163
Penggunaan Metode RAPID Application Development pada
Rancang Bangun Sistem Pembelian secara Tunai
Nur Hidayati1 & Rosmita2
1AMIK BSI Jakarta
e-mail: [email protected]
2AMIK BSI Jakarta
e-mail: [email protected]
Abstrak
Penggunaan sistem informasi pada saat ini sudah mulai diterapkan dalam segala bidang, mulai
dari perusahaan, pemerintahan, sekolah, departemen dan organisasi-organisasi yang lainnya.
Dalam suatu perusahaan, memiliki beberapa subsistem seperti penjualan, pembelian,
persediaan, penggajian dan subsistem yang lain pastinya memerlukan penggunaan sistem
informasi yang baik dan dilengkapi dengan program aplikasi tertentu. Sehingga hal ini dapat
membantu kinerja perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Salah satu contoh
perusahaan yang membutuhkan penggunaan sistem informasi yang baik, yaitu PT. Semut Data
Indonesia Bogor, khususnya pada subsistem pembelian. PT. Semut Data Indonesia Bogor
merupakan sebuah perusahaan swasta yang sedang berkembang saat ini. Hal ini terlihat
semakin banyaknya konsumen dan peningkatan keuntungan yang diperoleh pada perusahaan
ini. Akan tetapi PT Semut Data ini mempunyai masalah dalam pengolahan datanya, yaitu
masih menggunakan sistem konvensional khususnya dalam pembelian secara tunai sehingga
menyebabkan keterlambatan dalam pembuatan laporan dan data-data sering hilang. Rancang
bangun sistem sangat diperlukan dalam perusahaan ini. Dengan adanya rancangan sistem yang
baru, yaitu komputerisasi sistem pada perusahaan ini, maka diharapkan permasalahan yang
dihadapai bisa teratasi. Penggunaan metode Rapid Application Development sangat membantu
dalam pembuatan rancang bangun sistem pembelian ini, disertai dengan penggunaan diagram
UML untuk membantu dalam menggambarkan sistemnya.
Kata Kunci: sistem pembelian, RAD, UML.
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi yang sangat cepat ini, harus didukung dengan kemampuan
dan keahlian sumber daya manusia, untuk dapat mengikuti dan memahami teknologi
yang ada. Salah satu alat bantu yang banyak digunakan oleh perusahaan atau
organisasi untuk meningkatkan kinerja dan informasi yang dihasilkan yaitu komputer.
Komputer merupakan suatu perangkat elektronik atau sekumpulan perangkat
elektronik yang bekerja secara otomatis, terintegrasi dan terkoordinasi yang dapat
melakukan tugas-tugas tertentu (misalnya menerima, menyimpan, mengolah dan
menyajikan data) dikendalikan serta dikontrol oleh instruksi atau program yang
tersimpan didalamnya (mesin).
Komputer yang dilengkapi dengan suatu program aplikasi tertentu akan sangat
membantu dalam menghasilkan informasi yang cepat dan akurat. Hampir di semua
bidang, baik itu dari pemerintahan, perusahaan, sekolah maupun organisasi lainnya
164
membutuhkan sistem informasi yang tepat guna sehingga bisa membantu
peningkatan kinerja perusahaan atau organisasi, dan dalam hal ini penulis akan
menganalisa dan mengembangkan sistem khususnya sistem pembelian. Pembelian
merupakan suatu tindakan untuk mendapatkan barang atau jasa yang kemudian akan
dipergunakan sendiri atau di jual kembali, pembelian biasanya dilakukan minimal dua
pihak atau yang sering disebut sebagai penjual dan pembeli.
Sebagai salah satu contoh perusahaan yang membutuhkan pengembangan sistem
adalah PT. Semut Data Indonesia Bogor, khususnya mengenai sistem pembeliannya.
PT. Semut Data Indonesia Bogor merupakan salah satu perusahaan swasta yang
bergerak dibidang jasa penyewaan server dan infrastruktur teknologi informasi. Seiring
dengan berkembangannya perusahaan dan semakin banyaknya hardware yang dibeli
maka dibutuhkan suatu sistem alur yang dapat mencatat semua proses pembelian
barang atau hardware yang digunakan untuk operasional sehingga menjamin
keakuratan data yang diperoleh. Saat ini, pengolahan data pembelian hardware secara
tunai pada PT. Semut Data Indonesia Bogor masih dilakukan secara konvensional.
