LAPORAN
TINJAUAN MANAJEMEN
LABORATORIUM KOMPUTER
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG 2016
• Visi : “Menjadi laboratorium yang produktif dan berkualitas dalam mendukung visi
FISIP UB”
• Misi : 1. Menyelenggarakan kegiatan praktikum yang produktif dan berkualitas
kepada mahasiswa
2. Menyediakan sarana dan prasarana yang memadai dan berkualitas
dalam menunjang kegiatan proses belajar mengajar
3. Memberikan pelayanan terbaik kepada seluruh mahasiswa dan pengguna
laboratorium dalam kegiatan praktikum maupun kegiatan yang
menunjang unsur akademis lainnya
4. Mengembangkan ilmu pengetahuan sebagai bagian dari peningkatan
kompetensi mahasiswa dan tenaga pengajar
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya i
LEMBAR PENGESAHAN
1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen
2. Nama Unit : Laboratorium Komputer FISIP
3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya
4. Penanggungjawab : Yun Fitrahyati Laturrakhmi, S.I.Kom., M.I.Kom
5. Koordinator Penyusun : Maya Diah Nirwana, S.Sos., M.Si.
6. Anggota Penyusun : Yun Fitrahyati Laturrakhmi, S.I.Kom., M.I.Kom
7. Periode : Januari s.d Desember Tahun 2017
Malang, 1 Desember 2016 Pimpinan Unit Kerja, Yun Fitrahyati Laturrakhmi, S.I.Kom., M.I.Kom NIK. 2013068606112001
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
ii Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya
DAFTARISI
LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................. i
I. PENDAHULUAN ...................................................................................... 1
II. LINGKUP BAHASAN ................................................................................ 1
III. PELAKSANAAN ....................................................................................... 2
IV. HASIL ................................................................................................... 4
1. Hasil Audit Internal .......................................................................... 4
2. Hasil Audit Eksternal ........................................................................ 6
3. Umpan Balik Pelanggan .................................................................... 7
4. Kinerja dan Evaluasi Proses ............................................................ 14
5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan .................................... 21
6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya .............................. 24
7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM .............................................. 25
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ....................................... 25
V. PENUTUP ............................................................................................ 26
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya 1
I. PENDAHULUAN
Laboratorium Komputer merupakan salah satu unit kerja di bawah naungan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Brawijaya. Didirikan pada tahun 2006
sejalan dengan kebutuhan mahasiswa FISIP akan praktikum, khususnya pada
matakuliah kompetensi aplikasi komputer. Seiring dengan bertambahnya jumlah
mahasiswa dan meningkatnya kebutuhan untuk praktikum, laboratorium komputer
FISIP UB terus berbenah untuk dapat memberikan fasilitas terbaik bagi para
pengguna, baik dosen, karyawan maupun mahasiswa pada jenjang S1 maupun
pascasarjana.
Upaya peningkatan kualitas layanan dilakukan baik dari sisi pembaruan
peralatan, hingga dari sisi pengelolaan. Khusus dalam hal pengelolaan, disusun
program kerja yang diarahkan untuk meningkatkan fungsi laboratorium untuk
menunjang terbangunnya ilklim akademis di lingkungan FISIP UB. Program kerja
jangka pendek ditujukan untuk optimalisasi kualitas dan kuantitas layanan dalam
lingkup internal FISIP. Kemudian program jangka menengah diarahkan pada upaya
mewujudkan laboratorium komputer yang tersertifikasi, dan program jangka panjang
diarahkan untuk memberikan layanan bukan hanya pada lingkup internal FISIP, tetapi
juga lingkup eksternal FISIP.
Untuk dapat memberikan layanan terbaik sesuai dengan maklumat layanan,
maka diperlukan evaluasi dan perbaikan secara terus menerus. Hal ini tidak hanya
diperlukan untuk menjaga mutu layanan, tetapi juga untuk menjaga kesinambungan
pelaksanaan program kerja laboratorium komputer FISIP Universitas Brawijaya
sehingga target yang ditentukan dapat tercapai sesuai dengan perencanaan yang
dilakukan.
II. LINGKUPBAHASAN
Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka
Laboratorium Komputer FISIP UB melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang
lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:
1. Hasil audit. Sehubungan dengan hal hal ini, audit internal mutu (AIM) telah secara
rutin dilakukan pada laboratorium komputer FISIP dalam kurun waktu sekali dalam
setahun. Audit internal yang telah dilakukan meliputi audit internal mutu (AIM)
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
2 Laborator
Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya
UKPA Siklus 12 tahun 2013, AIM UKPA Siklus 13 tahun 2014, dan AIM UKPA Siklus
14 tahun 2015.
2. Umpan balik pelanggan. Untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan,
laboratorium komputer secara rutin melaksanakan survey kepuasan pelanggan
setidaknya sekali dalam satu tahun. Di samping itu, laboratorium komputer juga
telah menyediakan ruang-ruang untuk mewadahi keluhan pelanggan. Secara
online, ruang tersebut dihadirkan melalui menu feedback (kritik dan saran) pada
website laboratorium komputer. Sementara itu, secara offline juga telah
disediakan kotak saran yang diletakkan pada ruang laboratorium A dan B.
3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja.
4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing
bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi
lagi).
5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang perlu mendapat
perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya).
6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal).
7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.
III. PELAKSANAAN
Pada dasarnya, proses pelaksanaan tinjauan manajemen pada laboratorium
komputer telah dilakukan secara rutin, namun belum ada dokumentasi tertulis secara
berkala dalam bentuk laporan tinjauan manajemen. Salah satu bentuk tinjauan
manajemen yang dilakukan pada lingkup laboratorium komputer FISIP adalah rapat
rutin yang dilaksanakan setidaknya sekali dalam satu bulan. Rapat rutin ini
dilaksanakan antara ketua laboratorium dengan laboran. Topik bahasan pada rapat
rutin berkisar antara pelaksanaan program kerja per-bulan, pembahasan hasil
pengecekan software maupun hardware secara berkala, serta kendala-kendala lain
yang ditemukan dalam proses pemberian layanan. Selama bulan Januari – November
2016, telah dilakukan sebanyak 10 kali rapat rutin yang diikuti oleh ketua laboratorium
dan laboran. Berikut daftar pelaksanaan rapat rutin selama tahun 2016:
Selain dalam bentuk rapat rutin, tinjauan manajemen dilakukan dalam bentuk
penyebaran kuesioner untuk mengukur kepuasan pelanggan yang merupakan
pengguna aktif dari laboratorium komputer. Secara teknis, proses ini dilakukan minimal
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya 3
satu kali dalam satu tahun pada mahasiswa pengguna layanan laboratorium komputer.
