DASARDASAR MANAJEMENMANAJEMENDASARDASAR MANAJEMENMANAJEMEN
Oleh:
Chabib Musthofa
Fakultas DakwahIAIN Sunan AmpelIAIN Sunan AmpelSurabaya
Pengertian organisasiarti statisarti statis
Organisasi adalah wadah kerjasama sekelompokOrganisasi adalah wadah kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu
arti dinamis
O i i d l h b h i t t k i tOrganisasi adalah sebuah sistem atau kegiatan sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu
Prinsip-prinsip organisasiPrinsip prinsip organisasi
M t H i F l M t M W bMenurut Henri Fayol Menurut Max Weber1. Pembagian tugas & kerja2. Kesatuan pengarahan
1. Kegiatan berbasis skill2. Keseuaian tugas dg
3. Sentralisasi4. Jenjang organisasi
kebijakan, prosedur dan peraturan
3. Tanggung jawab tugas4. Decision making dibuat
secara formal, tdk subyektifitas pribadi
b d5. Tugas berdasar sistem kecakapan (merit skill)
PERSEPSI CLOSED OPEN ORGANIZATIONAL ORGANIZATIONAL
Lingkungan Bersifat statis dan tidak menghendaki
Bersifat dinamis menghendakitidak menghendaki
perubahanmenghendaki perubahan
Hakikat manusia
obyek, alat dan tujuan organisasi yang
Subyek bagi organisasi ygmanusia organisasi yang
bersangkutanorganisasi yg bersangkutan
Manfaat j
Merupakan wewenang i i t
Pimpinan membuka ti i i t h dmanajemen pimpinan semata partisipasi terhadap
anggotaPeranan Tertutup bagi pihak Organisasi saling organisasi luar berinteraksi dg
masyarakat
CLOSED SINTESIS OPEN ORGANIZATIONAL ORGANIZATIONAL
1. Bureaucracy(Max Weber)
Contingency(Henry, Nicholas)
1. Aliran Human Relations(Max Weber)
2. Scientific Management
(Henry, Nicholas)(Maslow, Mayo, etc)
2. Organization DevelopmentManagement
(Taylor, Gilbreth)
3 Administrative
p(Lewin, McGregor, etc)
3. The organizatio as 3. Administrative Management(Money, Gullick, Urwick, Fayol,
gunit in its environment(barnard)Urwick, Fayol,
Follett) 4. Theory System
SESI 1SESI 1
FUNGSI MANAJEMENFUNGSI MANAJEMENDALAM
ORGANISASI
P ti MANAJEMENPengertian MANAJEMEN
Proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian yg dilakukan untuk menetapkan dan mencapai tujuan dg menggunakan sumber daya yang ada dalam organisasi(George R. Terry)
Prinsip-prinsip MANAJEMEN
Ad di i i f P b i Adanya division of workAdanya authority
Pemberian rangsangan kerjaSentralisasi sebagian
DisiplinKesatuan perintahKesatuan pengarahan
kekuasaanGaris wewenang jelas batasnyaKesatuan pengarahan
Kepentingan organisasi diatas kepentingan pribadi
Tatanan yang baikStabilitas anggotanya
pribadi
Ki kiKira-kira…
Apa perbedaan mendasar antara
KEKUASAAN WEWENANGantara KEKUASAANdan dan WEWENANG
WEWENANG KEKUASAANWEWENANG KEKUASAAN
Tingkatan MANAJEMENg J
puncakp
tengahtengah
bawahbawah
Diversifikasi keterampilan dlm manajemen
C P T HTOPMANAGEMENT
C P T HMIDDLE
MANAGEMENT
CP T HLOWER
MANAGEMENT
Keterangan :C = Conseptual SkillsH Human SkillsH = Human SkillsP = Political SkillsT = Technical Skills
SESI 2SESI 2
PERENCANAANDALAM ORGANISASI
PERENCANAANPERENCANAAN
