Download - PENGANTAR KEARSIPAN
PENGANTAR KEARSIPAN
I. Pendahuluan
1.1. Pengertian Arsip
Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam bahasa Ingris
disebut "arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berarti permulaan. Kemudian dari
kata “arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang berarti catatan. Selanjutnya kata "ta archia"
berubah lagi menjadi kata "archeon" yang berarti "gedung pemerintahan". Gedung yang dimaksud
tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti:
catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte,
dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan
arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar,
rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan
untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian.
Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan
lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang
mempunyai arti dan kegunaan. Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah
merupakan salah satu produk kantor (office work).
Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang
banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut
pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen
kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah
yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya
organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi. Undang-
undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, memberikan rumusan
arsip sebagai berikut:
(a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
(b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Selanjutnya, UU No.7 Tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud dengan
naskah-naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis,
maupun yang tidak tertulis, hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan
berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain
yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Menurut Undang-undang
tersebut, tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggunjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah (Pasal 3 UU No. 7
Tahun 1971).
1.2. Arsiparis
Arsiparis adalah orang yang bertugas untuk mengelola arsip.
Kriteria yang harus dimiliki oleh arsiparis:
harus cakap dan cerdas
harus memahami dan mengerti tentang manajemen perkantoran
harus teliti dan ulet
harus sabar
harus memilki kepribadian dan sopan
harus memiliki pendidikan minimal sekolah menengah
1.3. Jenis-Jenis Arsip
Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, antara lain:
1.3.1 Berdasarkan Fungsi.
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:
(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
1.3.2 Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
(a) Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan
lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:
Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum
atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan
pertanggungjawaban keuangan.
Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi
sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
(b) Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai
kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta
arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada
masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi:
Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat
digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan,
dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa
hasil/akibat dari kegiatan itu.
Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai
kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi
penciptanya.
(c) Berdasarkan sifat Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlakuketentuan
tentang kerahasian surat-surat.
Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum
(d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, Menurut tingkat penyimpanan dan
pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),atau arsip yang
dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di
Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI
(Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan
dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip
sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun
kumpulan dari berbagai arsip unit.
Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu
organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya
menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
(e) Berdasarkan keasliannya, Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip
tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
(f) Berdasarkan subyeknya, Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas
berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip
Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.
(g) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya., Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari
berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai
setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi
penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah perjanjian/kontrak, akte, kartu
pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga
berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.
(h) Berdasarkan Sifat Kepentingannya., Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan
atas
Arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai
hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang
terlalu lama.
Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan,
dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau
masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Arsip ini masih perlu disimpan
untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak permanen. Arsip vital, yaitu arsip yang
bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk
mahasiswa, dsb.
1.4. Ciri-Ciri Arsip Dinamis
Berdasarkan uraian terdahulu, bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan
secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dengan demikian, arsip dinamis memiiki
ciri-ciri sebagai berikut:
Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.
Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan
perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat. Sesuai dengan
ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dapat dibedakan atas:
Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di
kantor
Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun
Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan
sehari-hari.
1.4.1 Siklus Arsip Dinamis
Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle). Tahap pertama, adalah
merupakan tahap penciptaan. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas,
atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film, tape atau media lainnya. Pada
tahap ini, arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor kita, atau yang dibuat
oleh instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.
Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan
mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta
memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. Arsip dinamis disimpan di kantor pada tempat-tempat
penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip karena tingkat penggunaannya yang sering,
serta butuh akses yang cepat.
Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang
atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu, arsip itu disimpan dalam
tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center). Selama masa
inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan, dan
sebagainya.
Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA). Penyusutan adalah
suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan
oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif. Tindakan ini harus dilakukan
untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval) dan sulit
memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating naturally).
Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat, memudahkan
penemuan kernbali arsip manakala diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan
untuk menyusutkan arsip.
Penyusutan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai
guna primer (hukum, fiskal, administratif, keilmuan), maupun nilai guna sekunder. Permusnahan
dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan) atas dasar nilai kegunaannya dan
dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (IRA) yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip,
beserta jangka waktu penyimpanannya, dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan
arsip.
Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang bernilai guna
sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional Rl (ANRI)
(lihat PP.No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip). Menurut PP 34 tahun 1979, penyusutan arsip
instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan yaitu pemindahan, pemusnahan dan penyerahan.
Pemindahan arsip maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan
(reccord center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya
diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. Misalnya, USU memiliki unit
kearsipan (record center) tersendiri, sehingga masing-masing Fakultas, Lembaga, UPT, dsb., akan
menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi yang
ditentukan.
Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta, yayasan, dsb. Disusutkan berdasarkan UU.
No.8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Inti dari penyusutan dokumen perusahaan adalah
sama dengan penyusutan arsip instansi/badan pemerintah.
Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti, Perpustakaan dan Depo Arsip kota,
Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi, atau ANRI, statusnya akan berubah menjadi arsip statis
(archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan, karena arsip tersebut memiliki nilai
informasi, historis, ilmiah, dan
pembuktian (hukum, fakta sejarah, dsb.) Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun penyerahan arsip
harus dilakukan dengan menggunakan berita acara.
1.5. Penyimpanan Arsip
Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat atau
diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya
disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, di dalam kearsipan terkandung unsur-
unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip.
Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu (lihat uraian di atas). Oleh
karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana cara
penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah atau ditemukan kembali sewaktu-waktu
diperlukan, serta langkah- langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip
tersebut.
Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel)
perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing
kantor/instansi yang bersangkutan. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga)
macam asas yaitu asas sentralisasi, asas disentralisasi, dan asas campuran atau kombinasi.
Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan
(central filing) pada unit tertentu. Dengan demikian,
penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan pada satu
tempat/unit tertentu. Sebaliknya, penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi
adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. Dalam hal yang
demikian, masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya.
Sedangkan asas campuran, merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam
asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip
untuk spesifikasi tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu
disentralisasikan.
Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan
penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara actual menerapkan suatu sistem tertentu, yang
biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip
dinamis tersebut popular dengan sebutan “filingSystem". Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat
untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan
arsip terdiri dari:
(a) Sistem Abjad,
(b) Sistem angka/nomor (numerik),
(c) Sistem Wilayah,
(d) Sistem subyek, dan
(e) Sistem Urutan Waktu (kronologis).
Disamping kelima sistem di atas, banyak arganisasi atau instansi yang menerapkan sistem
kombinasi.
1.6. Peralatan Kearsipan
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama
dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang
dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:
(a) Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan
arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali
(portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner
atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam filing
cabinet dan posisi penempatannya bias tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter
penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter
gantung) di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari
karena dapat memuat banyak lembaran arsip.
(b) Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang
gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam
filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun
penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya
folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjoll dari folder yang berfungsi untuk
menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
(c) Guide, adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk
dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab
guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi
(pengelompokan) dan badan guide itu sendiri.Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem
filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide
pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua
untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian
seterusnya.
(d) Filing Cabinet (file cabinet), adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang
diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.
Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat
rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet
terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlacii ganda, horizontal plan file cabinet,
drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.
(e) Almari Arsip, adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan
jenisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya
disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga susunan arsip di
dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.
(f) Berkas Kotak (Box file), adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip
(warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis,
atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak
arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke samping).
(g) Rak Arsip, adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan
berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai
selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah.
(h) Rotary Filling, adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-
arsip (terutama berupa kartu).
(i) Cardex (Card Index) Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang
berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
Kartukartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.
(j) File yang dapat dilihat (Visible reference record file) Visible reference record file adalah alat
yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan
sebagainya.
1.7. Penemuan Kembali Arsip.
Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan
jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula
dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah satu
kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena akan
dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi. Menemukan kembali, juga berarti
memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa
arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya. Menemukan
kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi
juga menemukan informasi yang terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini
sangat berhubungan dengan keakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya. Kegiatan
penemuan kembali merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan. Siklus
penemuan kembali arsip yang dibetuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus penempatan kembali
(filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan penanganan tersendiri.
Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip ialah, tidak
melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Kita sering mengambil arsip tanpa melatui
bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja, bahkan mungkin menggunakannya tanpa seijin
petugas, karena merasa sesame teman kantor. Akibatnya, bila kita lupa mengembalikannya, maka
arsip itu bias hilang atau tercecer disembarang tempat. Oleh karena itu, bila kita meminjam arsip
sebaiknya mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam melalui petugas yang
menanganinya. Untuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/ kartu pinjam arsip.
Setelah peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu dipertanyakan apakah peminjam
boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau ke
almari arsip?.
Sebelum menjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan bahwa ada 2 (dua) sistem layanan
yaitu:
(a) layanan terbuka (opened access) yaitu pengguna diperbolehkan langsung mengambil
dokumen yang diingininya dari tempatnya (rak, laci, folder, dsb.),
(b) layanan tertutup (closed access), yaitu pengguna tidak diperbolehkan mengambil sendiri
dokumen yang diinginkannya dari tempatnya melainkan harus melalui petugas. Biasanya
untuk arsip, sistem yang dipakai ialah sistem layanan tertutup.
1.8. Pemeliharaan Arsip
Dalam penjelasan umum UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan dinyatakan bahwa untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang
akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata benar, serta lengkap mengenai
kehidupan dan penyelenggaraan pemerintahan negara baik masa lampau, masa sekarang dan masa
yang akan datang. Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut merupakan masalah yang menjadi
bidang kearsipan dalam arti yang luas.
Pemeliharaan arsip mencakup usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga
arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan
arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebahkan oleh serangan-serangan dari luar arsip.
