Administrasi Kesekretariatan UPPKH Kabupaten/ Kota
DISAMPAIKAN PADA DIKLAT OPERATOR PKH 2012
Validasi
Pemutakhiran Data
Verifikasi Fasdik & Faskes3
2
1
dCKP
Pembayaran
Laporan bulanan dan Aset6
5
4
Validasi Calon Peserta PKH
Hanya dilaksanakan sekali selama periode kepesertaan PKH. Dilaksanakan dalam pertemuan awal. Validasi berfungsi untuk mendapatkan informasi terbaru tentang kondisi KSM. Untuk tahap selanjutnya, proses validasi ini disebut dengan pemutakhiran data.
FORMULIR VALIDASI
HAL 2 FORM VALIDASI
HAL 3 FORM VALIDASI
BUKU KONTROL FORM VALIDASI
PROVINSIKABUPATEN/KOTABULAN
TANGGAL TERIMA DARI PT POS
JUMLAH FORM
TANGGAL KIRIM KE PENDAMPING
JUMLAH FORM
TANGGAL TERIMA DARI
PENDAMPING
JUMLAH FORM
OPERATOR PENDAMPING PT POS
1
2
3
4
5
6
7
8
TANDA TANGANNO NAMA PENDAMPING KECAMATAN
PT. POS KE UPPKH KAB/KOTA UPPKH KAB/KOTA KE PENDAMPINGPENDAMPING KE UPPKH
KAB/KOTA
REKAP BUKU KONTROL FORM VALIDASI:::
Pemutakhiran Data
Pemutahiran data adalah perubahan sebagian atau seluruh data awal yang tercatat pada master data base
Pemutakhiran data dilakukan secara rutin jika
terjadi perubahan status peserta PKH.
Perubahan-perubahan tersebut meliputi: – Perubahan tempat tinggal – Kelahiran, kematian, keguguran– Penarikan anak-anak dari program
(kematian, keluar/pindah sekolah dan sebagainya)
Lanjutan…
– Masuknya anak-anak baru ke sekolah– Ibu hamil– Perubahan nama atau dokumen-dokumen– Perubahan nama Ibu/perempuan penerima
PKH (menikah/cerai, meninggal, pindah/bekerja di luar domisili)
– Perubahan fasilitas kesehatan yang diakses– Perubahan fasilitas pendidikan yang diakses– Hal-hal lain yang ditentukan kemudian
Setiap perubahan data peserta PKH Pendamping wajib menyertakan bukti fisik berupa form pemutakhiran.
Blangko Formulir Pemutakhiran
Contoh :Pemutakhiran data
• Pendamping wajib memiliki database peserta PKH dampingannya. Operator wajib memastikan hal ini. Database pendamping bisa berupa fotocopy form pemutakhiran atau Rekap Data RTSM peserta PKH dampingannya
Form Kontrol Pemutakhiran
PROVINSIKABUPATEN/KOTABULAN
TANGGAL TERIMA DARI PT POS
JUMLAH FORMTANGGAL KIRIM KE
PENDAMPINGJUMLAH FORM
TANGGAL TERIMA DARI PENDAMPING
JUMLAH FORM OPERATOR PENDAMPING PT POS
1
2
3
4
5
6
7
8
KET : JIKA FORM DI CETAK DI UPPKH KABUPATEN KOTA MAKA KOLOM PT POS KE UPPKH KABUPATEN KOTA TIDAK BERLAKU BEGITU PULA DENGAN FORM TANDATANGAN PT POS
NOPT. POS KE UPPKH KAB/KOTA UPPKH KAB/KOTA KE PENDAMPING PENDAMPING KE UPPKH KAB/KOTA TANDA TANGAN
NAMA PENDAMPING KECAMATAN
REKAP BUKU KONTROL FORM PEMUTAKHIRAN:::
Verifikasi Pendidikan
• Verifikasi Pendidikan adalah pencatatan kehadiran peserta PKH kategori anak SD dan SMP ke fasilitas pendidikan. Hal ini dilakukan untuk memastikan peserta PKH selain menerima haknya berupa bantuan tunai bersyarat juga melakukan kewajibannya hadir dikelas/lembaga pendidikan baik formal (SD/MI/Sederajat dan SMP/MTs/Sederajat) dan non formal (Paket A, Paket B, SLB, PKBM, Rumah Singgah, dll) minimal 85% dari hari belajar efektif setiap bulan
