definisi sura dinas (repaired)

PENULISAN SURAT DINASRANGKUMAN MATERI PENULISAN SURAT DINAS

DISUSUN OLEH:

1. MUHAMMAD FAUZI I11110002

2. BAKRI BAIQUNI NASUTION I11110010

3. DWI ERLINDA PUTRI I11110012

4. QORY IRSAN I11110028

5. RISTRA R. DIFARISSA I11110039

6. FADILLA SAFIRA I11110051

7. GANDRA WAHYUDI I11110064

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS TANJUNGPURA

PONTIANAK

SURAT DINAS

A. Definisi Surat DinasDalam kehidupan sehari-hari manusia akan bergaul dengan sesamanya. Demikian pula ,

dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan, suatu instansi atau suatu departemen akan berkomunikasi dengan instansi atau departemen yang lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. Dalam dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. Dalam pergaulan seperti disebutkan diatas , manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi, baik secara lisan maupun secara tertulis. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si penerima informasi, contohnya melalui telepon, radio, dan melalui televisi. Sebaliknya, informasi secara tertulis terjadi jika kondisi untuk lisan tidak memungkinkan untuk dilakukan. Ada beberapa macam sarana komunikasi non-lisan,salah satunya adalah surat. Jadi, surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang,instansi, atau organisasi). Sedangkan surat dinas adalah apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan.

B. Fungsi Surat DinasSurat dinas memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:

1. Surat dinas sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena dapat diarsipkan dan di lihat lagi jika diperlukan.3. Surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan

perkembangan suatu instansi.4. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau surat instruksi.5. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh

karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.

C. Syarat Surat Dinas yang BaikSurat dinas sebagai sarana komunikasi tertulis, sebaiknya menggunakan format yang

menarik, tidak terlalu panjang, serta memakai bahasa yang jelas, padat, adab, dan takzim. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan. Bagian-bagian surat dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut penulis. Selanjutnya, surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan. Sebaliknya, surat yang singkat merupakan suatu keuntungan. Kemudian, bahasa surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan unsur-unsur gramatikal, seperti subjek dan predikat, dinyatakan secara tegas, serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat. Bahasa surat dinas dikatakan padat jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa berbunga-bunga. Bahasa surat dinas dikatakan adab jika pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik, tidak menyinggung perasaan si penerima. Selain itu, surat harus bersih, necis, dan tidak kotor.

KEPALA SURAT

Tanggal :Nomor Surat :Lampiran :Hal :

Yth. .................................. Alamat yang......................................... dituju........................................

Salam Pembuka,............................................................................................................... Paragraf............................................................................................................... pembuka............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. Paragraf Isi........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Paragraf............................................................................................................... penutup...............................................................................................................

Salam Penutup,Tanda Tangan

Nama Penanda TanganNama Jabatan

Tembusan.............Inisial

Gambar 1

Format Lurus Penuh

(Full block style)

KEPALA SURAT

Nomor : Tanggal :Lampiran :Hal :

Yth. .......................................... Alamat yang ................................................. dituju..............................................

Salam Pembuka,............................................................................................................... Paragraf ............................................................................................................... pembuka............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. Paragraf isi........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Paragraf............................................................................................................... penutup...............................................................................................................




Gambar 2

Format Lurus

(Block style)

KEPALA SURAT

Nomor Surat : Tanggal :Lampiran :Hal :

Yth. ..................................... Alamat............................................ yang dituju...........................................

Salam Pembuka, ........................................................................................................ Paragraf............................................................................................................... pembuka.............................................................................................................................................................................................................................. ........................................................................................................ Paragraf Isi............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ......................................................................................................... Paragraf............................................................................................................... penutup...............................................................................................................




Gambar 3

Format Setengah Lurus a

(Semi block style)

KEPALA SURAT

Nomor Surat : Tanggal :Lampiran :Hal :

Yth. ..................................... Alamat............................................ yang dituju...........................................





Gambar 4

Format Setengah Lurus b

KEPALA SURAT

Nomor Surat : Tanggal :Lampiran :

Hal :

Yth. ..................................... Alamat .................................. yang dituju ..............................

.........................




Tembusan............... ............... ................Inisial

Gambar 5

Format Lekuk

(Indented style)

KEPALA SURAT

Nomor Surat : Tanggal :Lampiran :

Yth. ..................................... Hal : Alamat............................................ yang dituju...........................................

Salam Pembuka,................................................................................................................ Paragraf

......................................................................................................... pembuka

.........................................................................................................

......................................................................................................... .......................................................................................................... Paragraf Isi

.........................................................................................................

