MANAJEMEN PERKANTORAN

Istilah istilah administrasi dan manajemen makin

lama makin banyak dipakai secara searti.

Walaupun istilah administrasi telah diterapkan lebih

banyak bagi tindakan dalam urusan – urusan

negara dan istilah manajemen lebih banyak bagi

urusan – urusan perusahaan, pada waktu akhir –

akhir ini terdapat kecenderungan untuk

manajemen dipergunakan dalam derajat yang

telah luas bagi urusan – urusan negara. Hal ini

terjadi mungkin karena penerapan praktek –

praktek manajemen perusahaan yang semakin

meningkat di bidang administrasi negara.

PEKERJAAN PERKANTORAN • Menerima pesanan – pesanan, mengantarkan, dan

mengirmkannya dengan kapal.

• Membuat rekening.

• Surat – menyurat, mendikte, mengetik.

• Menyimpan warkat.

• Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan –

pehitungan yang belum diselesaikan.

• Mengurus, membagi – bagi, dan mengirimkan surat – surat

pos.

• Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkanalamat.

• Macam – macam pekerjaan seperti menelepon, menerima

tamu, pekerjaan pesuruh.

• Tugas – tugas khusus dengan maksud untukmenyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang

tidak perlu.

• Membuat warkat – Warkat – mencatat data yang diinginkan.}

7 Macam kegiatan yang pokok dengan perbandingan jatahnya dalam presentasi

1. Typing (Mengetik) 24,6%

2. Calculating (Menghitung) 19,5%

3. Checking (Memeriksa) 12,3%

4. Filing (Menyimpan warkat) 10,2%

5. Telephoning (menelepon) 8,8%

6. Duplicating (menggandakan) 6,4%

7. Mailing (Mengirim surat) 5,5%

8. Other (lain-lain) 12,7%

100 %

Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran

1. Menghimpun

2. Mencatat

3. Mengolah

4. Mengganda

5. Mengirim

6. menyimpan

Tugas Manajemen

• Perencanaan

• Pembuatan keputusan

• Pembimbingan

• Pengordinasian

• Pengontrolan

• Penyempurnaan

Organisasi Perkantoran

1. Menghimpun

2. Mencatat

3. Mengolah

4. Mengganda

5. Mengirim

6. menyimpan

Adalah angka perbandingan antara jumlah warkat

yang tidak diketemukan (WTK) dengan jumlah warkat

yang diketemukan (WK). Angka perbandingan

tersebut dinyatakan dengan prosentase.

Adalah untuk menentukan apakah sistem

penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang

digunakan masih cukup sesuai untuk jenis arsip yang

dikelola oleh organisasi bersangkutan atau sudah

waktunya untuk dirubah atau disempurnakan

Apabila AK = 3 % , berartiPenyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali arsipberada pada titik batas (titik kritis).Apabila AK = 3 % dan AK > 3 % (lebih besar dari 3%), berartisistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yangdigunakan perlu ditinjau kembali untuk diadakanpenyempurnaan lebih lanjut.

Apabila AK < 3 % , (lebih kecil dari 3%), berarti sistempenyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan olehorganisasi bersangkutan, masih cukup baik.

Catatan : diukur dalam jangka waktu tertentu, misalkan 1 tahun.

RUMUS ANGKA KECERMATAN (AK) :

AK = WTK X 100% WK

Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkaskerja maupun sebagai referensi

Menghemat ruangan, peralatan danperlengkapan

Mempercepat penemuan kembali arsip

Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah

Adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaanseberapa jauh sekelompok arsip disimpan ataudimusnahkan

Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensiarsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap - tiapberkas.

Arsip yang bernilai guna permanen yang harus terusdisimpan, sedangkan arsip yang bernilai gunasementara dapat segera dimusnahkan ataudikemudian hari.

Mempunyai nilai atau tidak bernilainya arsip,disamping dapat diukur dari angka kecermatan danjangka waktu penemuan kembali, dapat pula diukurdari angka pemakaian.

Jadwal Retensi

• Adalah angka prosentase, sebagai perbandingan antara jumlahpermintaan arsip untuk digunakan kembali dengan jumlah seluruh arsipyang berada dalam tempat penyimpanan.

