Download - 3. KESADARAN MUTU
SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008
1
MUTU
Definition of Quality DEFINISI KUALITASKeseluruhan gambaran dan karakteristik suatu barang atau jasa yang berkaitan dengan kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan yang dinyatakan secara langsung (tersurat) maupun tidak langsung (tersirat).
2
MUTU
Philip. B. Crosby:Mutu: Derajat dipenuhinya persyaratan yg ditentukan. Mutu: Kesesuaian terhadap kebutuhan, bila mutu rendah merupakan hasil dari ketidak sesuaian. Suatu produk atau pelayanan yang sesuai dgn segala spesifikasinya akan dikatakan bermutu, apapun bentuk produknya. Mutu harus dapat dicapai, dapat diukur, dapat memberi keuntungan & untuk mencapainya diperlukan kerja keras. Suatu sistem yang berorientasi pada peningkatan mutu akan dapat mencegah kesalahan kesalahan dalam penilaian. Kata kunci mutu:Kerjakan sesuatu dgn benar sejak awal dan kerjakan tugas yg benar dengan baik. 3
MUTU
Yoseph M. Juran dengan Konsep Trilogi mutu
Dan mengidentifikasinnya dalam tiga kegiatan: Perencanaan mutu meliputi: siapa pelanggan, apa kebutuhannya, meningkatkan produk sesuai kebutuhan, dan merencanakan proses utk suatu produksi. Pengendalian mutu: mengevaluasi kinerja utk mengidentifikasi perbedaan antara kinerja aktual dan tujuan. Peningkatan mutu: membentuk infrastruktur dan team utk melaksanankan peningkatan mutu. Setiap kegiatan dijabarkan dalam langkah-langkah yang semuanya mengacu pada upaya peningkatan mutu4
MUTU
APLIKASI KONSEP MUTUPersamaan yang bisa dipetik dari teori-teori tersebut dapat disimak sbb: 1. Mutu dapat didefinisikan dan diukur, 2. Mutu itu dinamis 3. Mutu melibatkan kompetisi tanpa batas. Crosby menyatakan mutu itu bebas, bukan pemberian. Mutu dan biaya berjalan dan berkaitan erat. 4. Mutu harus dilakukan dengan mengerjakan sesuatu yang benar dengan cara benar pula. 5. Mutu berhubungan dengan hasil, fokus dari semua usaha adalah utuk memperoleh hasil. Dalam pekerjaan banyak orang dibingungkanbagaimana menemukan sesuatu untuk dikerjakan, karena kurang memahami esensi mutu dan kaitannya dengan pekerjaan.
5
MUTU
APLIKASI KONSEP MUTU6. Perhatian utama semestinya dicurahkan pada apa yang telah dicapai bukan apa yang sudah dikerjakan. Peter Druker mendukung pendapat ini dengan pernyataannya Mutu suatu produk atau pelayanan bukan apa yang diberikan, tetapi apa yang diperoleh oleh pelanggan dan pantas untuk dibayar . Pendekatan ini juga berorientasi pada hasil. 7. Mutu menjadi tanggung jawab setiap orang. Sikap dan pandangan bahwa setiap anggota adalah perusahaan itu sendiri harus berlaku. Mutu adalah urusan dan kepentingan setiap orang. Komitmen harus dimulai dari stakeholders dan merasuk pada sistem dalam organisai.6
MUTU
APLIKASI KONSEP MUTU8. Mutu menjadi tanggung jawab setiap orang. Sikap dan pandangan bahwa setiap anggota adalah perusahaan itu sendiri harus berlaku. Mutu adalah urusan dan kepentingan setiap orang. Komitmen harus dimulai dari stakeholders dan merasuk pada sistem dalam organisai. 9. Mutu dan biaya sangat terkait, peningkatan mutu dapat menjadi kunci untuk mengendalikan pengeluaran dan peningkatan revenue, tetapi proses dari peningkatan mutu itu sendiri dapat memberikan kerugian yang hebat bila tidak dikontrol atau bila organisasi meningkatkan proses yang salah .7
MUTU
APLIKASI KONSEP MUTU10. Mutu dan kinerja merupakan kata sinonim atau mempunyai makna yang hampir sama. Garvin mendefinisikan kinerja merupakan karakteristik operasional utama dari suatu produk pelayanan. Apa yang terjadi dalam pelayanan pelanggan adalah kurangnya pengertian terhadap arti mutu dalam setiap kegiatannya.
