KNOWLEDGE MANAGEMENT

DALAM ORGANISASI BISNIS

Tugas Mata Kuliah

Teori Organisasi dan Manajemen Pengetahuan

Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)

Oleh:

Armiastho Adi Saputro

P056100132.35E

MAGISTER MANAJEMEN AGRIBISNIS

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2011

BAB I

PENDAHULUAN

Dalam organisasi bisnis, kinerja dalam pencapaian tujuan amatlah penting

dan dapat berpengaruh kepada kelangsungan organisasi atau perusahaan

tersebut. Tujuan perusahaan dalam bisnis, pada umumnya, antara lain adalah

keuntungan yang didapat perusahaan, efisiensi, penguasaan terhadap pasar,

dan lain sebagainya. Jika perusahaan mampu mencapai tujuan-tujuannya

dengan ukuran tertentu maka kinerjanya dianggap relatif baik. Kinerja yang baik

juga diperlukan dalam rangka menghadapi persaingan usaha yang semakin

ketat. Perusahaan harus memiliki keunggulan tertentu dalam persaingan di pasar

agar tidak kalah bersaing dan dapat terus menjalankan bisnisnya.

Kinerja perusahaan bergantung, salah satunya, pada informasi dan

pengetahuan yang dimilikinya, jika informasi dan pengetahuan yang dimiliki

semakin banyak dan akurat maka semakin besar potensi untuk mencapai kinerja

yang diharapkan. Informasi dan pengetahuan yang dimaksud tentunya yang

berkaitan dengan bisnis perusahaan tersebut. Dalam era teknologi informasi

sekarang ini informasi dan pengetahuan adalah aset yang berharga dalam

bisnis, sehingga perusahaan pun berusaha melindungi sebisa mungkin informasi

dan pengetahuan yang dimilikinya. Sebagai contoh perusahaan minuman ringan

Coca-cola memiliki resep dan cara produksi tertentu yang menyebabkan rasa

dari produknya memiliki keistimewaan dan dianggap sebagai keunggulan

produk. Maka dengan alasan tersebut Coca-cola melindungi resep, komposisi

dari produknya sehingga tidak dapat ditiru oleh kompetitornya. Informasi dan

pengetahuan dipandang sebagai sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan dan

harus dikelola dengan baik agar bisa dimanfaatkan secara positif dalam

menghadapi persaingan dunia usaha.

Informasi dan pengetahuan adalah dua hal yang berbeda walaupun

memiliki keterkaitan, paper ini membahas mengenai knowledge management

sehingga aspek pengetahuan lebih banyak mendapat perhatian. Dalam

manajemen organisasi perusahaan, pengetahuan berperan pada kinerja individu.

Perbedaan tingkat pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan-karyawan yang

memiliki tugas dan tanggung jawab yang sama dapat mempengaruhi kinerja

masing-masing individu. Perbedaan tingkat kinerja yang disebabkan oleh

perbedaan tingkat pengetahuan ini dapat menjadi masalah apabila terjadi secara

signifikan karena perusahaan tentunya ingin kinerja SDM yang dimilikinya

optimal. Berkenaan dengan hal tersebut maka perusahaan harus mengantisipasi

agar tiap individu yang bekerja pada perusahaan mendapatkan pengetahuan

yang proporsional berdasarkan dengan tugas, tanggung jawab yang

dipegangnya.

Mengelola sumberdaya pengetahuan bukanlah hal yang mudah atau

sama dengan mengelola sumberdaya lain yang tangible seperti bahan baku

produk, uang, dan sebagainya. Pengetahuan bukan barang yang terlihat bisa

dipegang atau memiliki rupa tertentu, hal ini yang menyebabkan keunikan dan

kesulitan tersendiri dalam mengelolanya. Sebagai gambaran adalah pada pabrik

rokok kretek yang dalam proses melinting tembakau dalam kertas menjadi

batang rokok masih menggunakan tenaga manusia. Buruh pabrik yang lebih

berpengalaman memiliki kecepatan melinting rokok yang lebih baik dibanding

yang kurang berpengalaman. Kemampuan melinting rokok dengan cepat ini

adalah contoh pengetahuan. Bagaimana cara mengelola pengetahuan tersebut,

mengumpulkan, menyimpan, menginseminasikan ke semua buruh pabrik rokok

merupakan bagian dari ranah Knowledge Management.

BAB II

PEMBAHASAN

Pengetahuan (Knowledge)

Menurut Davenport dan Prusak (1998) pengetahuan dan informasi

merupakan hal yang berbeda, namun ada keterkaitan di antaranya. Perbedaan

antara keduanya dapat dikatakan sebagai suatu tingkatan, pengetahuan

memiliki makna yang lebih kompleks. Pengetahuan adalah kombinasi yang

terdiri dari pengalaman, nilai-nilai, informasi kontekstual, dan pandangan ahli

yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan

pengalaman dan informasi baru. Pengetahuan dihasilkan dan diterapkan dalam

benak individu.