• Adapun rumus untuk menghitung Angka pemakaian sebagai berikut :

Rumus :Angka pemakaian = Jumlah permintaan arsip X 100%

Jumlah seluruh arsip

Atau :

Pemakai X 100% = < 5 % (lebih kecil dari 5%)Arsip

Catatan :

• Apabila setelah diadakan perhitungan, hasilnya <5% (lebih kecil dari 5%)maka arsip tersebut baru boleh atau lebih baik disusutkan

• Makin besar angka pemakaian, berarti makin banyak arsip yang secaralangsung digunakan untuk pelaksanaan tugas sehari - hari.

• Sehingga Angka pemakaian lebih dari 5% berarti belum perlu melakukan

penghapusan, karena arsip tersebut masih aktif.

Golongan Arsip

Arsip Umur arsip aktif

Umur arsip inaktif

Abadi/ Dimusnahkan

Vital 1. Akte pendirian perusahaan

2. Daftar saham

3. Akte tanah

4. Surat keputusan

5. Dst

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Abadi

Abadi

Abadi

Abadi

Abadi

Penting 1. Pertanggung jawaban keuangan

2. Surat perjanjian

5 th

Sesuai keperluan

25 th

Sesuai keperluan

Dimusnahkan

Dimusnahkan

Berguna 1.Laporan tahunan

2.Neraca

2 th

2 th

10 th

10 th

Dimusnahkan

Dimusnahkan

Tidak Berguna

1. Undangan

2. pengumuman

1 bl

1 bl

-

-

Dimusnahkan

Dimusnahkan

Memeriksa

Mengindeks

Mengkode

Menyortir

Menempatkan

Mengurus dan mengendalikan surat disuatu kantor merupakan

kegiatan yang penting. Pengorganisasian pengurusan surat dapat

diurus oleh seorang petugas saja yang merangkap tugas - tugas

lain. Sedangkan pada kantor yang besar, dengan volume

pekerjaan tinggi, pengurusan surat dapat diselenggarakan oleh

satu bagian khusus, yaitu bagian arsip/ ekspedisi.

Yang dimaksud dengan pengurusan dan pengendalian surat

adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang

meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian,

pemrosesan lebih lanjut dan pengiriman surat keluar.

Tujuan pengurusan surat adalah agar surat dapat dengan

cepat dan tepat sapai kepada pengolah.

Dalam mengurus dan mengendalikansurat terdapat dua unit kerja yang akanberfungsi, yaitu

1. Unit kearsipan, suatu unit kerja yang khusus

mengurus masalah administrasi surat, seperti

mencatat, mensortir, menghimpun, mendistribusi,

mengadakan, menyimpan.

2. Unit pengolahan, suatu unit kerja yang berfungsi

mengolah isi surat (sesuai tujuan surat)

Unit kearsipan

Unit pengolahan

Unit pengolahan

Unit kearsipan

Pengolahan 3Pengolahan 2

Pengolah 1

3. Cara pencatatan surat masukAgenda & Ekspedisi

Surat Masuk

Kartu Kendali Pengolahan surat Masuk

Penyimpanan

Map TakahGambar : Bagan arus

surat-masuk.

KonsepFinalSuratKeluar

SURAT KELUAR

3. Cara pencatatan surat keluarAgenda & Ekspedisi

Pembutan surat keluar

Kartu Kendali1. Surat Keluar2. Tembusan3. Pertinggal

PenyimpananTakah

Gambar : Bagan arus surat-keluar.

TEMBUSAN

Tujuan

Sekretariat

Kepala Sekretariat

Urusan Takah Pengolah 1 Pengolah 2 dst

Surat Masuk

Buku Agenda

Map Takah No.X

Lc-1

Map Takah No.X

Lc-2

Map Takah No.X

Lc-3

Map Takah No.X

Pembukuan Takah & Penomorannya

Lembar Catatan1 (Lc-1)

