti maksud dari perintah
2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusunsurat bisnis
13.4 Penilaian Hasil Praktik
Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat
memberikan penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan
memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang
(√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada
kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada
tanda centang pada kolom “tidak”)
Tabel 13.1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah anda dapat menentukan kata untuk disusun menjadi paragraf dalam surat bisnis dengan baik dan benar ?
2 Apakah anda dapat menentukan isi dari surat bisnis sesuai dengan kebutuhan, sehingga tersampaikan maksud dan tujuan dibuatnya surat ?
110
3 Apakah anda dapat menyusun surat bisnis dengan bentuk, display yang menarik ?
Tabel 13.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah anda dapat menentukan kata untuk disusun menjadi paragraf dalam surat bisnis dengan baik dan benar ?
2 Apakah anda dapat menentukan isi dari surat bisnis sesuai dengan kebutuhan, sehingga tersampaikan maksud dan tujuan dibuatnya surat ?
3 Apakah anda dapat menyusun surat bisnis dengan bentuk, display yang menarik ?
Masukan :
....................................................................................................................................
..................................................................................................................................
Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu
Mata Kuliah.
111
Bahan Praktik
Ketik naskah surat di bawah ini dalam bentuk Full Block Style !
112
Ketik naskah surat di bawah ini dalam bentuk Semi Block Style !
113
Ketik naskah surat di bawah ini dalam bentuk Block Style !
114
BAB XIV
115
KUMPULAN BAHAN PRAKTIK
1. Salin tabel di bawah ini !
116
117
Daftar Perjalanan Dinas Pimpinan PT Mapan Sejahtera, Jalan Pahlawan No. 10
Malang, atas nama Bapak Wiryawan, S.ST, selama dua hari di Bali :
Hari Kegiatan Waktu1 Mendarat dan mengurus imigrasi 30 menit1 Perjalanan ke hotel di Bali (tempat menginap) 30 menit1 Istirahat di Hotel Bali 1-2 jam1 Wisata budaya yang diadakan oleh panitia, dengan
mengunjungi Kintamani melihat Tari Barong, ke Goa Gajah, Pura Tirta Empul, Pura Taman Ayun
4 jam
1 Kembali ke penginapan, makan malam, istirahat -2 Menghadiri Seminar Budaya Organisasi dalam Wacana
Modernisasi 4 jam
2 Kembali ke penginapan 40 menit2 Makan siang di restoran hotel 1 jam2 Perjalanan ke bandara 30 menit
2. Buat daftar perjalanan dinas untuk deskripsi di atas !
3. Buat dokumen rapat yang diperlukan dari undangan di bawah ini !
Nomor : …Hal : Undangan RapatLampiran : - Kepada Yth:Bapak Luminto, SEManajer PersonaliaPT Sejahtera
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya acara peringatan ulang tahun perusahaan, maka bersama ini kami mengundang seluruh Manajer PT Sejahtera untuk hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada:
hari/tanggal : Sabtu, 10 Mei 2015waktu : 09.00 – 11.00 WIBtempat : Ruang Meeting
118
Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka Bapak/Ibu dimohon kehadirannya tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami, Ketua Panitia
Mukhlis Winaryo
4. Buat acara dengan tema bebas, dan tentukan serta susun dokumen
kegiatan apa saja yang harus dipersiapkan !
5. Salin soal di bawah ini !
119