1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentangInformasi dan Transaksi Elektronik (ITE).

2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentangKeterbukaan Informasi Publik dan peraturan pelaksanaannya.

3. Undanq-undanq Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentangPelayanan Publik.

4. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentangKesehatan.

5. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentanqRumah Sakit.

a. bahwa berdasarkan UU No. 14 tahun 2008 tentang KeterbukaanInformasi Publik (KIP) setiap 8adan Publik wajib menyediakan danmenginformasikan kegiatannya.

b. 8ahwa setiap Rumah Sakit sebagai badan publik mempunyaikewajiban memberikan informasi yang benar tentang pelayananrumah sakit kepada masyarakat.

c. bahwa RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang wajib menyediakan,mengumpulkan, mendokumentasikan dan menyampaikan informasitentang kegiatan dan produk unit kerjanya secara akurat dan tidakmenyesatkan.

d. bahwa sebagaimana pertimbangan sebagaimana dimaksud padahuruf a, b, dan c dengan baik di RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang,diperlukan pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasiditetapkan dengan Surat Keputusan Direktur Utama RSJ Prof. Dr.Soerojo Magelang.

DIREKTUR UTAMA,

DIREKTUR UTAMA RSJ PROF. Dr. SOEROJO MAGELANG,

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

TENTANG

PEDOMAN PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI

RUMAH SAKIT JIWA PROF. Dr. SOEROJO MAGELANG

KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMANOMOR:HK.01.07/XXVI.31 c8Sl>/2017

Mengingat

Menimbang

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIADIREKTORAT lENDERAL PELAYANAN KESEHATANRUMAH SAKIT JIWA PROF. Dr. SOEROJO MAGELANGJalan Jenderal Ahmad Yani 169 Magelang Kode Pos 56115 Tromol Pos 5

Telepon (0293) 363601, Faksimile (0293) 365183Website: www.rsfsoerolo.co.td Email: admin@rs1soerojo.co.id

../

Ditetapkandi MAGELANGPada tanggall9 Juni 2017

MEMUTUSKAN

Menetapkan KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA TENTANG PEDOMANPENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI RUMAH SAKITJIWA PROF. DR. SOEROJOMAGELANG

Kesatu Memberlakukan Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi diRumah Sakit Jiwa Prof. Dr. Soerojo Magelang sebagaimana terlampirdalam Lampiran 1 yang merupakan bagian tak terpisahkan darikeputusan ini.

Kedua Pedoman sebagaimana dim...ksud pada Diktum Kesatu untuk digunakansebagai dasar dan acuan melakukan kegiatan Pengelolaan Informasldan Dokumentasi di RumahSakit Jiwa Prof. Dr. SoerojoMagelang.

Ketiga Klasifikasi Informasi PublikRumahSakit Jiwa Prof. Dr. SoerojoMagelangsebagaimana terlampir dalam lampiran II yang merupakan bagian takterpisahkan dari keputusan ini.

--Keempat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila

dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini, akan diubahdan diatur kembali sebagaimanamestinya.

6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 74 Tahun 2012tentang perubahan atas Peraturan Pemerintah Republik IndonesiaNomor 23 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan BadanLayananUmum.

7. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor253/MENKES/PER/III/2008tentang Organisasi dan Tata Kerja RSJProf. Dr. Soerojo Magelang.

8. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1 Tahun 2015 tentang DaftarInformasi Yang Dikecualikandi LingkunganKementerianKesehatan

9. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor1625/MENKES/SKNII/2011 tentang Pejabat Pengelola Informasidan Dokumentasidi LingkunganKementerianKesehatan.

·-

: Keputusan Direktur Utama tentang Pedoman Pengelolaan Informasi danDokumentasi Rumah Sakit Jiwa Prof. Dr. Soerojo Magelang

: HK.01.07/XXVI.3/0%SO/2017: \~ Juni 2017

NomorTanggal

Lampiran

BAB VI PENUTUP 18

LAMPIRAN

BAB V PELAPORAN 17.

BAB IV PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI

4.1. Organisasi dan Tugas 15

4.2. Mekanisme Penyelesaian Sengketa Informasi 15

BAB III MEKANISME PENGUMPULAN, PENGKLASIFIKASIAN,

PENOOKUMENTASIAN, DAN PELAYANAN INFORMASI 8

3.1. Pengumpulan Informasi ,'.......................................................... 8

3.2. Pengklasifikasi Informasi 9

3.3. Pendokumentasian Informasi 11

3.4. Pelayanan Informasi 12

BAB II STRUKTUR ORGANISASI PELAYANAN INFORMASI 5

2.1. Atasan PPIO Pelaksana 5

2.2. Koordinator PPIO Pelaksana 5

2.3. PPIO Pelaksana 6

2.4. Sekretaris PPIO Pelaksana 6

2.5. Koordinator Pelayanan Informasi 6

2.6. Petugas Informasi 7

BAB I PENOAHULUAN 11.1. Latar Belakang 1

1.2. Maksud dan Tujuan .. 1

1.3. Ruang Lingkup 2

1.4. Oasar Penyusunan 2

1.5. Pengertian... 2

Halaman Judul .

Oaftar Isi......................................................................................................................... ii

DAFTAR lSI

1

1.2. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud

Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di lingkungan RSJ Prof. Dr.

