BAB III

PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek

Dalam pelaksanaan kerja praktek penulis ditempatkan pada bagian keuangan

yang ada di PT. PINDAD (Persero), sedangkan bidang pekerjaannya membuat

laporan keuangan tentang pengadaan material oleh pusat untuk divisi.

3.1.1 Pengertian Prosedur, Pengadaan, dan Material

3.1.1.1 Pengertian Prosedur

Menurut Mulyadi dalam buku yang berjudul Sistem Akuntansi menyatakan

bahwa :

“ Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara berulang-ulang.”

(2001:5)

Menurut Azhar Sustanto dalam buku yang berjudul Sistem Informasi

Manajemen menyatakan bahwa :

“ Prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan

secara berulang-ulang dengan cara yang sama.”

(2004:198)

18

19

Menurut M. Nafarin dalam buku yang berjudul Penganggaran Perusahaan

menyatakan bahwa :

“ Prosedur merupakan suatu urut-urutan seri tugas yang saling berhubungan yang diadakan untuk menjamin pelaksanaan kerja yang seragam.”

(2004:9)

Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan

suatu urut-urutan seri tugas yang saling berhubungan dalam suatu instansi atau

organisasi untuk menjamin keseragaman pelaksanaan kerja.

3.1.1.2 Pengertian Pengadaan

Pengadaan adalah tanggung jawab untuk memesan persediaan dari berbagai

pemasok ketika tingkat persediaan jatuh ke titik pemesan utang.

Menurut Agus Suranto dalam buku yang berjudul Prinsip-prinsip Akuntasi

untuk Kelas 2 SMU menyatakan bahwa :

“Pengadaan bisa dilakukan secara tunai/kredit khusus untuk pengadaan, jumlah harga barang yang terutang atau yang harus dibayar akan dicatat pada akun pembelian, sedangkan untuk pengadaan peralatan dan perlengkapan akan dicatat pada akun peralatan dan perlengkapan.”

(2002:3)

3.1.1.3 Pengertian Material

Perusahaan manufaktur adalah perusahaan kegiatannya mengolah material

menjadi barang jadi kemudian menjual barang tersebut. Material peranannya sangat

vital (utama) dalam perusahaan manufaktur sebab dengan adanya material maka

20

perusahaan dapat menjalankan aktivitasnya (berproduksi). Material merupakan

bagian dari kekayaan perusahaan yang terdiri dari satuan-satuan tertentu yang dapat

dihitung, diukur, ditimbang dan dinilai kecuali uang.

Menurut Mulyadi dalam buku yang berjudul Akuntansi biaya, menyatakan

bahwa :

“Material merupakan bahan yang membentuk bagian menyeluruh

produk jadi.”

(2005:275)

Menurut Freddy Rangkuti dalam buku yang berjudul Manajemen

Persediaan menyatakan bahwa :

“Material merupakan barang-barang berwujud yang digunakan dalam

proses produksi yang merupakan bagian utama dari barang jadi.”

(2000:14)

Dari pengertian di atas, dapat penulis simpulkan tentang apa yang dimaksud

material. Material adalah persediaan akan barang-barang atau bahan-bahan yang akan

digunakan dalam proses produksi dan merupakan bagian utama secara fisik dari

barang jadi.

3.1.2 Prosedur Pengadaan Material

PT. PINDAD (Persero) termasuk jenis perusahaan manufaktur yang

mengubah input dasar menjadi produk yang dijual kepada masing-masing pelanggan.

Sebuah perusahaan manufaktur harus memiliki persediaan yang memadai di tangan

21

untuk memenuhi kebutuhan produksinya, tetapi dengan tetap menghindari tingkat

persediaan yang berlebihan.

Proses pengadaan merupakan kegiatan yang terjadi sejak adanya masukan

berupa permintaan barang sampai tersedianya barang tersebut.

Secara garis besar rangkaian proses pengadaan dapat digambarkan sebagai

berikut :

Gambar 3.1 Rangkaian Proses Pengadaan

a. Penerimaan Permintaan

Permintaan barang ke fungsi pengadaan berasal dari user dalam hal

ini, biasanya dari pemakai langsung atau diajukan oleh bagian Perencanaan

produksi, dikenal dengan PPM/J atau Permintaan Pengadaan Material/Jasa.