8
MUTU
JAMINAN MUTU
Secara umum, penjaminan mutu merupakan proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga konsumen, produsen dan pihak lain yang berkepentingan memperoleh kepuasan. Dalam perkembangannya sekarang istilah kepuasan lebih diartikan sebagai manfaat, karena apabila kepuasan tidak selalu bermanfaat namun manfaat diharapkan dapat mendatangkan kepuasan.
9
PENGERTIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
Sistem : Sekumpulan dari elemen elemen yang saling terkait atau interaksi antar sumber daya untuk mengubah masukan menjadi keluaran Sistem Manajemen : Sistem untuk menetapkan kebijakan dan sasaran serta untuk mencapai sasaran tersebut
10
PENGERTIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
Bagian dari Sistem Manajemen yang Meliputi struktur Organisasi, Kegiatan, Perencanaan, Tanggungn Jawab, Praktek, Prosedur, Proses, dan Sumber daya untuk mengembangkan menerapkan, mencapai, mengkaji dan memelihara Mutu
11
PENGERTIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
Prinsip Manajemen Mutu (Masaake Imae 1971) yang menjadi acuan dalam standar ISO 9001. Sepuluh prinsip sbb : 1. Terapkan PDCA dalam Setiap Tindakan 2. Kendalikan kegiatan sejak awal 3. Jangan menyalahkan orang lain 4. Bertindak berdasarkan prinsip prioritas 5. Proses berikutnya adalah Pelanggan 6. Setiap Tindakan Perbaikan Diikuti Pencegahan 7. Berbicara berdasarkan Data 8. Perbaikan Diawali dengan Penetapan Sasaran 9. Market in Concept 10. Biasakan Mencatat, Membuat Prosedur dan Menetapkan Standar
12
SMM ISO 9001:2008
Apakah ISO . ? International Organization for Standardization Suatu Lembaga Internasional yang terdiri dari berbagai organisasi standar nasional lebih dari 120 negara. Sekretariat ISO bertempat di Jenewa , Swiss. Untuk membantu dan mempromosikan Standar Internasional seperti apa yang diinginkan pasar.
13
SMM ISO 9001:2008
SISTEM PENILAIAN KESESUAIANKOMITE AKREDITASI NASIONAL
A K R E D I T A S I
LSSM/ LSSML/ LSHACCP/
LS Prod
LS Personnel
LAB.UJI / KALIBRASI
LEMBAGA INSPEKSI
SERTIFIKASI
DUNIA USAHA / ORGANISASI14
SMM ISO 9001:2008
SEJARAH PERUBAHAN of ISO 9001
Consistancy
ISO 9001 :87
ISO 9001 :94
ISO 9001 :2000&2008
15
SMM ISO 9001:2008
PRINSIP DASAR ISO 9001
16
SMM ISO 9001:2008
CUSTOMER SATISFACTION KEPUASAN PELANGGANF S= HS : Customer Satisfaction (Kepuasan Pelanggan) F : What customers fill (Apa Pelanggan Rasakan) H : What customer hope (Apa Pelanggan Harapkan)17
SMM ISO 9001:2008
Siapa Customer anda ?External Customer Internal Customer Yang menerima output dari proses anda (next process is your customer)18
Pembeli Pengguna Pembuat Keputusan Investor
SMM ISO 9001:2008
ISO 9001 Standard Sistem Manajemen Mutu Dikenal secara Internasional Termasuk seluruh aspek manajemen Siap untuk digunakan dalam kualitas system Dapat dipakai diberbagai jenis usaha Dapat untuk diaplikasikan19
SMM ISO 9001:2008
Strukur ISO 9001 :20080 1 2 3 4 5 6 7 8 Pengenalan Skup Penjelasan Umum Definisi Sistem Manajemen Mutu Tanggungjawab Manajemen Manajemen Sumber Daya Realisasi Produk Pengukuran, Analisa dan Perbaikan
20
SMM ISO 9001:2008
YANG HARUS DICANTUMKAN KE DALAM PROSEDUR ISO 9001 :20081 2 3 4 5 6 Pengendalian Dokumen (4.2.3) Pengendalian Catatan Mutu (4.2.4) Audit Internal (8.2.2) Pengendalian Produk Tak Berkesesuaian (8.3) Tindakan Koreksi (8.5.2) Tindakan pencegahan (8.5.3)
21
SMM ISO 9001:2008
