158
Pemodelan Sistem Dinamik
untuk Efisiensi Anggaran Administrasi Akademik
sesuai Standar Pelayanan Minimum (SPM)
(Studi Kasus: Fakultas Teknik Universitas XYZ)
Sigit Susanto Putro.1)
, Erma Suryani 2)
1Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Trunojoyo
Jl. Raya Telang Po.Box 2 Kamal, Bangkalan
Telp. 031-3011147, Fax. 031-3011506
2Sistem Informasi, Institut Sepuluh Nopember
Gedung Sistem informasi Jl. Raya ITS - Surabaya E-mail : [email protected]
1) ; [email protected]
2)
ABSTRACT According to the law No. 17 of 2003 on state finances, Article 3 Paragraph (1), which
reads the State finances are managed in an orderly manner, abide by laws and regulations,
efficient, economical, effective, transparent, and accountable with respect to the sense of justice
and propriety. And according to Government Regulation No. 90 Year 2010 on the preparation of
the Work Plan and Budget of the State Ministry / Agency (RKA-KL) Article 5 Paragraph (3)
which reads RKA-KL budget referred to in paragraph (1) using the instrument performance
indicators, standard cost , and performance evaluation. So in preparing the budget needed accurate
information as input and reports to evaluate performance. Meanwhile, according to the general
guidelines for the selection of academic administrative personnel performing the Ministry of
National Education Directorate of the Directorate General of higher education teachers and 2011.
This study starts from the observation, interviews and document collection, which then be made
causal loop diagram to the simulation model creation and validation of the model are made. From
the simulation results obtained conclusions, using the SPM budget efficiency academic average in
the five years of approximately 33.86987%.
ABSTRAK Menurut undang-undang No. 17 Tahun 2003 tentang keuangan negara, Pasal 3 Ayat (1)
yang berbunyi keuangan Negara dikelola secara tertib, taat pada peraturan perundangan-undangan,
efisien, ekonomis, efektif, transparan, dan bertanggung jawab dengan memperhatikan rasa
keadilan dan kepatutan. Serta menurut Peraturan Pemerintah Nomor 90 Tahun 2010 Tentang
Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga (RKA-KL) Pasal 5 Ayat
(3) yang berbunyi penyusunan anggaran RKA-KL sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
menggunakan instrumen indikator kinerja, standar biaya, dan evaluasi kinerja. Maka dalam
menyusun anggaran diperlukan informasi yang akurat sebagai masukan dan laporan untuk
melakukan evaluasi kinerja. Sedangkan menurut pedoman umum pemilihan tenaga administrasi
akademik berprestasi Kementerian Pendidikan Nasional Direktorat jenderal pendidikan tinggi
Direktorat pendidik dan tenaga kependidikan 2011. Penelitian ini dimulai dari proses observasi,
wawancara dan pengumpulan dokumen, yang kemudian dibuat causal loop diagram sampai pada
pembuatan model simulasi serta validasi terhadap model yang dibuat. Dari hasil simulasi diperoleh
kesimpulan, dengan menggunakan standar pelayanan minimum (SPM) efisiensi anggaran
akademik rata-rata dalam lima tahun sekitar 33,86987%.
Kata Kunci : Efisiensi anggaran, SPM, Sistem dinamik.
1. Pendahuluan Anggaran merupakan suatu rencana
kerja yang dinyatakan secara kuantitatif
yang diukur dalam satuan moneter standar
dan satuan ukuran yang lain yang mencakup
jangka waktu satu tahun (Mulyadi,2001).
Sedangkan menurut Munandar (2001),
anggaran adalah suatu rencana yang disusun
secara sistematis. yang meliputi seluruh
kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam
unit (satuan) moneter dan berlaku untuk
jangka waktu (periode) tertentu yang akan
Vol 3, No 3 Desember 2013 ISSN 2088-2130
159
datang. Pengertian lain tentang anggaran
dikemukakan oleh Welsch, Hilton, Gordon
(2000), Budgeting (Perencanaan dan
Pengendalian laba) yang biasanya adalah
penganggaran usaha, penganggaran
managerial dan penganggaran didefinisikan
sebagai suatu pendekatan sistematis dan
formal untuk menjalankan tahapan penting
dari fungsi perencanaan dan pengendalian
manajemen. Dari pengertian di atas dapat
disimpulkan bahwa anggaran bersifat
formal, sistematis dan berfungsi sebagai
perencanaan koordinasi dan pengawasan.
Untuk meningkatkan efisiensi
anggaran, pemerintah telah mengeluarkan
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional
Republik Indonesia nomor 53 tahun 2008,
tentang standar pelayanan minimum. Dalam
melaksanakan pelayanan administrasi
akademik, Fakultas Teknik Universitas XYZ
menuju menggunakan SPM, hal ini dapat
dilihat pada SOP Manajemen Akademik
Fakultas Teknik Universitas XYZ 2010,
dimana dalam SOP tersebut dalam setiap
sub kegiatan pelayanan sudah dituliskan
petugas pelayanannya, lamanya waktu
pelayanan, serta siapa saja konsumen yang
berhak menikmati pelayanan tersebut.
Namun dalam menyusun anggaran
pelayanan akademik masih menggunakan
cara tradisonal, yaitu dengan mengalikan
jumlah mahasiswa aktif pada awal semester
gasal tahun ajaran tersebut dengan harga
layanan per mahasiswa.
