67
BAB 4
ANALISIS HASIL PENGUKURAN RISIKO MANAJEMEN PROYEK
4.1 Latar Belakang Pembahasan
Dalam proses pengukuran risiko pada manajemen proyek teknologi informasi
perusahaan, telah dilakukan wawancara dengan pihak yang terlibat dalam proyek TI di
PT Mitra Solution Infokom (MSI) dan juga pengisian kuisioner terhadap manajer proyek
TI serta anggota tim yang terlibat dalam proyek sehingga telah diperoleh data untuk
mengevaluasi kinerja manajemen risiko di perusahaan. Untuk melakukan pengukuran
risiko terhadap manajemen proyek TI perusahaan, menyangkut proses umum yang
berhubungan dengan manajemen proyek serta proses-proses manajemen risiko proyek
TI berdasarkan PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Adapun langkah-
langkah proses manajemen risiko proyek TI yang digunakan penulis bersumber dari
Schwalbe (2007) , yaitu:
1. Perencanaan Manajemen Risiko Proyek
Berdasarkan hasil pengumpulan data yang diperoleh dari MSI, perusahaan belum
pernah melakukan perencanaan manajemen risiko proyek. Dalam penelitian ini, penulis
ingin meninjau perencanaan proyek yang telah dibuat oleh MSI selaku kontraktor
proyek TI. Adapun hasil dari perencanaan manajemen risiko proyek yaitu dengan
melakukan identifikasi ris iko, menentukan dampak dan probabilitas risiko serta
menentukan strategi untuk merespon risiko yang berhubungan dengan proyek.
68
2. Identifikasi Risiko
Dalam identifikasi risiko, penulis menentukan risiko-risiko yang berpotensi
mempengaruhi proyek dan mendokumentasikan tiap-tiap karakteristik risiko.
3. Analisis Risiko Kualitatif
Setelah mengidentifikasi risiko pada proyek, proses selanjutnya adalah
memprioritaskan risiko berdasarkan probabilitas dan dampak risiko yang terjadi dengan
menggunakan teknik pemetaan risiko dalam matrix analis risiko kualitatif.
4. Pengembangan Tanggapan Terhadap Risiko
Pada proses ini dilakukan langkah-langkah untuk merespon risiko yang paling
diprioritaskan dan mengurangi ancaman terhadap proyek.
4.2 Overview Proyek Jardiknas
4.2.1 Latar Belakang Proyek Jardiknas
Selain mengelola Jardiknas, PUSTEKOM sebagai Pengelola TIK Departemen
juga mengelola LAN Depdiknas Senayan Jakarta. LAN Depdiknas memiliki kedudukan
yang sangat strategis dalam mendukung kinerja Depdiknas yang secara bertahap
berbasis TIK. LAN Depdiknas juga merupakan Node Jardiknas dengan beban kerja yang
cukup berat, oleh karena itu Node Depdiknas Senayan sebagai IDC melalui kontrak
sewa bandwith dan kelengkapannya yang akan didukung oleh bandwith internet
domestik selebar 100 Mbps dan bandwith internasional selebar 3 Mbps (khusus gedung
A dan gedung C)
69
Beberapa perangkat IDC (Pusat Data Internet) yang semula berada di Gedung C
lantai 7 (Biro PKLN) telah dipindahkan ke gedung C lantai 2 untuk optimasi
pengawasan dan pengendalian LAN Depdiknas. Adapun secara teknis LAN Depdiknas
terdiri atas:
• 1 IDC (Internet Data Center) di gedung C lantai 2.
• 5 ring backbone fiber optik dari: gedung C ke gedung A, dari gedung C ke
gedung B, dari gedung C ke gedung C, dari gedung C ke gedung D dan dari
gedung C ke gedung E
• 5 titik pusat distribusi koneksi di: gedung C lantai 2, gedung E lantai 5, gedung B
lantai 5, gedung A lantai 2 dan gedung D lantai 16
• 69 titik penyebaran dan akses koneksi hotspot: 3 lantai di gedung A, 6 lantai
di gedung B, 20 lantai di gedung C, 20 lantai di gedung D dan 20 lantai di
gedung E.
Untuk memenuhi kebutuhan layanan akses intranet dan internet yang berkualitas
di Komplek Depdiknas yang terdiri atas gedung A, gedung B, gedung C, gedung D dan
gedung E, maka Pustekkom mengadakan penataan LAN Jardiknas di Depdiknas
Senayan untuk mendukung program-program pendidikan.
4.2.2 Kebutuhan Proyek Jardiknas
Kebutuhan sehari-hari para pejabat dan staf Depdiknas terhadap internet semakin
meningkat, namun demikian hingga saat ini LAN yang dibangun oleh masing-masing
unit belum menunjukkan adanya kesatuan jejaring yang diperlukan dalam mendukung
layanan Depdiknas kepada publik. Oleh karena itu, Pustekkom sebagai pengelola TIK
70
Depdiknas memandang penting untuk melakukan penataan LAN di seluruh gedung di
dalam komplek Depdiknas agar komunikasi data dan informasi antar unit-unit utama
dapat berjalan lancar dan efektif.
4.2.3 Ruang Lingkup Proyek Jardiknas
Penataan LAN Pendidikan Jardiknas Senayan adalah kegiatan pengadaan,
instalasi, dan penataan perangkat switch dan wireless controler di lima unit gedung di
lingkungan Depdiknas pusat, dimana ketentuan yang diharuskan adalah :
• Perangkat berlisensi yang mampu melayani akses internet dan komunikasi data
di lingkungan Jardiknas Depdiknas Senayan
• Solusi yang diberikan dapat beroperasi, terintegrasi dan interoperability dengan
sistem pengelolaan dan monitoring Jardiknas.
• Pelatihan kepada pengelola Jardiknas secara tatap muka beserta dokumentasi
pekerjaan dan manual penggunaan
• Setelah dilakukan pemasangan perangkat, testing dan integrasi ke jaringan
Jardiknas dilakukan di masing-masing lokasi. Hasil uji terima ini merupakan
dasar penerimaan barang yang diterima dalam kondisi beroperasi.
71
4.2.4 Struktur Organisasi Proyek Jardiknas
Struktur Organisasi Pada Proyek Jardiknas adalah :
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Proyek Jardiknas
(Sumber: Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak MSI)
1. Eksekutifif Proyek
Kesuksesan implementasi dari pekerjaan ini membutuhkan komitmen
dari senior manajemen dari kedua belah pihak yaitu klien dan MSI. Untuk
memastikan hal ini, maka dibentuklah eksekutif proyek (steering committee)
yang memantau secara keseluruhan pelaksanaan program ini dan bilamana perlu
mengambil tindakan-tindakan efektif demi tercapainya kesuksesan proyek.
Steering Comitee
Manajer Proyek
Proyek Admin
Team Leader
Team Leader
Logistik Team Leader
Teknisi Teknisi Kurir
72
Meskipun demikian eksekutif proyek tidak akan terlibat secara detail pada setiap
kegiatan di proyek yang mana menjadi tanggung jawab manager proyek.
Fungsi dari eksekutif proyek :
• Memberi petunjuk yang lebih bersifat strategis pada tingkat eksekutif.
• Meninjau setiap kemajuan proyek yang dicapai secara periodik.
• Memberi persetujuan atas rencana implementasi proyek.
• Memastikan bahwa seluruh kewajiban yang harus diselesaikan telah
dipenuhi.
• Menyelesaikan masalah yang mungkin timbul yang tidak bisa diselesaikan
oleh manager proyek klien Depdiknas maupun manager proyek MSI.
2. Project Manager
Project manager memiliki tanggung jawab secara menyeluruh untuk
menyelesaikan seluruh permintaan klien, sesuai fungsi dan spesifikasi sistem
yang dimaksud, dengan tepat waktu dan sesuai anggaran yang ada. Jika rencana
dan metodologi yang dibuat telah disepakati bersama, maka manajer proyek akan
menyusun secara lebih rinci kegiatan utama dan sumber daya yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan setiap detail kegiatan untuk penyelesaian proyek.
73
Tanggung jawab Project Manager secara khusus adalah :
Perencanaan Bersama dengan manager proyek klien membangun
suatu rencana kerja yang disepakati bersama.
Dokumentasi Membantu dalam prosedur pelaksanaan uji terima.
Estimasi Membuat daftar aktivitas dan estimasi waktu dan
usaha untuk menyelesaikan kegiatan yang ada.
Penjadwalan Mempersiapkan jadwal implementasi yang sesuai
dengan kebutuhan penyelesaian dan merencanakan
anggota tim kerja yang sesuai untuk dapat
menyelesaikan jadwal yang ditentukan.
Pemilihan staf Memilih dan mengelola anggota tim yang sesuai.
Implementasi Melakukan kegiatan supervise dari setiap kegiatan
implementasi seperti : pengadaan, kedatangan
material di lokasi dan instalasi
Uji terima Melakukan kegiatan supervise berdasarkan rencana
yang ada dan mendokumentasikan kendala-kendala
yang terjadi berikut solusi hingga hasil dari
pelaksanaan uji terima.