HIRARKI SISTEM MANAJEMEN MUTUQuality Manual Procedure Job/Work Instructions Form Records Documents Books FilesContracts Marketing Sales Finance Design Deveolpment Purchasing Materials Management Stores Despatch Production Installation Servicing Quality Assurance Quality Control Personnel Training
22
SMM ISO 9001:2008
MANFAAT ISO 9001:2008 BAGI PERUSAHAAN DAN PEGAWAI
23
SMM ISO 9001:2008
Manfaat Diterapkannya ISO 9001Internalj Memiliki Standard Operational Procedure (SOP) j Meningkatnya sistem kerja menjadi lebih baik dan konsisten j Peningkatan efektifitas dan efesiensi j Sebagai alat untuk melaksankan Perbaikan Berkelanjutan24
SMM ISO 9001:2008
Manfaat Diterapkannya ISO 9001Eksternal Meningkatnya kepercayaan dan kepuasan
pelanggan dengan penggaransian dalam Manajemen Mutu. Meningkatkanimageorganisasi Meningkatnya kompetensi perusahaan
dibandingkan dengan perusahaan / organisasi25
SMM ISO 9001:2008
HASIL SURVEY KEUNTUNGAN INTERNAL ISO-9001 97,4% Perbaiki Dokumentasi 91,0% Perbaikan Proses 89,7% Perbaiki komunikasi antar Unit 85,9% Lebih Fokus Pelanggan 79,5% Kurangi proses Pekerjaan Ulang 78,2% Produktifiktas meningkat 14,1% Perbaikan aspek lainnya
Source : Survey Prima Inti Mutu Andalan & Center for Standardization (PUSTAN),1997
26
SMM ISO 9001:2008
HASIL SURVEY KEUNTUNGAN EKSTERNAL ISO-9001 89,7% Lebih memperhatiakn pada produk / jasa berkualitas 88,5% Peningkatan kepuasan pelanggan 88,5% Realisasi sebagai alat promosi 84,6% Mengurangi komplain pelanggan 59,0% Peningkatan Pangsa Pasar 56,4% Peningkatan keuntungan 47,4% Peningkatan Pangsa Pasar Ekspor 5,1% Keuntungan EksternalSource : Survey Prima Inti Mutu Andalan & Center for Standardization (PUSTAN)
27
SMM ISO 9001:2008
KAPAN PELAKSANAAN ISO 9001:2008 ???
28
SMM ISO 9001:2008
SUDAH SAATNYA SAAT INI !!!29
IMPLEMENTASI SMM ISO 9001:2008
BAGAIMANA MENERAPKAN ISO 9001:2008 DI PERUSAHAAN ?
30
IMPLEMENTASI SMM ISO 9001:2008
LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN ISO 9001Penetapan komitmen menajemen puncak Pembentukan Tim ISO 9001 Pelatihan kesadaran mutu dan dokumentasi Identifikasi proses bisnis Disain sistem dan pendokumentasian Penerapan
31
IMPLEMENTASI SMM ISO 9001:2008
LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN ISO 9001Pelatihan Audit Mutu Internal Pelaksanaan Audit Mutu Internal Tinjauan Manajemen Sertifikasi
32
IMPLEMENTASI SMM ISO 9001:2008
KUNCI untuk PENERAPAN ISO 90011. Tanggung Jawab Manajemen Komitmen Kepemimpinan Didorongnya dari Management untuk memperdayakan Komunikasikan antara Manajemen dengan Pegawai 2. Pengetahuan tentang ISO 9001 Implementasikan Training Kualitas disetiap level33
IMPLEMENTASI SMM ISO 9001:2008
KUNCI untuk PENERAPAN ISO 90013. Alokasi Sumber Daya Tetapkan siapa yang akan menjadi Wakil Manajemen Tetapkan Siapa yang akan menjadi Dokumen Kontrol Tetapkan Siapa yang akan menjadi Auditor Mutu Internal Alokasikan Sumber daya seperti pegawai, waktu. Biaya, dan peralatan
34
IMPLEMENTASI SMM ISO 9001:2008
KUNCI untuk PENERAPAN ISO 90014. Dokumentasi dan Penerapan yang BenarBuat efesien,efektif, fleksibel, dan mudah diimplementasikan) Desain Sistem Mutu yang mudah didaptasi dan disertifikasi) Gunakan bahasa untuk mempermudah perbaikan)
35
IMPLEMENTASI SMM ISO 9001:2008
KUNCI untuk PENERAPAN ISO 90015. Penerapan Sistematis Menjamin seluruh kegiatan operasi telah terlibat. Menggambarkan keterkaitan proses antara fungsi organisasi. Melakukan uji coba dari sistem mutu yang telah dibuat.