.........................................................................................................

.........................................................................................................

......................................................................................................... .......................................................................................................... Paragraf

............................................................................................................... penutup

.........................................................................................................




Gambar 6

Format Paragraf Menggantung

(Hanging paragraph style)

Dapat diinformasikan bahwa format setengah lurus a (Gambar 3) termasuk format surat resmi Indonesia versi lama, sedangkan format setengah lurus b (Gambar 4) termasuk format surat resmi versi baru. Pada dasarnya, tidak ada format yang dibakukan. Oleh karena itu, format manapun yang digunakan tidak menjadi soal. Hal itu bergantung pada kelaziman anstansi yang bersangkutan.

Berdasarkan pengamatan, surat-surat resmi Indonesia lama banyak menggunakan format setengah lurus versi a, sedangkan surat-surat resmi Indosia baru banyak menggunakan format setengah lurus versi b. Dalam kaitan dengan format surat, Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari melazimkan format setengah lurus versi b. Dan, Pusat Bahasa menganjurkan kepada masyarakat, melalui penyuluhan bahasa Indonesia di berbagai instansi, penyuluhan bahasa Indonesia melalui telepon atau melalui surat, untuk menggunakan format setengah lurus b karena format ini dianggap lebih efisien dan lebih menarik.

D. Bagian-bagian Surat Dinas1. Kepala Surat atau Kop Surat

Dalam kepala surat yang lengkap tercantum (biasanya sudah tercetak)a. nama instansi b. alamat lengkapc. nomor telepond. kode pose. alamat yang dituju, danf. lambang instansi

kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama, alamat, serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau badan pengirim surat.

2. Tanggal SuratTanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada si penerima surat kapan surat itu di tulis. Seperti diketahui, pengiriman surat kadang-kadang cepat jika menggunakan prangko kilat atau khusus, tetapi kadang-kadang lambat jika menggunakan perangko biasa. Adakalanya pengiriman surat lambat sekali jika mengalami hambatan di perjalanan, sepertinya sulitnya transportasi atau alamat yang dituju terletak di daerah terprencil. Dengan tercantumnya tanggal surat, si penerima akan mengetahui berapa lama sura itu di perjalanan.Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota karena nama kota itu karena tercantum pada kepala surat. Selanjutnya, nama bulan itu jangan disingkatkan atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. Atau 11; Februari menjadi Feb. Atau 2). Tahun juga dituliskan lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas. Pada akhir tanggal surat tidak dibubuhkan tanda baca apapun, baik titik maupun tanda hubung.

3. Nomor SuratSetiap surat dinas yang keluar diberi nomor dan kode. Nomor dan kode surat berguna untuk memudahkan mengatur penyimpanan surat, memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar. Nomor surat untuk setiap instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan ciri/identitas kantor tersebut. Umumnya memuat nomor surat keluar, singkatan nama instansi/organisasi, bulan, dan tahun.

Penulisan nomor dan kode surat diatur sebagai berikut. Kata Nomor (lengkap) diikuti tanda titik atau jika nomor itu disingkat dengan No, penulisan diikuti tanda titik, kemudian diikuti tanda titik, kemudian diikuti tanda titik dua. Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi. Kemudian, angka tahun sebaiknya dituliskan lengkap dan tidak diikuti tanda baca apapun. Contoh : 005/120/SMU/XII/2003

4. LampiranPenulisan lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat menelti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Yang dilampirkan tiu dapat berupa buku, brosur, kwitansi, dan sebagainya. Penulisannya yaitu kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua, lalu dicantumkan jumlah dan nama barang yang dilampirkan dengan tidak diikuti tanda baca apapun.Huruf awal kata satu dan dua harus kapital, sedangkan kata yang lain dengan huruf kecil semua. Pada akhir lampiran tidak perlu ada tanda baca apapun. Jika banyak lampiran berjumlah satu atau dua, bilangan tersebut dituliskan dengan huruf, tidak dengan angka. Contoh : Lampiran : Satu berkasLamp. : Dua eksemplarLampiran : 125 eksemplarJika dalam surat dinas ini tidak ada yang perlu dilampirkan, maka menu atau bagian Lampiran ini tidak perlu dituliskan. Jadi, cukup mencantumkan nomor surat dan hal surat.