Laporan status
proyek
Membuat dan menyerahkan laporan secara berkala
secara tertulis atas kegiatan proyek dan dokumen
pendukung lain yang terkait.
Tabel 4.1 Tanggung jawab project manager secara khusus
74
3. Proyek Admin
Proyek admin berfungsi membantu project manager dalam proses
administrasi yang terjadi di lapangan. Mulai dari proses izin, schedule meeting
dan kebutuhan dokumen-dokumen.
4. Trainer
Trainer akan dilakukan oleh pihak MSI selama dua hari dalam 2 kali.
Tugas trainer disini adalah :
• Memberikan penjelasan dan pemahaman mengenai fitur-fitur yang ada
pada peralatan yang dipasang. Ini akan dilakukan pada training pertama.
• Bekerja sama dengan team leader untuk penyusunan module training
setelah proses integrasi dengan jaringan Jardiknas selesai.
5. Team Leader
Team leader akan menjalankan fungsi sebagai berikut :
• Membantu melaksanakan fungsi monitoring manager proyek
• Memimpin pelaksanaan pekerjaan teknis
• Menyiapkan informasi kemajuan perkerjaan dan kelengkapannya
• Menyiapkan informasi mengenai masalah dalam pekerjaan dan
rekomendasi penangannya
• Melakukan rapat untuk menentukan standar operasional dan kebijakan
dari sistem yang dibuat
6. Teknisi/Engineer
Engineer akan menjalankan fungsi berikut :
75
• Membantu melaksanakan fungsi monitoring team leader sesuai
bidangnya.
• Pelaksanaan pekerjaan teknis sesuai bidangnya.
• Menyiapkan informasi kemajuan pekerjaan dan kelengkapannya sesuai
bidangnya.
• Menyiapkan informasi mengenai masalah dalam perkerjaan dan
rekomendasi penanganan sesuai bidangnya.
• Turut menghadiri pertemuan regular tim proyek jika dibutuhkan.
• Membantu teknisi atau admin yang ada di daerah untuk proses installasi.
7. Logistik
Logistik akan menjalankan fungsi berikut :
• Membuat laporan terhadap barang-barang yang sudah dikirim dan telah
diterima di lokasi proyek
• Mengatur jadwal pengiriman supaya barang sampai tepat waktu
• Memimpin pelaksanaan proses pengiriman
• Memberikan informasi terhadap masalah garansi dan kerusakan atas
barang yang dikirimkan
Pada bagian logistik ini akan terdapat tiga orang. Dimana satu orang
sebagai kepala logistik, dan dua orang pada bagian pengiriman yang akan
membantu kepala logistik.
8. Kurir
Kurir akan menjalankan fungsi berikut :
76
• Membantu logistik untuk menjalankan proses pengiriman
• Bekerja sama dengan pihak ekspedisi untuk proses pengiriman
4.2.5 Supplier Proyek Jardiknas
4.2.5.1 Alcatel-Lucent
Alcatel-Lucent merupakan perusahaan untuk memberikan layanan data, suara
dan komunikasi video hingga ke end-user. Sebagai market leader dalam dunia fixed,
mobile dan broadband access, carrier dan enterprise IP technology, aplikasi dan
sevices, Alcatel-Lucent menawarkan solusi end-to-end yang memungkinkan masyarakat
berkomunikasi baik dari rumah, kantor maupun dalam mobilitas yang tinggi.
Bergabungnya Alcatel-Lucent menciptakan suatu penyedia komunikasi yang mendunia
dengan portofolio yang lengkap dari end-to-end.
4.2.6 Metodologi Pelaksanaan Proyek Jardiknas
Metodologi pekerjaan pemasangan penataan pendidikan Jardiknas dijabarkan
sebagai berikut :
Gambar 4.2 Metodologi Pekerjaan Pada Proyek Jardiknas
77
1. Tahap Persiapan
Tahap ini merupakan fase awal yang menentukan sehingga perlu
disiapkan metode deployment yang komprehensif dan efektif. Dalam tahap ini
semua pihak yang terlibat akan membahas mengenai kondisi jaringan Jardiknas
yang telah berjalan.
Diharapkan dari tahap akan dihasilkan informasi dalam bentuk dokumen
sebagai berikut :
• Kondisi jaringan Jardiknas
• Alamat IP yang akan dialokasikan untuk device OmniAccess Wireless
Controler 6000, Captive portal dan Access Switch OS-6400
• Fitur – fitur dan kebijakan yang akan dijalankan pada device wireless switch
access
• Proses integrasi dengan peralatan yang ada di jaringan Jardiknas
2. Tahap Deployment
Tahap ini merupakan fase pengerjaan konfigurasi dari peralatan wireless
yang ditawarkan. Pada tahap ini akan dilakukan proses sebagai berikut :
• Installasi dan konfigurasi Wireless Controler OAW-6000 yang berfungsi
sebagai pusat konfigurasi terhadap OmniAccess Point 41 yang dipasang di
setiap gedung.
• Konfigurasi fitur–fitur dan kebijakan sesuai dengan data yang telah disetujui
pada tahap persiapan.
78
• Installasi dan konfigurasi Captive portal sebagai user controller dari setiap
user di Depdiknas
• Melakukan test terhadap integrasi OmniAccess Wireles controler, Access
Point dan captive portal yang telah dikonfigurasi.
• Proses pengemasan terhadap barang yang telah dikonfigurasi untuk masuk ke
dalam tahap pengiriman.
Pada tahap ini diharapkan peralatan–peralatan dalam proyek penataan
pendidikan Jardiknas Senayan ini telah siap dari sisi konfigurasi dan telah
dilakukan test dan integrasi untuk semua peralatan yang ada.
3. Tahap Pengiriman
MSI akan mengirimkan peralatan ke lokasi yaitu gedung Depdiknas
Senayan. Sebagai tanda penerimaan barang di lokasi adalah dokumen bernama
Delivery Order (DO), yang ditandatangani pelanggan di tempat penerimaan
barang yang menunjukkan bahwa pelanggan telah menerima barang
peruntukannya dengan lengkap dan kondisi baik. Pelanggan akan memegang
satu tembusan DO tersebut sebagai bukti penerimaan di lokasi.
4. Tahap Uji Fungsi dan Uji Terima
Pada tahap ini dilakukan untuk memeriksa bahwa peralatan yang
dipasang berfungsi dengan baik. Uji fungsi akan menghas ilkan Berita Acara Uji
Fungí, sedangkan Uji terima untuk menunjukkan bahwa perangkat yang sudah
terpasang dan berfungsi dengan baik.
79
Dalam hal ini kedua uji tersebut harus ditetapkan criteria kelolosannya,
dalam bentuk check-listnya terlebih dahulu. Dengan pembakuan checklist ini
berarti ada kesamaan persepsi terhadap proses dam materi Uji fungsi maupun Uji
terima. Dengan demikian bisa menghindari kesalahpahaman dalam
pelaksanaannya.
5. Tahap Training
Pada tahap ini akan dilakukan proses training atas penggunaan peralatan
security yang dipasang. Pada tahap ini akan dilakukan proses training secara
formal yang diikuti oleh admin dari pihak PUSTEKKOM Depdiknas yang
ditunjuk. Dari uji training ini diharapkan admin dari pihak PUSTEKKOM
Depdiknas dapat melakukan konfigurasi dan pemeriksaan jika ada
perubahan/masalah yang timbul setelah proses installasi selesai.
80
4.2.7 Jadwal Tenaga Kerja Proyek Jardiknas
Jadwal Tenaga Kerja pelaksanaan proyek Jardiknas akan dikerjakan dengan
jumlah tenaga kerja sebagaimana yang ditunjukkan pada tabel dibawah :
Jadwal Tenaga Kerja Proyek Jardiknas
Pekerjaan Jumlah Tenaga Kerja
I Preparation
a. Assessment Network Jardiknas 2
b. Standarisasi fitur dan Kebijakan peralatan 2
II Deployment
a. Instalasi & Konfigurasi OAW-6000 1
b. Instalasi & Konfigurasi Akses Point AP 41 3
c. Instalasi & Konfigurasi Captive Portal 1
d. Instalasi & konfigurasi OS-6400-24 1
e. Test dan Integrasi 3
III Delivery
a. Pengiriman Barang 2
b. Laporan pengiriman 2
IV Acceptance Test
a. Uji Test dan Uji Fungsi 2
b. Dokumentasi 3
V Training 2
Tabel 4.2 Jadwal Tenaga Kerja Pada Proyek Jardiknas
(Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak MSI)
4.2.8 Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Proyek Jardiknas
Jadwal pelaksanaan pekerjaaan pada proyek Jardiknas ini adalah sebagai
berikut :
81
Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Proyek Jardiknas
Jadwal Estimasi Minggu
No. Deskripsi Pekerjaan Durasi 1 2 3 4
I Preparation
a. Assessment Network Jardiknas 2 hari
b. Standarisasi fitur dan Kebijakan peralatan 2 hari
II Delivery
a. Pengiriman Barang 1 minggu
b. Laporan pengiriman 1 hari
III Deployment
a. Installasi sistem kabel 1 minggu
b. Installasi & Konfigurasi OAW-6000 2 minggu
c. Installasi & Konfigurasi Access Point AP
41
2 minggu
d. Installasi & Konfigurasi Captive Portal 2 minggu
e. Installasi & Konfigurasi Akses Switch OS-
6400-24
2 minggu
f. Test dan Integrasi 2 hari
IV Acceptance test
a. Uji Test & Uji Fungsi 3 hari
b. Dokumentasi 2 hari
V Training 2 hari
Tabel 4.3 Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Pada Proyek Jardiknas
(Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak MSI)
82
4.2.9 Aktifitas Pelaksanaan Kerja Proyek Jardiknas
Perencanaan aktifitas pelaksanaan pekerjaan pada proyek Jardiknas dilakukan
dalam beberapa tahap adalah sebagai berikut :
Perencanaan Aktifitas Pelaksanaan Kerja Proyek Jardiknas
Aktifitas
Deskripsi Lama
Persiapan Assessment Network
Jardiknas
Persiapan dokumen jaringan
Jardiknas.
