demis - siulp.lkpp.go.idsiulp.lkpp.go.id/uploads/dataulp/157_manajemen_manajemen-resiko... ·...

demis PERUBAHAN STATUS KELEMBAGAAN SATPOL-PP KOTA PADANG

2018

BAGIAN LAYANAN PENGADAAN SETDA KOTA PADANG

1/1/2018

PEMERINTAH KOTA PADANG

RENCANA TINDAK PENGENDALIAN BAGIAN LAYANAN PENGADAAN TAHUN 2018 1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sebagai kelanjutan reformasi birokrasi di bidang keuangan negara dengan

mangacu kepada Undang-Undang Nomor 1 tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara, Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang

Pemeriksaan Keuangan Negara dan Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2004

tentang Keuangan Negara, serta untuk menciptakan good governance sesuai

Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2009 tentang Penyelenggaraan Negara yang

bebas KKN, maka diperlukan sistem pengendalian intern dalam mengelola

keuangan negara/daerah. Mengingat pentingnya sistem pengendalian intern,

selanjutnya Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem

Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) yang merupakan turunan dari Undang-

Undang Nomor 1 Tahun 2004 mewajibkan setiap pimpinan instansi pemerintah

untuk menyelenggarakan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP).

Bagian Layanan Pengadaan Setda Kota Padang sebagai unit kerja

penyelenggara pemerintahan menyadari sepenuhnya akan pentingnya SPIP.

Didorong oleh kesadaran tersebut, Bagian Layanan Pengadaan Setda Kota

Padang akan menyelenggarakan SPIP, agar sistem pengendalian intern yang

dibangun efektif dan efisien diperlukan sesuatu rancangan yang tepat. Untuk

itu, diperlukan suatu rencana tindak pengendalian yang akan menjadi penentu

arah kebijakan SPIP yang terintegrasi dalam setiap tindakan di lingkungan

Bagian Layanan Pengadaan Setda Kota Padang dalam rangka mengamankan

upaya pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

B. Dasar Hukum

Dasar hukum rencana tindak pengendalian ini adalah :

1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan

Negara.

2. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem

Pengendalian Intern Pemerintah.

3. Peraturan Walikota Padang Nomor 37 Tahun 2011 tentang

Penyelenggaraan SPIP di Pemerintah Kota Padang.

4. Surat Keputusan Kepala Bagian Layanan Pengadaan Sekretariat


Daerah Kota Padang Nomor 050.428 Tahun 2017 tentang Satuan

Tugas Sistem Pengendalian Intern Pemerintah Pada Bagian Layanan

Pengadaan.

C. Maksud dan Tujuan

Rencana Tindak Pengendalian (RTP) merupakan dokumen yang berisi

gambaran dari efektifitas, struktur, kebijakan, dan prosedur organisasi dalam

mengendalikan resiko, perbaikan pengendalian yang ada/terpasang serta

pengkomunikasian dan pemantauan pelaksanaan perbaikannya. Dokumen ini

merupakan rencana tindak penegndalian atas pelaksanaan tugas pokok Bagian

Layanan Pengadaan sehingga diharapkan dapat memperoleh keyakinan

memadai bahwa tujuan Bagian Layanan Pengadaan yang telah ditetapkan dapat

tercapai.

Rencana pengendalian dimaksudkan untuk memberikan acuan bagi

pimpinan dan para pegawai di lingkungan Bagian Layanan Pengadaan dalam

rangka membangun pengendalian yang diperlukan untuk mencegah

kegagalan/penyimpangan dan/atau mempercepat keberhasilan pencapaian

tujuan Bagian Layanan Pengadaan.

D. Ruang Lingkup

Rencana Tindak Pengendalian ini fokus kepada pengendalian atas

kegiatan-kegiatan pokok dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan

di Bagian Layanan Pengadaan. Pelaksanaan rencana tindak pengendalian

melibatkan seluruh jajaran pimpinan, tingkatan manajemen, pegawai, dan unit

kerja di lingkungan Bagian Layanan Pengadaan Setda Kota Padang. Realisasi atas

rencana tindak pengendalian diharapkan dalam tahun 2018.


BAB II SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMERINTAH (SPIP)

A. Pengertian

Menurut ketentuan umum PP nomor 60 Tahun 2008, Sistem

Pengendalian Intern (SPI) didefinisikan sebagai proses yang integral pada

tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan

seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya

tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan

keuangan, pengamanan aset negara/daerah, dan ketaatan terhadap peraturan

perundang-undangan. Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP)

didefinisikan sebagai Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang diselenggarakan

secara menyeluruh di lingkungan instansi pemerintah.

Definisi SPI dan SPIP diatas dipahami sebagai suatu mekanisme

pengendalian yang ditetapkan oleh pimpinan dan seluruh pegawai serta

diintegrasikan dengan proses kegiatan sehari-hari dan dilaksanakan secara

berkesinambungan guna mencapai tujuan organisasi. Pencapaian tujuan

organisasi tersebut harus dapat diraih dengan cara menjaga dan mengamankan

aset daerah yang diamanatkan kepada instansi pemerintah, menjamin

tersedianya laporan manajerial yang handal, mentaati ketentuan yang berlaku,

mengurangi dampak negatif keuangan/kerugian, penyimpangan

termasuk/fraud, dan pelanggaran aspek kehati-hatian, serta meningkatkan

efektivitas organisasi dan meningkatkan efisiensi biaya.