Hasil dari survei kepuasan pelanggan kemudian disusun dalam bentuk laporan
pengukuran kepuasan pelanggan. Sementara itu, beberapa temuan mendasar yang
mengindikasikan keluhan pelanggan segera ditindaklanjuti. Sejauh ini, dari proses
pengukuran kepuasan pelanggan, layanan yang banyak dikeluhkan adalah dari sisi
penyediaan fasilitas laboratorium. Menindaklanjuti hal tersebut, laboratorium komputer
melakukan pengajuan sarana maupun perbaikan demi optimalnya kegiatan praktikum
yang dilaksanakan.
Untuk mengetahui kebutuhan dari pengguna, laboratorium komputer juga telah
melaksanakan gap analysis baik untuk memetakan kebutuhan praktikum matakuliah
pada masing-masing jurusan dan prodi, serta terhadap kebutuhan mahasiswa tingkat
akhir. Keduanya dilaksanakan dalam bentuk penyebaran angket pada masing-masing
jurusan/prodi, serta pada sejumlah mahasiswa perwakilan dari masing jurusan/prodi.
Melalui kegiatan tersebut, dapat diperoleh data yang menunjukkan kesenjangan antara
kebutuhan praktikum matakuliah dari masing-masing jurusan/prodi dengan fasilitas
yang tersedia pada laboratorium komputer. Sementara itu, terkait dengan kebutuhan
mahasiswa akhir, data dari hasil penyebaran angket dapat digunakan untuk
merumuskan berbagai program kerja maupun kegiatan yang dibutuhkan mahasiswa
tingkat akhir yang berhubungan dengan aplikasi komputer sehingga dapat
meningkatkan kualitas karya ilmiah mahasiswa tingkat akhir.
Di samping itu, dilakukan pula evaluasi program kerja yang secara rutin
dilaksanakan pada akhir tahun. Evaluasi dilaksanakan dalam bentuk rapat informal
dengan membandingkan susunan program kerja dengan pelaksanaan program kerja
yang telah dilaksanakan secara riil. Laporan evaluasi juga telah disampaikan secara
rutin kepada Dekan, Wakil Dekan I dan Wakil Dekan II secara tertulis setiap kali
evaluasi telah dilakukan. Akan tetapi, dalam proses-proses tersebut tidak dilakukan
dokumentasi dalam bentuk foto kegiatan.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
4 Laborator
Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya
IV. HASIL
Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Komputer FISIP Tahun 2016 berikut ini
disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab II).
1. HasilAuditInternal
Sebagaimana telah dipaparkan sebelumnya, bahwa audit internal mutu telah
dilaksanakan secara rutin pada laboratorium komputer. Pada tahun 2015, dilakukan
AIM Siklus 14 pada laboratorium komputer FISIP UB pada tanggal 02 November 2015
dengan ketua auditor Ceria Farela, ST, MT dan Andriani Kusumawati, S.Sos., M.Si.,
D.B.A sebagai anggota auditor. Lingkup audit internal yang dilakukan meliputi
implementasi standar ISO2008:9001 dan implementasi standar website UKPA.
Berdasarkan hasil audit internal tersebut, beberapa hasil evaluasi terhadap
temuan lama (dari audit siklus sebelumnya) menunjukkan bahwa dari 14 temuan, baik
untuk lingkup implementasi standar ISO 2008:9001 dan implementasi standar website
UKPA, hanya terdapat 2 temuan yang masih berstatus closed. Temuan tersebut
meliputi 3 hal berikut :
• Untuk bidang audit (IS-L-622) Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [622],
terdapat temuan bahwa belum memiliki gap analysis, job analysis, daftar
kompetensi SDM dan perencanaan pengembangannya. Hasil verifikasi
menunjukkan bahwa gap analysis dilaksanakan pada saat rapim, telah
dilakukan pengajuan pelatihan sebagai upaya peningkatan kompetensi
personel, namun belum ada dokumen tertulis. Di samping itu, hasil survey IKM
tidak menunjukkan adanya keluhan terhadap SDM.
• Untuk bidang audit (WS-L-13) Keberadaan Website Unit Kerja [13], terdapat
temuan bahwa belum seluruh isi (content) disajikan dalam bahasa Inggris,
belum semua bahasa sesuai. Kemudian hasil verifikasi menunjukkan bahwa
belum semua ada versi Bahasa Inggris. belum sinkron antara konten versi
Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
Selain itu, evaluasi yang dilakukan turut menghasilkan 10 temuan baru,
disampaikan pula adanya saran-saran terkait penambahan jumlah personel pada
laboratorium komputer, perlunya dokumentasi tertulis hasil evaluasi kinerja SDM, gap
analysis maupun rapat informal yang telah dilakukan. Di samping itu, disarankan pula
untuk menampilkan jasa fasilitas (software) yang disediakan pada laboratorium
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya 5
komputer melalui website laboratorium komputer. Dari sisi dokumen, disarankan pula
untuk mendokumentasikan atau menyediakan bukti tertulis tentang bukti tindak lanjut
terhadap hasil survei kepuasan pelanggan. Adapun rincian temuan sebagai hasil AIM
UKPA Siklus 14 Tahun 2015 sebagai berikut :
No Uraian Temuan Tindakan Perbaikan Status Akhir
1 Tersedia SK No. 302 tahun 2004, namun Tupoksi organisasi tidak ada di dalamnya
Melakukan pengajuan SK pendirian laboratorium kepada Dekan untuk kemudian disahkan oleh Rektor.
Open
2 Ada SK Dekan untuk pengelola Lab dengan tupoksi untuk tiap personel di dalamnya, kecuali personel yang baru bergabung Oktober 2015
Telah didokumentasikan SK pengangkatan laboran sekaligus surat tugas pergantian laboran.
Open
3 Belum ada daftar jasa yang terkait dengan software. Belum mencantumkan di website mengenai software yang tersedia di lab.
Telah dilakukan updating daftar inventaris perbulan, dan telah dicantumkan pada website laboratorium
Open
4 Diagram alir prosedur masih belum menunjukkan penanggung jawab, waktu, dan dokumen pendukung
Sudah dilakukan revisi pada manual prosedur
Open
5 Rekaman masih terbatas pada plan, do, check. untuk rencana tindak lanjut masih belum terdokumentasi, langsung dilakukan tindak lanjutnya
Sudah dilakukan perbaikan dalam bentuk surat pengajuan perbaikan peralatan, surat permohonan sarana. Sudah disediakan pula bukti tertulis
Open
6 SDM dianggap cukup karena hanya sebatas sebagai fasilitator dalam tiap kegiatan. pengembangan SDM yang ada sudah direncanakan namun belum terdokumentasi dengan baik.