2 hari
Standarisasi fitur dan
kebijakan peralatan
Persiapan dokumentasi standart
untuk fitur dan kebijakan yang akan
diterapkan
2 hari
Pengiriman
Pengiriman Barang Proses pengiriman peralatan ke
lokasi Depdiknas
7 hari
Laporan pengiriman Laporan data pengiriman peralatan
yang telah terkirim
1 hari
Deployment Installasi sistem kabel Instalasi dan konfigurasi untuk
manajemen wireless secara terpusat.
14 hari
Installasi &
konfigurasi OAW-6000
Installasi dan konfigurasi untuk
manajemen wireless secara terpusat.
14 hari
Installasi &
konfigurasi Akses
Point AP 41
Installasi dan konfigurasi untuk
akses point
14 hari
83
Aktifitas Deskripsi Lama
Installasi &
Konfigurasi Captive
Portal
Installasi dan konfigurasi fitur dan
kebijkan yang sudah disetujui pada
tahap persiapan
14 hari
Installasi&
Konfigurasi Akses
Switch OS-6400-24
Installasi dan konfigurasi akses data
distribusi
14 hari
Test dan Integrasi Integrasi terhadap peripheral OAW-
6000 dan AP 41
2 hari
Uji Test Uji Test & Uji Fungsi Uji test dan Uji Fungsi terhadap
peralatan yang terpasang pada
jaringan Jardiknas
3 hari
Dokumentasi Dokumentasi terhadap peralatan
yang terpasang pada jaringan
jardiknas
2 hari
Pelatihan Pelatihan terhadap admin Jardiknas 2 hari
Tabel 4.4 Perencanaan Aktifitas Pelaksanaan Kerja Pada Proyek Jardiknas
(Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak MSI)
84
4.3 Overview Proyek Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita
(RSJPDHK)
PT Mitra Solusi Infokom belum terlibat secara keseluruhan dalam proyek Rumah
Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita (RSJPDHK). Pada penelitian ini,
penulis menganalisis proyek RSJPDHK yang difokuskan pada pengukuran risiko proyek
berdasarkan proposal proyek.
4.3.1 Latar Belakang Proyek RSJPDHK
Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita (RSJPDHK) adalah
rumah sakit pemerintah UPT Departemen Kesehatan RI, rumah sakit ini didirikan oleh
pada tanggal 9 November 1985 di Jl. S. Parman kaveling 87 Slipi, Jakarta Barat.
Diharapkan infrastruktur teknologi informasi yang dibangun dapat mendukung
komunikasi data, suara dan gambar di RSJPDHK. Jaringan pada komputer yang lama
telah dibangun sejak tahun 1999, pengembangan selanjutnya terjadi secara bertahap.
4.3.2 Kebutuhan Proyek RSJPDHK
Trend kebutuhan infrastruktur jaringan komputer kedepan bukan hanya untuk
kebutuhan Sistem Informasi Rumah Sakit, tetapi juga harus mampu digunakan untuk
berbagai hal, seperti jalur telepon, medical equipment dan lain-lain. Jaringan yang
trafiknya kredit seperti sekarang tidak akan mampu mengakomodir kebutuhan tersebut.
Dengan diimplementasikannya infrastruktur jaringan kornputer dengan baik
maka diharapkan jaringan yang akan datang mampu mengakomodir kebutuhan
penggunaan Teknologi Informas i 15 tahun kedepan untuk kebutuhan Sistem Informasi
Rumah Sakit, Medical Equipment dan sejenisnya yang menggunakan jaringan komputer.
85
4.3.3 Ruang Lingkup Proyek RSJPDHK
Pekerjaan pengembangan jaringan komunikasi data ini harus tercapai dengan
baik, termasuk pemasangan dan pemeliharaannya dengan mutu pekerjaan dan
implementasi yang bertaraf international dan sesuai dengan prosedur standart yang
ditetapkan oleh RSJPDHK.
Berikut ruang lingkup pekerjaan yang dilaksanakan adalah sebagai berikut :
• Mengadakan perangkat sesuai dengan daftar perangkat yang diajukan dalam
kontrak.
• Melakukan installasi kabel jaringan komunikasi data beserta perangkat utama
dan pendukungnya.
• Melakukan testing atas kabel yang terpasang.
• Membuat dokumentasi dari sistem yang dipasang
• Mengkonfigurasi sistem operasi jaringan.
• Melakukan pemeliharaan terhadap sistem yang terpasang selama 3 tahun,
termasuk penggantian perangkat yang mengalami kerusakan atau tidak dapat
berjalan dengan normal.
4.3.4 Struktur Organisasi Proyek RSJPDHK
Susunan struktur organisasi pada proyek RSJPDHK adalah sebagai berikut :
86
Gambar 4.3 Struktur Organisasi Pada Proyek RSJPDHK
( Sumber: Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak MSI)
Steering Committe
Project Manager
Ass Project Manager
Wakil Principal
Designer
Documentator
HSE
Trainer Proyek Admin
Team Leader Team Leader Team Leader
Anggota Anggota Anggota
87
1. Eksekutif Proyek (Steering Committee)
Steering committee tersusun atas sekumpulan manajemen eksekutif
perusahaan dari RSJPDHK sebagai pemilik proyek dan MSI selaku pelaksana
kerja proyek dan melakukan supervisi terhadap project manager. Steering
committe memegang tanggung jawab tertinggi dalam pelaksanaan pekerjaan
proyek. Steering committe mendelegasikan tugas pelaksanaan dan implementasi
pekerjaan kepada project manager.
Fungsi dari Eksekutif proyek adalah :
• Memberikan petunjuk yang lebih bersifat strategis pada tingkat eksekutif.
• Meninjau setiap kemajuan proyek yang dicapai secara periodik.
• Memberi persetujuan atas rencana implementasi proyek.
• Memastikan bahwa semua kewajiban telah diselesaikan dan terpenuhi
dengan baik.
• Menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh Project
manager.
2. Project manager
Project manager memiliki tanggung jawab secara menyeluruh untuk
menyelesaikan semua permintaan Pemilik Proyek dalam hal ini RSJHK sesuai
dengan spesifikasi sistem, dengan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran yang
ada. Tanggung jawab project manager secara khusus diantaranya :
88
Tanggung jawab Project Manager adalah :
Perencanaan : Bersama RSJPDHK akan membangun suatu rencana kerja
yang disepakati bersama
Dokumentasi : Membantu dalam prosedur pelaksanaan uji terima
Estimasi : Membuat daftar aktivitas dan estimasi waktu dan usaha
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan yang ada
Penjadwalan : Mempersiapkan jadwal implementasi yang sesuai dengan
kebutuhan penyelesaian. Merencanakan anggota tim kerja
yang sesuai untuk dapat menyelesaikan jadwal secara tepat
waktu
Pemilihan Staf : Memilih dan mengelola staf proyek yang sesuai
Implementasi : Melakukan kegiatan supervisi dari setiap kegiatan
implementasi seperti pengadaan kedatangan material di
lokasi Proyek
Uji Terima : Melakukan kegiatan supervisi berdasarkan rencana yang ada
dan merekam/mendokumentasikan kendala-kendala yang
terjadi berikut solusi hingga hasil dari uji terima
Laporan Status : Membuat dan menyerahkan laporan berkala secara tertulis
atas kegiatan proyek dan dokumen pendukung terkait.
Tabel 4.5 Tanggung jawab Project Manager
89
3. Project Admin
Project Admin berfungsi membantu project manager dalam proses
administrasi yang terjadi di lapangan. Mulai dari proses izin, schedule meeting
dan kebutuhan dokumen-dokumen.