Kondisi di atas bisa ditingkatkan
efisiensinya, baik dalam besaran anggaran
akademik maupun dalam hal kebutuhan
tenaga administrasi pelayanan akademik,
dengan menerapkan SPM. Hal ini
dikarenakan dalam menyusun anggaran
pelayanan akademik setiap mahasiswa
dialokasikan biaya yang sama, sedangkan
apabila disusun dengan rinci sesuai SPM
maka alokasi biaya setiap mahasiswa
besarannya berbeda, karena tidak semua
jenis layanan dapat diakses oleh semua
mahasiswa. Seperti layanan kerja praktek,
hanya dapat diakses oleh mahasiswa yang
mengambil matakuliah tersebut. Dengan
demikian, anggaran yang diperlukan akan
semakin rendah.
2. Kajian Pustaka
2.1. Pelayanan Administrasi Akademik Pelayanan administrasi akademik
adalah pelayanan yang meliputi penyediaan
sarana, penyediaan pedoman dan prosedur
layanan, registrasi dan herregistras, layanan
Kartu Rencana Studi (KRS) mahasiswa,
layanan perkuliahan, administrasi evaluasi
perkuliahan, serta layanan administrasi
akademik lainnya yang menjadi bagian dari
layanan administrasi akademik unit
kerjanya, tingkat Universitas/Fakultas/ unit
kerja yang setara. Besarnya tanggung jawab
dalam layanan administrasi akademik ini,
tentu juga harus didukung oleh kompetensi
sumber daya manusianya.
Pelaksana layanan administrasi
akademik adalah tenaga administrasi
akademik setingkat Kepala Sub Bagian
Administrasi Akademik tingkat
Universitas/Fakultas/unit kerja yang setara
atau yang setara dengan jabatan itu untuk
unit kerja masing-masing (kementerian
pendidikan nasional direktorat jenderal
pendidikan tinggi direktorat pendidik dan
tenaga kependidikan).
Adapun contoh pelayanan
administrasi akademik adalah pelayanan
tentang pengajuan surat keterangan, surat
permohonan, surat pengantar, dan lain-lain.
2.2. Standar Pelayanan Minimum Menurut Peraturan Menteri
Pendidikan Nasional Republik Indonesia
nomor 53 tahun 2008, standar pelayanan
minimum (SPM) merupakan spesifikasi
teknis tentang tolok ukur layanan minimum
yang diberikan oleh perguruan tinggi negeri
kepada masyarakat dengan
mempertimbangkan kualitas layanan,
pemerataan, kesetaraan layanan, biaya, serta
kemudahan untuk mendapatkan layanan.
Dengan diterbitkannya Standar
Pelayanan Minimal (SPM) sebagai bench
mark dalam penganggaran, perincian
anggaran per-item kebutuhan dapat lebih
tepat (Herwin, 2012). Dari pernyataan
tersebut terbentuk hipotesa, H1: Penggunaan
SPM dapat meningkatkan efisiensi
anggaran. Standar pelayanan minimum
(SPM) yang dimaksud pada penelitian kali
ini adalah SPM untuk pelayanan
administrasi akademik pada Fakultas Teknik
Universitas XYZ.
2.3. Rencana Anggaran
Menurut Munandar (2001),
anggaran adalah suatu rencana yang disusun
secara sistematis. Yang meliputi seluruh
kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam
unit (satuan) moneter dan berlaku untuk
jangka waktu (periode) tertentu yang akan
Vol 3, No 3 Desember 2013
160
datang. Sedangkan menurut Welsch, Hilton,
Gordon (2000), budgeting (Perencanaan dan
Pengendalian laba) yang biasanya adalah
penganggaran usaha, penganggaran
managerial dan penganggaran didefinisikan
sebagai suatu pendekatan sistematis dan
formal untuk menjalankan tahapan penting
dari fungsi perencanaan dan pengendalian
manajemen ”.
Menurut undang-undang No. 17
Tahun 2003 tentang keuangan negara, Pasal
3 Ayat (1) dalam mengelola keuangan
negara harus dilakukan secara tertib, taat
pada peraturan perundangan-undangan,
efisien, ekonomis, efektif, transparan, dan
bertanggung jawab dengan memperhatikan
rasa keadilan dan kepatutan. Serta menurut
Peraturan Pemerintah Nomor 90 Tahun 2010
Tentang Penyusunan Rencana Kerja dan
Anggaran Kementerian Negara/Lembaga
(RKA-KL) Pasal 5 Ayat (3) dalam
menyusun anggaran RKA-KL sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) harus menggunakan
instrumen indikator kinerja, standar biaya,
dan evaluasi kinerja.
2.4. Pelayanan online
Menurut Ghosh (2004), konsep
pelayanan online atau pelayanan elektronik
adalah layanan informasi interaktif. Di satu
sisi, informasi pelanggan yang dikumpulkan
dalam proses pelayanan elektronik dapat
dikumpulkan dan dianalisis oleh penyedia
pelayanan elektronik, dan digunakan sebagai
dasar untuk menyesuaikan layanan mereka.
