Download - Pengantar DMS
-
7/21/2019 Pengantar DMS
1/52
-
7/21/2019 Pengantar DMS
2/52
DaftarIsi
Pengertian Document Management
ys em Karakteristik Solusi ELO
Klien ELO
ELO ECM
Pengembangan Solusi ELO
Sistem Keamanan
Manfaat Menggunakan
-
-
7/21/2019 Pengantar DMS
3/52
DOCUMENT MANAGEMENTSYSTEM
Manajemen Dokumen sebenarnya adalah nama yang
di unakan untuk berba ai solusi an harus dilakukan
terkait dengan dokumen. Ini mencakup setiap tindakan yang
diambil, yang berhubungan dengan penciptaan, distribusi
dan penghapusan dokumen.
Nama lain yang digunakan adalah:
o DIS (Document Information System)
o IDM (Integrated Document Management)
o EDM (Electronic Document Management)
o ECM (Enterprise Content Management)
o s
-
7/21/2019 Pengantar DMS
4/52
DIGITAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM - ELO
Merupakan salah satu unsur pengelolaan informasiperusahaan yang berkenaan dengan dokumen sebagaidata, catatan, rekaman aktifitas, dll.
Penerapan ELO Digital document management systempa a suatu perusa aan ungs an se aga :
Decision Making
Corporate Memory History Reference
-
7/21/2019 Pengantar DMS
5/52
SOLUTIONCHARACTERISTIC
-
7/21/2019 Pengantar DMS
6/52
Characteristic Product
Modularity and Flexibility
Mobile
EmailIntegration
Replication
Multi CAD
Fulltext / OCRDigital
Signatur
Workflow
DMS &Barcode-/
Form
recognation
Click & View
Internet
Gateway
Security
Archiv
-
Import ERP
Archivlink
Backup
Server
-
7/21/2019 Pengantar DMS
7/52
ELO MULTI CLIENT
-
7/21/2019 Pengantar DMS
8/52
ELO ECM
Portal
Sharepoint, SAPWebELO WCM
MulticlientJava, Windows, Explorer,
ELO Enterprise Search
, ,,
ELO
Content Mana ement Server
ELO Workflow
-
7/21/2019 Pengantar DMS
9/52
.
2. Administrative Processing
3. Legal and Cooperations
4. Reporting (Executive / Periodic Report)
.
6. Audit
-
7/21/2019 Pengantar DMS
10/52
DIGITAL ARCHIVING
Documents
Scanning Indexing Archiving
Back up And ExportSearching
-
7/21/2019 Pengantar DMS
11/52
ELO FOR LEGAL
Legal
Legal
Document
M
Document
Lifecycle
Management
P l
ontract
Proposal
Document
Management
Document
Management
g
-
7/21/2019 Pengantar DMS
12/52
ELO LEGAL DOCUMENT
LIFECYCLE
-
7/21/2019 Pengantar DMS
13/52
Melalui system DRM (Digital Right Management),
Security Documents dan Data
dapat membuat dokumen dan data lebih amandan terjamin
membaca dokumennya di IP nomor berapa, jam
berapa, tanggal berapa dan di daerah mana.
-
7/21/2019 Pengantar DMS
14/52
-
-
7/21/2019 Pengantar DMS
15/52
MEMBUKA ELO CLIENTSetiap pengguna ELOclient memiliki otoritas (sesuaidengan batas kewenangannya) untuk membuka dan
mengoperasikan Program ELO dengan diberikan username dan password.
Entry : Nama,
Password,
LOGIN ELO :
Archive
Archive merupakan gudang arsip yang akan dimasuki
-
7/21/2019 Pengantar DMS
16/52
.
Archive
p oar
Mailbox
Tasks
Messages
In Use
-
7/21/2019 Pengantar DMS
17/52
AREA KERJ A ELO OFFICE 9.0
Archive
Gudang arsip, berisi dokumen apa saja yang sudah diarsip ke dalamsistem ELO (dokumen yg ada pada ARCHIVE ELO akan disimpan dalamELOserver)
p oar
Untuk menyimpan dokumen sementara tetapi hanya berupalink/bookmark
MailboxMenampilkan dokumen hasil scan atau dokumen lain yang dibuat olehUser dan belum diarsi kedalam ARCHIVE ELO
-
7/21/2019 Pengantar DMS
18/52
AREA KERJ A ELO OFFICE 9.0
Searching
beberapa kriteria yang ada.