4. Wakil Principal
Wakil Principal adalah salah satu kunci dalam suksesnya proyek. Dengan
adanya dukungan dari pihak principal, maka support baik secara hardware
maupun software dapat digaransi.
5. Dokumentator
Dokumentator adalah pihak yang membantu dalam proses pencatatan
progress dan konfigurasi yang ada di lapangan. Dengan adanya dokumentator,
semua hasil pekerjaan nantinya dapat di dokumentasikan dengan baik untuk
diserah terimakan pada akhir proyek.
6. Designer
Designer adalah pihak yang membantu bagian dokumentator untuk
proses dokumentasi.
7. HSE
HSE adalah pihak yang membantu dalam hal safety terhadap pekerjaan.
Dengan adanya ini diharapkan tidak ada terjadi incident pada waktu proses
pengerjaan di lapangan.
90
8. Trainer
Trainer adalah pihak yang nantinya akan memberikan pengetahuan
mengenai proses installasi dan proses maintenance terhadap semua barang yang
sudah terpasang. Dengan adanya trainer diharapkan dapat menurunkan
pengetahuan kepada pihak internal IT customer sehingga nantinya dapat
berfungsi sebagai level 1 support.
9. Team Leader
Team Leader adalah PIC yang bertanggung jawab atas selesainya suatu
pekerjaan dengan baik. Team leader memimpin tim implementasi dalam
melakukan pekerjaannya. Adapun fungsi dari team leader dapat dijabarkan
sebagai berikut :
• Membantu melaksanakan fungsi monitoring project manager.
• Memimpin pelaksanaan pekerjaan teknis.
• Menyiapkan informasi kemajuan pekerjaan dan kelengkapannya.
• Menyiapkan informasi mengenai masalah dalam pekerjaan dan rekomendasi
penanganannya.
10. Implementation Team
Implementation team adalah eksekutor pekerjaan di lapangan. Adapun
fungsi kerja dari implementation team dapat dijabarkan sebagai berikut :
• Membantu melaksanakan fungsi monitoring team leader sesuai bidangnya.
• Melaksanakan pekerjaan teknis sesuai dengan bidangnya.
91
• Menyiapkan informasi kemajuan pekerjaan dan kelengkapan sesuai dengan
bidangnya.
• Menyiapkan informasi mengenai masalah dalam pekerjaan dan rekomendasi
penanganan sesuai dengan bidangnya
4.3.5 Supplier Pada Proyek RSJPDHK
4.3.5.1 Fortinet
Fortinet adalah pioneer dan leading provider multi-threat security system yang
memungkinkan komunikasi bisnis berjalan dengan aman dan juga mewujudkan
keamanan jaringan yang terbaik, performansi yang handal dan total cost of ownersihip
(TCO) yang menarik. Markas besar dari Fortinet terletak di Sunnyvale, California,
dengan customer support, development dan sales facitilies terletak di Amerika Utara,
Eropa dan Asia untuk menjamin kepuasan pelanggan yang terus menerus.
4.3.5.2 CommScope
Produk Systimax memenuhi kebutuhan jaringan baru era industri menetapkan
standar kinerja yang bisa diandalkan pada kemampuan beradaptasi dan fleksibilitas,
termasuk kemampuan untuk skala bandwidth, mengoptimalkan hardware dan
keseimbangan kinerja jaringan dengan kinerja PC klien dan server.
4.3.6 Metodologi Pelaksanaan Proyek RSJPDHK
Metodologi pekerjaan pemasangan peralatan di data center dijabarkan sebagai
berikut :
92
Gambar 4.4 Metodologi Pelaksanaan Pada Proyek RSJPDHK
1. Tahap Persiapan
Tahap ini merupakan fase awal yang menentukan sehingga perlu
disiapkan metode deployment yang komprehensif dan efektif. Dalam tahap ini
semua pihak yang terlibat akan membahas mengenai proses design yang
nantinya akan digunakan. Diharapkan dari tahap akan dihasilkan informasi
dalam bentuk dokumen sebagai berikut :
• Ordering peralatan yang dilakukan oleh MSI kepada principal.
• Survey lapangan mengenai infrastruktur yang nantinya akan dipasang pada
data center.
• Fitur–fitur dan kebijakan yang akan diterapkan pada peralatan yang nantinya
akan dipasang di data center.
2. Tahap Pengiriman
• Pihak MSI akan melakukan pengiriman barang yang sudah datang ke data
center RSJPDHK.
• MSI akan mengirimkan peralatan ke lokasi yang ditentukan. Sebagai tanda
penerimaan barang di lokasi adalah dokumen bernama Delivery Order (DO),
yang ditandatangani pelanggan di tempat penerimaan barang yang
93
menunjukkan bahwa pelanggan telah menerima barang peruntukannya
dengan lengkap dan kondisi baik. Pelanggan akan memegang satu tembusan
DO tersebut sebagai bukti penerimaan di lokasi.
3. Tahap Deployment
Tahap ini merupakan fase pengerjaan konfigurasi dari peralatan yang
ditawarkan. Pada tahap ini akan dilakukan proses sebagai berikut :
• Installasi Rack untuk keperluan peralatan yang nantinya akan dipasang di
RSJPDHK
• Penarikan cabling fiber antar gedung RSJPDHK.
• Installasi dan konfigurasi Core dan distribution yang ditawarkan.
• Installasi Distribution, dan Access Switch untuk tiap gedung
• Installasi Internet Router dan Internet Security
• Konfigurasi fitur–fitur dan kebijakan sesuai dengan data yang telah disetujui
pada tahap persiapan.
4. Tahap Migrasi
Tahap ini merupakan fase perpindahan dari sistem yang lama ke sistem
yang baru. Pada tahap ini akan dilakukan proses sebagai berikut :
• Koordinasi dengan pihak IT RSJPDHK untuk mengenai time schedule yang
sudah ditentukan.
• Integrasi sistem lama dengan sistem baru yang telah terinstal. Pada tahap ini
diharapkan proses migrasi tidak mengganggu terhadap operational sehari-hari
yang terjadi.
94
5. Tahap Uji Terima & Training
Pada tahap ini dilakukan untuk memeriksa bahwa peralatan yang
dipasang berfungsi dengan baik. Uji fungsi akan menghas ilkan Berita Acara Uji
Fungsi. Sedangkan Uji terima untuk menunjukkan bahwa perangkat yang sudah
terpasang dan berfungsi dengan baik.
Dalam hal ini kedua Uji tersebut harus ditetapkan kriteria kelolosannya,
dalam bentuk check-listnya terlebih dahulu. Dengan pembakuan checklist ini
berarti ada kesamaan persepsi terhadap proses dam materi Uji fungsi maupun Uji
terima. Dengan demikian bisa menghindari kesalahpahaman dalam
pelaksanaannya.
Setelah proses uji terima, akan dilanjutkan dengan proses training atas
penggunaan peralatan yang dipasang. Pada tahap ini akan dilakukan proses
training secara formal yang diikuti oleh admin dari pihak RSJPDHK yang
ditunjuk. Dari uji training ini diharapkan admin dari pihak RSJPDHK dapat
melakukan konfigurasi dan pemeriksaan jika ada perubahan yang timbul setelah
proses installasi selesai.
6. Tahap Pemeliharaan
Tahap pemeliharaan akan dilakukan setelah proses installasi selesai. PT
MSI akan memberikan support selama 3 tahun sesuai dengan yang diminta oleh
pihak RSJPDHK. PT MSI juga akan memberikan layanan portal untuk keperluan
helpdesk baik by web, email maupun phone. Dengan adanya proses ini
diharapkan proses pemeliharaan dapat berjalan dengan baik dan peralatan dapat
berfungsi optimal.
95
4.3.7 Jadwal Tenaga Kerja Proyek RSJPDHK
Jadwal tenaga kerja pada proyek RSJPDHK akan dikerjakan dengan
jumlah tenaga kerja adalah sebagai berikut :
Jadwal Tenaga Kerja
Pekerjaan Jumlah Tenaga Kerja
I Preparation
a. Ordering peralatan 3
b. Survey lapangan 3
c. Fitur – fitur dan kebijakan 3
II Delivery
a. Pengiriman barang 2
b. Laporan pengiriman 2
III Deployment
a. Installasi Cabling & Rack 1 team leader, 6 group
b. Installasi Core Switch 4
c. Installasi Distribution&Access Switch 4
d. Installasi Internet Router & Security 1
IV Migration
a. Assessment Kondisi Existing 2
b. POC (Proof of Concept) 2
c. Migration 2
96
Jadwal Tenaga Kerja
Pekerjaan Jumlah Tenaga Kerja
V Uji Terima & Pelatihan
a. User Acceptance Test (UAT) 5
b. Dokumentasi 5
c. Training 5
VI Pemeliharaan 2
Tabel 4.6 Jadwal Tenaga Kerja Proyek RSJPDHK
(Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak MSI)
4.3.8 Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Proyek RSJPDHK
Jadwal pelaksanaan pekerjaaan jaringan ini akan dilakukan sebagaimana
yang ditunjukkan pada tabel dibawah :
Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Proyek RSJPDHK
Jadwal Estimasi Minggu
No. Deskripsi Pekerjaan Durasi 1 2 3 4
I
Persiapan
a. Ordering peralatan ke principal 4 minggu
b. Survey lapangan data center 4 minggu
c. Fitur – fitur dan kebijakan
2 minggu
97
Jadwal Estimasi Minggu
No.