Sehingga timbul beberapa permasalahan seperti dokumen sering hilang dan rusak, hal
ini disebabkan karena adanya penyimpanan dokumen yang tidak rapi. Masalah
lainnya adalah adanya penggabungan dalam pembuatan laporan penjualan dan
pembelian, sehingga menyebabkan pencarian data lama dan kesulitan dalam
pembuatan laporan akhir bulannya.
Oleh karena itu, rancang bangun sistem dalam perusahaan ini sangat diperlukan.
Sehingga perusahaan dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi sekarang ini.
Dengan adanya rancang bangun sistem ini diharapkan pencarian data lebih cepat,
pembuatan laporan juga dapat terselesaikan tepat waktu dan informasi yang
dihasilkan terjamin keakuratannya. Untuk membantu dalam pengembangan sistem
tersebut, menggunakan salah satu metode SDLC, yaitu metode Rapid Application
Development.
Sistem secara umum "sebagai kumpulan dari elemen-elemen yag berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu sebagai satu kesatuan" (Mulyanto, 2009). Sedangkan
sistem diartikan sebagai "suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel
yang saling terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain" (Al
Fatta, 2007). Dengan demikian pengertian sistem dapat disimpulkan sebagai suatu
prosedur atau elemen yang saling berhubungan satu sama lain dimana dalam sebuah
sistem terdapat suatu masukan, proses dan keluaran, untuk mencapai tujuan yang
diharapkan.
Pembelian memiliki beberapa definisi seperti perkiraan yang digunakan dalam sistem
persediaan berkala untuk mencatat biaya semua barang yang dibeli untuk dijual
kembali (Adiyose, 2009) dan serangkaian kegiatan yang berhubungan dengan
pengadaan aktiva, barang, perlengkapan atau Supplies dan jasa oleh perusahaan
(Winarno, 2006).
165
SDLC (Software Development Life Cycle) adalah proses mengembangkan atau mengubah
sistem perangkat lunak dengan menggunakan model-model atau metodologi yang
digunakan orang untuk mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak sebelumnya
(berdasarkan best practice atau cara-cara yang sudah teruji dengan baik), menurut
Sukamto dan Shalahuddin (2013). Seperti halnya proses metamorphosis pada kupu-
kupu, untuk menjadi kupu-kupu yang indah maka dibutuhkan beberapa tahap untuk
dilalui, samahalnya dengan perangkat lunak, memiliki tahapan yang dilalui agar
menghasilkan perangkat lunak yang berkualitas. SDLC memiliki beberapa metode,
seperti waterfall, prototype, rapid application development, iterative dan spiral.
Untuk menggambarkan sistemnya, penulis menggunakan diagram UML(Unified
Modelling Language). “UML adalah salah satu standar mendefinisikan requirement,
membuat analisis dan desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman
berorientasi objek” (Sukamto dan Shalahuddin , 2013). Secara fisik, UML adalah
sekumpulan spesifikasi yang dikeluarkan oleh OMG. Pada UML 2.3 terdiri dari 13
macam diagram yang dikelompokkan dalam 3 kategori, yaitu structure diagram,
behavior diagrams dan interaction diagrams. Adapun diagaram UML yang digunakan
dalam pembahasan ini adalah activity diagram dan use case diagram. “Diagram
aktivitas atau activity diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas
dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak “
(Sukamto dan Shalahudin, 2013). Use Case diagram merupakan pemodelan untuk
kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat. Use Case mendeskripsikan
sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sisteminformasi yang akan dibuat
“(Sukamto dan Shalahudin, 2013). Dengan demikian, Use Case digunakan untuk
mengetahui fungsi apa saja yang ada didalam sebuah sistem informasi dan siapa saja
yang berhak menggunakan fungsi-fungsi itu. Dalam menggambarkan desain database,
menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD). “ EntityRelationship Diagram(ERD)
adalah suatu rancangan atau bentuk hubungan suatu kegiatan didalam sistem yang
berkaitan langsung dan mempunyai fungsi didalam proses tersebut (Yasin, 2012).
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang dilakukan oleh penulis yaitu:
1. Penelitian tentang evaluasi sistem pembelian secara tunai yang berjalan saat ini
pada PT. Semut Data Indonesia Bogor bersifat penelitian deskriptif kualitatif,
artinya penelitian disampaikan dalam bentuk deskripsi.
2. Penelitian bersifat eksploratif, artinya penelitian dilakukan dengan cara menggali
informasi untuk mengetahui lebih mendalam mengenai bagaimana pengolahan
data sistem pembelian secara tunai pada PT. Semut Data Indonesia Bogor.