B. Tujuan SPIP

Penyelenggaraan SPIP bertujuan untuk memberikan keyakinan memadai

atas tercapainya tujuan organisasi. Pemberian keyakinan tersebut dicapai

melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan,

pengamanan aset negara/daerah dan ketaatan terhadap peraturan perundang-

undangan.

C. Unsur-Unsur SPIP

Penyelenggaraan SPIP meliputi unsur-unsur sistem pengendalian intern

sebagai berikut :

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian adalah kondisi suatu organisasi yang


mempengaruhi efektivitas pengendalian intern. Membangun

lingkungan pengendalian memiliki arti membangun dan menciptakan

suatu “atmosfir” yang kondusif dan mendorong terimplementasinya

sistem pengendalian intern secara efektif. Lingkungan pengendalian

yang baik merupakan kunci keberhasilan penyelenggaraan intern

organisasi.

Lingkungan pengendalian akan efektif bila suatu lingkungan dengan

orang-orang yang berkompeten memahami tanggung jawab dan

batasan kewenangannya, memiliki pengetahuan yang memadai,

memiliki kesadaran yang penuh dan komoitmen untuk melakukan

apa yang benar dan apa yang seharusnya dengan mematuhi kebijakan

dan prosedur organisasi berikut standar etika dan perilaku. Peranan

pimpinan dalam mewujudkan suatu lingkungan pengendalian yang

baik sangat penting karena pimpinan berperan sebagai tone at the top

“irama” organisasi.

2. Penilaian Resiko

Penilaian resiko merupakan bagian integral dalam proses pengelolaan

resiko dalam pengambilan keputusan pada tindakan dan kegiatan

malalui tahapan identifikasi, analisis dan evaluasi resiko. Penilaian

resiko merupakan pencerminan dari pelaksanaan prinsip kehati-

hatian dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi.

3. Kegiatan Pengendalian

Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk

mengatasi resiko serta penetapan dan pelaksanaan kebijakan dan

prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi resiko telah

dilaksanakan secara efektif. Kegiatan pengendalian merupakan resiko

pencerminan dari aktualisasi penerapan kebijakan SPIP untuk

mencapai tujuan-tujuan pengendalian yang telah ditetapkan.

Karakteristik kegiatan pengendalian yang ditetapkan pada sekurang-

kurangnya telah memperhatikan bahwa kegiatan pengendalian :

❖ Diutamakan pada kegiatan/tujuan pokok organisasi;

❖ Dikaitkan dengan proses penilaian resiko;

❖ Disesuaikan dengan sifat khusus organisasi;


❖ Ditetapkan dengan kebijakan dan prosedur secara tertulis;

❖ Dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan; serta

❖ Dimonitor dan dievaluasi secara berkala untuk memastikan

eksistensi kegiatan pengendalian.

4. Informasi dan komunikasi

Informasi dan Komunikasi yang diselenggarakan oleh suatu organisasi

dalam rangka penyelenggaraan SPIP merupakan proses pengumpulan

dan pertukaran informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan,

mengelola dan mengendalikan kegiatan instansi. Informasi dan

komunikasi mencakup pengumpulan dan penyajian informasi kepada

pegawai agar dapat melakukan tanggungjawabnya, termasuk

pemahaman akan peran dan tanggungjawabnya sehubungan dengan

pengendalian intern.

5. Pemantauan Berkelanjutan

Pemantauan atas pengendalian intern pada dasarnya dilaksankan

untuk memastikan apakah sistem pengendalian intern pada suatu

organisasi telah berjalan sebagaimana yang diharapkan dan apakah

perbaikan-perbaikan yang perlu dilakukan telah dilaksanakan sesuai

dengan perkembangan yang terjadi.

D. Pernyataan Tanggungjwab (Statement of Responsibilies)

Peraturan Pemerintah Nomor 8 tahun 2006 mengamanatkan

Menteri/Pimpinan Lembaga/Gubernur/Bupati/Walikota/Kepala Satuan Kerja

Perangkat Daerah untuk memberikan pernyataan bahwa pengelolaan

APBN/APBD telah diselenggarakan berdasarkan sistem pengendalian intern

yang memadai dan akuntansi keuangan telah diselenggarakan sesuai dengan

Standar Akuntansi Pemerintah (SAP). Pernyataan ini dibuat setiap tahun

bersamaan dengan penyusunan laporan pernyataan sebagaimana dikehendaki

peraturan tersebut membawa konsekuensi perlunya dukungan fakta bahwa

sistem pengendalian intern memang sudah diselenggarakan secara memadai.

Untuk meyakini keandalan sistem pengendalian intern yang ada, Bagian

Layanan Pengadaan memandang perlu menjalankan siklus penyelenggaraan

SPIP setiap tahun, mulai dari identifikasi sasaran/tujuan sampai dengan


pemantauan penyelenggaraan pengendalian serta melakukan evaluasi atas

efektivitas penyelenggaraan SPIP tersebut.

Rencana tindak pengendalian merupakan saran untuk mendukung

penyelenggaraan SPIP dan pernyataan pimpinan mengenai kondisi SPIP. Hal ini

disebabkan sejauhmana realisasi atas rencana tindak pengendalian

menunjukkan sejauh mana pengendalian telah dijalankan.