5. Hal SuratPenulisan Hal setelah lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya. Seperti kata Nomor dan kata Lampiran, kata Hal pun harus diikuti tanda titik dua. Hal surat harus dituliskan dengan singkat, tidak perlu ditulis panjang-panjang, dan tidak diakhiri tanda baca apapun.Dalam kaitan dengan ini, kita juga sering menjumpai kata Perihal dalam surat dinas. Walaupun kata Hal dan Perihal itu bersinonim, atau berarti sama, sebaiknya digunakan kata hal karena lebih singkat. Pokok surat yang dicantumkan dalam bagian ini hendaknya diawali huruf kapital, sedangkan yang lain dituliskan dengan huruf kecil jika kata-kata tersebut bukan merupakan suatu nama. Pokok surat tidak ditulis berpanjang-panjang, tetapi singkat dan jelas, serta mencakupi seluruh pesan yang ada dalam surat.Perhatikan penulisan Hal yang salah.

Hal: Penentuan petugas pameran(dalam rangka Dies Natalis VI dan Lustrum II)yang akan diselenggarakantanggal 5 – 10 Oktober 1987

Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajarMata kuliah bahasa Indonesia untuk Sekolah Tinggi Ilmu EkonomiSwadaya Jakarta

Perhatikan penulisan hal yang benar

Hal: Petugas pameran Dies Natalis

Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajar bahasa Indonesia

6. Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus menerima surat. Alamat dalam sekaligus dapat berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela.Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut.i) Ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan salam pembukaii) Tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung

intrakalimat yang menyatakan arah (alamat pengirim pun tidak didahului kata dari karena kata dari berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal), tetapi diawali dengan Yth. atau Yang terhormat.

iii) Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara, atau Sdr.

iv) Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya, seperti Drs., Ir., dan Drg., kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat yang di tuju itu memiliki pangkat, seperti sersan atau kapten, kata sapaan bapak, ibu, saudara tidak digunakan. Jika yang di tuju adalah jabatan orang tersebut seprti direktur PT atau kepala instansi tertentu, kata sapaan juga tidak digunakan. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan bapak, ibu, atau Sdr. tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau dengan jabatan.

Perhatikan contoh penulisan alamt yang salah.Kepada Yth. Bapak Syakuro, B.A.Kepada Yth. Bapak Drs. DarwinoKepada Yth. Ibu Ir. MarianiYth. Bapak Kepala Desa TajurYth. Bapak Kapten Sumijo

Perhatikan contoh penulisan alamat yang benar.Yth. Bapak Syakuro, B.A.Yth. Bapak DarwinoYth. Ir. MarianiYth. Kepala Desa TajurYth. Kapten Sumijo

7. Penulisan kata jalan pada alamat tidak singkat. Kemudian, nama gang, nomor, RT, dan RW biasanya dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Selanjutnya, nama kota dan propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak perlu digarisbawahi atau diberi tanda baca apa pun. Seperti pada alamat pengirim, pada alamat yang dituju pun perlu dicantumkan kode pos jika kota tersebut telah memilikinya untuk memeperlancar dan mempermudah penyampaian surat Anda ke alamat yang dituju.

8. Salam pembukaSalam pembuka dapat diibaratkan dengan ucapan Permisi, Punten (Sd.) atau ketukan pintu ketika Anda bertamu ke rumah orang lain.Penullisan sala pembuka mengikuti aturan berikut. Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal, dan alamat surat. Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain dituliskan kecil semua, kemudian salam pembuka itu diikuti tanda koma.

9. Isi SuratIsi surat disebut juga tubuh surat. Bagian ini merupakan bagian yang paling menentukan. Tercapai atau tidaknya maksud penulis surat, sesuai dengan keinginan penulis surat, sesuai dengan keinginan penulis surat, bergantung pada jelas atau tidaknya bagian ini. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian, yaitu

a. Paragraf terbuka,b. Paragraf isi surat seungguhnya, danc. Paragraf penutup.

10. Salam PenutupSalam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat setelah penulis surat berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup dicantumkan di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim. Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-surat dinas bermacam-macam bergantung pada posisi pengirim terhadap penerima surat.Huruf awal kata salam penutuf ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata-kata lainnya ditulis kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkantanda koma.

11. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan JabatanSurat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas penanda tangan dicantumkan dibawah tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun. Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut.

12. Tembusan

Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui pula surat isi surat. Jadi, tembusan itu dicantumkan hanya jika memang ada instansi lain yang harus mengetahui maksud surat.

13. InisialInisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Inisial atau sandi berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat terseut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah.

Contoh surat resmi

http://www.crayonpedia.org/mw/Berkas:A12.jpeg%00%E5%A1%B9%EF%92%81%E1%B4%BB%E4%A1%BF%E2%B2%AF%E5%B6%82%E8%97%84%E6%8C%A7%00%00%EA%AE%A5

definisi sura dinas (repaired)

Documents