Kebutuhan barang ini diajukan setelah melalui proses pengecekan di gudang

tidak ada stok untuk material, baik di unit intern, maupun unit lain,

sedangkan untuk jasa, pekerjaan tersebut sudah tidak bisa dikerjakan di

PENERIMAAN PERMINTAAN

PENCARIAN SUMBER

PENGELUARAN PESANAN

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN

PEMBAYARAN

NEGOISASI &

PEMILIHAN SUMBER

22

Pindad, sehingga mengharuskan pengadaan keluar Pindad. Data-data yang

dibutuhkan dalam permintaan ini :

- Jenis, spesifikasi, ukuran, gambar barang/pekerjaan

- Jumlah barang

- Estimasi harga

- Target penyerahan barang

b. Pencarian Sumber

Untuk pencarian sumber ini diperlukan pengetahuan mengenai

ketersediaan barang atau jasa yang diminta dengan kondisi pasar dan

spesialisasi supplier. Ini dapat dilaksanakan dengan mengetahui beberapa hal,

seperti :

Apakah barang impor/lokal

Apakah barang standar atau harus dibuat berdasarkan gambar

pesanan

Minimum order dari barang yang diminta

Jenis supplier : pabrikan, agen, distributor

Jenis perusahaan PKP atau Non PKP

Jenis pembayaran yang diminta supplier cash, credit, dll.

23

Pencarian bisa dilakukan dari beberapa sumber, diantaranya :

Daftar rekanan yang sudah dibuat

Dari pembelian-pembelian sebelumnya

Dari wawancara, promosi sales yang datang ke perusahaan

Katalog atau brosur

Iklan, Yellow Pages buku telepon.

Majalah bisnis

Pameran-pameran

Internet.

Proses setelah dilakukan pemilihan sumber adalah Permintaan

Penawaran ke suplier/toko, dikenal dengan istilah PPH (Permintaan

Penawaran Harga) untuk pengadaan lokal dan inquiry untuk pengadaan

impor. Untuk barang-barang yang banyak di pasaran dan nilainya bisa dibeli

tunai bisa langsung per telepon.

c. Negoisasi dan Pemilihan Sumber

Penawaran harga yang dikirim oleh supplier dievaluasi untuk dicek

kelengkapan dan kesesuaian spesifikasi serta delivery yang bisa memenuhi

jadwal pemakaian barang yang diminta. Dari hasil evaluasi tersebut

dilaksanakan negoisasi untuk supplier yang memenuhi kriteria. Proses

negoisasi dapat dilaksanakan dengan beberapa cara :

24

Langsung, untuk pembelian tunai.

Negoisasi tertutup dengan beberapa supplier minimal 3 supplier

Negoisasi dengan system E-Auction (dengan menggunakan system

komputer untuk proses pelelangan) yang dapat menghasilkan harga

yang terbaik.

Dari hasil negoisasi ini dihasilkan supplier mana yang akan dipilih

untuk memasok barang yang dibutuhkan, dengan mempertimbangkan harga

termurah, delivery sesuai jadwal kebutuhan, kualitas dan service yang baik,

serta cara pembayaran yang bisa diikuti oleh aturan perusahaan.

d. Pengeluaran Pesanan

Pengadaan langsung

Pengadaan dengan cara pengadaan langsung dapat dilakukan untuk

kondisi sebagai berikut :

o Kebutuhan yang mendesak

o Nilai dibawah Rp. 25.000.000,-

o Barang ready stock di suplier

o Cara pembayaran yang harus Cash and Carry

Jenis pengadaan ini dituangkan kedalam dokumen PMT (Pengadaan

Material Tunai) atau PJT (Pengadaan Jasa Tunai).

25

Yang perlu diperhatikan dalam pengadaan tunai ini, adalah spesifikasi

barang harus benar-benar sesuai dengan permintaan user, karena biasanya

pembelian dengan sistem cash and carry, tidak ada perjanjian tertulis untuk

pengembalian atau penukaran barang yang dibeli jika ada kesalahan. Untuk

menghindari hal tersebut biasanya pemeriksaan dilakukan fungsi pengadaan

dengan fungsi mutu di tempat pembelian.

Pengadaan dengan kontrak

Proses pengadaan dengan cara kontrak dilaksanakan untuk

pembelian dengan kondisi :

o Nilai pembelian diatas Rp. 25.000.000,-

o Pengadaan yang membutuhkan waktu pengiriman yang cukup

lama, karena barang indent, atau barang/jasa harus diproses

dahulu di supplier.

e. Penerimaan dan Pemeriksaan

Barang/hasil pekerjaan yang dikirim oleh supplier baik melalui PMT

atau kontrak diketahui oleh Panmat untuk di register, selanjutnya diterima

oleh fungsi pengadaan sesuai jenis dan jumlah dalam dokumen pembelian,

kemudian diserahkan ke Rendalprod atau user untuk dibuat Bukti Masuk

Material. Proses pemeriksaan secara visual, dan uji fungsi dilakukan oleh

fungsi mutu, hasil pemeriksaan dibuat LHP (Laporan hasil Pemeriksaan),

apakah barang/hasil pekerjaan sudah baik atau tidak baik dan perlu

26

ditukar/diperbaiki, setelah proses pemeriksaan dinyatakan baik, fungsi

Rendalprod atau user menebitkan BAPM (Berita Acara Penerimaan Material).

f. Proses pembayaran

Proses pembayaran dapat dillaksanakan secara tunai atau tidak tunai

tergantung dari jenis pembeliannya.