BAB III PENCIPTAAN LINGKUNGAN PENGENDALIAN YANG DIHARAPKAN

A. Tujuan Penciptaan Lingkungan Pengendalian yang Baik

Unsur lingkungan pengendalian merupakan fondasi dari unsur-unsur

pengendalian intern lainnya, sehingga unsur lingkungan pengendalian memiliki

pengaruh yang sangat signifikan terhadap efektivitas pelaksanaan Sistem

Pengendalian Intern Pemerintah. Lingkungan pengendalian yang baik/buruk

menentukan keberhasilan/kegagalan penerapan unsur SPIP lainnya. Oleh

karena itu, secara umum pembangunan lingkungan pengendalian bertujuan

untuk menciptakan “atmosfir” yang kondusif dan mendorong

terimplementasinya sistem pengendalian intern secara efektif di lingkungan

Bagian Layanan Pengadaan. Secara khusus, pembangunan lingkungan

pengendalian bertujuan untuk :

1. Tegaknya integritas dan nilai-nilai etika;

2. Terciptanya komitmen terhadap kompetensi;

3. Terciptanya kepemimpinan yang kondusif;

4. Terwujudnya struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan;

5. Terwujudnya pendelegasian wewenang dan tanggungjawab yang

tepat;

6. Terwujudnya kebijakan yang sehat tentang pembinaan sumber daya

manusia;

7. Terwujudnya aparat pengawasan intern pemerintah yang berperan

efektif; dan

8. Terwujudnya hubungan kerja yang baik antar unit kerja terkait.

B. Kondisi Lingkungan Pengendalian Saat Ini :

Tim penyelenggara SPIP Bagian Layanan Pengadaan mengambil langkah

strategis yaitu :

1. Rekapitulasi evaluasi lingkungan pengendalian seluruh lingkup

organisasi. Seluruh lingkup Bagian Layanan Pengadaan (Kabag dan

Kasubag) telah melaksanakan survey persepsi melalui kuisioner

Control Environment Evaluation (CEE) yang tertuang dalam RTP

masing-masing. Oleh karena itu, tim perlu melakukan Rekapitulasi

pernyataan-pernyataan lingkungan pengendalian.


2. Melakukan Skoring dengan fokus pernyataan sub-sub unsur

lingkungan pengendalian, hal ini dapat dilihat pada tabel di bawah

ini:

Tabel 1 :

Skoring Penilaian Terhadap Lingkungan Pengendalian

No Skor Keterangan

1. 1 Tidak Memadai

2. 2 Kurang Memadai

3. 3 Cukup Memadai

4. 4 Memadai

3. Merumuskan rencana penguatan lingkungan pengendalian untuk

menciptakan kondisi lingkungan pengendalian yang kondusif,

sehingga mampu mendorong terciptanya perilaku dan tindakan yang

lebih efektif dan efisien dari seluruh pegawai dalam melaksanakan

tugas dan fungsinya.

4. Berdasarkan hasil penilaian terhadap lingkungan pengendalian di

lingkungan Bagian Layanan Pengadaan, diperoleh gambaran sebagai

berikut :

No Sub Unsur Kondisi

1 Penegakan integritas dan nilai etika Cukup Memadai

2 Komitmen terhadap kompetensi. Cukup Memadai

3 Kepemimpinan yang kondusif. Cukup Memadai

4 Pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan

Cukup Memadai

5 Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat;

Cukup Memadai

6 Penyusunan dan penerapan kebijakan yang sehat tentang pembinaan sumber daya manusia;

Cukup Memadai

7 Perwujudan peran aparat pengawasan intern pemerintah yang efektif

Cukup Memadai

8 Hubungan kerja yang baik dengan instansi pemerintah terkait

Cukup Memadai

C. Rencana Perbaikan Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian yang kondusif merupakan unsur paling penting

dalam penerapan pengendalian intern. Bagian Layanan Pengadaan


menginginkan terciptanya lingkungan pengendalian yang kondusif, sehingga

mampu mendorong terciptanya prilaku dan tindakan yang lebih efisen dan

efektif dari seluruh pegawai dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.

Peningkatan kualitas perilaku dan tindakan tersebut diharapkan menjadi modal

utama untuk menghasilkan aktivitas pengendalian yang handal guna mencapai

tujuan organisasi. Hasil evaluasi atas kondisi lingkungan pengendalian

dirumuskan rencana penguatan lingkungan pengendalian menunjukan masih

adanya kelemahan lingkungan pengendalian yang perlu segera diperbaiki.

Atas kelemahan lingkungan pengendalian yang ada saat ini, langkah-

langkah perbaikan yang diperlukan dan merupakan prioritas untuk segera

dilaksanakan adalah sebagai berikut :

No Sub Unsur Rencana Tindak Perbaikan/Penguatan

Lingkungan Pengendalian

1 Penegakan integritas dan nilai

etika

Mensosialisasikan kode etik di lingkup

Bagian Layanan Pengadaan

Menegakkan tindakan disiplin yang

tepat atas penyimpangan terhadap

kebijakan dan prosedur atau

pelanggaran terhadap aturan kode etik

2 Komitmen terhadap

kompetensi

Menyusun standar kompetensi jabatan

untuk setiap tugas dan fungsi pada

masing-masing jabatan

Mengidentifikasi dan menetapkan

kegiatan yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan tugas dan fungsi pada