Sedangkan, pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk meniaga arsip-arsip dari
kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. Usaha pemeliharaan arsip berupa
melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil. langkah-langkah, tindakan-tindakan yang
bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya (isinya).
Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasi dan laminasi.
Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, atau yang sulit digunakan, agar
dapat dipergunakan clan dapat disimpan kembali. Sedangkan, laminasi adalah menutup kertas arsip
diantara 2 (dua) lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara
lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan.
Sedangkan pengamanan atau upaya menyelamatkan informasi yang terkandung dalam arsip (isi)
dapat dilakukan dengan mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain, seperti pada micro film,
fich, dan ke media digital.
BAB II
KEBERADAAN KEARSIPAN DALAM MANAJEMEN MODERN
Untuk memanfaatkan kreatifitas masyarakat dalam pembangunan dengan sendirinya
memerlukan penanganan dan pengendalian potensi dengan baik. Arti praktis penanganan tersebut di
atas telah dikemukakan oleh Bapak Presiden dalam amanatnya pada pengumuman dan penjelasan
pembentukan Kabinet Pembangunan VI tanggal 17 Maret 1993, bahwa dalam pelaksanaan
pembangunan hendaknya diterapkan manajemen modern. Ada tiga fungsi pokok yang dikemukakan
dalam manajemen modern. Pertama perencanaan yang matang, kedua pelaksanaan yang tepat dan
ketiga pengawasan yang ketat.
2.1 Fungsi dan Tujuan Pokok kearsipan Nasional
Untuk memahami lebih mendalam keberadaan arsip dalam manajemen modern dapat kita
pahami pasal 2 dan pasal 3 undang-undang nomr 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok
kearsipan sebagai berikut :
Pasal 2
Fungsi arsip membedakan :
Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Pasal 3
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah.
Beberapa unsur penting antara lain :
Perencanaan,
Pelaksanaan/penyelenggaraan,
Pertanggungjawaban.
Perencanaan :
Arsip sebagai sumber informasi dapat memberikan/menyediakan data antara lain :
Data yang bersifat umum,
Meliputi data yang bersifat kebijaksanaan dan peraturan serta keputusan.
Data yang bersifat khusus,
Meliputi keberhasilan dan ketidakberhasilan serta kendala dan solusinya.
Pelaksanaan/Penyelenggaraan :
Suatu perencanaan kegiatan adalah suatu pelaksanaan yang senantiasa taat dan disiplin pada
ketentuan yang ada. Dalam pelaksanaan kegiatan ini memperlihatkan sebagai penunjang keputusan
yang dilakukan sehingga hasilnya akan memenuhi sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
Memanfaatkan/menggerakkan arsip tergantung pada dua faktor utama yaitu :
a. Sikap setiap pimpinan terhadap fungsi arsip dalam manajemen baik di bidang perusahaan
maupun di bidang pemerintah. Sikap pemimpin yang tidak peduli terhadap kearsipan, akan
mengakibatkan organisasi/instansi yang dipimpinnya kehilangan untuk mencapai
keberhasilan yang maksimal.
b. Faktor yang kedua adalah hal yang mempengaruhi akan aktivitas-aktivitas, yaitu luasnya
tanggungjawab/fungsi yang diemban oleh organisasi/instansi yang bersangkutan.
Dalam pelaksanaan kegiatan perlu dilakukan proses pengkajian secara kritis bagian-bagian
atau komponen kegiatan/pekerjaan. Salah satu metoda yang dipergunakan untuk mendapatkan data
analisis pekerjaan adalah dengan mengadakan suatu observasi.
Pertanggungjawaban :
Kata pertanggungjawaban mengandung arti bahwa keberadaan teknologi sistem informasi
kearsipan,secara konsisten berada di jajaran terdepan berperan sebagai alat pengawasan dan
pengendalian.
2.2 Hubungan Kearsipan Dengan Ilmu-Ilmu Yang Lain
Kearsipan sangat erat hubungannya dengan disiplin ilmu diantaranya :
a. Ilmu Administrasi
Mempelajari kearsipan tidak dapat kita lepaskan dengan mempelajari dan mendalami ilmu
administrasi dimana kearsipan itu sendiri melekat dan terkandung di dalamnya. Dalam abad modern
ini tidak ada satu hal yamg lebih penting dari pada administrasi, demikian pula administrasi tanpa
records management akan sia-sia dan kearsipan tanpa manajemen yang baik akan statis. Dalam
proses administrasi, kearsipan bukan merupakan fenomena masyarakat yang baru, karena arsip itu
sendiri diciptakan oleh masyarakat untuk masyarakat sehingga tujuan kearsipan tidak terlepas dari
tujuan masyarakat.
b. Ilmu Ekonomi
Ilmu ekonomi berkenaan dengan upaya apa supaya kemakmuran dapat tercapai, baik
kemakmuran bagi masyarakat maupun perorangan, dan bagaimana pula bahwa kemakmuran yang
dicapai dapat terwujud dalam keadilan sebagaimana diamanatkan oleh pancasila.