TaskKumpulan dokumen dalam archive ELO yang harus diproses.
Massages
.
In Use
Bagian ini menampilkan dokumen yang dalam proses editing.
-
7/21/2019 Pengantar DMS
19/52
J ENIS DOKUMEN YANG BISA
File softcopy yang sudah ada Dokumen hardcopy
Dokumen baru pada Microsoft Office / Open Office
-
7/21/2019 Pengantar DMS
20/52
CARA MELAKUKAN PROSES ARCHIVE :
File softcopy yang sudah ada
Pengarsipan dilakukan dengan drag and dropfile darifolder yang ada pada sistem operasi windows ke dalam
.dengan jenis file aslinya (doc, tif, txt, dll)
Dokumen hardcopy
Untuk mengubah dokumen hardcopy menjadi digitaldilakukan melalui proses scanning. Dokumen yang telah discan akan masuk ke Mailbox
-
7/21/2019 Pengantar DMS
21/52
CARA MELAKUKAN PROSES ARCHIVE :
Dokumen baru pada Microsoft Office/ Open Office
Dengan menggunakan macro dapat langsung menekantombol save and file in the archivepada toolbar di
.meminta untuk melakukan proses pengarsipan.
Dokumen yang dihasilkan dari software lain
Untuk mendukungan pengarsipan dokumen yang dihasilkan oleh softwarelain, maka ELO mempunyai fitur ELO Tiff Printer / ELO Pdf Printer.ELO akan membuat virtual rinter dimana software an melakukanprinting nantinya menghasilkan file tif atau pdf. File inilah yang akandiarsip ke dalam archive ELO.
-
7/21/2019 Pengantar DMS
22/52
Tracking Physical Location
-
7/21/2019 Pengantar DMS
23/52
Fitur Standar ELO
Check-In dan Check-Out
Version History
Sticky Notes Document Link
Searching
-
7/21/2019 Pengantar DMS
24/52
Check-In dan Check-Out
Check EditingDi Komputer
Archive
ELO
Out en
Doc new
versionCheck In
Dokumen dibuka untuk dilakukan editing dengan menggunakan softwaresesua t pe o umen s. . oc a an e t engan mengguna an wor
processor / Microsoft Word)
-
7/21/2019 Pengantar DMS
25/52
Version History
Setiap dokumen yang mengalami perubahan akan disimpan sebagai versi barudan dokumen sebelum tetap tersimpan secara historical.
Dapat membandingkan dokumen antara versi satu dengan versi lainnya
dirasa perubahan yang baru tidak sesuai.
Bisa melihat kapan dokumen tersebut mengalami perubahan dan user.
Bila mengetahui untuk apa terjadi perubahan dokumen denganmenggunakan komentar yang disediakan oleh version history ini.
-
7/21/2019 Pengantar DMS
26/52
Sticky Notes
Fitur ini menyediakan catatan kecil yang bisa digunakan oleh user, meliputi :
Public Sticky Notes
Digunakan untuk catatan yang bisa dibaca oleh user manapun selamauser tersebut memiliki hak akses
Digunakan untuk catatan yang bisa dibaca oleh user yang membuatsendiri
Stamp
Sama dengan public sticky notes, tetapi tidak bisa diubah atau dihapusoleh sia a un termasuk administrator. Biasan a di unakan untukkeperluan approval
-
7/21/2019 Pengantar DMS
27/52
Document Link
Dalam proses bisnis terkadang ada suatu dokumen yang membutuhkandokumen lain sebagai lampiran atau sebagai referensi. Pada ELO, telahdisediakan fitur document link. Fitur ini digunakan untuk mengatasie u u an erse u , se ngga engan cepa apa mencar o umen yang
berkaitan dengan dokumen yang lain.
-
7/21/2019 Pengantar DMS
28/52
Inter Document Relation
-
7/21/2019 Pengantar DMS
29/52
Searching
Digunakan untuk mencari kembali dokumen yang sudah diarsip. Sistem inimemberikan alternatif pencarian sebagai berikut :
berdasarkan kategori dokumen.
Pencarian berdasarkan sticky notes, dengan pencarian ini anda bisa
sebelumnya.