masing-masing jabatan

3 Kepemimpinan yang kondusif. Menyelenggarakan pelatihan dan

pembimbingan untuk membantu

pegawai mempertahankan dan

meningkatkan kompetensi pekerjaannya

4 Pembentukan struktur

organisasi yang sesuai dengan

kebutuhan

Melakukan reviu dan penyesuaian SOTK

dengan tipologi organisasi

Penyesuaian nomenklatur dan

memberikan kejelasan terhadap

Penjabaran tupoksi organisasi


5 Pendelegasian wewenang dan

tanggung jawab yang tepat

Melakukan sosialisasi perwako

penjabaran tupoksi dan memberikan

wewenang kepada pegawai yang tepat

sesuai dengan tingkat tanggung

jawabnya dalam rangka pencapaian

tujuan organisasi

6 Penyusunan dan penerapan

kebijakan yang sehat tentang

pembinaan sumber daya

manusia

Memberikan prioritas pengembangan

SDM untuk menunjang kegiatan

7 Perwujudan peran aparat

pengawasan intern

pemerintah yang efektif

Memberikan keyakinan yang memadai

atas ketaatan, kehematan, efisiensi, dan

efektivitas pencapaian tujuan

penyelenggaraan tugas dan fungsi

organisasi

8 Hubungan kerja yang baik

dengan instansi pemerintah

terkait

Diwujudkan dengan adanya mekanisme

hubungan kerjasama yang baik antar

instansi yang terkait dengan rapat-rapat

Koordinasi antar SKPD


BAB IV RESIKO DAN KEGIATAN PENGENDALIAN

A. Pernyataan Tujuan

Penyelenggaraan SPIP dimaksudkan untuk memberikan keyakinan

memadai atas tercapainya tujuan organisasi. Pemberian keyakinan tersebut

dicapai melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan

keuangan, pengamanan aset negara/daerah, ketaatan terhadap peraturan

perundang-undangan. Pada tahun 2018 rencana tindak pengendalian yang

disusun Bagian Layanan Pengadaan diprioritaskan untuk pembangunan

pengendalian dalam rangka mencapai tujuan-tujuan yang telah disusun pada

misi yang tertuang dalam Renstra Sekretariat Daerah Kota Padang, dimana

dapat dipaparkan sebagai berikut :

“Mewujudkan Pengadaan Barang/Jasa Yang Terintegrasi Berdasarkan Prinsip,

Etika, dan Tata Nilai Pengadaan”.

B. Resiko-resiko

Berdasarkan hasil penilaian resiko yang megancam pencapaian tujuan,

terdapat resiko-resiko yang menjadi prioritas untuk ditangani. Resiko-resiko

dimaksud meliputi resiko yang teridentifikasi berdasarkan permasalahan yang

ditemukan dan resiko yang teridentifikasi melalui diskusi, yaitu :

Resiko atas pencapaian tujuan :

a) Keterlambatan OPD/Unit Kerja dalam mengentri data dan

mengumumkan Rencana Umum Pengadaan (RUP).

b) Dokumen lelang yang terlambat disampaikan oleh OPD/Unit Kerja ke

Bagian Layanan Pengadaan.

c) Terjadi permasalahan/gangguan jaringan pada Sistem Pengadaan

Secara Elektronik (SPSE), baik pada saat penyedia mengupload

dokumen penawaran maupun pada saat Panitia Pengadaan/Pokja ULP

mendownload dokumen penawaran.

d) Trauma psikis yang dialami Panitia Pengadaan/Pokja ULP, karena

pada beberapa kasus dihadapkan dengan permasalahan perdata dan

pidana.

e) Adanya intervensi, baik dari internal maupun eksternal terhadap

proses pemilihan penyedia barang/jasa yang dilaksanakan oleh

Panitia Pengadaan/Pokja ULP.


f) Kualitas barang/jasa yang dilaksanakan/ditawarkan oleh penyedia

tidak optimal, disebabkan kemampuan, kompetensi, dan

profesionalitas penyedia yang tidak terjamin dan tidak terukur, serta

penyedia juga melaksanakan pekerjaan yang lain di waktu yang

bersamaan.

Hasil analisis atas resiko-resiko dimaksud memperlihatkan peta resiko sebagai

berikut:

PETA RESIKO

Kemungkinan

Keterangan :

Tingkat I : Level resiko sangat rendah

Tingkat II : Level resiko rendah

Tingkat III : Level resiko tinggi

Tingkat IV : Level resiko sangat tinggi

C. Kegiatan Pengendalian Terpasang

Sampai dengan saat ini, Bagian Layanan Pengadaan telah membangun

berbagai pengendalian untuk pencapaian tujuan pada misi yang diemban.

Beberapa pengendalian dinilai telah efektif namun beberapa lainnya

Seri1; 0; 0Seri1; 0; 0Seri1; 0; 0Seri1; 0; 0Seri1; 0; 0Seri1; 0; 0Seri1; 0; 0Seri1; 0; 0Seri1; 0; 0Seri1; 0; 0Seri1; 0; 0Seri1; 0; 0Seri1; 0; 0Seri1; 0; 0Seri1; 0; 0Seri1; 0; 0

Ko

nseku

en

si

Likelihood

1,4,5,7,8,9,10

2,3


kurang/tidak efektif mengatasi resiko dalam upaya pencapaian tujuan.

Pengendalian yang telah terpasang, antara lain adalah sebagai berikut :

1. Menyampaikan surat edaran tentang percepatan entri data dan

pengumuman RUP pada Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan

(SiRup).

2. Melakukan koordinasi dengan PPK OPD dalam percepatan entri data

dan pengumuman RUP pada Sistem Informasi Rencana Umum

Pengadaan (SiRup).

3. Menyampaikan surat edaran tentang percepatan pelaksanaan

pengadaan barang/jasa.

