SELF ASSESSMENT TAHAP KE-2
1. Cara Penggunaan Aplikasi
1.1. Cara Penggunaan Aplikasi
1.1.1. Memulai Aplikasi Assessment
Proses Akses Website dan Log in
Untuk memulai Aplikasi Assessment masukan alamat
website http://assessment.bandung.go.id di bagian
address-bar pada browser.
Pada halaman utama website terdapat menu home dan
download. Pada menu download berisi informasi “User
ID” OPD, Manual Guide dan Contact yang bisa
dihubungi untuk pertanyaan lebih lanjut untuk
assessment seperti gmabar dibawah ini
Setelah web dapat diakses masukan User ID dan
Password, lalu klik tombol “LOGIN”
2. Petunjuk Pengisian
2.1. Petunjuk Pengisian Form Assessment Kematangan TIK
a. Ketika masuk halaman utama website, user memilih ikon ,
yang terletak di samping kiri halaman untuk memasuki Form
Assessment Kematangan TIK
b. Setelah memasuki Form Assessment user dapat menjawab
pertanyaan sesuai dengan kondisi yang terdapat pada Perangkat
Daerah. Pada form pertanyaan ke 1 (Mengelola Anggaran dan
Biaya) ini terdapat 4 bagian pertanyaan,yakni :
Anggaran yang transparan dan lengkap untuk TI
secara akurat mencerminkan pengeluaran yang
direncanakan.
Alokasi sumber daya TI untuk inisiatif TI
diprioritaskan berdasarkan kebutuhan Perangkat
Daerah
Biaya untuk layanan dialokasikan secara adil
Anggaran dapat dibandingkan dengan biaya
sebenarnya
Di masing-masing pertanyaan terdapat hint yang berisi
penjelasan lebih lanjut mengenai pertanyaan tersebut, user
tinggal mengarahkan kursor pada pertanyaan.
Berikut merupakan penjelasan dari masing- masing pertanyaan
Anggaran yang transparan dan lengkap untuk TI secara akurat
mencerminkan pengeluaran yang direncanakan:
1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah telah mengikuti
dan memelihara metode untuk memperhitungkan semua
biaya terkait TI sesuai dengan aturan?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas
(perilaku)yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait
Mengelola Anggaran dan Biaya sehingga Outcomes untuk
menjadikan Anggaran TI pada Perangkat Daerah transparan
dan pengeluaran sesuai rencana dapat terwujud.
2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah mengusulkan dan
mengalokasikan biaya TIK yang sebenarnya dengan analisis
dan rencana serta melaporkannya menggunakan sistem
keuangan sesuai dengan aturan?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas
(perilaku)yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait
Mengelola Anggaran dan Biaya sehingga Outcomes untuk
menjadikan Anggaran TI pada Perangkat Daerah transparan
dan pengeluaran sesuai rencana dapat terwujud.
3. Pertanyaan 3 : Apakah Perangkat Daerah mengusulkan dan
memperioritaskan anggaran untuk mendukung sasaran
strategis Perangkat Daerah berdasarkan rencana Induk TIK
Kota bandung ?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas
(perilaku)yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait
Mengelola Anggaran dan Biaya sehingga Outcomes untuk
menjadikan Anggaran TI pada Perangkat Daerah transparan
dan pengeluaran sesuai rencana dapat terwujud.
4. Pertanyaan 4 : Apakah Perangkat Daerah memiliki data
(dokumen) seluruh aset TIK (Aplikasi dan Data serta
infrastruktur)?
Keterangan : Dokumen / laporan dapat diperoleh pada
aplikasi E-Aset. Standar untuk Daftar Aset minimal sesuai
dengan esai pada Aplikasi dan Infrastruktur.
5. Pertanyaan 5 : Apakah Perangkat Daerah memiliki data
berupa laporan/dokumen yang berisi akuntasi terkait TIK ?
Keterangan : Dokumen / laporan dapat diperoleh pada
aplikasi Akuntasi Daerah
6. Pertanyaan 6 : Apakah Perangkat Daerah memiliki data
berupa laporan/dokumen yang berisi rencana biaya dan
anggaran TIK ?
Keterangan : Dokumen / laporan dapat diperoleh pada
aplikasi E-Project Planning
Berikut merupakan penjelasan dari masing masing pertanyaan di
atas :
1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah melaksanakan
proses pengambilan keputusan untuk memprioritaskan
alokasi sumber daya dan peraturan untuk kebijakan
manajemen?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola
Anggaran dan Biaya sehingga Outcomes untuk
mengalokasikan sumber daya TI diprioritaskan berdasarkan
pada kebutuhan Perangkat Daerah dapat terwujud.