Pengembangan SDM sudah dilakukan dalam bentuk pengajuan program kerja tersendiri (peningkatan kualitas laboran), berikut pendanaan. Namun belum dilaksanakan.
Open
7 Evaluasi SDM masih terbatas berdasar pada kuesioner IKM. Belum ada evaluasi berbasis kinerja.
Evaluasi kinerja laboran dilaksanakan melalui rapat rutin serta berbagai saluran komunikasi informan (whatsapp). Dilakukan pula proses penggalian data pada
Open
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
6 Laborator
Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya
pengguna terkait kinerja laboran, namun belum ada bukti dokumen tertulis.
8 Meskipun ada checklist perawatan yang dilakukan berkala, daftar sarana diupdate satu tahun sekali, sehingga tidak mencerminkan kondisi sebenarnya.
Telah dilakukan perbaikan dalam bentuk updating daftar sarana setiap bulan, bersamaan dengan dilakukannya pengecekan dan perawatan komputer dan fasilitas laboratorium komputer.
Open
9 Rekaman yang berupa data pelanggan di komputer disimpan, namun belum ada mekanisme/MP untuk menjaga, mengelola, dan mengontrolnya. Data disimpan tanpa adanya aturan (bebas menyimpan di mana saja) dan tanpa batas waktu (belum ada prosedur penyimpanan dan penghapusan data).
Disusun manual prosedur perawatan software.
Open
10 Sudah dilakukan pengukuran kepuasan dengan menyebar kuesioner IKM yang disusun sendiri. Sudah dilakukan analisa. Belum ada dokumentasi tindak lanjut.
Dokumentasi tindak lanjut sudah disediakan dalam bentuk borang pengajuan sarana prasarana, borang permohonan perbaikan sarana.
Open
2. HasilAuditEksternal
Sejauh ini, belum pernah dilaksanakan audit eksternal pada laboratorium
komputer FISIP UB. Sehingga hasil audit eksternal tidak dapat digunakan sebagai basis
data untuk tinjauan manajemen.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya 7
3. UmpanBalikPelanggan
Evaluasi yang dilakukan untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan dalam
bentuk penyebaran kuesioner kepada pada pengguna, khususnya mahasiswa. Evaluasi
dilakukan sebanyak 2 kali, masing-masing untuk mengetahui tingkat kepuasan
pengguna terhadap fasilitas dan layanan laboratorium dan untuk mengetahui respon
pengguna atas pelatihan yang telah dilakukan. Dalam hal keluhan, sejauh ini belum
ada keluhan yang disampaikan melalui website maupun kotak saran. Keluhan lebih
banyak disampaikan secara lisan terkait tegangan listrik dan jaringan internet. Khusus
bagi jaringan internet, telah dilakukan pengadaan jaringan internet khusus pada
masing-masing ruang laboratorium. Di samping itu, terdapat keluhan yang
disampaikan dari pihak jurusan/prodi terkait fasilitas deteksi plagiasi yang tidak segera
diaktifkan. Keluhan yang disampaikan secara informal maupun melalui rapat tersebut
ditindaklanjuti dengan melaporkan pada pihak pimpinan (Wakil Dekan I) dan
ditemukan langkah perbaikan berupa konsultasi dengan pihak GJM terkait tupoksi dan
bidang yang mewadahi dilakukannya deteksi plagiasi, termasuk penanggung jawab
sertifikat yang akan dikeluarkan.
Terkait dengan survey kepuasan pelanggan, berikut hasil survei kepuasan
pelanggan yang dilakukan terhadap mahasiswa pengguna :
1. Kecukupan jumlah komputer
Berkaitan dengan kecukupan jumlah komputer, sebanyak 62.5% responden mengatakan bahwa jumlah komputer sangat cukup untuk kebutuhan pengguna. Sementara itu, 37.5% responden mengatakan tidak cukup. Dengan demikian, mayoritas responden mengatakan bahwa jumlah komputer mencukupi untuk kegiatan praktikum matakuliah, sehingga tidak perlu dilakukan penambahan jumlah unit komputer.
2. Kesesuaian spesifikasi komputer yang telah disediakan dengan kebutuhan pengguna layanan
Berkaitan dengan kesesuaian spesifikasi komputer yang telah disediakan dengan kebutuhan pengguna layanan, sebanyak 40% responden mengatakan bahwa spesifikasi komputer yang telah
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
8 Laborator
Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya
Keterangan : A : Tidak sesuai B : Kurang sesuai C : Sesuai D : Sangat sesuai
disediakan sesuai dengan kebutuhan pengguna layanan, sementara 60% lainnya mengemukakan bahwa spesifikasi komputer yang disediakan sangat sesuai dengan kebutuhan pengguna layanan. Dengan demikian, pengguna sudah cukup puas dengan spesifikasi komputer yang telah disediakan.
3. Kecepatan jaringan yang disediakan
Keterangan : A : Tidak cepat B : Kurang cepat C : Cepat D : Sangat cepat
Berdasarkan hasil analisis, diketahui bahwa sebanyak 10% responden mengemukakan bahwa jaringan yang disediakan tidak cepat, sebanyak 37.5% mengemukakan bahwa jaringan yang disediakan kurang cepat. Kemudian, sebanyak 25% responden mengemukakan bahwa jaringan yang disediakan cepat, dan 27.5% mengemukakan bahwa jaringan yang disediakan sangat cepat. Dengan demikian, diperlukan upaya perbaikan dengan meningkatkan kecepatan jaringan internet yang disediakan pada laboratorium komputer.
4. Ketersediaan fasilitas pendukung (LCD, Layar, White Board)
A : Sangat kurang B : Kurang C : Cukup D : Sangat cukup
Berdasarkan hasil analisis tentang ketersediaan fasilitas pendukung, sebanyak 30% responden menyatakan cukup, sedangkan 70% lainnya menyatakan bahwa fasilitas pendukung sangat cukup. Dengan demikian, pengguna laboratorium sudah cukup puas dengan ketersediaan fasilitas pendukung.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya 9
5. Kenyamanan ruang laboratorium (AC, kondisi meja-kursi, lantai, dll)
Keterangan : A : Tidak nyaman B : Kurang nyaman C : Cukup nyaman D : Sangat nyaman
Berdasarkan hasil analisis, diperoleh hasil bahwa sebesar 30% responden menyatakan bahwa ruang laboratorium cukup nyaman, sedangkan 70% lainnya menyatakan sangat nyaman. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa mayoritas pengguna laboratorium mengemukakan bahwa ruang laboratorium sangat nyaman.