4. Melaksanakan koordinasi dengan PPK OPD dalam percepatan

penyampaian dokumen lelang untuk diproses pada Bagian Layanan

Pengadaan.

5. Melakukan koordinasi dengan LPSE dan LKPP terkait

permasalahan/gangguan jaringan pada Sistem Pengadaan Secara

Elektronik (SPSE).

6. Melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa berdasarkan kepada

ketentuan peraturan pengadaan serta taat azas, norma, dan etika

pengadaan.

7. Meningkatkan profesionalitas dan integritas Panitia Pengadaan/Pokja

ULP dalam pemilihan penyedia barang/jasa.

8. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan yang ketat terhadap

penyedia, serta menerapkan sanksi yang tegas bagi penyedia yang

tidak dapat melaksanakan pekerjaan sesuai dengan KAK dan waktu

yang telah ditetapkan.

D. Kegiatan Pengendalian yang Masih Dibutuhkan

Dalam rangka meningkatkan efektifitas penanganan risiko, beberapa

kegiatan pengendalian yang telah ada perlu ditingkatkan dan beberapa kegiatan

pengendalian baru perlu dibangun. Pembangunan kegiatan pengendalian

didasarkan kepada upaya untuk mengurangi kemungkinan munculnya

penyebab resiko dan upaya untuk mengurangi dampak apabila resiko benar-

benar terjadi. Sebagian kegiatan pengendalian yang dibangun didasarkan

kepada rekomendasi pihak auditor.

Kegiatan pengendalian yang masih perlu dibangun adalah sebagai berikut:


Tujuan 1

Pengumuman Rencana Umum Pengadaan (RUP) barang/jasa yang tepat

waktu.

✓ Menyampaikan surat edaran tentang percepatan entri data dan

pengumuman RUP pada Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan

(SiRup).

✓ Melakukan koordinasi dengan PPK OPD dalam percepatan entri data


Pengadaan (SiRup).

Tujuan 2

Penyampaian dokumen lelang oleh OPD/Unit Kerja tepat waktu dan

lengkap.

✓ Menyampaikan surat edaran tentang percepatan pelaksanaan

pengadaan barang/jasa.

✓ Melaksanakan koordinasi dengan PPK OPD dalam percepatan

penyampaian dokumen lelang untuk diproses pada Bagian Layanan

Pengadaan.

Tujuan 3

Efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan

menggunakan sistem elektronik.

✓ Melakukan koordinasi dengan LPSE dan LKPP terkait


Elektronik (SPSE).

Tujuan 4

Pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa berdasarkan ketentuan

peraturan perundang-undangan.

✓ Melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa berdasarkan kepada


pengadaan.

Tujuan 5

Panitia Pengadaan/Pokja ULP yang prosfesional, integritas, dan kompeten.


✓ Meningkatkan profesionalitas dan integritas Panitia Pengadaan/Pokja

ULP dalam pemilihan penyedia barang/jasa.

Tujuan 6

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan pengadaan

barang/jasa.

✓ Melaksanakan pengendalian dan pengawasan yang ketat terhadap

penyedia, serta menerapkan sanksi yang tegas bagi penyedia yang

tidak dapat melaksanakan pekerjaan sesuai dengan KAK dan waktu

yang telah ditetapkan.

Kegiatan pengendalian yang dibangun akan tertuang dalam bentuk

kebijakan dan prosedur operasi standar yang terintegrasi dalam aktivitas

organisasi.

Rincian kegiatan pengendalian yang masih dibutuhkan dalam rangka

mengatasi resiko tertuang dalam lampiran 3.


BAB V INFORMASI DAN KOMUNIKASI

Informasi dan komunikasi yang dimaksud dalam RTP ini adalah informasi

dan komunikasi yang dibutuhkan dalam rangka mendukung berjalannya

pengendalian yang dibangun. Informasi dan komunikasi yang perlu

diselenggarakan terkait dengan pengendalian yang dibangun sesuai yang

direncanakan dalam RTP meliputi:

1. Rapat koordinasi dengan OPD/Unit Kerja terkait percepatan entri data


Pengadaan (SiRup).

2. Rapat koordinasi dengan OPD/Unit Kerja terkait percepatan

pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

3. Rapat koordinasi dengan LPSE Kota Padang dan fasilitasi dengan LKPP

terkait permasalahan/gangguan jaringan pada Sistem Pengadaan

Secara Elektronik (SPSE).

4. Rapat koordinasi dengan Panitia Pengadaan/Pokja ULP terkait

prosedur pemilihan penyedia barang/jasa berdasarkan kepada


pengadaan.

5. Rapat koordinasi dengan Panitia Pengadaan/Pokja ULP terkait

integritas Panitia Pengadaan/Pokja ULP dalam pemilihan penyedia

barang/jasa.

6. Rapat koordinasi dengan OPD dan asistensi kepada Penyedia

barang/jasa dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

Rincian rancangan informasi dan komunikasi yang dibutuhkan dalam

rangka pengendalian dimaksud tertuang dalam lampiran 4.


BAB V PEMANTAUAN DAN EVALUASI

Pemantauan dan evaluasi atas pengendalian intern pada dasarnya

ditujukan untuk meyakinkan apakah pengendalian intern yang terpasang telah

berjalan efektif mengatasi resiko dan apakah pengendalian perbaikan yang

diperlukan telah dilaksanakan. Pemantauan dan evaluasi yang dilaksanakan

meliputi :

1. Pemantauan Berkelanjutan

Pemantauan berkelanjutan dilaksanakan atas pengendalian kunci

untuk meyakinkan bahwa pengendalian tersebut dijalankan

sebagaimana seharusnya. Masing-masing OPD/unit kerja pemilik

resiko membangun dan melaksanakan pemantauan berkelanjutan.

