Naskah - naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga -lembaga dan badan - badan Pemerintah dalam bentukapapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompokdalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;

Naskah - naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan -badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun,baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalamrangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

¨ Arsip Dinamis¨ Arsip Statis

Arsip Dinamis adalah semua arsip yang masih berada diberbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atauorganisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secaralangsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatanadministrasi lainnya.Arsip Dinamis dalam bahasa Inggris disebut R E C O R D.

Arsip Statis adalah arsip - arsip yang disimpan di ArsipNasional (ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dariberbagai kantor. Arsip statis dalam bahasa Inggris disebutArchieve.

Terjadinya arsip karena :

1. Dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan

2. Organisasi menerima dari pihak lain

Misal : - Peraturan - peraturan- Pemberian ijin- Pemberian informasi ke pihak lain, dan sebagainya.

Misal : - Saran - saran- Informasi – informasi Permohonan, dsb.

Dengan semakin kompleksnya tugas yang ada

dalam organisasi, mengakibatkan atau pada

umumnya diikuti pula dengan semakin banyaknya

jumlah arsip.

1. Alat utama ingatan organisasi

2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)

3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan

keputusan

4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat

setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan

arsip

5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Pada setiap unit kerja dari berbagai fungsi kegiatan yang ada di

perkantoran akan memiliki pekerjaan administrasi. Hasil

pekerjaan administrasi adalah arsip. Disamping sebagai hasil

pekerjaan administrasi, arsip juga merupakan alat bantu untuk

menyelesaikan pekerjaan administrasi.

Dalam pengorganisasian Arsip, sering disebut istilah :

• File Aktif dan

• File Inaktif

File aktif adalah file (disini: tempat arsip) yang berisikanarsip yang masih aktif dan banyak dipergunakan di dalampekerjaan.

File Inaktif adalah file yang arsipnya sudah jarang

dipergunakan setiap jenis arsip mempunyai nilai guna tertentu

yang akan dijadikan patokan di dalam menentukan lama warkat

bersangkutan disimpan pada file aktif atau file inaktif. Sesudah

habis masa inaktifnya maka arsip akan dimusnahkan atau kalau

mempunyai nilai nasional akan menjadi arsip statis yang harus

disimpan abadi sebagai bahan budaya nasional pada Arsip

Nasional (ARNAS)

Disamping itu masih terdapat jenis warkat yang disebut arsip

permanen, yaitu warkat yang disimpan selama - lamanya diperkantoran. Contoh dari warkat ini antara lain adalah Akte

pendirian perusahaan dan surat - surat penting lain.

1. Sentralisasi

Sehubungan dengan masalah kearsipan, maka

sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di

satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip.

Dewasa ini sentralisasi arsip yang murni agak sukar

diterapkan, sebab begitu banyak jenis surat atau arsip

yang sukar dipisahkan dari unit kerja yang menangani

pengolahannya, misalnya kuitansi, laporan dan lain - lain.

Agaknya sistem pengelolaan arsip secara sentral ini

hanya efisien dan efektif bila dilaksanakan pada kantor

kecil.

1. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat

2. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada

pekerjaan kearsipan.

3. Kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip, duplikasinya dapat

dimusnahkan

4. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat

diseragamkan.

1. Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi

yang kecil

2. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem

penyimpanan yang seragam

3. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu

lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

2. Desentralisasi

Kantor atau organisasi menganut sistem pengelolaan

arsip secara desentralisasi, ini berarti bahwa semua

semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing.

Sistem penyimpanan (Filing System) yang dipergunakan

masing - masing unit kerja tergantung kepada

ketentuan kantor yang bersangkutan.

Disini semua kegiatan kearsipan, mulai dari

pencatatan, penyimpanan, pengawasan,

pemindahan dan pemusnahan dilaksanakan

oleh unit kerja masing-masing dan ditempat unit

kerja masing - masing.

1. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit

kerja masing - masing

2. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit

kerja sendiri.

3. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah

dikenal baik.

1. Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi dan dapat

menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan

2. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip

disetiap unit kerja sehingga penghematan pemakaian peralatan

dan perlengkapan sukar dijalankan.

3. Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas -

petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar

belakang pendidikan kearsipan.

4. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan ini

merupakan pemborosan

Didalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang

bersifat umum (dibutuhkan semua unit ), disimpan di pusat

organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan di

masing - masing unit.

Sifat dan jenis usaha atau tugas pokok organisasi

Besar kecilnya struktur organisasi

Banyak sedikitnya volume kerja

SISTEM ABJAD / Alphabetical Filing System

SISTEM MASALAH / Perihal/Subject Filing System

SISTEM NOMOR / Numerical Filing System

SISTEM TANGGAL / Urutan Waktu / Chronogical Filing System

SISTEM WILAYAH / Daerah/ Regional / Geographical Filing System

SISTEM ABJAD / Alphabetical Filing System

Sistem abjad adalah salah satu sistem penataanberkas yang umumnya dipergunakan untukmenata berkas yang berurutan dari A sampaidengan Z dan berpedoman pada peraturanmengindeks.

Persiapan Penataan Arsip berdasarkan Abjad

Memahami peraturan mengindeks Menyiapkan peralatan Arsip

Sistem masalah adalah salah satu sistem penataanberkas berdasarkan kegiatan - kegiatan yang berkenaandengan masalah - masalah yang di dapat pada perusahaanyang menggunakan sistem ini.

SISTEM MASALAH / Perihal/Subject Filing System

Masalah tersebut dikelompokan menjadi satu subjekyang disusun dalam suatu daftar yang bernama DaftarIndeks.

Daftar indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode danmasalah - masalah yang terdapat di dalam kantor/organisasi sebagai pedoman penataan berdasarkanmasalah.

Kode Masalah

PK

01

02

03

04

05

06

07

08

KEPEGAWAIAN

Pengadaan

Pengangkatan dan Mutasi

Kedudukan

Kesejahteraan Pegawai

Cuti

Penilaian

Pendidikan

Pemberhentian

KU

01

02

03

04

05

06

07

KEUANGAN

Gaji

Biaya perjalanan

Pendapatan

Pajak

Tagihan

Laporan Keuangan

Perbendaharaan

Persiapan Penataan Arsip berdasarkan Masalah :

1. Menyusun daftar Indeks

2. Menyiapkan peralatan Arsip

SISTEM NOMOR / Numerical Filing System

Sistem Nomor adalah satu sistem penataan berkasberdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing -masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.

Persiapan penataan arsip berdasarkan Nomor

Menyusun Pola klasifikasi Arsip Menyiapkan Peralatan Arsip

Dalam penyusunan pola klasifikasi arsip terdapat polaklasifikasi standar yang diciptakan Melvil Dewey yang dikenaldengan sebutan DCC (Dewey Decimal Classification ). Kelasutama DCC yaitu

000 Umum 500 Ilmu Murni

100 Filsafat 600 Ilmu Terapan

200 Agama 700 Kesenian

300 Ilmu Sosial 800 Kesusastraan

400 Bahasa 900 Sejarah dan Ilmu Bumi

OOO UMUMO1O Urusan Dalam

O11 Gedung KantorO12 Rumah dinasO13 Listrik dan telepon

O2O PeralatanO3O PenelitianO4O Perencanaan

1OO KEPEGAWAIAN11O Pengadaan12O Mutasi13O Kedudukan14O Kesejahteraan Pegawai

2OO KEUANGAN21O Gaji

22O Biaya Perjalanan

Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkasberdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun datangnyasurat. Surat atau berkas yang datang paling akhirditempatkan di bagian paling akhir pula, tanpamemperhatikan masalah surat atau berkas yang difiletersebut dapat dikelompokkan berdasarkan bulan - bulansetiap tahunnya.

SISTEM TANGGAL / Urutan Waktu / Chronogical Filing System

Persiapan Penataan Arsip berdasarkan Tanggal

1. Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun

2. Menyiapkan peralatan arsip.

Suatu formulir yang dipergunakan untuk mempertemukanbeberapa keterangan yang berbeda, tetapi mengenai satuperihal yang sama dalam satu surat.

Indeks Kode Tgl :

No :

Isi Ringkas

Dari Kepada :

Lihat Berkas

Indeks Kode Tgl :

No :

Peminjaman arsip ialah keluarnya arsip dari

tempat penyimpanan, karena diperlukan oleh

pihak lain. Sehingga perlu adanya pencatatan

supaya petugas arsip dapat mengetahui :

Peminjaman Arsip

1. Dimana Arsipnya berada

2. Siapa yang menggunakan arsip tersebut

3. Kapan dipinjam dan bilamana harus

dikembalikan.