2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah bekerjasama
dengan penyedia layanan eksternal setelah
mempertimbangkan opsi membeli, mengembangkan dan
sewa ?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola
Anggaran dan Biaya sehingga Outcomes untuk
mengalokasikan sumber daya TI diprioritaskan berdasarkan
pada kebutuhan Perangkat Daerah dapat terwujud.
3. Pertanyaan 3 : Apakah Perangkat Daerah memiliki
data/dokumen yang berisi prioritas kebutuhan TIK ?
Keterangan : Dokumen berisi tentang prioritas dan
peringkat inisiatif TI dari Perangkat Daerah. Hal ini penting
untuk dapat mengalokasikan biaya TI sesuai dengan prioritas
yang sesuai dengan tupoksi dari Perangkat Daerah.
4. Pertanyaan 4 : Apakah Perangkat Daerah memiliki
data/dokumen Alokasi anggaran ?
Keterangan : Dokumen berisi pengalokasian anggaran -
anggaran TI pada Perangkat Daerah.
Berikut merupan penjelasan dari setiap pertanyaan diatas :
1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah memastikan
bahwa alokasi biaya untuk layanan dapat diidentifikasi, dapat
diukur dan dapat diprediksi, untuk mendorong penggunaan
sumber daya yang bertanggung jawab termasuk yang
disediakan oleh penyedia layanan?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola
Anggaran dan Biaya sehingga Outcome untuk menjadikan
Biaya untuk layanan dialokasikan secara adil dapat terwujud.
2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti
kerja berupa laporan/dokumen yang berisi laporan biaya
layanan TIK?
Keterangan : Dokumen berisi laporan biaya - biaya TI
sesuai dengan kategori. Dokumen sepadan : DPA (Dokumen
pelaksanaan anggaran).
1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah menerapkan
proses manajemen biaya dengan membandingkan biaya
seharusnya dengan anggaran TIK ?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola
Anggaran dan Biaya sehingga Outcome untuk menjadikan
Anggaran dapat dibandingkan dengan biaya sebenarnya
dapat terwujud.
2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah memantau dan
melaporkan semua biaya TIK sesuai aturan ?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola
Anggaran dan Biaya sehingga Outcome untuk menjadikan
Anggaran dapat dibandingkan dengan biaya sebenarnya
dapat terwujud.
3. Pertanyaan 3 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti
kerja berupa laporan/dokumen yang berisi Rencana
pelaksanaan manfaat kegiatan proyek/layanan ?
Keterangan : Dokumen yang memberikan gambaran
tentang proses yang akan digunakan untuk mengelola
manfaat dan siapa yang bertanggung jawab menjalankan dan
bertanggung jawab mengambil keputusan. Dokumen /
laporan dapat diperoleh pada aplikasi E-Budgeting .
Dokumen sepadan : KAK
4. Pertanyaan 4 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti
kerja laporan/dokumen yang berisi Hasil pemantauan
pelaksanaan manfaat kegiatan / program?
Keterangan : Dokumen berisi hasil
pemantauan/monitoring terhadap realisasi
manfaat.Dokumen / laporan dapat diperoleh pada aplikasi E-
Progress, Dokumen Sepadan : LPJ Kegiatan
c. Apabila pertanyaan 1 telah selesai dijawab, maka bisa
dilanjutkan ke pertanyaan ke 2, dengan menekan tombol
dibagian bawah halaman. Setelah di klik user akan
ada pada halaman untuk mengisi pertanyaan ke 2. Pada form
pertanyaan ke 2 (Mengelola Sumber Daya Manusia) ini terdapat
2 bagian pertanyaan,yakni :
Struktur dan hubungan organisasi TI bersifat fleksibel
dan responsif
Sumber daya manusia efektif dan dikelola dengan baik
Berikut ini merupakan tampilan dari pertanyaan Struktur dan
hubungan organisasi TI bersifat fleksibel dan responsif
1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah mengevaluasi
kebutuhan pegawai secara reguler atau atas perubahan besar
pada lingkungan Perangkat Daerah atau operasional atau TI
untuk memastikan bahwa Perangkat Daerah memiliki
sumber daya manusia yang memadai untuk mendukung
tujuan dan sasaran Perangkat Daerah tsb ?
2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah sudah melakukan
staffing mencakup sumber daya internal dan eksternal?
Keterangan : Staffing adalah proses merekrut, mengorgainisir
dan melatih pegawai sesuai kebutuhan Perangkat Daerah.
3. Pertanyaan 3 : Apakah Perangkat Daerah telah
mengidentifikasi personil kunci (utama) TI ?
Keterangan : Personal Kunci TI adalah orang / pegawai yang
memiliki kemampuan penting dalam melakukan kegiatan TI,
sehingga apabila tidak ada orang tersebut dapat mengganggu
kegiatan TI di Perangkat Daerah.