Di sisi lain, untuk transaksi pelanggan
pelayanan elektronik dan pengiriman
pelayanan elektronik dapat digenapi melalui
pertukaran informasi dengan penyedia
layanan. Sedangkan menurut Rowley
(2006), layanan online atau layanan
elektronik di definisikan sebagai: "
perbuatan, usaha atau pertunjukan yang
pengirimannya di mediasi oleh teknologi
informasi, layanan elektronik tersebut
meliputi unsur penyedia layanan, dukungan
pelanggan, dan pelayanan “. Dari definisi
tersebut mencerminkan ada tiga komponen
utama dalam pelayanan elektronik yaitu:
penyedia layanan, penerima layanan dan
teknologi sebagai saluran pelayanan, dan
internet adalah saluran utama dari layanan
elektronik tersebut. Dengan adanya
pelayanan online, untuk mendapatkan
pelayanan yang memerlukan rekam data
pelanggan, pelanggan tidak perlu lagi
mengisi formulir secara manual. Dengan
demikian penyedia layanan bisa melakukan
penghematan anggaran terkait dengan
penyediaan formulir pelayanan. Dari
pernyataan tersebut terbentuk hipotesa, H2:
Pemanfaatan pelayanan online dapat
meningkatkan efisiensi anggaran.
Pada penelitian tesis ini pelayan
online dimanfaatkan untuk keperluan
pendaftaran skripsi, pendaftaran yudisium,
pembuatan surat ijin penelitian, surat
keterangan aktif kuliah, surat pengantar
pindah prodi ataupun universitas, dan surat
cuti kuliah.
2.5. Validasi data
Validasi model dilakukan dengan
cara mengkalibrasikan hasil simulasi awal
dengan data historis yang dimiliki (Aan,
2011).
a) Perbandingan rata-rata (Means
Comparison)
......................(1)
Dimana
Menurut Barlas, (1989) model
dianggap valid apabila Error rate 5%.
b) Perbandingan variasi amplitude
(Amplitude Variations
Comparison)
Dapat juga dikatakan % error
variance dengan formula
sebagai berikut:
...................(2)
Dimana:
Model tersebut dikatakan valid,
apabila E2 ≤ 30%
2.6. Sistem Dinamik
Simulasi sistem dinamik
merupakan simulasi kontinyu yang
dikembangkan oleh Jay Forrester tahun
Sigit Susanto Putro dkk, Pemodelan Sistem Dinamik...
161
1961 di Massachusetts Institute of
Technology (MIT). Sistem dinamis
merupakan suatu pendekatan untuk
mempelajari dinamika sistem perilaku guna
menganalisa dan mendesain kebijakan serta
membantu memperbaiki kebijakan dan
pembuatan keputusan (suryani, 2010).
Sistem dinamik merupakan gambaran suatu
sistem yang memiliki proses umpan balik
atau feedback structure yang saling
berkaitan dan menuju ke arah keseimbangan
(Sterman, 2000, dalam Aan, 2011). Berikut
ini merupakan gambaran kecil dari sistem
umpan balik yang terdapat dalam sistem
dinamik :
Gambar 1 Proses dalam pemodelan sistem
dinamik (Sterman,2000)
Menurut Sterman (2000) dalam
Aan (2011), terdapat 5 tahapan dalam
mengembangkan model sistem dinamik.
Tahapan tersebut adalah sebagai berikut:
1.Problem Articulation
2.Dynamic hypothesis
3.Formulation
4.Testing
5.Policy formulation and evaluation
Selain itu sistem dinamik juga
mengandung tujuan yang dibutuhkan
masing-masing objek yang ada didalam
sistem, dapat mengakomodasi rangkaian dari
aktor yang terlibat didalam sistem, dapat
memperhitungkan dampak dari pembuat
keputusan terhadap sistem, serta dapat
memahami siklus umpan balik yang
dominan pada sistem ( Cho & Gillespie,
2006).
3. Pembuatan kausal lop diagram
Kausal lop diagram pada penelitian
ini didasarkan pada kausal lop diagram
tentang Quality of Services in Government–
Nonprofit Human Service Delivery System
(Cho&Gillespie,2006). Yang dipadukan
dengan hasil wawancara mengenai
pelayanan administrasi akademik di Fakultas
Teknik Universitas XYZ dan usulan tentang
pemanfaatan aplikasi pelayanan online. Dari
hasil wawancara dan pengamatan lapangan
dapat digambarkan model dari kondisi
eksisting pelayanan administrasi akademik
Fakultas Teknik Universitas XYZ seperti
terlihat pada gambar 2 berikut.
Gambar 2 Model kondisi eksisting layanan
administrasi akademik Fakultas Teknik
Universitas XYZ.
Dari gambar 2 diatas terlihat bahwa
PD1 membuat kebijakan tentang beban kerja
staf administrasi akademik, dalam kasus ini
adalah kebijakan satu orang staf akademik
melayani lima ratus mahasiswa. Tanda
positif menunjukan kebijakan yang dibuat
PD1 berpengaruh positif terhadap beban
kerja staf pelayanan administrasi akademik,
maksudnya adalah jika kebijakan terhadap
beban kerja dinaikan maka beban kerja juga
naik. Beban kerja staf pelayanan
administrasi akademik dan jumlah
mahasiswa awal semester gasal per prodi
berpengaruh positif pada kebutuhan staf
pelayanan administrasi akademik.
Kebijakan PD1 juga berpengaruh
positif pada alokasi harga pelayanan per
mahasiswa. Dalam hal ini adalah kebijakan
untuk menaikan harga pelayanan per
mahasiswa sebesar sepuluh persen.
Dikatakan berpengaruh positif karena
apabila persentase kenaikan harga dinaikan
maka harga pelayanan juga akan naik lebih
dari sepuluh persen, begitu juga sebaliknya
jika diturunkan maka harga pelayanan juga
akan turun dibawah sepuluh persen. Alokasi
harga pelayan per mahasiswa dipengaruhi
oleh anggaran tahun lalu dan jumlah
mahasiswa tahun lalu. Alokasi harga
pelayanan per mahasiswa dan jumlah
mahasiswa fakultas awal semester gasal
berpengaruh positif pada anggaran
pelayanan administrasi akademik.