Deskripsi Pekerjaan Durasi 1 2 3
4
II
Delivery
a. Pengiriman barang 2 hari
b. Laporan pengiriman 1 hari
III
Deployment
a. Installasi Cabling & Rack 6 minggu
b. Installasi Core Switch 2 hari
c. Installasi Distribution&Access Switch 7 hari
d. Installasi Internet Router & Security 1 hari
IV
Migration Plan
a. Assessment kondisi yang ada 7 hari
b. POC (Proof of Concept) 2 hari
c. Migration 1 hari
IV
Acceptance Test
a. User Acceptance Test (UAT) 1 hari
b. Dokumentasi 3 hari
c. Training 3 hari
Tabel 4.7 Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Pada Proyek RSJPDHK
(Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak MSI)
98
4.3.9 Aktifitas Pelaksanaan Pekerjaan Proyek RSJPDHK
Aktifitas pelaksanaan pekerjaan jaringan ini akan dilakukan dalam
beberapa tahap sebagaimana yang ditunjukkan pada tabel dibawah :
Aktifitas Pelaksanaan Pekerjaan Proyek RSJPDHK
Tahap Aktifitas Deskripsi Lama
Persiapan a. Ordering
peralatan ke
principal
Ordering peralatan yang
dilakukan oleh PT MSI ke
principal
4 minggu
b. Survey lapangan
data center
Survey lapangan mengenai
infrastruktur yang nantinya
akan dipasang pada proyek ini
4 minggu
c. Fitur-fitur dan
kebijakan
Fitur-fitur dan kebijakan yang
akan diterapkan pada peralatan
yang nantinya akan dipasang
dan didiskusikan dengan klien
2 minggu
Pengiriman a. Pengiriman barang Pihak MSI akan melakukan
pengiriman barang yang sudah
datang ke RSJPDHK
2 hari
b. Laporan
pengiriman
Pihak logistik akan
memberikan tanda terima
untuk proses dokumentasi
1 hari
Deployment a. Installasi kabel &
rak
Installasi kabel untuk
interfloor dan interbuilding
baik berupa kabel fiber & UTP
6 minggu
99
Tahap Aktifitas Deskripsi Lama
b. Installasi Core
Switch
Installasi dan konfigurasi Core
Switch
2 hari
c. Installasi
Distribution &
Access Switch
Pemasangan, dan konfigurasi
distribution dan access switch
7 hari
d. Installasi internet
router & security
Pemasangan dan konfigurasi
internet router dan security
1 hari
Migration a. Assesment kondisi
akhir
Melakukan analisa terhadap
kondisi akhir untuk proses
migrasi
7 hari
b. POC (Proof of
Concept)
Melakukan test demo untuk
proses pemindahan, sehingga
tidak ada masalah pada proses
migration
2 hari
c. Migration Proses ini akan dilakukan
setelah mendapat persetujuan
dari pihak klien
1 hari
Uji Terima & Training
a. User Acceptance
Test (UAT)
User Acceptance Test (UAT)
terhadap peralatan yang
terpasang pada RSJPDHK
1 hari
b. Dokumentasi Dokumentasi terhadap
peralatan dan konfigurasi yang
ada di RSJPDHK
3 hari
100
Tahap Aktifitas Deskripsi Lama
c. Training PT MSI memberikan training
mengenai konfigurasi yang
telah terpasang dan proses
untuk maintenace
3 hari
Pemeliharaan Support & service PT MSI memberikan training
mengenai konfigurasi yang
telah terpasang dan proses
untuk maintenance berupa:
• Penjelasan dan training
konfigurasi yang ada
• Training operational
penambahan jaringan
• Backup dan restore seluruh
komponen aktif
• Memonitoring jaringan
3 tahun
Tabel 4. 8 Aktifitas Pelaksanaan Pekerjaan Proyek RSJPDHK
(Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak MSI)
101
4.4 Identifikasi Risiko Proyek
Dalam mengumpulkan data yang dibutuhkan, penulis melakukan
wawancara serta pengisian kuisioner oleh project manager dan teknisi PT Mitra
Solusi Infokom. Dalam identifikas i risiko, penulis menggunakan faktor-faktor
risiko proyek TI yang diadaptasi dari hasil study Zhang Xian Lu dan Lee Jia Pei
(2008) yang mengelompokkan risiko proyek TI menjadi 3 kategori umum, yaitu
economic risk, organizational risk dan technological risk.
4.4.1 Risiko Ekonomi (Economic Risk)
1. Risiko ukuran (Size risk)
a. Kurangnya analisa kebutuhan user
Kurang analisa kebutuhan user bisa disebabkan survey yang dilakukan
tidak rinci atau perolehan data yang kurang lengkap. Perlindungan yang sudah
dilakukan oleh perusahaan dengan memahami terlebih duhulu kebutuhan user
dan melakukan survey.
b. Kurangnya anggota tim dalam menjalankan proyek
Kurangnya anggota tim dalam proyek dapat menyebabkan pekerjaan tiap
anggota tim menjadi overload. Dalam hal ini, MSI sudah melakukan
perencanaan dengan baik mengenai jumlah anggota tim proyek untuk
menangani proyek tersebut.
c. Kesalahan estimasi terhadap anggaran proyek
Kesalahan estimasi anggaran ini dapat terjadi karena adanya perubahan
situasi di lapangan dan pengaruh ekonomi yang tidak menentu yang dapat
mengakibatkan perubahan dari estimasi yang telah dilakukan. Perlindungan
102
yang dilakukan oleh MSI adalah melakukan pendugaan keuntungan yang
relevan dengan memperhitungkan biaya yang mungkin terjadi.
d. Jadwal proyek yang kurang realistis
Jadwal proyek yang kurang realistis dapat disebabkan oleh pihak klien
maupun pihak MSI sehingga dapat mengakibatkan mundurnya pengerjaan
proyek yang dapat mempengaruhi penjadwalan proyek secara keseluruhan.
2. Risiko sumber daya (Resource risk)
a. Kurang tersedianya sumber daya material
Penyediaan sumber daya material yang kurang memadai dapat terjadi
karena kesalahan dalam menganalisa kebutuhan user atau adanya perubahan
kebutuhan user. Pada saat ini penyediaan sumber daya MSI sudah memadai, di
mana perusahaan selalu melakukan estimasi jumlah sumber daya material yang
dibutuhkan dalam proyek dengan manganalisa terlebih dahulu kebutuhan user.
b. Keterlambatan pengiriman sumber daya material
Jika barang terlambat dialokasikan ke lokasi proyek, maka perkerjaan
proyek akan mengalami penundaan karena harus menunggu sumber daya
material tiba terlebih dahulu di lokasi proyek. Untuk mengatasi hal ini
perusahaan melakukan negosiasi dengan klien.
c. Kerusakan hardware
Kerusakan hardware dapat terjadi sewaktu-waktu, karena sumber daya
material yang dikirimkan ada kemungkinan mengalami kerusakan. Untuk
mengatasi hal ini perusahaan melakukan pengecekan ulang terlebih dahulu
pada saat penerimaan barang.
103
4.4.2 Risiko Organisasi (Organizational Risk)
3. Luas perubahan yang terjadi (Extent of changes brought)
a. Terjadi perubahan tugas anggota tim
Perubahan dalam menjalankan tugasnya anggota tim biasanya terpaku
pada rencana jadwal tugas yang telah disepakati diawal perencanaan proyek,
namun kadangkala bisa terjadi tindakan pembaharuan yang menyebabkan
terjadinya perubahan, hal ini bisa disebabkan oleh permintaan dari klien itu
sendiri maupun oleh kesalahan definisi tugas yang telah diberikan oleh manajer
proyek.
Dalam proyek MSI tidak terjadinya perubahan tugas pada tiap–tiap
anggota tim proyek, karena sebelumnya telah terorganisasi dalam struktur
organisasi yang tepat, dimana tugas-tugas dari tiap-tiap anggota tim telah
disusun sesuai dengan fungsinya masing-masing, sehingga pada pelaksanaan
proyek dilapangan telah disesuaikan dengan apa yang didefinisikan pada tugas
yang ada.
b. Turnover anggota tim dalam proyek
Turnover dapat berdampak negatif, akibatnya dapat berpengaruh pada
produktivitas tim proyek bahkan perusahaan dapat kehilangan anggota tim
yang handal. Perusahaan telah memberikan gaji yang relevan untuk setiap
karyawannya dan perusahaan menetapkan kebijakan jika karyawan ingin resign
maka harus ada informasi terlebih dahulu, apabila tidak diinformasikan maka
karyawan akan dikenakan penalti oleh perusahaan.