Soerojo Magelang dimaksudkan sebagai acuan bagi Pejabat Peng.elola Informasi

dan Dokumentasi serta unit terkait dalam penyediaan, pengumpulan,

1.1. LATAR BELAKANG

Ditetapkannya UU No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik bertujuan

untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dan bertanggung jawab (good

governance) melalui penerapan prinsip-prinsip akuntabilitas, transparansi dan supremasi

hukum serta melibatkan partisipasi masyarakat dalam setiap proses kebijakan publik.

Dalam proses keterlibatan masyarakat perlu diakomodasikan dengan cara

mempermudah jaminan akses informasi publik berdasarkan pedoman pengelolaan

informsi dan dokumentasi. Dalam kaitan ini, pengelolaan informasi dan dokumentasi

publik dihaarapkan tidak sampai mengganggu prisip kehati-hatian dalam menjaga

kelangsungan kehidupan berbangsa dan bernegara untuk kepentingan yang lebih luas.

Penerapan prinsip-prinsip good governance ini pada dasarnya sangat tergantung pada

persiapan berbagai Unit Pelaksana Teknis Direktorat Jenderal Pelayanan Kesehatan

pada Kementerian Kesehatan, yakni dengan diterbitkannya Keputusan Menteri

Kesehatan Republik Indonesia Nomor 162S/MENKES/SKNII/2011 tentang Pejabat

Pengelola Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Kesehatan.

Sebagai salah satu badan publik, RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang senantiasa

memberikan pelayanan kesehatan berkualitas dan terjangkau dituntut untuk mampu

memberikan dan mengelola informasi dan dokumentasi bagi masyarakat.

Untuk itu, sebagai upaya menyamakan persepsi dalam menciptakan dan menjamin

kelancaran dalam pelayanan informasi publik, maka disusun Pedoman Pengelolaan

Informasi dan Dokumentasi di lingkungan RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang.

BABI

PENDAHULUAN

PEDOMAN PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID)

01 RSJ PROF. Dr. SOEROJO

2

1.5. PENGERTIAN

Dalam pedoman umum ini yang dimaksud dengan :

1. Akses lnforrnasi. adalah kemudahan yang diberikan kepada seseorang atau

masyarakat untuk memperoleh informasi publik yang dibutuhkan.

2. Akuntabilitas adalah perwujudan kewajiban setiap unit kerja yang ada di RSJ Prof.

Dr. Soerojo Magelang untuk mempertanggungjawabkan pengelolaan sumber daya

dan pelaksanaan kebijakan yang dipercayakan kepadanya dalam rangka

1.4. DASAR PENYUSUNAN

Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi ini disusun berdasarkan :

1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan

Peraturan Pelaksanaannya.

2. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

1625/MENKES/SKNII/2011 tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

di Lingkungan Kementerian Kesehatan.

1.3. RUANG LlNGKUP

Pedoman Pengelola Informasi dan Dokumentasi ini meliputi penjelasan mengenai

penyediaan, pengumpulan, pengklasifikasian, pendokumentasian, dan pelayanan

informasi di lingkungan RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang.

pendokumentasian dan pelayanan informasi serta penetapan Pejabat Pengelola

Informasi dan Dokumentasi.

2. Tujuan

a. Masing-masing unit kerja di RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang mampu

menyediakan, mengumpulkan, mendokumentasikan dan menyampaikan

informasi tentang kegiatan dan produk unit kerjanya secara akurat dan tidak

menyesatkan;

b. Unit kerja di RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang mampu menyediakan,

mengumpulkan, mendokumentasikan dan menyampaikan bahan dan produk

informasi secara cepat dan tepat waktu;

c. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang

mampu memberikan pelayanan ihformasi secara cepat dan tepat waktu dengan

biaya ringan dan cara sederhana.

3

pencapaian tujuan yang telah ditetapkan melalui media pertanggungjawaban

berupa laporan akuntabilitasa kinerja secara periodik.

3. Dokumen adalah data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima

oleh unit kerja di RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang dalam rangka pelaksanaan

kegiatannya, baik tertulis diatas kertas atau sarana lainnya maupun terekam dalam

bentuk apapun, yang dapat dilihat, dibaca atau didengar.

4. Dokumentasi adalah kegiatan penyimpanan data, catatan dan/atau keterangan

yang dibuat dan/atau diterima oleh unit kerja yang ada di RSJ Prof. Dr. Soerojo

Magelang.

5. Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang

mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang

dapat dilihat, didengar, dan dibaca, yang disajikan dalam berbagai kemasan dan

format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara

elektronik atau non-elektronik.

6. Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim,

dan/atau diterlrna oleh unit kerja yang ada di RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang yang

berkaitan dengan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggaraan RSJ Prof.

Dr. Soerojo Magelang, sesuai dengan UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik serta Informasi lain yang berkaitan dengan

kepentingan publik.

7. Klasifikasi adalah pengelompokan informasi dan dokumentasi secara sistematis

berdasarkan tugas pokok dan fungsi organisasi serta kategori informasi.

8. Pelayanan informasi adalah jasa yang diberikan oleh RSJ Prof. Dr. Soerojo

Magelang kepada masyarakat pengguna informasi.

9. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah Pejabat yang

bertanggung jawab dibidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan,

dan/atau pelayanan informasi di RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang (dengan demikian

PPID bertanggung jawab untuk merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan,

mengawasi, dan mengevaluasi penyelenggaraan kegiatan pengelolaan dan

pelayanan publik).