Model diatas kemudian
dikembangkan dengan menambahkan
variabel komponen standar pelayanan
minimum dan aplikasi pelayanan online.
Komponen standar pelayanan minimum
yang digunakan adalah komponen yang
Vol 3, No 3 Desember 2013
162
ditanggung oleh anggaran administrasi
akademik. Komponen tersebut adalah
batasan pengguna layanan dan harga
keluaran layanan. Adapun causal loop
diagram dari pelayanan administrasi
akademik secara online sesuai standar
pelayanan minimum dapat dilihat pada
gambar 3 berikut.
Gambar 3 Kausal lop diagram pelayanan
administrasi online sesuai standar pelayanan
minimum pada Fakultas Teknik Universitas
XYZ.
Pada gambar 3 diatas terlihat
kebijakan PD1 berpengaruh positif terhadap
batasan pengguna layanan dan harga
keluaran layanan. Hal ini dikarenakan ketika
PD1 menaikan kebijakan tentang pengguna
layanan yang diijinkan serta menaikan
standar bahan untuk keluaran layanan, maka
batasan pengguna layanan dan kebutuhan
belanja bahan untuk keluaran layanan juga
ikut naik, begitu juga sebaliknya. Batasan
pengguna layanan berpengaruh negatif
terhadap beban kerja staf pelayanan
administrasi akademik, karena ketika
batasan pengguna layanan dinaikan maka
jumlah pengguna yang bisa mengakses
layanan tersebut akan turun, dengan
demikian maka beban kerja juga turun.
Beban kerja perpengaruh positif terhadap
kebutuhan staf pelayanan administrasi
akademik. Dan kebutuhan staf pelayanan
akademik berpengaruh negatif terhadap
kebijakan PD1. Hal ini dikarenakan ketika
kebutuhan staf pelayanan naik maka PD1
akan menurunkan kebijakan jika tidak ingin
menambah jumlah staf. Batasan pengguna
layanan juga berpengaruh positif terhadap
efisiensi anggaran, karena semakin sedikit
pengguna yang bisa mengakses layanan
maka anggaran juga akan semakin efisien.
Anggaran pelayanan administrasi akademik
berpengaruh positif terhadap kebijakan PD1,
karena ketika anggaran naik maka pembuat
kebijakan juga akan berfikir untuk menaikan
standar.
4. Hasil dan Pembahasan
4.1.Pembuatan model dasar
4.1.1. Jumlah Mahasiswa Awal Semester
Gasal Setiap Prodi
Sub model untuk jumlah
mahasiswa pada awal semester gasal
digambarkan pada Gambar 4 berikut ini.
Gambar 4.1 Jumlah mahasiswa S1 Teknik
Informatika awal semester gasal
Sesuai hasil wawancara untuk
menghitung besar anggaran administrasi
akademik digunakan jumlah mahasiswa
yang terdaftar pada awal semester gasal. Hal
ini dikarenakan mahasiswa yang tercatat
mengambil cuti pada semester gasal
memungkinkan menjadi mahasiswa aktif
pada semester genap tahun ajaran yang
sama. Oleh karena itu mahasiswa yang
bersangkutan tetap harus diperhitungkan
keberadaannya. Jumlah mahasiswa pada
awal semester gasal adalah penjumlahan dari
mahasiswa masuk pada tahun ajaran tersebut
dengan jumlah mahasiswa yang masih
tercatat sebagai mahasiswa pada tahun
ajaran sebelumnya.
4.1.2. Anggaran Akademik
Seperti penjelasan sebelumnya,
bahwasanya besaran anggaran akademik
didapatkan dari hasil perkalian antara jumlah
mahasiswa Fakultas Teknik awal semester
gasal dengan harga layanan administrasi
akademik per mahasiswa, maka model dari
anggaran akademik tersebut adalah sebagai
berikut.
Gambar 5 Model anggaran akademik
Sigit Susanto Putro dkk, Pemodelan Sistem Dinamik...
163
4.2 Hasil Simulasi Model Dasar
Model dasar (Base Model) dari
anggaran pelayanan administrasi akademik
Fakultas Teknik Universitas XYZ perlu
dijalankan untuk mengetahui tentang
perilaku sistem dalam kurun waktu tertentu
ketika dijalankan dalam simulasi. Dalam
penelitian ini, periode simulasi model dasar
diseting selama 12 tahun, mulai tahun ajaran
2001-2002 sampai dengan tahun ajaran
2012-2013. Rentang waktu ini akan
memberikan pemahaman yang lebih baik
dari perilaku anggaran pelayanan
administrasi akademik Fakultas Teknik
Universitas XYZ dalam kurun waktu 12
tahun.
Gambar 6 Grafik anggaran akademik
Fakultas Teknik Universitas XYZ
Gambar 6 menunjukan grafik
anggaran akademik Fakultas Teknik
Universitas XYZ dari tahun ajaran 2001-
2002 sampai tahun ajaran 2012-2013.
Dimana besaran anggaran cenderung
mengalami kenaikan setiap tahunnya,
besaran anggaran akademik tahun ajaran
2012-2013 mengalami penurunan
dibandingkan tahun ajaran sebelumnya
dikarenakan jumlah mahasiswa pada tahun
ajaran tersebut mengalami penurunan.