Untuk pembelian tunai diperlukan biaya dimuka, beberapa unit ada

yang menggunakan sistem petty cash, yaitu menyimpan sejumlah uang

dengan nilai tetap misalnya Rp. 25.000.000,-, atau ada juga yang mengajukan

uang muka ke bagian keuangan untuk setiap transaksi pembelian tunai.

Pembayaran dilaksanakan langsung di tempat pembelian dengan persyaratan

ada kuitansi dan surat jalan dari toko/supplier. Proses pertanggungjawaban

pemakaian uang ke bagian keuangan dilaksanakan dengan melampirkan bukti

pembelian berupa kuitansi dan bon/surat jalan serta hasil pemeriksaaan dan

penerimaan dari fungsi mutu dan rendalprod/user.

Untuk pembelian tidak tunai/kontrak, pembayaran dilaksanakan

setelah terbit BAPM (Berita Acara Penerimaan Material), lamanya waktu

pembayaran tergantung dari kesepakatan pembeli dan penjual. Pembayaran

untuk kontrak impor dilaksanakan sesuai dengan jenis pembayaran, apakah

dengan Telegraphic Transfer maupun dengan Letter of Credit, atau system

pembayaran lainnya.

27

3.2 Teknis Pelaksananaan Kerja Praktek

Teknis yang digunakan penulis dalam melaksanakan kerja praktek, yaitu

dengan menggunakan metode Block Release, yaitu suatu metode dimana pelaksanaan

kerja praktek dilakukan dalam satu periode. Selama melaksanakan kerja praktek ini

yang berlangsung dari tanggal 10 Agustus sampai 10 Oktober 2009, penulis

melaksanakan berbagai kegiatan dalam hal pembuatan laporan keuangan yang

selama kerja praktek penulis ditempatkan di bagian keuangan PT. PINDAD

(Persero).

Dalam kerja praktek ini penulis mendapat kesempatan untuk mengetahui

aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan akuntansi di PT. PINDAD (Persero) dan

penulis sebelumnya terlebih dahulu diberi pengarahan mengenai jenis-jenis kegiatan

yang akan penulis kerjakan. Di bagian keuangan penulis mengerjakan tentang

bagaimana cara mencatat suatu laporan atau transaksi yang berkaitan dengan

pengadaan material dengan cara menggunakan Microsoft Excel dan menggunakan

suatu program Sistem Informasi Keuangan Manajemen (SIMKEU) untuk menginput

data-data yang diperlukan. Dimana mengerjakan cara memasukan data yang ada di

komputer yang kemudian di proses dan dijadikan laporan keuangan khususnya

laporan tentang pengadaan material.

28

3.3 Pembahasan Hasil Kerja Praktek

3.3.1 Dokumen-Dokumen yang digunakan dalam Pengadaan Material pada

PT. PINDAD (Persero)

1. LPB (Laporan Persediaan Barang )

Digunakan untuk melaporkan kuantitas dan mutu dari material, supplies dan

barang-barang lainnya pada saat tertentu (per periodik) yang berada dibawah

pengelolaan Deprendalprod. LPB dibuat berdasarkan data yang tercantum

dalam Kartu Gudang.

2. RKDM (Rencana Kebutuhan dan Dujungan Material)

Adalah dokumen yang diterbitkan oleh Deprendalprod berdasarkan Bill of

Material yang telah disusun oleh Departemen Engineering dalam rangka

pelaksanaan produksi. RKDM merupakan dasar untuk mengusulkan

pengadaan material.

3. PM ( Permintaan Material )

Adalah dokumen yang diterbitkan oleh Deprendalprod sebagai dasar untuk

melaksanakan permintaan material kepada pusat.

4. PPM ( Permintaan Pengadaan Material )

Adalah dokumen yang diterbitkan oleh Dep. Rendalmat sebagai perintah

kepada Dep. ADA untuk melakukan pembelian material. PPM dibuat atas

dasar PM yang diterima dari Deprendalprod.

