KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANUNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
Jln. Prof. Dr. HR. Boenjamin 708 Purwokerto 53122Telp. (0281) 638795, 638337 Facs. (0281) 625355
MENIMBANG
PERATURANREKTOR UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
Nomor: 10 TAHUN 2012
Tentang
JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIFDI LINGKUNGAN UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN PURWOKERTO
: a. bahwa dengan diterbitkannya surat persetujuan Jadwal Retensi Arsip Universitas Jenderal
Soedirman oleh Kepala Arsip Nasional Republik lndonesia dengan suralnya nomor
PJRA/36/2011 tanggal 14 Nopember 2011 dan untuk kelancaran pengelolaan arsip substantifagar berhasil guna dan berdaya guna, perlu ada pedoman Jadwal Penyusutan Arsip dalampelaksanaan penyusutan arsip di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman
b. bahwa sehubungan dengan huruf a, perlu menetapkan Peraturan Rektor tentang Jadwal
Retensi Arsip Substantif di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman
MEMPERHATIKAN : Surat Kepala Arsip Nasional lndonesia nomor PJRA/361201'I tanggal 14 Nopember 2011 tentang
Persetujuan Jadwal Retensi Arsip
MENGINGAT : 1. Undang-undang : a. No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
b. No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
2. Peraturan Pemerintah Rl '. a. No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsipb. No. 17 Tahun 2O10 jo No.66 tahun 2010 tentang Pengelolaan
dan Penyelenggaraan Pendidikan
3. Keputusan Presiden Rl : a. No. 195 Th. 1963 jo Kept. Menteri PTIP No. 153 Th. 1963
tentang Pendirian Universitas Jenderal Soedirman
b. No. 18/M Tahun 2O1O tentang pengangkatan Rektor
Universitas Jenderal Soedirman masa Jabatan 2A1O-2O1 44. Peraturan Mendiknas : No. 25 tahun 2009 tentang organisasi dan Tata Keda Unsoed
MEMUTUSKAN
MENETAPKAN : PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN TENTANG JADWAL
RETENSI ARSIP SUBSTANTIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
Pasal 1
(1) Jadwal retensi arsip substantif digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan penyusutan arsip
substantif di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman
(2) Jadwal Retensi Arsip, sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum pada Lampiran Peraturan
Rektor iniPasal 2
Peraturan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Tembusan:1. Para Pembantu Rektor2. Para Dekan Fakultas3. Para Ketua Lembaga4. Direktur Program Pascasarjana5. Para Kepala Biro6. Para Kepala UPT7. Para Kabag
Di Lingkungan Universitas Jenderal Soedirman
aifro1
LampiranNoTanggalTentang
Peraturan Rektor Unsoed10 Tahun 20127 l{Iei2Al2Jadwal Retensi Arsip SubstantifUniversitas Jenderal Soedirman
JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIFUNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANUNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
PURWOKERTO2012
JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIFUNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN(RETENSN
KETERANGAN
AKTIF INAKTIFI "| 3 4 f,
A. PENDTDIKAI\I DAN PENGAJARANI Penerimaan Mahasiswa Baru
a. Daya Tampung Mahasiswa 2tahun 3 tahun Musnah, kecualirekapitulasi dayatampung Dinilai
Kembalib. Administrasi dan seleksi mahasiswa baru I tahun 3 tahun Musnah, kecuali
penetapanpenerimaan dan
daftar mahasiswayang diterima
Permanen
Daftar Calon Mahasiswa- Tes Masuk
Hasil penilaian test mahasiswa baru- Pengumum an peneimaan mahasiswa baru
termasuk daftar mahasiswa vang di terimac. Naskah Soal 1 tahun setelah