Besaran anggaran akademik hasil simulasi
dari model dasar dapat dilihat pada Tabel 1
berikut ini.
Tabel 1 Tabel anggaran akademik Fakultas
Teknik Universitas XYZ
Tahun Ajaran Anggaran Akademik
2001-2002 Rp 3.330.011,-
2002-2003 Rp 5.920.552,-
2003-2004 Rp 9.233.803,-
2004-2005 Rp 14.322.527,-
2005-2006 Rp 22.510.988,-
2006-2007 Rp 30.306.332,-
2007-2008 Rp 35.240.852,-
2008-2009 Rp 41.140.232,-
2009-2010 Rp 42.597.752,-
2010-2011 Rp 45.950.452,-
2011-2012 Rp 50.161.460,-
2012-2013 Rp 47.971.800,-
Sedangkan grafik jumlah mahasiswa
Fakultas Teknik Universitas XYZ dari tahun
ajaran 2001-2002 sampai tahun ajaran 2012-
2013 dapat dilihat pada Gambar 7 berikut
ini.
Gambar 7 Grafik jumlah mahasiswa
Fakultas Teknik Universitas XYZ
Sedangkan jumlah mahasiswa
Fakultas Teknik Universitas XYZ dari tahun
ajaran 2001-2002 sampai dengan tahun
ajaran 2012-2013 hasil dari simulasi model
dasar adalah sebagai berikut.
Tabel 2 Jumlah mahasiswa Fakultas Teknik
Universitas XYZ
Tahun Ajaran Mahasiswa FT Awal
Semester Gasal
2001-2002 253
2002-2003 409
2003-2004 580
2004-2005 818
2005-2006 1169
2006-2007 1431
2007-2008 1513
2008-2009 1606
2009-2010 1512
2010-2011 1483
2011-2012 1472
2012-2013 1280
4.3. Validasi
Model yang telah disimulasikan
hasilnya dibandingkan dengan data yang
diperoleh pada saat pengambilan data di
Fakultas Teknik Universitas XYZ. Proses
perbandingan ini disebut dengan validasi.
Menurut Barlas dalam Aan, (2010) ada dua
macam proses validasi, yaitu perbandingan
rata-rata (Means Comparison) dan
perbandingan variasi amplitude (Amplitude
Variations Comparison). Adapun data
Vol 3, No 3 Desember 2013
164
anggaran akademik hasil simulasi dan data
hasil pengambilan data dapat dilihat pada
Tabel 3 berikut ini.
Tabel 3 Data anggaran akademik hasil
simulasi dan data hasil pengambilan data
Tahun Ajaran
Data Anggaran Akademik
Model Anggaran
Akademik
2001-2002 Rp 3.330.000,- Rp 3.330.011,-
2002-2003 Rp 5.923.000,- Rp 5.920.552,-
2003-2004 Rp 9.190.000,- Rp 9.233.803,-
2004-2005 Rp 14.230.000,- Rp 14.322.527,-
2005-2006 Rp 22.301.000,- Rp 22.510.988,-
2006-2007 Rp 30.352.000,- Rp 30.306.332,-
2007-2008 Rp 35.512.000,- Rp 35.240.852,-
2008-2009 Rp 41.024.000,- Rp 41.140.232,-
2009-2010 Rp 42.720.000,- Rp 42.597.752,-
2010-2011 Rp 46.015.000,- Rp 45.950.452,-
2011-2012 Rp 50.200.000,- Rp 50.161.460,-
2012-2013 Rp 48.000.000,- Rp 47.971.800,-
Gambar 8 Grafik anggaran akademik hasil
simulasi dan data
E1= |29057230.083 - 29066416.666| /
|29066416.666|
= 0.000316 x 100 %
= 0.0316 %
Maka model tersebut valid, karena
E1 ≤ 5%
E2 = |17340968.891 - 17383139.022| /
|17383139.022|
= 0.00242 x 100 %
= 0.242%
Maka model tersebut valid, karena
E2 ≤ 30%.
4.4. Pembuatan Skenario
Pada pembuatan skenario
diterapkan standar pelayanan minimum.
Sehingga untuk menyusun anggaran
akademik harus dijabarkan keperluan dari
anggaran tersebut. Dari hasil wawancara
diketahui, anggaran administrasi akademik
selama ini digunakan untuk keperluan
menyediakan formulir pelayanan, formulir
KRS, kegiatan perkuliahan, UTS/UAS,
mencetak transkrip sementara, dan mencetak
transkrip. Dari keterangan diatas maka
model dari skenario ini, anggaran akademik
terdiri dari:
a. Anggaran layanan cuti dan aktif kuliah
Dari hasil wawancara biaya yang
diperlukan anggaran ini digunakan
untuk menyediakan formulir
pelayanan. Model dari anggaran ini
adalah sebagai berikut.
Gambar 9 Model Anggaran layanan
cuti dan aktif kuliah
Dari gambar diatas model matematis
dari anggaran layanan cuti dan aktif
kuliah adalah sebagai berikut.
Anggaran layanan cuti dan aktif kuliah
= IF THEN ELSE(Time<2013, 0 , 2 *
Harga Formulir * Mhs Fakultas Teknik
Awal Semester * "Kebutuhan formulir
layanan cuti & aktif Kuliah")............(3)
Sedangkan model matematis dari harga
formulir adalah sebagai berikut:
Harga formulir = IF THEN
ELSE(Time<2013, 0 , Harga Formulir
* 0.1)/Tahun.