5. SPPH ( Surat Permintaan dan Penawaran Harga )

Adalah dokumen yang dibuat oleh Dep. ADA dan dikirimkan kepada para

29

calon rekanan sebagai dasar permintaan penawaran.

6. SPH ( Surat Permintaan dan Penawaran Harga )

Merupakan tanggapan dari calon rekanan perihal jenis, tipe dan harga meterial

yang tercantum SPPH.

7. BAPPH ( Berita Acara Pembukaan Penawaran Harga )

Dokumen yang berisi daftar penawaran harga dari tiap-tiap rekanan yang akan

ikut dalam pengadaan material dalam periode yang telah ditentukan.

Berdasarkan BAPPH dilakukan pemilihan calon rekanan untuk material yang

tercantum dalam PPM.

8. BA Negoisasi (Berita Acara Negoisasi)

Dokumen yang berisi kesepakatan antara pihak perusahaan dengan rekanan

yang menyangkut kesepakatan harga, jumlah, spesifikasi maupun waktu

penyerahan material.

9. SOP (Surat Order Pembelian)

Dokumen yang dibuat oleh Dep. ADA sebagai pemberitahuan kepada rekanan

untuk mengirimkan material yang tercantuk dalam SOP tersebut.

10. SJAN (Surat Perjanjian)

Adalah surat perjanjian antara peruasahaan dengan rekanan mengenai

pengadaan material.

11. PB (Pengantar Barang)

Adalah dokumen yang dibuat oleh pihak rekanan sebagai surat pengantar

untuk barang yang dikirimkan ke perusahaan. PB umumnya dilampirkan pada

30

barang yang dilampirkan.

12. BMM (Bukti Material Masuk)

Adalah laporan yang dibuat oleh Dep. Penmat pada saat barang tiba di

perusahaan. BMM beserta barang diserahkan ke Gudang - Pusmat untuk

disimpan dan dicatat dalam Kartu Gudang.

13. Per PM (Permintaan Pemeriksaan Material)

Adalah dokumen yang dibuat oleh Dep. Penmat kepada pemeriksa untuk

melakukan pemeriksaan atas material yang masuk ke perusahaan.

14. LHP ( Laporan Hasil Pemeriksaan )

Adalah laporan yang dibuat oleh pemeriksa berdasarkan Per PM mengenai

hasil pemeriksaannya terhadap spesifikasi dan kualitas material yang

dikirimkan oleh rekanan.

15. BAPM (Berita Acara Penerimaan Material)

Adalah dokumen yang dibuat oleh Dep. Penmat berdasarkan BMM PB dan

LHP sebagai bukti bahwa material telah diterima secara sah dan baik

berdasarkan hasil pemeriksaan.

16. BRM (Bukti Retur Material)

Adalah dokumen yang dibuat oleh Dep. Penmat berdasarkan LHP sebagai

dasar untuk mengembalikan barang yang tidak sesuai jenis dan kualitasnya

kepada rekanan.

17. Kartu Gudang

Adalah kartu yang dipakai oleh Gudang - Pusmat untuk mencatat saldo dan

31

mutasi barang-barang yang disimpan di Gudang Pusat.

18. Faktur

Adalah dokumen yang dibuat oleh pihak rekanan untuk melakukan penagihan

kepada perusahaab melalui Fungsi Keuangan - Direktorat Keuangan.

19. BKK (Bukti Kas Keluar)

Adalah dokumen yang dibuat oleh Fungsi Keuangan - Ditku. BKK ini dibuat

setelah diterima SP, faktur pembelian, kuitansi, copy PB, copy BAPM dari

rekanan dan dicocokan dengan BA Negoisasi dan SOP.

20. Register Kas

Catatan yang digunakan intik mencatat nomor BKK, tanggal BKK, tujuan

pembayaran, penerima uang dan jumlah kas, nomor cek dan lain-lain.

21. Jurnal Pembelian

Buku Jurnal Pembelian merupakan buku yang digunakan oleh Fungsi

Akuntansi - Ditku untuk mencatat setiap transaksi pembelian barang yang

menggunakan metode physical. Pencatatan dilakukan setelah Fungsi Akuntasi

- Ditku menerima BA Negoisasi, BMM, LPB, BAPM dari Dep. ADA dan

mencocokannya dengan SOP dan faktur pembelian.

22. Jurnal Umum

Bukti Jurnal Umum digunakan Fungsi Akuntansi - Ditku untuk mencatat

setiap transaksi pembelian barang yang menggunakan metode perpetual.

