Download - Kolaboratif SWOT
-
PERANCANGAN SISTEM KOLABORASI ONLINE SWOT ANALYSIS DAN
MOBILE BASED DASHBOARD UNTUK MEMBANTU MEMONITOR
PERFORMA UNIVERSITAS
TUGAS SISTEM INFORMASI
Dosen : Prof. Drs. Mustafid, M.Eng. Ph.D.
Oleh:
Sam F. Chaerul H. ST
24010411400053
MAGISTER SISTEM INFORMASI
UNIVERSITAS DIPONEGORO
SEMARANG
2012
-
1
PERANCANGAN SISTEM KOLABORASI ONLINE SWOT ANALYSIS DAN
MOBILE BASED DASHBOARD UNTUK MEMBANTU MEMONITOR
PERFORMA UNIVERSITAS
Sam F. Chaerul. ST
ABSTRAKSI
Analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) adalah salah satu metode
popular untuk menentukan posisi strategis perusahaan atau organisasi yang selanjutnya
dapat dijadikan pedoman pengambilan kebijakan. Dalam melakukan penilaian dan
menganalisis SWOT semua stakeholder dari perusahaan atau organisasi perlu
berkolaborasi. Pada era teknologi sekarang, dengan berkembangnya internet, proses
kolaborasi antar pihak menjadi lebih mudah dan luas tanpa harus bergantung pada batasan
ruang dan waktu. Kolaborasi online seperti ini juga dapat diterapkan pada proses penilaian
elemen dan analisa SWOT pada sebuah perusahaan atau organisasi melalui sebuah sistem
kolaborasi untuk para stakeholder. Dan dengan semakin luasnya akses internet, bahkan
pada perangkat bergerak seperti Smartphone dan PC tablet memungkinkan informasi dapat
diterima dalam genggaman. Kemampuan perangkat bergerak yang semakin meningkat
menyerupai komputer, memungkinkan penyajian informasi yang lebih menarik dengan
mobile dashboarding. Khusus untuk universitas, proses kolaborasi online menjadi lebih
memudahkan para penentu kebijakan yang pada umumnya adalah akademisi yang tidak
selalu berada di tempat kerjanya. Diharapkan sistem kolaborasi seperti ini mampu
mengembangkan model penilaian SWOT lebih aktual dan mudah bagi para stakeholder.
Kata Kunci : Analisa SWOT, Kolaborasi Online, Mobile Dashboarding, Android
-
2
1. PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG
Perkembangan dunia internet semakin pesat dan beragam pemanfaatannya.
Internet menjadi media kolaborasi berbagai pihak dalam melakukan akitvitas
maupun bisnisnya. Sementara perangkat mobile menjadikan kolaborasi yang
dilakukan menjadi lebih mudah khususnya dari segi mobilitas para pihak yang
terlibat. Keuntungan ini menjadikan munculnya berbagai sistem mobile yang
terintegrasi dengan sistem pendukung yang lain seperti contohnya mobile banking
dan mobile education dengan e-learning. Banyak proses dalam sebuah sistem
dilakukan dengan kolaborasi antara beberapa pihak, seperti contohnya pada
proses belajar dan mengajar pada universitas/ perguruan tinggi, beberapa dosen
dapat bekerjasama dalam memberikan materi. Dengan model kolaborasi yang
sama kita juga dapat melakukan SWOT analisis untuk penilaian performa
universitas. Namun hambatan akan muncul ketika proses kolaborasi ini
membutuhkan keberadaan pihak-pihak terkait dalam melakukan penilaian
diwaktu dan tempat yang sama, mengingat tingkat mobilitas mereka yang tinggi.
Solusinya adalah menggunakan media internet sebagai media kolaborasi. Internet
dapat diakses dari perangkat komputer dan perangkat mobile seperti smartphone
atau tablet pc.
Khusus untuk perangkat mobile, yang digunakan sebagai alat komunikasi ,
sekarang penggunaanya sudah semakin banyak dan bentuknyapun semakin
ramping dan ringan, namun tetap tidak mengesampingkan fungsinya sebagai alat
komunikasi. Perangkat mobile yang sekarang berkembang memiliki kemampuan
yang hampir sama dengan komputer/pc pada umumnya. Perangkat mobile seperti
smartphone dan pc tablet mampu melakukan komputasi sederhana dan
melakukan perkerjaan-pekerjaan umum yang biasa dilakukan pada sebuah pc
seperti membuat dan mengelola dokumen. Dengan peningkatan kemampuan
yang ada pada perangkat mobile sekarang khususnya smartphone dan pc tablet
-
3
memberikan kesempatan untuk penyajian data dan informasi yang lebih banyak
dari sebuah sistem kedalamnya. Jika dikaitkan dengan kolaborasi yang dilakukan
melalui internet, perangkat mobile dapat lebih efisien dalam penggunaanya,
seseorang dapat melakukannya hanya dalam genggaman tangan. Inilah alasan
perangkat mobile dijadikan sebagai media penyaji informasi oleh banyak sistem
kepada penggunanya. Dengan berbagai alasan tersebut diatas maka dimungkinkan
membangun sebuah sistem terintegrasi dengan memanfaatkan internet dan
perangkat mobile sebagai sarana kolaborasi untuk melakukan SWOT analisis
pada universitas. Dengan ini juga memberikan kesempatan pada universitas untuk
mengembangkan proses bisnisnya melalui sistem berbasis mobile.