adalahPenentuan arah kebutuhan komunitas pada masa yang akan datang (1,3,5,10 tahunmendatang)mendatang)
atauatauPemetaan langkah‐langkah strategis dan taktis untuk mengatasi masalah yang sedang/akan terjadi
Langkah‐langkah PERENCANAANLangkah langkah PERENCANAAN
1. Identifikasi masalah1. Identifikasi masalah2. Analisis masalah
P h3. Perencanaan pemecahan masalah (pilihan)
4. Memilih pilihan
1. Identifikasi Masalah1. Identifikasi Masalah
Pendataan fakta dari dua hal:a.Cerita masyarakat (wawancara)b.Fakta lapangan (observasi)
Biarkan mereka berbicara apa adanya & biarkan fakta berbicara
sejujurnya
2. Analisis Masalah2. Analisis Masalah
Dengan melakukan:1. Pemetaan data & masalah2. Kategorisasi perilaku (mendukung masalah atau
menghambat masalah)3. Cross‐check data dengan perilaku
N i it i t j di l h4. Narasi situasi terjadinya masalah
3. Perencanaan Pemecahan Masalah3. Perencanaan Pemecahan Masalah
Dengan melakukan:1. Pemilahan rintangan problem solving2. Menemukan alternatif tindakan3. Pembagian peran4. Pembiayaan & waktu5. Istimasi ketidak berhasilan6. Rangking rencana solusi
4. Memilih Pilihan4. Memilih Pilihan
Dengan melakukan:1. Menentukan skala prioritas2. Jawab “siapa melakukan apa” atau
“apa dilakukan siapa”3. Penentuan waktu tindakan
PENGORGANISASIANPENGORGANISASIAN
adalah
Membagi fungsi dan peran subyek dalam rencana solusi yang telahdalam rencana solusi yang telah dimusyawarahkanterdiri:terdiri:1. Job Design2. Job Analysisy
Job DesignJob Design
1. Job Content (muatan tugas)2. Job Functions (fungsi tugas)3. Job Relationships (hubungan tugas)
Job Analysis1. Wawancara2. Observasi3 Daftar pertanyaan3. Daftar pertanyaan4. Catatan harian (pengalaman)
Job Design
JOBDESCRIPTION
JOBSPECIFICATION
Job Analysis
Il t iIlustrasi
Dekan
PDSTAF
FAKULTAS
KAJURORG MHS
FAKULTAS
SEKJURDOSEN
KABAG TUSENAT
PENGARAHANPENGARAHAN
Dengan melakukan:1. Menentukan tujuan & target tugas2. Memberikan gambaran teknis pelaksanaan3. Deskripsi wilayah koordinasi
Orang bijak berkata:“Pimpinan tidak akan berhasil mengurai masalah bawahannyap a t da a a be as e gu a asa a ba a a yaJika ia (pimpinan) tidak pernah menjadi bawahan sebelumnya”
M kMaka…
Pi i dit t t j l k t d Pimpinan dituntut mampu menjelaskan standar minimal selesainya pekerjaan;Pimpinan mampu mengklasifikasikan tiap jenis
k j b i b hpekerjaan bagi bawahannya;Pimpinan melakukan sinergitas tiap pekerjaan;Pimpinan terkadang harus memberikan contoh melakukan pekerjaan secara spesifik;Pimpinan membuka alternatif teknis pelaksanaan pekerjaan bagi bawahannya;Pimpinan dituntut meminimalisir pemborosan pekerjaan;
PENGAWASANPENGAWASAN
adalah:
Usaha mendapatkan kepastian bahwa upaya mengatasi problem telah dilakukan oleh tiap elemendengan langkah:dengan langkah:
1. Monitoring2 Evaluasi partisipatif2. Evaluasi partisipatif
Jika engkau ingin tahu kualitas seorang pimpinan Jika engkau ingin tahu kualitas seorang pimpinan, maka lihatlah cara kerja bawahanya
M k k A hMenengok konsep n-Ach