10. Struktur Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di RSJ Prof. Dr.

Soerojo Magelang terdiri dari Atasan PPID Pelaksana (Direktur Utama), Koordinator

Pelaksana : Direktur SDM dan Pendidikan, Direktur Medik dan Keperawatan dan

Direktur Keuangan dan Administrasi Umum, Ketua Komite Etik dan Hukum,

4

Sekretaris PPID : Kasi Pelayanan Keperawatan Rawat Jalan, Kasi Pelayanan

Medik, Koordinator Pelaksana : Kasubag Hukormas dan dibantu oleh petugas

informasi.

11. Pengguna Informasai Publik adalah orang atau lembaga yang menggunakan

informasi publik sebagaimana diatur dalam UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang

keterbukaan informasi publik.

12. Pemohon Informasi Publik adalah warga negara dan/atau badan hukum Indonesia

yang mengajukan permintaan informasi publik sebagaimana dimaksud dalam UU

Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

13. Pengelolaan Dokumen adalah proses penerimaan, penyusunan, penyimpanan,

pemeliharaan, penggunaan, dan penyajian dokumen secara sistematis.

14. Kolektor Data adalah suatu unit yang melakukan kegiatan pengelolaan dokumen

dan menganalisis data untuk disajikan dalam rangka pengambilan keputusan dan

bila diperlukan untuk diketahui atau dipublikasikan kepada umum/masyarakat.

15. Verifikator data adalah suatu unit yang melakukan verifikasi atau menyeleksi data

yang akan dipublikasikan sesuai dengan Udang-Undang Keterbukaan Informasi

Publik.

5

2.2. KOORDINATOR PPID PELAKSANA

KoordinatorPPID pelaksanaRSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang bertugas :1. Melaksanakan, penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan

informasi publik yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima dilingkungan RSJ Prof. Dr. SoerojoMagelang;

2. Melaksanakan kewenangan atasan PPID pelaksana yang didelegasikankepadanya;

3. Menetapkan kategorisasi informasidi lingkunganunit kerjanya;4. Menyampaikan informasi kategori yang dikecualikan kepada atasan PPID

Pelaksana;5. Melaksanakanpelayanan informasipublik;6. Melaksanakan koordinasi dan pembinaan kepada PPID Pelaksana RSJ Prof. Dr.

Soerojo Magela[lg; dan7. Membuat laporan secara berkala dan setiap saat jika diperlukan kepada Atasan

PPID Pelaksana.

Dalam rangka pelayanan informasi publik di RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang, ditetapkanstrukturdan tata kerja organisasi pelayananinformasi sebagai berikut :2.1. ATASAN PPID PELAKSANA

Atasan PPID Pelaksana adalah para eselon I di Lingkungan Kementerian Kesehatan(DirekturUtamaRSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang)Atasan PPID Pelaksana RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelangbertugas :1. Mengkoordinasikan PPID pelaksana dalam melaksanakan pelayanan informasi

publik di RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang;2. Mengetahui dan memberikan persetujuan atas setiap informasi yang dikeluarkan

oleh PPID pelaksana di RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang;3. Memberikan persetujuanatas penetapandaftar informasi yang dikecualikan; dan4. Menyampaikan laporan rutin maupun berkala yang disampaikan oleh PPID

pelaksanakepada PPID Utama.

BAB II

STRUKTUR ORGANISASI PELAYANAN INFORMASI

6

2.5. KOORDINATOR PELAYANAN INFORMASI

KoordinatorPelayanan InformasiRSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang bertugas :1. Melaksanakan penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan

informasi publik yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima diRSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang;

2. Melaksanakan kewenangan PPID Pelaksana RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelangyang didelegasikan kepadanya;

3. Melaksanakanpelayanan informasi publik;

2.4. SEKRETARIS PPID PELAKSANA

Sekretaris PPID PelaksanaRSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang bertugas :1. Membantu PPID Pelaksana RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang dalam pelaksanaan

penyirnpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan informasi publikyang dihasilkan, disimpan, dikirim dan/atau diterima RSJ Prof. Dr. SoerojoMagelang;

2. Melaksanakan Kewenangan PPID Pelaksana RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelangyang didelegasikan kepadanya;

3. Menyusun laporan dari Koordinator Pelayanan Informasi kepada PPID pelaksanaRSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang;dan

4. MelaksanakanPelayanan InformasiPublik.

5. Melaksanakanpelayanan informasipublik.

informasi kategori yang dikecualikan kepada Atasan PPID

kategorisasi informasi di lingkungan RSJ Prof. Dr. Soerojo

2. Melaksanakankepadanya;

3. MelaksanakanMagelang;

4. MenyampaikanPelaksana; dan

2.3. PPID PELAKSANA

PPID PelaksanaRSJ Prof. Dr. Soerojo Magelangbertugas :1. Melaksanakan penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan

informasi publik yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima diRSJ Prof. Or. SoerojoMagelang;

kewenangan Atasan PPID Pelaksana yang didelegasikan

ATASAN PPID PELAKSANA(Direktur Utama RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang)

IKOORDINATOR PPIDPELAKSANA

(Direktur KeuangandanAdm. Umum,DirekturMedik dan Keperawatan,Direktur SDM dan

Pendidikan)