Alur Verdik1. Formulir Verifikasi dicetak dan dikirimkan melalui PT
POS ke UPPKH Kab/Kota. Operator melakukan pencatatan berupa Berita Acara Serah Terima Formulir
2. Bagikan form tersebut pada Pendamping bersangkutan. Operator melakukan pencatatan dalam Lembar Kendali Verifikasi
3. Pendamping Mengisi formulir Verifikasi berdasarkan daftar hadir atau absensi dari service Provider dan meminta pengesahan dari service provider
4. Form verifikasi dikirimkan ke UPPKH Kab/kota kemudian UPPKH Kab/Kota mengirimkan form verifikasi ke UPPKH Provinsi
FORM VERIFIKASI PENDIDIKAN
REKAP KONTROL FORM VERIFIKASI PENDIDIKAN
PROVINSI :KABUPATEN/KOTA :BULAN :
TANGGAL TERIMA DARI PT POS
JUMLAH FORM
TANGGAL KIRIM KE PENDAMPING
JUMLAH FORM
TANGGAL TERIMA DARI PENDAMPING
JUMLAH FORM
TANGGAL KIRIM KE PT POS UNTUK UPPKH PROVINSI
JUMLAH FORM
OPERATOR PENDAMPING PT POS
1
2
3
4
5
6
7
8
NOPT. POS KE UPPKH KAB/KOTA UPPKH KAB/KOTA KE PENDAMPING PENDAMPING KE UPPKH KAB/KOTA TANDA TANGANUPPKH KAB/KOTA
NAMA PENDAMPING
KECAMATAN
REKAP BUKU KONTROL FORM VERIFIKASI PENDIDIKAN
Verifikasi KESEHATAN
• Pencatatan kunjungan peserta PKH kategori ibu hamil dan Balita ke fasilitas kesehatan, hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa peserta PKH selain mendapatkan haknya berupa bantuan tunai bersyarat , juga menjalankan kewajibannya mengunjungi fasilitas kesehatan.
Alur VerKES1. Formulir Verifikasi dicetak dan dikirimkan melalui PT
POS ke UPPKH Kab/Kota. Operator melakukan pencatatan berupa Berita Acara Serah Terima Formulir
2. Bagikan form tersebut pada Pendamping bersangkutan. Operator melakukan pencatatan dalam Lembar Kendali Verifikasi
3. Pendamping Mengisi formulir Verifikasi berdasarkan daftar hadir atau absensi dari service Provider dan meminta pengesahan dari service provider
4. Form verifikasi dikirimkan ke UPPKH Kab/kota kemudian UPPKH Kab/Kota mengirimkan form verifikasi ke UPPKH Provinsi
Form Verifikasi Kesehatan
REKAP KONTROL FORM VERIFIKASI KESEHATAN
PROVINSI :KABUPATEN/KOTA :BULAN :
TANGGAL TERIMA DARI PT POS
JUMLAH FORM
TANGGAL KIRIM KE PENDAMPING
JUMLAH FORM
TANGGAL TERIMA DARI PENDAMPING
JUMLAH FORM
TANGGAL KIRIM KE PT POS UNTUK UPPKH PROVINSI
JUMLAH FORM
OPERATOR PENDAMPING PT POS
1
2
3
4
5
6
7
8
NOPT. POS KE UPPKH KAB/KOTA UPPKH KAB/KOTA KE PENDAMPING PENDAMPING KE UPPKH KAB/KOTA TANDA TANGANUPPKH KAB/KOTA
NAMA PENDAMPING
KECAMATAN
REKAP BUKU KONTROL FORM VERIFIKASI KESEHATAN
CKP dan Rekapitulasi CKP Ceklist Kegiatan Pendamping merupakan pencatatan
kegiatan pendamping dalam 1 minggu. Operator wajib melakukan entry CKP dalam aplikasi
PKH. CKP direkap oleh operator setiap bulan untuk
dilaporkan pada Ketua UPPKH Kab/Kota, UPPKH Provinsi dan Korwil.