23. Buku Besar Pembelian

Digunakan untuk mencatat ikhtisar transaksi pembelian material, supplies dan

32

barang lainnya secara periodik (mingguan) berdasarkan metode physical.

Pencatatan ini didasarkan pada rekapitulai Jurnal Umum.

24. Buku Besar Persediaan Material (Pusat)

Digunakan untuk mencatat ikhtisar transaksi pembelian material, supplies dan

barang lainnya secara periodik (mingguan) berdasarkan metode physical.

Pencatatan ini didasarkan pada rekapitulasi Jurnal Umum.

25. Buku Besar Persediaan Supplies (Pusat)

Digunakan untuk mencatat ikhtisar transaksi pembelian supplies yang

dilakukan oleh pusat untuk divisi berdasarkan metode perpetual. Pencatatan

didasarkan pada Jurnal Umum.

26. Buku Besar Persediaan Barang lainnya (Pusat)

Digunakan untuk mencatat iktisar transaksi pembelian yang dilakukan oleh

pusat untuk divisi berdasarkan metode perpetual. Pencatatan didasarkan pada

Jurnal Umum.

27. Kartu Persediaan Barang

Merupakan Buku Pembantu dari Buku Besar Persediaan Material, supplies

dan barang-barang lainnya yang ada di pusat.

Untuk setiap jenis barang yang dicatat berdasarkan metode perpetual akan

dicatat dalam Kartu Persediaan Barang.

28. Buku Besar Utang Usaha

Digunakan untuk mencatat ikhtisar transaksi pembelian material secara kredit.

Pencatatan didasarkan pada Jurnal Umum dan Jurnal Pembelian.

33

29. Jurnal Pengeluaran Kas

Digunakan oleh Fungsi Akuntansi - Ditku untuk mencatat pelunasan utang

usaha divisi. Pencatatan dilakukan setelah menerima Faktur Pembelian, BKK

dan bukti-bukti pendukung lainnya.

30. Buku Besar Kas

Digunakan untuk mencatat ikhtisar transaksi penerimaan dan pengeluaran kas,

termasuk pelunasan utang dagang. Pencatatan didasarkan pada Jurnal

Penerimaan dan Pengeluaran Kas.

31. Kartu Utang Usaha

Merupakan buku pembantu dari buku besar utang dagang.

32. Laporan Aktivitas Pengadaan Material

Dimaksudkan untuk melaporkan aktivitas pengadaan material oleh Pusat

untuk Divisi selama bulan ybs.

33. Laporan Aktivitas Pengadaan Supplies

Dimaksudkan untuk melaporkan aktivitas pengadaan supplies oleh pusat

untuk divisi selama bulan ybs.

34. Laporan Aktivitas Pengadaan Barang Lainnya

Dimaksudkan untuk melaporkan aktivitas pengadaan barang lainnya oleh

pusat untuk divisi.

35. Daftar Utang Usaha

Dimaksudkan untuk melaporkan utang usaha pada akhir bulan.

34

36. Laporan Evaluasi Rekanan untuk Material

Dimaksudkan untuk melaporkan aktivitas pengadaan material kepada

rekanan dalam bulan ybs.

37. Laporan Evaluasi Rekanan untuk Supplies

Dimaksudkan untuk melaporkan aktivitas pengadaan supplies kepada

rekanan dalam bulan ybs.

38. Laporan Evaluasi untuk Barang Lainnya

Dimaksudkan untuk melaporkan aktivitas pengadaan barang lainnya kepada

rekanan dalam bulan ybs.

3.3.2 Jenis-Jenis Persediaan pada PT. PINDAD (Persero)

Jenis-jenis persediaan yang ada pada PT. PINDAD (Persero) terdiri dari :

Persediaan Material Bahan

Material bahan merupakan komponen utama yang digunakan untuk

membuat suatu produk. Persediaan material bahan ini khusus terdapat

di gudang pusat PT. PINDAD (Persero) dan akan dikeluarkan apabila

ada permintaan dari divisi. Jenis-jenis persediaan yang ada digudang

pusat PT. PINDAD (Persero) dibagi menjadi 8 kelompok diantaranya

sebagai berikut :

o Ferro adalah kelompok persediaan kelompok baja, contohnya :

Welding wire, round bars, baja kontruksi, baja tahan karat, plat

35

stell, baja pegas kawat, pita STKM, kobalt, baja perk karbon,

dan lain-lain.

o Non Ferro adalah kelompok persediaan komponen non baja,

contohnya : tembaga pipa, tembaga elektroda, dan lain-lain.

o Kimia adalah kelompok persediaan bahan-bahan kimia,

contohnya : borax, air raksa, durfferit bebas karbon, dan lain-

lain.

o Kelompok persediaan minyak pelumas, contohnya : solar olie,

olie sultex, dan lain-lain.

o Kelompok mesiu dan peledak.

o Kelompok persediaan cat, resin, plastik, contohnya : kertas

fotocopy, fools traveling, bag, kertas aspal, tinta printer, disket,

dan lain-lain.

o Kelompok persediaan perkakas dan suku cadang, contohnya :

insert carbide, kikir plat, frais jari, frais daun, bor spiral, baud

inbus, sikat kikir, dan lain-lain.