IPPID PELAKSANA

(Ketua Komite Etik dan Hukum)

ISEKRETARIS PPID PELAKSANA

(Kepala Seksi PelayananRawat Jalan, KepalaSeksi PelayananMedik)

- IKOORDINATOR PELAYANAN INFORMASI(Kepala Sub BagianHukum,Organisasidan

HubunganMasyarakat)

IPETUGAS INFORMASI

(Petugas Informasi pada unit kerja HukormasdanSIRS)

STRUKTUR PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI

RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang

2.6. PETUGAS INFORMASI

Petugas Informasi RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang bertugas :

1. Menerima permohonan informasi dan memberikan informasi yang diminta oleh

pemohon;

2. Meneruskan permohonan informasi kepada Pelayanan Informasi;

3. Melakukan pendataan dan rekapitulasi secara berkala terhadap permohonan

informasi yang masuk maupun informasi yang sudah dikeluarkan; dan

4. Petugas Pelayanan Informasi bertanggungjawab kepada Koordinator Pelayanan

Informasi RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang.

4. Membuat laporan berkala kepada PPID Pelaksana RSJ Prof. Dr. Soerojo

Magelang; dan

5. Koordinator pelayanan informasi bertanggungjawab kepada koordinator PPID

Pelaksana dan PPID Pelaksana RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang.

8

3.1. PENGUMPULAN INFORMASI

Kegiatan pengumpulan informasi merupakan tahap yang sangat penting dalampengelolaan informasi dan dokumentasi. 8eberapa hal yang harus diperhatikan olehsetiap unit kerja di lingkungan RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang,adalah :1. Pengumpulan informasi merupakan aktivitas penghimpunan kegiatan yang telah,

sedang dan yang akan dilaksanakanoleh setiap satuan kerja.2. Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang berkualitas dan relevan dengan

tugas pokok dan fungsi masing-masingsatuan kerja.3. Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat dan arsip, baik arsip

statis maupun dinamis.4. Pejabat sebaqairnana dimaksud dalam butir 3 merupakan pejabat yang

bertanggungjawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi satuan kerjabersangkutan.

5. Penyediaan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan sebagaiberikut:a. Mengenali tugas pokokdan fungsi satuan kerjanyab. Mendata kegiatan yang dilaksanakanoleh satuan kerjac. Mendata informasi dan dokumenyang dihasilkand. Membuat daftar jenis-jenis informasidan dokumen

Dalam rangka pelayanan informasi yang akurat, lengkapdan tidak menyesatkan, maka seluruhsatuan kerja di lingkungan RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang perlu melakukan pengelolaaninformasi secara baik, konsisten dan bertanggungjawabmelalui kegiatanyang meliputi :1. Pengumpulan informasi2. Pengklasifikasianinformasi3. Pendokumentasianinformasi, dan4. Pelayanan informasi

BAB III

MEKANISME PENGUMPULAN, PENGKLASIFIKASIAN, PENDOKUMENTASIAN DAN

PELAYANAN INFORMASI

9

Dalam proses pengklasifikasian, informasi dibagi menjadi dua kelompok yaitu informasiyang bersifat publik dan informasi yang dikecualikan.1. Mengelompokkaninformasi yang bersifat publik

Informasi yang bersifat publik dikelompokkan berdasarkan subjek informasi sesuaidengan tugas pokok, fungsi dan kegiatan setiap satuan kerja. Pengelompokaninformasi yang bersifat publik meliputi :

3.2. PENGKLASIFIKASIAN INFORMASI

Alur informasi diatas menunjukkanbahwa :a. Setiap informasi publik di setiap unit kerja di sampaikan ke PPID melalui Sub

BagianHukum, Organisasidan HubunganMasyarakat.b. Setiap informasi yang diterima oleh Sub Bagian Hukum Organisasi dan

Hubungan Masyarakat diolah dan disediakan untuk kepentingan pelayananinformasi yang dilakukan oleh PPID.

c. PPID melakukan seleksi data yang akan dipublikasikan sesuai UU KIP danmelakukan pelayanan informasi sesuai ketentuanyang berlaku, antara lain:1) Informasi yang tersedia setiap saat2) Informasi yangwajib diumumkansecara serta merta3) Informasi lain yang dikuasainya4) Informasi yang masuk kategori dikecualikan

MASYARAKAT

UNIT KERJA

RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang

~SUB BAGIAN HUKUM,ORGANISASIDAN HUBUNGANMASYARAKAT

+

6. Alur dan Mekanisme Pengumpulan Informasi

Alur informasi dalam rangka proses pengumpulan informasi yang berada disetiap

unit kerja di lingkungan RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang, divisualisasikan sebagai

berikut:

10

a. Informasi publik yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala

meliputi:

1) Informasi yang berkaitan dengan tupoksi

2) Informasi mengenai kegiatan dan kinerja

3) Informasi mengenai laporan keuangan, dan I atau

4) Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan

5) Informasi yang lebih detail atas permintaan pemohon

Pengumpulan informasi publik butir 1 sid 5 di atas dilakukan oleh sekretaris

PPID berkoordinasi dengan Sub Bagian Hukum, Organisasi dan Hubungan

Masyarakat dan setiap satuan unit kerja yang mempunyai wewenang sesuai

tupoksinya dalam pengelolaan informasi yang wajib disediakan dan

diumumkan secara berkala sebagaimana butir 1 sid 5 terse but di atas.

b. Informasi publik yang wajib diumumkan secara serta merta, yaitu informasi

yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum.

c. Informasi publik yang wajib tersedia setiap saat di RSJ Prof. Dr. Soerojo

Magelang meliputi :

1) Data seluruh informasi publik yang berada dibawah penguasannya,

tidak termasuk informasi yang dikecualikan.