104
4. Intensitas terjadi konflik (Intensity of conflicts)
a. Konflik pada anggota tim proyek
Konflik pada anggota tim dapat terjadi karena masalah personalitas,
masalah penugasan yang tidak jelas antara anggota tim proyek, ataupun
perbedaan pendapat di antara anggota tim proyek. Konflik yang terjadi terus-
menerus dapat berpengaruh pada pengerjaaan proyek menjadi terhambat.
Dalam hal ini, maka project manager MSI memberikan definisi tugas dan
tanggung jawab kepada anggota tim proyek secara jelas.
5. Kompleksitas Lingkungan (Environmental complexity)
a. Lokasi yang kurang mendukung
Lokasi yang kurang mendukung menyebabkan pengerjaan proyek
menjadi sulit untuk dilaksanakan, hal ini dapat dikarenakan kondisi bangunan
yang kurang mendukung dalam pelaksanaan proyek. Dalam hal ini MSI
melakukan survey ke lokasi proyek dan membuat design implementasi.
b. Sulitnya mendapatkan informasi dari klien
Informasi dari klien merupakan bagian yang berperan penting dalam
menentukan arus pelaksanaan proyek, di mana perlu adanya perolehan
informasi yang jelas dari klien. Informasi dibutuhkan agar pengerjaan proyek
menjadi lebih terarah, dalam hal ini perusahaan merencanakan jadwal
pertemuan terlebih dahulu dengan pihak klien.
c. Komunikasi yang tidak efektif
Komunikasi yang tidak efektif dapat menghambat jalannya proyek. Hal
ini bisa disebabkan karena adanya kesalahan informasi yang diberikan atau
kesalahpahaman yang terjadi antara klien dan proyek manager, serta anggota
105
tim yang lain. Dalam hal Untuk mengurangi terjadinya hal diatas, maka MSI
melakukan antisipasi yang dilakukan dengan cara meminta informasi yang
sejelas-jelasnya dan merespon dari setiap informasi yang telah diberikan.
6. Kurangnya komitmen (Lack of commitment )
a. Kurangnya komitmen klien dalam pelaksanaan proyek
Kurangnya komitmen klien berarti klien kurang memberikan kontribusi
pada proyek yang akan dijalankan. Komitmen dapat berupa kesepakatan
antara klien dengan pihak proyek manager mengenai apa yang akan dikerjakan
pada proyek, waktu pelaksanaan proyek, biaya yang akan dikeluarkan pada
pelaksanaan proyek, dan pengalokasiaan sumber daya untuk proyek tersebut.
Untuk menghindari hal ini, maka pihak MSI membuat persetujuan
kontrak mengenai kesepakatan apa yang akan dikerjakan dalam pelaksanaan
proyek dan apabila terjadi perubahan maka perlu dibuatnya perencanaan
perubahan yang harus disepakati antara kedua belah pihak.
b. Kurangnya dukungan project manager dalam pelaksanaan proyek.
Kurangnya dukungan project manager baik dalam segi pengetahuan,
kemampuan managerial dan teknis, kemampuan berkomunikasi serta
kemampuan project manager dalam memberikan motivasi kepada anggota tim
proyek dapat berpengaruh pada hasil suatu proyek. Dalam hal ini MSI
menunjuk Project Manager yang memenuhi kualifikasi dalam bekerja dengan
baik.
c. Kurangnya dukungan di antara para anggota tim proyek
Kurang dukungan di antara anggota tim proyek akan menghambat
jalannya pelaksanaan proyek itu sendiri, akibatnya penyelesaian sebuah
106
proyek dapat menjadi terhambat, bahkan bisa terjadi penundaan. Untuk
menghindari hal di atas, maka project manager membentuk koordinasi anggota
tim yang memenuhi kualifikasi dalam bekerja dengan baik.
4.4.3 Risiko Teknologi (Technological Risk)
7. Resiko Kurangnya Keahlian (Lack of expertise)
a. Kurangnya keahlian managerial dan teknis
Keahlian yang kurang memadai dari tim proyek dapat menjadi kendala
dalam pengerjaan proyek sehingga anggota tim proyek yang dipilih oleh MSI
untuk mengerjakan proyek adalah orang-orang yang profesional yang dapat
bekerja dengan baik dan memberikan training kepada karyawan.
b. Kurangnya pengetahuan anggota tim proyek
Kurangnya pengetahuan pada anggota tim proyek berarti anggota tim
proyek kurang memahami apa yang harus dikerjakan dalam proyek. MSI telah
memberikan training bagi anggota tim proyeknya dan adanya prosedur
operasional untuk pengerjaan proyek
c. Kurang pengalaman anggota tim dalam pengerjaan proyek
Jika dalam pelaksanaan suatu proyek di kerjakan oleh staff yang tidak
berpengalaman, maka akan membawa risiko bagi pelaksanaan proyek yang
dikerjakan. Namun dalam pengerjaan proyek MSI telah dikerjakan oleh tim
proyek yang sudah berpengalaman.
d. Kurangnya keahlian Project Manager
Kurangnya keahlian seorang project manager sangat berpengaruh pada
kesuksesan suatu proyek, karena proyek manager memiliki tanggung jawab yang
107
menyeluruh untuk mengelola suatu proyek. Project manager di MSI adalah orang
yang memiliki keahlian dalam manajemen proyek dan memiliki pengalaman
dalam mengelola proyek.
8. Risiko Kepegawaian (Staffing risk)
a. Kurang jelasnya tugas-tugas yang diberikan kepada anggota tim proyek
Kurang jelasnya tugas yang diberikan biasanya terjadi pada proyek yang
masih baru, sehingga anggota tim di dalamnya tidak jelas apa yang harus
dikerjakan dan apa yang anggota tim lain harapkan kepadanya. Akibatnya
pekerjaan menjadi tertunda, dan jika ini dibiarkan pekerjaan akan menjadi
terhambat penyelesaian proyeknya.
Untuk menghindari hal di atas, project manager telah merancang
struktur organisasi yang memuat susunan tim proyek beserta jabatannya
masing-masing anggota tim proyek. Selain itu dari setiap anggota tim yang
terlibat dalam pelaksanaan proyek telah diuraikan tugasnya secara jelas..
9. Kompleksitas teknologi (Complexity technology)
a. Kesulitan dalam instalasi hardware
Instalasi hardware menjadi hal yang berisiko karena instalasi jaringan
sendiri merupakan pekerjaan yang kompleks, jika proses instalasi terdapat
kesalahan maka hasilnya sistem tidak berfungsi dengan baik. Untuk keperluan
instalasi ini, MSI memberikan training dan adanya Standard Operational
Procedure.
b. Kesulitan dalam konversi sistem lama ke sistem baru
Dalam implementasi sistem pada lingkungan kerja yang masih
menggunakan sistem lama, dimana sistem baru yang sudah diimplementasi
108
ternyata tidak berfungsi dengan baik maka dapat mengganggu aktivitas kerja
suatu organisasi. Untuk mengantisipasi hal ini, MSI telah membuat migration
plan yang juga mencakup POC (Proof of Concept) atas desain yang diajukan
dan juga uji peralatan bahwa peralatan yang akan dipasang dapat berjalan
dengan baik.
c. Kurangnya sistem keamanan teknologi
Jaringan sangat rentan pada masalah keamanan. Kurangnya sistem
keamanan teknologi berarti tidak adanya sistem yang baik untuk melindungi
jaringan dari berbagai bentuk kejahatan komputer, seperti hacker, cracker, dan
virus. Untuk mengatasi hal ini, MSI menggunakan peralatan yang teruji dalam
sistem keamanan jaringannya.
10. Risiko pengguna (User risk)
a. Kurangnya keterlibatan user
Kurangnya keterlibatan user berarti user yang tidak sepenuhnya
memantau suatu proyek. Keterlibatan user penting untuk memenuhi user
requirement. Dalam hal ini MSI meminta pihak klien untuk tetap memantau
perkembangan proyek yang dikerjakan.
b. Kurangya pemahaman user
Kurangnya pemahaman user akan sistem yang dibangun biasa mencakup
masalah teknis. Dimana anggota tim yang mengerjakan proyek harus mampu
mendeskripsikan kebutuhan user akan kebutuhan teknis secara terinci. Jika
klien kurang memahami akan sistem yang akan dibangun maka MSI akan
mengadakan pertemuan berulang dengan klien sampai terjadi persamaan
persepsi untuk sistem yang akan dibangun.
109
c. Klien yang tidak puas dengan hasil proyek
Klien yang tidak puas dengan hasil proyek yang telah dikerjakan akan
berpengaruh pada kualitas perusahaan vendor yang mengerjakan proyek.
Untuk menghindari hal itu, maka setelah sistem diinstalasi MSI akan
melakukan User Acceptance Testing untuk menguji sistem, pengujian ini
secara langsung dilakukan oleh user untuk memutuskan apakah sistem sudah
berjalan dengan baik dan memenuhi kriteria dari klien.