FORMULIR CKP
Formulir CKP TERISI
BUKU FORM KONTROL FORM CKPPROVINSIKABUPATEN/KOTABULAN
TANGGAL TERIMA DARI PENDAMPING
JUMLAH FORM OPERATOR PENDAMPING
1
2
3
4
5
6
7
8
TANDA TANGANPENDAMPING KE UPPKH KAB/KOTA
REKAP BUKU KONTROL FORM CKP
NAMA PENDAMPING KECAMATANNO
DAFTAR KONTROL PENYALURAN BANTUAN PKH PER DESA
NO No Rek No PKH
Nama Alokasi Bantuan
Realisasi Bantuan
Selisih TandaTangan/cap jempol
Saldo Keterangan
Tempat Slip Penarikan
Ket:-Kolom realisasi bantuan untuk wesel/cash diisi dengan nilai yang diterima oleh peserta - Kolom realisasi bantuan untuk Giro diisi dengan nilai yang masuk pada rekening peserta
Laporan Bulanan Operator dan Pendamping
Wajib dibuat sebagai bentuk pertanggung-jawaban pelaksanaan tugas operator dan Pendamping.
Laporan Pendamping diserahkan kepada Operator dan kemudian setelah terkumpul diserahkan ke Ketua UPPKH Kab/Kota, UPPKH Propinsi dan Korwil
Laporan Operator diserahkan pada Ketua UPPKH Kab/Kota, UPPKH Propinsi dan Korwil.
Pada akhir tahun, operator wajib menyusun laporan bulan Desember dan Laporan Akhir Tahun.
BUKU KONTROL LAPORAN BULANAN
PROVINSIKABUPATEN/KOTABULAN
TANGGAL TERIMA DARI PENDAMPING
BULAN OPERATOR PENDAMPING
1
2
3
4
5
6
7
8
TANDA TANGANPENDAMPING KE UPPKH KAB/KOTA
REKAP BUKU KONTROL LAPORAN BULANAN
NAMA PENDAMPING KECAMATANNO
BUKU KONTROL ASET BARANG
PUSAT APBD BAIK RUSAKGenset Starke 6,5 1 1Workstationa. CPU ThinkCenter 7 7b. Monitor Lenovo 7 7UPS APC 8 8Router Catalyst 2960 Series 1 1Switching Cisco 2900 Series 1 1Printer Hp LaserJet P2035n 1 1Toner HP 05A 3 3VoIP Linksys 1 1Meja & Kursi Grace & Rakuda 7 5 2Filling Cabinet VIP 1 1Meja Kerja VIP 3 2 1Kursi Fukuda 3 2 1Kamera Digital BenQ 1 1Kipas Angin Maspion 1 1
SPESIFIKASI / MERK JUMLAHSUMBER DANA KONDISI
KETERANGAN
TANGGAL :
1
Sekretariat Kab/Kota 2013
KECAMATAN A 2013
CONTOH REKAP BUKU KONTROL ASET BARANG
NO LOKASI ALOKASI TAHUN JENIS
Berita Acara Serah Terima
Lanjutan…
Absensi kehadiran Operator
Setiap ketidakhadiran operator harus disertai dengan surat ijin tertulis.
TERIMA KASIH