2) Hasil keputusan Manajemen RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang dan latar

belakang pertimbangannya.

3) Seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya.

4) Rencana kerja program/kegiatan termasuk didalam perkiraan

pengeluaran tahunan RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang.

5) Perjanjian RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang dengan pihak ketiga.

6) Informasi dan kebijakan yang diasmpaikan Pejabat Publik dalam

pertemuan yang terbuka untuk umum.

7) Prosedur kerja pegawai RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang yang berkaitan

dengan pelayanan masyarakat, dan I atau

8) Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana

diatur.dalarn Undang-Undang ini.

2. Mengelompokkan informasi yang dikecualikan

Dalam mengelompokkan informasi yang dikecualikan perlu diperhatikan hal-hal

sebagai berikut :

11

3.3. PENDOKUMENTASIAN INFORMASI

Pendokumentasian informasi adalah penyimpanandata dan informasi, catatan dan/atau

keterangan yang dibuat dan/atau diterima kolektor data guna membantu PPID dalammelayani permintaan informasi.Tahapan dalam pendokumentasianinformasimeliputi :1. Deskripsi informasi, kolektor data membuat ringkasan untuk masing-masing jenis

informasi.2. Memverifikasi Informasi, setiap informasi diverifikasi sesuai dengan jenis

kegiatannya.3. Otentikasi inforrnasi, dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi

informasi kolektor data.4. Pemberian kode informasi, dilakukan untuk mempermudah pencarian informasi

yang dibutuhkan melalui metode pengkodeanyang ditentukan oleh kolektor data.

c. Pengecualian harus melalui metode uji konsekuensi bahaya (consequential

harm test) yang mendasari penentuan satuan informasi harus dirahasiakanapabila informasi tersebut dibuka.

d. Pengklasifikasianakses informasi harus disertai pertimbangan tertulis tentangimplikasi informasi dari sisi politik, ekonomi, sosial-budaya dan pertahanankeamanan.

kesewenangan.

3) Tidak mutlak, artinya tidak ada informasi yang secara mutlakdikecualikan ketika kepentingan publik yang lebih besarmenghendakinya.

a. Informasi yang dikecualikan adalah informasi sebagaimana diatur dalam

Undang-Undang No. 14 tahun 2008 pasal 17 dan Pasal 18.

b. Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam mengelompokkan informasi

yang dikecualikan :

1) Ketat, artinya untuk mengkategorikan informasi yang dikecualikan harus

benar-benar mengacu pada metode yang valid dan mengedepankan

obyektivitas.

2) Terbatas, artinya informasi yang dikecualikan harus terbatas pada

informasi tertentu untuk menghindari penafsiran yang subyektif dan

12

Selesai

Penerimaan Informasi

Tanda Bukti

2. MekanismePelayanan InformasiPelayanan informasi terbagi menjadi dua kegiatan berdasarkan pengelompokaninformasi yang bersifat publik (disediakan dan diumumkan secara berkala, sertamerta, dan tersedia setiap saat) dan yang dikecualikan.Untuk pelayanan informasi yang bersifat publik diumumkanmelalui berbagai bentukdan media (media online dan media cetak) :

Penerimaan

Pencatatan:

Nama, A/amat, /nformasi

yang Diminta, dll

Penolakan

3.4. PELAYANAN INFORMASI1. Alur Pelayanan Informasi

Pengkodean informasi meliputi:

a. Kode klasifikasi disusun dan ditentukan dengan menggunakan kombinasi huruf

dan angka;

b. Kode huruf digunakan untuk memberikan tanda pengenal kelompok primer atau

fungsi;

c. Kode angka dua digit untuk memberi tanda pengenal kelompok tersier atau

kegiatan.

5. Penataan dan penyimpanan informasi, dilakukan agar dokumentasi dan informasi

lebih sistematis.

13

a. Informasi publik yang tersedia dan diumumkan secara berkala dilayani melalui

website RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang dan media cetak yang tersedia.

b. Permintaan informasi yang disediakan setiap saat

Semua informasi publik yang dikategorikan wajib tersedia setiap saat tetap

disediakan oleh RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang.

Pelayanan atas permintaan informasi publik tersebut diatur sebagai berikut :

1) Mekanisme Pelayanan Informasi yang tersedia setiap saat atas

permintaan secara tertulis dan secara tidak tertulis / lisan.