Ilmu kearsipan membantu ekonomi dalam hal menggarap dan mengolah informasi yang pada
akhirnya akan memberikan corak kepada stabilitas perekonomian dengan perubahan-perubahan
yang dinamis dan tidak terlalu membutuhkan biaya yang terlalu tinggi.
c. Ilmu Politik
Ilmu politik merupakan suatu ilmu yang mempelajari seluk-beluk pemerintahan yang
berorientasi kepada kegiatan administrasi pemerintahan. untuk menelaah semua faktor-faktor yang
mempengaruhi keputusan-keputusan yang bersifat politik dan administrasi, ilmu kearsipan dalam
konsep dan pola pikir memberi warna kepada setiap keputusan dan kebijaksanaan yang ditentukan.
d. Ilmu Informasi
Ilmu informasi adalah ilmu yang mempelajari perilaku, struktur, dinamika, transfer
informasi. Informasi merupakan pengetahuan dalam bentuk fakta atau pendapat yang mungkin
diterima oleh seseorang atau oleh banyak orang. Informasi sebagai suatu kesatuan konsep, kesatuan
intelektual, yang diterima, sebagai suatu kesatuan pikiran pada hakekatnya adalah stimulasi yang
dipahami melalui indra yang dimiliki dari seseorang.
e. Ilmu Sejarah
Arsip berperan sebagai ”sumber sejarah” yang memberikan pengalaman di waktu lampau,
memberi arti apa yang dikerjakan sekarang dan bagaimana rencana yang akan datang.
Ilmu sejarah mencatat dan mengumpulkan segala kejadian-kejadian yang penting dimasa
lampau. Tanpa adanya ingatan yang kuat akan kejadian-kejadian dimasa lampau kita tidak akan
mengetahui sejarah, dan arsiplah sebagai pusat ingatan (central memory) dan sebagai sumber
sejarah.
BAB III
PRINSIP-PRINSIP DASAR KEARSIPAN
Prinsip dasar kearsipan meliputi antara lain :
Prinsip dasar pertama yaitu bahwa arsip diciptakan oleh masyarakat dan untuk masyarakat
sehingga tujuan kearsipan tidak terlepas dari tujuan masyarakat.
Prinsip dasar yang kedua adalah perlindungan dan penyelamatan arsip, yaitu mengatur
tatalaksana penyelamatan dan perlindungan arsip, di Indonesia aturan ini dirumuskan dalam
Bab IV pasal 9 dan pasal 10 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-
Ketentuan Pokok Kearsipan. Dalam pasal-pasal tersebut dirumuskan bahwa pengumpulan,
pemeliharaan dan penyelamatan arsip adalah merupakan kewajiban setiap lembaga dan
badan pemerintahan.
Prinsip dasar yang ketiga adalah kearsipan dan arsip itu sendiri sebagai
catatan-catatan/naskah-naskah.. Arsip sebagai pusat ingatan memberikan dorongan untuk
menciptakan gagasan-gagasan rencana-rencana baru baik mengenai kegiatan-kegiatan
spiritual maupun kegiatan-kegiatan duniawi.
Prinsip dasar yang keempat adalah arsip sebagai lembaga tempat penyimpanan naskah-
naskah pemerintahan dan naskah-naskah bersejarah.
Prinsip dasar yang kelima; Arsip sebagai fungsi organik : Kearsipan sebagai fungsi organik,
atau dengan kata lain arsip merupakan kegiatan organik, hal ini merupakan fakta sejarah
kearsipan yang menunjukan keberadaan arsip dlam pengertian arsip konvensional, identik
dengan keberadaan tulisan sebagai rekaman informasi pelaksanaan administrasi.
Prinsip dasar yang keenam adalah arsip sebagai perwujudan ide dan gagasan manusia. Ide,
gagasan, pikiran, naluri, penalaran atau dengan kata lain cipta, rasa, karsa, dan karya
merupakan media yang dapat menghasilkan budaya sebagai karya manusia. Namun dari
semua itu terdapat titik persamaan yaitu bahwa kebudayan merupakan karya manusia
(Manmande), hasil produk kehidupan manusia dan alat penciptanya dalah manusia.
Prinsip dasar yang ketujuh adalah arsip lebih sekedar informasi baik dalam bentuk fakta
maupun detail, arsip sebagai informasi yang merupakan susunan konsep dalam bentuk fakta
dan citra yang dapat diterima oleh seseorang atau banyak orang untuk dimanfaatkan
sebagai bahan perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian suatu kegiatan.
Prinsip dasar yang kedelapan adalah arsip sebagai cermin kehidupan, seandainya terjadi
kasus baik kasus yang dilakukan oleh orang lain maupun kasus yang dilakukan oleh diri
kita sendiri, dimana kasus tersebut patut disesali, maka secara spontan terlontarlah kata-
kata ”supaya dijadikan cermin” atau ”cukup menjadi cermin bagi saya” dan sebagainya.