Hal - hal yang perlu diatur dalam tata carapeminjaman arsip antara lain :

Siapa yang berwenang memberi ijin

peminjaman

Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip

Penetapan jangka waktu peminjaman

Tatacara peminjaman arsip

Semua peminjaman arsip harus dicatat pada

lembar peminjaman arsip.

Lembar peminjaman arsip diisi

rangkap 3 dengan fungsi masing -

masing sebagai berikut :

1. Lembar peminjaman Arsip 1 disimpan olehpenyimpanan arsip berdasarkan tanggalpengembalian

2. Lembar peminjaman Arsip 2 olehpenyimpan arsip diletakkan ditempat arsipyang dipinjam

3. Lembar peminjaman Arsip 3 disertakan pada peminjam.

KARTU BUKTI PINJAM ARSIP/ BERKAS

PeminjamNama :Unit :

Arsip/ Berkas yang dipinjam

Pokok surat :

Dari :

Tanggal/No.Surat :

Kepada :

Tanggal Pinjam : Tanggal kembali :

TandaTangan peminjaman :

TandaTangan Pengembalian :

Adalah angka perbandingan antara jumlah warkat

yang tidak diketemukan (WTK) dengan jumlah warkat

yang diketemukan (WK). Angka perbandingan

tersebut dinyatakan dengan prosentase.

Adalah untuk menentukan apakah sistem

penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang

digunakan masih cukup sesuai untuk jenis arsip yang

dikelola oleh organisasi bersangkutan atau sudah

waktunya untuk dirubah atau disempurnakan

Apabila AK = 3 % , berartiPenyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali arsipberada pada titik batas (titik kritis).Apabila AK = 3 % dan AK > 3 % (lebih besar dari 3%), berartisistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yangdigunakan perlu ditinjau kembali untuk diadakanpenyempurnaan lebih lanjut.

Apabila AK < 3 % , (lebih kecil dari 3%), berarti sistempenyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan olehorganisasi bersangkutan, masih cukup baik.

Catatan : diukur dalam jangka waktu tertentu, misalkan 1 tahun.

RUMUS ANGKA KECERMATAN (AK) :

AK = WTK X 100% WK

Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkaskerja maupun sebagai referensi

Menghemat ruangan, peralatan danperlengkapan

Mempercepat penemuan kembali arsip

Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah

Adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaanseberapa jauh sekelompok arsip disimpan ataudimusnahkan

Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensiarsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap - tiapberkas.

Arsip yang bernilai guna permanen yang harus terusdisimpan, sedangkan arsip yang bernilai gunasementara dapat segera dimusnahkan ataudikemudian hari.

Mempunyai nilai atau tidak bernilainya arsip,disamping dapat diukur dari angka kecermatan danjangka waktu penemuan kembali, dapat pula diukurdari angka pemakaian.

Jadwal retensi

• Adalah angka prosentase, sebagai perbandingan antara jumlahpermintaan arsip untuk digunakan kembali dengan jumlah seluruh arsipyang berada dalam tempat penyimpanan.

• Adapun rumus untuk menghitung Angka pemakaian sebagai berikut :

Rumus :Angka pemakaian = Jumlah permintaan arsip X 100%

Jumlah seluruh arsip

Atau :

Pemakai X 100% = < 5 % (lebih kecil dari 5%)Arsip

Catatan :

• Apabila setelah diadakan perhitungan, hasilnya <5% (lebih kecil dari 5%)maka arsip tersebut baru boleh atau lebih baik disusutkan

• Makin besar angka pemakaian, berarti makin banyak arsip yang secaralangsung digunakan untuk pelaksanaan tugas sehari - hari.

• Sehingga Angka pemakaian lebih dari 5% berarti belum perlu melakukanpenghapusan, karena arsip tersebut masih aktif.