4. Pertanyaan 4 : Apakah Perangkat Daerah telah meminimalisir
ketergantungan pada individu yang melakukan fungsi
pekerjaan kritis? (misalnya dengan pendokumentasian
pekerjaannya, mengadakan sesi berbagi pengetahuan,
perencanaan regenerasi/suksesi personil, maupun
menyiapkan petugas cadangan)
5. Pertanyaan 5 : Apakah Perangkat Daerah memahami dan
menelusuri kebutuhan saat ini dan masa depan bisnis
berikut SDM TI yang bertanggungjawab terhadap TIK
Perangkat Daerah ?
6. Pertanyaan 6 : Apakah Perangkat Daerah mengidentifikasi
kekurangan dan memberikan masukan ke dalam rencana
rekrutmen untuk sumber dan proses rekrutmen untuk
bisnis dan TI Perangkat Daerah ?
Berikut ini merupakan gambar dari pertanyaan Sumber daya
manusia efektif dan dikelola dengan baik
1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah telah menentukan
dan mengelola keterampilan dan kompetensi yang
dibutuhkan personil? Dengan secara teratur memverifikasi
bahwa personil memiliki kompetensi untuk memenuhi peran
mereka berdasarkan pendidikan, pelatihan dan / atau
pengalaman mereka, dan memverifikasi bahwa kompetensi
ini dipertahankan dengan menggunakan program kualifikasi
dan sertifikasi yang sesuai.
Keterangan : Perangkat Daerah menentukan kualifikasi
pegawai sesuai dengan peran pekerjaan berdasarkan
kesesuaian akan pendidikan, pelatihan dan pengalaman
mereka.
2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah menyediakan
pembelajaran dan kesempatan yang berkelanjutan bagi para
pegawai untuk mempertahankan pengetahuan, keterampilan
dan kompetensi mereka pada tingkat yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan Perangkat Daerah ?
Keterangan : Misalnya dengan mengupdate pengetahuan
pegawai dengan mengikuti sertifikasi ataupun pelatihan
tertentu.
3. Pertanyaan 3 : Apakah Perangkat Daerah melakukan
evaluasi kinerja tepat waktu terhadap pencapaian individu
yang sesuai dengan tujuan Perangkat Daerah, standar yang
ditetapkan, tanggung jawab pekerjaan yang spesifik, dan
kerangka kerja keterampilan dan kompetensi ?
4. Pertanyaan 4 : Apakah Perangkat Daerah memberikan
pembinaan tentang kinerja dan perilaku yang tepat dalam
berbagai situasi kepada para pegawai ?
5. Pertanyaan 5 : Apakah Perangkat Daerah memastikan bahwa
konsultan dan personil kontrak (dengan keterampilan TI )
yang mendukung Perangkat Daerah mengetahui dan
mematuhi kebijakan organisasi dan memenuhi persyaratan
kontrak yang disepakati ?
Keterangan : Umumnya tertulis pada kontrak kerja
d. Apabila pertanyaan 2 telah selesai dijawab, maka bisa
dilanjutkan ke pertanyaan ke 3, dengan menekan tombol
dibagian bawah halaman. Setelah di klik user akan
ada pada halaman untuk mengisi pertanyaan ke 3. Pada form
pertanyaan ke 3 (Mengelola Penyusunan Kebutuhan) ini terdapat
3 bagian pertanyaan,yakni :
Kebutuhan fungsional dan teknis bisnis
mencerminkan kebutuhan dan harapan Perangkat
Daerah
Solusi yang diusulkan memenuhi kebutuhan
fungsional, teknis dan kepatuhan tujuan Perangkat
Daerah.
Risiko yang terkait dengan kebutuhan telah dibahas
dalam solusi yang diajukan
Berikut merupakan penjelasan dari masing-masing pertanyaan di
atas :
1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah menerapkan IT
yang merupakan solusi bisnis berdasar pada kasus bisnis,
identifikasi, prioritas, penentuan dan persetujuan kebutuhan
informasi bisnis, fungsional, teknis dan kontrol yang mencakup
cakupan / pemahaman semua inisiatif yang diperlukan untuk
mencapai hasil dari tujuan yang diharapkan ?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola
Definisi Kebutuhan sehingga Outcome agar Kebutuhan
fungsional dan teknis bisnis TI mencerminkan kebutuhan dan
harapan Perangkat Daerah dapat terwujud.
2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah melakukan studi
kelayakan alternatif solusi yang potensial dengan menentukan
kelayakannya dan memilih pilihan yang diinginkan?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola
Definisi Kebutuhan sehingga Outcome agar Kebutuhan
fungsional dan teknis bisnis TI mencerminkan kebutuhan dan
harapan Perangkat Daerah dapat terwujud.