Langkah-Iangkah dalam mekanisme pelayanan informasi yang tersedia

setiap saat meliputi :

a) Permohonan informasi publik mengajukan permintaan informasi

kepada PPID;

b) Pejabat PPID menerima permohonan informasi;

c) PPID melakukan pencatatan permintaan informasi dari

permohonan untuk kepentingan tertib administrasi. Untuk

mempermudah masyarakat dalam meminta informasi publik, PPID

menyiapkan Formulir Permintaan Informasi , yang terdiri dari :

(1) No. Formulir (No. Pendaftaran);

(2) Nama Pemohon Informasi;

(3) Alamat dan No. Telp. Pemohon Informasi (Fotocopy KTP);

(4) Subyek dan keterangan informasi yang diminta;

(5) Alasan permintaan informasi;

(6) Nama Pengguna Informasi;

(7) Alamat dan No. Telp. Pengguna Informasi (Foto copy KTP);

(8) Alasan penggunaan informasi;

(9) Format dan cara pengiriman;

(10) Nama dan Tanda Tangan PPID;

(11) Tanggal Diterimanya Permohonan Informasi;

(12) Cap / Stempel RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang tersebut.

d) Pernberian tanda bukti permohonan informasi (nomor pendaftaran)

kepada pemohon informasi;

e) Petugas pelayan informasi wajib melakukan konfirmasi kepada

pemohon informasi mengenai kebenaran data pemohon dan

pengguna informasi;

14

f) Apabila pada saat konfirmasi dilakukan, ditemukanketidaksesuaian data pemohon dan pengguna maka petugaspelayan informasi berhak untuk tidak melayani permintaaninformasi;

2) Selambat-Iambatnya dalam waktu 10 hari kerja sejak permohonanditerima oleh kantor PPID, maka PPID wajib menanggapi permintaaninformasi melalui pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan itu meliputipermintaan informasi diterima berikut jawaban permintaan informasi,permintaan informasi ditolak, dan perpanjangan waktu pemberitahuanpermohonanditerima atau ditolak.

3) Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambat­lambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggapan pertama diberikan, PPIDharus memberitahukan secara tertulis apakah permintaan informasidapat dipenuhi atau tidak;

4) Jika perminaan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuanjuga dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi,apakah softcopy atau data tertulis, biaya yang dibutuhkan. Bilapermintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuandicantumkan alasan penolakan berdasarkanUU KIP;

5) Jika permintaan informasi ditolak, pemohon dapat mengajukankeberatan kepada atasan PPID RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang,Direktorat Jenderal Pelayanan Kesehatan, PPID Utama (SesjenKemenkes RI), Komisi InformasiPusat, Pengadilan Tata Usaha Negara,dan MahkamahAgung sebagai upaya terakhir.

3. Pendokumentasianpermintaan informasidan pelaporan pelayananSemua permintaan informasi baik yang melalui media elektronik, tidak tertulismaupun yang tertulis harus bisa didokumentasikan.

15

4.2. MEKANISME PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI

Perhitungan waktu penyelesaian sengketa informasi dimulai sejak surat permohonanditerima oleh PPID.1. PPID yang akan menolak memberikan informasi publik yang tidak sesuai dengan

ketentuanperaturan perundang-undangan,dengan prosedur sebagai berikut :a. PPID mempersiapkan daftar pemohon dan/atau pengguna informasi yang akan

ditolak.b. PPID mengadakan rapat koordinasi dengan satuan kerja yang terkait paling

lambat 3 hari kerja setelah surat permohonanditerima PPID.c. Hasil kepurtusan rapat koordinasi dituangkan dalam berita acara yang

ditandatangani oleh seluruh peserta rapat.d. Hasil keputusan rapat didokumentasikansecara baik.

2. PPID yang akan memberikan tanggapan atas keberatan yang disampaikan pemohoninformasi publik secara tertulisa. PPID mempersiapkan daftar keberatan yang disampaikan pemohon dan / atau

pengguna informasi.

Proses penyelesaian sengketa informasi di lingkungan RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang terdiridari:4.1. ORGANISASI DAN TUGAS

Organisasi penyelesaian sengketa informasi adalah Tim Pengelolaan Informasi danPelayanan Informasi RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang yang terdiri dari Atasan PPID danKepala Subbagian Hukum, Organisasi dan HubunganMasyarakat, dimana tugas dari timtersebut adalah :1. Memberikan pendampingan dan bantuan hukum atas sengketa informasi yang

diajukan kepada Atasan PPID dalam rangka penyelesaian sengketa di KomisiInformasi, baik melalui mediasimaupun ajudikasi nonlitigasi.

2. Memberikan pendampingan dan bantuan hukum atas sengketa informasi yangdiajukan kepada PengadilanTata UsahaNegaradan MahkamahAgung.

BABIV

PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI

16

b. PPIO mengadakan rapat koordinasi dengan satuan kerja yang terkait paling

lambat 3 hari kerja setelah surat keberatan diterima PPIO;

c. Hasil keputusan rapat koordinasi dituangkan dalam berita acara yang

ditandatangani oleh seluruh peserta rapat;

d. Hasil keputusan rapat didokumentasikan secara baik.

3. Penyelesaian sengketa informasi;

a. PPIO menyiapkan bahan-bahan terkait sengketa informasi, mengkaji dan

membuat pertimbangan hukum.

b. Pada saat sengketa informasi berlanjut ke Komisi Informasi, PTUN, dan MA

maka Sub Bagian Hukum, Organisasi dan Hubungan Masyarakat melakukan

pendampingan hukum untuk penyelesaian sengketa informasi;

c. PPIO dan atasan PPIO membahas dan memutuskan penyelesaian sengketa

informasi yang dilakukan secara musyawarah.

d. Hasil keputusan didokumentasikan secara baik.