K j d h tiKerja dengan hatiOrientasi prestasi dan kepuasan batinTidak terhenti dengan pencapaianDinamisSelalu ingin lebih baikKerja bukan karena tau untuk apa dan siapaKerja bukan karena tau untuk apa dan siapaMempersembahkan hasil terbaikKompetitor dianggap guru yang tidak pernah tidur
Pengertian PLANNING
Fungsi manajemen yg berkaitan dg pemilihan alternatif pencapaian tujuan pelaksanaan kebijakan prosedur dan pencapaian tujuan, pelaksanaan kebijakan, prosedur dan program organisasi
(Harold Koonty & Cyril O’Donnel)Hakekat PLANNING
1. Planning = proses berkesinambungan2 Planning melibatkan semua elemen organisasi2. Planning = melibatkan semua elemen organisasi3. Planning = disusun secara bertingkat4. Planning = kegiatan dimasa mendatang5. Planning = jawaban dr keadaan organisasi tertentu
Macam-macam perencanaan
BERDASARKAN WUJUD BERDASARKAN WAKTUBERDASARKAN WUJUD BERDASARKAN WAKTU
Perencanaan fisikBerkaitan dg fasilitas fisik
Perencanaan jangka pendekAntara 1 – 2 tahun
Perencanaan non fisikPerencanaan menyeluruh tapi tidak berkaitan dg yg fisik
Perencanaan jangka menengahAntara 2 – 10 tahung yg f Antara 2 10 tahun
Perencanaan umum-ki bi i
Perencanaan jangka panjangkimbinasiKombinasi antara unsur fisik dan non fisik
Untuk 10 tahun ke atas
Prinsip-prinsip perencanaan
P i i K ib i P i i ☺ Prinsip Kontribusi sasaran
☺ Prinsip sehat dan teraturnya organisasi
☺ Prinsip penggunaan waktu
☺ Prinsip efisiensiteraturnya organisasi
☺ Prinsip faktor pembatas
☺ Prinsip keterikatan
☺ Prinsip keluwesan☺ Prinsip perubahan
situasi dan kondisi ☺ Prinsip keterikatan
organisasi☺ Prinsip perencanaan
yang terkoordinasi
situasi dan kondisi secara terkendali
☺ Prinsip penerimaanyang terkoordinasi
Bahan PERENCANAAN
Prakiraan dgPrakiraan dgdasar hukum
k lit1
PROYEKSI2
PREDIKSI
dasar analisisderet berkala(time series)
kausalitas
3KONJEKSI
Prakiraan dgPrakiraan dgdasar intuisi
MenurutWilliam N. Dunn
1WHAT ?
6HOW ?
2WHY ?
UNSURPLANNING
5WHEN ?
3WHO and
WHO ?
4WHERE ?
WHO ?
SWOT dlm PLANNING
Munculnya SWOT
Individu/kelompok/organisasi lingkungan (internal &
Strength, Weakness, Opportunity, Threat
Individu/kelompok/organisasi lingkungan (internal & eksternal) analisa SWOT perencanaan/pemecahan masalah.SWOT awalnya muncul sebagai instrumen bagi organisasi profit menyusun perencanaan & penyelesaian problemnya.SWOT memiliki corak analisis 3‐1‐5SWOT memiliki corak analisis 3 1 5Artinya : analisis saat ini (1) mengumpulkan data 3 tahun yang lalu (3) untuk menemukan strategi bagi 5 tahun k d (5)kedepan (5)
Pengertian item SWOTgPearce & Robinson, 1997
Strength (kekuatan) sumberdaya, keterampilanStrength (kekuatan) sumberdaya, keterampilan atau keunggulan khas atas orang/organisasi lain.Weakness (kelemahan) keterbatasan atau k k b d k l k b lkekurangan sumberdaya, keterampilan, kapabilitas yg menghambat.Opportunity (peluang) situasi penting ygOpportunity (peluang) situasi penting yg menguntungkan.Threat (tantangan) situasi penting yg tidak menguntungkan.