Tabel Skala Identifikasi Risiko Proyek :
Skala
Probabilitas Skala Dampak
Very Low (1) Tidak mungkin terjadi
1 Dapat diabaikan dampaknya
Low (2) Sangat jarang terjadi 2 Dampak kecil pada biaya, waktu dan kualitas proyek
Medium (3) Mungkin terjadi 3 Dampak penting bagi biaya waktu dan kualiatas
High risk (4) Sangat mungkin untuk terjadi
4 Dampak substansial pada waktu, biaya dan kualitas
Very high risk (5)
Hampir pasti terjadi 5 Mengancam kesuksesan proyek
Tabel 4.9 Identifikasi Risiko Proyek
110
4.5 Pengukuran Risiko Proyek Jardiknas
Questionare Pengukuran Risiko Proyek Jardiknas adalah sebagai berikut:
Proyek Jardiknas
No Risiko
Probability Impact 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1
1. Kurangnya analisa kebutuhan user
X X
2. Kurangnya anggota tim dalam menjalankan proyek
X X
3. Kesalahan estimasi biaya terhadap anggaran proyek
X X
4. Jadwal proyek yang kurang realistis
X X
5. Kurang tersedianya sumber daya material
X X
6. Keterlambatan pengiriman sumber daya material
X X
7. Kerusakan hardware
X X
8. Terjadi perubahan tugas anggota tim
X X
9. Turnover anggota tim dalam proyek
X X
10. Konflik pada anggota tim proyek
X X
11. Lokasi proyek yang kurang mendukung
X X
12. Sulitnya mendapatkan informasi dari klien
X X
111
Proyek Jardiknas No
Risiko
Probability Impact
5 4 3 2 1 5 4 3 2 1
13. Komunikasi yang tidak efektif
X X
14. Kurangnya komitmen klien dalam pelaksanaan proyek
X X
15. Kurangnya dukungan project manager dalam pelaksanaan proyek.
X X
16. Kurangnya dukungan di antara para anggota tim proyek
X X
17. Kurangnya keahlian managerial dan teknis
X X
18. Kurangnya pengetahuan anggota tim proyek
X X .
19. Kurang pengalaman anggota tim dalam proyek
X X .
20. Kurangnya keahlian project manager
X X
21. Kurang jelasnya tugas-tugas yang diberikan kepada anggota tim proyek
X X
22. Kesulitan dalam instalasi hardware
X X
23. Kesulitan dalam konversi sistem lama ke sistem baru
X X
24. Kurangnya sistem keamanan teknologi
X X
25. Kurangnya keterlibatan user
X X
112
Proyek Jardiknas No
Risiko
Probability Impact
5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 26. Kurangya pemahaman user
X X
27. Klien yang tidak puas dengan hasil proyek
X X
Tabel 4.10 Tabel Identifikasi Risiko Proyek Jardiknas
Pengukuran probabilitas dan dampak pada proyek Jardiknas:
Proyek Jardiknas
No. Risiko
Probability Impact
A1. Kurangnya analisa kebutuhan user
1 4
A2. Kurangnya anggota tim dalam menjalankan proyek
1 2
A3. Kesalahan estimasi biaya terhadap anggaran proyek
2 4
A4. Jadwal proyek yang kurang realistis
3 4
Risiko ukuran
A5. Kurang tersedianya sumber daya material
1 4
A6. Keterlambatan pengiriman sumber daya material
2 3
A7. Kerusakan hardware
1 3
Risiko sumber daya
A8. Terjadi perubahan tugas anggota tim
1 1
113
Proyek Jardiknas
No. Risiko
Probability Impact
A9. Turnover anggota tim dalam proyek
1 2
Risiko luas perubahan yang terjadi
A10 Konflik pada anggota tim proyek
1 4
Risiko intensitas terjadi konflik
A11 Lokasi proyek yang kurang mendukung
2 5
A12 Sulitnya mendapatkan informasi dari klien
2 3
A13 Komunikasi yang tidak efektif
1 4
Risiko kompleksitas lingkungan
A14 Kurangnya komitmen klien dalam pelaksanaan proyek
1 5
A15 Kurangnya dukungan project manajer dalam pelaksanaan proyek
1 4
A16 Kurangnya dukungan di antara para anggota tim proyek
1 4
Risiko kurangnya komitmen
A17 Kurangnya keahlian managerial dan teknis
1 4
A18 Kurangnya pengetahuan anggota tim proyek
2 4
A19 Kurang pengalaman anggota tim dalam proyek
1 4
A20 Kurangnya keahlian project manager
1 4
Risiko kurangnya keahlian
114
Proyek Jardiknas
No. Risiko
Probability Impact
A21 Kurang jelasnya tugas-tugas yang diberikan kepada anggota tim proyek
1 3
Risiko kepegawaian
A22 Kesulitan dalam instalasi hardware
2 4
A23 Kesulitan dalam konversi sistem lama ke sistem baru
1 3
A24 Kurangnya sistem keamanan teknologi
2 3
Risiko kompleksitas teknologi
A25 Kurangnya keterlibatan user
1 4
A26 Kurangnya pemahaman user
2 3
A27 Klien yang tidak puas dengan hasil proyek
1 4
Risiko pengguna
115
Probability Impact
Very Low (1) Low (2) Medium (3) High (4) Very High
(5)
Very High (5)
High (4)
Medium ( 3)
Low (2)
Very Low (1)
Tabel 4. 11 Matrix Berdasarkan Kategori Risiko Ekonomi Proyek Jardiknas
Keterangan:
: Low Risk
: Medium Risk
: High Risk : Risiko ukuran (Size risk) : Risiko Sumber daya (Resource risk)
A4
A2
A3
A5
A6
A7A1
116
Probability
Impact
Very Low (1) Low (2) Medium (3) High (4) Very High
(5)
Very High (5)
High (4)
Medium ( 3)
Low (2)
Very Low (1)
Tabel 4.12 Matrix Berdasarkan Kategori Risiko Organisasi Proyek Jardiknas
Keterangan:
: Low Risk
: Medium Risk
: High Risk
: Risiko luas perubahan yang terjadi (Extent of changes brought) : Risiko intensitas terjadi konflik (Intensity of conflicts)
: Risiko kompleksitas lingkungan (Environmental complexity)
: Risiko Kurangnya komitmen (Lack of commitment )
A8
A10
A9
A12
A15
A11
A13 A14
A16
117
Probability
Impact
Very Low (1)
Low (2) Medium (3) High (4) Very High
(5)
Very High (5)
High (4)
Medium ( 3)
Low (2)
Very Low (1)
Tabel 4. 13 Matrix Berdasarkan Kategori Risiko Teknologi Proyek Jardiknas
Keterangan:
: Low Risk
: Medium Risk
: High Risk : Risiko Kurangnya keahlian (Lack of expertise)
: Risiko Kepegawaian (Staffing risk) : Risiko Kompleksitas Teknologi (Complexity technology) : Risiko Pengguna (User risk)
A18
A19
A20
A17 A21
A24
A23
A26
A27
A25
A22
118
4.6 Pengukuran Risiko Proyek RSJPDHK
Questionare Pengukuran Risiko Proyek RSJPDHK adalah sebagai berikut:
Proyek RSJPDHK
No Risiko Probability Impact
5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 1. Kurangnya analisa
kebutuhan user
X X
2. Kurangnya anggota tim dalam menjalankan proyek
X X
3. Kesalahan estimasi biaya terhadap anggaran proyek
X X
4. Jadwal proyek yang kurang realistis
X X
5. Kurang tersedianya sumber daya material
X X
6. Keterlambatan pengiriman sumber daya material
X X
7. Kerusakan hardware
X X
8. Terjadi perubahan tugas anggota tim
X X
9 Turnover anggota tim dalam proyek
X X
10. Konflik pada anggota tim proyek
X X
11. Lokasi proyek yang kurang mendukung
X X
12. Sulitnya mendapatkan informasi dari klien
X X
119
Proyek RSJPDHK No Risiko
Probability Impact
5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 13. Komunikasi yang tidak
efektif
X X
14. Kurangnya komitmen klien dalam pelaksanaan proyek
X X
15. Kurangnya dukungan project manager dalam pelaksanaan proyek
X X
16. Kurangnya dukungan di antara para anggota tim proyek
X X
17. Kurangnya keahlian managerial dan teknis
X X
18. Kurangnya pengetahuan anggota tim proyek
X X
19. Kurang pengalaman anggota tim dalam pengerjaan proyek
X X
20. Kurangnya keahlian project manager
X X
21. Kurang jelasnya tugas-tugas yang diberikan kepada anggota tim proyek
X X
22. Kesulitan dalam instalasi hardware
X X
23. Kesulitan dalam konversi sistem lama ke sistem baru
X X
24. Kurangnya sistem keamanan teknologi
X X
120
Proyek RSJPDHK No
Risiko
Probability Impact 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1
25. Kurangnya keterlibatan user
X X