3. Pertanyaan 3 : Apakah Perangkat Daerah mampu
mendapatkan persetujuan dan tanda tangan para pimpinan
pada kebutuhan fungsional dan teknis, studi kelayakan,
analisis risiko dan solusi yang disarankan?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola
Definisi Kebutuhan sehingga Outcome agar Kebutuhan
fungsional dan teknis bisnis TI mencerminkan kebutuhan dan
harapan Perangkat Daerah dapat terwujud.
4. Pertanyaan 4 : Apakah Perangkat Daerah memiliki dokumen
pedoman yang berisi kalsifikasi data, standar data , integritas
dan kemanaan Data ?
Keterangan : Dokumen berisi tentang pedoman klasifikasi
data yang ada pada Perangkat Daerah.
5. Pertanyaan 5 : Apakah tersedia dokumen Prinsip Arsitektur
TI ?
Keterangan : Dokumen berisi tentang Prinsip-prinsip
arsitektur yaitu menentukan aturan umum dan pedoman
umum untuk penggunaan dan penyebaran semua sumber
daya dan aset TI di seluruh perusahaan. Menurut Togaf 8.1
Online bahwa prinsip arsitektur mencerminkan tingkat
konsensus di antara berbagai elemen perusahaan, dan
merupakan dasar untuk membuat keputusan TI di masa
depan. Setiap prinsip arsitektur harus secara jelas terkait
dengan tujuan bisnis dan driver arsitektur utama.
6. Pertanyaan 6 : Apakah tersedia dokumen Supplier RFIs and
RFPs ?
Keterangan : Permintaan informasi (RFI) adalah proses
bisnis standar yang bertujuan mengumpulkan informasi
tertulis tentang kemampuan berbagai pemasok. Biasanya
mengikuti format yang bisa digunakan untuk keperluan
komparatif. Permintaan proposal (RFP) adalah dokumen yang
mengajukan proposal, yang sering dilakukan melalui proses
penawaran, oleh agen atau perusahaan yang tertarik untuk
pengadaan barang komoditas, layanan atau aset berharga,
kepada calon pemasok untuk mengajukan proposal bisnis,
biasanya disampaikan di awal siklus pengadaan, baik pada
tahap pendahuluan, atau tahap pengadaan.
7. Pertanyaan 7 : Apakah tersedia dokumen Rencana
Manajemen mutu TIK ?
Keterangan : Tujuan Rencana Manajemen Mutu adalah
untuk menggambarkan bagaimana kualitas akan dikelola
sepanjang siklus hidup proyek. Ini juga mencakup proses dan
prosedur untuk memastikan perencanaan, jaminan, dan
pengendalian mutu dilakukan. Semua pemangku kepentingan
harus memahami bagaimana kualitas akan direncanakan,
dipastikan, dan dikendalikan. Dokumen sepadan = Dokumen
testing
8. Pertanyaan 8 : Apakah Perangkat daerah memiliki bukti
kerja berupa laporan / dokumen berisi persetujuan akan
kebutuhan-kebutuhan TIK oleh stakeholder ?
Keterangan : Dokumen Sepadan : KAK
Berikut merupakan penjelasan dari masing-masing pertanyaan di
atas :
1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah melakukan studi
kelayakan alternatif solusi yang potensial dengan
menentukan kelayakannya dan memilih pilihan yang
diinginkan?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola
Definisi Kebutuhan sehingga Outcomes agar Kebutuhan
fungsional dan teknis bisnis TI mencerminkan kebutuhan
dan harapan Perangkat Daerah serta Kebutuhan dan solusi
yang diajukan memenuhi tujuan kasus bisnis (nilai yang
diharapkan dan biaya yang mungkin dapat terwujud
2. Pertanyaan 2 : Dan apabila sesuai, Apakah Perangkat
Daerah menerapkan pilihan yang dipilih sebagai pilot untuk
menentukan kemungkinan perbaikan?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola
Definisi Kebutuhan sehingga Outcomes agar Kebutuhan
fungsional dan teknis bisnis TI mencerminkan kebutuhan
dan harapan Perangkat Daerah serta Kebutuhan dan solusi
yang diajukan memenuhi tujuan kasus bisnis (nilai yang
diharapkan dan biaya yang mungkin dapat terwujud
3. Pertanyaan 3 : Apakah tersedia dokumen katalog Supplier ?
Keterangan : Dokumen yang berisi katalog yang
memberikan informasi akan supplier - supllier yang akan
bekerja sama dengan Perangkat Daerah
4. Pertanyaan 4 : Apakah tersedia dokumen Kriteria
penerimaan ?
Keterangan : Dokumen berisi kriteria penerimaan proyek
IT. Perangkat Daerah akan menerima setiap tingkatan,
sehingga semua pihak memiliki pemahaman yang sama
tentang apa yang proyek berikan dan apa yang akan diterima
Perangkat Daerah.