GolonganArsip

Arsip Umur arsip aktif

Umur arsip inaktif

Abadi/ Dimusnahkan

Vital 1. Akte pendirian perusahaan

2. Daftar saham

3. Akte tanah

4. Surat keputusan

5. Dst

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Abadi

Abadi

Abadi

Abadi

Abadi

Penting 1. Pertanggung jawaban keuangan

2. Surat perjanjian

5 th

Sesuai keperluan

25 th

Sesuai keperluan

Dimusnahkan

Dimusnahkan

Berguna 1.Laporan tahunan

2.Neraca

2 th

2 th

10 th

10 th

Dimusnahkan

Dimusnahkan

Tidak Berguna

1. Undangan

2. pengumuman

1 bl

1 bl

-

-

Dimusnahkan

Dimusnahkan

Memeriksa

Mengindeks

Mengkode

Menyortir

Menempatkan

Mengurus dan mengendalikan surat disuatu kantor merupakan

kegiatan yang penting. Pengorganisasian pengurusan surat dapat

diurus oleh seorang petugas saja yang merangkap tugas - tugas

lain. Sedangkan pada kantor yang besar, dengan volume

pekerjaan tinggi, pengurusan surat dapat diselenggarakan oleh

satu bagian khusus, yaitu bagian arsip/ ekspedisi.

Yang dimaksud dengan pengurusan dan pengendalian surat

adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang

meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian,

pemrosesan lebih lanjut dan pengiriman surat keluar.

Tujuan pengurusan surat adalah agar surat dapat dengan

cepat dan tepat sampai kepada pengolah.

Dalam mengurus dan mengendalikansurat terdapat dua unit kerja yang akanberfungsi, yaitu

1. Unit kearsipan, suatu unit kerja yang khusus

mengurus masalah administrasi surat, seperti

mencatat, mensortir, menghimpun, mendistribusi,

mengadakan, menyimpan.

2. Unit pengolahan, suatu unit kerja yang berfungsi

mengolah isi surat (sesuai tujuan surat)

Unit kearsipan

Unit pengolahan

Unit pengolahan

Unit kearsipan

Procedur surat masuk

1. Menerima surat

2. Mensortir surat berdasarkanjenis

3. Memberi tanggal, jam, parafpenerimaan

4. Mencatat dalam bukuAgenda Surat masuk

5. Mendistribusikan arsip keunit pengolah yang dituju(bawa buku ekspedisi)

1. Menerima surat dari Unitkearsipan

2. Memberi paraf pada bukuekspedisi

3. Mencatat dalam buku agendamasuk

4. Menyerahkan surat kepadaorang yang dituju

5. Memproses surat sampaiselesai (termasuk disposisi)

•Sentralisasi : kembalikan ke unit kearsipan

•Desentralisasi : simpan di filing Cabinet unit pengolah yang bersangkutan

Unit Kearsipan Unit Pengolahan

Agenda surat masuk

No Tgl terima Dari Kepada Perihal Keterangan

Procedur surat keluar

1. Konsep & ketik surat (dengantembusan arsip)

2. Minta nomor surat pada Unitkearsipan

3. Minta persetujuan

4. Tandatangan surat

5. Periksa ulang

6. Catat dalam buku Agendasurat keluar. Distribusikanpada unit kearsipan (bawabuku ekspedisi)

1. Terima surat yang sudahjadi dari Unit pengolah

2. Memberi paraf pada bukuEkspedisi

3. Mengisi buku agenda suratkeluar

4. Memberi cap perusahaanpada surat

5. Mengirim surat

Penyimpanannya : Sentralisasi : tembusan arsip serahkan pada unit kearsipan

Desentralisasi : tembusan arsip disimpan pada unit pengolah yang membuat surat.

Unit Pengolahan Unit Kearsipan

Agenda surat keluar

No Tgl terima Dari Kepada Perihal Keterangan

1. Tempatkan hanya apa yang diperlukan untuk tugas yangbersangkutan pada meja tulis atau alas meja

2. Simpanlah suplai - suplai dan alat – alat sipekerja yang tidakdiperlukan untuk tugas yang bersangkutan di dalam laci - laciatau di dalam lemari - lemari.

3. Tempatkanlah sertas - kertas, kartu - kartu dan alat - alatperkakas demikian rupa, sehingga mereka siap untukdigunakan sesuai dengan kebutuhan.

4. Gunakanlah sebaik mungkin daerah - daerah kerja normal danmaksimum

5. Sediakanlah lingkungan fisik yang menyenangkan bagi parapekerja dan tempat - tempat kerja yang tepat sertakonfortabel.