6. Human Factors Kesadaran, Kemauan, Kemampuan, Disiplin, Kerjasama Team, Komunikasi, Proaktif.
36
IMPLEMENTASI SMM ISO 9001:2008
HAMBATAN DALAM IMPLEMENTASI ISO-9001 80,8% Budaya Kerja 66,7% Interprestasi Standar yang berbeda 65,4% Membutuhkan waktu untuk tahap dokumentasi 53,8% Keterbatasan SDM 50,0% Koordinasi antar Unit 41,0% kurangnya Agen Kalibrasi Nasional 39,7% Peralatan Kalibrasi 30,8% Kurangnya Komitmen Manajemen 24,4% Alokasi Dana 19,2% Kompetensi konsultan dalam komunikasi 2,6 % Hambatan lain37
Source : Survey Prima Inti Mutu Andalan & Center for Standardization (PUSTAN)
IMPLEMENTASI SMM ISO 9001:2008
KUNCI SUKSES IMPLEMENTASI ISO-9001 Menunjukan Komitmen Manajemen Sebarluaskan Kesadaran ISO 9001 keseluruh Manajemen Tunjuk Wakil Manajemen yang antusiastik dan energik Tunjuk gen perubahan pada setiap tim/ divisi Pelatihan Dokumentasi kesetiap tim/divisi Dokumentasikan sistem saat ini Libatkan pegawai dalam pendokumentasian sistem Sebarkan semangat ISO 9001 melalui upacara kecil Lakukan Internal audit sebanyak mungkin
Source : Survey Prima Inti Mutu Andalan & Center for Standardization (PUSTAN)
38
SERTIFIKASI SMM ISO 9001:2008
LANGKAH-LANGKAH SERTIFIKASIAplikasi untuk sertifikasi Audit awal Audit Akhir dengan jangka waktu 2 sampai 3 hari Tindakan koreksi oleh perusahaan Pemberian sertifikat Audit sekali dalam 6 bulan atau setahun oleh Badan Sertifikasi
39
SERTIFIKASI SMM ISO 9001:2008
BAGAN ALIR PROSES PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008
PELATIHAN/ PEMAHAMAN ISO 9001:2008
PEMBUATAN DOKUMENTASI ISO 9001:2008
PENERAPAN DI PERUSAHAAN DAN SOSIALISASI
AUDIT INTERNAL
TIDAK
SESUAI
YA
A 40
SERTIFIKASI SMM ISO 9001:2008
A
APLIKASI KE LEMBAGA SERTIFIKASI SISTEM MUTU
AUDIT KECUKUPAN
PERBAIKI
APAKAH SESUAI DENGAN ISO 9001 ?YA
TIDAK
AUDIT KESESUAIAN/ AUDIT LAPANG
B
41
SERTIFIKASI SMM ISO 9001:2008B
KESALAHAN MAYOR/ KUNJUNGAN TINDAK LANJUTTIDAK
KESALAHAN MINOR/ PERBAIKI
APAKAH SESUAI ?
TIDAK
YA
REKOMENDASI TIM ASESOR KE PANEL
PEMBERIAN /PENOLAKAN SERTIFIKAT
PENGAWASAN (DITERUSKAN/DICABUT/DIBATALKAN)
42
TERIMA KASIH ATAS PERHATIANNYA
43