Disamping hal tersebut, penulis menggunakan metode Rapid Application Development
(RAD) untuk memudahkan dalam pengembangan sistemnya. Model RAD sebagai
salah satu alternatif dari metode SDLC, yang pada saat ini banyak yang
menggunakannya untuk mengatasi keterlambatan dan permasalahan yang terjadi
apabila menggunakan sistem yang masih bersifat konvensional. Model RAD ini sesuai
untuk menghasilkan sistem perangkat lunak dengan kebutuhan mendesak dan waktu
166
yang singkat dalam penyelesainnya. Berikut tahapan yang dilakukan dalam metode
RAD:
Pemodelan Bisnis
Pemodelan
Proses
Pemodelan Data
Pembuatan
Aplikasi
Pengujian dan
Pergantian
Tim 1
Pemodelan Bisnis
Pemodelan
Proses
Pemodelan Data
Pembuatan
Aplikasi
Pengujian dan
Pergantian
Pemodelan Bisnis
Pemodelan
Proses
Pemodelan Data
Pembuatan
Aplikasi
Pengujian dan
Pergantian
Tim 2
Tim 3
Keterangan:
1. Pemodelan Bisnis
Pemodelan yang dilakukan untuk memodelkan fungsi bisnis untuk mengetahui
informasi apa yang terkait proses bisnis, informasi apa saja yang harus dibuat, siapa
yang harus membuat informasi itu, bagaimana alur informasi itu, proses apa saja
yang terkait informasi itu.
2. Pemodelan Data
Memodelkan data apa saja yang dibutuhkan berdasarkan pemodelan bisnis dan
mendefinisikan atribut-atributnya beserta relasi dengan data-data yang lain.
3. Pemodelan Proses
Mengimplementasikan fungsi bisnis yang sudah didefinisikan terkait dengan
pendefinisian data.
4. Pemodelan Aplikasi
Mengimplementasikan pemodelan proses dan data menjadi program.
5. Pengujian dan Pergantian
Gambar 1. Metode RAD
167
Menguji komponen-komponen yang dibuat. Jika sudah teruji maka tim
pengembang komponen dapat beranjak untuk mengembangkan komponen
berikutnya.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada awal berdiri, PT. Semut Data Indonesia melalui brand ANTMEDIAHOST menjual
berbagai jenis produk barang dan jasa teknologi informasi. Diantara layanan tersebut
adalah registrasi domain, pembelian hosting, dedicated server, web development, dan
pengadaan barang hardware maupun software. Setelah melalui proses legalitas PT.
Semut Data Indonesia mulai menambah produk mereka yaitu pada penjualan hardware
server, sistem operasi dan data center insfrastruktur.
Pemodelan Bisnis
Proses bisnis sistem pembelian secara tunai pada PT. Semut Data Indonesia Bogor,
sebagai berikut:
1. Proses Pemesanan Barang
Pada tahap ini yang melakukan pengecekan adalah staff inventory, keadaan barang
dapat dilihat dari data-data yang tersimpan pada data barang, kemudian dari data
tersebut akan didapatkan barang apa yang akan dibeli. Selanjutnya staff inventory
melakukan pembelian dan menyerahkan surat pemesanan pembelian (SP) ke
supplier. Setelah itu supplier menyerahkan surat penawaran ke staff inventory
sebagai bukti bahwa pemesanannya telah disetujui, lalu surat penawaran acc
tersebut di tanda tangani kembali oleh staff inventory dan diserahkan ke bagian
administrasi .
2. Proses Pembayaran Barang
Bagian administrasi melakukan pembayaran dengan menyerahkan bukti transfer
kepada supplier.
3. Proses Penerimaan Barang
Dalam proses ini supplier mengirimkan barang beserta faktur dan surat jalan
kepada staff inventory. Staff inventory memeriksa barang yang dipesan sesuai
dengan pesanan atau tidak dengan melihat data pemesanan di arsip pemesanan.
Kemudian staff inventory akan mengupdate data barang di data barang. Lalu surat
jalan dan faktur tersebut diserahkan ke bagian administrasi.
4. Proses Pembuatan Laporan
Bagian administrasi setiap bulannya akan membuat laporan data barang dan
laporan pembelian barang yang akan diserahkan kepada Direktur.