6. Kebersihan ruang laboratorium
Keterangan : A : Tidak bersih B : Kurang bersih C : Cukup bersih D : Sangat bersih
Berdasarkan hasil analisis, sebanyak 12.5% responden mengemukakan bahwa ruang laboratorium cukup bersih, sementara 87.5% lainnya mengemukakan bahwa ruang laboratorium sangat bersih. Dengan demikian, terkait dengan kebersihan ruang laboratorium, mayoritas responden merasa sangat puas.
7. Kejelasan tata tertib dalam penggunaan laboratorium
Keterangan :
A : Tidak jelas B : Kurang jelas C : Cukup jelas D : Sangat jelas
Berdasarkan hasil analisis, diketahui bahwa sebanyak 12.5% responden menyatakan bahwa tata tertib penggunaan laboratorium cukup jelas, sedangkan 87.5% lainnya menyatakan cukup jelas. Dengan demikian, mayoritas responden menyatakan bahwa tata tertib penggunaan laboratorium cukup jelas.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
10 Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya
8. Kemudahan prosedur penggunaan laboratorium
Keterangan : A : Tidak mudah B : Kurang mudah C : Cukup mudah D : Sangat mudah
Berdasarkan hasil analisis data, sebanyak 12.5% responden menyatakan bahwa prosedur penggunaan penggunaan laboratorium cukup mudah, sedangkan 87.5% lainnya mengemukakan bahwa prosedur penggunaan laboratorium sangat mudah. Dengan demikian, mayoritas responden sangat puas dengan prosedur penggunaan laboratorium komputer yang dinilai sangat mudah.
9. Kejelasan informasi jadwal penggunaan layanan unit
Keterangan : A : Tidak jelas B : Kurang jelas C : Cukup jelas
D : Sangat jelas
Berdasarkan hasil analisis data, diketahui bahwa sebanyak 12.5% responden menyatakan bahwa informasi jadwal penggunaan layanan laboratorium komputer cukup jelas, sedangkan 87.5% mengemukakan bahwa informasi jadwal penggunaan layanan unit sangat jelas. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa mayoritas responden merasa puas dengan informasi jadwal penggunaan layanan yang dinilai sangat jelas.
10. Kecukupan tenaga kependidikan (Staff administrasi, laboran, teknisi) dalam memberikan pelayanan
Keterangan A : Sangat kurang
Berdasarkan hasil analisis data, diketahui bahwa sebanyak 32.5% responden menyatakan bahwa tenaga kependidikan cukup dalam memberikan pelayanan. Sementara itu, sebanyak 67.5% lainnya menyatakan bahwa tenaga kependidikan sangat cukup dalam memberikan layanan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa mayoritas responden merasa puas sebab tenaga kependidikan dianggap sangat cukup dalam memberikan pelayanan.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya 11
B : Kurang C : Cukup D : Sangat cukup
11. Ketepatan pelaksanaan terhadap jadwal waktu layanan
Keterangan : A : Selalu tidak tepat B : Kadang-kadang tepat C : Banyak tepatnya D : Selalu tepat
Berdasarkan hasil analisis, diketahui bahwa sebanyak 2.5% responden menyatakan bahwa ketepatan pelaksanaan terhadap jadwal waktu layanan kadang-kadang tepat, sebanyak 20% menyatakan banyak tepatnya, sedangkan 77.5% responden menyatakan bahwa ketepatan pelaksanaan terhadap jadwal waktu layanan selalu tepat. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa sebagian besar responden merasa puas dengan ketepatan pelaksanaan terkait jadwal waktu layanan. Meskipun demikian, ketepatan pelayanan perlu ditingkatkan lagi.
12. Kedisiplinan tenaga kependidikan (staff administrasi, laboran) dalam memberikan pelayanan
Keterangan : A : Tidak disiplin B : Kurang disiplin C : Disiplin D : Sangat disiplin
Berdasarkan hasil analisis, diketahui bahwa sebanyak 17.5% responden menyatakan bahwa tenaga kependidikan kependidikan disiplin dalam memberikan pelayanan. Sementara itu, 82.5% menyatakan bahwa tenaga kependidikan dalam memberikan pelayanan sangat disiplin. Dengan demikian, mayoritas responden merasa puas terhadap kedisiplinan tenaga kependidikan dalam memberikan layanan.
13. Tanggung jawab tenaga kependidikan dan keadilan dalam memberikan pelayanan
Berdasarkan hasil analisis, diketahui bahwa sebanyak 20% responden menyatakan bahwa tenaga kependidikan bertanggung jawab dan cukup bertanggung jawab dan adil dalam memberikan pelayanan,
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
12 Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya
Keterangan : A : Tidak bertanggung jawab B : Kurang bertanggung jawab C : Bertanggung jawab D : Sangat bertanggung jawab
sedangkan 80% lainnya menyatakan tenaga kependidikan sangat mampu bertanggung jawab dan adil dalam memberikan pelayanan. Dengan demikian, mayoritas responden merasa puas dengan pelayanan tenaga kependidikan dengan menyatakan bahwa tenaga kependidikan sangat mampu bertanggung jawab dan adil dalam memberikan pelayanan.
14. Kemampuan tenaga kependidikan dalam memberikan pelayanan
Keterangan : A : Tidak mampu B : Kurang mampu C : Cukup mampu D : Sangat mampu
Berdasarkan hasil analisis, diketahui bahwa sebanyak 12.5% responden menyatakan bahwa tenaga kependidikan cukup mampu dalam memberikan pelayanan, sedangkan 87.5% lainnya menyatakan bahwa tenaga kependidikan sangat mampu dalam memberikan pelayanan. Dengan demikian, mayoritas responden merasa puas dengan menyatakan bahwa tenaga kependidikan sangat mampu dalam memberikan pelayanan.
15. Kesopanan dan keramahan tenaga kependidikan dalam memberikan pelayanan
Berdasarkan hasil analisis, diketahui bahwa sebanyak 5% responden menyatakan bahwa tenaga kependidikan cukup sopan dan ramah dalam memberikan pelayanan. Sementara itu, 95%
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya 13
Selain hasil survei kepuasan pelanggan, terdapat beberapa keluhan terhadap
layanan yang diberikan laboratorium komputer. Berikut rangkuman dari keluhan
pelanggan yang disampaikan secara informal kepada pengelola laboratorium
komputer:
No.