Pemantuan berkelanjutan yang perlu dilakukan meliputi sebagai

berikut :

✓ Pemantauan berkelanjutan oleh atasan langsung terkait ketepatan

waktu dalam mengumumkan Rencana Umum Pengadaan (RUP)

oleh OPD/Unit Kerja.

✓ Pemantauan berkelanjutan oleh atasan langsung terkait Dokumen

lelang yang disampaikan oleh OPD/Unit Kerja.

✓ Pemantauan berkelanjutan oleh atasan langsung terhadap


Elektronik (SPSE).


masalah psikologis yang dialami Panitia Pengadaan/Pokja ULP,

yang dihadapkan dengan permasalahan perdata dan pidana.

✓ Pemantauan berkelanjutan oleh atasan langsung terhadap proses

pemilihan penyedia barang/jasa


kualitas pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan.

Pemantauan berkelanjutan atas pengendalian tertuang dan

terintegrasi dalam kebijakan dan prosedur pengendalian. Rincian

Pemantauan berkelanjutan yang akan dilakukan tertuang dalam

lampiran 5.


2. Evaluasi Terpisah.

Evaluasi bertujuan untuk meyakinkan apakah pengendalian intern

yang terpasang telah berjalan efektif.

3. Pelaksanaan Tindak Lanjut

Sebagai bagian dari penyelenggaraan dan perbaikan SPIP, atas setiap

rekomendasi hasil audit/evaluasi/reviu dari auditor eksternal

maupun internal, setiap OPD/Unit Kerja melaksanakan

tindaklanjutnya.

4. Pemantauan atas Pelaksanaan RTP

Setiap OPD/Unit Kerja memberikan laporan atas pelaksanaan RTP

sesuai dengan tanggungjawabnya secara berkala kepada tim

pemantau. Hasil pemantauan tim pemantau dilaporkan kepada

Walikota.


BAB VI PENUTUP

Rencana Tindak Pengendalian Bagian Layanan Pengadaan Tahun 2018

merupakan salah satu dokumen penting dalam penyelenggaraan Sistem

Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) dalam rangka mewujudkan proses yang

integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh

pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas

tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien,

keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara/daerah, dan ketaatan

terhadap peraturan perundang-undangan.

Pemantauan atas pelaksanaan sesuai rencana tindak pengendalian ini dan

evaluasi atas efektifitas pengendalian yang ada akan menjadi dasar

pertimbangan pembuatan statement of responsibility dalam laporan keuangan.

Padang, Oktober 2018

Kepala Bagian Layanan Pengadaan Sekretariat Daerah Kota Padang

Yoga Nathasa Amin, S.STP NIP. 19800419 199912 1 001

1

Lampiran 1 : Rencana Tindak Perbaikan Lingkungan Pengendalian

No Kondisi Lingkungan

Pengendalian Yang Belum Memadai

Rencana Tindak Perbaikan/ Penguatan Lingkungan Pengendalian

Penanggung Jawab Pelaksanaan perbaikan

Target Waktu Penyelesaian

1 2 3 4 5

I Penegakan Integritas dan Nilai Etika

1 Pengembangan Integritas dan Nilai Etika

Sosialisasi Peraturan Walikota Nomor : 10 Tahun 2016 tentang Kode Etik Pegawai ASN Pemko Padang

Kabag Layanan Pengadaan 2018 Pimpinan Instansi mengembangkan sikap etika dan tata nilai yang dapat dimengerti oleh seluruh pegawai

2 Pengomunikasian nilai-nilai etika

Pimpinan Instansi mengkomunikasikan komitmennya akan nilai-nilai etika melalui perkataan dan tindakan

II Komitmen Terhadap Kompetensi

1 Identifikasi Kompetensi Evaluasi kompetensi-kompetensi yang dibutuhkan dievaluasi secara regular dan dijaga kesinambungannya Kabag Layanan Pengadaan 2018

2 Pemanfaatan Individu yang memiliki kompetensi

Melaksanakan diklat/ pelatihan

III Struktur Organisasi yang sesuai dengan kebutuhan

1 Menjaga Kelangsungan Proses

Garis Pelaporan Pimpinan Instansi mengetahui pentingnya menjaga kelangsungan proses sebagai tujuan verifikasi dari informasi yang dihasilkan dari sistem informasi organisasi

Kabag Layanan Pengadaan 2018

IV Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab

1 Pengawasan atas pengendalian internal dan risiko

Pimpinan Instansi mengawasi proses penentuan tanggung jawab untuk pengendalian internal dan Pimpinan Instansi risiko


V Kebijakan Pengembangan SDM

1 Penerimaan dan retensi pegawai pada posisi kunci

Penerimaan dan retensi pegawai pada posisi kunci didasarkan pada prinsip-prinsip integritas dan kompetensi yang diperlukan sehubungan dengan posisi tersebut


2

Lampiran 2 : Daftar Risiko Prioritas Teridentifikasi

No Pernyataan Risiko Pemilik Risiko Penyebab Dampak Pada Capaian

Tujuan 1 2 3 4 5

Tujuan 1 : Pengumuman Rencana Umum Pengadaan (RUP) barang/jasa yang tepat waktu.