5. Pertanyaan 5 : Apakah tersedia dokumen Laporan studi
kelayakan
Keterangan : Dokumen Laporan Studi Kelayakan
digunakan untuk memberikan analisis terhadap tujuan,
persyaratan, dan konsep sistem dari sistem yang diusulkan,
termasuk pembenaran, jadwal, dan produk akhir. Sehingga
dapat dianalisis dan dipelajari kekurangan dan kelebihan dari
proyek tersebut.
6. Pertanyaan 6 : Apakah tersedia dokumen High-level
acquisition / rencana pengembangan
Keterangan : Dokumen berisis akusisi level tinggi ataupun
rencana pengembangan yang diperoleh dari banyak
pertimbangan, sehingga dapat meningkatkan nilai bisnis dari
Perangkat Daerah ke depannya.
1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah mengidentifikasi,
mendokumentasikan, memprioritaskan dan mengurangi
risiko terkait fungsional, teknis dan informasi yang terkait
dengan kebutuhan Perangkat Daerah dan solusi yang
diajukan?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola
Definisi Kebutuhan sehingga Outcome agar Risiko yang
terkait dengan kebutuhan telah dibahas dalam solusi yang
diajukan dapat terwujud.
2. Pertanyaan 2 : Apakah tersedia dokumen kebutuhan daftar
Resiko ?
Keterangan : Perangkat Daerah harus melihat daftar risiko
sebagai alat manajemen melalui proses review dan updating
untuk mengidentifikasi, menilai, dan mengelola risiko sampai
tingkat yang dapat diterima. Register menyediakan kerangka
kerja di mana masalah yang mengancam penyampaian
manfaat yang diantisipasi diselesaikan. Tindakan tersebut
dilakukan untuk mengurangi kemungkinan dan dampak
potensial dari risiko yang spesifik dan kerugian yang besar.
3. Pertanyaan 3 : Apakah tersedia dokumen Tindakan mitigasi
risiko ?
Keterangan : Dokumen berisi tindakan / aksi untuk
melakukan pencegahan terhadap resiko yang ada. Umumnya
menyatu pada dokumen Risk management plan.
e. Apabila pertanyaan 3 telah selesai dijawab, maka bisa
dilanjutkan ke pertanyaan ke 4, dengan menekan tombol
dibagian bawah halaman. Setelah di klik user akan
ada pada halaman untuk mengisi pertanyaan ke 4. Pada form
pertanyaan ke 4 (Mengelola Aset) ini terdapat 2 bagian
pertanyaan,yakni :
Lisensi yang ada mematuhi dan selaras dengan
kebutuhan bisnis.
Aset dipertahankan pada tingkat optimal
Berikut merupakan penjelasan dari masing-masing pertanyaan
diatas:
1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah mengelola lisensi
perangkat lunak sehingga jumlah lisensi yang optimal
dipelihara untuk mendukung kebutuhan bisnis dan jumlah
lisensi yang dimiliki cukup memadai dan sesuai dengan
perangkat lunak yang digunakan?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola Aset
sehingga Outcome untuk menjadikan Lisensi yang ada
mematuhi dan selaras dengan kebutuhan bisnis Perangkat
Daerah dapat terwujud.
2. Pertanyaan 2 : Apakah tersedia dokumen daftar lisensi
perangkat lunak ?
Keterangan : Dokumen berisi daftar Lisensi perangkat
lunak. Lisensi perangkat Lunak adalah dokumen yang
menyediakan pedoman yang mengikat secara hukum untuk
penggunaan dan distribusi perangkat lunak.
3. Pertanyaan 3 : Apakah tersedia dokumen hasil audit lisensi
yang terinstal ?
Keterangan : Dokumen berisi hasil audit banyak lisensi
perangkat lunak yang telah terinstal di perangkat Daerah
1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah melakukan
pencatatan terbaru tentang semua aset TI yang dibutuhkan
untuk memberikan layanan?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola Aset
sehingga Outcome untuk mempertahankan aset Perangkat
Daerah pada tingkat optimal dapat terwujud
2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah memastikan
keselarasan akan Aset IT dengan manajemen konfigurasi dan
pengelolaan keuangan?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola Aset
sehingga Outcome untuk mempertahankan aset Perangkat
Daerah pada tingkat optimal dapat terwujud
3. Pertanyaan 3 : Apakah Perangkat Daerah mengidentifikasi
aset yang penting dalam memberikan kapabilitas layanan dan
mengambil langkah untuk memaksimalkan keandalan dan
ketersediaannya untuk mendukung kebutuhan bisnis?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola Aset
sehingga Outcome untuk mempertahankan aset Perangkat
Daerah pada tingkat optimal dapat terwujud
4. Pertanyaan 4 : Apakah Perangkat Daerah mengelola aset
dari pengadaan sampai pembuangan untuk memastikan
bahwa aset dimanfaatkan seefektif dan seefisien mungkin dan
dipertanggungjawabkan serta dilindungi secara fisik?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola Aset
sehingga Outcome untuk mempertahankan aset Perangkat
Daerah pada tingkat optimal dapat terwujud
5. Pertanyaan 5 : Apakah Perangkat Daerah memiliki data
berupa dokumen atau laporan berisi Konfigurasi repositori
setiap layanan ?