Alur kerja dari proses bisnis sistem pembelian pada PT. Semut Data Indonesia Bogor,
dapat digambarkan dalam activity diagram, sebagai berikut:
168
Gambar 2. Activity Diagram
Setelah melihat proses bisnis dari sistem pembelian diatas, maka langkah berikutnya
adalah menentukan analisa kebutuhan sistem. Analisa kebutuhan ini dibuat untuk
memenuhi kebutuhan dari perusahaan dalam melakukan pengembangan sistem atau
rancang bangun sistem. Dalam analisa kebutuhan tersebut, sudah ditentukan siapa
yang berhak untuk menggunakan sistemnya, informasi apa saja yang dihasilkan,
tentunya hal tersebut sudah disesuaikan dengan kebutuhan sistem. Sehingga nantinya
sistem baru yang akan diimplementasikan, benar-benar merupakan solusi yang tepat
untuk menyelesaikan permasalhan yang ada pada PT. Semut Data Indonesia Bogor.
Berikut penggambarkan analisa kebutuhan dalam diagram Use Case:
act Activ ity Diagram
DirekturAdministrasiSupplierStaff Inv entory
Mulai
Melakukan
Pengecekan
Membuat Surat
Pemesanan
Menyerahkan Surat
Pemesanan
Menerima Surat
Pemesanan
Memberikan Surat
Penawaran
Menerima Surat
Penawaran
Menyetujui Surat
Penawaran
Menyerahkan Surat
Penawaran Acc
Menerima Surat
Penawaran Acc
Melakukan
Pembayaran
Menyerahkan
Bukti Transfer
Menyimpan
Bukti Transfer
Menerima Bukti
Transfer
Menyerahkan
barangMenyerahkan
Faktur dan
Surat Jalan
Menerima Barang,
Faktur dan Surat
Jalan
Melakukan
Pengecekan
Menandatangani
Faktur dan
Surat Jalan
Memberikan
Konfirmasi
Menerima Konfirmasi
Selesai
Melakukan
Update Stok
Barang
Selesai
Menerima Faktur dan
Surat Jalan Acc
Membuat Laporan
Menyerahkan
Laporan
Pembelian
Menyerahkan
Laporan Stok
Barang
Menyerahkan
Faktur dan
Surat Jalan
Menerima Laporan Stok
Barang dan Laporan
Pembelian
Selesai
Valid Tidak Valid
169
Gambar 3. Diagram Use Case
Pemodelan Data
Dalam pemodelan data ini, penulis membuat suatu rancangan database, yang
digambarkan dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) sebagai berikut :
uc Use Case Pembelian
Admin
Mengakses
Login
Mengakses
File
Mengakses
Menu Master
Mengakses
Menu
Transaksi
Mengakses
Menu Laporan
Mengakses
Menu Utility
Mengakses
Logout
Keluar Sistem
Mengelola
Data Barang
Mengelola
Data Supplier
Mengelola
Data User
Menambah
Data Barang
Mencari Data
Barang
Mengubah
Data Barang
Menghapus
Data Barang
Menyimpan
Data Barang
Membatalkan
Data Barang
Keluar Form
Barang
Masuk Form
Data Barang
Menambah
Data Supplier
Mencari Data
Suplier
Mengubah
Data Supplier
Menghapus
Data Supplier
Menyimpan
Data Supplier
Membatalkan
Data Supplier
Keluar Form
Supplier
Mengelola
Backup
Mengelola
Ganti
Password
Melakukan
Proses
Backup
Keluar Form
BackupMelakukan
Ganti
Password
Keluar Form
Ganti
Password
Masuk Form
Backup
Masuk Form
Ganti
Password
Mengelola
Laporan
Pembelian
Mengelola
Laporan Data
Barang
Menampilan
Laporan
Pembelian Melakukan
Cetak Laporan
PembelianKeluar Form
Laporan
Pembelian
Masuk Form
Laporan
Pembelian
Menampilkan
Laporan
Barang
Melakukan
Cetak Laporan
Barang
Keluar Form
Laporan
Barang
Masuk Form
Laporan
Barang
Mengelola
Transaksi
Pemesanan
Mengelola
Transaksi
Pembayaran
Menambah
Data
PemesananMenyimpan
Data
Pemesanan
Membatalkan
Data
Pemesanan
Keluar Form
Pemesanan
Masuk Form
PemesananMenambah
Data
Pembelian
Menyimpan
Data
Pembelian
Membatalkan
Data
Pembelian
Keluar Form
Pembelian
Masuk Form
Pembelian
Masuk Form
Supplier
Menambah
Data User
Mencari Data
User
Mengubah
Data User
Menghapus
Data User
Menyimpan
Data User
Membatalkan
Data UserKeluar Form
User
Masuk Form
User«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«extend»
«include»
«extend»
«include»
«extend»
«include»
«include»
«include»
«include»
«extend»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«extend»
«extend»
«extend»
«extend»
«include»
«include»
«extend»
«include»«extend»