Jenis/Aspek/ Bidang/
Layanan yang dikeluhkan
Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau rencana)
Status Akhir
1. Masalah listrik Keluhan bahwa tegangan listrik seringkali tidak stabil dan mengganggu proses praktikum matakuliah
Telah menyampaikan pada pihak dekanat, kemudian menyiasati dengan menggunakan stabilizer sekalipun sering mengalami kerusakan stabilizer
Closed
2. Masalah jaringan internet
Keluhan bahwa jaringan internet masih tidak memadai untuk kepentingan praktikum
Telah mengajukan pengadaan jaringan internet dan telah dilakukan pemasangan jaringan internet khusus ruang laboratorium
Closed
3. Masalah pelayanan deteksi plagiasi
Keluhan bahwa layanan deteksi plagiasi tidak segera dilakukan
Telah dilakukan konsultasi dan koordinasi dengan wakil dekan I bersama GJM, namun masih diperlukan
Open
Keterangan : A : Tidak sopan dan ramah B : Kurang sopan dan ramah C : Cukup sopan dan ramah
D : Sangat sopan dan ramah
lainnya menyatakan bahwa tenaga kependidikan sangat sopan dan ramah dalam memberikan pelayanan.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
14 Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya
koordinasi lebih lanjut dengan bidang lain terkait pelaksanaan layanan deteksi plagiasi
Dari beberapa keluhan tersebut, salah satu aspek yang cukup mendesak adalah masalah layanan deteksi plagiasi. Namun, permasalahan prosedur pelaksanaan yang tidak memungkinkan laboratorium komputer untuk memberikan layanan tanpa kerja sama dengan bidang lainnya, menjadikan keluhan tersebut belum dapat diatasi hingga saat ini.
4. KinerjadanEvaluasiProses
Pada dasarnya, program kerja laboratorium komputer tahun 2016 terdiri atas
beberapa program kerja yang bersifat rutin maupun tambahan. Beberapa program
kerja yang bersifat rutin antara lain:
• Memfasilitasi praktikum matakuliah
• Peningkatan dan perawatan fasilitas laboratorium
• Pengelolaan website laboratorium
• Memfasilitasi kegiatan akademis dosen di luar kegiatan pengajaran (meliputi
pembuatan modul, kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat)
Sementara itu, program kerja yang bersifat tambahan dalam arti belum pernah
dilakukan sebelumnya sehingga belum bersifat rutin yaitu: (1) Pelaksanaan deteksi
plagiasi dan (2) Pelaksanaan pelatihan untuk mahasiswa berupa pelatihan penggunaan
software SPSS untuk olah data dan penggunaan software Mendeley untuk citasi karya
ilmiah, (3) Peningkatan kualitas SDM laboran, serta (4) pengajuan sertifikasi laboran.
Adapun jadwal pelaksanaan program kerja laboratorium komputer tahun 2016 sebagai
berikut:
No Program Kerja Rencana Pelaksanaan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Memfasilitasi praktikum matakuliah 2 Peningkatan fasilitas laboratorium
komputer
3 Maintenance fasilitas laboratorium komputer
4 Pengelolaan website laboratorium komputer
5 Memfasilitasi kegiatan dosen di luar matakuliah
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya 15
6 Pengadaan deteksi plagiasi 7 Pelaksanaan pelatihan citasi (aplikom untuk
karya ilmiah) bagi mahasiswa
8 Pelaksanaan pelatihan olah data SPSS 9 Peningkatan kualitas SDM laboran 10 Pengajuan sertifikasi laboran
Dari program-program tersebut, kegiatan/program yang telah dilakukan meliputi
semua program yang bersifat rutin. Sasaran dari kegiatan fasilitasi kegiatan praktikum
matakuliah adalah mahasiswa dengan indikator kinerja berupa jumlah dan variasi layanan
praktikum. Kemudian, sasaran dari kegiatan peningkatan dan perawatan fasilitas
laboratorium adalah pengguna layanan (baik dosen, karyawan maupun mahasiswa).
Indikator kinerja dari program tersebut adalah ketersediaan fasilitas dan kualitas layanan.
Tidak jauh berbeda dari program sebelumnya, sasaran dari program pengelolaan website
adalah pengguna layanan (baik dosen, karyawan maupun mahasiswa) dengan indikator
kinerja berupa kualitas layanan. Selanjutnya, program memfasilitasi kegiatan akademis
dosen di luar pengajaran ditujukan untuk para dosen dengan indikator kinerja berupa jumlah
dan kualitas layanan.
Sementara itu, untuk kegiatan tambahan yang berupa deteksi plagiasi pada dasarnya
ditujukan untuk mahasiswa dan dosen dengan indikator kinerja berupa kuantitas dan
kualitas layanan. Namun, sebagaimana dipaparkan sebelumnya bahwa program ini belum
dapat dilaksanakan karena kendala izin dan mekanisme yang perlu dikoordinasikan dengan
bidang lain khususnya terkait regulasi dan pihak berwenang yag mengeluarkan sertifikat
bebas plagiasi. Tidak demikian halnya dengan program tambahan yang berupa pelatihan
citasi untuk mahasiswa. Program dengan sasaran mahasiswa ini telah berhasil dilaksanakan
dan mendapatkan respon positif dari pengguna. Adapun indikator kinerja dari program
tersebut adalah pelayanan untuk 100 mahasiswa per-tahun. Namun, untuk program
pelatihan SPSS untuk olah data tidak dapat dilakukan karena rendahnya peminat. Seperti
halnya program deteksi plagiasi, program peningkatan kualitas SDM aboran dan pengajuan
sertifikasi laboran belum dapat dilaksanakan karena ada beberapa kendala tertentu. Khusus
bagi peningkatan kualitas SDM laboran, indikator kinerja dari program tersebut adalah
kualitas layanan. Berikut paparan capaian kinerja atas program kerja laboratorium komputer
tahun 2016 :
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
16 Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya
No. Program Kerja Skor Capaian
A. Kegiatan Rutin
1. Kegiatan 1 Memfasilitasi praktikum matakuliah 80%
2. Kegiatan 2 Peningkatan fasilitas laboratorium 60%
3. Kegiatan 3 Perawatan fasilitas laboratorium 100%
4. Kegiatan 4 Pengelolaan website laboratorium 70%
5. Kegiatan 5 Peningkatan kualitas SDM laboran 0%
6. Kegiatan 6 Pengajuan sertifikasi laboran 0%
B. Kegiatan Tambahan
1. Kegiatan 1 Pelatihan Citasi karya ilmiah 100%
2. Kegiatan 2 Pelatihan Penggunaan SPSS untuk olah data 0%
3. Kegiatan 3 Pelaksanaan deteksi plagiasi 0%
Berdasarkan tabel tersebut, terdapat beberapa program yang belum tercapai
100% maupun belum terlaksana. Skor capaian untuk program peningkatan fasilitas
laboratorium masih sekitar 60% mengingat peningkatan fasilitas masih diarahkan pada
perangkat keras maupun jaringan internet, proses pengadaan perangkat lunak
(software) belum dapat dilakukan secara optimal karena adanya skala prioritas dalam
sisi pendanaan. Kemudian, skor capaian untuk program pengelolaan website masih
sekitar 70% karena belum rutinnya updating pada sebagian besar menu pada website.