Masing-masing material tersebut diatas mempunyai kode

material tersendiri yang bersifat unik.

Persediaan Produk Setengah Jadi dan Produk Jadi

Persediaan produk setengah jadi dan persediaan produk jadi

terdapat ditiap divisi. Masing-masing divisi usaha di PT.

36

PINDAD (Persero) menghasilkan beberapa produk.

o Divisi Senjata menghasilkan :

Macam-macam senjata genggam

Senapan Serbu SS-1 dan berbagai variasinya

Senjata jagawana dan revolver

o Divisi Munisi menghasilkan :

Munisi kaliber 9 mm s/d 12 mm

Peluru isyarat darurat

Bom latihan 11 kg s/d 20 kg

Granat tangan gas air mata

Granat tangan asap

Granat mortir

o Divisi Mekanik menghasilkan :

Mesin perkakas

Air brake (rem angin kereta api)

Marine equipment (peralatan kapal laut)

Deck machinery (mesin geladak kapal)

o Divisi elektrik menghasilkan :

Generator (pembangkit listrik)

Vacum circuit breaker (pemutus arus)

Traction motor (motor penggerak)

37

o Divisi Tempa dan Cor menghasilkan :

Produk casting dan forenging

DE- Rail fastening

Pompa tambang

Mesin CNC (peranglat komputer)

3.3.3 Prosedur Pengadaan Material oleh Pusat untuk Divisi pada PT. PINDAD

(Persero)

Pengeluaran pengadaan material oleh pusat untuk divisi artinya

pengadaan material yang nilainya diatas plafon yang dikeluarkan oleh pusat

berdasarkan permintaan material dari divisi dalam melaksanakan proses

produksi untuk menghasilkan produk jadi maupun produk setengah jadi.

Prosedur Pengadaan Material oleh pusat untuk divisi sebagai berikut :

a. Prosedur Permintaan pengadaan Material oleh Divisi

Inisiatif untuk melakukan permintaan pengadaan material berasal dari

Dep. Rendalprod pada divisi. Dasar untuk melakukan permintaan

material dapat menggunakan LPB atau RKDM yang diterima dari

engineering. Untuk melakukan permintaan ke pusat Dep. Rendalprod

menggunakan PM. PM ini harus diotorisasi terlebih dahulu oleh

kepala divisi sebelum diserahkan pada Subdep. ADA. PM dibuat dalam

3 rangkap dan didistribusikan sbb :

38

Lembar asli ke-1 dan ke-2 diserahkan kepada Subdep. ADA

sebagai dasar permintaan material ke pusat.

Lembar ke-1 dikirim ke Dep. Rendalprod dipusmat.

Lembar ke-2 disimpan sebagai arsip Subdep. ADA.

Lembar ke-3 disimpan sebagai arsip Dep. Rendalprod.

Setelah menerima PM dari Subdep. ADA, Dep. Rendalprod

selanjutnya akan mencek ke gudang mengenai material yang

diperlukan oleh divisi, jika material tersebut tersedia maka

divisi akan mengeluarkan pembelian keluar.

b. Prosedur Pergeseran Material oleh Pusat

Setelah Subdep. ADA mengetahui material yang diperlukannya maka

Subdep. ADA membuat dokumen BAG. BAG dibuat dalam 7 rangkap

dan didistribusikan sbb :

Lembar asli ke-1 dikirimkan ke Subdep. Administrasi

Persediaan di Dep. Akunku untuk diinput ke dalam sistem

komputerisasi aplikasi material.

Lembar ke-2 diserahkan kepada Dep. Persediaan Gudang di

gudang pusat untuk dicatat dalam kartu gudang.

Lembar ke-3 disimpan sebagai arsip Dep. Administrasi

Material.

Lembar ke-4 diserahkan kepada Administrasi Material di

divisi.

39

Lembar ke-5 diserahkan kepada Dep. Mutu di divisi.