Prinsip dasar yang kesembilan adalah arsip sebagai suatu kesatuan yang utuh dan mandiri,
media apapun yang dipergunakn untuk merekam informasi tidak menjadi masalah dan tidak
akan dan/atau merubah isi/materi informasi itu sendiri. Dengan demikian media apapun
yang dipergunakan, baik media cetak maupun media elektronik, arsip harus:
Tetap lengkap dan dapat dipercaya.
Tetap menyeluruh dan tidak dapat dibagi-bagi.
Bagian-bagian yang berada dalam arsip senantiasa saling menjelaskan.
Bagian-bagian dalam setiap arsip merupakan hubungan yang rasional dan
merupakan suatu kesatuan yang utuh.
Prinsip dasar yang kesepuluh adalah arsip mewakili ingatan manusia. memori yang
terkandung dalam arsip nilainya lebih tinggi atau lebih kuat dari ingatan seseorang atau
sekelompok orang.
Prinsip dasar yang kesebelas adalah arsip senantiasa tetap dan dapat dipercaya : arsip akan
selalu larut dan mengikuti kontinuitas pertumbuhan Badan dan Lembaga Pemerintahan
(public sector), Badan dan Lembaga Swasta (private sector).
Prinsip dasar yang keduabelas adalah arsip merupakan kebudayaan dan peradatan. dalam
segala dimensi arsip adalah sebagai akar budaya dan peradaban manusia, karena ia lahir
dari segala aktivitas segala kegiatan.
Prinsip dasar ketiga belas adalah arsip sebagai bukti apa yang menjadi gagasan dan apa yang
diputuskan. segala apa yang dipikirkan, segala angan-angan, segala yang dikerjakan dan
didiskusikan serta ditetapkan kenyataannya berbukti dalam wujud arsip.
Prinsip dasar keempat belas adalah arsip sebagai ekspresi pengetahuan dan pengalaman :
arsip mengandung informasi tentang pikiran-pikiran, benda-benda dan ide-ide serta gagasan
dalam jumlah yang tidak terbatas.
Prinsip kelima belas adalah arsip sebagai suatu bahan dan arsip sebagai suatu lembaga yang
spesifik. arsip sebagai suatu bahan yang spesifik adalah karena terbentuk dalam suatu
proses kegiatan atau sutau transaksi yang hasilnya diperuntukan untuk ”rujukan” dan
sebagai sumber asli untuk bukti pertanggungjawaban dan sumber asli untuk kepentingan
atau keperluan penelitian.
Prinsip dasar keenam belas adalah arsip disajikan untuk setiap pemakai jasa arsip tertentu.
tidak seperti halnya perpustakaan bahwa bahan pustaka terbuka bagi siapa saja sesuai
dengan jenis perpustakaan itu sendiri, tetapi arsip hanya diperuntukan bagi pemakai jasa
informasi arsip yang dianggap berhak sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
BAB IV
PENGELOLAAN ARSIP
Pengelolaan arsip ada dua, antara lain :
Arsip dinamis
Arsip statis
4.1 Arsip Dinamis
Arsip Dinamis adalah arsip yang dianggap masih memiliki guna penujang dalam
pelaksanaan proses administrasi sehari-hari pada lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan
dimana arsip diciptakan dan diterima dalam proses kearsipan, di tiap lembaga dan badan pemerintah
kita mengenal unit pengolah dan unit kearsipan. Unit pengolah adalah unit kerja atau staf yang
bertugas melakukan pengolahan/memproses penciptaan arsip. Unit kearsipan adalah unit kerja baik
struktural maupun fungsional melaksanakan penyimpanan, pengendalian dan pemeliharaan arsip
sesuai dengan sistem organisasi penyimpanan yang diterapkan di lembaga dan badan serta
instansinya yang bersangkutan.
Arsip dinamis pada prinsipnya terbentuk secara organis, sehingga mengandung kerahasiaan
yang bersifat tertutup dan oleh karenanya tidak boleh diketahui oleh siapa pun termasuk kode,
nomor, perihal dan isi serta disposisinya selain/kecuali ”untuk kepentingan dinas”.
Arsip dinamis terdiri dari dua, yaitu :
Arsip dinamis aktif
Arsip dinamis inaktif
4.1.1 Arsip dinamis aktif
Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan
satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku.
4.1.2 Arsip dinamis inaktif
Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah
kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari, walaupun
mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah.
4.2 Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang dianggap sudah tidak berguna lagi dalam menunjang proses
administrasi sehari-hari pada lembaga negara dan badan-badan pemerintah, sehingga dilihat dari
segi kehidupan kebangsaan sangat bernilai.