1.2. PERUMUSAN MASALAH
Mengacu pada latar belakang dari rancangan sistem ini maka dapat
dirumuskan beberapa masalah berikut:
1. Analisa SWOT selama ini dilakukan dengan sedikit bantuan sistem sehingga
lebih banyak dilakukan secara manual
2. Belum banyak universitas atau organisasi yang memanfaatkan kolaborasi
online sebagai media pendukung bisnis mereka
3. Perangkat mobile yang sudah semakin canggih belum banyak dimaksimalkan
fungsinya terutama untuk membantu proses bisnis sebuah perusahaan atau
organisasi
4. Keberadaaan para penentu kebijakan universitas yang tidak selalu berada di
tempat kerjanya, mengingat sebagian besar adalah akademisi yang dapat
berada di berbagai tempat untuk mengajar atau melakukan penelitian.
1.3. STUDI KELAYAKAN
Sistem kolaborasi online ini memiliki beberapa hal yang dapat memberikan
model baru dan nilai tambah pada sistem yang sudah ada antara lain:
-
4
1. Penggunaan kolaborasi online yang memudahkan para stakeholder
menilai perusahaan / organisasinya tanpa batasan ruang dan waktu
2. Informasi aktual tentang posisi strategis perusahaan dapat diketahui lebih
mudah dengan penggunaan perangkat mobile
3. Otomatisasi penilaian dapat dibantu oleh sistem sehingga memudahkan
para stakeholder mendapatkan informasi dan menentukan kebijakan
4. Informasi yang ditampilkan akan lebih menarih dengan dashboarding
disbanding dengan penyajian informasi dengan teks atau table
Sedangkan sistem ini juga memiliki beberapa kelemahan diantaranya:
1. Kolaborasi online mensyaratkan kondisi para stakeholder harus
senantiasa terhubung dengan internet.
2. Tidak semua perangkat mobile dapat disajikan informasi dalam bentuk
dashboard
2. LANDASAN TEORI
2.1. ANALISIS SWOT
Analisis SWOT (singkatan bahasa Inggris dari Strengths, Weaknesses,
Opportunities, dan Threats) adalah metode perencanaan strategis yang digunakan
untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam suatu
proyek atau suatu spekulasi bisnis. Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang
spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan
eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan tersebut.
Teknik ini dibuat oleh Albert Humphrey, yang memimpin proyek riset pada
Universitas Stanford pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dengan menggunakan
data dari perusahaan-perusahaan Fortune 500.
Dalam Pengelolaan dan pengembangan suatu aktifitas memerlukan suatu
perencanaan strategis, yaitu suatu pola atau struktur sasaran yang saling
-
5
mendukung dan melengkapi menuju ke arah tujuan yang menyeluruh. Sebagai
persiapan perencanaan, agar dapat memilih dan menetapkan strategi dan sasaran
sehingga tersusun program-program dan proyek-proyek yang efektif dan efisien
maka diperlukan suatu analisis yang tajam dari para pegiat organisasi. Salah satu
analisis yang cukup populer di kalangan pelaku organisasi adalah Analisis
SWOT.
Istilah SWOT dari kata :
Strength (kekuatan)
Weakness (kelemahan)
Opportunities (kesempatan)
Threats (Ancaman)
Gambar 1. SWOT Matriks
Maksud dari analisis SWOT ini ialah untuk meneliti dan menentukan
organisasi pada posisi mana:
1. Kuat (sehingga dapat dioptimalkan )
2. Lemah(sehingga dapat segera dibenahi)
-
6
3. Kesempatan-kesempatan di luar (untuk dimanfaatkan)
4. Ancaman-ancaman dari luar (untuk diantisipasi)
Tahap awal dalam menjalankan SWOT :
Membaca/menginventarisir latar belakang
Membaca situasi dan kondisi sekarang.