Penyimpanan Takah

Buku Ekspedisi1

Buku Ekspedisi1

Buku Agenda

Buku Ekspedisi

Buku Agenda

Buku Ekspedisi

a

1 2

34

5

6

7

8

b

c

d e

Pencatatan surat dan penerusannya menurut cara Takah

Procedur surat masuk

1. Menerima surat

2. Mensortir surat berdasarkanjenis

3. Memberi tanggal, jam, parafpenerimaan

4. Mencatat dalam bukuAgenda Surat masuk

5. Mendistribusikan arsip keunit pengolah yang dituju(bawa buku ekspedisi)

1. Menerima surat dari Unitkearsipan

2. Memberi paraf pada bukuekspedisi

3. Mencatat dalam buku agendamasuk

4. Menyerahkan surat kepadaorang yang dituju

5. Memproses surat sampai selesai (termasuk disposisi)

•Sentralisasi : kembalikan ke unit kearsipan

•Desentralisasi : simpan di filing Cabinet unit pengolah yang bersangkutan

Unit Kearsipan Unit Pengolahan

Agenda surat masuk

No Tgl terima Dari Kepada Perihal Keterangan

Procedur surat keluar

1. Konsep & ketik surat (dengantembusan arsip)

2. Minta nomor surat pada Unitkearsipan

3. Minta persetujuan

4. Tandatangan surat

5. Periksa ulang

6. Catat dalam buku Agendasurat keluar. Distribusikanpada unit kearsipan (bawabuku ekspedisi)

1. Terima surat yang sudahjadi dari Unit pengolah

2. Memberi paraf pada bukuEkspedisi

3. Mengisi buku agenda suratkeluar

4. Memberi cap perusahaanpada surat

5. Mengirim surat

Penyimpanannya : Sentralisasi : tembusan arsip serahkan pada unit kearsipan

Desentralisasi : tembusan arsip disimpan pada unit pengolah yang membuat surat.

Unit Pengolahan Unit Kearsipan

Agenda surat keluar

No Tgl terima Dari Kepada Perihal Keterangan

Mengecek surat

Apakah maksud secara umum yng ditulis dalam surat sudah benar dan apakah surat tersebut sudah menciptakan kesan sesuai dengan keinginan dan tujuan saya?

Apakah pembaca mudah mengerti surat tersebut?

Apakah informasi yang diberikan sudah sesuai dengan kebutuhan dan apakah informasi yang diberikan sudah benar?

Apakah penampilan surat itu sudah cukup menarik dan apakah sudah ditata dengan baik?

Ciri – ciri surat yang baikSurat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun baik sesuai dengan peraturan menulis surat.

Surat tidak mengandung kata – kata atau kalimat yang tidak berguna. Tidak boleh rumusannya bertele- tele atau berbelit – belit. Kalimatnya sederhana, lugas dan mudah dipahami pembaca. Hindari penggunaan singkatan yang tidak perlu, kecuali singkatan yang lazim dipakai dalam surat menyurat.

Surat menunjukkan budi bahasa, pertimbangan baik dan bijaksana. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. (tidak menyinggung/ merendahkan pembaca surat)

Surat hendaknya tidak terlalu panjang. (praktis, estetis dan menghindari salah pengertian.

Surat harus bersih, tidak kotor, ketikan rapi, tidak ada bekas hapusan.

Hal – hal yang harus dikerjakan dan tidak boleh dilakukan

dalam penulisan surat bisnis.

Jelas dan Positif

Sopan dan Bijaksana

Jangan bertele – tele, langsung pada sasaran

Gunakan kata – kata yang mudah dimengerti

Baca kembali secara hati –hati (untuk menghindari kesalahan

Cek kembali ekspresi dan “lay out”

Ingat, setiap surat merupakan duta perusahaan.

Kaku

Kasar, sarkastik, tidak bijaksana

Tidak relevan atau membingungkan

Salah secara tata bahasa, serta melakukan kesalahan, tipografi (penggunaan huruf)

Tidak konsisten

Jangan menjanjikan sesuatu yang tidak mungkin dicapai

Menurut pendapat anda, apa arti surat yang menonjol bagi perusahaan/unit kerja anda?

Bagaimana pengelompokan jenis surat yang digunakan diperusahaan anda?

Apa bentuk surat yang sering anda gunakan diperusahaan?

Masalah –masalah apa yang muncul dalam penulisan selama ini?

Isilah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini, untuk

melihat sejauh mana pemahaman anda terhadap

surat- surat yang ada di perusahaan.

1. Tempatkan hanya apa yang diperlukan untuk tugas yangbersangkutan pada meja tulis atau alas meja

2. Simpanlah suplai - suplai dan alat – alat sipekerja yang tidakdiperlukan untuk tugas yang bersangkutan di dalam laci - laciatau di dalam lemari - lemari.

3. Tempatkanlah sertas - kertas, kartu - kartu dan alat - alatperkakas demikian rupa, sehingga mereka siap untukdigunakan sesuai dengan kebutuhan.

4. Gunakanlah sebaik mungkin daerah - daerah kerja normal danmaksimum

5. Sediakanlah lingkungan fisik yang menyenangkan bagi parapekerja dan tempat - tempat kerja yang tepat sertakonfortabel.