Keterlambatan OPD/Unit Kerja dalam mengentri data dan mengumumkan Rencana Umum Pengadaan (RUP). Kasubag Layanan

Pengadaan

OPD/Unit Kerja belum memahami tentang Rencana Umum Pengadaan (RUP)

Proses lelang atau pengadaan melalui e-Katalog terhambat karena data pada RUP belum diumumkan/ ditayangkan

Tujuan 2 : Penyampaian dokumen lelang oleh OPD/Unit Kerja tepat waktu dan lengkap.

Dokumen lelang yang terlambat disampaikan oleh OPD/Unit Kerja ke Bagian Layanan Pengadaan.

Kasubag Layanan Pengadaan

Keseriusan OPD/Unit Kerja yang masih kurang terhadap pengadaan barang/jasa yang ada pada OPD/Unit Kerja-nya masing-masing

Terlambatnya pelaksanaan lelang/ pemilihan penyedia/barang jasa

Tujuan 3 : Efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan menggunakan sistem elektronik.

Terjadi permasalahan/gangguan jaringan pada Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE), baik pada saat penyedia mengupload dokumen penawaran maupun pada saat Panitia Pengadaan/Pokja ULP mendownload dokumen penawaran.

Kasubag Evaluasi dan Pengendalian

Pengadaan

• Tingginya akses pengguna terhadap SPSE.

• Kapasitas bandwith server yang terlalu kecil.

Terhambatnya aktivitas Pokja ULP dan Penyedia dalam mengakses SPSE.

Tujuan 4 : Pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Trauma psikis yang dialami Panitia Pengadaan/Pokja ULP, karena pada beberapa kasus dihadapkan dengan permasalahan perdata dan pidana.

Pokja ULP

Pihak-pihak tertentu menjadikan Pokja ULP untuk kepentingan-kepentingan tertentu.

Berkurangnya jumlah anggota Pokja ULP yang tidak sesuai dengan kebutuhan.

Tujuan 5 : Panitia Pengadaan/Pokja ULP yang prosfesional, integritas, dan kompeten.

Adanya intervensi, baik dari internal maupun eksternal terhadap proses pemilihan penyedia barang/jasa yang dilaksanakan oleh Panitia Pengadaan/Pokja ULP.

Pokja ULP

Keinginan pihak-pihak tertentu untuk memenangkan suatu pekerjaan.

Pelaksanaan lelang/pemilihan penyedia barang/jasa menjadi tidak objektif dan adil sesuai dengan prinsip dan etika pengadaan.

Tujuan 6 : Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

Kualitas barang/jasa yang dilaksanakan/ditawarkan oleh penyedia tidak optimal, disebabkan kemampuan, kompetensi, dan profesionalitas penyedia yang tidak terjamin dan tidak terukur, serta penyedia juga melaksanakan pekerjaan yang lain di waktu yang bersamaan.


Pengadaan

Rendahnya kemampuan/ kompetensi/ profesionalitas penyedia barang/jasa dalam melaksanakan pekerjaan.

Hasil pekerjaan yang dilaksanakan menjadi tidak optimal

3

Lampiran 3 : Rencana Tindak Perbaikan Kegiatan Pengendalian

No Pernyataan Risiko Kegiatan Pengendalian yang masih

dibutuhkan/ rencana tindak perbaikan kegiatan pengendalian

Penanggung jawab pelaksanaan perbaikan

Target waktu

penyelesaian 1 2 3 4 5

Tujuan 1 : Pengumuman Rencana Umum Pengadaan (RUP) barang/jasa yang tepat waktu.

Keterlambatan OPD/Unit Kerja dalam mengentri data dan mengumumkan Rencana Umum Pengadaan (RUP).

Menyampaikan surat edaran tentang percepatan entri data dan pengumuman RUP pada Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SiRup). Kasubag Layanan

Pengadaan Triwulan I

Melakukan koordinasi dengan PPK OPD dalam percepatan entri data dan pengumuman RUP pada Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SiRup).

Tujuan 2 : Penyampaian dokumen lelang oleh OPD/Unit Kerja tepat waktu dan lengkap.

Dokumen lelang yang terlambat disampaikan oleh OPD/Unit Kerja ke Bagian Layanan Pengadaan.

Menyampaikan surat edaran tentang percepatan pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

Kasubag Layanan Pengadaan

Triwulan I Melaksanakan koordinasi dengan PPK OPD dalam percepatan penyampaian dokumen lelang untuk diproses pada Bagian Layanan Pengadaan.

Tujuan 3 : Efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan menggunakan sistem elektronik.

Terjadi permasalahan/gangguan jaringan pada Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE), baik pada saat penyedia mengupload dokumen penawaran maupun pada saat Panitia Pengadaan/Pokja ULP mendownload dokumen penawaran.

Melakukan koordinasi dengan LPSE dan LKPP terkait permasalahan/gangguan jaringan pada Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE).


Pengadaan

Apabila ada permasalaha

n

Tujuan 4 : Pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Trauma psikis yang dialami Panitia Pengadaan/Pokja ULP, karena pada beberapa kasus dihadapkan dengan permasalahan perdata dan pidana.

Melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa berdasarkan kepada ketentuan peraturan pengadaan serta taat azas, norma, dan etika pengadaan.

Kabag Layanan Pengadaan / Kepala ULP

Triwulan I

Tujuan 5 : Panitia Pengadaan/Pokja ULP yang prosfesional, integritas, dan kompeten.