pelaksanaaanMusnah, kecualiMaster Dinilai
Kembalid. C)rientasi Mahasiswa Baru I tahun 4 tahun Musnah, kecuali
sertifikat masuk keberkas perorangan
mahasiswa- Serti fi kat/o iagam/surat keterangan- Administrasi oenvelengsaraan- LaDoran Orientasi
e- Berkas Pendaftaranl) Yang diteima I tahun Masuk ke berkas
Deroransan
2) Yane tidak diterima 1 tahun Musnah
f. Data Mahasiswa vans diterima I tahun 2 tahun Permanen
2 Pendaftaran ulans mahasiswa. melinuti :
a. RegistrasiAdministrasi, terrnasukkelengkapanaministrasi,bukti Sumbangan PembangunanPendidikan/SPP
2tahun 3 tahun Musnah, kecualikasus Dinilai
Kembalib. Ree,istrasiAkademik
l). Daftar registrasi mahasiswa baru reguler dannon - reguler (swadana transfer, diplomqparalel), meliputi: KRS / IRS, KHS
Selama ybsmasih terdaftar
sebagaimahasiswa
2 tahun DinilaiKembali
2). Daftar regisfasi mahasiswa lama reguler dannon-reguler (swadana transfer, diploma,parelel) meliputi : KRS / lRS, KHS
Selama ybsmasih terdaftar
sebagaimahasiswa
2 tahun Dinilai Kembali
3). Kalender Akademik (administrasi sampaidengan penetapan)
2 tahun setelahpenetapan
Musnah, kecuali SKPenetapan Dinilai
kembali
a. Administrasi dan iadwal perkuliahan
2)- Jadwal Kuliah Semester
b. Daftar Kehadiran
I tahun setelahpenetapan angka
kredit3)- Laporan Kehadiran dosen dan mahasiswa
c. Daftar Mahasiswa Peserta Mata kuliah Musnah, kecualipejabat negara dan
tokoh NasionalPermanen
a. Administrasi Pelaksanaan KurikulumSajian mata kuliah (MPK, MKK, MKB, MPB,I\[BB)
Asli SK PenetapanPermanen, hasil cetak
Musnah
I ). Penyusunan bahan ajarlbahan penunjang Dinilai Kembali
2). Teknik pembuatan alatperaga dan model Dinilai Kembali
c. Evaluasi dan Pensembangan Kurikulum- Penetapan Kurikulum Baru Asli SK Penetapan
Permanen, hasil cetakMusnah
1). Persetujuan Usulan Sampai Dengan Penetapan
Pembukaan Program Studi BaruAsli SK Penetapan
Permanen,hasil cetak Musnah
2). Penolakan Usulan Pembukaan Program StudiBaru
b. Evaluasi Pelaksanaan Prograrn Studi Baru
l). Administrasi Ujian kompetensi dasar (tahapan
2). Nilai Hasil Ujian kompetensi dasar (tahapan l,2,3 ,4)
Dinilaikembali,kecuali
pejabat negara dantokoh nasional
Permanen3). Kuliah Kerja Nyata (KKN) Kegiatan Magang
Mahasiswa (KMM), meliputi administrasipenyelenggaraan kegiatan KKN/KKM sampaidengan piagam/sertifi kat KKN/KKM
Musnah,kecualipiagam/sertifikat
masuk berkasperoranganmahasiswa
b. Remidi uiian kompetensi dasarl). Administrasi remidi ujian kompetensi dasar (l
2.3" 4\2tahw 3 tahun Musnah
2). Nilai Hasil Ujian remidi kompetensi dasar (1,2,3,4)
Selama ybsbersangkutanmasih aktif
kuliah
3 tahun Musnah, kecualiKHS dan transkripsinilai masuk ke berkas
pefofanganmahasiswa
c. Tugas Akhir(Slaipsi, Thesis, Desertasi, Komprehensif, KKL,PPL. magans mahasiswa)I ). Administrasi penyusunan / pelaksanaan tugas
akhir mahasiswaI tahun setelah
ujiandilaksanakan
2 tahun Musnah, kecualilaporan akhir Dinilai
Kembali2). Nilai Tugas Akhir I tahun setelah
ujiandilaksanakan
2tahun Masuk ke berkasperoranganmahasiswa
Kelulusan (vudisium)a- AdministrasiKelulusan I tahun 1 tahun Musnahb. Penetapan Kelulusan I tahun 3 tahun Asli SK Penetapan
Permanenc. Iiazah dan transkrin
l). Berkas pengusulan pengadaan blanko I tahun setelahusulan disetuiui
Musnah
2). Salinan pengganti ljazah dan Transkrip I tahun setelah
lulusSelamanya
disimpan di UnitKearsioan
Vital
d. Buku induk nomor regestrasi lulusan Selamanyadisimpan di Unit
Pensolah
Vital
8. Dosena. Pensaiaran
l). Daftar hadir mengajar I tahun setelahpenetapan angka
kredit