Sejauh yang telah dilakukan, updating masih sebatas jadwal penggunaan laboratorium
(updating tentang berita terbaru maupun menu lainnya belum dilakukan secara rutin).
Hambatan atas hal ini adalah kurangnya tenaga ahli yang berfokus pada bidang desain
website. Untuk mengatasi hal ini, dilakukan pengajuan kegiatan peningkatan kualitas
SDM laboran melalui kursus/pelatihan desain dan manajemen website.
Peningkatan kualitas SDM laboran dan pengajuan sertifikasi laboran adalah 2
kegiatan yang belum terlaksana. Kondisi ini disebabkan karena kesulitan akses dan
informasi yang memadai tentang institusi yang memfasilitasi bagi dilaksanakannya
sertifikasi laboran secara resmi khusus bagi laboratorium komputer yang merupakan
laboratorium praktikum. Sementara itu, belum terlaksananya program peningkatan
kualitas SDM laboran dikarenakan sempat terjadinya pergantian laboran yang
membutuhkan penyesuaian terlebih terkait aspek teknis dalam perawatan dan
penanganan perangkat keras komputer. Untuk mengatasi hal tersebut, perlu dilakukan
benchmarking dan kerja sama dengan laboratorium komputer yang berdiri sebagai
laboratorium praktikum.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya 17
Pada kegiatan tambahan, terdapat 2 program yang belum terlaksana, masing-
masing yaitu pelatihan penggunaan SPSS untuk olah data dan pelaksanaan deteksi
plagiasi. Alasan dari belum terlaksananya kegiatan deteksi plagiasi telah
diargumentasikan pada paparan sebelumnya dan untuk mengatasi hal tersebut, akan
dilakukan konsultasi dan koordinasi kembali dengan pihak GJM terkait alur dan posisi
laboratorium komputer dalam pelaksanaan deteksi plagiasi. Sementara itu, belum
terlaksananya program pelatihan SPSS untuk olah data disebabkan rendahnya minat
mahasiswa tingkat akhir untuk mengikuti pelatihan tersebut. Hasil tersebut diperoleh
dari survey terhadap 1954 mahasiswa FISIP yang terdiri atas mahasiswa tingkat akhir
(mahasiswa angkatan 2011 dan 2012) dari 2 jurusan dan 4 program studi di
lingkungan FISIP UB. Teknik penentuan sample dilaksakan secara simple random
sampling, sehingga survey dilaksanakan terhadap 196 mahasiswa. Pengukuran
dilaksanakan pada 1 – 26 Februari 2016. Berikut hasil survei tersebut:
Gambar 1. Jawaban responden terkait perlunya pelatihan SPSS untuk olah data
Berdasarkan diagram tersebut, terlihat bahwa sebesar 45,09% mahasiswa tingkat akhir menyatakan membutuhkan pelatihan olah data menggunakan SPSS. Sedangkan sebesar 54,91% lainnya menyatakan tidak membutuhkan pelatihan olah data berbasis SPSS. Meskipun demikian, tetap diperlukan pelaksanaan pelatihan olah data berbasis SPSS dengan harapan dapat memfasilitasi mahasiswa yang sedang menyelesaian penelitian dengan menggunakan desain kuantitatif.
Hal ini jauh berbeda dengan respon yang ditunjukkan ketika dilaksanakan survey
untuk mengetahui respon dan minat mahasiswa tingkat akhir pada pelatihan software
untuk citasi karya ilmiah. Hasil survey terhadap 196 responden menunjukkan bahwa
sebesar 41,04% mahasiswa tingkat akhir menyatakan membutuhkan pelatihan cara
pengutipan untuk penulisan karya ilmiah. Sedangkan sebesar 58,96% lainnya
menyatakan tidak membutuhkan pelatihan cara pengutipan untuk penulisan karya
ilmiah. Menanggapi temuan yang cenderung berimbang tersebut, laboratorium
komputer memasukkan pelatihan tersebut ke dalam program kerja yang bersifat
tambahan. Dalam pelaksanaannya, pelatihan ini mendapatkan respon yang sangat
positif hingga permintaan jadwal pelatihan semakin tinggi. Komposisi mahasiswa yang
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
18 Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya
menjadi peserta pelatihan pun cenderung berimbang, yaitu sekitar 35% dari jurusan
ilmu komunikasi, 25% dari prodi psikologi, 20% dari prodi hubungan internasional, dan
sisanya adalah gabungan dari jurusan sosiologi, prodi ilmu politik dan prodi ilmu
pemerintahan. Berikut hasil survey kepuasan mahasiswa terhadap pelatihan software
untuk citasi karya ilmiah :
1. Pelatihan Mendeley bermanfaat dalam penulisan karya ilmiah ( Skripsi)
Keterangan : A : Sangat Setuju B : Setuju C : Ragu-ragu D : Tidak Setuju E : Sangat tidak setuju
Berdasarkan data tersebut, diketahui bahwa sebanyak 14.08% responden menyatakan setuju bahwa pelatihan software Mendeley (citasi) bermanfaat dalam penulisan karya ilmiah. Sementara itu, sebanyak 85.92% lainnya menyatakan sangat setuju. Hal ini berarti bahwa responden merasa puas dengan pelatihan yang diadakan sehingga kegiatan ini perlu dilaksanakan secara rutin.
2. Pemateri dapat menyampaikan materinya dengan baik
Keterangan : A : Sangat Setuju B : Setuju C : Ragu-ragu D : Tidak Setuju E : Sangat tidak setuju
Menanggapi pertanyaan tentang pemateri dan penyampaian materi, sebanyak 33.8% responden menyatakan sangat setuju bahwa pemateri dapat menyampaikan materinya dengan baik, 61.97% responden menyatakan setuju, sedangkan 2.82% lainnya menyatakan ragu-ragu. Hal ini berarti mayoritas responden menganggap pemateri dapat menyampaikan materi dengan baik, namun tetap diperlukan peningkatan lebih lanjut.
3. Fasilitas laboratorium mendukung bagi pelatihan Mendeley
Menanggapi pernyataan terkait fasilitas laboratorium, sebanyak 50.7% responden menyatakan sangat setuju bahwa fasilitas laboratorium mendukung bagi pelatihan Mendeley, 36.62% menyatakan ragu-ragu dan
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya 19
Keterangan : A : Sangat Setuju B : Setuju C : Ragu-ragu D : Tidak Setuju E : Sangat tidak setuju
11.27% Ragu-ragu. Sehingga mayoritas responden puas dengan fasilitas laboratorium sehingga kondisi ini perlu dipertahankan.