Ada 2 macam knowledge, tacit dan explicit. Menurut Nonaka dan

Takeuchi tacit knowledge adalah suatu pengetahuan yang personal, spesifik,

dan umumnya sulit diformalisasi dan dikomunikasikan kepada pihak lain.

Sedangkan explicit knowledge adalah pengetahuan yang telah diformulasikan,

biasanya disajikan dalam bentuk tulisan, misalnya peraturan, buku literatur.

Explicit knowledge merupakan pengetahuan yang dapat ditransformasikan

dalam bentuk formal dan bahasa yang sistematis.

Dalam organisasi, pengetahuan seringkali tidak hanya berupa dokumen

atau repositori namun juga dalam bentuk rutinitas, proses, praktik, dan norma-

norma yang ada di dalam organisasi. Seperti yang telah dibahas dalam

pendahuluan, pengetahuan tidak hanya berupa dokumen, artinya ada

pengetahuan yang didokumentasikan ada pula yang tidak. Rutinitas, proses,

norma-norma adalah sesuatu yang dirasakan ada, keberadaannya tidak

berwujud benda. Yang menjadi tantangan bagi perusahaan adalah dalam

mengkonversi tacit knowledge menjadi explicit knowledge maupun sebaliknya.

Mengapa harus dikonversi? Agar dapat disimpan dan diinseminasikan kepada

individu untuk tujuan-tujuan organisasi..

Berdasarkan tulisan Davenport dan Prusak terdapat metode mengubah

informasi menjadi pengetahuan melalui kegiatan sebagai berikut, 4C :

comparation, consequences, connections,dan conversation. Dalam organisasi,

pengetahuan diperoleh dari individu-individu atau kelompok orang-orang yang

mempunyai pengetahuan, atau kadang kala dalam rutinitas organisasi.

Pengetahuan diperoleh melalui media yang terstuktur seperti: buku dan

dokumen, hubungan antar pribadi yang mencakup dari pembicaraan ringan

hingga ilmiah.

Knowledge Management

Menurut Spector dan Gerald (2002) Knowledge management ialah

rangkaian proses yang melingkupi penciptaan, penyebaran, dan pemanfaatan

dari pengetahuan. Knowledge management mencakup proses dari penciptaan

pengetahuan, dan memfasilitasi transformasi pengetahuan implisit ke dalam

pengetahuan eksplisit yang dapat diakses dan dapat dimanfaatkan untuk

memecahkan masalah yang relevan. Skenario dari knowledge management

dimulai dari penciptaan pengetahuan untuk diterapkan, digunakan, dan

bagaimana pengaruhnya terhadap kehidupan. Pengetahuan tersebut kemudian

‘ditangkap’ untuk dapat disimpan, disusun dan ditransformasikan ke dalam

bentuk yang dapat disebarkan, dan dipakai bersama.

Pengetahuan yang sudah disusun dengan baik dan dapat diakses dengan

mudah akan dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas layanan, peningkatan

daya saing produk, melahirkan teknologi, dan pengetahuan baru. Tujuan akhir

dari knowledge management ialah dalam menyusun, berbagi, dan menempatkan

pengetahuan untuk menciptakan suatu nilai pokok didalam pengetahuan;

menyesuaikan dengan cepat pada perubahan lingkungan untuk mendorong

efisiensi dan meningkatkan kemampuan dalam memberikan layanan. Untuk

melayani kebutuhan yang terus berkembang, perlu peningkatan keluwesan dan

penyesuaian knowledge management, kemampuannya dalam menangkap

informasi, menciptakan pengetahuan, meningkatkan nilai, dan kemampuannya

dalam melindungi aset intelektual. Perlu dilakukan kreasi, peremajaan,

ketersediaan, kualitas dan penggunaan pengetahuan oleh semua komponen

dalam sistem.

Knowledge Management dalam Organisasi

Sumber kekuatan internal organisasi yang tidak mungkin diadaptasi oleh

kompetitor adalah knowledge management. Pengetahuan tertanam disetiap

individu dan masing-masing individu mempunyai pengetahuan yang berbeda

satu sama lain. Para pesaing tidak mungkin meniru pengetahuan yang dipunyai

oleh perusahaan. Sebagai aset yang berharga bagi perusahaan sebaiknya

organisasi mengelola manajemen pengetahuan yang baik. Studi yang dilakukan

Davenport et. al. (1998) mengidentifikasi empat langkah yang perlu dilakukan

organisasi agar KM menjadi sumberdaya strategik.

1. Pengetahuan dapat disimpan

Data, informasi, maupun pengetahuan dapat disimpan dalam bentuk

dokumentasi agar mudah ditelusuri bila dibutuhkan. Bagi pengetahuan yang

sifatnya tacit, sebaiknya diartikulasikan menjadi explicit knowledge.

Pengetahuan yang dapat disimpan memudahkan organisasi untuk

menelusurinya dan memanfaatkan di setiap kesempatan.