Musnah
2). Ekivalensi Wajib Mengajar Penuh (EWMP) 2 tahun 3 tahun Masuk berkasDeroranean dosen
3). Laooran realisasi oengaiaran 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembalib. Evaluasi mahasiswa terhadao dosen 2tahun 3 tahun Dinilai Kembalic. Pembimbingan dan pengujian mahasiswa 2 tahun 3 tahun Masuk berkas
perorangan dosen- Dosen nembimbins akademik- Dosen pembimbine tusas akhir- Dosen penguii uiian kompetensi dasar (1,2,3,4\
Dosen nensuii uiian tusas akhir- Dosen oembimbins asistensi
d. Evalusi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri(EPSBED)
2 tahun 3 tahun Permanen
9. Penuniang Pendidikana. Administrasi pelaksanaan kegiatan (laboratorium,
perpustakaan, arsip perguruan tinggi, kebunoercobaan. studio. benskel)
2 tahun I tahun Musnah
b. Ketentuan pemakaian (laboratorium, perpustakaan,arsip perguruan tinggi, kebun percobaan, studio,bengkel)
Sampai dengantidak berlaku
2 tahun Dinilai Kembali
10. Alumnia- Data alumni 1 tahun 2 tahun Dinilai Kembalib. Oreanisasi alumni 2 tahun 3 tahun Permanenc. Prosram kesiatan alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembalid. Penelusuran alumnr l tahun 2 tahun Musnahe. Laooran oerkembansan alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
B. PENELITIANI Penawaran penelitian 2 tahun I tahun Musnah2. Perencanaan penelitian.meliputi :
a. Prooosal oenelitian1). Proposal yang disetujui (tim / satgas penelitian,
Drosram oenelitian surat iiin oenelitian)2tahun 3 tahun Dinilai Kembali
2). Proposal ditolak I tahun MusnahJ. Laporan dan evaluasi hasil penelitian 2tahm 3 tahun Dinilai Kembali,
kecuali yang berskalanasional Permanen
4. Penvebaran hasil oenelitian 2 tahun 3 tahun Musnah5. Penemuan teknoloei terbarukan 2 tahun 3 tahun Permanen6. Forum komunikasi penelitian dan pengembansan I tahun 2 tahun Musnah7. Data statistik penelitian 2tahun 3 tahun Musnah,kecuali
master Permanen8. Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasil
oenelitian2 tahtn 3 tahun Dinilai Kembali
9. Soasialisasi dan diseminasi hasil penelitian, pengkajiandan oensembansan
2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
C. PENGABDIAN KEPADA MASYARAKATPenawaran oensabdian 2 tahun 1 tahun Musnah
2. Perencanaan pensabdian
a. Prooosal oensabdian vans disetuiui 2tahun 3 tahun Dinilai Kembalib. Proposal peneabdian vane ditolak I tahun Musnah
J. Laporan dan evaluasi hasil pengabdian 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali,kecuali yang berskalanasional Permanen
4. Penvebaran hasil oensabdian 2tahun 3 tafum Musnah5. Forum komunikasi pensabdian I tahun 2tahun Musnah6. Data statistik pen gabdian 2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali
Master Permanen7. Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasil
oeneabdian2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
8. Penvuluhan dan konsultasl 2 tahun 3 tahun Musnah9. Bantuan sosial 2tahun 3 tahun Musnah
D. TATA PAMONG PERGURUAN TINGGII Majelis Wali Amanah (berkaitan dengan ide atau gagasan
menvanskut kebiiakan pereuruan tineei5 tahun 3 tahun Permanen
2. Senat Akademik (berkaitan dengan ide atau gagasan
menvanskut Dersuruan tinesi)5 tahun 3 tahun Permanen
). Dewan Guru Besar (meliputi administrasi pengangkatan
komisi guru besar sampai dengan pemberhentiankeanseotaan)
5 tahun 3 tahun Permanen
4. Pembinaan. penilaian. pengembangan Komisi Guru Besar 5 tahun 3 tahun Dinilai Kembali5. Badan Penjamin Mutu Akademik
Berkaitan dengan pengujian dan pengembangan mutu,laporan dan evaluasi
5 tahun 3 tahun Permanen
