Download - ADMINISTRASI MAHASISWA
ADMINISTRASI ORGANISASI
HERMANFAKULTAS FARMASI UNMUL
LATIHAN KEPEMIMPINAN
II
ADMINISTRASI
Berasal dari bahasa Yunani ‘ad’-minis’-’trare’ yang mempunyai arti pengabdian, pelayanan atau service
Administrasi dalam arti sempit yaitu tata usaha atau office work yang meliputi kegiatan catat mencatat, tulis-menulis, mengetik, korespondensi, kearsipan dan sebagainya.
Administrasi dalam arti luas keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Administrasi umumnya dinisbahkan dengan tata usaha yang berarti segala bentuk pekerjaan dalam kantor meliputi tulis menulis, mengetik, korespodensi (surat-menyurat), kearsipan dan sebagainya
PERSURATAN
SURAT Sarana komunikasi tertulis atau alat untuk mengadakan hubungan dengan orang lain yang menggunakan kertas dan tulisan sebagai medianya.SURAT Alat komunikasi tertulis untuk mengadakan hubungan dengan pihak lain
AKTIVITAS ADMINISTRASI
Klasifikasi DataPencatatan Data Penerimaan DataPengiriman DataPenggandaan DataPengetikan DataPenyimpanan DataPengelolaan Data
UNSUR ADMINISTRASI
Unsur Administra
si
Sekelompok Orang
Kerjasama
Pembagian Tugas
Kegiatan yang runut dalam rangkaian
proses
Adanya Tujuan
JENIS SURAT
Menurut isi dan asalnyaMenurut maksud dan tujuannyaMenurut wujudnyaMenurut sasarannyaMenurut jaminan keamanan isinyaMenurut urgensinyaMenurut cara penyampaiannya
Menurut Isi dan asal
surat
Surat resmi atau Dinas
Surat Pribadi
Surat Niaga
SURAT MENURUT MAKSUD & TUJUAN
1. Surat Lamaran Kerja2. Surat Keputusan3. Surat Perintah4. Surat Permohonan5. Surat Peringatan6. Surat Panggilan7. Surat Penawaran8. Surat Perjanjian9. Surat Pesanan10. Surat Laporan11. Surat Pengantar
SURAT MENURUT WUJUDNYA
Kartu PosSurat BersampulTelegramTeleksFaksimile
SURAT MENURUT SASARAN
SURAT BIASASURAT PENGUMUMANSURAT EDARAN
SURAT MENURUT JAMINAN & KEAMANAN ISI
SURAT BIASASURAT KONFIDENSIL (TERBATAS)SURAT RAHASIASURAT SANGAT RAHASIA
SURAT MENURUT URGENSINYA
SURAT BIASASURAT PENTINGSURAT SANGAT RAHASIA
SURAT MENURUT CARA PENYAMPAIAN
SURAT BIASASURAT KILAT SURAT KILAT KHUSUS
BENTUK-BENTUK TUBUH SURAT
Full block style (bentuk lurus penuh)Block style (bentuk lurus)Semi block style (bentuk setengah lurus)Simple style (bentuk sederhana)Square block style (bentuk persegi)Special Block paragraph ( bentuk alenia
tergantung)Lindiented style (bentuk lekuk)Official style (bentuk resmi dinas
pemerintah)
BAGIAN SURAT
Kepala Surat Nomor surat Tanggal/bulan/tahun Lampiran Hal/perihal Alamat Salam pembuka Isi surat Salam penutup Nama Lembaga Nama TTD Tembusan Inisial
SISTEM PENGARSIPAN ORGANISASI
Arsip adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan juga dapat disimpan dalam media elektronik
MANFAAT ARSIP
Sebagai bahan pemgambilan keputusan Sebagai bahan membuat perencanaan Sebagai bahan penyusun program Sebagai bahan acuan melaksanakan
kegiatan Sebagai bahan evaluasi/laporan Bahan penulisan sejarah
NILAI GUNA ARSIP
Nilai guna administrasi Nilai guna hukum Nilai guna keuangan Nilai guna kebijaksanaan Nilai guna sejarah Nilai guna pelaksana kegiatan
PROSES PENYIMPANAN ARSIP
Memisah-misahkan arsip Meneliti arsip Memasukkan arsip Mengklasifikasikan arsip Mengindeks arsip Menyusun arsip Memfile arsip
PROSEDUR KEGIATAN PENATAAN ARSIP
Penyortiran Retensi Klasifikasi Inventarisasi Indeks Label/etiket Penyimpanan
SISTEM KEARSIPAN YANG BAIK
Mudah dilaksanakan Mudah dimengerti Murah/ekonomi Tidak memakan tempat Mudah dicapai Cocok bagi organisasi Mempernudah pengawasan
PENYEMPURNAAN ADMINISTRASI
SUATU USAHA UNTUK MENERAPKAN IDE BARU DALAM SISTEM ADMINISTRASI, SERTA DENGAN SADAR MEMPERBAIKI SISTEM TERSEBUT BAGI PENCAPAIAN TUJUAN & SASARAN YANG POSITIF
Berdasarkan definisi diatas dapat dipahami bahwa ada 2 faktor sebagai hubungan sebagai hubungan sebab akibat dalam penyempurnaan administrasi. Faktor penyebab yaitu perubahan tujuan, sikap, struktur dan cara organisasi. Faktor akibat yaitu efektivitas organisasi
Berhasilnya penyempurnaan administrasi tergantung dari berapa banyak jumlah orang yang berpartisipasi secara langsung atau tidak langsung dalam proses perubahan yang dilaksanakan
STRATEGI PENYEMPURNAAN ADMINISTRASI
1.Strategi penyempurnaan menyeluruh.Kepemimpinan dan anggota mendukung
2. Strategi penyempurnaan sepotong-sepotong (incremental).Kepemimpinan dan anggota mendukung3.Tidak ada strategi penyempurnaanKepemimpinan dan anggota tidak ada yang mendukung
FILOSOFI PENYEMPURNAAN ADMINISTRASI
1.Perubahan StrukturalPerubahan struktural dan fungsi anggota dalam suatu organisasi mengoptimalkan kebutuhan
2. Perubahan KinerjaMenekankan terhadap kerja sama, membedakan antara hasil dengan upaya yang dilakukan dalam penyempurnaan administrasi, efektivitas dan efisiensi.
FILOSOFI PENYEMPURNAAN ADMINISTRASI
1. Perubahan harus merupakan perbaikan dari keadaan sebelumnya
2. Perbaikan diperoleh dengan upaya yang disengaja dan bukan terjadi secara kebetulan atau tanpa usaha
3. Perbaikan yang terjadi bersifat jangka panjang dan tidak sementara