BAB V
PROSES KEGIATAN KEARSIPAN
5.1 Klasifikasi
Pengklasifikasian pada kearsipan berdasarkan atas dua parameter, yaitu:
a. Secara umum
Suatu cara yang sistematis untuk menggolongkan arsip-arsip/ bahan berdasarkan
subjek/bentuknya.
b. Secara detail
Merupakan pengelompokan / penggolongan atas persamaan-persamaan atau atas dasar
perbedaan-perbedaan yang ada atau bisa pula dikelompokan berdasarkan kronologis
kegiatan.
Setelah diklasifikasikan, arsip disimpan disuatu tempat arsip yang baik disimpan dalam
bentuk yang asli.
Dua hal penting yang harus diperhatikan dalam mengklasifikasikan :
a. Memfile dengan baik, meliputi proses menyusun, mengatur, dan mengelompokkan.
b. Mengklasir dengan benar, yaitu harus logis, rasional, dan aktual.
5.1.1 Cara/macam mengklasifikasikan arsip
Ada beberapa macam cara yang dapat digunakan dalam pengklasifikasian, yaitu:
a. DDC : Decimal Dewers Clasification
b. UDC : Universal Decimal Clasification
a. 0 = umum
b. 1 = agama/religi
c. 2 = filsafat
d. 3 = pengrtahuan sosial
e. 4 = bahasa
f. 5 = ilmu murni
g. 6 = ilmu praktis/teknik
h. 7 = seni/kerajinan
i. 8 = kesusastraan
j. 9 = ilmu bumi
c. LC : Library Clasification
Selain mrnggunakan abjad digunakan dengan decimal.
d. Regional Clasification
e. Caubach : A-Z (system kartu), A-K, L-Z (surat-surat yang lain)
a) A = Umum
b) B = Personalia
c) C = Keuangan
d) D = Devisa
e) E = MPR/DPR
f) F = Surat-surat menteri
g) G = Surat rahasia
h) H = Surat perniagaan
i) I = Surat tata usaha
j) J = Surat pendidikan
k) K = Surat dokumentasi
5.2. Coding
5.2.1 Pengertian Coding
Coding merupakan suatu proses memberikan kode yang dilakukan seorang juru indeks
(indekser) dengan maksud untuk mempercepat pemsortiran dan file arsip dengan cara memberikan
kode.
Contoh : - kepegawaian → B
- keuangan → C
Macam-macam kode
a. Berupa huruf
tunggal : A-Z
gabungan : AB, AC, AD
singkatan : Litbang, kesra
b. Berupa angka
nomor urut : 1-100
kelemahan : - sulit diingat
sulit ditemukan
bisa terjadi data kembar
satuan angka : akan menentukan subjek
contoh : 001, 010, 1000
desimal : 10,1 , 100,1 , 200,2
c. Gabungan huruf dengan angka
huruf → menunjukan heading
desimal → menunjukan man subjek/subsubjek
5.2.2 Syarat membuat kode
Singkat dan jelas
Mudah dipahami
Sederhana
Mudah dibaca dan ditulis
Satuan angkanya harus bulat
5.3. Indeks
5.3.1 Pengertian indeks
Setelah bahan-bahan arsip (dokumen) diklasifikasikan maka untuk menentukan lokasi
penyimpanan dan memudahkan penemuan kembali file yang bersangkutan perlu diberikan tanda-
tanda pengenal atau ciri-ciri tertentu. Maksudnya diwujudkan dengan kode tertentu berupa huruf,
angka, atau gabungan huruf dan angka.
Pekerjaan menentukan tanda pengenal bagi bahan-bahan arsip (dokumen) ini dikenal dengan
memberikan indeks (indexing). Drs. The Liang Gie menyatakan mengindeks adalah:
”Suatu daftar perincian yang disusun menurut urutan abjad untuk menjadi kunci petunjuk
terhadap serangkaian nama-nama orang, nama-nama organisasi, nama-nama tempat ataupun judul-
judul pokok yang didaftar untuk keperluan penyimpanan warkat-warkat atau untuk menunjukan
bagian-bagian dalam suatu buku pelajaran dimana hal-hal tersebut diuraikan. 13)”.
Drs. Sabarman dalam ceramahnya tanggal 7 desember ’77 yang diselenggarakan Perum
Telekomunikasi, menyatakan sebagai berikut :
a. Alat untuk menunjuk, menentukan keterangan isi masalah, perihal suatu dokumen atau
sekelompok dokumen.
b. Sebagai kegiatan, ialah membuat, membentuk petunjuk-petunjuk keterangan isi masalah
perihal di dalam satu atau sekelompok dokumen serta menyusunnya secara sistematis.”
14)
Jadi indexing (mengindeks) ialah cara untuk menentukan atau menentukan ciri atau tanda-
tanda bagi sesutu dokumen. Tanda petunjuk dan tanda pengenal (caption) untuk memudahkan
mengetahui susunan dokumen tertentu yang harus dimasukkan dalam file. Tanda untuk
memudahkan mengetahui suatu dokumen dapat diketemukan bila diperlukan didalam file.