Adanya intervensi, baik dari internal maupun eksternal terhadap proses pemilihan penyedia barang/jasa yang dilaksanakan oleh Panitia Pengadaan/Pokja ULP.

Meningkatkan profesionalitas dan integritas Panitia Pengadaan/Pokja ULP dalam pemilihan penyedia barang/jasa.

Kabag Layanan Pengadaan / Kepala ULP

Triwulan I

Tujuan 6 : Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

Kualitas barang/jasa yang dilaksanakan/ditawarkan oleh penyedia tidak optimal, disebabkan kemampuan, kompetensi, dan profesionalitas penyedia yang tidak terjamin dan tidak terukur, serta penyedia juga melaksanakan pekerjaan yang lain di waktu yang bersamaan.

Melaksanakan pengendalian dan pengawasan yang ketat terhadap penyedia, serta menerapkan sanksi yang tegas bagi penyedia yang tidak dapat melaksanakan pekerjaan sesuai dengan KAK dan waktu yang telah ditetapkan.


Pengadaan

Triwulan I, II, III, IV

4

Lampiran 4 : Rencana Informasi Dan Komunikasi Pengendalian

No Tujuan Pengandalian yang

direncanakan

Media/Bentuk/ Sarana/

Pengomunikasian

Penyedia Informasi

Penerima Informasi

Waktu Pelaksanaan

1 2 3 4 5 6 7 1 Pengumuman

Rencana Umum Pengadaan (RUP) barang/jasa yang tepat waktu.

Menyampaikan surat edaran tentang percepatan entri data dan pengumuman RUP pada Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SiRup).

Rapat koordinasi dengan OPD/Unit Kerja terkait percepatan entri data dan pengumuman RUP pada Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SiRup).

Kabag Layanan

Pengadaan Setda Kota

Padang

Seluruh OPD/Unit

Kerja

Triwulan I


2 Penyampaian dokumen lelang oleh OPD/Unit Kerja tepat waktu dan lengkap.


Rapat koordinasi dengan OPD/Unit Kerja terkait percepatan pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

Kabag Layanan


Padang

Seluruh OPD/Unit

Kerja

Triwulan I

Melaksanakan koordinasi dengan PPK OPD dalam percepatan penyampaian dokumen lelang untuk diproses pada Bagian Layanan Pengadaan.

3 Efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan menggunakan sistem elektronik.


Rapat koordinasi dengan LPSE Kota Padang dan fasilitasi dengan LKPP terkait permasalahan/gangguan jaringan pada Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE).

Kabag Layanan


Padang

LPSE dan LKPP

Apabila ada permasalahan

4 Pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.


Rapat koordinasi dengan Panitia Pengadaan/Pokja ULP terkait prosedur pemilihan penyedia barang/jasa berdasarkan kepada ketentuan peraturan pengadaan serta taat azas, norma, dan etika pengadaan.

Kabag Layanan


Padang

Pokja ULP

Triwulan I

5 Panitia Pengadaan/Pokja ULP yang prosfesional, integritas, dan kompeten.


Rapat koordinasi dengan Panitia Pengadaan/Pokja ULP terkait integritas Panitia Pengadaan/Pokja ULP dalam pemilihan penyedia barang/jasa.

Kabag Layanan


Padang

Pokja ULP Triwulan I

6 Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

Melaksanakan pengendalian dan pengawasan yang ketat terhadap penyedia, serta menerapkan sanksi yang tegas bagi penyedia yang

Rapat koordinasi dengan OPD dan asistensi kepada Penyedia barang/jasa dalam pelaksanaan pengadaan

Kabag Layanan


Padang

Seluruh OPD/Unit Kerja dan Penyedia

Barang/Jasa

Triwulan I

5

tidak dapat melaksanakan pekerjaan sesuai dengan KAK dan waktu yang telah ditetapkan.

barang/jasa.

6

Lampiran 5 : Rancangan Pemantauan Berkelanjutan Atas Pengendalian

No Tujuan Pengendalian yang

direncanakan

Bentuk/ Metode Pemantauan yang

diperlukan

Penanggungjawab Pelaksanaan Pemantauan

Waktu Pelaksanaan Pemantauan

1 2 3 4 5 6

1 Pengumuman Rencana Umum Pengadaan (RUP) barang/jasa yang tepat waktu.

Menyampaikan surat edaran tentang percepatan entri data dan pengumuman RUP pada Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SiRup).

sudah ada (oleh atasan langsung)

Kabag Layanan Pengadaan

2018


2 Penyampaian dokumen lelang oleh OPD/Unit Kerja tepat waktu dan lengkap.




2018

Melaksanakan koordinasi dengan PPK OPD dalam percepatan penyampaian dokumen lelang untuk diproses pada Bagian Layanan Pengadaan.

3 Efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan menggunakan sistem elektronik.




2018

4 Pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.




2018

5 Panitia Pengadaan/Pokja ULP yang prosfesional, integritas, dan kompeten.




2018

6 Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

Melaksanakan pengendalian dan pengawasan yang ketat terhadap penyedia, serta menerapkan sanksi yang tegas bagi penyedia yang tidak dapat melaksanakan pekerjaan sesuai dengan KAK dan waktu yang telah ditetapkan.



2018

demis - siulp.lkpp.go.idsiulp.lkpp.go.id/uploads/dataulp/157_manajemen_manajemen-resiko... ·...

Documents