«extend»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«extend»
«include»
«include»
«extend»
«extend»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«extend»
«include»
«include»
170
Gambar 4. ERD
Pemodelan Proses dan Pemodelan Aplikasi
Pada tahapan ini dilakukan pengkodean dan pembuatan program dari user interface
yang telah dirancang. Penulisan kode program menngunakan bahasa pemrograman
Microsoft Visual Basic.net dan MySQL sebagai databasenya. Kode-kode yang
dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi programnya seperti no_pesan, kd_brg,
no_supp, no_faktur dan id_user. User interface untuk transaksi pemesanan dan
pembelian sebagai berikut:
erd Entity Relationship Diagram
PemesananBarang
Detail Pemesanan
PembelianSupplier Detail Pembelian
User
no_pesan tgl_pesan total jml_pesan subtotal no_pesankd_brg kd_brg nm_brg harga
stok
kd_suppnm_supp alamat telp no_faktur tgl_faktur total_beli keterangan jml_beli no_faktur kd_brg
id_user nm_userhak_akses jabatan
+foreign key
M
Terdiri Dari
+primary key
1
1
Berisi
+foreign key
M
+primary key
1
Melibatkan
+primary key
1
1
Dibuatkan
+primary key
1
1
Berisi
+foreign key
M
1
Terdiri dari
+foreign key
M
171
Gambar 5. User Interface Pemesanan
Gambar 6. User Interface Pembelian
Pengujian dan Pergantian
Setelah tahapan pemodelan proses dan aplikasi telah selesai, maka akan dilakukan
pengujian atau testing program untuk melihat apakah sudah sesuai dengan yang
dibutuhkan oleh PT.Semut Data Indonesia Bogor baik mengenai input ataupun output
yang dihasilkan, apakah masih ada kesalahan dalam programnya, sehingga nantinya
aplikasi pembelian ini bisa diimplementasikan dalam PT tersebut. Untuk lebih
detailnya dalam pengujian ini menggunakan metode black box. Metode Black Box
artinya menguji perangkat lunakdari segi spesifikasi fungsional tanpa menguji desain
172
dank ode program. Pengujian dimaksudkan untuk mengetahui fungsi-fungsi,
masukan dan keluaran dari perangkat lunak sesuai dengan spesifikasi yang
dibutuhkan.
SIMPULAN
Berdasarkan hasil dan pembahasan diatas, mengenai sistem pembelian pada PT.
Semut Data Indonesia Bogor , maka dapat diambil kesimpulan bahwa pengolahan data
sistem pembelian pada PT. Semut Data masih dilakukan secara konvensional pada saat
ini sehingga timbul kendala atau permasalahan seperti pengarsipan dokumen tidak
rapi yang menyebabkan dokumen sering hilang dan rusak, pembuatan laporan
pembelian dan penjualan masih digabung menjadi satu sehingga membuat pencarian
data lama dan kesulitan dalam membuat laporan akhir bulannya.. Oleh karena itu
perlu adanya suatu pengembangan sistem untuk memperbaiki sistem yang berjalan
pada saat ini, dari sistem konvensional ke sistem terkomputerisasi. Dengan adanya
komputerisasi sistem maka akan lebih meningkatkan kinerja sumber daya manusia
dalam melakukan pengolahan data, sehingga data yang dihasilkan lebih akurat dan
tepat waktu serta permasalahan yang ada pada saat ini bisa diselesaikan. Pelatihan
karyawan sangat diperlukan supaya sistem baru yang akan diterapkan nantinya bisa
dipahami dengan mudah oleh karyawan sehingga apa yang menjadi tujuan dan target
dari perusahaan bisa dicapai.
REFERENSI
Adiyose. (2009). Kamus Besar Akuntansi. Jakarta: Citra Harta Prima.
Al Fatta, Al Hanif. 2007. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi
Offset Yogyakarta.
Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka
Pelajar.
Sukamto, Arini Rosa dan Shalahudin, M. 2013. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur
dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.
Winarno, Wing Wahyu. (2006). Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ke-2. Yogyakarta:
UPP STIM YKPN
Yasin, Verdi. 2012. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek. Jakarta: Mitra
Wacana Media.