5.3.2 Peraturan indexing (indexing rule).
Indexing adalah membuat daftar rincian dengan membuat tanda pengenal bagi bahan-bahan
arsip atau dokumen yang hendak diarsipkan. Inti mengindekxing adalah ”mencari caption” (kata
petunjuk).
Ketentuan mengindeks antara lain :
a. Nama orang terdiri dari satu kata, di indeks seperti aslinya :
Yugi - Yugi
b. Nama yang terdiri lebih dari satu kata, diindeks dengan nama belakang dahulu:
Yugi Mansyur - Mansyur, Yugi
c. Nama yang menggunakan kata sandang (prefix) pada nama keluarga (nama akhir),
penulisan aslinya dapat bermacam-macam cara :
Yugi Mansyur Syah - Mansyur Syah, Yugi
d. Nama Wanita :
Wanita yang belum menikah :
Elin Hawa Melinda - Melinda, Elin Hawa
Wanita yang telah menikah ditulis dengan nama suaminya.
Rinrin Rinawati - Rinawati, Rinrin (Baim)
nama suaminya Baim
e. Gelar Bangsawan
R.A Kartini - Kartini, R.A
f. Gelar Kesarjanaan
Ditulis di belakang nama dan di dalam kurung, apabila gelarnya lebih dari satu,
penulisannya di dalam kurung disusun secara abjad :
Dr. Hj. Rinrin Rinawati, S.H - Rinawati, Hj. Rinrin (Dr. S.H.)
g. Lembaga/Organisasi
- Departemen tenaga kerja dan transmigrasi
- Tenaga kerja, dan transmigrasi, departemen
h. Nama tempat :
Terminal Guntur - Guntur Terminal
5.4 Filling system
5.4.1 Pengertian Filling System
Berasal dari kata file (Inggris)/Filum (Yunani) yang berarti ikatan. Menurut Prayudi file
bukan hanya berupa tempat/ikatan, tetapi juga bisa berupa kabinet dan tempat-tempat yang bisa
dipergunakan untuk menyimpan dokumen.
5.4.2 Macam-macam Filling System
a. Alphabetic System (berdasarkan abjad)
Dikenal dengan nama “dictionary system/system kamus”.
- Kelebihan : Tidak pernah merubah system
- Kelemahan :
Arsip yang menyangkut subjek yang sama tetapi terletak pada tempat yang berbeda
Tulisan sering diucapkan berbeda
Huruf kembar akan sulit dibedakan dalam pengucapan, ex: F dan V
Angka harus di eja sesuai ucapannya
b. Numerical System
Sistem pendapatan arsip berdasarkan nomor urut.
- Kelebihan :
Tingkat ketelitian lebih tinggi
Tanpa batas, sesuai dengan kebutuhan
Mudah dikerjakan/disusun
Kesalahan akan mudah di lihat
Dapat dipergunakan di semua bidang
Hubungan antara folder yang satu dengan yang lainnya akan terlihat jelas secara logis
Bersifat permanen, walaupun ada perubahan tempat, nama, dan lain-lain
Biasa digunakan untuk mengatakan waktu
Berlaku universal
Paling tepat untuk menyatakan waktu
- Kekurangan :
Tidak bisa di temukan langsung dalam file
Memerlukan indeks yang terpisah
Bila dideretkan, angka yang panjang akan mempermudah terjadinya kekeliruan
Memerlukan tanda-tanda yang lain
Perbedaan hubungan subordinasinya terlihat jelas
c. Geographycal System
Arsip di pilih berdasarkan wilayahnya masing-masing, contoh : pajak.
Susunan pembagian wilayah harus disertai abjad.
- Kelebihan :
Berbagi data arsip akan terkumpul di suatu tempat
Mulai di mengerti
Filling sistem sederhana, karena terpusat pada suatu tempat
- kekurangan :
Cenderung terdapat nama yang sama
Dalam hal mengindeks, harus hafal betul tempat, nama, tingkatan, wilayah yang
berbeda
Sangat memakan waktu dan tenaga
d. Chronological System
Sistem memfile berdasarkan waktu kejadian. Waktu
memegang peranan penting, sangat berkaitan dengan perbankan (utang piutang). Di
distribusikan barang dan lain-lain.
- kelebihan :
Memberikan keterangan yang rill untuk penyelesaian masalah
Tidak memerlukan banyak indeks / cross reference
Pencarian arsip akan lebih terarah
Arsip atau data suatu kegiatan tidak terpisah-pisah
- kelemahan :
Tidak bisa memisahkan hubungan antara subjek umum dan khusus
Harus membuat file umum dan khusus yang berhubungan dengan penyelesaian
masalah
Harus memiliki aturan khusus dalam menatanya
Memerlukan indeks gabungan
e. Combine System
Untuk menentukan mana dan apa subjek / tempatnya. Sistem ini harus memiliki sub-
masalah, sub-sub masalah sistem ini merupakan gabungan dari sistem-sistem terdahulu. Sub-
sub masalah terdiri dari :
- Title primer ( berisi subjek-subjek masalah )
- Title sekunder ( berisi sub-masalah)
- Title tertier ( terperinci, waktu dan tempat )
5.5 Penyusutan dan Penghapusan
5.5.1 Tujuan Penyusutan dan Penghapusan
Tujuan penyusutan dan penghapusan arsip karena jumlah atau volume dan potensi arsip dari
hari ke hari bertahan agar arsip tidak terlalu menumpuk. Cara menyusutkan dengan cara melihat
masa aktif dari arsip tersebut.