Lembar ke-6 diserahkan kepada gudang divisi.

Lembar ke-7 disimpan sebagai arsip.

c. Prosedur Pemasukan Material

Prosedur pemasukan material dari rekanan sebagai berikut :

Prosedur Pembelian Material

Inisiatif untuk melakukan pembelian material berasal dari

gudang pusmat. Dasar untuk mengusulkan pembelian material

dan barang lainnya adalah laporan persediaan barang yang

menginformasikan jumlah material atau barang telah mencapai

persediaan minimum. LPB ini dibuat berdasarkan data yang

tercantum dalam kartu gudang. Oleh sebab itu Dep. Rendalmat

perlu melaksanakan prosedur pengadaannya. Untuk itu

diterbitkan PPM sebanyak 5 rangkap dan terlebih dahulu

diotorisasi oleh Kapusmat. PPM didistribusikan sbb :

Lembar ke-1 diserahkan kepada Dep. ADA.

Lembar ke-2 diserahkan kepada Dep. Akunku.

Lembar ke-3 diserahkan kepada pemeriksa.

Lembar ke-4 diserahkan kepada De. Penmat.

Lembar ke-5 disimpan sebagai arsip.

Dep. ADA membuat SPPH berdasarkan PPM, SPPH akan

dibuat jika Dep. ADA belum memiliki data mengenai rekanan

40

maupun harga yang ditawarkan atau surat kontraknya, jika data

tersebut ada Dep. ADA langsung membuat SOP.

SPPH yang telah dibuat oleh Dep. ADA dikirimkan kepada

para calon rekanan. SPPH dibuat 2 rangkap. SPPH harus

diotorisasi lebih dahulu oleh Kapusmat. Lembar ke-1

dikirmkan kepada calon rekanan, lembar ke-2 sebagai arsip.

Berdasrkan SPPH, para calon rekanan akan mengirimkan SPH

kepada Dep. ADA. SPH akan dibuka oleh Dep.ADA dihadapan

pejabat-pejabat yang berkepentingan. Selanjutnya Dep. ADA

membuat BAPPH sebanyak 2 rangkap dan didistribusikan sbb :

Lembar ke-1 sebagai arsip Kapusmat

Lembar ke-2 sebagai arsip Dep. ADA

Tahap berikutnya adalah pelaksanaan negoisasi dengan calon

rekanan. Dari hasil negoisasi tersebut, Dep. ADA membuat BA

Negoisasi sebanyak 3 rangkap dan didistribusikan sbb :

Lembar ke-1 dikirimkan kepada rekanan.

Lembar ke-2 dikirimkan kepada Dep. Akunku.

Lembar ke-3 disimpan sebagai arsip.

Kapusmat beserta Dep. Akunku dan Dep. ADA membahas

penawaran-penawaran tersebut dan kemudian Kapusmat akan

menentukan calon pemenang. Dalam keadaan tertentu yang

menentukan pemenang adalah Direksi. Selanjutnya dibuat

41

kontrak antar perusahaan dengan rekanan yang menjadi

pemenang.

Dep. ADA akan membuat SOP/SJAN sebanyak 5 rangkap

sebelum didistribusikan kepada rekanan dan fungsi-fungsi lain

yang terkait. SOP/SJAN harus diotorisasi terlebih dahulu oleh

Kapusmat. SOP/SJAN dibuat 5 rangkap dan didistribusikan

sbb :

SOP/SJAN asli lembar ke-1 diserahkan kepada pihak

rekanan untuk diproses lebih lanjut oleh yang

bersangkutan.

SOP/SJAN lembar ke-2 diserahkan kepada Dep.

Rendalmat.

SOP/SJAN lembar ke-3 diserahkan kepada Subdep.

Administrasi Persediaan Dep. Keuangan untuk

dicocokkan dengan dokumen-dokumen lainnya

sebelum dicatat dalam catatan akuntansi.

SOP/SJAN lembar ke-4 diserahkan kepada pemeriksa

untuk dicocokkan dengan Per PM dan untuk

menerbitkan LHP.

SOP/SJAN lembar ke-5 disimpan sebagai arsip untuk

dicocokkan dengan BMM.

d. Prosedur Penerimaan Material

42

Pada saat material tiba di perusahaan, diterima oleh Pusat

Pengamanan (Puspam) dengan PB sebanyak 2 rangkap.

Puspam akan memeriksa kesesuaian antara PB dengan material

yang tiba. Selanjutnya PB lembar ke-1 beserta material

diserahkan ke Dep. Penmat dan lembar ke-2 disimpan sebagai

arsip Puspam.