Strength juga disebut distinctive competence (kompetensi khusus) (Campbell dan Luch, 1997) atau core distinctive (kompetensi inti)( p , ) ( p )
PendekatanCurah pendapat
d k
Curah pendapat
swot Pendekatankualitatif = Dikembangkan
Kearns, 1992
PendekatanKuantitatif =
DikembangkanPearce & Robinson
1998Kuantitatif 1998
Alternatif : menggunakan teknik Delphi dlm menemukan data,Tapi memerlukan waktu lama & mahalp
Pendekatan curah pendapat faktor-faktor SWOT, dg syarat
N K k t (st th)
Setiap poin (statemen) variabel
No Kekuatan (strength)
1.
2 DstSWOT harus memiliki satu pengertian yg utuh dan tdk memungkinkan terjadinya
2. Dst.
No Kelemahan (weakness)
1.duplikasi atau kontradiksi dg poin lain.Pada tiap tahapan skoring & No Peluang (opportunity)
1.
2. Dst.
pembobotan, seluruh poin variabel SWOT diupayakan lahir dr satu penilaian bersama dg
No Peluang (opportun ty)1.2. Dst.
obyektifitas. brainstrormingverbal No Tantangan (threat)
1.2. Dst.
Pendekatan kualitatif matrik SWOTKearns, 1992
EKSTERNAL Peluang( t it )
Tantangan(th t )
INTERNAL
(opportunity) (threats)
Kekuatan(strength)
Keunggulan komparatif (comparatif advantage)
Mobilisasi (mobilization)
K l h Di i/i i K d li k k Kelemahan(weakness)
Divestasi/investasi (divestment/ investment)
Kendali kerusakan (damage control)
Sel A = Keunggulan KomparatifSel A = Keunggulan Komparatif
Pertemuan antara peluang & kekuatanPertemuan antara peluang & kekuatan, sehingga organisasi tidak boleh
membiarkan peluang tsb hilang begitumembiarkan peluang tsb hilang begitu saja, sebaliknya, organisasi harus berusaha
memperkuatnya dengan berbagai perencanaan yg mampu mendukungnya
Sel B = Mobilisasi
Pertemuan antara ancaman & kekuatan. Disini organisasi harus melakukan mobilisasi
sumberdaya yg merupakan kekuatan organisasisumberdaya yg merupakan kekuatan organisasi untuk memperlunak ancaman dari luar tersebut, bahkan jika mungkin, organisasi
mengubahnya menjadi peluang
Sel C = Investment atau Divestment
Pertemuan antara kelemahan & peluang. Peluang yang ada sangat meyakinkan namunPeluang yang ada sangat meyakinkan, namun
organisasi tidak memiliki kemampuan menggarapnya. Jika dipaksakan, akan
menghadapi resiko tinggi. Haruskah melakukan sesuatu, atau diam ?
Sel D = Mengendalikan kerusakan
Pertemuan antara tantangan & kelemahan. Adalah sel yang paling lemah diantara semuaAdalah sel yang paling lemah diantara semua sel.
kHukumnya:Semakin dekat isu dg visi & misi organisasi, maka semakin perlu diberikan prioritas untukmaka semakin perlu diberikan prioritas untukdilakukan
Model analisa SWOT dengan pendekatan kualitatifModel analisa SWOT dengan pendekatan kualitatif tersebut dapat dikembangkan/diterapkan pada model
analisa dengan pendekatan kuantitatifg p
Pendekatan kuantitatif SWOTPearce & Robinson 1998Pearce & Robinson, 1998
PendekatanPendekatan kuantitatifkuantitatif dalamdalam analisaanalisa SWOT SWOT menggunakanmenggunakan tigatiga
1
gggg gglangkahlangkah penghitunganpenghitungan gejalagejala item item secarasecara kuantitatifkuantitatif
Melakukan perhitungan skor (a) dan bobot (b) poin faktor serta jumlah total perkalian skor dan bobot (c = a x b) pada setiap faktor SWOT
menghitung skor (a) masing‐masing poin faktor dilakukan saling bebas > penilaian thd sebuah poin faktor tdk boleh dipengaruhi atau mempengaruhi penilaian poin faktor lainnya. Utk memudahkan, digunakan rentang skor dari
1‐5 atau 1‐10.Menghitung bobot (b) masing‐masing poin dilakukan secara saling
berketergantungan > penilaian thd satu poin faktor dg membandingkan tgk kepentingan poin tsb dg poin lainnya ( b = poin : jumlah poin faktor)
2Melakukan pengurangan antara jumlah total p g g jfaktor S dengan W, ( d = S – W) dan faktor O dengan T, ( e = O – T). Perolehan angka (d = x)
selanjutnya menjadi nilai atau titik pada sumbu X, sementara perolehan angka (e = y), selanjutnya
j di il i i ik d b Ymenjadi nilai atau titik pada sumbu Y
33Mencari posisi organisasiMencari posisi organisasi
yang ditunjukkan oleh y g jtitik (X,Y) pada kuadran
SWOTSWOT
Tabulasi SWOT (i)u W ( )
No Kekuatan (strength) Skor bobot total1.2. Dst.