Rentang kehidupan arsip (life spain of reward).
a. Fase penciptaan, disajikan kepada orang dalam bentuk konsep-konsep atau bagian-bagian.
b. Fase pengurusan, arsip atau dokumen diarahkan untuk diproses lebih lanjut
c. Fase referensi, arsip-arsip atau dokumen diklasir, diindeks, diatur cara pencarian arsipnya
agar mudah ditemukan.
d. Fase weeding, arsip dicari untuk di pilah kembali dari arsip-arsip yang banyak. Mana arsip
yang aktif, in aktif dan statis.
e. Fase statis, arsip yang sudah di weeding di seleksi kembali kelayakannya di pakai atau
tidak.
f. Fase terakhir atau fase nasional atau daerah, terjadi transfer arsip, arsip di pilih-pilih, mana
arsip yang mempunyai nilai sejarah dan masukkan untuk arsip daerah atau nasional.
5.5.2 Cara pemusnahan arsip
a. Dibakar
b. Dicerca atau dirobek
Sebelum memusnahkan arsip harus di buat berita acara pemusnahannya oleh petugas
pemusnah dan harus ada saksi dari pemusnahan arsip tersebut.
5.5.3 Alasan penting arsip di susun dan di musnahkan
- Agar file yang aktif bisa digunakan dengan baik agar tidak di kacaukan oleh arsip yang
statis.
- Agar pengontrolan arsip atau file yang sedang berjalan supaya efisien dalam hal feeling
system dan menemukan arsip kembali.
- Supaya tempat file aktif longgar, agar tidak mudah rusak.
- Menentukan arsip itu sendiri apakah di awetkan atau di musnahkan.
5.5.4 Kegunaan dari penyusutan dan penghapusan
a. Untuk memilih dan memilah supaya tidak tercampurnya arsip-arsip yang dinamis, aktif
dan in aktif dan statis.
b. Untuk memudahkan kembali arsip yang diperlukan. Untuk efisiensi baik dalam
pegawaian, biaya, waktu, tempat dll.
c. Untuk memantapkan jangka waktu arsip.
d. Supaya adanya pemeliharaan bagi arsip yang sudah statis yang masih mempunyai nilai
guna, yaitu di transfer menjadi arsip nasional atau daerah.
5.5.5 Transfer arsip
Adalah pemilahan arsip yang tidak aktif lagi tapi mempunyai nilai guna menjadi bentuk lain.
Macam-macam transfer arsip, yaitu :
a. Transfer berkala
a) One periode transfer, sistem pemindahan arsip secara keseluruhan dimana telah di
tentukan waktunya.
b) Two periode transfer, system pemindahan arsip dengan cara dua kali pemindahan
yang biasanya.
c) Maximum dan minimum suatu arsip itu jangka waktunya.
b. Transfer tak berkala
Pemindahan dari file aktif ke file aktif secara dalam jangka waktu tidak tetap.
Potensi arsip adalah kegunaan arsip apakah punya nilai vital berguna atau tidak berguna.
Potensi arsip dibagi 4 :
a. Arsip vital
Kelangsungan hidupnya harus selalu ada atau selalu dilenturkan
b. Arsip penting
Fungsinya membantu kelancaran pekerjaan
c. Arsip berguna
Memiliki nilai kegunaan sementara
d. Arsip tidak berguna
Sudah tidak digunakan
5.6 Pemeliharaan dan Perlindungan
Cara menjaga arsip :
a. menjaga kebersihan
b. menggunakan obat-obatan atau pemeliharaan arsip
c. pemeliharaan yang berulang
d. harus ada larangan bagi para arsiparis
5.6.1 pemeriksaan arsip yang berkala
a. Menata arsip secara sistematis dan efektif
e. Menemukan dan mengemb
7. Kesimpulan
Pelaksanaan rnanajemen arsip aktif atau arsip dinarnis meliputi tahapantahapan yang satu
sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menjelaskan, sehingga mernbutuhkan
penanganan secara baik, terencana, konsepsional dan secara profesional. Pengelolaan arsip
merupakan bagian dari pada wawasan dan ruang lingkup sistem informasi manajemen. Keberhasilan
pelaksanaan manajemen arsip akan mencapai hasil yang baik bilamana ditunjang dengan
ketersediaan fasiJita:; dan teknologi informasi kearsipan yang handal.