Dengan initial value = 1000..............(4)
b. Anggaran KRS
Dari hasil wawancara biaya yang
diperlukan anggaran ini digunakan
untuk menyediakan formulir KRS.
Model dari anggaran ini adalah sebagai
berikut.
Gambar 10 Model Anggaran KRS
Dari gambar diatas model matematis
dari anggaran KRS adalah sebagai
berikut.
Anggaran KRS = IF THEN
ELSE(Time<2013, 0 , 2 * Harga
Sigit Susanto Putro dkk, Pemodelan Sistem Dinamik...
165
Formulir KRS * Kebutuhan Formulir
KRS * Mhs Fakultas Teknik Awal
Semester)..........................................(5)
Sedangkan model matematis dari harga
formulir KRS adalah sebagai berikut:
Harga formulir KRS = IF THEN
ELSE(Time<2013, 0, Harga Formulir
KRS * 0.1)/Tahun.
Dengan initial value = 2000..............(6)
c. Anggaran UTS/UAS
Dari hasil wawancara biaya yang
diperlukan anggaran ini digunakan
untuk menyediakan lembar jawaban,
menggandakan soal ujian, dan
kelengkapan ujian. Model dari
anggaran ini adalah sebagai berikut.
Gambar 11 Model Anggaran
UTS/UAS
Dari gambar diatas model matematis
dari anggaran UTS/UAS adalah
sebagai berikut.
Anggaran UTS/UAS = IF THEN
ELSE(Time<2013, 0, 4 * (((("Harga
kartu ujian UTS/UAS" * Kebutuhan
Kartu Ujian) + (Harga Lembar
Jawaban * Kebutuhan Lembar
Jawaban) + (Harga Soal Ujian *
Kebutuhan Soal Ujian)) * Mhs
Fakultas Teknik Awal Semester) +
((Harga amplop ujian * Kebutuhan
Amplop Ujian) + (Harga berita acara
ujian * Kebutuhan Berita Acara Ujian))
* jumlah Kelas))................................(7)
d. Anggaran perkuliahan
Dari hasil wawancara biaya yang
diperlukan anggaran ini digunakan
untuk menyediakan keperluan
perkuliahan seperti spidol dan tinta isi
ulang, serta kelengkapan untuk
administrasi perkuliahan. Model dari
anggaran ini adalah sebagai berikut.
Gambar 12 Model anggaran
perkuliahan
Dari Gambar 12 model matematis dari
anggaran perkuliahan adalah sebagai
berikut.
Anggaran perkuliahan = IF THEN
ELSE (Time<2013, 0, 2*((((Harga
Absensi Perkuliahan * Kebutuhan
Absensi Perkuliahan) + (Harga Berita
Acara Perkuliahan * Kebutuhan Berita
Acara Perkuliahan) + (Harga Map
Absensi * Kebutuhan Map Absensi)) *
jumlah Kelas) + (((Harga spidol *
Kebutuhan Spidol) + (Harga Tinta Isi
Ulang * Kebutuhan Tinta Isi Ulang)) *
Jumlah Dosen) ))..............................(8)
e. Anggaran layanan pembuatan surat ijin
penelitian
Dari hasil wawancara biaya yang
diperlukan anggaran ini digunakan
untuk menyediakan formulir
pelayanan. Model dari anggaran ini
adalah sebagai berikut.
Gambar 13 Model anggaran layanan
pembuatan surat ijin penelitian
Dari gambar diatas model matematis
dari anggaran layanan pembuatan surat
ijin penelitian adalah sebagai berikut.
Anggaran layanan pembuatan surat ijin
penelitian = IF THEN
ELSE(Time<2013, 0, Harga Formulir *
Perkiraan MHS Teknik mengurus surat
ijin penelitian 1 tahun kedepan *
Kebutuhan formulir layanan surat ijin
penelitian).........................................(9)
f. Anggaran layanan kerja praktek
Vol 3, No 3 Desember 2013
166
Dari hasil wawancara biaya yang
diperlukan anggaran ini digunakan
untuk menyediakan formulir
pelayanan. Model dari anggaran ini
adalah sebagai berikut.
Gambar 14 Model anggaran layanan
kerja praktek
Dari gambar 14 model matematis dari
anggaran layanan kerja praktek adalah
sebagai berikut.
Anggaran leyanan kerja praktek = IF
THEN ELSE(Time<2013, 0, Harga
Formulir * "Perkiraan Mhs F.Teknik
Yang layak kerja praktek 1 tahun
kedepan" * Kebutuhan formulir Kerja
Praktek)...........................................(10)
g. Anggaran layanan skripsi
Dari hasil wawancara biaya yang
diperlukan anggaran ini digunakan
untuk menyediakan transkrip
sementara. Model dari anggaran ini
adalah sebagai berikut.
Gambar 15 Model anggaran layanan
skripsi
Dari gambar 15 model matematis dari
anggaran layanan skripsi adalah
sebagai berikut.
Anggaran layanan skripsi = IF THEN
ELSE(Time<2013, 0, Harga Transkrip
Sementara * "Perkiraan Mhs F.Teknik
Ambil MK TA 1 tahun kedepan" *
Kebutuhan Transkrip Sementara)...(11)
h. Anggaran layanan yudisium
Dari hasil wawancara biaya yang
diperlukan anggaran ini digunakan
untuk menyediakan transkrip akhir.
Model dari anggaran ini adalah sebagai
berikut.