4. Koneksi internet mendukung bagi pelatihan Mendeley
Keterangan : A : Sangat Setuju B : Setuju C : Ragu-ragu D : Tidak Setuju E : Sangat tidak setuju
Berdasarkan data tersebut, sebanyak 50.7% responden menyatakan sangat setuju bahwa koneksi internet mendukung bagi pelatihan Mendeley, 39.44% menyatakan setuju, 2.82% menyatakan ragu-ragu dan sisanya menyatakan tidak setuju. Dengan demikian diperlukan upaya meningkatan jaringan internet agar membantu peningkatan kualitas layanan.
5. Pelatihan Mendeley perlu diadakan secara reguler (rutin)
Menanggapi pernyataan terkait perlunya dilaksanakan pelatihan secara rutin, sebanyak 63.38% responden menyatakan sangat setuju, 35.21% responden menyatakan setuju dan 1.41% responden menyatakan ragu-ragu. Dengan demikian, pelatihan penggunaan software Mendeley dapat dijadikan sebagai salah satu kegiatan rutin.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
20 Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya
Terlepas dari pelaksanaan program pelatihan yang telah tercapai 100%, berikut
adalah pemaparan tentang capaian sasaran mutu atau indikator kinerja dari berbagai
program kerja yang telah dilaksanakan.
No. Sasaran Mutu atau Indikator Kinerja
Baseline Target Th.2016
Capaian Th.2016
% Capaian
1. Sasaran Mutu 1: Memfasilitasi kegiatan praktikum matakuliah
Rutin dilaksanakan
Bertambahnya jumlah dan variasi layanan
Bertambahnya jumlah dan variasi layanan walaupun tidak secara mencolok
80%
2. Sasaran Mutu 2: Peningkatan fasilitas laboratorium
Sudah dilakukan, tindak lanjut terhadap pengajuan yang belum direalisasikan
Jaringan internet yang memadai, kelengkapan software untuk meningkatkan jumlah layanan
Jaringan internet cukup, terdapat penambahan software
60%
3. Sasaran Mutu 3: Perawatan fasilitas laboratorium
Rutin dilaksanakan
Kualitas layanan
Telah dilakukan perawatan terhadap hardware maupun software
100%
4. Sasaran Mutu 4: Pengelolaan website
Rutin dilaksanakan namun terdapat beberapa kendala teknis
Kelengkapan, kebaruan dan kejelasan informasi untuk menunjang kualitas layanan
Telah dilakukan updating secara rutin namun belum pada semua menu
70%
5. Sasaran Mutu 5: Peningkatan kualitas SDM laboran
Diawali tahun 2016
Menginisasi bagi dilakukannya peningkatan SDM laboran
Belum terlaksana
0%
6. Sasaran Mutu 6: Pelaksanaan sertifikasi laboran
Diawali tahun 2016
Melakukan sertifikasi laboran
Belum terlaksana
0%
7. Sasaran Mutu 7: Diawali Melayani Terdapat 160 100%
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya 21
Pelatihan citasi karya ilmiah (Mendeley)
tahun 2016 sekitar 100 mahasiswa
mahasiswa terlayani
8. Sasaran Mutu 8: Pelaksanaan Pelatihan Penggunaan SPSS untuk olah data
Diawali tahun 2016
Melayani sekitar 50 mahasiswa
Belum terlaksana
0%
9. Sasaran Mutu 9: Pelaksanaan Deteksi Plagiasi
Diawali tahun 2016
Melayani mahasiswa maupun dosen internal FISIP UB
Belum terlaksana
0%
Hambatan dari sasaran mutu yang belum tercapai 100% maupun yang tidak tercapai
telah diargumentasikan pada paparan sebelumnya.
5. TindakanKoreksidanTindakanPencegahan
Dalam tabel berikut dipaparkan tentang daftar tindakan koreksi yang diperoleh
dari keluhan, evaluasi kepuasan, temuan audit, evaluasi program kerja dan evaluasi
sasaran mutu sebagaimana telah dipaparkan sebelumnya. Berdasarkan tabel tersebut
kemudian disusun rencana atau tindakan yang telah dilakukan serta status dari
tindakan koreksi. Di samping itu, dirumuskan pula tindakan pencegahan agar masalah
yang sama tidak terulang kembali.
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
A. Keluhan
1. Masalah listrik yang tidak stabil
Melakukan konsultasi kepada pihak pengadaan dan wakil dekan II, serta mengajukan stabilizer setiap kali terjadi kerusakan karena listrik yang naik-turun
Closed Melakukan pengadaan gardu listrik tersendiri agar pasokan listrik terpenuhi
2. Masalah jaringan internet yang dirasa kurang mencukupi
Mengajukan kembali pemasangan jaringan internet secara khusus bagi laboratorium komputer
Closed
3. Pelaksanaan Deteksi Plagiasi
Melakukan konsultasi dan koordinasi dengan pihak GJM terkait alur dan aturan pelaksanaan deteksi plagiasi
Open Diperlukan rapat khusus di bawah instruksi Wadek I sehingga alur, aturan, personel dan mekanisme pelaksanaan deteksi plagiasi dapat segera tersusun
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
22 Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya
B. Evaluasi Kepuasan
1. Kecepatan jaringan internet yang disediakan
Mengajukan kembali pemasangan jaringan internet secara khusus bagi laboratorium komputer
Closed
C. Temuan Audit (termasuk yang eksternal)
1. Ketersediaan tupoksi organisasi dalam SK pendirian lab
Mengajukan surat permohonan SK pendirian lab berikut tupoksi lab kepada dekan untuk kemudian diajukan kepada rektor
Open
2. Kelengkapan SK Dekan bagi setiap pengelola lab lengkap dengan tupoksi
Menyediakan dokumen tertulis borang SK Dekan tentang pengelola lab
Closed Tidak memberikan job desk pada laboran sebelum SK penugasan terlampir
3. Daftar jasa yang melampirkan software bukan hanya hardware, terutama pada website
Melakukan update website tentang daftar jasa berupa software yang diawali dengan proses inventarisasi secara rutin perbulan
Closed Melakukan inventarisasi secara rutin, bukan hanya terhadap hardware tetapi juga pada software
4. Kelengkapan diagram alir pada manual prosedur yang dimiliki
Melakukan revisi manual prosedur
Closed Lebih teliti dan rinci terhadap penyusunan MP
5. Dokumentasi tindak lanjut dari rencana yang dilakukan
Melakukan dokumentasi terhadap setiap tindak lanjut atas hasil survei IKM maupun terhadap berbagai kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya
Closed Menuliskan secara terperinci dan eksplisit pada setiap borang yang menunjukkan wujud tindak lanjut
6. Rencana pengembangan SDM yang tidak terdokumentasikan