17

Setiap tahun PPIDwajib melaksanakan ketentuanPasal 12 UU KIP yaitu melaporkan :1. Jumlah permintaan informasi yang diterima;2. Waktu yang diperlukan RSJ Prof. Dr. Soerojo magelang dalam memenuhi setiap

permintaaninformasi;3. Jumlah pemberian dan penolakan permintaan informasi; dan / atau alasan penolakan

permintaaninformasi.

BABV

PELAPORAN

18

Pedoman ini terbuka untuk disempurnakan dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.

BABVI

PENUTUP

..:

1

I. Informasi yang Bersifat Publik (LABEL HIJAU)

A. Informasi publik yang wajib tersedia, meliputi :

1. Daftar seluruh informasi publik yang berada dibawah penguasaannya, tidak

termasuk informasi yang dikecualikan.

2. Seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya (termasuk kebijakan

strategis dan rencana strategis).

3. Rencana kerja kegiatan termasuk didalamnya perkiraan pengeluaran tahunan RSJ

Prof. Dr. Soerojo Magelang (RBA).

4. Perjanjian dengan pihak ketiga.

5. Informasi dan kebijakan yang disampaikan Pejabat Publik dalam pertemuan yang

terbuka untuk umum.

6. Prosedur kerja yang berkaitan dengan pelayanan umum.

7. Tugas pokok dan fungsi pegawai.

8. Jenis pelayanan yang ada di RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang.

9. Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik.

B. Informasi publik yang wajib disediakan dan diumumkan secara secara berkala, meliputi :

1. Informasi tentang RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang, seperti profil, visi misi, jam

besuk pasien, dan lain sebagainya.

2. Informasi mengenai kegiatan dan kinerja (Indikator Mutu), seperti laporan tahunan,

laporan semester, laporan triwulan, Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi

Pemerintah (LAKIP).

3. Informasi yang berkaitan dengan tupoksi rumah sakit.

4. Data pelayanan rawat inap dan rawat jalan.

Pengumpulan informasi publik diatas dilakukan oleh koordinator PPID berkoordinasi

dengan Sub Bagian Hukum, Organisasi dan Hubungan Masyarakat dan setiap unit

KLASIFIKASI INFORMASI PUBLIK RUMAH SAKIT JIWA Prof. Dr. SOEROJO MAGELANG

BERDASARKAN PERATURAN MENTERI KESEHATAN NOMOR 1 TAHUN 2015

: l~ Juni2017NomorTanggal

Lampiran II : Keputusan Direktur Utama tentang Pedoman Pengelolaan Informasi danDokumentasi Rumah Sakit Jiwa Prof. Dr. Soerojo Magelang

: HK.01.07/XXVI.3/oBOO/2017

2

1 DokumenKeuanganNo. Kategori Dokumen

Dokumen penggunaan, pemanfaatan,pemindahtanganan dan penghapusan BarangMilik Negara (BMN) yang sedang dalamproses (surat, nota dinas, berita acara, suratkeputusan).

1. Laporan Keuangan (LRA, Neraca dan Calk)sebelum audit.

2. Rencanapenarikan keuangan.3. Rekeningkoran bendaharawan.4. Rincian laporan realisasi belanja modal yang

belum di audit.5. Dokumen usulan revisi kegiatan dan

anggaran.6. Perencanaan kas harian, mingguan dan

bulanan yang belumdi audit.7. Hasil evaluasi proses pengadaan barang dan

jasa.8. Data rincian realisasi anggaran tahun berjalan

yang belum di audit.9. Dokumenpembayaran (SPP, SPM, SP2D).10. RincianHarga PerkiraanSendiri (HPS).

Informasi yang dikecualikan

2 Dokumen Barang Milik Negara 1.(BMN)

III. Informasi yang Dikecualikan (LABEL MERAH)

II. Informasi yang Bila Dibutuhkan Perlu Persetujuan (LABEL KUNING)

1. Regulasi RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang termasuk keputusan, kebijakan,peraturan, pedoman, panduan, juknis/juklak, Standar Prosedur Operasional (SPO),dan lain-lain.

2. Berkas dan isi rekam medik pasien.3. Semua dokumen yang termasuk dalam kategori informasi yang dikecualikan, harus

mendapat persetujuanpimpinan.

kerja yang mempunyai wewenang sesuai tupoksinya dalam pengelolaan informasi

yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala.

C. Informasi publik yang wajib diumumkan secara serta-merta, yaitu informasi yang dapat

mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum, meliputi :

1. Informasi mengenai proses pengadaan barang dan jasa.

2. Informasi mengenai proses penerimaan pegawai RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang.

3. Informasi mengenai resiko pelayanan, resiko obat, resiko penggunaan alat medik

yang dapat mengancam kesehatan dan keselamatan masyarakat.

3

1. Laporanpengaduan individu I masyarakat.2. Laporanhasil audit pemeriksaan regular.3. Laporanhasil audit pemeriksaankhusus.4. Laporanhasil audit pemeriksaanhaji.5. Laporan hasil audit pemeriksaan dengan

6 DokumenPengawasan

1. Identitaspemberi dan pemohon informasi.5 Dokumen IdentitasMasyarakat

Produk I 1. Keputusan MKDKI atas hasil pemeriksaanKedokteran dugaan pelanggaran disiplin ilmu kedokteran

dan kedokterangigi.2. Keputusan KKI atas penegakan sanksi disiplin

berdasarkanKeputusanMKDKI.3. Profil umum dokter dan dokter gigi yang

teregistrasi terkait jumlah total surat tandatanda registrasi ulang per kompetensi danprovinsi/kabupaten/kota. daftar surat tandaregistrasi yang sudah kadaluarsa perkompetensi.