Total Kekuatan
No Kelemahan (weakness) skor bobot Total1.1.2. Dst.
Total Kelemahan
Selisih Total Kekuatan – Total Kelemahan, S - W = x
Skoring hasil curah pendapat Analisis Internal
Tabulasi SWOT (ii)
No Peluang (opportunity) Skor bobot total1.2. Dst.
Total Peluang
No Tantangan (threat) skor bobot Total1.1.2. Dst.
Total Tantangan
Selisih Total Peluang – Total Tantangan, O - T = y
Skoring hasil curah pendapat Analisis Eksternal
TOWS MatrixSt t i i
Strengths (S) Weaknesses (W)
Strategic issues
1.2.3.
1.2.3.
Threats (T)1.2
Strategi STGunakan S untuk menghindari T
Strategi WTMinimalkan W dan hindari T2.
3.menghindari T hindari T
O i i (O) S i SO S i WOOpportunities(O)1.2.
Strategi SOGunakan S untuk memanfaatkan O
Strategi WOAtasi W dengan memanfaatkan O
3.
Kuadran SWOTiopportunity
O
(‐ +) (+ +)
t thk Kuadran IKuadran III
(‐,+)Ubahstrategi
(+,+)progresif
strengthweakness
W S
Kuadran I
Kuadran II
Kuadran III
Kuadran IV
(‐,‐)Strategibertahan
(+,‐)Diversifikasistrategi
threat
T
Aplikasi analisis SWOTpendekatan KUALITATIF
problemproblemlesunya aktifitas lembaga
mahasiswa
Eksternal Opportunities-Tema tindakan luas
Threats- Keraguan pihak luar
i i i
Internal
-Minimnya kompetitor-Ketertarikan pemula-Basis pemula besar
menerima inovasi- Isu determinan- Kebijakan upper kampus
Strengths-Visi & misi dimilikiKonsep kerjasama intern
Penguatan & ekspansi wilayah gerakan
Peningkatan kerjasama dg organ lain
-Konsep kerjasama intern-Output yg unik-Motivasi SDM-Jaringan
Weakness-Garis manajemen baku-SOP belum mapan
Rekomendasi strategisMOBILISASI
-Efisiensi lemah-Antipati internal-Kecurigaan internal
Penguatan manajemen kelembagaan
Penguatan & sosialisasi manajeman lembaga
Aplikasi analisis SWOTpendekatan KUANTITATIFp
problemlesunya aktifitas lembaga mahasiswalesunya aktifitas lembaga mahasiswa
Analisis InternalAnalisis Internal
No Kekuatan (strength) Skor bobot totalNo Kekuatan (strength) Skor bobot total1. Kepemimpinan kuat & terpercaya 4 3/3 42. Memiliki struktur organisasi lengkap 3 2/3 23 P h b ik d i 5 3/3 53. Pemahaman yg baik dari pengurus 5 3/3 5
Total 11
No Kelemahan (weakness) Skor bobot totalNo Kelemahan (weakness) Skor bobot total
1. Kakunya garis manajerial 4 4/5 32. SOP tidak ada, koordinasi lemah 3 3/5 23 P b i t j di 4 4/5 33. Pemborosan sering terjadi 4 4/5 34. Kompetisi internal tdk jelas & tdk sehat 3 3/5 25. Cenderung individual 3 3/5 2
Total 12
Selisih antara kekuatan & kelemahan Selisih antara kekuatan & kelemahan S S -- W = 11 W = 11 -- 12 = 12 = --11