26. Kurangya pemahaman user
X X
27. Klien yang tidak puas dengan hasil proyek
X X
Tabel 4.14 Tabel Identifikasi Risiko Pada Proyek RSJPDHK
Pengukuran probabilitas dan dampak pada proyek RSJPDHK
Proyek RSJPDHK
No. Risiko
Probability Impact
B1. Kurangnya analisa kebutuhan user
1 4
B2. Kurangnya anggota tim dalam menjalankan proyek
1 2
B3. Kesalahan estimasi biaya terhadap anggaran proyek
2 4
B4. Jadwal proyek yang kurang realistis
1 4
Risiko ukuran
B5. Kurang tersedianya sumber daya material
1 4
B6. Keterlambatan pengiriman sumber daya material
2 3
B7. Kerusakan hardware
1 3
Risiko sumber daya
B8. Terjadi perubahan tugas anggota tim
1 1
121
Proyek RSJPDHK
No. Risiko
Probability Impact
B9. Turnover anggota tim dalam proyek
1 2
Risiko luas perubahan yang terjadi
B10 Konflik pada anggota tim proyek
2 4
Risiko intensitas terjadi konflik
B11 Lokasi proyek yang kurang mendukung
3 5
B12 Sulitnya mendapatkan informasi dari klien
2 3
B13 Komunikasi yang tidak efektif
1 4
Risiko kompleksitas lingkungan
B14 Kurangnya komitmen klien dalam pelaksanaan proyek
1 5
B15 Kurangnya dukungan project manajer dalam pelaksanaan proyek
1 4
B16
Kurangnya dukungan di antara para anggota tim proyek
1 4
Risiko kurangnya komitmen
B17 Kurangnya keahlian managerial dan teknis
1 4
B18 Kurangnya pengetahuan anggota tim proyek
2 4
B19 Kurang pengalaman anggota tim dalam proyek
1 4
B20 Kurangnya keahlian Project Manager
1 4
Risiko kurangnya keahlian
B21 Kurang jelasnya tugas-tugas yang diberikan kepada anggota tim proyek
1 3
122
Proyek RSJPDHK
No. Risiko
Probability Impact
Risiko kepegawaian
B22 Kesulitan dalam instalasi hardware
2 4
B23 Kesulitan dalam konversi sistem lama ke sistem baru
2 3
B24 Kurangnya Sistem Keamanan Teknologi
2 3
Risiko kompleksitas teknologi
B25 Kurangnya keterlibatan user
1 4
B26 Kurangnya pemahaman user
2 3
B27 Klien yang tidak puas dengan hasil proyek
1 4
Risiko pengguna / user
123
Probability
Impact
Very Low (1) Low (2) Medium (3) High (4) Very High
(5)
Very High (5)
High (4)
Medium ( 3)
Low (2)
Very Low (1)
Tabel 4.15 Matrix Berdasarkan Kategori Risiko Ekonomi Proyek RSJPDHK
Keterangan:
: Low Risk
: Medium Risk
: High Risk : Risiko ukuran (Size risk) : Risiko sumber daya (Resource risk)
B4 B2
B3
B5
B6
B7B1
124
Probability
Impact
Very Low (1) Low (2) Medium (3) High (4) Very High (5)
Very High (5)
High (4)
Medium ( 3)
Low (2)
Very Low (1)
Tabel 4.16 Matrix Berdasarkan Kategori Risiko Organisasi Proyek RSJPDHK
Keterangan:
: Low Risk
: Medium Risk
: High Risk
: Luas perubahan yang terjadi (Extent of changes brought) : Risiko intensitas terjadi konflik (Intensity of conflicts)
: Risiko kompleksitas lingkungan (Environmental complexity)
: Risiko Kurangnya komitmen (Lack of commitment )
B8 B9
B10
B11
B12
B13 B14
B15
B16
125
Probability
Impact
Very Low (1) Low (2) Medium (3) High (4) Very High
(5)
Very High (5)
High (4)
Medium ( 3)
Low (2)
Very Low (1)
Tabel 4. 17 Matrix Berdasarkan Kategori Risiko Teknologi Proyek RSJPDHK
Keterangan:
: Low Risk
: Medium Risk
: High Risk : Risiko Kurangnya keahlian (Lack of expertise)
: Risiko Kepegawaian (Staffing risk) : Risiko Kompleksitas Teknologi (Complexity technology) : Risiko Pengguna (User risk)
B18
B19
B20
B21
B17
B22
B23
B24
B25
B27
B26
126
Probability
Impact
Very Low (1) Low (2) Medium (3) High (4) Very High
(5)
Very High (5)
High (4)
Medium ( 3)
Low (2)
Very Lo w (1)
Tabel 4.18 Matrix Analisis Risiko Qualitative Keseluruhan proyek Jardiknas
Keterangan : :Ukuran (Size risk)
: Sumber daya (Resource risk)
: Luas perubahan yang terjadi (Extent of changes brought)
: Intensitas terjadi konflik (Intensity of conflicts)
: Kompleksitas lingkungan (Environmental complexity)
: Kurangnya komitmen (Lack of commitment )
: Kurangnya keahlian (Lack of expertise)
: Kepegawaian (Staffing risk)
: Kompleksitas Teknologi (Complexity technology)
: Pengguna (User risk)
127
Probability
Impact
Very Low (1) Low (2) Medium (3) High (4) Very High
(5)
Very High (5)
High (4)
Medium ( 3)
Low (2)
Very Lo w (1)
Tabel 4.19 Matrix Analisis Risiko Qualitative Keseluruhan proyek RSJPDHK
Keterangan : :Ukuran (Size risk)
: Sumber daya (Resource risk)
: Luas perubahan yang terjadi (Extent of changes brought)
: Intensitas terjadi konflik (Intensity of conflicts)
: Kompleksitas lingkungan (Environmental complexity)
: Kurangnya komitmen (Lack of commitment )
: Kurangnya keahlian (Lack of expertise)
: Kepegawaian (Staffing risk)
: Kompleksitas Teknologi (Complexity technology)
: Pengguna (User risk)
128
4.7 Pengembangan Tanggapan Terhadap Risiko
Berdasarkan Matrix Analisis Risiko Qualitative , sudah diketahui risiko
yang perlu dimitigasi oleh perusahaan, yaitu risiko yang berada di area yang
berwarna merah (high risk). Sehingga perusahaan menyiapkan rencana untuk
memitigasi di daerah ini, yaitu:
1. Proyek Jardiknas
a. Jadwal yang kurang realistis
Risiko ini tergolong dalam level tinggi disebabkan adanya salah satu
gedung di Jardiknas yang masih direnovasi, oleh karena itu pelaksanaan
instalasi perangkat jaringan menjadi tertunda karena harus menunggu sampai
kondisi lapangan sudah selesai direnovasi. Hal ini mengakibatkan terjadinya
perubahan jadwal dari estimasi awal.
Dalam hal ini respon risiko yang dapat dilakukan adalah mitigasi
risiko dengan melakukan estimasi waktu yang lebih terperinci. Untuk
kondisi bangunan baru yang belum jadi atau bangunan yang masih dalam
tahap renovasi, maka pihak MSI harus melakukan negosiasi terlebih dahulu
dengan pihak kontaktor bangunan mengenai kesiapan lokasinya dan
mengklarifikasi masalah jadwal pelaksanaan proyek dengan klien.
b. Lokasi yang kurang mendukung
Lokasi proyek menentukan saat pelaksanan proyek, dalam pengerjaan
proyek Jardiknas, risiko ini tergolong dalam level tinggi dikarenakan kondisi
lapangan yang menyulitkan tim proyek dalam memasang perangkat jaringan.
Tim proyek harus berhati-hati dalam menentukan lokasi dimana akan
129
dipasang perangkat. Hal ini dapat membawa dampak yang substansial karena
lokasi proyek yang kurang mendukung sehingga dapat menyebabkan suatu
pengerjaan proyek menjadi terhambat bahkan memakan waktu dan biaya
yang lebih besar dari yang diestimasi.
2. Proyek RSJPDHK
a. Lokasi yang kurang mendukung
Lokasi yang kurang mendukung dalam proyek RSJPDHK dapat
menyebabkan tim proyek cukup kesulitan dalam menentukan jalur kabel
saat pelaksanaan proyek terutama karena penarikan kabel tersebut
dilakukan antar gedung dan pemasangan kabel tidak boleh mengganggu
aktivitas kerja rumah sakit.
Hal ini dapat membawa dampak yang substansial karena lokasi
proyek yang kurang mendukung dapat menyebabkan suatu pengerjaan
proyek menjadi terhambat bahkan memakan waktu dan biaya yang lebih
besar dari yang diestimasi.
Respon yang dapat dilakukan dari risiko di atas adalah mitigasi
risiko,pihak MSI harus melakukan survey secara teliti ke lokasi proyek
sebelum melakukan pemasangan perangkat dan estimasi durasi pekerjaan
yang diperlukan harus dibuat dengan mempertimbangkan kemungkinan-
kemungkinan yang dapat mempengaruhi jadwal yang ada