4. Profil data pribadi dokter dan dokter gigi yangteregistrasi terkait alamat tempat tinggal.nomor telepon, data keluarga.data kesehatan,dan data lain terkait riwayat pendidikan.pelanggaranetik, disiplin dan hukum.

5. Informasijadwal persidanganMKDKI.6. Seluruh dokumen atau berkas yang terkait

proses penanganan dugaan pelanggarandisiplin ilmu kedokteran dan kedokteran gigikecuali keputusanMKDKIdan keputusanKKI.

7. Identitas lengkap dokter dan dokter gigi yangdiadukan dan/atau yang terkena sanksipelanggaran disiplin ilmu kedokteran dankedokterangigi.

8. Identitas lengkap pengadu dan pihak-pihakyang diperiksa serta saksi ahli yangdidengarkan keterangannyaoleh MKDKI.

1. Daftar sengketa tanah dan bangunan dilingkunganRSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang.

2. Daftar perkara yang masuk dalampersidangan di lingkup RSJ Prof. Dr. SoerojoMagelang.

3 DokumenHukum

2. Dokumen pelaksanaan inventaris danpenilaian BMN.

3. Data detail BMN (buku barang KIB. daftarbarang).

4. Data BMN berupa tanah yang belum memilikisurat bukti kepemilikan (kecuali untukkeperluanaudit).

Dokumen TerkaitPutusan KonsilIndonesia

4

4

Fasilitas 1. Hasil penelitian Mutu Eksternal (PME)

7.

6.

5.

10 Dokumen

Hasil penelitian yang belum dipublikasikan.Raw data hasil penelitian.Data identitas I keterangan subjek penelitian Iresponden dan hasil pemeriksaan klinisdan/atau transkrip wawancara terkaitpenelitian.Data penelitian yang sedang dalam prosespaten (belum dipatenkan).Hasil pemeriksaan laboratorium yang dapatmengungkap rahasia pribadi responden.Protokol permohonan Material TransferAgreement (MTA).Protokol penelitian

4.

3.

dan 1.2.3.

Dokumen PenelitianPengembangan

9

Dokumen Terkait Kefarmasian 1.dan Alat Kesehatan

Dokumen perencanaan dan perbekalanfarmasi.Dokumen mutasi, persediaan danpenghapusan perbekalan farmasi.Dokumen resep yang sudah dilayani.

2.

1. Kasus kepegawaian PNS RSJ Prof. Dr.Soerojo Magelang (kasus disiplin/masih dalamproses hukum).

2. Hasil pemeriksaan kesehatan PNS danpejabat RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang(Rekam Medis).

3. Sasaran Kinerja Pegawai (SKP).4. Nilai hasil tes (tes potensi akademik, psikotes,

tes kesehatan dan kebugaran, wawancara danEBA) dalam rangka penyaringan I penerimaanCPNS, termasuk hasil psikotes bagi PNS danpegawai BLU dalam rangka mutasi jabatan.

5. Surat pengajuan mutasi jabatan struktural ataufungsional.

6. Informasi kepegawaian menyangkut datapribadi dan data lain yang berkenaan denganpegawai tersebut (biodata elektronik PNS).

7. Daftar nama pejabat I pegawai yangdikenakan hukuman disiplin ringan dansedang.

8. Pengajuan pemberhentian sementara karenadilakukan penahanan pihak yang berwajib.

9. Daftar hukuman disiplin pegawai.10. Daftar permasalahan pegawai.

7 Dokumen Kepegawaian

tujuan tertentu.6. Laporan reviu keuangan yang belum di audit.7. Laporan hasil pengawasan internal.

Terkait

8

5

Sumber : Daftar informasi yang dikecualikandi lingkunganKementerianKesehatan.

Sistem keamananelektronik.Sistemmanajemendatabase.Bandwidhtmanagement.Konfigurasi infrastruktur jaringan komunikasidalam data center.Konfigurasidata center.Internet protokol/lP addres private.Lokasi server.

5.6.7.

13 Dokumen Yang Terkait Dengan 1.Sistem Keamanan Teknologi 2.Informasi 3.

4.

1. Risalah rapat, slide presentasi, dokumen,rekaman suara, dan transkripsi rekamansuara dari pelaksana rapat-rapat yang bersifatrahasia.

2. Bahan rapat, risalah rapat pimpinan (yangbersifat rahasia) RSJ Prof. Dr. Soero]oMagelang.

3. Matrik tindak lanjut rakorpim.4. Arsip dinamis yang menurut sifatnya rahasia.5. Arsip vital yang menurut sifatnya rahasia.6. Arsip statis yang menurut sifatnya rahasia.

12 DokumenTertentu

1. Laporan pendidikan per semester.2. Laporan pendidikan per tahun.3. Hasil seleksi calon mahasiswa.4. Nilai mahasiswa I transkrip nilai.

11 Dokumen Kependidikan

laboratorium kesehatan.2. Hasil visitasi fasilitas pelayanan kesehatan

CTKI, laboratorium, klinik.

Kesehatan