Download - Maps Pengelolaan Arsip Aktif
-
8/18/2019 Maps Pengelolaan Arsip Aktif
1/14
Pengelolaan Arsip Aktif Sub Bagian Tata Persuratan dan Sistem Elektronik Kantor,
Kementerian Pariwisata
-
8/18/2019 Maps Pengelolaan Arsip Aktif
2/14
ARSIP
• Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. (Undang-undangomor !" #ahun $%%&, #erdiri dari '' ab dan &$ Pasal)
• #ekstual (*ertas)
• Peta
• +oto
• //
-
8/18/2019 Maps Pengelolaan Arsip Aktif
3/14
+U0SI ARSIP
• Sumber in1ormasi
• 2emori organisasi
• ukti se3arah
• Identitas organisasi
• Aset organisasi
MAKA PERLU
!KEL"LA
-
8/18/2019 Maps Pengelolaan Arsip Aktif
4/14
45IS ARSIP
ARSIP IA2ISadalah arsip yang dipergunakan
se6ara langsung dalam kegiatan
pen6ipta arsip dan disimpan
selama 3angka waktu tertentu
ARSIP S#A#ISarsip yang memiliki nilaiguna
kese3arahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan, yang telah
di7eri1ikasi se6ara langsung
maupun tidak langsung oleh ARI danatau lembaga
kearsipan
ARS!P AKT!# Arsip yang 1rekuensi
penggunaannya tinggi
ARS!P $!TALarsip yang keberadaannya
merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional
pen6ipta arsip, tidak dapat
diperbaharui dan tidak
tergantikan apabila rusak atau
hilang
ARS!P !%AKT!# Arsip yang 1rekuensi
penggunaannya telah
menurun
-
8/18/2019 Maps Pengelolaan Arsip Aktif
5/14
A8UR 9IUP ARSIP
Pengelolaan
dan
penyimpanan
ada pada unit
pen6ipta arsip
unit ker3a
masing-masing
Pengelolaan
dan
penyimpanan
ada pada unit
kearsipan
Pengelolaan
dan
penyimpanan
ada pada pusat
arsip ARI
2usnah
atau
2usnah
atau
-
8/18/2019 Maps Pengelolaan Arsip Aktif
6/14
#U4UA P5058:8AA ARSIP
EFISIEN
•;aktu Pengelolaan•;aktu temu kembali
•;aktu Pemusnahan•#empat penyimpanan
EFEKTIF
•#emu kembali se6araakurat
•#emu kembali dengan
lengkap
-
8/18/2019 Maps Pengelolaan Arsip Aktif
7/14
Pengelolaan Arsip Akti1
'. Pemberkasan $. Penyimpanan
A. 2enentukan
2asalah
*lasi1ikasi Arsip. a1tar Arsip
2enurut 9istori
. a1tar Arsip
berdasarkan
3enis klasi1ikasi
. Penataanerkas
A. Sarana
Penyimpanan
Arsip
. 8abeling
. Penataan
Arsip 2asuk
". Penyusutan
A. Pemusnahan
. Penyerahan
-
8/18/2019 Maps Pengelolaan Arsip Aktif
8/14
'. PemberkasanPemberkasan merupakan proses pengelompokan arsip yang memiliki
kesamaan 3enis dan sub3ek klasi1ikasi masalah.
A.2enentukan *lasi1ikasi 2asalah Arsip
•igunakan sebagai dasar pengelolaan arsip
•2empermudah pengelolaan arsip
otes< Arsip yang akan dikelola berkasnya harus ditentukan kesamaan
berdasarkan<
'.#ahun
$.4enis arsip (Apakah bagian dari surat 7ital atau surat biasa)
".Sub3ek klasi1ikasi
. a1tar Arsip 2enurut 9istori a1tar Agenda
•S2 dan S* digabung dalam satu media pen6atatan yang sama
•alam pen6atatan agenda harus disertai dengan pola klasi1ikasi arsip
yang menyertai nomor agenda
•apat digunakan sebagai laporan penerimaan dan pengiriman arsip
-
8/18/2019 Maps Pengelolaan Arsip Aktif
9/14
. a1tar Arsip erdasarkan *lasi1ikasi
• igunakan sebagai media yang menerangkan penyimpanan arsip• apat digunakan sebaga sarana temu kembali arsip
• a1tar yang diserahkan pada unit pengelola arsip inakti1
. Penataan erkas
2erupakan proses penataan yang dilakukan pada tempat penyimpanan arsipakti1 (baik odner maupun 1older) setelah mengetahui dimana suatu arsip
dapat dikelompokan.