Komponennya:
Internal organisasi
Object/sasaran
Lingkungan lokal
Lingkungan regional
Secara mudah analisis SWOT bisa dikelompokkan dalam dua kategori:
1. Internal Lembaga yaitu menyangkut Strength dan Weakness
Pertimbangan analisa:
Sarana dan Prasarana
Kumpulan pendapat
Komparasi dengan lembaga lain
Hasil pengamatan sendiri
Obyek analisa :
Kemampuan memimpin
Jumlah dan kualitas anggota
Kerapian organisasi (Struktur, AD/ART, kebijakan-kebijakan)
Aturan kedisiplinan
-
7
2. Eksternal Lembaga, yaitu menyangkut Opportunities dan Threats
Pertimbangan analisis :
Pengalaman kita sendiri
Kumpulan pendapat
Komparasi dengan lembaga lain
Pendapat para ahli
Obyek analisa :
Personal atau lembaga yang tengah berkuasa
Kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan
Kejadian-kejadian atau peristiwa penting yang pernah terjadi
Langkah-langkah SWOT :
1. Identifikasi semua hal yang berkaitan dengan SWOT
2. Tentukan Faktor penghambat dan faktor pendukung
3. Tentukan alternatif-alternatif kegiatan
4. Rumuskan tujuan dari masing-masing kegiatan
5. Ambil keputusan yang paling prioritas
Proses penggunaan manajemen analisa SWOT menghendaki adanya suatu
survei internal tentang strengths (kekuatan) dan weaknesses (kelemahan)
program, serta survei eksternal atas opportunities (ancaman) dan threats
(peluang/kesempatan). Pengujian eksternal dan internal yang terstruktur adalah
sesuatu yang unik dalam dunia perencanaan dan pengembangan kurikulum
lembaga pendidikan. Contoh pengembangan pendidikan menggunakan analisa
SWOT, adalah suatu cara yang berguna dalam menguji kondisi lingkungan
tentang program baru yang ditawarkan suatu lembaga pendidikan.
-
8
2.2. KOLABORASI ONLINE
Sederhananya, kolaborasi online memungkinkan sekelompok orang bekerja
sama secara real-time melalui Internet. Mereka yang terlibat dalam kolaborasi
online dapat bekerja sama pada dokumen pengolah kata, presentasi Power Point
dan bahkan untuk brainstorming, semua tanpa perlu berada di ruangan yang sama
pada waktu yang sama. Ada banyak alat-alat kolaborasi online yang besar yang
tersedia, yang dapat membantu tim mencapai tujuannya. Kolaborasi online di sisi
lain, melibatkan tim bekerja sama, sering pada waktu yang sama, dan pada
dokumen yang sama.
Untuk mendukung berjalannya kolaborasi online maka dibutuhkan alat untuk
mendukungnya. Pertama-tama, alat kolaborasi online yang sukses harus mudah
digunakan dan diatur. Kemudian, perlu aman dan memiliki fitur yang sesuai
dengan tujuan tim. Jadi jika Anda ingin mengadakan sesi brainstorming online,
misalnya, penting bahwa alat yang dipilih memiliki fungsi papan tulis. Fitur
berguna lainnya adalah kemampuan untuk meng-upload dokumen, kalender, dan
pemberitahuan melalui e-mail saat perubahan telah dibuat untuk dokumen. Selain
itu kolaborasi online juga membutuhkan sistem yang aman sehingga informasi
dan data sensitif terjaga.
Kolaborasi virtual baik untuk organisasi dari berbagai ukuran, asalkan ada
minat untuk bekerja sama melalui Internet. Tidak hanya kolaborasi online yang
besar untuk bekerja dengan rekan-rekan Anda, tetapi juga baik ketika bekerja
pada dokumen dengan klien. Karena membantu menciptakan rasa kerja tim dan
transparansi, bahkan dapat membantu meningkatkan hubungan klien.
Internet telah memungkinkan tenaga kerja yang semakin tersebar, dan tidak
jarang kita melihat pada era modern ini karyawan yang bekerja dengan orang-
orang dari seluruh dunia. Kolaborasi online adalah cara sempurna untuk
mengurangi jarak antara karyawan, karena mereka dapat bekerja sama pada
-
9
dokumen yang sama, pada waktu yang sama seolah-olah mereka semua di ruang
yang sama. Ini berarti bahwa proyek-proyek dapat dilakukan jauh lebih cepat,
karena tidak ada perlu untuk mengirim dokumen bolak-balik antara kantor-kantor,
dan itu juga berarti bahwa komunikasi antara karyawan ditingkatkan.
3. PERANCANGAN SISTEM
3.1. STRUKTUR SISTEM
Sejak munculnya berbagai aplikasi social di internet, melakukan pekerjaan
secara bersama-sama pada jarak yang saling berjauhan menjadi lebih mudah.
Berbagai pihak dapat melakukan kolaborasi dalam satu pekerjaan yang sama.