Analisis EksternalAnalisis EksternalNo Peluang (opportunity) Skor bobot total1. Ketersediaan SDM yg memadai 5 6/8 42. Adanya basis riil dari SMA/Pontren 3 7/8 33. Basis semua muslim 5 8/8 54. Komunitas makro ramah tamah 4 5/8 35 Terbuka thd ide-ide 4 7/8 45. Terbuka thd ide ide 4 7/8 46. Rasa kekeluargaan masih kental 4 6/8 37. Lingkungan relatif aman 3 5/8 28. Relatif tersedia fasilitas kegiatan 2 5/8 1
Total 25
No Tantangan (threat) Skor bobot total1. Pengangguran ide/material tinggi 3 5/7 21. Pengangguran ide/material tinggi 3 5/7 22. Pengetahuan agama tdk aplikatif 4 7/7 43. Masih ada sikap kontraproduktif 4 6/7 34. Lembaga upper bersifat non-kooperatif 3 5/7 25. Kelompok elit struktur antipati 4 6/7 36. Isu pemojokan terhadap lembaga/organisasi 3 5/7 27. Kecenderungan strutur upper utk monoton 4 7/7 4
total 20total 20
Selisih antara Peluang & Tantangan Selisih antara Peluang & Tantangan O O –– T = 25 T = 25 –– 20 = 520 = 5
Kuadran SWOT
opportunity
Oposisi
5aktifitaslembaga
mahasiswa
strengthweakness
W S1W S‐1
threat
T
threat
LATIHAN
☺Coba analisa organisasi dimana anda berada
d li i SWOT k k k dengan analisis SWOT, ukur kekuatan, kelemahan, peluang beserta ancamannya
lalu tentukan ren-stranya !
CURRICULUM VITAENama : Chabib Musthofa
Lahir : Sidoarjo, 30 Juni 1979Alamat : Ngelom Megare 05/I no 699 Taman Kode Pos: 61257 Alamat : Ngelom Megare 05/I, no 699 Taman Kode Pos: 61257
atau Banjar Kemantren 09/I BuduranPhone number HP : 081330721998
Email : [email protected]. [email protected].
Education :MI Salafiyah Bahauddin Ngelom lulus 1991
MTs Program Khusus YPM lulus 1994MA Program Khusus Wachid Hasyim 2 Taman lulus 1997MA Program Khusus Wachid Hasyim 2 Taman lulus 1997
S1 Fak Dakwah IAIN Sunan Ampel lulus terbaik Institut 2003Magister PSDM PPs UNAIR lulus 2007
Organization :Ketua HMJ Pengemb. Masy. Islam Fak. Dakwah 1998-2000 (2 periode)g y p
Presidium BEM Fak. Dakwah 2000-2001Ketua Cabang PMII Surabaya Selatan 2001-2002
Research :Dinamika Masyarakat Pedagang Kecil Sidoarjo (1999)Pengembangan SDM di Kalangan Kaum Muda NU (2003)Pengembangan SDM di Kalangan Kaum Muda NU (2003)
Tradisi Islam Pesisiran (Disertasi PPs UNAIR, 2003-2004)Dakwah dan Perubahan Perilaku Keagamaan (2006)
Perilaku Politik Santri dlm Pilgub Jatim 2008 (2007)Agama Pelacur (2007)
h d h l f h l h ( )Respon Santri Terhadap Khilafah Islamiyah (2007)Motto :
“Sekali layar terkembang, surut kembali berpantang. Sekali bendera dikibarkan, hentikan ratapan dan tangisan. Tangan terkepal dan maju kedepan”