Gambar 16 Model anggaran layanan
yudisium
Dari gambar 16 model matematis dari
anggaran layanan yudisium adalah
sebagai berikut.
Anggaran layanan yudisium = IF
THEN ELSE(Time<2013, 0, Harga
Transkrip * "Perkiraan Mhs F.Teknik
Yang layak yudisium 1 tahun kedepan"
* Kebutuhan transkrip)...................(12)
i. Anggaran keperluan lain-lain
Sedangkan anggaran ini digunakan
untuk keperluan yang tak terduga.
Dimana nilai dari anggaran ini di
alokasikan sebesar 10% dari total
delapan jenis anggaran diatas.
Gambar 17 Model anggaran keperluan
lain-lain
Dari gambar 17 model matematis dari
anggaran keperluan lain-lain adalah
sebagai berikut.
Anggaran keperluan lain-lain = Total
Anggaran layanan akademik * 0.1.
Model matematis dari total Anggaran
layanan akademik adalah sebagai
berikut.
Total Anggaran layanan akademik =
"Anggaran Layanan Cuti & Aktif
Kuliah" + Anggaran Layanan Kerja
praktek + Anggaran Layanan
perkuliahan + Anggaran Layanan
Skripsi + Anggaran layanan surat ijin
penelitian + "Anggaran Layanan
UTS/UAS" + Anggaran Layanan
Yudisium + Anggaran KRS............(13)
Sigit Susanto Putro dkk, Pemodelan Sistem Dinamik...
167
Sedangkan model matematis dari
anggaran akademik adalah sebagai
berikut.
Anggaran Akademik = IF THEN
ELSE(Time<2013, Harga layanan per
mahasiswa * Mhs Fakultas Teknik
Awal Semester, Total Anggaran
layanan akademik + "Keperluan lain-
lain" )..............................................(14)
Hasil simulasi dari skenario
tersebut adalah sebagai berikut. Grafik
mahasiswa fakultas teknik awal semester
ditunjukan Gambar 18. Grafik tersebut sama
dengan yang ditunjukan model dasar.
Gambar 18. Grafik Mhs Fakultas Teknik
Awal Semester skenario
Sedangkan nilai dari mahasiswa
fakultas teknik awal semester skenario
ditunjukan oleh Tabel 4.
Tabel 4. Tabel Mhs Fakultas Teknik Awal
Semester Skenario
Tahun Ajaran Mahasiswa FT Awal
Semester Gasal
2001-2002 253
2002-2003 409
2003-2004 580
2004-2005 818
2005-2006 1169
2006-2007 1431
2007-2008 1513
2008-2009 1606
2009-2010 1512
2010-2011 1483
2011-2012 1472
2012-2013 1280
2013-2014 1395
2014-2015 1426
2015-2016 1355
2016-2017 1465
2017-2018 1422
Grafik dari anggaran akademik
skenario ditunjukan pada Gambar 19 berikut
ini.
Gambar 19. Grafik anggaran akademik
skenario
Sedangkan nilai dari anggaran
akademik skenario ditunjukan pada Tabel 5
berikut ini.
Tabel 5. Tabel anggaran akademik skenario Tahun Ajaran Anggaran Akademik
2001-2002 Rp 3.330.011,-
2002-2003 Rp 5.920.552,-
2003-2004 Rp 9.233.803,-
2004-2005 Rp 14.322.527,-
2005-2006 Rp 22.510.988,-
2006-2007 Rp 30.306.332,-
2007-2008 Rp 35.240.852,-
2008-2009 Rp 41.140.232,-
2009-2010 Rp 42.597.752,-
2010-2011 Rp 45.950.452,-
2011-2012 Rp 50.161.460,-
2012-2013 Rp 47.971.800,-
2013-2014 Rp 38.909.200,-
2014-2015 Rp 43.892.752,-
2015-2016 Rp 45.992.708,-
2016-2017 Rp 49.268.432,-
2017-2018 Rp 56.309.868,-
Vol 3, No 3 Desember 2013
168
5. Kesimpulan
Kesimpulan dari penelitian ini rata
– rata efisiensi anggaran akademik selama 5
tahun dari skenario yang dibuat sebesar
33.87%. Seperti yang terlihat pada Tabel 6
berikut.
Tabel 6. Efisiensi anggaran akademik
skenario
Tahun
Ajaran
Anggaran
Akademik
Anggaran
Akademik
Skenario
Efisiensi
anggaran
2013-
2014
Rp
57.499.484,-
Rp
38.909.200,- 32.33122%
2014-
2015
Rp
64.643.220,-
Rp
43.892.752,- 32.09999%
2015-
2016
Rp
67.554.840,-
Rp
45.992.708,- 31.91797%
2016-
2017
Rp
80.328.288,-
Rp
49.268.432,- 38.66615%
2017-
2018
Rp
85.751.984,-
Rp
56.309.868,- 34.33403%
Rata-rata Efisiensi 33.86987%
Hal ini dikarenakan dengan
menggunakan SPM setiap jenis pelayanan
hanya dialokasikan untuk mahasiswa yang
berhak mendapatkan jenis pelayanan
tersebut.
6. Daftar Pustaka Barlas, (1989), “Multiple Tests For
Validation Of System Dynamics
Type Of Simulation Models”,
European Journal of Operational
Research, 42, 59-87 59 North-
Holland
Cho, Sungsook and Gillespie, David F,
(2006), “A Conceptual Model
Exploring The Dynamics Of
Government–Nonprofit Service
Delivery”, Nonprofit and Voluntary
Sector Quarterly, vol. 35, no. 3,
September 2006.
