DIREKTORAT JENDERAL SUMBERDAYA IPTEK DAN DIKTI

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI

SUMBERDAYA IPTEK DAN DIKTI TERINTEGRASI (SISTER):

PERUBAHAN DATA DOSEN

TIM PENYUSUN

TAHUN 2017

PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI SUMBERDAYA IPTEK DAN DIKTI TERINTEGRASI (SISTER): PERUBAHAN DATA DOSEN

DIREKTORAT JENDERAL

SUMBERDAYA ILMU PENGETAHUAN, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

Tahun Anggaran 2017

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

2017

KATA PENGANTAR Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT sehingga Pedoman Sistem Informasi Sumberdaya Terintegrasi (SISTER) dapat disusun dengan baik. Pedoman ini dapat digunakan oleh dosen, admin perguruan tinggi, dan admin pusat untuk melakukan perubahan data dosen melalui SISTER.

Tim mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang terkait. Semoga seluruh pihak yang terkait dengan pengembangan sumberdaya di lingkungan Kemenristekdikti dapat memanfaatkan keberadaan SISTER dengan baik.

Jakarta, April 2017

Tim Penyusun

DAFTAR ISI

1. Menu Dosen .................................................................................................................................... 1 2. Menu Admin PT .............................................................................................................................. 6

3. Menu Admin Pusat ........................................................................................................................ 10

1

1. Menu Dosen

Setelah login, dosen dapat mengajukan perubahan data, khususnya data pribadi, pendidikan formal, sertifikasi, kepangkatan, dan jabatan fungsional (Gambar 1).

Gambar 1. Menu profil dosen yang dapat diajukan perubahan data

Menu-menu perubahan data diberikan pada Gambar 2. Untuk melakukan perubahan data yang telah ada sebelumnya, tekan tombol Ajukan Perubahan Data [1]. Untuk melakukan ajuan data baru, tekan tombol Tambah [2]. Tombol Riwayat Ajuan Perubahan [3] untuk melihat list ajuan data baru yang telah dilakukan. Tombol Hapus [4] hanya bisa digunakan jika ada data yang ganda/dobel.

2

Gambar 2. Menu Perubahan Data Dosen

Langkah pengisian form perubahan data adalah sebagai berikut:

a. Ajuan perubahan data yang telah ada sebelumnya. Pada form ajuan perubahan data, masukkan

hanya data yang ingin diubah. Data lain yang tidak ingin diubah boleh dikosongkan. (Gambar 3).

Gambar 3. Form Isian Perubahan Data Dosen

Di bagian bawah form ajuan (Gambar 4), terdapat form untuk mengunggah dokumen pendukung keabsahan data. Penyertaan dokumen tersebut bersifat wajib. Pada form unggah dokumen terdapat keterangan syarat dokumen wajib upload [4], yang apabila tidak disertakan, maka dokumen dianggap tidak lengkap. Selain dokumen wajib tersebut, diharapkan pula menggunggah dokumen pendukung sesuai dengan data yang diubah. Setelah semua data dan dokumen sudah terisi seuai kebutuhan klik tombol Simpan [5].

3

Gambar 4. Form Penambahan Dokumen Pendukung

b. Ajuan data baru. Pada form ajuan data baru (Gambar 5), dosen wajib mengisi isian yang telah diberi tanda bintang (*). Selain itu, dosen juga wajib untuk mengunggah dokumen pendukung. Syarat dan ketentuan unggah dokumen ajuan data baru sama dengan ajuan perubahan data.

Gambar 5. Form Ajuan Data Baru

Ajuan yang telah disimpan, akan menjadi draft. Untuk melihat draft ajuan, tekan tombol Detail Data [6] pada tabel riwayat ajuan di bawah form dokumen (Gambar 6).

4

Gambar 6. Tombol detail ajuan data

Pada halaman detail terdapat penjelasan data yang ingin diajukan atau diubah (Gambar 7). Selain itu, terdapat tombol Edit Ajuan [7] untuk mengubah data yang telah disimpan. Tombol Edit [8] di tabel dokumen untuk mengubah data dokumen dan tombol Preview [9] untuk melihat dokumen yang telah diunggah. Jika data yang dimasukkan telah lengkap, maka dosen harus menekan tombol Ajukan Perubahan Data [10]. Apabila tidak, maka ajuan tidak dapat diproses.

Gambar 7. Tampilan detail ajuan data

Jika ada dokumen yang lupa diunggah saat mengisi form ajuan, maka dosen dapat menambahkannya dengan masuk ke halaman edit ajuan (Gambar 8).