Selanjutnya Dep. Penmat akan menerbitkan BMM sebanyak 4

rangkap dan mengadakan PB sebanyak 3 rangkap. PB asli

dikembalikan kepada rekanan setelah ditandatangani oleh

Kadep. Penmat. Copy PB lembar ke-1 diserahkan kepada Dep.

ADA, lembar ke-2 diserahkan kepada gudang bersama-sama

seluruh BMM. Copy PB lembar ke-3 disimpan sebagai arsip

Dep. Penmat. Dep. Penmat juga membuat per PM sebanyak 2

rangkap dab lembar ke-1 diserahkan kepada pemeriksa sebagai

dasar untuk melakukan pemeriksaan atas spesifikasi dan

kualitas material yang tiba di gudang.

Gudang mencek jumlah dan jenis barang yang tiba setelah

diperiksa oleh gudang. BMM ditandatangani petugas gudang,

copy PB dan material disimpan dalam kartu gudang. BMM

didistribusikan sbb :

43

Lembar asli ke-1 diserahkan kepada Dep. Penmat

sebagai bukti bahwa material telah diperiksa jenis dan

jumlahnya.

Lembar ke-2 diserahkan kepada Dep. Rendalmat.

Lembar ke-3 diserahkan kepada Dep. Akunku untuk

dicocokkan dengan dokumen-dokumen lainnya untuk

dicatat dalam catatan akuntansi.

Lembar ke-4 disimpan sebagai arsip dan digunakan

sebagai dasar pencatatan dalam kartu gudang.

Pemeriksaan setelah menerima Per PM melaksanakan

pemeriksaan atas material dan menerbitkan LHP sebanyak 4

rangkap dan didistribusikan sbb :

Lembar ke-1 diserahkan kepada Dep. Penmat.

Lembar ke-2 diserahkan kepada Dep. ADA.

Lembar ke-3 diserahkan kepada Dep. Rendalmat.

Lembar ke-4 disimpan sebagai arsip.

Dep. Penmat setelah menerima LHP selanjutnya menilai

kondisi barang yang dikirimkan. Untuk barang yang

kondisinya memenuhi syarat, dibuatkan BAPM dalam 4

rangkap dan selanjutnya diotorisasi oleh Kapusmat. BAPM

didistribusikan sbb :

Lembar ke-1 diserahkan kepada rekanan.

44

Lembar ke-2 diserahkan kepada Dep. ADA sebagai

dasar untuk melakukan evaluasi terhadap rekanan.

Lembar ke-3 diserahkan kepada Dep. Akunku

Lembar ke-4 disimpan sebagai arsip.

Jika berdasarkan BMM dan LHP barang-barang yang

dikirmkan tidak memenuhi syarat, maka dilakukan retur

barang.

e. Prosedur Retur Material

Untuk mengembalikan barang, Dep. ADA perlu menerbitkan

BRM. BRM dibuat dalam 5 rangkap dan didistribusikan sbb :

Lembar asli ke-1 diserahkan kepada rekanan.

Lembar ke-2 diserahkan kepada Dep. Rendalmat sebagai

pemberitahuan adanya retur barang.

Lembar ke-3 diserahkan kepada gudang sebagai perintah untuk

mengeluarkan barang yang akan diretur.

Lembar ke-4 diserahkan kepada Subdep. Administrasi Persediaan

Dep. Keuangan sebagai dasar pencatatan dalam jurnal dan buku

besar.

Lembar ke-5 disimpan sebagai arsip.

f. Prosedur Pembayaran Utang Usaha

45

Rekanan melakukan penagihan dengan menyerahkan dokumen-

dokumen penagihan yang terdiri atas SP, Faktur 2 rangkap,

kuitansi 2 rangkap, copy PB, copy BAPM, FP dan SSP. Seluruh

dokumen tersebut disampaikan kepada Dep. Akunku.

Dep. Akunku memeriksa seluruh dokumen penagihan kemudian

membuat BKK sebanyak 2 rangkap dan mempersiapkan cek untuk

pelunasan utang usaha. Cek ditandatangani oleh Direksi. BKK

dicatat dalam register kas.

BKK 2 rangkap , kuitansi 2 rangkap dan cek diserahkan kepada

rekanan. Rekanan akan menandatangani BKK dan kuitansi.

Selanjutnya BKK lembar ke-1 dan kuitansi lembar ke-1

diserahkan kembali kepada Dep. Akunku.

copy SP, copy PB, Faktur lembar ke-2, FP dan SSP diserahkan

kepada ss untuk dicatat dalam catatan-catatan akuntansi.