Keterangan : Diokumen yang berisi konfigurasi repository
dari setiap layanan. repository adalah direktori dikelola untuk
menyimpan dan deskripsi objek digital pada arsip digital.
misalnya, program (software repository), publikasi ( server
dokument ), model data (metadata repositori) atau tindakan
proses bisnis. Sering repositori juga berisi fungsi untuk
manajemen versi dari objek yang dikelola
6. Pertanyaan 6 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti
kerja berupa dokumen atau laporan akan aset fisik TIK yang
telah dilakukan pengecekan ?
Keterangan : Dokumen berisi hasil pemeriksaan inventory
(persediaan aset) fisik yang ada pada masing masing
perangkat daerah
7. Pertanyaan 7 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti
kerja berupa laporan atau dokumen yang berisi komunikasi
akan rencana dilakukan downtime layanan ketika melakukan
maintenance /perawatan aset TIK ?
Keterangan : Dokumen berisi rencana dan implementasi
komunikasi bagaimana pelaksanaan downtime sistem untuk
dilakukan pemeliharaan sistem (aset). Hal ini penting agar
aset penting tsb dapat optimal memberikan kapabilitas
layanannya dan mendukung kebutuhan bisnis pada
Perangkat Daerah.
8. Pertanyaan 8 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti
kerja berupa laporan atau dokumen yang berisi perjanjian
perawatan/ maintenance TIK ?
Keterangan : Dokumen berisi perjanjian pemeliharaan
akan aset yang telah dibeli, disewa, maupun dibuat dan
bekerja sama dengan pihak lain oleh Perangkat Daerah
f. User bisa melanjutkan ke pertanyaan ke 5 (Mengelola Operasi)
apabila pertanyaan ke 4 telah selesai diisi. Pada form pertanyaan
ke 5 ini terdapat 2 bagian pertanyaan, yakni :
Kegiatan operasional dilakukan sesuai kebutuhan dan
dijadwalkan
Operasi dipantau, diukur, dilaporkan dan diperbaiki
1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah menjaga dan
melaksanakan prosedur dan tugas operasional secara andal
dan konsisten?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola
Operasi sehingga Outcome untuk melakukan Kegiatan
operasional dilakukan sesuai kebutuhan dan dijadwalkan
dapat terwujud
2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah mengelola
pengoperasian layanan TI dari pihak ekternal ? Dan tetap
menjaga informasi internal dan keandalan layanan TIK?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola
Operasi sehingga Outcome untuk melakukan Kegiatan
operasional dilakukan sesuai kebutuhan dan dijadwalkan
dapat terwujud
3. Pertanyaan 3 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti
kerja berupa dokumen Rencana pengoperasian dan
penggunaan terkait layanan TIK ?
Keterangan : Dokumen berisi rencana pengoperasian dan
penggunaan layanan, Umunya disebut Manual Book
4. Pertanyaan 4 : Apakah tersedia dokumen SLAs (Service Level
Agreements) ?
Keterangan : SLA (Service Level Agreement) merupakan
bentuk persetujuan antara business customer dengan IT
provider terhadap layanannya. Dokumen sepadan : Kontrak
Kerja
5. Pertanyaan 5 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti kerja
berupa pencatatan back up ?
Keterangan : Dokumen berisi catatan cadangan data
maupun yang terkait layanan sehingga dapat memonitor
backup di setiap layanan
1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah memantau
infrastruktur TI dan kejadian-kejadian terkait ?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola
Operasi sehingga Outcome untuk melakukan Operasi TI agar
terpantau, terukur, dilaporkan dan diperbaiki dapat
terwujud.
2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah menyimpan
informasi kronologis yang cukup dalam log operasi untuk
memungkinkan rekonstruksi, peninjauan dan pemeriksaan
terhadap urutan waktu operasi dan aktivitas lain yang
mengelilingi atau mendukung operasi membeli,
mengembangkan dan sewa terkait TIK?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola
Operasi sehingga Outcome untuk melakukan Operasi TI agar
terpantau, terukur, dilaporkan dan diperbaiki dapat
terwujud.