Pencarian berdasarkan komentar versi yang diisikan saat terjadipenam a an vers ar sua u o umen.
Pencarian langsung, baik mencari berdasarkan nama, catatan, key, fulltext (content dari dokumen) dan version history
-
7/21/2019 Pengantar DMS
30/52
SearchingSearch by Category
-
7/21/2019 Pengantar DMS
31/52
SearchingSearching in document
-
7/21/2019 Pengantar DMS
32/52
Keywording Forms
Digunakan untuk keperluanindexing. Pada gambar disampingterdapat beberapa bagian, denganpen e asan se aga er u :
1. Digunakan untuk membuat
key / field2. Nama dari kategori dokumen
yang akan dibuat
3. Untuk Pengaturan (pencarian,secara otomatis dilakukan
fulltex, pembuatan strukturhirarki otomatis)
4. Penyimpanan pada storage
-
7/21/2019 Pengantar DMS
33/52
PENGATURAN PENYIMPANAN : Filling Path
Pengaturan untuk lokasi penyimpanan dari file yang diarsip ke dalam archive Filling Clause
pengarsipan dokumen dengan kategori ini akan diarsip pada struktur hirarki yangtelah diisi.
Contoh : BooksFictionEnglish berarti dokumen dengan kategori ini akandisim an ada struktur Books Fiction En lish
Color
Pengaturan warna
Di sini Anda bisa mengisikan masa dokumen, baik dalam hari, minggu, bulan,ataupun tahun. Contoh pengisian lifetime.
+5Y masa dokumen den an kate ori ini selama 5 tahun.
D = untuk hari, W = untuk minggu, M = untuk bulan, dan Y = untuk tahun.
-
7/21/2019 Pengantar DMS
34/52
USER DAN GROUPUntuk men atur hak otoritas user rou sesuai den an kewenan an
Hak user atau group dapat dijelaskan sebagai berikut :
yang dimiliki.
a n a m n s ra or: a un u menga ur user a au group a n.
Edit master data: hak untuk mengatur maintenance umum pada archive(seperti: key management, creating user, dll).
arc ve s ruc ure: a un u mengu a a aupun mem ua s ru ur rarpada archive. Tapi hak ini tidak termasuk dengan membuat archive baru.
Edit documents: hak untuk mengubah atau membuat dokumen.
ange passwor : a un u mengu a passwor sen r me a u menu
System Settings
Password. Change document status settings: hak untuk mengubah status dari dokumen
- - , , .
-
7/21/2019 Pengantar DMS
35/52
Hak user atau group dapat dijelaskan sebagai berikut : (Lanjutan)
User administration: hak untuk membuat ataupun mengatur user lain. Tetapiuser yang dibuat hanya bisa memiliki hak yang sama atau lebih sedikit dariuser pem ua nya.
Delete documents: hak untuk menghapus dokumen.
Delete structure elements: hak untuk menghapus struktur hirarki.
SAP administrator: hak untuk menghubungkan ELO dengan SAP denganmenggunakan ELO-SAP ArchiveLink module.
Importing: hak untuk mengimpor dokumen ke dalam archive yang aktif. Exporting: hak untuk mengekspor dokumen sesuai dengan hak akses yang
dimiliki terhadap dokumen yang diarsip.
Edit keywording forms: hak untuk membuat dan mengubah keywording forms.
Edit scripts: hak untuk mengakses menu System Settings Scripts. Melalui
menu ini, user bisa membuat ataupun mengubah script di dalam ELO.
-
7/21/2019 Pengantar DMS
36/52
Hak user atau group dapat dijelaskan sebagai berikut : (Lanjutan)
Edit expiry date: hak untuk mengubah expiry date untuk dokumen.
melalui menu System Settings Keyword Lists.
Delete write-protected documents: hak untuk menghapus dokumen read-onlydari archive.
Replication management: hak yang diperlukan untuk Replication module.
Change security settings: hak untuk mengakses menu System Settings
Users. Absolute rights, ignore all security settings: hak khusus untuk main admin.
Dengan hak ini, Anda akan memiliki hak akses penuh terhadap dokumenataupun folder dalam archive.
Change scanner settings and profiles: hak untuk mengakses menu System
Settings Options. User bisa mengubah setting dari bagian Scanning andScanner Profile.
dari dokumen yang sudah diarsip.