otes< Arsip yang ditata berkasnya harus memiliki kesamaan pada<
'. #ahun
$. 4enis arsip (Apakah bagian dari surat 7ital atau surat biasa)". Sub3ek klasi1ikasi
Notes: ketika terdapat surat masuk yang akan dibalas, maka surat balasan
harus disatukan dengan surat masuk tersebut, sehingga menjadi 1 berkas.
-
8/18/2019 Maps Pengelolaan Arsip Aktif
10/14
$. Penyimpanan Arsip Akti1 A. Sarana penyimpanan arsip, diantaranya<
• :dener1older • 8emarirak penyimpanan
. 8abeling
• 2empermudah temu kembali arsip• Pemberian indeks pada body tempat penyimpanan arsip
• +ormat labeling harus konsisten di semua tempat
penyimpanan
. Penataan Penyimpanan Arsip
• Arsip yang sudah dimasukkan ke odner atau 1older perlu disusun
di lemari penyimpanan arsip se6ara sistematis
• Untuk mempermudah temu kembali arsip
-
8/18/2019 Maps Pengelolaan Arsip Aktif
11/14
". Penyusutan• Proses yang dilakukan untuk mengakhiri
pengelolaan arsip yang sudah berkurangintensitas pemakaiannya, perlu dinilai kembali,
dan sudah habis masa hidupnya.
• Pada Umumnya dapat dilakukan dengan "6ara<
A.Pemusnahan
.Pemindahan ke Unit *earsipan Pusat*earsipan
.Penyerahan ke ARI
-
8/18/2019 Maps Pengelolaan Arsip Aktif
12/14
Penyusutan Arsip Akti1 A. Pemusnahan
• igunakan untuk arsip yang sudah sudah habis masaretensinya dan tidak memiliki kelan3utan hidup
• Pemusnahan dapat dilakukan dengan pen6a6ahan,
pembakaran, dll
• Pemusnahan dengan menggunakan berita a6arapemusnahan arsip dan pelaporan ke Unit *earsipan
. Pemindahan ke Unit *earsipan
• igunakan untuk arsip yang memiliki masa hidup lan3utan
• Pengelolaan selan3utnya akan men3adi tanggung 3awab Unit
*earsipan
• Penyerahan dilakukan dengan berita a6ara penyerahan
arsip dan da1tar entri arsip sesuai 1isik arsip
-
8/18/2019 Maps Pengelolaan Arsip Aktif
13/14
Alur Proses Pengelolaan Arsip
/.'
iagendakan
ientry
erdasarkan
9istori
inikmati oleh
pegawai sesuai
tu3uan surat
Penyusunan entri
erdasarkan
*lasi1ikasi
Proses
penyimpanan dan
8abeling
2enentukan
penataan pada
sarana
penyimpanan
Penyesuaian dengan
da1tar entri
berdasarkan
klasi1ikasi
PenyusutanPenataan pada
lokasi penyimpanan
2enentukan
2asalah *lasi1ikasi
Arsip 2asuk
-
8/18/2019 Maps Pengelolaan Arsip Aktif
14/14
Alur Proses Pengelolaan Arsip
/.$
iagendakan
ientry
erdasarkan
9istori
inikmati oleh
pegawai sesuai
tu3uan surat
ientri erdasarkan
*lasi1ikasi
Proses
penyimpanan dan
8abeling
2enentukan
penataan pada
sarana
penyimpanan
Penyesuaian
dengan da1tar entri
berdasarkan
klasi1ikasi
Penyusutan
Penataan pada
lokasi
penyimpanan
2enentukan
2asalah *lasi1ikasi
Arsip 2asuk