3. Pertanyaan 3 : Apakah Perangkat Daerah mempertahankan
tindakan untuk perlindungan terhadap faktor lingkungan ?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola
Operasi sehingga Outcome untuk melakukan Operasi TI agar
terpantau, terukur, dilaporkan dan diperbaiki dapat
terwujud.
4. Pertanyaan 4 : Apakah Perangkat Daerah memasang
peralatan dan perangkat khusus untuk memantau dan
mengendalikan lingkungan ?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola
Operasi sehingga Outcome untuk melakukan Operasi TI agar
terpantau, terukur, dilaporkan dan diperbaiki dapat
terwujud.
5. Pertanyaan 5 : Apakah Perangkat Daerah mengelola
fasilitas, termasuk peralatan listrik dan komunikasi, sesuai
dengan peraturan perundang-undangan, persyaratan teknis
dan bisnis, spesifikasi vendor, dan pedoman keselamatan dan
kesehatan kerja ?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola
Operasi sehingga Outcome untuk melakukan Operasi TI agar
terpantau, terukur, dilaporkan dan diperbaiki dapat
terwujud.
6. Pertanyaan 6 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti
kerja berupa dokumen yang berisi catatan kejadian dan
bentuk penanganan (pelaksanaan dan status) apabila terjadi
masalah layanan?
Keterangan : Dokumen berisi cara penanganan kejadian
khusus / insiden. Tiket insiden digunakan sebagai alat bantu
untuk mengkategorikan masalah baik dari segi waktu, orang
yang menangani maupun proses penanganan insiden
tersebut. Dokumen atau laporan dapat diperoleh pada bagian
Helpdesk.
7. Pertanyaan 7 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti
kerja berupa laporan / dokumen akan kebijakan jaminan
layanan pada setiap kegiatan TIK ?
Keterangan : Dokumen ini berisi laporan kebijakan
jaminan untuk memastikan bahwa solusi dapat dicapai,
memenuhi kebutuhan bisnis dan sesuai dengan ambisi dan
strategi Organisasi - perawatan yang inovatif, dapat dibagi,
dapat digunakan kembali dan rendah dengan penekanan
tinggi pada interoperabilitas dan standar terbuka.
8. Pertanyaan 8 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti
kerja berupa laporan penilaian semua fasilitas TIK?
Keterangan : Dokumen ini berisi Penilaian Fasilitas. Hasil
penilaian akan memberi Organisasi informasi teknis yang
diperlukan untuk mengambil keputusan mengenai disposisi
dana perawatan dan penggantian fasilitas yang ada sesuai
dengan kebutuhannya
9. Pertanyaan 9 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti
kerja berupa dokumen kepedulian keselamatan dan
kesehatan yang terkait TIK?
Keterangan : Dokumen ini berisi kesehatan dan
keselamatan berlaku untuk semua bisnis untuk melindungi
Bisnis, karyawan dan masyarakat dari bahaya di tempat
kerja. Dokumen sepadan : K3
g. User bisa melanjutkan ke pertanyaan ke 6 (Mengelola Operasi)
apabila pertanyaan ke 5 telah selesai diisi. Pada form pertanyaan
ke 6 ini terdapat 5 bagian pertanyaan, yakni :
Sasaran dan metrik disetujui oleh pemangku
kepentingan
Proses diukur terhadap tujuan dan metrik yang
disepakati. (Metrik dapat berupa suatu ukuran tentang
suatu (besaran, jumlah, waktu) Contoh metrik :
profitabilitas, pangsa pasar, penjualan, jumlah
Pendekatan pemantauan, penilaian dan pemberian
informasi pada Perangkat Daerah adalah efektif dan
operasional
Sasaran dan metrik terintegrasi dalam sistem
pemantauan Perangkat Daerah
Proses pelaporan kinerja dan kesesuaiannya
bermanfaat dan tepat waktu.
1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah menjaga dan
melaksanakan prosedur dan tugas operasional secara andal dan
konsisten?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola Operasi
sehingga Outcome untuk melakukan Kegiatan operasional
dilakukan sesuai kebutuhan dan dijadwalkan dapat terwujud
2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah mengelola
pengoperasian layanan TI dari pihak ekternal ? Dan tetap menjaga
informasi internal dan keandalan layanan TIK?
Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)
yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola Operasi
sehingga Outcome untuk melakukan Kegiatan operasional
dilakukan sesuai kebutuhan dan dijadwalkan dapat terwujud
3. Pertanyaan 3 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti kerja
berupa dokumen Rencana pengoperasian dan penggunaan terkait
layanan TIK ?
Keterangan : Dokumen berisi rencana pengoperasian dan
penggunaan layanan, Umunya disebut Manual Book
4. Pertanyaan 4 : Apakah tersedia dokumen SLAs (Service Level
Agreements) ?