-
7/21/2019 Pengantar DMS
37/52
Hak user atau group dapat dijelaskan sebagai berikut : (Lanjutan)
Create projects for activities: hak untuk mengakses System Settings . .
Filing path administration: hak untuk mengubah filing path melalui menuSystem Settings Options, bagian Paths.
login ke dalam ELO meskipun dia termasuk user ELO.
Delete versions: hak untuk menghapus version dari suatu dokumen.
-
7/21/2019 Pengantar DMS
38/52
Security ELO Object
Selain pengaturan hak dari user atau group, jugamemungkinkan pengaturan hak akses terhadap folder atau
.
Jenis object dalam ELO
Folder
. ,
(Read, Write, Delete, Edit, List)
-
7/21/2019 Pengantar DMS
39/52
Pelaporan
Memungkinkan dilakukan customization laporan untuk dokumen-dokumen yangsudah diarsip ke dalam ELO.
-
7/21/2019 Pengantar DMS
40/52
Karton penyekat abjad Map ordner sistem abjad
DalamDalam penyusunannyapenyusunannya setiapsetiap map (folder)map (folder)menun ukkanmenun ukkan namanama kores ondenn akores ondenn a sertaserta disusundisusunberdasarkanberdasarkan abjadabjad sesuaisesuai dengandengan warkatwarkat yangyang adaada..
-
7/21/2019 Pengantar DMS
41/52
Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yangsederhana dan mudah dalam menentukan dokumen,dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan danmelihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu sepertin e s yang se u uga engan s s em a rs p a ng sung (d ire c t filing system).
-
7/21/2019 Pengantar DMS
42/52
JENIS PERLENGKAPAN SISTEM ABJAD
,
dipersiapkan untuk menyimpan arsipumlahn a da at disesuaikan den ankebutuhan, laci filing kabinet diberi kodepada bagian depannya. Misalnya filing
,kodenya adalah: Laci I berkode A- F, Laci IIberkode G L, Laci III berkode M S,Laci IV berkode T Z.
-
7/21/2019 Pengantar DMS
43/52
2. Guide,
banyaknya guide yang dibutuhkan bilamengguna an ss em a a se er anabuah. Ditempatkan pada folder/map
antun . Teta i bila suatu or anisasi telahberkembang dimana tiap-tiap lacimempunyai satu petunjuk abjad. Maka
-26 guide.
sebanyak 26x26 buah = 676 buah. Dalampraktik untuk membatasi jumlah guideapa pu a guna an o e ga ungan.
-
7/21/2019 Pengantar DMS
44/52
Misalnya: kode laci ABC, DEF, GHI dan seterusnya. Padatiap guide diberi tab. Tiap-tiap tab ditulis abjad A sampaiZ kemudian disusun berdasarkan abjad pertama, kedua,ketiga dan selanjutnya.
-
7/21/2019 Pengantar DMS
45/52
3. Folder,
banyaknya folder yang dibutuhkan bagi organisasiyang mas se er ana se anya ua . o er
tersebut berkode A sampai Z. Tetapi bagi organisasiyang telah berkembang, maka tiap laci akan
.
-
7/21/2019 Pengantar DMS
46/52
Dengan perincian sebagai berikut:
D e a ang gu e A susun o er Aa, A , Ac..Az
Dibelakang guide B disusun folder Ba, Bb, Bc..BzDibelakang guide C , disusun folder Ca, Cb, CcCz
-
7/21/2019 Pengantar DMS
47/52
4. Rak Sortir,yangdibutuhkan sebanyak 26a . er o e a a
dari A sampai zsehingga memudahkan
.
-
7/21/2019 Pengantar DMS
48/52
5. Kartu Indeksdisesuaikan dengan
.
Indeks disimpan dalamlaci kartu indeks.
-
7/21/2019 Pengantar DMS
49/52
Nama Badan Pengirim adalah PTarng n, an penan a angannya
adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yangdi ilih seba ai indeksn a adalah NamaBadan, karena cendrung tidak berubahdibanding dengan nama
,perorangan.
Cara Mengindeks:.
Surat ini akan disimpan pada abjad Wdan label mapnya adalah W.
-
7/21/2019 Pengantar DMS
50/52
-
7/21/2019 Pengantar DMS
51/52
-
7/21/2019 Pengantar DMS
52/52
THANK YOUFOR YOUR ATTENTION