5

Gambar 8. Halaman Edit Ajuan

Apabila merasa ada data yang kurang setelah mengajukan, maka dosen bisa menarik kembali ajuan dengan menekan tombol Tarik Kembali Ajuan [11]. Setelah itu data bisa kembali diubah. Tetapi, tombol tersebut hanya bisa digunakan jika ajuan belum divalidasi atau telah ditangguhkan oleh Admin PT.

Gambar 9. Tombol Tarik Kembali Ajuan

Setelah ajuan berhasil diajukan, maka data pada tabel riwayat ajuan akan berpindah pada tab Diajukan (Gambar 10). Begitu pula jika ajuan telah divalidasi, maka akan berpindah pada tab Disetujui, Ditolak atau Ditangguhkan.

Gambar 10. Tabel Riwayat Ajuan

6

2. Menu Admin PT

Setelah diajukan, perubahan data dosen dapat divalidasi oleh admin PT. Langkah validasi oleh admin PT adalah sebagai berikut.

1) Login ke aplikasi Sister Ristekdikti masing-masing perguruan tinggi. Menu login ditunjukkan dalam Gambar 11.

Gambar 11. Menu Login Admin PT

2) Setelah login, pilih menu Perubahan Data Dosen (Gambar 12).

7

Gambar 12. Menu Perubahan Data Dosen (Admin PT)

3) Untuk melihat detail ajuan dan melakukan validasi tekan tombol Validasi Ajuan [1]. Sedangkan

tombol disebelahnya, yaitu Riwayat Ajuan [2] digunakan untuk melihat riwayat ajuan setiap dosen (Gambar 13).

Gambar 13. Detail Ajuan Perubahan Data Dosen

4) Pada halaman detail ajuan (Gambar 14), terdapat keterangan dokumen wajib [3] sebagai reminder. Apabila dokumen yang disertakan minimal tidak terdapat dokumen wajib, maka ajuan ditangguhkan karena dokumen tidak lengkap. Untuk melihat dokumen, tekan tombol Preview [4].

8

Gambar 14. Halaman Detail Ajuan

5) Setelah memeriksa kecocokan data dan kelengkapan dokumen, langkah selanjutnya adalah

melakukan validasi. Form validasi terdapat di bawah detail data. Untuk memvalidasi, wajib mengisi Status Periksa (dokumen) dan Keterangan kemudian tekan tombol Validasi [5].

Gambar 15. Menu Validasi Perubahan Data Dosen

6) Setelah selesai memvalidasi semua ajuan yang masuk, lakukan sinkronasi dengan menekan

tombol Sync [6] di halaman sync untuk mengirim data ke pusat agar bisa diproses oleh admin pusat. Sinkronasi juga dilakukan untuk menurunkan data dari pusat ke masing-masing perguruan tinggi untuk memperbarui data ajuan yang telah divalidasi admin pusat.

9

Gambar 16. Menu Sinkronisasi Data Dosen

10

3. Menu Admin Pusat

Setelah diajukan dan disinkronisasi oleh admin PT, perubahan data dosen harus divalidasi oleh admin pusat. Langkah validasi oleh admin pusat adalah sebagai berikut.

1) Login ke aplikasi Sister Ristekdikti masing-masing perguruan tinggi. 2) Pilih menu Perubahan Data Dosen (Gambar 17).

Gambar 17. Menu Perubahan Data Dosen (Admin Pusat)

3) Untuk melihat detail ajuan dan melakukan validasi (Gambar 18) tekan tombol Validasi Ajuan [1].

Sedangkan tombol disebelahnya, yaitu Riwayat Ajuan [2] digunakan untuk melihat riwayat ajuan setiap dosen.

Gambar 18. Menu Detail Ajuan

4) Pada halaman detail ajuan (Gambar 19), terdapat keterangan dokumen wajib [3] sebagai

reminder. Apabila dokumen yang disertakan minimal tidak terdapat dokumen wajib, maka ajuan ditangguhkan karena dokumen tidak lengkap. Untuk melihat dokumen, tekan tombol Preview [4].

11

Gambar 19. Halaman Detail Ajuan

5) Setelah memeriksa kecocokan data dan kelengkapan dokumen, langkah selanjutnya adalah melakukan validasi. Form validasi terdapat di bawah detail data (Gambar 20). Untuk memvalidasi, wajib mengisi Status Periksa (dokumen) dan Keterangan kemudian tekan tombol Validasi [5].

Gambar 20. Halaman Validasi