2. Pengetahuan mudah diakses

Setiap anggota organisasi mempunyai aloes yang sama terhadap knowledge

base organisasi. Agar proses aksessibilitas dan transfer mudah dilakukan

antar anggota, organisasi perlu memfasilitasi dengan memanfaatkan

teknologi misalnya video conference, jaringan internet dan intranet, telepon,

dan faksimili. Banyak organisasi mempunyai ruang perpustakaan sehingga

anggotanya mudah mengakses pengetahuan-pengetahuan terbaru melalui

literatur. Organisasi memfasilitasi juga dengan aturan dan prosedur yang

memudahkan setiap orang dapat mengakses pihak-pihak dan anggota

organisasi lain yang mempunyai pengetahuan.

3. Peningkatan pengetahuan didukung oleh organisasi

Lingkungan eksternal berubah dengan cepat akibatnya organisasi harus

senantiasa beradaptasi. Kemampuan organisasi untuk beradaptasi perlu

dukungan pengingkatan pengetahuan. Organisasi perlu menciptakan

lingkungan yang mampu mempercepat peningkatan pengetahuan. Temuan

Davenport et al. (1998) mengungkapkan perlunya sentralisasi struktur

organisasi, dan perubahan budaya kerja yang mendukung kreatifitas anggota

organisasi. Hal konkrit yang bisa dilakukan perusahaan yaitu dengan

memberikan penghargaan bagi anggota organisasi yang menyumbangkan

pengetahuan kepada knowledge base organsiasi. Penghargaan yang

diterima dapat berupa peningkatan kompensasi maupun promosi

pangkat/jabatan.

4. Mengelola pengetahuan sebagai aset.

Dalam organisasi, aset dapat berbentuk barang berwujud maupun barang

berwujud. Organisasi berfokus kepada dua aset tersebut. Pengetahuan,

merupakan aset tidak berwujud, harus diperlakukan sebagai aset berwujud

yaitu dapat diukur. Skyrme dan Amidon (1998) mengemukakan bahwa

pengetahuan (knowledge) dapat diukur dengan menggunakan balanced

scorecard. Dimensi innovation dan learning dalam balanced scorecard

merupakan proses aktivitas knowledge management. Meskipun ada debat

dalam pengukurannya, Skyrme dan Amidon (1998) menyakini bahwa dimensi

innovation dan learning mempunyai potensi untuk mengukur pengetahuan

sebagai aset.

Organisasi yang mempunyai pengetahuan superior mampu

mengkoordinasi dan mengkombinasikan sumberdaya-sumberdaya tradisional

dan kapabilitas dalam bentuk dan cara baru sehingga dapat memberikan nilai

lebih bagi pelanggan. Dengan memiliki sumberdaya intelektual yang superior,

organisasi dapat mengetahui bagaimana mengembangkan dan mengeksploitasi

sumberdaya tradisonal lebih baik daripada pesaing meskipun sumberdaya

tersebut tidak unik dan mudah ditiru. Pengetahuan dapat dikategorikan sebagai

sumberdaya stratejik terpenting sehingga dapat digunakan untuk keunggulan

kompetitf yang tahan lama.

Pengetahuan, terutama tacit knowledge, berpotensi menjadi sumberdaya

yang unik dan sukar ditiru. Tidak seperti sumberdaya tradisional lainnya, tacit

knowledge tidak dapat diperdagangkan dalam bentuk siap pakai. Untuk meniru

tacit knowledge organisasi, pesaing setidaknya memiliki pengalaman yang

serupa, dan untuk mendapatkannya memerlukan waktu yang lama. Untuk

mempertahankan keunggulan kompetitif, organisasi dapat melakukan dengan

menambah pengetahuan baru. Gabungan pengetahuan lama dan baru

menciptakan keunikan baru yang akhirnya menciptakan kesempatan untuk

melakukan sinergi pengetahuan.

Pengetahuan dapat menjadi keunggulan kompetitif yang tahan lama bila

organisasi mengetahui lebih banyak pengetahuan dibandingkan kompetitor.

Tidak seperti sumberdaya tradisional lainnya yang dapat berkurang saat

digunakan, pengetahuan justru akan meningkat pada saat digunakan.

Pengetahuan yang semakin sering digunakan akan semakin bernilai bagi

organisasi.

Dengan menjadikan knowledge management menjadi keunggulan

kompetitif organisasi sebaiknya KM didayagunakan dan diterapkan secara nyata

oleh perusahaan. Bentuk konkrit penerapan adalah mengembangkan strategi

organisasi berbasis pengetahuan. Strategi yang berbasis pengetahuan

diharapkan mampu lebih mengeksplorasi keunikan yang dimiliki organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Davenport, Thomas H & Prusak, L.1998.Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know. Boston: Harvard Business School Press.

Nonaka, I., & Takeuchi, H.1995. The knowledge-creating company: How

japanese companies create the dynamics of innovation. New York. Oxford University Press.

Spector, J. Michael, and Gerald S. Edmonds, Knowledge Management in

Instructional Design, Publications of Eric Digest, Syracuse University, September 2002.

Skyrme, D.J., dan Amidon, D.M.1998. New measures of success. Journal Of

Business Strategy. Vol 19. No. 1. pp. 20-40