Pada sistem ini kolaborasi dilakukan dengan melibatkan pihak-pihak yang diberi
wewenang melakukan analisis swot dengan menggunakan aplikasi mobile atau
web.
Penggunaan aplikasi ini tentunya terbatas pada pengguna yang diberikan hak
akses pada aplikasi saja, mengingat kerahasiaan data menjadi syarat yang penting.
Data yang didapat dan dikumpulkan dari hasil penaksiran pihak-pihak yang diberi
wewenang tersebut kemudian dikomputasi pada aplikasi web untuk mendapatkan
penaksiran performa dan penentuan strategi universitas. Eksekutif universitaspun
dapat dilibatkan dalam proses penilaian SWOT yang dapat dilakukan melalui
aplikasi ini, bergantung pada kebijakan universitas mengenai siapa yang boleh
melakukan penilaian. Secara umum sistem dibangun untuk melakukan proses
penilaian element SWOT dengan metode judgement oleh pihak-pihak terkait.
Berikut flowchart sistem secara garis besar:
-
10
Gambar 2. Flowchart Sistem
Pada dasarnya sistem ini adalah gabungan dari dua buah aplikasi dengan
database terintegrasi, yaitu aplikasi web dan mobile klien. Keduanya mampu
digunakan untuk melihat dashboard atau melakukan proses analisys SWOT.
Struktur klien-server digunakan untuk tujuan penggunaan yang lebih dinamis
dengan jangkauan yang lebih luas melalui pemanfaatan internet. Berikut skema
dari sistem ini:
Start
Validasi
pengguna
Penentuan
elemen
Notifikasi pada
semua pengguna
Selesai Penilaian oleh
pengguna lain
gagal
berhasil Perhitungan
oleh sistem
display
dahsboard
-
11
Gambar 3. Struktur Sistem
Aplikasi ini pada dasarnya menekankan kolaborasi online semua pihak
terkait yang sulit untuk dilakukan bila diharuskan berkumpul pada waktu dan
tempat yang sama.
3.2. MOBILE DASHBOARD
Mobile dashboard adalah pemanfaatan perangkat mobile yang digunakan
sebagai alat memvisualisasikan hasil analisa SWOT dalam format grafik, chart
atau komponen reporting yang lain agar lebih menarik dalam merepresentasikan
informasi mengenai performa universitas. Data divisualisasikan melalui aplikasi
klien pada perangkat mobile, dalam hal ini digunakan aplikasi yang khusus dibuat
pada perangkat mobile yang menjalankan sistem operasi Android . Perangkat
mobile digunakan karena kemudahanya dibawa kemanapun dan hampir setiap
orang memilikinya. Namun penggunaan sistem tidak terbatas pada perangkat
mobile saja tetapi juga dapat digunakan melalui perangkat komputer standar yang
ada. Mobile dashboarding pada dasarnya memberikan kemudahan para eksekutif
universitas melihat informasi performa universitas yang disajikan dalam bentuk
yang lebih menarik. Berikut contoh gambaran dari mobile dashboard:
database Aplikasi web
server
Aplikasi
mobile Stakeholder
Elemen SWOT
Elemen SWOT
Stakeholder
Elemen SWOT
Elemen SWOT
-
12
Gambar 4. Mobile Dashboard
Dengan mobile dashboard mungkin memberikan pengalaman baru pada para
eksekutif universitas.
4. KESIMPULAN
1. Kolaborasi online akan mengatasi batasan ruang dan waktu dalam proses
bisnis analisis SWOT pada sebuah organisasi
2. Teknologi Mobile menjadi alternatif yang baik dalam penyajian informasi
aktual
3. Mobile dashboarding membuat penyajian informasi lebih menarik dan mudah
diakses dengan perangkat mobile
4. Proses analisis dan penilaian SWOT pada universitas dimana para penentu
kebijakan pada umumnya adalah akademisi yang memiliki mobilitas tinggi
menjadi lebih terbantu dengan sistem kolaborasi online
5. Kolaborasi online hanya bisa terwujud apabila mendapat dukungan dari
semua pihak yang terlibat dalam hal ini adalah pada stakeholder penentu
kebijakan universitas
-
13
5. DAFTAR PUSTAKA
1. Robert G. Dyson. Strategic development and SWOT analysis at the University
of Warwick. 2002. ScienceDirect.com
2. The ComponentArt R&D Team. ComponentArt White Paper - Delivering
Mobile BI Dashboards to Any Device via XAML & HTML5 Version 1.1. 2012,
ComponentArt R&D Team
3. http://id.wikipedia.org/wiki/Analisis_SWOT
4. http://mobileoffice.about.com/od/conferencing-and-collaboration/a/online-
collaboration-faqs.htm