Keterangan : SLA (Service Level Agreement) merupakan bentuk
persetujuan antara business customer dengan IT provider
terhadap layanannya. Dokumen sepadan : Kontrak Kerja
5. Pertanyaan 5 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti kerja
berupa pencatatan back up ?
Keterangan : Dokumen berisi catatan cadangan data maupun
yang terkait layanan sehingga dapat memonitor backup di setiap
layanan
1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah Bekerja sama dengan
para pemangku kepentingan untuk menentukan, meninjau,
memperbarui, dan menyetujui target kinerja dan
kesesuaian(ukuran kinerja) secara berkala dalam sistem
pengukuran kinerja ?
2. Pertanyaan 2 : Apakah tersedia dokumen Target pemantauan
Keterangan : Dokumen berisi target - target untuk pemantauan
kegiatan TI di Perangkat Daerah
1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah mengumpulkan dan
memproses data kinerja dan kesesuaian(ukuran kinerjanya) tepat
waktu dan akurat sesuai dengan pendekatan Perangkat Daerah ?
2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah secara teratur meninjau
keseluruhan basis aset untuk mengidentifikasi cara
mengoptimalkan biaya dan menjaga keselarasan dengan
kebutuhan bisnis ?
3. Pertanyaan 3 : Apakah tersedia dokumen Laporan kinerja tingkat
layanan ?
Keterangan : Dokumen berisi laporan kinerja di setiap tingkat
layanan y. Laporan pencapaian tingkat layanan harus diberikan
dalam format yang berarti bagi pemangku kepentingan. Statistik
pemantauan harus dianalisis dan ditindaklanjuti untuk
mengidentifikasi tren negatif dan positif untuk layanan individu
maupun keseluruhan layanan.
4. Pertanyaan 4 : Apakah tersedia dokumen review hasil kinerja
program?
Keterangan : Dokumen berisi tinjauan akan hasil kinerja program
yang telah dilaksanakan. Evaluasi yang dirancang dengan baik
dari hasil program manajemen kinerja akan memberi para kepala
unit informasi untuk terus memperbaiki proses penilaian dan
penghargaan Perangkat Daerah
5. Pertanyaan 5 : Apakah tersedia dokumen Status kejadian dan
laporan tren?
Keterangan : Dokumen berisi status kejadian dan laporan tren baik
negatif maupun positif terhadap layanan TI
6. Pertanyaan 6 : Apakah tersedia dokumen pemantauan data yang
diproses?
Keterangan : Dokumen berisi laporan pemantauan data yang telah
diproses atau digunakan pada setiap layanan di Perangkat Daerah.
Tujuannya adalah untuk memastikan data yang diproses sesuai
dengan yang seharusnya
1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah membantu pemangku
kepentingan dalam mengidentifikasi, memulai dan melacak
tindakan perbaikan untuk mengatasi anomaly ?
2. Pertanyaan 2 : Apakah tersedia dokumen Pedoman Eskalasi ?
Keterangan : Dokumen berisi pedoman eskalasi. Tujuan dokumen
ini adalah untuk memastikan incident / event dapat tertangani
dengan baik. Sehingga apabila tidak ditangani dilevel seharusnya
dapat memasuki level penanganan selanjutnya. Pedoman Eskalasi
terdiri dari level unit/ penanggung jawab, kriteria tindakan dan
waktu pelaksanaan.
3. Pertanyaan 3 : Apakah tersedia dokumen Tindakan perbaikan non-
kepatuhan ?
Keterangan : Dokumen berisi informasi tindakan - tindakan
perbaikan yang harus dilakukan oelh Perangkat Daerah apabila
terjadi ketidakpatuhan terhadap kondisi yang seharusnya.
Tujuannya adalah mengkontrol layanan tetap pada kondisi
seharusnya
4. Pertanyaan 4 : Apakah tersedia dokumen Tindakan dan tugas
perbaikan ?
Keterangan : Dokumen berisi laporan implementasi tindakan dan
tugas perbaikan yang sudah dilaksanakan.
5. Pertanyaan 5 : Apakah tersedia dokumen Status dan hasil
tindakan?
Keterangan : Dokumen berisi laporan status dan hasil tindakan
yang sudah dilaksanakan sebelumnya.
1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah meninjau dan
melaporkan kinerja secara berkala terhadap target, dengan
menggunakan metode yang memberikan tampilan kinerja TI secara
ringkas dan sesuai dengan sistem pemantauan Perangkat Daerah?
2. Pertanyaan 2 : Apakah tersedia dokumen Laporan kinerja?
Keterangan : Dokumen berisi laporan kinerja TI untuk setiap divisi,
biasanya berupa checklist untuk mempermudah laporan kinerja
masing masing layanan