Melakukan dokumentasi terhadap bukti pengajuan program kerja dan anggaran dana, melakukan kegiatan peningkatan kualitas SDM
Open
7. Belum dilakukannya evaluasi SDM berbasis kinerja
Mendokumentasikan hasil evaluasi kinerja yang dilakukan melalui rapat rutin
Open
8. Daftar sarana yang di-update satu
Melakukan inventarisasi dan dokumentasi terhadap
Closed Melakukan secara rutin
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya 23
tahun sekali padahal pengecekan dilakukan setiap bulan sekali
sarpras sekali dalam sebulan inventarisasi fasilitas laboratorium setiap bulan
9. Belum ada prosedur penyimpanan dan penghapusan data
Menyusun MP perawatan perangkat lunak dan penyimpanan data laboratorium
Closed
10. Belum ada dokumentasi tindak lanjut atas hasil survey IKM yang telah dilakukan
Mendokumentasikan borang surat pengajuan sarpras dan borang surat pengajuan perbaikan fasilitas
Closed Lebih tertib dalam mendokumentasikan borang surat keluar
D. Evaluasi Program Kerja
1. Memfasilitasi praktikum matakuliah
Melakukan peningkatan fasilitas laboratorium khususnya dalam pengadaan software sehingga variasi layanan dapat terpenuhi
Open
2. Peningkatan fasilitas laboratorium
Mengajukan dan mengadakan software yang diperlukan bagi praktikum matakuliah
Open Menekankan bukan hanya pada perangkat keras, tetapi juga melakukan pengadaan fasilitas dalam bentuk perangkat lunak
3. Pengelolaan website
Secara rutin melakukan updating setiap menu, bukan hanya terkait jadwal penggunaan laboratorium
Open Mengadakan benchmarking, pelatihan laboran terkait desain dan pengelolaan website
4. Peningkatan kualitas laboran dan sertifikasi laboran
Pengajuan dana pelatihan untuk meningkatkan kualitas SDM laboran dan memfasilitasi laboran untuk proses sertifikasi
Open Mengadakan benchmarking dan penggalian data terkait institusi resmi untuk sertifikasi laboran
5. Melaksanakan deteksi plagiasi
Melakukan konsultasi dan koordinasi dengan pihak GJM terkait alur dan aturan pelaksanaan deteksi plagiasi
Open Diperlukan rapat khusus di bawah instruksi Wadek I sehingga alur, aturan, personel dan mekanisme pelaksanaan deteksi plagiasi dapat segera
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
24 Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya
tersusun
6. TindakLanjutTinjauanManajemenSebelumnya
Berikut uraian tentang rekomendasi dari tinjauan manajemen tahun sebelumnya,
tindakan yang sudah dilakukan, kendala yang dihadapi hingga rencana lanjutan yang
disiapkan. Sehubungan dengan hal ini, laporan tinjauan manajemen belum secara rutin
disusun (mulai disusun dengan rapi baru pada periode ini) sehingga dangkalnya
analisis sangat mungkin ditemukan dalam paparan berikut.
No.
Rekomendasi Tinjauan
Manajemen Sebelumnya
Aspek
Tindak Lanjut yang
SUDAH dilakukan
Kendala yang
dihadapi
Rencana selanjutnya
1. Peningkatan kualitas dan kuantitas praktikum matakuliah yang difasilitasi
Pengajuan dan pengadaan sarpras dalam bentuk software untuk praktikum
Masalah skala priorotas dalam hal keuangan
Menggali dan menganalisis lebih jauh software yang paling dibutuhkan masing-masing jurusan/prodi
2. Jaringan internet Pengajuan pengadaan jaringan internet dan pemasangan jaringan internet
----
3. Listrik yang tidak stabil
Konsultasi pada Wadek II dan bagian pengadaan, melakukan pengajuan pembelian maupun perbaikan stabilizer setiap tahun
Efisiensi anggaran dan daya tahan unit komputer maupun stabilizer yang cenderung rendah akibat listrik yang tidak stabil
Mengusulkan bagi pengadaan gardu listrik untuk memasok listrik secara cukup
4. Dilakukannya berbagai pelatihan untuk mahasiswa
Sudah dilakukan survei awal, sudah
---
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya 25
dilakukan pula pelatihan yang ditujukan untuk mahasiswa tingkat akhir
5. Diadakannya software deteksi plagiasi dan dilakukannya scanning file karya ilmiah untuk mengetahui tingkat plagiasi
Telah diajukan dan diadakan, namun layanan belum dapat dilakukan
Masalah aturan, tupoksi, personel dan alur
Melakukan rapat di bawah pimpinan Wadek I bersama dengan pihak yang berkepentingan
7. PerubahanyangMempengaruhiSMM
Laboratorium Komputer FISIP UB akan selalu terbuka terhadap masukan untuk
meningkatkan sistem Manajemen Mutu. Audit Internal dilakukan secara berkala dan
Audit Eksternal seperti BAN-PT dan ISO 9001:2008 menjadi bahan masukan bagi
perubahan untuk meningkatkan kualitas Sistem Manajemen Mutu. Selain itu masukan
dari pengguna layanan Laboratorium Komputer FISIP UB juga tidak kalah pentingnya
dalam usaha peningkatan Sistem Manajemen Mutu di Laboratorium Komputer FISIP
UB.
8. SarandanMasukanuntukPerbaikanSMM
Saran dan masukan dari stakeholder untuk perbaikan SMM adalah posisi
laboratorium komputer FISIP belum melayani pelanggan dari luar UB, stakeholder
menyarankan agar laboratorium komputer terus berbenah dan meningkatkan kualitas
layanan sehingga semakin siap untuk melakukan pelayanan pada pihak eksternal
mengingat besarnya potensi yang dimiliki. Selain itu, disarankan pula agar
laboratorium komputer mulai mempersipkan diri untuk menjadi laboratorium yang
tersertifikasi. Hal ini tentu saja dapat meningkatkan mutu dan standar layanan
laboratorium komputer sebagai laboratorium praktikum. Rekomendasi bagi tinjauan
manajemen selanjutnya adalah pada aspek peningkatan mutu dan variasi layanan
pada pengguna yang semakin luas dan beragam.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer FISIP 2016
26 Laboratorium Komputer FISIP Universitas Brawijaya
V. PENUTUP
Dalam upaya peningkatan pelayanan kepada pengguna, Laboratorium
Komputer FISIP UB selalu mengupayakan tindaklanjut dari tiap temuan baik yang
diperoleh dari hasil audit maupun keluhan dan masukan dari stakeholder (pengguna
layanan laboratorium). Tidak lupa pula kami sampaikan terima kasih kepada GJM FISIP
UB dan PJM UB yang selalu rutin melaksanakan audit internal demi peningkatan
pelayanan unit kerja, termasuk laboratorium di dalamnya.