Endarti, Esa Wahyu, (2006), “STANDAR
PELAYANAN MINIMUM
DALAM SEKTOR PUBLIK”,
Jurnal Administrasi Publik, Vol.III,
No.1, April 2006
Fahrianta, Riswan Yudhi dan Carolina,
Viani, (2012), “ANALISIS
EFISIENSI ANGGARAN
BELANJA DINAS PENDIDIKAN
KABUPATEN KAPUAS”, Jurnal
Manajemen dan Akutansi, Volume
13, Nomor 1, April 2012.
Giaglis,G.M, Paul,R.J, and Doukidis,D.I,
(1999), "Dynamic Modelling To
Assess The Business Value Of
Electronic Commerce",
International Journal of Electronic
Commerce, 3, 3, pp. 35-51.
Ghosh, Sid and Heston Surjadjaja. (2004).
Optimisation of The Determinants
of E-Service Operations. Business
Process Management Journal, Vol.
10, No.6.
Herwin, (2012), Analisis Pencapaian
Standar Pelayanan Minimal (SPM)
Pendidikan Dasar (Studi Kasus:
Kecamatan Sangir Kabupaten
Solok Selatan), Artikel Intisari
Tesis pada Program Studi
Perencanaan Pembangunan
Program Pasca Sarjana
Universitas Andalas Tahun Ajaran
2010/2011.
Lee, Young M; An, Lianjun; Bagchi,
Sugato; Connors, Daniel; Kapoor,
Shubir; Katircioglu, Kaan; Wang,
Wei and Xu, Jing, (2007),
“Discrete Event Simulation
Modeling Of Resource Planning
And Service Order Execution For
Service Businesses”, Proceedings
of the 2007 Winter Simulation
Conference S. G. Henderson, B.
Biller, M.-H. Hsieh, J. Shortle, J.
D. Tew, and R. R. Barton, eds. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi,
Yogyakarta : STIE YKPN.
Munandar, M. (2001). Budgeting,
Perencanaan Kerja
Pengkoodinasian Kerja
Pengawasan Kerja. Edisi Pertama.
BPFE Universitas Gajah Mada.
Yogyakarta.
Nurcahyo, Rahmat dan Sumaedi, Sik,
(2011), “Studi Penerapan ISO
9001 Pada Layanan Administrasi
Di Perguruan Tinggi Xyz”, Jurnal
Standardisasi Vol. 13, No. 3 Tahun
2011: 155 - 162 Palamani,Pramita Sari, Kusuma,Guntur
Prabawa, Handayani,Rini,(2011),
“Aplikasi Pembuatan Surat
Keterangan Mahasiswa Berbasis
Sigit Susanto Putro dkk, Pemodelan Sistem Dinamik...
169
Web Di Politeknik Telkom”,
Program Studi Manajemen
Informatika Politeknik Telkom
Bandung 2011.
Pedoman Umum Pemilihan Tenaga
Administrasi Akademik
Berprestasi. Kementerian
Pendidikan Nasional Direktorat
Jenderal Pendidikan Tinggi
Direktorat Pendidik Dan Tenaga
Kependidikan 2011.
Prasojo, Eko, Kurniawan, Teguh dan Hasan,
Azwar, (2005), “EFISIENSI
ANGGARAN SEBAGAI
FAKTOR KUNCI
KEBERHASILAN DALAM
PELAKSANAAN PROGRAM
INOVASI DI KABUPATEN
JEMBRANA”, Administrasi
Publik, Fakultas Ilmu Administrasi,
Universitas Brawijaya, Vol. V, No.
2, Maret-Agustus 2005, hal 77-189.
Rowley, J. (2006) An analysis of the e-
service literature: towards a
research agenda. Internet Research,
16 (3), 339-359
SOP menajemen akademik unijoyo 2010.
SOP Pelayanan surat keterangan masih
kuliah STIMIK-BUDDHI
Tanggerang, 2010.
SOP Pelayanan surat ke instansi lain untuk
keperluan akademik, STIMIK-
BUDDHI Tanggerang, 2010.
Sterman, John. (2000), “Business Dynamics:
System Thinking and Modeling For
A ComplexWorld”. Singapore: The
McGraw Hill Companies, hal 3.
Suhartono,Aan Anto, (2011), “Pendekatan
Sistem Dinamik Untuk Pemodelan
Evaluasi Kinerja Sistem Informasi
Pengujian Berbasis Cobit 4.1 Di
Baristand Industri Surabaya”,
Program Magister Bidang Keahlian
Sistem Informasi Jurusan Teknik
Informatika Fakultas Teknologi
Informasi Institut Teknologi
Sepuluh Nopember Surabaya 2011.
Suryani,E., Chou,S.Y., dan Chen,
C.H.(2010), “Air passenger
demand forecasting and passenger
terminal capacity expansion:A
system dynamics framework”,
Expert Systems with Applications,
37, 2324–2339.
Waterman, Richard; Rubin, Donald;
Thomas, Neal and Gelman,
Andrew, (1999), “Simulation
modeling for cost estimation”,
Conference on Postal and Delivery
Economics: Current Directions in
Postal Reform. June 23–26, 1999,
Sintra, Portugal.
Welsch Glenn A, Hilton Ronald W, Gordon
Paul, (2000), “Anggaran”,
penerjemah Purwatiningsih dan
Moudy Marouw, Buku Dua,
Salemba Empat, Jakarta
Vol 3, No 3 Desember 2013