6. Badan Audit lnternalBerkaitan dengan audit intemal, laporan dan evaluasi
5 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
E. DATA DAN INFORMASI AKADEMIKData akademik mahasiswa
- Data kepakaran- Data prestasi mahasiswa- Data inventori mahasiswa- Data nilai akhir/transkrip- Data mahasiswa asing- Data lulusan mahasiswa
2 tahun 3 tahun Musnah, kecualimaster dataPermanen
2. Statistik perguruan tinggi 2tahun 3 tahun Musnah, kecualimaster Permanen
J. Informasi akademis
- Profil lembaga- Publikasi dan informasi- Buku pedoman akadernik- Buku wisuda- Buku dies natalis- Orasi ilmiah
2 tahun 3 tahun Musnah, kecualimaster dan naskah
asli orasi ilmiahPermanen
4. luqru kerja dan bursa pendidikan I tahun Musnah
F. KEMAHASISWAANI Status mahasiswa, meliputi
a. Cuti/selangmahasiswa 1 tahl 2 tahun I Musnahb. Putus kuliah/Drop-Out (DO) 2 tahun 3 tahun I Oinilai kembalic. Laporan status mahasiswa I tahun Musnah
2. Dispensasi tidak mengikuti kuliah t tahun Masuk berkasperoranganmahasiswa
Keputusan pemulihan mahasiswa 2rahun 3 tahun Masuk berkasperoranganmahasiswa
4. Pembinaan/pelatihan mahasiswaa. LatthanKetrampilan Managemen Mahasiswa
( LKMM)2 tahun 2tahun Musnah
b. Bimbingan dan Konseling 2tahun 2 tahun Musnahc. Pengembangankewirausahaan 2 tahun 2 tahm Musnah5. Kssejahteraan dan fasilitas mahasiswa meliputi
a. Beasiswa Selama masihmenerimabeasiswa
4 tahun Musnah, kecualipenetapan
penerimaan danperpanjangan
beasiswa masukherkas nerarr2nom- Ketentuan beasiswa
- Tawaran beasiswa- Daftar calon penerima beasiswa- Seleksi calon penerima beasiswa- Penetapan penerima beasiswa- Perpanjanganbeasiswa
b. Keringanan SPP
- Penawaran / ketentuan keringanan SPP
- Seleksi calon penerima beasiswa- Usulan calon penerima keringanan beasiswa- Penetapan Denerima keringan mahasiswa
2 tahun 2 tahun Musnah
c. Dana kasih- Usulan/permohonan- Tanda terima
I tahun Musnah
d. Asuransi kesehatan- Usular/permohonan- Tanda terima
I tahun Musnah
e. Administrasi fasilitas mahasiswa lainnya (asrama,
ooliklinik. transoortasi)Sampai dengantidak berlaku
Musnah
6. Oreanisasi Mahasiswa. meliputi:a. Administrasi Organisasi Mahasiswa (BEM,
BEMFA, UKMJ, HMJ, DMF)2 tahun 3 tahun Musnah
b. Proses Pembentukan Pengurus 2tahon 3 tahun Musnah
c. PengangkatanPengurus 1 tahun setelahpergantianoensurus
2 tahun Dinilai Kembali
d. Laporan Pelaksanaan Kegiatan 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
7. Himpunan Orangtua Mahasiswa/Ikatan Orang TuaMahasiswa IKOMI)
2 tahun 2tahwl Dinilai Kembali
8. Kesiatan Mahasiswa- Proposal laeatifitas mahasiswa- Kegiatan ilmiah, minat bakat, dan penalaran- Proposal kegiatan mahasiswa yang ditolak- Laooran kesiatan
I tahun setelahpemeriksaan
3 tahun Musnah, kecuali yangberprestasi skala
nasional daninternasional
9. Lomba Kegiatan Kemahasiswaan Lokal / Nasional /Internasional
I tahun 2 tahun Dinulai Kembali
10. Pengembangan Sains, Teknologi, Seni, budaya danolah rasa
2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
ll Mahasiswa Berprestasi- Administrasi Pendaftaran dan Seleksi- Penetapan
l tahun 2 tahun Musnah, kecualipenghargaan masukberkas perorangan
mahasiswa
12. Mahasiswa Meninggal dunia 2 tahun Masuk berkasperoranganmahasiswa
13. Berkas Perorangan Mahasiswa- Kartu mahasiswa- Karhr tanda anggota perpustakaan- Kartu Rencana Studi (KRS)- Kartu Hasil Studi (KHS)- KartuTandaRegishasilAdministrasiMahasiswa
(KTRM)- Surat keterangan izinltueas
Selama menjadimahasiswa
3 tahun Musnah, kecualitranskrip nilai pejabat
negara dan tokohnasional Permanen
Mei2Al2
ffiaeHT#PI
uwono, Ph.D19860r I 001